USER
MANUAL
Pengguna > Pejabat Struktural Pembuat Disposisi :
★
Kepala Dinas
★
Kepala Badan
★
Kepala Kantor
★
Inspektur
★
Kepala Bagian
★
Camat
★
Sekretaris
DAFTAR ISI
Gambaran umum aplikasi esurat 1
Membuat disposisi 3 Disposisi Masuk 5 Mengembalikan Disposisi 6 Menyelesaikan Disposisi 8 Meneruskan Disposisi 9 Melihat Agenda 11
Gambaran Umum Disposisi Pada Aplikasi eSurat
Gambaran umum disposisi pada Aplikasi eSurat dimulai dari penerimaan surat masuk. Admin persuratan menerima surat masuk melalui dua cara yaitu surat masuk dikirim melalui Aplikasi eSurat oleh instansi lain dan surat masuk dalam bentuk fisik.
Kepala dan Sekretaris di suatu Perangkat Daerah dapat membaca dan membuat disposisi atas surat yang sudah dimasukkan oleh admin persuratan. Kepala dan Sekretaris memiliki akses untuk melakukan 4 (empat) aksi berikut:
a. Membuat disposisi
Kepala atau Sekretaris mencermati surat untuk kemudian membuat disposisi.
b. Meneruskan disposisi
Kepala atau Sekretaris dapat meneruskan disposisi kepada bawahan dan atau diri sendiri.
Selanjutnya pejabat struktural selain Kepala Perangkat Daerah yang diberi disposisi mendapat notifikasi via telegram. Pejabat tersebut kemudian dapat mengakses aplikasi eSurat untuk menindaklanjuti disposisi tersebut.
Ini yang menjadi kelebihan Aplikasi eSurat, kepala atau Sekretaris dapat memantau pekerjaan pekerjaan stafnya melalui Aplikasi eSurat.
USER MASUK KE DALAM APLIKASI SURBAN
1. Aplikasi dapat diakses melalui link https://esurat.bantulkab.go.id 2. Masukkan username (NIP) dan password.
Berikut adalah halaman dashboard dari aplikasi eSurat untuk pengguna Kepala atau Sekretaris Perangkat Daerah. Halaman ini menampilkan jumlah surat yang belum disposisi, disposisi yang belum diselesaikan oleh bawahan, dan jumlah disposisi yang belum diproses oleh Kepala Perangkat Daerah.
Membuat disposisi
Disposisi dapat dibuat atas surat yang telah berada di menu [Surat Masuk].Untuk membuat suatu disposisi, setelah anda login ke aplikasi, lakukan langkah-langkah berikut:
1. Klik menu [Surat Masuk] untuk melihat daftar surat masuk.
Terdapat tiga klasifikasi yaitu surat yang Belum Disposisi, Sudah Disposisi, dan Semua surat masuk yang sudah diterima oleh admin surat.
2. Pilih dari daftar surat, kemudian klik icon ( ) untuk melihat detail surat
yang anda terima dan akan dibuatkan disposisinya.
3. Akan tampil data ringkasan surat, di tab [Surat], dan untuk melihat scan
dari dokumen yang asli dapat dilakukan dengan memilih tab [Arsip].
Kemudian untuk membuat disposisi atas surat tersebut, klik tombol [Buat Disposisi].
4. Akan tampil halaman pembuatan disposisi, anda dapat scroll ke bawah dan menuliskan isi disposisi, tujuan disposisi, dan instruksi pada kolom yang disediakan. Kemudian kirimkan disposisi dengan menekan tombol [Submit].
5. Tujuan Disposisi dapat diisikan lebih dari 1 (satu) orang tujuan disposisi. Disposisi dapat ditujukan kepada diri sendiri, dan dimaksudkan ketika pembuat disposisi juga hendak menjalankan dan menyelesaikan disposisi tersebut (misal, menghadiri sendiri undangan)
6. Daftar nama dan jabatan yang tampil pada tujuan disposisi adalah pejabat dan staf yang berada di OPD yang dipimpinnya.
Disposisi Masuk
Menu [Disposisi Masuk] menampilkan disposisi yang diterima seseorang. Untuk Kepala Dinas, disposisi masuk berasal dari pejabat di atasnya (misal Sekretaris Daerah, atau bahkan Bupati & Wakil Bupati, atau disposisi dibuat untuk diri sendiri (misal akan menghadiri suatu undangan yang tidak bisa diwakilkan).
1. Klik menu disposisi masuk untuk menampilkan daftar disposisi. Terdapat lima kategori status di daftar disposisi masuk yaitu belum diproses, diteruskan, dikembalikan, selesai, dan semua disposisi.
2. Pilih dari daftar disposisi, kemudian klik tombol (Lihat Disposisi) untuk
melihat detail disposisi yang anda terima.
