BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

(1)

3.1 Profil Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

PT GPL JAYA Ekspedisi adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang jasa transportasi atau angkutan barang via darat untuk rute Jambi – Jakarta maupun Jakarta – Jambi, tetapi juga melayani pengiriman barang untuk beberapa rute di pulau Sumatra yang di lalui, seperti palembang, lampung, medan, padang dan Jambi dengan menggunakan armada milik sendiri.

PT GPL JAYA Ekspedisi awalnya berdiri pada tahun 2000 yang berpusat di Jambi, dengan bermodalkan 5 -7 unit mobil Truk maupun Fuso. Seiring dengan berjalannya waktu, arus barang yang masuk dan keluar kota Jambi dan Jakarta semakin banyak, sehingga sangat banyaknya perusahaan maupun toko-toko berskala sedang sampai besar yang membutuhkan jasa angkutan untuk mengangkut barang yang akan di kirim ke Jakarta maupun ke jambi. Perusahaan pada tahun 2005 telah memiliki kurang lebih 15 unit armada sendiri baik Fuso maupun Truk dan telah resmi mendaftarkan menjadi PT (Perseroan Terbatas) dan memiliki kantor cabang perwakilan di Jakarta.

Sampai saat ini perusahaan telah memiliki kurang lebih 25-30 unit armada sendiri dan sekitar 15 unit armada gabungan yang berasal dari berbagai mitra kerjasama yang ingin bergabung dalam perusahaan tersebut. Perusahaan juga telah memiliki beberapa mitra tetap yang menjadi pelanggan dalam pengiriman barang dalam partai besar dan rutin.

(2)

Visi dari PT GPL JAYA Ekspedisi adalah dapat menjadi salah satu perusahaan jasa angkutan barang yang terbesar dan terpercaya di Indonesia.

Misi dari PT GPL JAYA Ekspedisi adalah dapat memberikan jasa pelayanan angkutan atau pengiriman barang yang cepat dengan harga yang terjangkau serta jaminan atas barang yang dikirim sampai di tujuan dengan baik.

Saat ini PT GPL JAYA Ekspedisi memiliki kantor pusat dan 1 kantor cabang.

Kantor Pusat

Alamat : Komplek Duta Harapan Indah Blok N2, Teluk Gong Jakarta Utara – 14460

Telepon : (021) – 6605395 Faks : (021) – 6605396 E-mail : [email protected]

Jam operasional

Senin – Jumat : 8.00 – 17.00 Sabtu : 8.30 – 15.00

Kantor Cabang

Alamat : Jalan Lingkar Selatan No 48, Pal Merah , Jambi – 36138

Telepon : (0741) – 7031807 Faks : (0741) – 7031808

Jam operasional

Senin – Jumat : 8.00 – 17.00 Sabtu : 8.30 – 15.00

(3)

3.1.2 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan

Struktur organisasi perusahaan adalah salah satu persyaratan penting yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan, karena struktur organisasi merupakan suatu alat penting dalam proses manajemen dan proses bisnis perusahaan agar semua tanggung jawab dan wewenang bagi setiap orang yang terlibat dalam menjalankan perusahaan dapat dipertanggung jawabkan.

Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap individu yang terlibat dalam proses bisnis perusahaan dapat menjalakan tugas atau kewajibannya yang jelas sesuai dengan bidangnya masing-masing dengan baik sehingga mampu mencapai tujuan perusahaan.

Uraian Pekerjaan atau tanggung jawab masing-masing dalam PT GPL JAYA Ekspedisi adalah :

Commissioner / Komisaris

Pada PT GPL JAYA Ekspedisi, komisaris bertugas untuk mengawasi kebijakan Pimpinan dalam menjalankan dan mengelola serta menjaga keseimbangan akuntabilitas perusahaan dalam jangka panjang

Pimpinan

Mengetahui kegiatan pengelolaan perusahaan dan bertanggung jawab terhadap setiap aktivitas operasional perusahaan serta penilaian terhadap kinerja perusahaan.

Branch Manager / Manajer Cabang

Manajer cabang pada PT GPL JAYA Ekspedisi memiliki tugas untuk menjalankan kebijakan yang diputuskan oleh Pimpinan, membuat program kerja perusahaan dan bertanggung jawab dalam memberikan laporan kinerja perusahaan baik laporan laba / rugi maupun laporan kinerja masing-masing karyawan kepada Pimpinan.

(4)

Finance Division / Divisi Keuangan

Divisi keuangan pada PT GPL JAYA Ekspedisi memiliki staff yang bertugas dalam mencatat pembukuan perusahaan dan menghitung arus kas keluar maupun arus kas masuk perusahaan serta seluruh hal yang bersifat administrative yang nantinya berguna bagi perusahaan apabila dibutuhkan.

Marketing Division / Divisi Pemasaran

Pada PT GPL JAYA Ekspedisi, divisi marketing memiliki staff yang secara garis besar memiliki peran atau tugas dalam mempromosikan jasa perusahaan kepada seluruh masyarakat dan menganalisa strategi marketing perusahaan untuk meningkatkan jumlah pelanggan baik dalam skala kecil maupun skala besar, serta melakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan yang berguna dalam menjaga loyalitas pelanggan terhadap perusahaan.

Operational Division / Divisi Operasional

Divisi Operasional memilki staff bertugas menangani segala kegiatan operasional perusahaan yang secara langsung kepada pelanggan, baik dalam memastikan pelayanan yang baik dan negosiasi secara langsung kepada pelanggan mengenai jasa yang ditawarkan perusahaan serta pelayanan pengepakan barang-barang yang akan dikirim oleh pelanggan.

Driver / Pengemudi

Sebagai salah satu bagian terpenting dalam perusahaan yang bertugas dalam membawa muatan atau seluruh barang yang akan dikirim dan memastikan keamanan serta ketepatan waktu pengiriman barang, guna memberikan pelayanan yang terbaik atas kepercayaan yang telah diberikan oleh pelanggan.

(5)

Courier / Kurir

Bertugas dalam proses bongkar muat digudang terhadap barang yang akan dikirim maupun yang sampai dikota tujuan, serta memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan mengantarkan langsung barang ke alamat tujuan pengiriman barang oleh pelanggan dengan baik dan aman.

Berikut adalah ini adalah gambar struktur organisasi pada PT GPL JAYA Ekspedisi :

Gambar 3.1

Struktrur Organisasi PT GPL JAYA Ekspedisi (Sumber : PT GPL JAYA Ekspedisi) DIVISI KEUANGAN

KOMISARIS

PIMPINAN

MANAJER CABANG

DIVISI PEMASARAN DIVISI

OPERASIONAL

PENGEMUDI KURIR

STAFF STAFF

(6)

3.1.3 Kondisi Bisnis Perusahaan

Gambar 3.2

Analisis 5 Kekuatan Porter PT GPL JAYA Ekspedisi (Sumber : PT GPL JAYA Ekspedisi)

Potensi Pengembangan Pr oduk Pengganti

• Jasa penyewaan Truk dan Cargo

Daya Tawar Pemasok

• Supplier Oli dan Suku Cadang

• Supplier Ban

Daya Tawar Konsumen

• Pengusaha

• Pemerintah

• Perusahaan

Potensi Masuknya Pesaing Baru

• CV Cinta Saudara

• PT Mega Sakti

Per saingan antar per usahaan

saingan

• PT GSG Ekspedisi

• PT ANT Ekspedisi

(7)

1. Persaingan antar perusahaan saingan

Persaingan antar perusahaan saingan merupakan ancaman yang berasal dari perusahaan kompetitor atau saingan yang bergerak pada bidang yang sama, dalam hal ini bidang jasa angkutan barang. Perusahaan yang memberikan ancaman serius bagi perusahaan pada umumnya berasal dari perusahaan yang telah lama berdiri yang memiliki banyak pengalaman dalam bidang transportasi jasa angkutan barang maupun yang memiliki banyak jenis jasa yang ditawarkan serta memiliki keunggulan dalam hal penerapan teknologi informasi yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Dalam hal ini, ancaman yang berbahaya bagi PT GPL JAYA Ekspedisi adalah PT GSG Ekspedisi dan PT ANT Ekspedisi.

