BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Perkembangan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT Samudera Perdana Transpotama didirikan pada tahun 1998, Pada awal berdirinya perusahaan memiliki modal disetor awal sebesar Rp.
200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Bisnis perusahaan adalah bergerak di bidang International Sea and Freight Forwarding, yaitu dalam hal kepengurusan kegiatan ekspedisi untuk kegiatan ekspor dan impor melalui udara (EMKU) dan laut (EMKL), kegiatannya meliputi antara lain mengurus dokumen ekspor impor (customs clearance), pemilihan rute dan jenis transportasi serta pemesanan tempat muat barang bagi perusahaan-perusahaan yang ingin melakukan kegiatan impor atau ekspor barang. PT Samudera Perdana Transpotama memiki SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) No. 28 / 09-01 / pb / V / 98 – Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia. Lokasi perusahaan berada di Kompleks Pertokoan Pulomas Blok I / 7, Kayu Putih - Jakarta. Sampai saat ini perusahaan sudah menjadi anggota dari GAFEKSI / INFA (Indonesian Freight Forwarders Association) dan memiliki PPJK (Perusahaan Pelayanan Jasa Kepabean) di Pelabuhan Tanjung Priok dan Bandara Internasional Soekarno – Hatta.
Dalam perkembangan usaha PT Samudera Perdana Transpotama mengutamakan pelayanan secara terus menerus dengan pendekatan yang luwes serta inovasi untuk memuaskan setiap pelanggannya. Penawaran tarif yang bersaing dan layanan yang penuh perhatian didukung dengan semangat, keramahtamahan dan dedikasi membuat perusahaan selalu memberikan kepuasan pada setiap pelanggan.
3.1.2 Filosofi, Visi, dan Misi Perusahaan
Filosofi perusahaan adalah “Excellent in all we do“ layanan yang memuaskan untuk setiap pelayanan yang diberikan perusahaan, karena ditunjang dengan pengalaman serta kerjasama yang ramah dalam melayani permintaan konsumen.
Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan global dan gomestik yang melayani konsumen secara penuh totalitas.
Misi perusahaan adalah:
• Memberikan layanan yang efesien dan berkualitas tinggi kepada pelanggan kami.
• Mengidentifikasi serta memenuhi setiap kebutuhan pelanggan.
• Mengatasi tantangan industri dengan selalu siap menghadapi setiap perkembangan dan perubahan yang ada dalam pasar.
3.1.3 Fasilitas Perusahaan
PT Samudera Perdana Transpotama memiliki beberapa fasilitas yaitu:
• Menyewa gedung untuk kantor usaha di Jl. Kompleks Pertokoan Pulomas Blok I / 7, Kayu Putih, Jakarta.
• Memiliki gudang yang berfungsi sebagai tempat penampungan barang ekspor sementara yang berlokasi di Jl. Danau Limboto no 25, Tangerang.
• Bekerjasama dengan PT Kemenangan Jasa dalam hal penyewaan Trucking container.
• Memiliki dua mobil box untuk kegiatan operasional perusahaan.
• Memiliki tenaga kerja profesional yang memiliki keahlian dalam hal hukum kepabeanan sebanyak 25 orang.
• Penerapan sistem pertukaran data elektronik untuk pengurusan dokumen kepabeanan.
3.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan
PT Samudera Perdana Transpotama memiliki beberapa kegiatan usaha yang dapat dibagi menjadi sepuluh layanan, yaitu:
1. International Air and Sea Freight Forwarding
Pelayanan yang mencakup antara lain mengurus pelayaran atau penerbangan, menampung barang di gudang dalam hal ini perusahaan bisa bertindak sebagai pihak agen eksportir di dalam negeri yaitu memberikan pelayanan
kepada eksportir dari barang diberangkatkan dari ekportir sampai ke pihak importir. Maupun bertindak sebagai pihak agen yang ditunjuk oleh eksportir yang berada di luar negeri. Untuk pelayanan ini pelanggan dapat memiliki dua alternatif dalam hal pemilihan container yaitu:
• LCL (Less Container Load) yaitu penyewaan container dilakukan dengan menggabungkan beberapa barang yang lain untuk dijadikan atau dikemas dalam satu container. Hal ini dilakukan apabila barang yang diekspor tidak memiliki kuantitas berat yang banyak.
