BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Supply Chain Management (SCM) adalah pemanfaatan hubungan yang efisien dan terintegrasi antara supplier, manufacturer, warehouse dan store, dimana barang diproduksi dan distribusikan dalam jumlah, lokasi dan waktu yang benar, guna meminimalkan biaya (Sinchi-Levi et al, 2000). Dalam SCM seringkali kebutuhan mengalami fluktuasi. Setiap stage dalam supply chain seringkali mengalami kesulitan untuk menentukan jumlah kebutuhan produk atau jumlah produk yang akan diproduksi.

Inventory level pada supply chain hilir sangat berpengaruh terhadap variabilitas permintaan dan frekuensi (Buchmeister et al, 2014). Hal ini menyebabkan ketidakpastian permintaan persediaan barang dalam supply chain.

Ketidakpastian persediaan barang tersebut kerap kali memicu terjadinya Bullwhip Effect, dimana terjadi penumpukan barang pada suatu stage atau kekurangan barang pada stage yang lain. Bullwhip Effect ini disebabkan oleh adanya kesalahan dalam pemesanan jumlah barang, serta kesalahan dalam waktu pemesanan atau pengiriman barang. Akibat Bullwhip Effect maka akan merugikan semua stage dalam supply chain tersebut, yaitu meningkatnya biaya penyimpanan, meningkatnya stockout. Sehinga kebutuhan konsumen tidak terpenuhi yang akhirnya dapat menyebabkan menurunnya loyalitas konsumen.

Salah satu solusi untuk meminimalkan Bullwhip Effect yaitu dengan informatiaon sharing. Information sharing merupakan konsep informasi terpusat dalam supply chain. Tiap stage dalam supply chain dapat mengetahui secara langsung jumlah kebutuhan tiap stage sehingga perkiraan kebutuhan produk dapat diketahui dengan lebih akurat. Sehingga biaya persediaan dapat diminimalkan.

Permasalahan lain yang sering kali dihadapi adalah proses input yang

dilakukan berulang antara stage dalam supply chain. Contohnya adalah proses

pengiriman dari distributor kepada retailer. Distributor melakukan input data

pengiriman. Setelah nota pengiriman dicetak selanjutnya barang dikirimkan

dengan membawa nota pengiriman. Saat barang sampai di retailer, retailer melakukan input data penerimaan barang sesuai dengan barang yang diterima.

Proses input penerimaan barang tersebut membutuhkan waktu dan tenaga. Hal ini akan membutuhkan waktu lebih lama lagi jika barang yang diterima adalah barang baru. Retailer perlu membuat barang baru sebelum proses penerimaan dilakukan.

Permasalahan tersebut diatas seringkali dialami oleh inOptics group.

merupakan group perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan kacamata dan aksesoris. InOptics group saat ini memiliki 7 buah toko optik penjualan dan sebuah kantor pusat InOptics. Toko-toko optik penjualan tersebut yang tersebar di empat kota yaitu Blitar, Tulungagung, Kediri dan Gresik. Sedangkan kantor pusat InOptics berada di kota Blitar. Semua toko optik menjual berbagai jenis kebutuhan kacamata yaitu Frame, Sunglass, Solution, Accesories dan Softlens.

Penjualan dilakukan setiap hari mulai pukul 08.00 sampai 21.00 WIB. Dalam penelitian ini barang yang akan dianalisis adalah produk softlens.

Inoptics menerapkan sistem pemesanan pembelian terpusat. Permintaan pembelian kepada supplier dilakukan secara terpusat oleh kantor pusat. Sehingga jika toko optik membutuhkan barang maka akan melakukan proses permintaan barang kepada kantor pusat untuk kemudian oleh kantor pusat dipesankan kepada supplier. Supplier akan mengirimkan barang kepada kantor pusat untuk selanjutnya barang didistribusikan ke toko optik penjualan. Saat ini telah terdapat program aplikasi persediaan pada setiap toko optik untuk menangani proses penjualan, stok dan kas. Sedangkan pada kantor pusat telah terdapat program aplikasi persediaan untuk menangani proses order pembelian, pembelian, stok dan hutang.