2. Potensi Masuknya Pesaing Baru

Potensi masuknya pesaing baru merupakan suatu ancaman yang cukup penting selain ancaman dari perusahaan saingan, dimana para pesaing baru mampu memberikan harga yang kompetitif dan mampu bersaing dengan perusahaan ekspedisi serupa yang telah lama ada dalam bidang jasa angkutan barang. Dengan masih banyaknya kesempatan yang terbuka lebar, banyak perusahaan mencoba untuk masuk kebidang jasa angkutan barang, seperti CV. Cinta Saudara, PT Mega Sakti. Yang membuat PT GPL JAYA Ekspedisi berusaha lebih meningkatkan daya saing perusahaan dengan terus memperbaiki sistem manajemen perusahaan yang ada dan berusaha memenuhi keinginan pelanggan.

(8)

3. Potensi Pengembangan Produk-Produk Pengganti

Dengan adanya potensi terhadap pengembangan produk-produk pengganti seperti dengan adanya jasa rental truk yang memberikan para pengguna jasa angkutan barang memiliki pilihan untuk mengirimkan barangnya sendiri menggunakan truk yang mereka rental dari perusahaan jasa rental truk menjadikannya ancaman yang tetap perlu diwaspadai oleh PT GPL JAYA Ekspedisi walaupun pada umumnya yang menggunakan jasa penyewaan truk dan cargo adalah perusahaan dengan skala menengah hingga besar yang mengirimkan barangnya dalam jumlah banyak.

4. Daya Tawar Pemasok

Daya tawar dari pemasok PT GPL JAYA Ekspedisi dapat dikatakan sebagai ancaman yang cukup kecil, karena perusahaan telah melakukan strategi integrasi kebelakang dengan kerjasama dan hubugan baik yang dijalin cukup lama dengan supplier suku cadang dan ban yang memasok semua kebutuhan bagi setiap armada truk yang ada diperusahaan.

5. Daya Tawar Konsumen

Daya tawar dari konsumen termasuk ancaman yang juga perlu diperhatikan oleh PT GPL JAYA Ekspedisi karena memberikan dampak yang cukup besar terhadap kelangsungan bisnis perusahaan. Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, telah banyak perusahaan pesaing yang menerapkan teknologi informasi diperusahaan mereka sehingga menuntut PT GPL JAYA Ekspedisi agar mampu menyediakan pelayanan serta arus informasi yang cepat kepada pelanggan agar tidak beralih keperusahaan pesaing.

(9)

3.2 Proses Bisnis

Proses bisnis untuk jalur pengiriman barang di PT GPL JAYA Ekspedisi melalui beberapa tahap:

1. Proses penerimaan order pengiriman barang dari pelanggan, dimana pihak karyawan bertanya tentang detail barang yang akan dikirim seperti : jumlah barang, berat barang, jenis barang, serta pembayaran biaya jasa pengiriman dibebankan kepada pihak pengirim atau penerima. Yang kemudian akan dikonfirmasikan pada pihak penerima barang di kota tujuan.

2. Pemilihan armada angkutan berdasarakan kapasitas muatan dari barang yang akan dikirim oleh pelanggan. Dapat di diskusikan dengan pelanggan untuk armada yang di inginkan apabila mengirimkan barang dalam partai atau jumlah besar.

3. Pembuatan invoice untuk barang yang akan dijemput untuk di muat dan didata oleh karyawan bagi pelanggan yang melakukan pengiriman dalam partai besar.

Atau proses penerimaan barang dan pembuatan invoice bagi pelanggan yang akan melakukan pengiriman barang dalam partai kecil. Kemudian akan dilakukan pengecekan dan pendataan barang-barang yang akan dikirim atau dimuat di dalam kendaraan.

4. Pemberian Surat Jalan , dokumen-dokumen yang diperlukan supir dalam perjalanan serta pemberian uang jalan yang mencakup uang makan, uang minyak, biaya timbangan berat mobil serta biaya lain-lain. Surat jalan yang diberikan berisi tentang detail jenis barang, jumlah barang serta dokumen pendukung atas kejelasan isi muatan barang dalam kendaraan yang dikendarai supir tersebut.

(10)

5. Proses penerimaan barang dikantor perwakilan, mobil yang telah sampai dikantor wilayah dicek serta dihitung kembali jumlah barang ketika proses bongkar barang berdasarkan keterangan yang tertera dalam surat jalan yang diberikan kepada supir, kemudian buruh bongkar yang diawasi oleh karyawan yang telah ditunjuk untuk menghitung dan mengecek jumlah dan kondisi barang, apakah sesuai dengan isi dalam surat jalan atau tidak. Selanjutnya barang akan dikirim atau diantar ke toko pelanggan yang telah tercantum dalam invoice yang ada dalam dokumen-dokumen yang telah dititipkan kepada supir untuk selanjutnya diminta tanda tangan dari pihak toko atau penerima barang yang menjelaskan bahwa barang telah diterima dengan baik.

6. Pengumpulan invoice yang telah ditanda tangani atas barang yang telah diantar dan diterima dengan baik oleh pihak penerima untuk kemudian ditagih biaya pengirimannya sesuai dengan persetujuan diawal pada saat proses penerimaan order pengiriman barang.

(11)

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dalam flow-chart berikut :

Gambar 3.3

Proses Bisnis Awal PT GPL JAYA Ekspedisi Pembuatan invoice dan

penjemputan barang yang akan di kirim

Pendataan dan perhitungan barang yang dimuat dalam kendaraan

Penerimaan barang dan pembuatan invoice barang yang akan dikrim

Pendataan dan perhitungan barang yang dimuat dalam kendaraan berdasarkan tiap-tiap inv oice Pemilihan armada angkutan

berdasarkan kapasitas muatan dari pesanan pelanggan

Partai Besar Partai Kecil

Pemberian Surat Jalan, dokumen perjalanan dan uang jalan kepada supir

Penerimaan barang di kantor

perwakilan dan pembongkaran barang di gudang serta pengiriman barang

Pencatatan serta pengumpulan inv oice untuk di tagihkan kepada pelanggan atau toko yang menerima kiriman barang

Pembayaran atas tagihan barang yang dikirim oleh pelanggan Penerimaan Order

pengiriman barang dari pelanggan

(12)

3.3 Analisis Masalah

Beberapa permasalahan yang sering terjadi dalam proses pendistribusian atau pengiriman barang diperusahaan adalah :

• Data invoice yang dititipkan kepada supir sehingga sangat bergantung dengan invoice tersebut untuk mengetahui jumlah barang, posisi barang dalam kendaraan serta jenis barang yang dimuat dalam kendaraan tersebut. Akibatnya karyawan kesulitan untuk mengetahui dan menjawab telepon-telepon dari pelanggan atau penerima barang untuk mengetahui apakah barangnya sudah masuk atau belum.

