Judul : EVALUASI DIRI PROGRAM STUDI
Sub Modul III-C
Oleh:
Prof. Dr. Kusminarto
Higher Education Leadership and Management (HELM
)QUALITY ASSURANCE COURSE PROGRAM 2014
Materi pembelajaran dalam Sub Modul ini diarahkan untuk:
1. Memahami fungsi pentingnya proses Evaluasi Diri dalam penjaminan mutu, 2. Memahami fungsi pentingnya dokumen Evaluasi Diri dalam proses akreditasi, 3. Melakukan proses Evaluasi Diri untuk penjaminan mutu,
4. Menyusun dokumen Evaluasi Diri untuk akreditasi BAN-PT,
5. Menilai dokumen Evaluasi Diri yang telah disusun menggunakan standar
penilaian BAN-PT.
1. Pengantar & Tujuan Pembelajaran 2. Kompetensi peserta
3. Peta Mutu: Dokumen Evaluasi Diri 4. Analisis Data Evaluasi Diri
5. Praktik dan Simulasi Penilaian Dokumen Evaluasi Diri
6. Coaching dan diagnosa: Identifikasi kesalahan dan kelemahan 7. Mentoring dan perbaikan: Best practice dan lessons learned 8. Nurturing dan pengayaan
9. Pertanyaan & Latihan 10. Evaluasi/Self Assesment 11. Rangkuman
12. Referensi
Outline Modul
Evaluasi-diri dimaksudkan untuk hal-hal berikut:
1. Penyusunan profil lembaga yang komprehensif dengan data mutakhir.
2. Perencanaan dan perbaikan-diri secara berkelanjutan.
3. Penjaminan mutu internal program studi/lembaga perguruan tinggi.
4. Pemberian informasi mengenai program studi/perguruan tinggi kepada masyarakat dan pihak tertentu yang memerlukannya
(stakeholders).
5. Persiapan evaluasi eksternal (akreditasi).
1. Pengantar
Setelah mempelajari sub modul ini diharapkan peserta mampu:
• memahami fungsi pentingnya proses evaluasi diri dalam penjaminan mutu,
• memahami fungsi pentingnya dokumen evaluasi diri dalam proses akreditasi,
• melakukan proses evaluasi diri untuk penjaminan mutu,
• menyusun dokumen evaluasi diri untuk akreditasi BAN-PT,
• Menilai dokumen evaluasi diri yang telah disusun menggunakan standar penilaian BAN-PT.
1. Pengantar: Tujuan Pembelajaran (cont..)
2. Kompetensi Peserta
• Dokumen evaluasi diri merupakan hasil pelaksanaan evaluasi diri Prodi yang mencerminkan posisi kualitas penyelenggaraan institusi pendidikan Tinggi
• Kompetensi Peserta yang diharapkan adalah:
– Pengelola Prodi – Dosen
– Bagian Akademik
Modul 7 6
Evaluasi diri untuk AIPT dan Program Studi
• Perguruan tinggi/Program Studi yang mengajukan akreditasi harus menyiapkan dokumen Evaluasi Diri
• Evaluasi-diri adalah evaluasi internal pada perguruan tinggi yang hasilnya dapat digunakan untuk:
1. memutakhirkan pangkalan data perguruan tinggi, 2. perencanaan, strategi pengembangan dan
perbaikan perguruan tinggi secara berkelanjutan, 3. penjaminan mutu internal dan,
4. mempersiapkan evaluasi eksternal atau akreditasi.
3. Peta Mutu
• Evaluasi-diri merupakan upaya perguruan tinggi/program studi untuk mengetahui gambaran mengenai kinerja dan keadaan dirinya melalui pengkajian dan analisis yang dilakukan oleh perguruan tinggi/program studi sendiri berkenaan dengan kekuatan, kelemahan, peluang, tantangan, kendala, bahkan ancaman.
3. Peta Mutu (cont..)
Evaluasi-diri dalam Daur Penjaminan Mutu/Akreditasi
3. Peta Mutu (cont...)
KOMPONEN EVALUASI DIRI
Evaluasi-diri dilaksanakan dengan menilai, menelaah dan menganalisis keseluruhan sistem perguruan tinggi/Program studi, yang mencakup masukan, proses, keluaran, hasil, dan dampak (input, process, output, outcome, and impact) berdasarkan data, informasi dan bukti-bukti lainnya yang berkenaan dengan komponen-komponen sistemik dari seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi.