• FCL (Full Container Load) yaitu penyewaan container dilakukan dengan menyewa satu container khusus untuk menampung barang yang dimiliki oleh eksportir yang bersangkutan saja. Hal ini dilakukan apabila kuantitas berat barang yang diekspor berjumlah banyak
2. Port to Port Service
Pelayanan yang mencakup dari pelabuhan atau bandara dari negara ekportir sampai ke tujuan pelabuhan atau bandara negara importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan barang dari tempat eksportir ke pelabuhan atau bandara dan dari pelabuhan negara importir ke tempat importir.
Contoh: Perusahaan A bertindak sebagai eksportir ada di Indonesia dan Perusahaan B bertindak importir ada di Myanmar.
Apabila perusahaan memilih layanan port to port maka pelayanan akan dilakukan pada saat barang berada di pelabuhan Tanjung Priok sampai ke pelabuhan Yangoon.
3. Door to Door Service
Pelayanan yang mencakup keseluruhan mulai dari gudang eksportir ke tempat pelabuhan atau bandara sampai ke gudang importir.
Contoh: perusahaan memilih layanan door to door maka pelayanan akan dilakukan pada saat barang berada di gudang A sampai ke gudang B.
4. Port to Door Service
Pelayanan yang mencakup dari pelabuhan atau bandara dari negara ekportir sampai ke gudang importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan barang dari tempat eksportir ke pelabuhan atau bandara eksportir
Contoh: perusahaan memilih layanan port to door maka pelayanan akan dilakukan pada saat barang berada di pelabuhan Tanjung Priok sampai ke gudang B.
5. Door to Port Service
Pelayanan yang mencakup dari gudang ekportir sampai ke pelabuhan atau bandara negara importir. Jadi perusahaan tidak mengurus pengangkutan barang dari tempat pelabuhan atau bandara importir ke gudang importir.
Contoh: perusahaan memilih layanan door to port maka pelayanan akan dilakukan pada saat barang berada di gudang A sampai ke pelabuhan Yangoon.
6. Air and Sea Customs Clearance
Pelayanan yang meliputi pengeluaran barang dari kawasan pabean baik lewat udara dan laut termasuk menyelesaikan dokumen, perhitungan dan pembayaran pungutan impor.
7. Rush Handling
Pelayanan untuk pengeluaran barang dari kawasan pabean khusus untuk barang yang peka waktu yaitu memerlukan pelayanan segera contohnya barang yang bersifat edisional seperti majalah, koran dan barang yang memiliki kadaluwarsa seperti makanan.
8. Export and Import by Air and Sea
Pelayanan yang meliputi pengiriman barang baik lewat udara dan laut namun tidak termasuk penyelesaian dokumen, perhitungan dan pembayaran pungutan impor.
9. Domestic Service
Pelayanan untuk pengiriman barang di dalam negeri menggunakan kapal udara dan kapal laut tidak menggunakan transportasi darat.
10. Trucking Service
Pelayanan untuk penyewaan trucking untuk mengantar barang dari gudang ke pelabuhan atau sebaliknya.
3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan 3.2.1 Proses Operasional Perusahaan
Proses operasional perusahaan sebagian besar masih dijalankan secara tradisional, yaitu melalui fax, telepon dan e-mail, perusahaan belum memiliki sistem database yang terintegrasi, database yang sudah tersedia pada perusahaan adalah database penjualan yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk menghitung penjualan jasa perusahaan. Dalam hal pembuatan Pemberitahuan Ekspor Barang atau Pemberitahuan Impor Barang perusahaan telah menerapkan sistem pertukaran data secara elektronik yang terhubung online dengan pihak kepabeanan.
3.2.2 Strategi Pelayanan Jasa Perusahaan
Dalam hal melakukan pelayanan informasi dan promosi, perusahaan masih menerapkan cara yang tradisional, perusahaan belum menerapkan suatu teknologi informasi dalam hal mempromosikan perusahaan maupun melayani para pelanggan. Kegiatan promosi perusahaan masih dilakukan lewat kartu nama maupun memberikan memo kepada pelanggan. Untuk pelayanan informasi PT SPT masih bersifat pasif yaitu menunggu pelanggan untuk datang menghubungi perusahaan. Untuk perkembangannya dalam lima tahun ke depan, telah dirumuskan sebuah strategi yang dinamakan marketing plan yang mencakup antara lain strategi pemasaran dan pelayanan jasa perusahaan.