Untuk proses pemesanan softlens dilakukan setiap bulan oleh kantor pusat

dengan menganalisis jumlah stok softlens semua toko optik. Jika jumlah stok

dibawah stok minimal maka kantor pusat akan melakukan proses pemesanan

softlens kepada supplier. Untuk melakukan proses pemesanan maka kantor pusat

akan memperkirakan jumlah permintaan softlens seluruh toko optik untuk satu

bulan kedepan. Jumlah permintaan tersebut diperkirakan dari jumlah rata-rata

penjualan semua toko optik selama satu bulan terakhir. Sistem perhitungan rata-

rata ini tentunya tidak tepat jika dilakukan pada softlens karena penjualan softlens bersifat musiman. Penjualan softlens akan meningkat tajam pada kondisi tertentu seperti menjelang lebaran. Hal ini terus berulang setiap tahun. Permasalahan lain dalam menganalisis stok semua toko optik adalah proses pengambilan data penjualan dari setiap toko optik. Kantor pusat harus menunggu setiap toko optik melaporkan penjualan bulan sebelumnya. Waktu pelaporan seringkali tidak bersamaan sehingga proses analisis stok menjadi terhambat sampai semua toko optik selesai melaporkan hasil penjualannya. Terkadang untuk mempercepat proses analisis stok, bagi toko optik yang belum melaporkan penjualannya maka digunakan data pemesanan yang dilakukan oleh toko optik tersebut selama sebulan terakhir. Tentunya hal ini tidak tepat karena tidak mencerminkan kondisi nyata kebutuhan barang oleh konsumen pada saat itu.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka dalam penelitian ini akan dibuat suatu sistem analisa stok yang didalamnya terdapat proses peramalan kebutuhan untuk menentukan jumlah kebutuhan kedepan dan perhitungan jumlah barang yang harus dipesan. Pada penelitian ini untuk meramalkan kebutuhan barang dihitung dengan menggunakan metode peramalan Triple Exponential Smoothing (TES). Data hasil peramalan tersebut selanjutnya digunakan untuk proses perhitungan jumlah pemesanan dengan menggunakan Periodic Review Policy. Proses peramalan dan perhitungan jumlah pesanan dilakukan oleh distributor dan semua retailer. Peramalan pada retailer menggunakan data penjualan pada setiap retailer, sedangkan peramalan pada distributor menggunakan data penjualan seluruh retailer. Untuk mempercepat proses peramalan pada distributor maka perlu adanya integrasi sistem antara distributor dan retailer sehingga distributor dapat langsung mengakses data penjualan seluruh retailer tanpa harus menunggu laporan penjualan dari setiap retailer.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut maka rumusan masalah dalam

penelitian ini adalah bagaimana meramalkan kebutuhan barang menggunakan

triple exponential smoothing guna menentukan jumlah barang yang harus dipesan

oleh retailer (toko optik) dan distributor (inOptics) dengan menggunakan periodic review policy?

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Data yang dianalisis adalah data penjualan bulanan Softlens Exoticon Baby Eyes Piccola Plano pada Indra Optik Blitar, Indra Optik Tulungagung dan Indra Optik Kediri pada bulan Mei 2013 s.d. Juli 2015 yang memiliki pola penjualan musiman.

2. Periode musiman penjualan Softlens Exoticon Baby Eyes Piccola Plano adalah 11 bulan.

3. Inventory control dilakukan pada dua level supply chain yaitu distributor dan retailer.

4. Sistem integrasi inventory dilakukan dengan menggunakan cloud

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah meramalkan kebutuhan barang guna menentukan jumlah barang yang harus dipesan pada retailer dan distributor.

1.5 Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan memberikan manfaat bagi para pelaku perdagangan retail. Dengan hasil penelitian ini diharapkan pelaku perdagangan retail dapat lebih mudah untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan.

1.6 Keaslian Penelitian

Telah banyak penelitian mengenai optimasi stok dengan menggunakan

continous review dan periodic review policy serta prediksi stok dengan

menggunakan metode-metode time series. Meskipun demikian untuk penelitian

Thesis S2 Ilmu Komputer Universitas Gadjah Mada Yogyakarta mengenai

Inventory Control terintegrasi dalam dua level supply chain dengan menggunakan

Triple Exponential Smoothing dan Periodic Review Policy belum pernah

dilakukan.

1.7 Metodologi Penelitian

Tahapan-tahapan dalam melakukan penelitian terbagi menjadi beberapa tahap yaitu sebagai berikut:

1. Pengumpulan Data

Tahapan pengumpulan data dilakukan dengan dua metode yaitu studi pustaka dan wawancara. Studi pustaka berisi kegiatan mempelajari literatur- literatur yang berhubungan dengan topik penelitian dengan berbagai metode guna mendukung penelitian ini. Literatur diperoleh dari berbagai sumber antara lain dari jurnal ilmiah, laporan hasil penelitian, majalah dan buku. Sedangkan wawancara dilakukan dengan cara tanya jawab kepada orang-orang yang memiliki kapasitas informasi dan tanggung jawab yang dibutuhkan dalam penelitian ini.