3. Peta Mutu (cont...)
Dimensi penilaian yang digunakan dalam evaluasi perguruan tinggi atau program studi secara garis besar terdiri atas
a. Masukan, mencakup:
1. Visi dan misi program studi.
2. Tujuan dan sasaran.
3. Mahasiswa.
4. Sumber daya manusia.
5. Kurikulum.
6. Sarana dan prasarana.
7. Pembiayaan.
3. Peta Mutu (cont...)
b. Proses, mencakup:
1. Tata pamong (governance).
2. Pengelolaan program.
3. Kepemimpinan.
4. Proses pembelajaran.
5. Suasana Akademik.
6. Penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.
3. Peta Mutu (cont...)
c. Keluaran/Hasil, mencakup:
1. Lulusan.
2. Keluaran lainnya: publikasi hasil penelitian dan atau produk penelitian dalam bentuk paten, rancang bangun, prototip, perangkat lunak, dsb.
d. Dampak, mencakup:
1. Sistem informasi.
2. Sistem peningkatan dan penjaminan mutu
.
3. Peta Mutu (cont...)
Komponen-komponen hasil analisis sistemik itu kemudian dihimpun dan dikelompokkan menjadi komponen evaluasi-diri sebagai berikut
Komponen A. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaiannya.
Komponen B. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu Komponen C. Mahasiswa dan Lulusan.
Komponen D. Sumber Daya Manusia
Komponen E. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik.
Komponen F. Pembiayaan, Sarana, dan Prasarana, serta Sistem Informasi.
Komponen G. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
3. Peta Mutu (cont...)
ANALISIS DATA EVALUASI DIRI
Data dan informasi yang diperoleh dalam rangka evaluasi-diri perlu diolah dan dianalisis, yang dapat dilakukan melalui berbagai pendekatan.
Pendekatan yang digunakan dalam evaluasi-diri untuk akreditasi perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh BAN-PT adalah Analisis Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman (SWOT analysis), yaitu analisis antarkomponen dengan memanfaatkan deskripsi SWOT setiap komponen, untuk merumuskan strategi pemecahan masalah, serta pengembangan dan atau perbaikan mutu program studi/perguruan tinggi secara berkelanjutan.
4. Analisis data Evaluasi diri
Langkah-langkah Pelaksanaan Analisis SWOT
Analisis SWOT dilakukan melalui langkah-langkah seperti berikut.
Langkah 1:
Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling mendesak untuk diatasi secara umum pada semua komponen.
• kekuatan dan kelemahan merupakan faktor internal yang perlu diidentifikasikan di dalam perguruan tinggi/program studi yang bersangkutan
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
Langkah 2:
Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
– peluang dan ancaman merupakan faktor eksternal yang harus diidentifikasikan dalam lingkungan eksternal perguruan tinggi yang bersangkutan. Lingkungan eksternal dapat berupa: pemerintah, masyarakat luas, industri, lulusan SLTA, pasar kerja, stakeholder internal dan eksternal, serta pesaing.
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
Langkah 3:
Masukkan butir-butir hasil identifikasi (langkah 1 dan langkah 2) ke dalam pola analisis SWOT seperti berikut
.
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
Langkah 4:
Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang
direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan program secara berkelanjutan.
Analisis untuk pengembangan strategi pemecahan masalah dan perbaikan/pengembangan program itu digambarkan sbb.
3. Peta Mutu (cont...)
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
Langkah 5:
Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan
ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan.
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
• Hasil analisis SWOT dimanfaatkan untuk menyusun strategi pemecahan masalah, serta pengembangan dan atau perbaikan mutu perguruan tinggi secara berkelanjutan. Jika kekuatan lebih besar dari kelemahan, dan peluang lebih baik dari ancaman, maka strategi pengembangan sebaiknya diarahkan kepada perluasan/pengembangan perguruan tinggi, sedangkan jika kekuatan lebih kecil dari kelemahan, dan peluang lebih kecil dari ancaman, maka seyogianya strategi pengembangan lebih ditekankan kepada upaya konsolidasi ke dalam, melakukan penataan organisasi secara internal dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang ada, dan mereduksi kelemahan di dalam dan ancaman dari luar.
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
4. Analisis data Evaluasi diri (cont..)
5. Praktek Simulasi:
Penyusunan Dokumen dan penilaian
Andaikan Saudara sedang menyiapkan dokumen akreditasi program studi.
• Buatlah deskripsi SWOT setiap komponen evaluasi diri (Komponen A sampai G)
• Dengan memanfaatkan deskripsi SWOT setiap komponen, rumuskan:
– strategi pemecahan masalah
• memanfaatkan KEKUATAN untuk menghindari TANTANGAN
• Meminimalkan KELEMAHAN untuk menghindari TANTANGAN
• Menghilangkan KELEMAHAN dan memanfaatkan PELUANG
– pengembangan dan atau perbaikan mutu program studi/perguruan tinggi secara berkelanjutan.
• Menggunakan KEKUATAN untuk memanfaatkan PELUANG
Ditjen Dikti, 2012
• Simulasikan nilai asesmen evaluasi diri tersebut menggunakan Buku Pedoman Penilaian Buku V dan Matriks Penilaian Buku VI BAN-PT.