Fungsi dari marketing plan bagi perusahaan adalah:
• Sebagai pegangan (guidelines) bagi divisi pemasaran dalam menjalankan tugasnya.
• Pendisiplin keuangan.
• Proses evaluasi kinerja.
• Proses identifikasi perubahan.
• Sebagai alat belajar.
Sasaran pemasaran adalah:
• Sasaran kualitatif yang menyangkut misi perusahaan adalah memfokuskan pada kegiatan ekspor impor, door to door serta meluaskan usaha dengan bertindak juga sebagai jasa courier.
• Sasaran kuantitatif yang menyangkut angka penjualan yaitu menaikkan angka penjualan sebesar 20 %.
Strategi inti pemasaran adalah:
• Segmentation: Menentukan segmen pasar yaitu untuk perusahaan tekstil, spare parts, distributor buku.
• Targeting: Mencakup perusahaan di luar Jakarta yaitu Bandung dan Denpasar.
• Positioning: memposisikan perusahaan sebagai perusahaan jasa yang memiliki layanan yang excellent.
Taktik pemasaran perusahaan adalah:
Perusahaan merumuskan taktik pemasaran ke dalam bentuk 4 P’s, yaitu:
1. Product yaitu layanan jasa yang memuaskan pelanggan.
2. Price yaitu penetapan harga yang rendah dan bersaing.
3. Place yaitu membuka cabang perusahaan di Bandung, Semarang, Surabaya dan Denpasar.
4. Promotion yaitu membuat company profile, memo, maupun brosur.
Untuk peningkatan layanannya maka perusahaan menerapkan 3 P’s, yaitu:
1. People yaitu untuk sumber daya manusia harus ditingkatkan khususnya untuk tenaga ahli untuk hukum kepabeanan.
2. Process yaitu layanan bagi pelanggan harus diperbaiki dan ditingkatkan menjadi customer oriented bukan profit oriented.
3. Physical evidence yaitu sarana fisik yang menunjang pelayanan perlu ditingkatkan seperti bangunan untuk gudang serta sistem layanan yang terkomputerisasi.
Sedangkan untuk kegiatan pemasaran perusahaan antara lain adalah:
• Advertising melalui:
9 Iklan di majalah mingguan Shipping Gazette.
9 Iklan di radio.
9 Membuat website di internet.
• Mengikuti pameran.
• Direct mailing atau direct call.
• Gift berupa kalender dan agenda.
• Jamuan makan untuk pelanggan.
3.3 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri
PERUSAHAAN PESAING (Tinggi)
Perusahaan lokal :
PT Baltransindo, PT Arcica Cargo, PT Uni Air Cargo, PT Prima Cargo, PT Fincargo
Perusahaan Asing :
Geologistic Indonesia, Maersk Logistic Indonesia, Mapmovers, Macnells Indonesia , Amarex
PENDATANG BARU (Tinggi)
PT Citra Bahana Express, PT Sadede Mitra Sejati, PT Bahtera Multiguna Trikarya, PT Menara Sejantara, PT
Makna Lestari Group
PEMASOK (Rendah) Dongnama Shipping,
Portline, Djakarta Lloyd, Hanjin Shipping, Evergreen, China Airlines, Garuda
Indonesia, American Airline, Awair Lines, Lufthansa German
Airlines.
PELANGGAN (Tinggi) PT Partuni Perdana Industrial, PT Volex , PT Embee Plumbon , Javabooks Indonesia,
PT Frontline
JASA PENGGANTI (Rendah)
Pengurusan langsung oleh eksportir dan importir
Gambar 3.1 Lima Kekuatan Persaingan Porter
3.3.1 Persaingan Perusahaan Dalam Usaha Jasa Ekspedisi
Pasar persaingan untuk pasar usaha jasa ekspedisi memiliki sifat pasar persaingan monopolistis, karena terdapat banyak sekali perusahaan forwarder, baik itu yang dimiliki oleh lokal maupun dari pihak asing, untuk penentuan harga atau tarif antar pesaing relatif hampir sama, yang membedakan perusahaan yang satu dengan yang lainnya adalah dalam hal melakukan kegiatan promosi dan dalam memberikan pelayanan kepada masing-masing pelanggan.
