38 3.1 Profil Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Barfo Sis (BS) Alkhairaat adalah perusahaan jasa yang bergerak dibidang biro perjalan wisata. D imana kegiiatan utamanya adalah menyelenggarakan perjalanan ibadah umrah dan haji plus. Didirikan pada tanggal 25 November 1995 berdasarkan SK. MENAG RI NO 505 TAHUN 1995. Oleh Ibu Nadra Muhammad yang sebelumnya bekerja di sebuah perusahaan tour dan travel besar PT. Tiga Utama Travel yang saat itu merupakan perusahaan yang mendominasi dalam mengurusi perjalanan umrah dan haji. Menyadari bahwa semakin besarnya kebutuhan masyarakat Indonesia dalam melakukan perjalanan umrah dan haji, dan belum banyak tersedia agen perjalanan, Ibu Nadra Muhammad mendirikan biro perjalanan wisata yang diberi nama PT. BS. Alkhairaat.
Dengan komitmen kuat dan kerja keras akhirnya PT. BS. Alkhairaat mengalami perkembangan dan turut bersaing dengan biro-biro perjalanan wisata lain. Perlahan namun pasti PT. BS. Alkhairaat mendapat kepercayaan baik dari masyarakat maupun perusahaan-perusahaan. Pada saat ini PT. BS. Alkhairaat memiliki cabang di Palu, dan juga memiliki Pusat Informasi Daerah yang tersebar di Indonesia. Pusat Informasi Daerah tersebut antara lain berada di: Surabaya, Semarang, Ternate, Ambon, Gorontalo, Bali, dan Medan. Dan hingga kini aktif memberikan kontribusi terhadap perkembangan jumlah jemaah/peserta umrah dan haji Indonesia setiap tahunnya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT. BS. Alkhairaat adalah “Menjadi perusahaan penyelenggara Umrah dan Haji yang tumbuh dan berkembang, serta mampu bersaing dengan perusahaan lain dengan mengandalkan kualitas dan layanan prima”.
Misi yang dipegang PT. BS. Alkhairaat adalah:
1. PT. BS. Alkhairaat menghantarkan jemaah haji dan Umrah dengan mengutamakan kualitas pelayanan, kemudahan, kesesuaian biaya, kenyamanan dan kekhusyukan jamaah.
2. PT. BS. Alkhairaat menyempurnakan ibadah jemaah melalui pembekalan pengetahuan tentang tata cara ibadah yang sesuai syariat dan bimbingan yang intens dari para muthowif yang berpengalaman.
3. PT. BS. Alkhairaat menjadi perusahaan yang memiliki komitmen sosial sehingga bermanfaat bagi masyarakat.
4. PT. BS. Alkhairaat selalu meningkatkan kesejahteraan bagi seluruh sumber daya manusianya demi mencapai tujuan perusahaan.
3.1.3 Lokasi Perusahaan
Saat ini PT. BS. Alkhairaat telah memiliki kantor pusat dan 1 kantor cabang. • Kantor Pusat
Alamat : Graha Anugerah Lt. 1, Jl. Raya Pasar Minggu No. 17A. Pancoran Jakarta Selatan 12780
Telepon : (021) 7983424 (Hunting), (021) 7983426 Faks : (021) 7983425
E-mail : [email protected] Website : www.bsalkhairaat.com
Jam Kerja Operasional
Senin - Jumat : 08.30 - 17.00
Sabtu : 08.30 - 13.00
• Kantor Cabang
Alamat : Jl. Bakuku No. 1, Palu Barat. Sulawesi Tengah Telepon : (0451) 411804
Faks : (0451) 455719
Jam Kerja Operasional
Senin - Jumat : 08.30 – 17.00
Sabtu : 08.30 – 13.00
3.1.4 Produk Pelayanan Perusahaan
Ruang lingkup pelayanan jasa yang disediakan PT. BS. Alkhairaat antara lain:
1. Pelayanan utama dari PT. BS. Alkhairaat adalah menjual dan menyelenggarakan paket-paket Tour Perjalanan Umrah dan Haji.
a. Paket-paket Perjalanan Umrah
¾ Paket Umrah Reguler 9 Hari
¾ Paket Umroh dan Tour Cairo 11 hari (Plus)
¾ Paket Umroh Awal, Tengah, atau Akhir Ramadhan 9 hari
b. Paket-paket Perjalanan Haji
¾ Paket Haji Arbain 30 Hari ¾ Paket Haji Non-Arbain 15 hari
2. Melayani pengurusan dokumen-dokumen perjalanan : ¾ Paspor
¾ Visa ¾ Lain-lain.