• Seringnya terjadi kesalahan atau selisih antara jumlah barang yang dikirim dengan yang tertera dalam invoice apabila dalam partai besar, yang menyebabkan perusahaan mengalami kerugian karena di claim atas barang yang hilang oleh pelanggan atau penerima barang.

• Kurangnya komunikasi antara kantor wilayah perusahaan pada saat proses muat barang, sehingga kesulitan pada saat proses bongkar barang bagi pelanggan yang ingin barangnya cepat diantarkan ke toko.

(13)

3.4 Analisis Bisnis Perusahaan

3.4.1 Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats ( SWOT ) Perusahaan

Analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threats (SWOT) adalah analisis yang digunakan dalam mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan tentang strategi perusahaan. Khususnya dalam faktor-faktor yang berada dalam dua lingkungan yang berbeda, yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal dalam PT GPL JAYA Ekspedisi. Lingkungan internal akan berfokus pada hal yang mencakup kekuatan dan kelemahan yang ada di dalam lingkup perusahaan, sedangkan lingkungan eksternal akan berfokus pada hal yang mencakup peluang dan ancaman yang berada di luar perusahaan.

Analisis tersebut sangat diperlukan supaya perusahaan dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi perusahaan baik dari lingkungan eksternal maupun lingkungan internal perusahaan agar dapat menentukan strategi yang cocok dan tepat untuk digunakan perusahaan agar tetap mampu bersaing dengan para kompetitornya. Selain itu dengan adanya analisis ini perusahaan dapat meningkatkan kekuatan dan memanfaatkan peluang yang ada untuk mengatasi kelemahan dan ancaman yang dapat menghambat proses pencapaian tujuan perusahaan serta proses bisnis perusahaan dimasa yang akan datang.

(14)

Analisis SWOT dibagi menjadi dua bagian, yaitu : A. Analisis Faktor Internal Perusahaan

1. Kekuatan ( Strengths )

Adapun kekuatan-kekuatan yang dimiliki perusahaan antara lain : - Adanya Sumber Daya Manusia yang bekompetensi

Dapat dikatakan bahwa PT GPL JAYA Ekspedisi memiliki keunggulan dalam hal sumber daya manusia yang ada karena memiliki kompetensi dalam bidangnya masing-masing, khususnya dalam hal pendistribusian barang, dimana mereka memiliki driver yang sangat berpengalaman, dimana driver merupakan bagian penting dari perusahaan yang bergerak dibidang jasa angkutan barang karena menentukan barang aman dan sampai tepat waktu yang akan menjadi dampak positif bagi perusahaan dalam meningkatkan kinerja dan daya saing perusahaan.

- Memperhatikan kesejahteraan karyawan

Dimana perusahaan selalu memperhatikan kesejahteraan setiap karyawannya, dengan memberikan berbagai macam fasilitas untuk menunjang kesejahteraan karyawannya, mulai dari pemberian bonus bagi karyawan yang berprestasi, pemberian kredit kendaraan, tunjangan kesehatan, asuransi kesehatan sampai tunjangan di hari tua. Hal ini dilakukan sebagai wujud terima kasih dan ungkapan penghargaan segala upaya yang telah diberikan bagi kemajuan perusahaan, dan disadari juga kemajuan perusahaan dimasa yang akan datang juga sangat tergantung kepada loyalitas karyawan serta berbagai upaya yang dilakukan karyawan bagi perusahaan.

(15)

- Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban dan suku cadang

PT GPL JAYA Ekspedisi senantiasa selalu menjaga hubungan baik dengan setiap relasi atau rekan bisnisnya, terlebih lagi dengan setiap supplier yang setia menjadi pemasok suku cadang dan ban bagi setiap kebutuhan perusahaan tersebut..

- Adanya permodalan yang kuat

Dengan adanya struktur permodalan yang kuat, sehingga mampu untuk mendukung pengembangan-pengembangan dalam peningkatan jumlah armada atau kendaraan angkutan barang yang mampu memenuhi kuota permintaan pengiriman barang dalam jumlah yang besar.

- Memiliki Hubungan yang baik dengan pelanggan

Dimana PT GPL JAYA Ekspedisi telah memiliki banyak relasi bisnis yang kuat, yang telah lama menjadi pelanggan setia, baik pelanggan Corporate maupun individu. Yang menjadikan Perusahaan mempunyai posisi yang kuat dalam persaingan, karena senantiasa membina hubungan baik dengan pelanggan lama.

2. Kelemahan ( Weakness )

- Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai

PT GPL JAYA Ekspedisi tidak menyediakan fasilitas dan penggunaan teknologi yang memadai dan tepat guna serta canggih yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan, terlebih dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat. Sehingga dapat menjadi salah satu kelemahan yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.

- Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level manajerial

Sulitnya menggantikan posisi manajerial yang terdapat dalam perusahaan dikarenakan perusahaan lebih bersifat tertutup dimana para jajaran top

(16)

manager berasal dari lingkungan keluarga saja, sehingga hal ini menyebabkan karyawan di level bawah sulit untuk mendapatkan promosi ke dalam jajaran manajerial maupun top manajer, walaupun sebenarnya peluang tersebut tetap ada.

- Tingginya biaya perekrutan karyawan

Jika kesempatan untuk promosi di level manajerial sangat kecil, maka karyawan level bawah akan berusaha untuk mendapatkan posisi yang mereka inginkan dengan berpindah tempat kerja ke perusahaan yang lebih bersifat terbuka dan lebih menjanjikan dalam kesempatan promosi di tingkat manajerial. Hal ini menyebabkan perusahaan akan kehilangan sumber daya manusia yang berkompetennya, sehingga perlu melakukan proses perekrutan karyawan baru yang berkompeten. Hal itu memerlukan biaya yang tinggi, walaupun perusahaan mempunyai pendanaan yang kuat, namun tetap memerlukan waktu dan tenaga yang merugikan perusahaan.

- Sistem dokumentasi yang masih konvensional

Dimana belum adanya pemanfaatan Informasi Teknologi yang canggih dan up to date dalam proses dokumentasi semua file-file atau dokumen sehingga setiap dokumen yang ada sulit untuk disimpan dengan rapi serta kurang lengkap apabila diperlukan dikemudian hari.

- Kurangnya komunikasi antara karyawan pusat dan cabang

Tidak tersedianya sarana atau media yang mendukung proses alur informasi antara karyawan pusat maupun cabang, sehingga menyebabkan sulitnya dalam proses distribusi barang, yang berdampak buruk bagi kinerja dan pelayanan bagi pelanggan.

(17)

B. Analisis Faktor Eksternal Perusahaan 1. Peluang ( Opportunites )

- Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah

Saat ini, PT GPL JAYA Ekspedisi telah menjalin kerjasama dengan lembaga pemerintah seperti Pertamina, dimana saat ini PT GPL JAYA Ekspedisi telah menandatangani kontrak untuk melakukan kerjasama dalam menyediakan jasa angkutan untuk mengangkut drum-drum minyak pertamina yang akan didistribusikan ke setiap agen resmi pertamina. Dengan durasi kontrak selama 2 tahun diharapkan mampu untuk memberikan pelayanan yang terbaik sehingga dapat kembali menjadi mitra kerjasama dikemudian hari.

- Tersedianya banyak kesempatan kerjasama dengan perusahaan lain

Dengan banyaknya perusahaan menengah dan besar yang lebih memilih menggunakan jasa ekspedisi untuk mendistribusikan barangnya, daripada mengirim sendiri.