Dengan banyaknya pesaing dalam pasar, maka untuk usaha jasa forwarder sangat dibutuhkan daya saing yang kuat, perusahaan harus selalu
mengawasi gerak para pesaing baik itu dari segi penetapan harga, promosi atau iklan maupun pelayanan yang diberikan kepada konsumen.
Contoh perusahaan pesaing yang berasal dari dalam negeri adalah PT Baltransindo, PT Arcica Cargo, PT Uni Air Cargo, PT Prima Cargo dan PT Fincargo. Sedangkan perusahaan pesaing yang berasal dari pihak asing adalah Geologistic Indonesia, Maersk Logistic Indonesia, Mapmovers, Macnells Indonesia dan Amarex.
3.3.2 Masuknya Pendatang Baru Yang Potensial
Untuk terdaftar menjadi perusahaan forwarder tidak memerlukan syarat yang rumit, syaratnya antara lain adalah memiliki modal minimal 200 juta rupiah, memiliki SIUP JPT (Jasa Pengurusan Transportasi) yang dikeluarkan langsung oleh Departemen Perhubungan, serta memiliki tenaga ahli kepabeanan
yang merupakan lulusan dari sekolah pabean, tenaga ahli tersebut harus mampu mengetahui seluk beluk hukum pajak dan cukai.
Dengan mudahnya persyaratan untuk menjadi perusahaan forwarder maka ancaman masuknya pendatang baru terhadap posisi perusahaan relatif besar.
Contoh perusahaan forwarder yang dikategorikan sebagai pendatang baru adalah PT Citra Bahana Express, PT Sadede Mitra Sejati, PT Bahtera Multiguna Trikarya, PT Menara Sejantara dan PT Makna Lestari Group.
3.3.3 Kekuatan Menawar Dari Pemasok
Untuk pasar jasa forwarder tidak memiliki banyak pemasok atau mitra kerja, pemasok mereka adalah perusahaan trucking, warehousing, perusahaan fumigasi serta perusahaan penerbangan atau pelayaran.
Untuk kekuatan pemasok terhadap perusahaan adalah rendah khususnya untuk perusahaan penerbangan dan pelayaran, pilihan perusahaan terhadap pemasok sangat banyak dan dapat berganti setiap saat tergantung pemberian tawaran harga yang terbaik bagi perusahaan. Contoh untuk perusahaan pelayaran adalah Samudera Indonesia, Djakarta Lloyd, Evergreen, Hanjin Shipping dan Dongnama Shipping. Contoh perusahaan penerbangan adalah Singapore Airline, Garuda Indonesia, FlyEmirates, Cathay dan Lufthansa.
3.3.4 Kekuatan Menawar Dari Konsumen
Melihat pasar persaingan dimana terdapat banyak perusahaan forwarder yang menerapkan layanan dan harga yang bersaing satu sama lain, maka kekuatan dari konsumen adalah tinggi sekali. Konsumen dapat dengan mudah berganti dalam hal pemilihan jasa forwarder. Forwarder yang menawarkan harga terendah serta layanan yang baik yang akan menjadi pilihan dari konsumen.
Konsumen yang telah menjadi pelanggan bagi perusahaa bervariasi sekali jenis usahanya antara lain adalah PT Partuni Perdana yang bergerak di bidang spare part otomotif, PT Volex yang bergerak di bidang industri kabel, PT Embee
Plumbon yang bergerak di bidang tekstil, Javabooks Indonesia yang bergerak di bidang distributor buku, serta PT Frontline yang bergerak di bidang barang interior desain.