3.1.5 Daftar Keanggotaan
• Asosiasi Muslim Penyelenggara Haji & Umrah Republik Indonesia (AMPHURI) Dengan nomor induk anggota: 050/Ampuh/DPP/VIII/96.
• Association of The Indonesia Tours & Travel Agencies (ASITA) Dengan nomor induk anggota: 0431/VIII/DPP/96.
3.1.6 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan merupakan persyaratan mutlak yang harus dimiliki oleh suatu perusahaan karena struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dibutuhkan oleh perusahaan agar segala wewenang, tanggung jawab bagi setiap orang yang terlibat dalam suatu perusahaan dapat dipertanggung jawabkan.
Fungsi struktur organisasi adalah untuk menjelaskan spesifikasi dan spesialisasi kerja serta mewujudkan tugas unit kerja. Dengan demikian struktur organisasi ini mengandung unsur-unsur pembagian wewenang, tanggung jawab, pelaporan tugas, arus informasi, dan pengawasan di dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap pribadi mendapatkan ruang lingkup pekerjaan dan wewenang yang jelas sehingga terjalinlah suatu kerjasama yang baik antara atasan dan bawahan maupun dengan rekan sekerja dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Berikut ini adalah gambar struktur organisasi pada PT. BS. Alkhairaat:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Barfo Sis Alkhairaat
Sumber: PT. BS. Alkhairaat
3.1.7 Tanggung Jawab dan Wewenang
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada strukutr organisasi PT. BS. Alkhairaat adalah sebagai berikut:
1. Komisaris (Commissioner)
a) Melakukan pengawasan terhadap kebijakan Direksi dalam melaksanakan pengurusan perusahaan. COMMISSIONER DIRECTOR BRANCH MANAGER FINANCE
DIVISION MERKETING DIVISION OPERTIONA L DIVISION
SA LES &
b) Memberi nasehat kepada Direksi termasuk pelaksanaan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RPJPP), Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) serta ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar, keputusan RUPS dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c) Melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan, termasuk terhadap sistem pengendalian maupun akuntabilitas perusahaan.
2. Direktur (Director)
a) Mengetahui kegiatan perusahaan secara keseluruhan.
b) Melakukan pengelolaan perusahaan melalui pembuatan dan implementasi strategi perusahaan.
c) Bertanggung jawab atas kegiatan sehari-hari operasional perusahaan, penentuan target kinerja perusahaan maupun identifikasi serta pengawasan tolak ukur kinerja perusahaan.
d) Bersama-sama dengan komisaris perusahaan, memformulasikan visi serta menyusun RJPP dalam pencapaian visi tersebut.
3. Manajer Cabang (Branch Manager)
a) Melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan oleh direktur utama. b) Bertanggung jawab atas kemajuan dan kemunduran perusahaan. c) Menandatangani surat-surat yang bersifat prinsipil.
d) Membuat program kerja perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
e) Bertanggung jawab dan memberikan laporan tahunan mengenai laba dan rugi kepada direktur utama.
4. Divisi Keuangan (Finance Division)
a) Menangani keuangan perusahaan. b) Mengatur pembukuan perusahaan.
c) Bekerjasama dengan para manager lainnya yang bertanggung jawab atas perencanaan umum.
d) Memusatkan perhatian pada berbagai keputusan investasi dan pembiayaan, serta segala hal yang berkaitan dengannya.
e) Bekerjasama dengan para manajer di perusahaan agar perusahaan dapat beroperasi seefisien mungkin.
5. Divisi Marketing (Marketing Division)
a) Mempromosikan perusahaan ke masyarakat.
b) Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.
c) Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta menentukan sistem promosi yang akan digunakan.
d) Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan sesuai dengan target yang ditentukan.
e) Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan.
6. Divisi Operasional (Operational Division)
a) Berhubungan secara langsung serta melakukan negosiasi dengan para client (hotel, maskapai penerbangan, kantor imigrasi, dan Departemen Agama). b) Memastikan lancarnya kegiatan operasional sehari-hari.
c) Membuat keputusan taktis seperti perencanaan penjualan, anggaran produksi, tenaga kerja, dan tingkat persediaan.