- Memperluas jaringan bisnis seiring telah diberlakukannya AFTA

Seperti yang telah diketahui pada awal tahun 2010, Indonesia telah memasuki era perdagangan bebas ASEAN atau biasa yang disebut AFTA ( Asean Free Trade Area ), dimana dalam perjanjian tersebut telah dihapuskan tarif dan atau bea masuk bagi Negara-negara di ASEAN yang mengekspor atau mengimpor produk-produk mereka, dengan demikian maka semakin banyak arus barang yang keluar dan masuk, yang otomatis secara tidak langsung memberikan peluang yang sangat besar bagi perusahaan jasa angkutan PT GPL JAYA Ekspedisi dalam memperluas pasarnya, sebagai perusahaan jasa angkutan yang besar dan terpercaya.

- Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan

Dengan prospek bisnis yang menjanjikan dan banyak aset yang dimiliki

(18)

perusahaan, membuat berbagai jasa pendanaan menawarkan berbagai pilihan kredit kendaraan truk, guna memperbanyak armada angkutan perusahaan seiring dengan banyaknya permintaan arus angkutan barang, dengan demikian perusahaan mampu mengontrol arus kas dan menggunakan permodalan yang ada untuk investasi dalam hal teknologi dan informasi yang canggih dan up to date untuk mendukung proses bisnis perusahaan.

- Banyaknya penyedia IT, khususnya provider internet yang murah

Banyaknya tersedianya jasa pengadaan IT yang dapat membantu proses bisnis perusahaan, khususnya dalam hal provider internet, yang mampu memberikan kemudahan untuk mendukung proses bisnis perusahaan agar lebih maksimal.

2. Ancaman ( Threats )

- Kebijakan pemerintah yang memberatkan

Adanya kebijakan dari pemerintah daerah yang menyulitkan dalam hal timbangan kendaraan di daerah pelabuhan yang menaikan harga tanpa mengikuti peraturan yang berlaku yang menyebabkan biaya yang dikenakan kepada kendaraan yang akan lewat menuju ke pelabuhan sangat tinggi.

Tanpa diiringi dengan peningkatan fasilitas umum seperti pengaspalan jalan yang bagus dan fasilitas umum lainnya yang mendukung proses distribusi angkutan barang.

- Keadaan Ekonomi yang tidak stabil

Dengan adanya krisis global yang terjadi beberapa saat yang lalu, menyebabkan situasi dan kondisi ekonomi di Indonesia menjadi tidak stabil, yang berdampak tingginya biaya operasi perusahaan baik dalam hal teknis

(19)

seperti biaya upah buruh yang meningkat, biaya bahan baker yang meningkat sehingga menyebabkan perusahaan harus melakukan penghematan dengan memangkas biaya-biaya yang dikeluarkan, salah satunya seperti pemutusan hubungan kerja para karyawannya.

- Harga Bahan bakar yang tidak stabil

Dimana kondisi ekonomi yang tidak stabil membuat pemerintah sedang mengambil wacana untuk pencabutan subsidi untuk bahan bakar minyak, baik jenis premium maupun solar, yang menyebabkan perusahaan sulit untuk menentukan harga pengiriman barang.

- Persaingan harga antara perusahaan pesaing

Dengan banyaknya perusahaan baru yang bergerak dalam bidang ekspedisi membuat persaingan semakin ketat, tidak hanya persaingan dalam pemberian harga yang murah namun juga pelayanan yang optimal, 7 hari dalam seminggu dan 24 jam dalam sehari membuat perusahaan dituntut untuk lebih kreatif dalam pemanfaatan sumber daya yang ada, baik dalam hal teknologi dan informasi.

- Kondisi cuaca yang ekstrim

Kondisi cuaca yang tidak menentu dan tidak dapat diprediksi membuat kesulitan dalam proses pendistribusian barang, sehingga diperlukan usaha yang keras untuk menjaga kondisi barang yang diangkut oleh supir dalam perjalanan ke kota tujuan.

(20)

3.5 Tahap Input data

3.5.1 Matriks IFE ( Internal Factor Evaluation )

Pada matriks Evaluasi Faktor Internal akan dilakukan perhitungan terhadap faktor – faktor yang mempengaruhi perusahaan dari lingkungan internal perusahaan dengan memberikan bobot dan rating pada setiap faktor yang telah di identifikasi. Perusahaan dikatakan memiliki posisi internal yang kuat untuk bersaing dengan para kompetitor perusahaan, apabila mempunyai total nilai hasil perhitungan diatas rata-rata, yakni 2,5.

Skala peringkat untuk matriks IFE : 1 = Sangat lemah

2 = Lemah 3 = Kuat 4 = Sangat Kuat

Tabel 3.1 Pembobotan Matriks IFE ( Internal Factor Evaluation )

Faktor – faktor Internal A / B Bobot (1-3) a) Adanya Sumber Daya Manusia yang

bekompetensi (S1)

b) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2)

A 2

a) Adanya Sumber Daya Manusia yang bekompetensi (S1)

b) Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban dan suku cadang (S3)

B 1

b) Adanya permodalan yang kuat (S4)

B 3

(21)

b) Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan (S5)

B 2

a) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2) b) Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban

dan suku cadang (S3)

A 2

a) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2)

b) Adanya permodalan yang kuat (S4) B 2

a) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2) b) Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan

(S5)

B 2

a) Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban dan suku cadang (S3)

b) Adanya permodalan yang kuat (S4)

B 2

a) Adanya permodalan yang kuat (S4)

B 2

(22)

b) Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai (W1)

B 3

b) Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level manajerial (W2)

A 2

b) Tingginya biaya perekrutan karyawan (W3)

B 1

b) Sistem dokumentasi yang masih konvensional (W4)

B 3

b) Kurangnya komunikasi antara karyawan pusat dan cabang (W5)

B 2

a) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2) b) Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang

memadai (W1)

B 2

a) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2) b) Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level

manajerial (W2)

A 1

b) Tingginya biaya perekrutan karyawan (W3) A 1

(23)

b) Sistem dokumentasi yang masi konvensional (W4) B 2 a) Memperhatikan kesejahteraan karyawan (S2)

B 2

A 1

A 2

B 2

A 2

(24)

A 3

A 2

b) Tingginya perekrutan karyawan (W3) A 2

B 1

b) Kurangnya komunikasi dari karyawan pusat dan cabang (W5)

A 1

a) Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan (S5)

A 1

a) Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan (S5) b) Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level

manajerial (W2)

A 2

a) Memiliki hubungan yang baik dengan

(25)

pelanggan (S5)

B 2

B 1

a) Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai (W1)

A 2

A 1

B 2

B 1

a) Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level manajerial (W2)

A 1

a) Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level

manajerial (W2) B 2

(26)

b) Sistem dokumentasi yang masih konvensional (W4) a) Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level

manajerial (W2)

B 2

a) Tingginya biaya perekrutan karyawan (W3)

b) Sistem dokumentasi yang masih konvensional (W4) B 3 a) Tingginya biaya perekrutan karyawan (W3)

B 1

a) Sistem dokumentasi yang masih konvensional (W4) b) Kurangnya komunikasi antara karyawan pusat dan

cabang (W5)

A 2

( Sumber : PT GPL JAYA Ekspedisi)

(27)

Tabel 3.2 Rangkuman pembobotan matriks IFE ( Internal Factor Evaluation ) S1 S2 S3 S4 S5 W1 W2 W3 W4 W5