3.3.5 Potensi Pengembangan Jasa Pengganti
Ancaman untuk jasa pengganti dari ekspedisi adalah dengan melakukan pengurusan ekspor impor langsung yang dilakukan oleh pihak eksportir dan importir. Hal ini memungkinkan sekali terjadi karena secara hukum baik eksportir dan importir bisa saja melakukan kegiatan ekspor tanpa harus menyewa jasa forwarder, namun apabila dilakukan oleh perusahaan secara langsung maka mengakibatkan ketidakefisienan dalam hal waktu maupun biaya yang dikeluarkan karena eksportir harus memilih sendiri perusahaan pelayaran atau
penerbangan dan gudang, serta mengurus dokumen kepabeanan yang akan memakan waktu yang lama.
Oleh karena itu ancaman untuk jasa pengganti dinilai rendah karena sampai saat ini perusahaan eksportir dan importir masih lebih memilih menggunakan jasa forwarder daripada secara langsung terlibat mengurus kegiatan ekspor impor tersebut.
3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 3.4.1 Struktur Organisasi
DIREKTUR
SUPERVISOR DINAS LAPANGAN LAUT SUPERVISOR DINAS
LAPANGAN UDARA
MANAJER AKUNTANSI MANAJER UMUM
KOORDINATOR OPERASIONAL MANAJER PEMASARAN
DOCUMENT OFFICER MANAJER KEUANGAN
Gambar 3.2 Struktur Organisasi
3.4.2 Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan untuk masing-masing jabatan dijelaskan sebagai berikut:
1. Direktur
• Mengawasi kinerja dan menerima laporan pertanggungjawaban dari manajer umum.
• Merumuskan dan mengkomunikasikan pengembangan usaha dan strategi bisnis jangka panjang perusahaan.
• Melakukan evaluasi kinerja karyawan.
2. Manajer Umum Tugas:
• Mengendalikan kegiatan impor dan ekpor.
• Mengendalikan kegiatan bisnis perusahaan secara umum.
• Mengkoordinasikan bagian pemasaran, keuangan dan akuntansi.
Wewenang:
• Mengendalikan, mengatur dan mengawasi bagian pemasaran, keuangan dan akuntansi dalam melakukan kerja tiap bagian.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada direktur atas semua kegiatan perusahaan terutama kegiatan ekspor dan impor.
3. Manajer Pemasaran Tugas:
• Memantau dan bertanggung jawab atas jalannya dokumen dan mempertanggungjawabkan kepada pelanggan.
• Membantu memenuhi target pendapatan perusahaan.
Wewenang:
• Berwenang mengambil keputusan atas kasus di lapangan dalam kondisi darurat dengan memberitahukan kepada manajer umum sesudahnya.
• Menentukan kebijaksanaan harga baik freight maupun jasa lainnya tanpa persetujuan dari manajer umum terlebih dahulu.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab memberikan laporan atas semua kegiatan yang telah dilakukan kepada Manajer umum.
4. Manajer Keuangan Tugas:
• Menyusun laporan biaya komunikasi, gaji dan bonus karyawan.
• Mengatur pembayaran untuk biaya administrasi dan biaya operasional.
Wewenang:
• Mengatur dan mengawasi bagian koordinasi operasional.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada manajer umum atas semua kegiatan keuangan perusahaan.
5. Manajer Akuntansi Tugas:
• Membukukan hutang dan piutang termasuk transaksi dan mutasi bank.
• Menyiapkan piutang jatuh jatuh tempo (tagihan).
• Menjadwalkan pembayaran hutang.
• Membuat Laporan keuangan perusahaan.
Wewenang:
• Memantau uang yang telah dikeluarkan untuk biaya kegiatan operasional perusahaan yang dikelola oleh bagian keuangan.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada manajer umum dengan membuat laporan pembukuan perusahaan.
6. Koordinator Operasional Tugas:
• Meminta anggaran kepada keuangan untuk membiayai operasional laut dan udara.
• Menyimpan dokumen tagihan.
Wewenang:
• Berwenang meminta pertanggungjawaban atas uang yang dikeluarkan kepada bagian supervisor dinas lapangan.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada bagian keuangan atas keuangan yang digunakan sebagai operasional handling laut dan udara, pengambilan D/O dan B/L, jaminan container, dan sewa trucking.