7. Petugas Penjualan Tiket (Sales & Ticketing)
a) Menguasai dengan baik informasi mengenai produk jasa yang ditawarkan perusahaan, dan memberikan informasi selengkap-lengkapnya kepada pelanggan.
b) Melakukan penjualan tiket maskapai penerbangan kepada pelanggan baik perjalanan domestik, internasional, Haji dan Umroh, serta paket-paket tour Umroh.
c) Melakukan pemesanan tiket terhadap maskapai penerbangan yang diinginkan oleh pelanggan.
d) Mengecek status ketersediaan tiket maskapai yang diinginkan oleh pelanggan. e) Memberikan laporan penjualan setiap harinya kepada Manajer Operasional.
8. Kurir (Messenger)
a) Mengantar dikumen-dokumen atau tiket, kepada pelanggan yang melakukan transaksi.
b) Bertanggung jawab secara langsung kepada Divisi Operasional dan Divisi Keuangan.
3.1.8 Kondisi Bisnis Perusahaan
Kondisi bisnis perusahaan dapat diketahui dengan menggunakan metode Five Forces Porter. Melalui analisa Porter kita dapat mengetahui berapa besar pengaruh
tekanan yang berasal dari kekuatan tawar-menawar pemasok, persaingan dari perusahaan sejenis, ancaman akan adanya produk pengganti, ancaman pendatang baru, dan dari pembeli.
Gambar 3.2 Analisis Porter PT. BS. Alkhairaat
Sumber: PT. BS. Alkhairaat
1. Kekuatan tawar-menawar dari pemasok (Bargaining power of suppliers).
Pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan PT. BS. Alkhairaat dalam melayani pelanggan berasal dari:
• Perusahaan-perusahaan maskapai penerbangan, yang merupakan pemasok bagi produk dan jasa transportasi udara (Garuda Indonesia, Qatar Airways, Kuwait Airways, Singapore Airlines, Emirates, Malaysia Airlines, Saudi Airlines, Emirates, Qantas, Royal Brunei).
• Hotel-hotel yang berlokasi di Mekkah, Madinah, Jeddah, dan Cairo (Ansar Alharam, Alsalfa, Zamzam Tower, Alfayruz Hotel, Alanshar Hotel, Hilton Tower, Grand Makkah, Aldakheel, Redsea Hotel, Albaia Hotel, dll).
• Rumah makan yang berada di lokasi wisata Umrah dan Haji.
Potensi masuknya pesaing baru
PT. NRA dan PT. Aruna
Kekuatan tawar menawar pemasok Maskapai penerbangan, Hotel Daya tawar-manawar pembeli Pelanggan individu Perusahaan
Ancaman dari produk atau layanan pengganti
Biro jasa dokumen perjalanan Penjualan tiket oleh maskapai
penerbangan Persaingan di antara
perusahaan sejenis
PT. Lintas Iskandaria , PT. Basmah, PT. Menara Suci, PT. Insani
Daya tawar pemasok tidak terlalu kuat, hal ini disebabkan:
• Pemasok terdiri dari banyak perusahaan yang sejenis, seperti: maskapai penerbangan, dan hotel. Misalkan, untuk penginapan/hotel musim Umrah di kota Makkah terdapat banyak hotel yang menyediakan fasilitas penginapan sehingga diantara pemasok tersebut terjadi persaingan harga.
• Produk pemasok tidak bersifat unik dan relatif bersifat umum.
2. Persaingan di antara perusahaan sejenis yang sudah ada (Competitor).
PT. BS. Alkhairaat menghadapi persaingan dengan perusahaan-perusahaan yang sejenis baik perusahaan yang besar maupun yang kecil, seperti: PT. Lintas Iskandaria , PT. Basmah, PT. Menara Suci, PT. Insani, dan lain-lain. Hal ini disebabkan karena perusahaan-perusahaan tersebut memiliki kesamaan dengan PT. BS. Alkhairaat jika dilihat dari bisnis dan pangsa pasarnya.
Persaingan tajam antara para pesaing dikarenakan oleh beberapa faktor, seperti: • Jumlah pesaing di Indonesia terlalu banyak dan kurang lebih setara dalam
ukuran dan kekuaran.