S1 1 1 1 0,33 0,5 0,33 2 1 0,33 0,5

S2 1 1 2 0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5

S3 1 0,5 1 0,5 0,5 0,5 1 2 0,5 2

S4 3 2 2 1 0,5 3 2 2 1 1

S5 2 2 2 2 1 1 2 2 0,5 1

W1 3 2 2 0,33 1 1 2 1 0,5 1

W2 0,5 1 1 0,5 0,5 0,5 1 1 0,5 0,5

W3 1 1 0,5 0,5 0,5 1 1 1 0,33 1

W4 3 2 2 1 2 2 2 3 1 2

W5 2 2 0,5 1 1 1 2 1 0,5 1

TOTAL 17,5 14,5 14 7,66 8 10,83 16 15 5,66 10,5

(Sumber : Penulis)

(28)

Tabel 3.3 Tabel normalisasi Matriks IFE ( Internal Factor Evaluation )

S1 S2 S3 S4 S5 W1 W2 W3 W4 W5 Total Bobot S1

0,06 0,07

0,07

0,04

0,06

0,03

0,13 0,07 0,06

0,05

0,63

0,06 S2

0,06 0,07

0,14

0,07

0,06

0,05

0,06 0,07 0,09

0,05

0,71

0,07 S3

0,06 0,03

0,07

0,06

0,05

0,06 0,13 0,09

0,19

0,81

0,08 S4

0,17 0,14

0,14

0,13

0,06

0,28

0,13 0,13 0,18

0,10

1,45

0,15 S5

0,11 0,14

0,14

0,26

0,13

0,09

0,13 0,13 0,09

0,10

1,32

0,13 W1

0,17 0,14

0,14

0,04

0,13

0,09

0,13 0,07 0,09

0,10

1,09

0,11 W2

0,03 0,07

0,07

0,06

0,05

0,06 0,07 0,09

0,05

0,61

0,06 W3

0,06 0,07

0,04

0,07

0,06

0,09

0,06 0,07 0,06

0,10

0,66

0,07 W4

0,17 0,14

0,14

0,13

0,25

0,18

0,13 0,20 0,18

0,19

1,71

0,17 W5

0,11 0,14

0,04

0,13

0,09

0,13 0,07 0,09

0,10

1,01

0,10 Total

1,00 1,00

1,00

10,00

1,00 (Sumber : Penulis)

(29)

Tabel 3.4 Matriks IFE ( Internal Factor Evaluation ) Faktor-Faktor

Lingkungan Internal Bobot Peringkat Jumlah Kekuatan :

• Adanya Sumber Daya Manusia yang bekompetensi

0,06 3 0,18

• Memperhatikan kesejahteraan karyawan 0,07 2 0,14

• Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban dan suku cadang

0,08 3 0,24

• Adanya permodalan yang kuat 0,15 4 0,6

• Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan

0,13 3 0,39

Kelemahan :

• Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang

memadai 0,11 2 _0,22

• Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level manajerial

0,06 1 0,06

• Tingginya biaya perekrutan karyawan 0,07 1 0,07

• Sistem dokumentasi yang masih konvensional 0,17 2 0,34

• Kurangnya komunikasi antara karyawan pusat dan cabang

0,10 2 0,20

Total 1,00 2,44

(Sumber : PT GPL JAYA Ekspedisi)

(30)

Dari hasil proses input pada matriks IFE ( Internal Factor Evaluation ) dapat diketahui bahwa total jumlah nilai yang diperoleh perusahaan adalah sebesar 2,44. Dimana hal tersebut dapat disimpulkan bahwa perusahaan mempunyai posisi internal yang kurang kuat.

3.5.2 Matriks EFE ( External Factor Evaluation )

Pada matriks Evaluasi Faktor Eksternal akan dilakukan perhitungan terhadap faktor – faktor yang mempengaruhi perusahaan dari lingkungan eksternal perusahaan dengan memberikan bobot dan rating pada setiap faktor yang telah di identifikasi. Perusahaan dikatakan memiliki respon yang baik terhadap peluang dan ancaman yang berasal dari lingkungan eksternal, apabila mempunyai total nilai hasil perhitungan diatas rata-rata, yakni 2,5.

Skala peringkat untuk matriks EFE :

1 = Respon perusahaan dibawah rata-rata 2 = Respon perusahan rata-rata

3 = Respon perusahaan diatas rata-rata 4 = Respon perusahaan sangat bagus

(31)

Tabel 3.5 Pembobotan Matriks EFE (External Factor Evaluation )

Faktor – faktor Eksternal A / B Bobot (1-3) a) Meningkatkan kerjasama dengan lembaga

pemerintah (O1)

b) Tersedianya banyak kesempatan kerjasama dengan perusahaan lain (O2)

A 2

a) Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah (O1)

b) Memperluas jaringan bisnis seiring dengan diberlakukannya AFTA (O3)

B 2

b) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

B 2

b) Banyak penyedia IT, Khususnya provider internet yang murah (O5)

B 3

a) Tersedianya banyak kesempatan kerjasama dengan perusahaan lain (O2)

b) Memperluas jaringan bisnis seiring dengan diberlakukannya AFTA (O3)

A 2

b) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4) B 2 a) Tersedianya banyak kesempatan kerjasama

(32)

dengan perusahaan lain (O2)

b) Banyak penyedia IT, khususnya provider internet murah (O5)

B 3

a) Memperluas jaringan bisnis seiring dengan diberlakukannya AFTA (O3)

b) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

B 2

b) Banyak penyedia IT, khususnya provider internet murah (O5)

B 3

a) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4) b) Banyak penyedia IT, khususnya provider internet

murah (O5)

A 1

b) Kebijakan pemerintah yang memberatkan (T1)

A 1

b) Keadaan ekonomi yang tidak stabil (T2)

A 1

b) Harga Bahan bakar yang tidak stabil (T3)

B 2

b) Persaingan harga antara perusahaan pesaing (T4)

A 1

(33)

b) Kondisi cuaca yang ekstrim (T5)

B 2

A 2

B 2

A 2

B 1

A 1

B 2

(34)

A 1

B 1

a) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

b) Kebijakan pemerintah yang memberatkan (T1) A 2 a) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

b) Keadaan ekonomi yang tidak stabil (T2) B 2 a) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

b) Harga Bahan bakar yang tidak stabil (T3) B 2 a) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

b) Persaingan harga antara perusahaan pesaing (T4) A 1 a) Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan (O4)

b) Kondisi cuaca yang ekstrim (T5) B 1

a) Banyak penyedia IT, khususnya Provider internet yang murah (O5)

A 3

b) Kondisi ekonomi yang tidak stabil (T2)

B 2

(35)

B 2

A 1

a) Kebijakan pemerintah yang memberatkan (T1)

b) Keadaan ekonomi yang tidak stabil (T2) A 2 a) Kebijakan pemerintah yang memberatkan (T1)

b) Harga Bahan bakar yang tidak stabil (T3) B 1 a) Kebijakan pemerintah yang memberatkan (T1)

b) Persaingan harga antara perusahaan pesaing (T4) A 1 a) Kebijakan pemerintah yang memberatkan (T1)

a) Keadaan ekonomi yang tidak stabil (T2)

b) Harga Bahan bakar yang tidak stabil (T3) A 2 a) Keadaan ekonomi yang tidak stabil (T2)

b) Persaingan harga antara perusahaan pesaing (T4) A 3

a) Keadaan ekonomi yang tidak stabil (T2)

b) Kondisi cuaca yang ekstrim (T5) A 1

a) Harga Bahan bakar yang tidak stabil (T3)

(36)

b) Persaingan harga antara perusahaan pesaing (T4) A 2 a) Harga Bahan bakar yang tidak stabil (T3)

a) Persaingan harga antara perusahaan pesaing (T4)

b) Kondisi cuaca yang ekstri (T5) B 2

Tabel 3.6 Rangkuman pembobotan matriks EFE ( External Factor Evaluation ) O1 O2 O3 O4 O5 T1 T2 T3 T4 T5