7. Supervisor Dinas Lapangan Laut dan Udara Tugas:
• Memantau jalannya dokumen dan melaporkan kepada document officer atau kepada koordinator operasional apabila terjadi suatu kasus yang menghambat jalannya dokumen.
• Membayar biaya pengiriman.
• Meneliti semua kebenaran PEB dan PIB, kelengkapan dan keabsahan dokumen sebelum diproses.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada koordinator operasional atas pengeluaran dan pengiriman barang.
• Membuat laporan pertanggungjawaban kepada koordinasi operasional.
8. Document Officer Tugas:
• Meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen.
• Membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) atau Pemberitahuan Impor Barang (PIB).
• Mentransfer PEB atau PIB dan memonitor jalannya dokumen.
• Mengecek kedatangan barang dan pengambilan dokumen.
• Memberi informasi kepada pemilik barang.
Tanggung Jawab:
• Bertanggung jawab kepada bagian koordinator operasional atas semua dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan.
3.5 Prosedur yang Sedang Berjalan
Proses operasional untuk tiap layanan memiliki prosedur yang berbeda- beda, berikut ini adalah proses operasional yang dilakukan oleh perusahaan dalam hal pelayanan jasa sebagai forwarder bagi eksportir yang ingin melakukan
kegiatan ekspor menggunakan kapal laut (pelayaran) mulai dari proses pemesanan sampai dengan proses penagihan ke pelanggan:
1. Perusahaan Eksportir (Shipper) menghubungi perusahaan (Forwarder) untuk meminta jadwal kapal dan harga penawaran, dengan terlebih dahulu memberitahu tanggal ekspor, tujuan ekspor serta pemilihan container LCL atau FCL.
2. Forwarder akan mengecek jadwal kapal pada perusahaan pelayaran (Shipping Line) serta membuat surat penawaran yang berisi rincian fee yang dikenakan kepada Shipper.
3. Forwarder akan mengirim surat penawaran lewat fax kepada Shipper.
4. Shipper menyetujui penawaran yang diajukan oleh Forwarder. Kesepakatan bisa dilakukan lewat telepon maupun datang langsung ke kantor.
5. Forwarder meminta Shipping Instruction (SI) kepada Shipper.
6. Shipper mengirim SI lewat fax kepada Forwarder.
7. Berdasarkan SI Shipper maka Forwarder membuat SI sendiri untuk diajukan ke Shipping Line.
8. Forwarder melakukan booking ke Shipping Line berdasarkan Shipping Instruction Forwarder.
9. Forwarder akan memberitahu Shipper melalui fax mengenai informasi pelayaran yaitu jadwal berangkat dan tiba pelayaran serta identitas pelayaran.
10. Forwarder meminta copy invoice dan packing list kepada Shipper.
11. Shipper mengirim copy invoice dan packing list melalui fax.
12. Shipper memberitahukan bahwa barang sudah siap untuk diekspor (waktu pick up) kepada Forwarder. Shipper membuat surat jalan Shipper yang
diberikan kepada Forwarder sebagai bukti bahwa barang sudah keluar dari gudang Shipper.
13. Forwarder membuat surat jalan gudang untuk pick up barang ekspor untuk dikirim ke gudang di Pelabuhan Tanjung Priok.
14. Berdasarkan surat jalan gudang yang dibuat oleh Forwarder maka pihak gudang mengukur barang ekspor untuk mengetahui kubikasi.
15. Apabila Shipper tidak ingin membuat PEB sendiri melainkan menyewa jasa Forwarder untuk membuat PEB secara online maka Shipper mengirim
dokumen pelengkap (original) kepada Forwarder yaitu invoice, packing list, SI (Shipping Instruction) , NPWP (Nomor Pokok Wajib Perusahaan) , SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) dan dokumen tambahan kalau diperlukan seperti MoU (Memorandum of Understanding) dan TDP (Tanda Daftar Perusahaan). (Ke no. 17).
16. Apabila Shipper membuat PEB sendiri maka setelah selesai PEB diserahkan ke Forwarder. (Ke no 18).
17. Berdasarkan dokumen pelengkap tersebut maka forwarder membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan melakukan pertukaran data elektronik secara online dengan Bea Cukai.