• Jenis layanan cenderung tertuju pada pangsa pasar yang sama, yaitu menengah dan menengah ke atas.
• Jenis produk dan layanan yang cenderung sama dan kurang bervariasi
• Harga produk yang berada pada kisaran nominal yang sama (karena biaya pokok umrah dan haji yang ditentukan oleh Departemen Agama Republik Indonesia)
3. Ancaman dari produk atau layanan pengganti (Threat of substitute producs or service).
Peluang adanya pengganti produk atau layanan semakin besar dikarenakan: Model bisnis PT. BS. Alkhairaat sangat bergantung pada pemasok, dimana dari pihak pemasok juga dapat menjual produk atau layanannya secara langsung kepada pelanggan (direct selling), seperti: tiket pesawat dan voucher hotel.
Produk atau jasa substitusi (pengganti) dari PT. BS. Alkhairaat dapat berupa: • Biro jasa pengurusan dokumen perjalanan seperti passport, dan visa.
• Penjualan tiket secara langsung oleh pihak supplier, dalam hal ini perusahaan, maskapai penerbangan.
4. Ancaman Pendatang Baru (New Entrants).
Pariwisata merupakan bidang industri yang sedang tumbuh dan berkembangan dengan pesat saat ini, hal ini dapat dilihat dari semakin banyaknya biro perjalanan wisata yang bermunculan.
Ancaman pendatang baru yang harus diperhatikan oleh pihak perusahaan adalah biro perjalanan wisata yang juga memfokuskan pelayanan jasanya dibidang haji dan umrah. Perusahaan-perusahaan tersebut antara lain PT. NRA Tour & Travel dan PT. Aruna. Alasan mengapa pendatang baru ingin memasuki industri biro perjalanan wisata adalah:
• Ancaman pendatang baru semakin besar karena tidak ada atau relatif kecil hambatan-hambatan yang membatasi perusahaan baru untuk masuk. Model bisnis ini hanya membutuhkan pelayanan pelanggan yang maksimal dan memuaskan.
• Semakin tingginya minat masyarakat khususnya masyarakat perkotaan untuk melakukan perjalanan wisata ibadaha haji maupun umrah. Hal ini dapat terlibat sangat jelas musim-musim liburan, dan saat bulan Ramadhan.
• Dengan semakin berkembangnya teknologi, maka saat ini memungkinkan perusahaan asing untuk ikut bersaing dalam industri biro perjalanan wisata di Indonesia. Penjualan produk dan jasa pariwisata melalui internet merupakan salah satu contoh yang paling jelas.
Sedangkan hambatan bagi pendatang baru untuk memasuki industri ini yaitu pemilik perusahaan biro perjalanan wisata harus mempunyai pengalaman yang cukup dan harus mengetahui lingkungan usaha dengan baik selain itu karyawan juga harus mempunyai keterampilan dan pengalaman yang sesuai dengan bidangnya.
5. Daya Tawar Menawar Pembeli (Buyer)
Pembeli memiliki daya tawar yang sangat besar dalam industri biro perjalanan wisata. Penyebab utamanya adalah karena ada banyak sekali perusahaan biro perjalanan wisata yang menawarkan produk dan jasanya kepada masyarakat. Semakin berkembangangnya teknologi informasi memungkinkan pembeli dapat memperoleh informasi dengan lebih luas sehingga pembeli kini dapat lebih selektif dalam memilih kebutuhan akan produk dan jasa pariwisata yang ditawarkan. Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan pembeli dalam memilihnya antara lain harga, mutu, dan kualitas dari produk dan jasa pariwisata yang ditawarkan. Yang menjadi pembeli bagi produk PT. BS. Alkhairaat adalah masyarakat yang membutuhkan layanan perjalanan ibadah umrah dan haji baik perorangan maupun perusahaan.
3.1.9 Profil Pelanggan PT. BS. Alkhairaat
Pelanggan PT. BS. Alkhairaat terdiri pelanggan dari individu (perorangan), keluarga, dan juga dari perusahaan-perusahaan yang ingin melaksanakan perjalanan umrah dan haji. Ketentuan utamanya adalah bergama muslim dan berkewarganegaraan Indonesia. Sejak berdiri sampai saat ini, PT. BS. Alkhairaat telah memberangkatkan Jemaah Haji Plus sebanyak kurang lebih sebanyak 3500 jemaah dan Umrah Plus kurang lebih sebanyak 6700 jemaah.