O1 1 2 0,5 0,5 0,33 1 1 0,5 1 0,5

O2 0,5 1 2 0,5 0,33 2 2 0,5 2 1

O3 2 0,5 1 0,5 0,33 1 0,5 1 1 1

O4 2 2 2 1 1 2 0,5 0,5 1 1

O5 3 3 3 1 1 3 0,5 0,5 0,5 1

T1 1 0,5 1 0,5 0,33 1 2 1 1 0,5

T2 2 0,5 2 2 2 0,5 1 2 3 1

T3 2 2 1 2 2 1 0,5 1 2 0,5

T4 1 0,5 1 1 2 1 0,33 0,5 1 0,5

T5 2 1 1 1 1 2 1 2 2 1

TOTAL 16,5 13 14,5 10 10,32 14,5 9,33 9,5 14,5 8

(Sumber : Penulis)

(37)

Tabel 3.7 Tabel normalisasi Matriks EFE ( External Factor Evaluation )

O1 O2 O3 O4 O5 T1 T2 T3 T4 T5 Total Bobot

O1 0,06

0,15

0,03

0,05

0,03

0,07

0,11

0,05

0,07

0,06

0,69

0,07 O2

0,03 0,08

0,14

0,05

0,03

0,14

0,21

0,05

0,14

0,13

0,99

0,10 O3

0,12 0,04

0,07

0,05

0,03

0,07

0,05

0,11

0,07

0,13

0,73

0,07 O4

0,12 0,15

0,14

0,10

0,14

0,05

0,07

0,13

1,05

0,10 O5

0,18 0,23

0,21

0,10

0,21

0,05

0,03

0,13

1,29

0,13 T1

0,06 0,04

0,07

0,05

0,03

0,07

0,21

0,11

0,07

0,06

0,77

0,08 T2

0,12 0,04

0,14

0,20

0,19

0,03

0,11

0,21

0,13

1,38

0,14 T3

0,12 0,15

0,07

0,20

0,19

0,07

0,05

0,11

0,14

0,06

1,17

0,12 T4

0,06 0,04

0,07

0,10

0,19

0,07

0,04

0,05

0,07

0,06

0,75

0,08 T5

0,12 0,08

0,07

0,10

0,14

0,11

0,21

0,14

0,13

1,18

0,12 Total

1,00 1,00

1,00

10,00

1,00 (Sumber : Penulis)

(38)

Tabel 3.8 Matriks EFE ( External Factor Evaluation ) Faktor-Faktor

Lingkungan Eksternal Bobot Peringkat Jumlah Peluang :

• Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah

0,07 4 0,28

• Tersedianya banyak kesempatan kerjasama dengan perusahaan lain

0,10 3 0,30

• Memperluas jaringan bisnis seiring telah diberlakukannya AFTA

0,07 3 0,21

• Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan 0,10 3 0,30

• Banyaknya penyedia IT, khususnya provider internet yang murah

0,13 4 0,52

Ancaman :

• Kebijakan pemerintah yang memberatkan 0,08 2 0,16

• Keadaan Ekonomi yang tidak stabil 0,14 1 0,14

• Harga Bahan bakar yang tidak stabil 0,12 2 0,24

• Persaingan harga antara perusahaan pesaing 0,08 2 0,16

• Kondisi cuaca yang ekstrim 0,12 1 0,12

Total 2,43

(39)

Dari hasil proses input pada matriks EFE ( External Factor Evaluation ) dapat diketahui bahwa total jumlah nilai yang diperoleh perusahaan adalah sebesar 2,43. Dimana hal tersebut dapat disimpulkan bahwa perusahaan sedikit belum maksimal dalam merespon terhadap peluang dan ancaman yang berasal dari lingkungan eksternal.

3.6 Tahap Pencocokan data

3.6.1 Matriks SWOT ( Strength, Weakness, Opportunity, and Theart Matrix ) Setelah proses input data yang telah dilakukan, dapat diketahui nilai untuk masing- masing faktor internal dan eksternal berdasarkan matriks IFE (Internal Factor Evaluation) dan EFE (External Factor Evaluation) yang masing-masing bernilai 2,44 untuk IFE dan 2,43 untuk EFE. Yang kemudian dapat disimpulkan bahwa kekuatan internal dan respon terhadap peluang dan ancaman berasal dari lingkungan eksternal PT GPL JAYA Ekspedisi masih dikatakan belum kuat. Oleh sebab itu, perlu dilakukan proses perumusan strategi-strategi yang sesuai dan tepat untuk diterapkan pada perusahaan agar mampu memanfaatkan peluang-peluang dan peluang-peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan dan ancaman yang ada pada perusahaan.

1) Untuk mendapatkan koordinat titik X, Jumlah hasil perkalian dari bobot dan peringkat Strength (S) dikurangi dengan jumlah hasil perkalian dari bobot dan peringkat Weakness (W), sehingga didapat perhitungan sebagai berikut :

Strength (S) : 1,55 Weakness (W) : 0,89 – Titik X : 0,66

2) Untuk mendapatkan koordinat titik Y, Jumlah hasil perkalian dari bobot dan peringkat Opportunities (O) dikurangi dengan jumlah hasil perkalian dari bobot dan peringkat Threats (T), sehingga didapat perhitungan sebagai berikut : Opportunities (O) : 1,61

(40)

Threats (T) : 0,82 – Titik Y : 0,79

Dari hasil perhitungan diatas, maka di dapat koordinat pada titik ( 0,66 ; 0,79 ) yang terletak pada kuadran pertama, dimana menjelaskan bahwa posisi relatif perusahaan PT GPL JAYA Ekspedisi memiliki Strength yang didukung untuk memanfaatkan Opportunity yang ada.

Sehingga diperlukan strategi yang sesuai dan tepat untuk mendukung proses bisnis perusahaan, agar mampu bersaing dengan kompetitornya dimasa yang akan datang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 3.4

Posisi relative PT GPL JAYA Ekspedisi (Sumber : Penulis)

O

S

T W

0,66

0,79 (0,66 ; 0,79 )

(41)

Tabel 3.9 Matriks SWOT PT GPL JAYA Ekspedisi IFE

EFE

Strengths (S)

• Adanya sumber daya manusia yang berkompetensi

• Memperhatikan

kesejahteraan karyawan

• Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban dan suku cadang

• Adanya permodalan yang kuat

• Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan

Weaknesses (W)

• Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai

• Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level manajerial

• Tingginya biaya perekrutan karyawan

• Sistem dokumentasi yang masih

konvensional

• Kurangnya komunikasi antara karyawan pusat dan cabang

Opportunities (O)

• Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah

• Tersedianya banyak kesempatan kerjasama dengan perusahaan lain

• Memperluas jaringan bisnis seiring telah diberlakukannya AFTA

• Tersedianya banyak jasa kredit kendaraan

• Banyaknya penyedia IT, khususnya Prov ider internet murah

Strategi SO

Strategi Penetrasi pasar (S1, S4, S5, O1, O2, O3)

Strategi integrasi ke belakang

( S2, S3, O4 )

Strategi WO

Strategi Pengembangan produk (W1, W4, W5, O5)

( W2, W3, O1, O2 )

(42)

Threats (T)

• Kebijakan pemerintah yang memberatkan

• Keadaan ekonomi yang tidak stabil

• Harga bahan bakar yang tidak stabil

• Persaingan harga antara perusahaan pesaing

• Kondisi cuaca yang ekstrim

Strategi ST

Strategi Pengembangan produk (S1, S4, S5, T2, T3, T4)

( S2, S3, T1 )

Strategi WT

Strategi Pengembangan produk ( W1, W4, W5, T4 )

(Sumber : Penulis) Keterangan :

1. Strategi SO ( Strength – Opportunities ) a. Strategi Penetrasi pasar :

- Meningkatkan jaringan bisnis dengan ikut serta dalam kegiatan distribusi barang ke yang datang dari luar negri maupun yang akan dikirim ke luar negri ( Ekspor – Impor ) melalui kerjasama dengan pemerintah dan perusahaan yang bersakala internasional

- Penginvestasian IT dalam perusahaan, khususnya dalam manajemen e-business yang berbasis jaringan intranet yang akan mendukung proses bisnis perusahaan.