18. Bea Cukai akan mengeluarkan Persetujuan Ekspor (PE).
19. Forwarder membayar biaya untuk handling PEB dan PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak)
20. Fiat muat PEB sebelum kapal berangkat dilampiri PE, Invoice, packing list ke Bea Cukai.
21. Bea Cukai akan menandatangani PE sebagai tanda bahwa ekspor telah disetujui oleh Bea Cukai.
22. Shipping Line membuat Master B/L untuk disetujui oleh Forwarder.
23. Forwarder membuat House B/L untuk disetujui oleh Shipper.
24. Forwarder memberikan House B/L kepada Shipper
25. Forwarder akan membayar fee dan sea freight kepada Shipping Line bersamaan dengan pengambilan Master B/L.
26. Forwarder membuat billing concept atau faktur tagihan dan akan mengirimkan ke Shipper dengan melampirkan dokumen ekspor.
3.6 Document Flow Diagram
Prosedur Aliran Dokumen Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Eskpor
Supervisor
2 Invoice 1
Shipper Manajer Shipping line Document officer
pemasaran
Meminta penawaran
Mulai
Mengecek harga
2 1 Surat penawaran Membuat
Shipping instruction
3 2 1 Shipping instruction
T
Booking Shipping line
2 1 S I Forwarder
T
Mengirim Schedule kapal
Jadwal kapal
Memberitahu jadwal identitas pelayaran
Jadwal identitas pelayaran Membuat
invoice &
packing list
3 2 Packing list
1
3 2 1 invoice
1
Packing list 2
3
3
2 Shipping instruction
Menyiapkan trucking
Membuat PEB
8
1 2
T
2
Invoice 2 Packing
list 3
4
4
Memberitahu waktu pick
up
Surat jalan NPWP
6 5
5
6
Surat jalan
Pick up barang
1 Surat jalan Forwarder Mengukur
kubikasi barang
7 2 1 Surat Kubikasi
barang
Membuat Master B/L
2 1 Master B/L
T 9
NPWP 2
Kubikasi barang 7
4 3 2 1 PEB
T 10
11
12
Gambar 3.3 Document Flow Diagram
Prosedur Aliran Dokumen Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Eskpor Bea Cukai
3
Koordinator Operasional Shipper
Document Officer
9 10
2 Master B/L
Membuat House
B/L
1 PEB
Membuat PE
PE 4
3 2 1 House B/L
T
13 14
15
15
PE
Fiat Muat Barang
Invoice 2 NPWP Shipping 2
instruction Packing list 3
PE
Mengeluarkan PE yang disetujui
T 2 1 PE yang disetujui
16 16
2 1 PE yang disetujui
T 17
14
11 8
12 13 17
2 Surat Penawaran 3
PEB
3 House
B/L
Membuat Tagihan
2 1 Billing Concept
18 T 18
2 PEB
2 1 House
B/L
1 PE yang disetujui
1 Billing Concept
Menerima Tagihan dan
dokumen ekspor
Selesai
Gambar 3.4 Document Flow Diagram (Lanjutan)
3.7 Diagram Aliran Data
3.7.1 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor
Shipper Bea Cukai
Manajer
Umum Shipping Line
Laporan Penjualan
Surat jalan Forwarder S I Forwarder Kubikasi barang
Master B/L Jadwal pelayaran
PEB
PE yang disetujui Daftar harga
Jadwal ekspor
Jadwal identitas pelayaran
Shipping instruction
Commercial invoice Billing concept
Surat jalan Shipper
Packing list
House B/L Dokumen ekspor
Identitas eksportir
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor (Yang Sedang Berjalan)
Keterangan untuk Gambar 3.5 adalah sebagai berikut:
PEB= Pemberitahuan Ekspor Barang PE= Persetujuan Ekspor
S I Forwarder= Shipping Instruction yang dikeluarkan oleh Forwarder House B/L= Dokumen Bill of Lading yang dikeluarkan oleh pihak Forwarder
Master B/L= Dokumen Bill of Lading yang dikeluarkan oleh pihak Shipping Line
Identitas Eksportir= Dokumen yang berisi tentang identitas eksportir yang diperlukan dalam melakukan kegiatan ekspor seperti NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), TDP (Tanda Daftar Perusahaan), SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) dan MoU (Memorandum of Understanding).