5. Praktek Simulasi:
Penyusunan Dokumen dan penilaian
6. Coaching dan diagnosa:
Identifikasi kesalahan dan kelemahan
• Kesalahan utama yang sering dijumpai adalah tidak lengkapnya data dan dokumen pendukung
• Data dan dokumen pendukung yang tidak sesuai dengan data yang disampaikan
• Dalam beberapa hal data kuantitatif sering tidak konsisten misalnya jumlah mahasiswa, jumlah dosen, jumlah penelitian, dan sebagainya
• Data tentang kepustakaan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya
• Data tentang sistem informasi tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya, atau ketika visitasi sistem informasi yang ditulis tidak bisa ditunjukkan
7. Mentoring dan perbaikan:
Best practice dan lessons learned
• Prodi perlu menyiapkan data dan dokumen pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan Self Evaluation tiap standart
• Konsistensi data kuantitatif harus dipertahankan
• Prodi perlu memperhatikan bahwa data kuantitatif 5 tahun terakhir dari tahun dokumen akreditasi akan diajukan
• Ketelitian pengisian data kuantitatif perlu diperhatikan
• Sebaiknya analisis evaluasi diri menggunakan SWOT
kuantitatif
8. Nurturing dan pengayaan
• Prodi perlu mempelajari dengan seksama tentang:
– Buku pedoman penyusunan Self Evaluation untuk keperluan akreditasi – Buku pedoman penilaian dokumen self evaluation akreditasi untuk setiap
standart
– Melakukan simulasi penilaian dengan menggunakan instrument penilaian dari ban PT yg bisa diunduh dari Web Ban PT
• Kerjasama yang baik antar setiap unit pengelola data perlu dibangun sehingga data bisa diperoleh dengan lebih
mudah yang dapat memberi dampak positif pada konsistensi data
• Prodi perlu membangun system pangkalan data berbasis IT
9. Pertanyaan & Latihan
A. Pertanyaan
• Mengapa Pimpinan Institusi Perguruan Tinggi harus mengambil peran aktif pada proses pembentukan Tim Akreditasi?
• Jelaskan secara singkat Isi Buku Borang Evaluasi diri?
• Sebutkan elemen yang harus diperhatikan pada masing-masing Standar dalam Buku Borang Evaluasi Diri
Untuk menjawab pertanyaan secara online
Klik Disini
B. Latihan
Buatlah latihan hasil pembelajaran Saudara tentang :
1) Evaluasi diri yg ada di Prodi untuk digunakan sebagai dasar dalam menyusun Borang Akreditasi Prodi
2) Keunggulan (Strenghts) dan Kelemahan (Weaknesses) apa yg ditemukan dalam evaluasi diri
3) Kesempatan (Opportunities) dan Ancaman (Threats) apa yg ditemukan dalam evaluasi diri
9. Pertanyaan & Latihan (cont..)
Evaluasi
A. Bahan Presentasi Webinar III
Buatlah bahan presentasi dalam Power Point secara singkat (4-5 slide) hasil latihan Saudara untuk dipresentasikan dalam webinar tentang :
1) Evaluasi diri yg ada di Prodi untuk digunakan sebagai dasar dalam menyusun Borang Akreditasi Prodi
2) Keunggulan (Strenghts) dan Kelemahan (Weaknesses) apa yg ditemukan dalam evaluasi diri
3) Kesempatan (Opportunities) dan Ancaman (Threats) apa yg ditemukan dalam evaluasi diri
10. Evaluasi/self assessment
B. Self Assessment
Buatlah bahan presentasi 3-4 slide untuk memberikan pendapat sebagai berikut:
1) Berikan pendapat bahwa tantangan global bagi PT memang dirasakan dan diperlukan respon positif bagi Prodi Sdr?
2) Berikan ulasan apakah analisis Evaluasi Diri sudah betul-betul mencerminkan kondisi Prodi saat ini yg sebenarnya
3) Berikan pendapat bahwa dari analisis Evaluasi Diri bisa dipakai sebagai dasar untuk menyusun Renstra dan Renop di Prodi dan merupakan salah satu syarat dalam menyusun borang akreditasi Prodi
EVALUASI (CONT…)
10. Evaluasi/self assessment (cont..)
11. Rangkuman
Evaluasi diri (self evaluation) merupakan satu cara untuk menganalis kondisi prodi secara internal (keunggulan &
kelemahan) dan kondisi secara eksternal (peluang dan ancaman)
Hasil evaluasi diri (self evaluation) dapat dipakai sebagai dasar
untuk menyusun rencana pengembangan dalam bentuk Renstra
dan Renop; dan merupakan salah satu syarat dalam menyusun
borang akreditasi Prodi
12. Referensi
• Pedoman Evaluasi Diri BAN-PT
• Pedoman Penilaian Evaluasi Diri Buku V BAN-PT
• Matriks Penilaian Buku VI BAN-PT.
Referensi dapat diunduh di web:
– http://ban-pt.kemdiknas.go.id/
– Ditjen Dikti, 2006, Panduan Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.
– http://www.kjm.ugm.ac.id