Tabel 3.1 Jumlah Jemaah PT. BS. Alkhairaat 3 Tahun Terakhir
2006 2007 2008 Total
Umrah 134 183 151 468
Haji 59 40 28 127
3.2 Proses Bisnis
Gambar 3.3 Prosedur Pemesanan dan Penjualan yang Sedang Berjalan
Sumber: PT. BS. Alkhairaat
3.2.1 Sistem Pemesanan Paket Perjalanan PT. BS. Alkhairaat
1. Calon pelanggan mendatangi perusahaan untuk mendapatkan informasi mengenai paket perjalanan yang akan dibeli.
2. Calon pelanggan akan dilayani oleh bagian sales & ticketing yang akan menanyakan tujuan, jadwal keberangkatan serta paket perjalanan yang diinginkan oleh calon pelanggan.
3. Bagian sales & ticketing juga memberi informasi mengenai harga paket yang tersedia sesuai dengan keinginan calon pelanggan.
4. Apabila calon pelanggan akan melakukan pemesanan, maka sales & ticketing akan mengecek ketersediaan tiket ke supplier (perusahaan penerbangan) apakah masih tersedia seat atau tidak.
5. Setelah calon pelanggan memilih paket perjalanan yang diinginkan, maka calon pelanggan diharuskan mengisi data-data pada formulir pemesanan yang disediakan perusahaan.
6. Data-data tersebut digunakan pihak perusahaan untuk melakukan pemesanan pada pihak penerbangan.
7. Setelah itu calon pelanggan membayar harga paket (membayar uang muka sebagai tanda jadi) dan memperoleh tanda bukti pembayaran.
8. Pelanggan diharuskan untuk melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan yaitu: Passport, KTP, Kartu Keluarga dan foto paling lambat 20 hari sebelum tanggal keberangkatan.
9. Tiket pun di proses. Perusahaan (divisi operasional) akan mulai memproses izin (visa) di Kedutaan Besar Arab Saudi di Indonesia.
10. Setelah di proses, seminggu sebelum pelaksanaan perjalanan, pelanggan melakukan pelunasan sisa pembayaran, setelah bagian keuangan menerima tanda bukti pelunasan dari pelanggan maka bukti pemesanan/tiket paket perjalanan diserahkan.
3.3 Analisis Masalah
Berdasarkan analisis Lima Kekuatan Porter yang telah dilakukan peneliti, maka diketahui bahwa pada saat ini PT. BS. Alkhairaat memiliki ancaman persaingan kuat dengan perusahaan-perusahaan sejenisnya (PT. Lintas Iskandaria dan PT. Basmah). Selain itu PT. BS. Alkhairaat juga dihadapkan dengan adanya ancaman produk pengganti (substitue product) yang berpeluang cukup besar mempersempit kegiatan bisnis perusahaan.
PT. BS. Alkhairaat juga memiliki ancaman akan tumbuhnya perusahaan-perusahaan biro perjalan wisata (pendatang baru) , hal ini disebabkan pariwisata merupakan bidang industri yang sedang tumbuh dan berkembangan dengan pesat saat ini sehingga makin banyak biro perjalanan wisata yang melihat potensi dari bisnis ini. Hal tersebut mempengaruhi daya tawar menawar pembeli yang menjadi sangat kuat karena banyaknya perusahaan biro perjalanan wisata yang menawarkan produk dan jasanya kepada masyarakat.
Masalah yang dihadapi oleh PT. BS. Alkhairaat ini adalah proses pemesanan yang berjalan saat ini cenderung kurang memudahkan calon pelanggan. Kegiatan operasional penjualan perusahaan yang selama ini masih dilakukan secara manual (konvensional) menyebabkan sulitnya perusahaan untuk mengembangkan pangsa pasarnya. Kegiatan pemasaran yang selama ini hanya melalui brosur, spanduk, dan iklan di media cetak membutuhkan biaya yang besar. Dan masih kurang menjangkau pasar-pasar yang berada di luar provinsi DKI Jakarta.
Jelas sekali terlihat proses bisnis PT. BS. Alkhairaat yang berjalan saat ini masih memerlukan perbaikan dan pengembangan, terutama dalam bidang pengenalan produk dan sistem pemesanan produknya.