3. Pada halaman ini ada 3 bagian yang harus diperhatikan.
a. Detail disposisi
Berisi tanggal disposisi, isi disposisi, pembuat disposisi, kepada (tujuan disposisi) dan instruksi yang diberikan pembuat disposisi. b. Detail surat
Berisi perihal surat, tanggal diterima surat, asal surat, tanggal surat, nomor, dan keterangan.
c. Riwayat disposisi
Berisi riwayat berjalannya disposisi dan juga pesan & laporan ketika suatu disposisi diteruskan, dikembalikan, atau diselesaikan .
4. Atas Disposisi yang masuk, ada 3 (tiga) aksi yang bisa dilakukan :
a. Mengembalikan Disposisi dengan tombol [Kembalikan] b. Menyelesaikan Disposisi dengan tombol [Selesaikan] c. Meneruskan Disposisi dengan tombol [Teruskan]
Mengembalikan Disposisi
Disposisi yang diterima dapat dikembalikan. Pengembalian disposisi harus menyertakan alasan pengembalian. Untuk mengembalikan Disposisi yang diterima, lakukan langkah berikut:
1. Klik menu [Disposisi Masuk] untuk menampilkan daftar disposisi.
2. Pilih dari daftar disposisi, kemudian klik tombol (Lihat Disposisi)
3. Cermati disposisi yang diterima, apabila ingin melihat surat yang
disposisikan, tekan tombol [Arsip]. Kemudian untuk mengembalikan disposisi, Anda dapat menekan tombol [Kembalikan].
4. Isikan alasan pengembalian di kolom yang disediakan, kemudian tekan “Submit” untuk mengembalikan disposisi.
Menyelesaikan Disposisi
Setelah suatu disposisi diselesaikan, anda harus melaporkan ke sistem agar disposisi tersebut ditandai sudah selesai. Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan suatu disposisi adalah sebagai berikut:
1. Klik menu [Disposisi Masuk] untuk menampilkan daftar disposisi.
2. Pilih dari daftar disposisi, kemudian klik tombol (Lihat Disposisi) untuk
melihat detail disposisi yang anda terima dan akan dikembalikan.
3. Kemudian untuk menyelesaikan disposisi, Anda dapat menekan tombol
[Selesaikan].
4. Anda akan diminta untuk menuliskan laporan disposisi, lengkapi laporan tersebut, jika ingin melampirkan file notulen disediakan fitur attachment di kolom kanan kemudian tekan tombol [SUBMIT] untuk menyelesaikan laporan.
5. Kemudian akan ditampilkan daftar disposisi dan status disposisi yang
sudah Anda buatkan laporannya akan berubah menjadi “Selesai”.
Meneruskan Disposisi
Untuk meneruskan suatu disposisi, lakukan langkah-langkah berikut: 1. Klik menu [Disposisi Masuk] untuk menampilkan daftar disposisi.
2. Pilih dari daftar disposisi, kemudian klik tombol (Lihat Disposisi) untuk melihat detail disposisi yang anda terima dan akan dikembalikan.
3. Pada halaman tersebut, terdapat informasi mengenai detail disposisi,
detail surat dan riwayat disposisi. Untuk meneruskan disposisi, klik tombol [Teruskan].
4. Isikan tujuan disposisi, isi disposisi, dan instruksi, kemudian tekan tombol
[Teruskan Disposisi] meneruskan disposisi tersebut. Tujuan dan Isi disposisi dapat dipilih lebih dari 1 (satu) dan disposisi dapat diteruskan kepada diri sendiri ketika disposisi tersebut akan diselesaikan secara bersama melibatkan diri sendiri, misalkan suatu undangan akan dihadiri kabid bersama seorang staf, maka kabid meneruskan disposisi kepada staf dan dirinya sendiri, sehingga keduanya dapat memberikan laporan penyelesaian.
Kelola Agenda OPD
Seluruh pengguna mempunyai hak akses untuk menambah, mengedit dan melihat agenda OPD. Agenda yang dapat dilihat, terbatas hanya agenda dari OPD masing-masing pengguna. Untuk mengakses agenda, lakukan langkah berikut :
1. Login, kemudian klik menu [Agenda], akan ditampilkan agenda pada hari ini.
Default yang ditampilkan adalah agenda hari ini.
2. Untuk melihat agenda pada tanggal lain, klik pada isian tanggal, akan muncul tampilan kalender untuk memilih tanggal yang diinginkan.
Kemudian juga terdapat fitur [LIHAT FULLSCREEN] untuk menampilkan agenda di layar monitor secara penuh.
Tampilan agenda di layar monitor secara penuh.
Selain itu pengguna juga dapat membuat agenda dengan langkah klik tombol fitur [TAMBAH AGENDA MANUAL].
Pengguna dapat edit agenda dengan klik tombol edit, pada agenda yang akan diubah.
Pengguna dapat mengubah tanggal pelaksanaan agenda, lokasi, dan acara.
Jika dirasa sudah cukup mengubah data, lalu klik [SUBMIT].
Kemudian jika pengguna ingin menghapus agenda dapat klik tombol hapus.
Kemudian akan muncul notifikasi sebagai berikut.