- Memperbanyak jumlah unit truk angkutan barang, sehingga mampu meningkatkan pelayanan dan pemenuhan permintaan jasa angkutan barang ke wilayah yang lebih luas.

b. Strategi integrasi kebelakang :

- Membuat perjanjian kerjasama dengan penyedia suku cadang dan ban bagi perusahaan.

(43)

2. Strategi ST ( Strength – Threats ) a. Strategi pengembangan produk :

- Memaksimalkan proses manajemen bisnis yang ada agar mampu meminimalkan biaya sehingga tetap mampu memberikan harga yang kompetitif dengan perusahaan pesaing dengan merancang situs web e-business management yang berbasis intranet.

3. Strategi WO ( Weakness – Opportunities ) a. Strategi pengembangan produk :

- Merancang suatu situs web e-business management yang berbasis intranet agar mampu mendukung proses manajemen di lingkungan internal perusahaan serta mampu mendapatkan umpan balik (Feedback ) dari konsumen maupun pemasok (supplier) suku cadang dan ban.

4. Strategi WT ( Weakness – Threats ) a. Strategi pengembangan produk :

- Melakukan perbaikan dalam manajemen perusahaan dengan merancang suatu situ web e-business management yang berbasis intranet

(44)

3.6.2 Matriks IE ( Internal – External Matrix )

Selanjutnya berdasarkan skor atau hasil pembobotan yang dilakukan pada matriks IFE ( External Factor Evaluation ) dan matriks EFE ( Internal Factor Evaluation ) yaitu masing-masing 2,44 untuk IFE sebagai sumbu X dan 2,43 untuk EFE sebagai sumbu Y, maka dapat digambarkan dalam matriks IE ( Internal – External ) sebagai berikut :

Tabel 3.10 Matriks IE ( Internal – External ) PT GPL JAYA Ekspedisi

(Sumber : Penulis)

Dari hasil pencocokan pada matriks IE, dapat di ketahui bahwa PT GPL JAYA Ekspedisi berada pada sel V yang menunjukkan bahwa strategi yang bisa diterapkan perusahaan adalah menjaga dan mempertahankan ( Hold and maintain ), dimana pada startegi ini ada dua strategi yang digunakan yaitu :

I II III

IV V VI

VII VIII IX

SK O R BO BO T TO TA L MA TR IK S EF E R e nda h Se da ng Ti nggi 1, 0 – 1, 99 2, 00 – 2, 99 3, 00 – 4, 00

SKOR BOBOT TOTAL MATRIKS IFE

Kua t Ra ta ‐ra ta Lemah

3,00 – 4,00 2,00 – 2,99 1,0 – 1,99

(45)

1. Penetrasi pasar

Strategi penetrasi pasar adalah strategi yang mengusahakan peningkatan pangsa pasar untuk produk dan jasa yang ada di pasar saat ini melalui upaya-upaya pemasaran yang lebih besar.

2. Pengembangan produk

Strategi pengembangan produk adalah strategi yang mengupayakan peningkatan penjualan dengan cara memperbaiki atau memodifikasi produk atau jasa yang ada ada saat ini.

(46)

3.6.3 Matriks Strategi Besar ( Grand Strategy Matrix )

Pada matriks strategi besar ( Grand Strategy Matrix ), dalam menentukan posisi atau merumuskan strategi alternatif perusahaan didasarkan pada dua dimensi evaluatif, yaitu posisi kompetitif perusahaan dan pertumbuhan pasar (industri).

Gambar 3.5 Matriks Strategi Besar

(Sumber : Penulis) Kuadran II

1. Pengembangan pasar 2. Penetrasi pasar 3. Pengembangan

produk

4. Integrasi horizontal 5. Divestasi

6. Likuidasi

Kuadran I

1. Pengembangan pasar 2. Penetrasi pasar 3. Pengembagan produk 4. Integrasi ke depan 5. Integrasi ke belakang 6. Integrasi horizontal 7. Diversifikasi terkait

Kuadran III 1. Penciutan

2. Diversifikasi terkait 3. Diversifikasi tak terkait 4. Divestasi

5. Likuidasi

Kuadran IV

1. Diversifikasi terkait 2. Diversifikasi tak terkait

3. U saha patungan (Joint Venture) PERTUMBUHAN PASAR YANG CEPAT

PERTUMBUHAN PASAR YANG LAMBAT

POSISI KOMPETITIF YANG LEMAH

POSISI KOMPETITIF

YANG KUAT

(47)

Apabila diperhatikan pada tahap pencocokan strategi perusahaan sebelumnya pada matriks SWOT, dapat disimpulkan bahwa posisi strategi PT GPL JAYA Ekspedisi dalam matriks Strategi besar berada pada kuadran I. Dimana dalam kuadran I terdapat beberapa strategi seperti pengembangan pasar, penetrasi pasar, pengembangan produk, integrasi ke depan, integrasi horizontal dan diversifikasi terkait.

3.7 Tahap Keputusan

3.7.1 Matriks Perencanaan Strategi Kuantitatif (QSPM)

Pada matriks perencanaan strategi kuantitatif ( Quantitative Strategic Planning Matrix ) hasil setiap strategi yang dihasilkan dari matriks SWOT, IE, dan strategi besar dijabarkan dalam table rangkuman alternatif strategi guna mengetahui strategi mana yang cocok untuk diterapkan dengan kondisi perusahaan saat ini.

Tabel 3.11 Rangkuman alternative strategi PT GPL JAYA Ekspedisi No Alternatif strategi Frekuensi kemunculan

(matriks SWOT, IE, dan Strategi Besar)

Kemungkinan untuk

dilakukan

Alasan (untuk kemungkinan tidak bisa dilakukan)

1 Pengembangan pasar 1 x Bisa

2 Penetrasi pasar 3 x Bisa

3 Pengembangan produk 5 x Bisa

4 Integrasi ke depan 1 x Tidak Karena dalam

perusahaan jasa angkutan, tidak memiliki retailer atau

(48)

distributor 5 Integrasi ke belakang 4 x Bisa

6 Integrasi horizontal

1 x Tidak Karena

perusahaan belum cukup kuat untuk mengambil alih kepemilikan atas perusahaan pesaing

7 Diversifikasi terkait 1 x Tidak Karena

perusahaan masih belum memiliki

manajemen yang kuat

(Sumber : Penulis) Berdasarkan tabel rangkuman alternatif strategi dapat diketahui bahwa strategi yang dapat diterapkan adalah strategi pengembangan pasar, penetrasi pasar, pengembangan produk, dan integrasi kebelakang. Kemudian dari ke empat strategi tersebut, diambil dua strategi yang memiliki frekuensi kemunculan paling tinggi sehingga dapat mempermudah dan membantu dalam pengambilan keputusan untuk strategi yang nantinya cocok diterapkan PT GPL JAYA Ekspedisi. Strategi tersebut antara lain strategi pengembangan produk yang memiliki frekuensi kemunculan 5x dan integrasi kebelakang yang memiliki frekuensi kemunculan 4x.