Dokumen Ekspor= Dokumen dan bukti pembayaran yang diberikan kepada Shipper seperti dokumen PEB, PE, House B/L, Asuransi, dan PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak).
3.7.2 Diagram Nol Sistem yang Berjalan
Shipper
Shipping Line Manajer Umum
Bea Cukai Persetujuan1.0
Booking
2.0 Pemesanan Shipping Line
3.0 Pengukuran
Barang
Pembuatan B/L5.0 4.0 Pengurusan
Dokumen
Pembuatan6.0 Tagihan
Shipping Instruction Daftar harga Jadwal ekspor
Identitas pelayaran
Shipping Instruction Forwarder Jadwal pelayaran Jadwal identitas pelayaran
Commercial invoice Packing list
Surat jalan Shipper
Surat jalan Forwarder Kubikasi barang
Identitas eksportir
Identitas Ekspor
PEB
Identitas Barang
Master B/L House B/L
Billing Concept Dokumen Ekspor
id Tr_Penawaran
id Tr_Dokumen
PE yang disetujui
id Tr_Penjualan
Laporan Penjualan
Gambar3.6 Diagram Nol Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor (Yang Sedang Berjalan)
3.8 Permasalahan yang Dihadapi
Dalam melakukan kegiatan prosedur pelayanan selama ini, perusahaan dan pelanggan sering mengalami beberapa masalah, masalah tersebut dapat diidentifikasi sebagai berikut:
• Respon perusahaan dalam memberikan surat penawaran masih belum cepat, karena perusahaan belum memiliki database yang mengolah data atau rincian tarif ekspor, sehingga perusahaan harus mengkalkulasi perincian tarif tersebut sebelum mengajukan kepada pelanggan, yang berakibat pelanggan sering menunggu jawaban informasi penawaran dari perusahaan.
• Perusahaan memberikan informasi mengenai status transaksi ekspor kepada pelanggan, hanya jika pihak pelanggan menghubungi perusahaan untuk meminta informasi tersebut, dan seringkali informasi yang diberikan juga tidak dapat secara langsung diberikan pada saat itu juga oleh perusahaan kepada pelanggan. Hal ini terjadi karena perusahaan belum menyediakan sistem pelayanan informasi mengenai status dari transaksi ekspor kepada pelanggan sehingga kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan seringkali terlambat diberikan oleh perusahaan
• Pelanggan tidak memiliki media untuk melakukan saran, kritik dan umpan balik ke perusahaan, karena perusahaan belum menyediakan media bagi pelanggan untuk melakukan umpan balik yang berupa penilaian atas jasa yang telah diberikan perusahaan kepada pelanggan, sehingga perusahaan sulit melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan dan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan yang sebenarnya.
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan dapat dilakukan beberapa alternatif pemecahan masalah, antara lain adalah:
• Merancang sistem yang didukung dengan database yang berfungsi untuk mencari tarif atau daftar harga serta jadwal pelayaran sehingga proses pembuatan surat penawaran kepada pelanggan akan menjadi lebih cepat.
• Menyediakan sistem layanan informasi kepada pelanggan untuk dapat mengetahui informasi dan status dari transaksi ekspor yang sedang berjalan maupun yang sudah lalu.
• Untuk komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan selama ini sebagian besar dilakukan tanpa tatap muka, pelanggan jarang datang ke tempat perusahaan melainkan pelanggan lebih memilih berinteraksi melalui telepon, fax maupun e-mail, sehingga untuk kedua alternatif pemecahan masalah tersebut diatas dapat ditemukan alternatif baru yaitu memfasilitasi komunikasi antara pelanggan dengan perusahaaan dengan menggunakan teknologi informasi yaitu penggunaan jaringan internet dalam hal ini bisa melalui perancangan website perusahaan yang dapat berguna sebagai tempat akses informasi bagi pelanggan dan sebagai media interaksi antara pelanggan dengan perusahaan dalam melakukan umpan balik dan juga sebagai saluran baru bagi perusahaan untuk melakukan promosi yang bertujuan untuk memperkenalkan nama perusahaan secara lebih luas dan global.