Diantaranya adalah dengan pemilik toko retail, bagian pembelian, administrasi dan gudang. Sementara itu untuk data penjualan softlens diambil dari Indra Optik Blitar, Indra Optik Tulungagung dan Indra Optik Kediri. Data tersebut akan digunakan untuk proses perancangan, implementasi dan pengujian aplikasi

2. Perancangan Perangkat Lunak

Setelah data-data hasil studi pustaka dan wawancara didapatkan selanjutnya dilakukan proses perancangan perangkat lunak. Untuk meramalkan kebutuhan barang digunakan metode peramalan time series yaitu Triple Exponential Smoothing (TES) yang cocok untuk digunakan pada data yang memiliki fluktuasi yang tinggi dengan memperlihatkan adanya pola trend dan musiman. Sedangkan untuk menentukan jumlah barang yang dipesan digunakan periodic review policy.

Sistem inventory control dibuat dengan menggunakan perangkat lunak

berbasis cloud dengan menggunakan koneksi internet sebagai media komunikasi

antara server dengan client. Untuk keamanan maka perangkat lunak tersebut

dilengkapi dengan sistem multi user dan multi akses. Pada penelitian ini database

digunakan untuk menyimpan data-data transaksi antara retailer dan distributor serta untuk menyimpan data history barang (kartu stok). Sementara itu, mempermudah proses penggunaan perangkat lunak oleh user maka desain tampilan disesuaian dengan kebiasaan pengguna dalam melakukan proses transaksi.

3. Implementasi

Setelah tahapan desain selesai dikerjakan maka selanjutnya dilakukan proses development. Pada tahap ini desain-desain yang diimplementasikan dalam bentuk perangkat lunak sistem informasi inventory control terintegrasi antara retailer dan distributor. Perangkat lunak yang dihasilkan memiliki beberapa fitur yaitu Penjualan, Retur Penjualan, Order Pembelian, Pembelian, Stok Opname, Penyesuaian Stok dan Analisis Stok.

4. Pengujian dan Analisis

Pengujian data terbagi menjadi dua jenis yaitu pengujian stok dan pengujian hasil peramalan. Pengujian stok dilakukan dengan menganalisis kartu stok barang pada retailer dan distributor. Jumlah stok barang yang keluar (dikirimkan kepada retailer) dari gudang distributor harus sama dengan jumlah stock yang masuk (diterima dari distributor) pada gudang retailer. Sedangkan pengujian peramalan dilakukan untuk mengukur akurasi hasil peramalan. Metode peramalan diuji dengan menggunakan data kebutuhan hasil peramalan berdasarkan data 22 bulan terakhir.

1.8 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan tesis ini terbagi dalam tujuh bab dengan susunan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab I berisi latar belakang dan permasalahan yang ada di dalam dunia nyata

mengenai proses penentuan waktu dan jumlah pemesanana barang, batasan

masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, keaslian penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab II berisi tentang penelitian-penelitian sebelumnya yang telah ada yang berhubungan dengan topik penelitian ini yaitu mengenai proses permalan stok dengan metode time series dan proses distribusinya. Penelitian-penelitian tersebut dirangkum dan di tampilkan dalam dua buah tabel yaitu tabel peramalan dan model sistem informasi dalam supply chain management.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab III berisi teori-teori yang digunakan sebagai dasar penelitian dalam memecahkan permasalahan yang ada. Teori-teori tersebut meliputi supply chain management, inventory control, periodic review policy dan triple exponential smoothing.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab IV berisi uraian kebutuhan sistem dan rancangan sistem. Rancangan sistem meliputi rancangan arsitektur sistem, rancangan proses bisnis, rancangan database, rancangan user interface dan rancangan pengujian.

BAB V IMPLEMENTASI

Pada Bab V akan diuraikan penerapan berbagai rancangan yang ada dalam bab IV dalam bentuk aplikasi inventory control terintegrasi antara retailer dan distributor dengan menggunakan Periodic Review Policy dan Triple Exponential Smoothing.

BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil implementasi akan diuraikan, dianalisis dan diuji dalam bab VI. Dari

pengujian data akan dapat diketahui tingkat keakuratan peramalan dalam

menentukan jumlah barang yang akan dipesan.

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

Bab VII berisi kesimpulan mengenai hasil dan analisis penelitian, hubungan antara

hasil penelitian terhadap permasalahan dan tujuan penelitian. Untuk perbaikan dan

pengembangan penelitian lebih lanjut maka diakhir bab ini akan disampaikan

saran-saran dari peneliti.