Dengan demikian dapat dijabarkan dalam matriks perencanaan strategi kuantitatif ( Quantitative Strategic Planning MatrixI ) untuk strategi alternatif perusahaan PT GPL JAYA Ekspedisi sebagai berikut.

(49)

Tabel 3.12 Matriks Perencanaan strategi kuantitatif (QSPM) PT GPL JAYA Ekspedisi Alternatif Strategi

Faktor Kunci Bobot Pengembangan produk Integrasi kebelakang AS TAS AS TAS Kekuatan

1. Adanya SDM yang berkompetensi

0,06 ^- ^-

2. Memperhatikan

kesejahteraan karyawan

0,07 ^{- -}

3. Memiliki hubungan yang baik dengan supplier ban dan suku cadang

0,08 ^{2 0,16 4}^0.32

4. Adanya permodalan yang kuat

0,15 ^{4 0,60 2}^0,30

5. Memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan

0,13 ^{- -}

Kelemahan

1. Tidak tersedianya fasilitas dan teknologi yang memadai

0,11 ⁴ ^0,44 ² ^0,22

(50)

2. Sedikitnya kesempatan untuk promosi di level manajerial

0,06 ^{- -}

3. Tingginya biaya perekrutan karyawan

0,07 ^{- -}

4. Sistem dokumentasi yang masih konvensional

0,17 ^{4 0,68 1}^0,17

5. Kurangnya komunikasi antara karyawan pusat dan cabang

0,10 ^{3 0,30 1}^0,10

1,00 Peluang

1. Meningkatnya kerjasama

dengan lembaga pemerintah

0,07 - -

2. Tersedianya banyak kesempatan kerjasama dengan perusahaan lain

0,10 1 0,10 4 0,40

3. Memperluas jaringan bisnis seiring telah diberlakukannya AFTA

0,07 ^{4 0,28 3}^0,21

4. Tersedia banyak jasa 0,10 ^{- -}

(51)

kredit kendaraan

5. Banyak penyedia IT, khususnya provider internet yang murah

0,13 ^{4 0,52 3}^0,39

Ancaman :

1. Kebijakan pemerintah yang memberatkan

0,08 - -

2. Keadaan ekonomi yang tidak stabil

0,14 ^{- -}

3. Harga bahan bakar yang tidak stabil

0,12 ^{- -}

4. Persaingan harga antara perusahaan pesaing

0,08 ^{3 0,24 4}^0,32

5. Kondisi cuaca yang ekstrim

0,12 ^{3 0,36 1}^0,12

1,00 3,68 2,55

(Sumber : PT GPL JAYA Ekspedisi) Berdasarkan hasil dari matriks perencanaan strategi kuantitatif di dapat strategi yang lebih dominan dan cocok diterapkan diperusahaan yaitu “ strategi pengembangan produk “ yang memiliki total nilai 3,68 lebih besar dari “ strategi integrasi kebelakang “ dengan nilai 2,55.

(52)

3.8 Rancangan Solusi Pemecahan

Strategi pengembangan produk/jasa merupakan strategi yang mengupayakan peningkatan penjualan/pelayanan atas jasa yang diberikan dengan cara memperbaiki atau memodifikasi produk atau jasa yang sudah ada saat ini. Salah satu alternative untuk implementasi strategi pengembangan produk/jasa tersebut adalah melalui perancangan e-business management yang berbasis intranet melalui website guna mempermudah proses bisnis perusahaan.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada flowchart halaman berikutnya:

(53)

Gambar 3.6 Flowchart e-business management PT GPL JAYA Ekspedisi Sumber : Penulis

Penerimaan order dari pelanggan

Karyawan mengecek harga dan menginput order dalam sistem yang online

Karyawan mengecek pada sistem,untuk menentukan kapasitas barang yang akan dikirim pelanggan sesuai dengan kapasitas truk yang ada

Partai Kecil Partai Besar

Pembuatan invoice dengan meng-input data pelanggan dan jumlah kuantitas barang kemudian di cetak untuk diberikan copy nya kepada

Meng-input data surat jalan kendaraan untuk dicetak dan diberikan kepada supir , kemudian supir berangkat ke kota tujuan

Pendataan dan perhitungan barang berdasarkan masing-masing invoice untuk dimuat di dalam kendaraan

Pembuatan invoice dengan meng-input data pelanggan dan jumlah kuantitas barang kemudian di cetak untuk diberikan kepada supir agar diserahkan kepada pelanggan setelah barang nya di muat di dalam kendaraan

Supir membawa barang ke kantor untuk dilakukan Pendataan dan perhitungan barang yang telah dimuat berdasarkan invoice yang telah dibuat untuk dicocokan

Karyawan meng-update status barang kiriman untuk tiap-tiap nomer invoice yang telah dicetak dan diberikan kepada pelanggan

Penyimpanan setiap invoice dan surat jalan kendaraan dalam database server untuk kemudian dapat digunakan bagi keperluan perusahaan

Penerimaan barang di kantor perwakilan dan pembongkaran barang digudang serta pengiriman barang ke alamat tujuan pelanggan

Kurir meminta tanda terima kepada pelanggan sebagai bukti bahw a barang telah diantar ketempat tujuan pelanggan dengan selamat

Karyawan meng-update status kiriman dan kemudian memeriksa apakah tagihan telah dibayarkan oleh pelanggan , apabila belum dibayar kemudian akan ditagi hkan oleh kurir berdasarkan tanda

Karyawan meng-update status pembayaran pelanggan, kemudian disimpan dalam database guna keperluan dokumentasi

(54)

Sistem manajemen ini diharapkan mampu untuk mengkoordinasi dan membantu serta memperlancar komunikasi dua arah antar tiap kantor wilayah guna berbagi informasi- informasi tentang proses pengiriman barang, mulai dari proses pembuatan invoice, proses muat dan bongkar barang sampai ke detail tentang nomor polisi kendaraan dan supir yang akan mendukung proses bisnis pengiriman barang agar dapat memberikan pelayanan dan kepuasan yang optimal bagi pelanggan.

Deskripsi sistem manajemen ini adalah sebagai berikut :

• Proses penerimaan order pengiriman barang dari pelanggan langsung di input secara online dalam website intranet sehingga di tiap-tiap kantor wilayah dapat memantau secara langsung invoice atas pengiriman barang tersebut dan dapat mencetaknya sendiri guna keperluan distribusi barang yang akan dikirim dan diantarkan ke tempat tujuan.

• Pencatatan secara langsung yang di input dalam komputer atas jumlah barang yang akan dimuat atau dikirim yang telah dihitung terlebih dahulu dan telah dipastikan jumlahnya, sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam proses bongkar barang.

• Menyediakan fasilitas untuk merespon permintaan pelanggan yang mengirim barang dalam partai besar apabila menginginkan prioritas untuk mengantar barang kirimannya ke toko atau gudang penerima barang.

• Sistem yang dapat menyimpan seluruh laporan atau invoice yang telah ditagih maupun yang belum ditagih dalam tiap periode, sehingga dapat diterlihat dan terdata dengan jelas pendapatan yang diperoleh untuk masing-masing kendaraan.

• Sistem yang terintegrasi secara intranet dalam perusahaan, sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja oleh orang yang memiliki wewenang dan berkepentingan saja guna memberikan informasi yang berguna bagi proses bisnis perusahaan.