KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
MEMORANDUM Nomor: 18784/KM/10/2021/19
Kepada : Yth. Kepala Pusat Teknologi Informasi Dan Komunikasi Kementerian Dan Perwakilan
Tembusan : 1.Yth. Bagian Tata Usaha
2.Yth. Subbagian Perbendaharaan Dan Kerumahtanggaan
Dari : Bidang Infrastruktur
Lampiran : 1 (Satu) Berkas
Hal : Permohonan Pengadaan Layanan Collaboration dan File Sharing System
Merujuk perihal pada pokok memorandum, dengan hormat terlampir disampaikan hal- hal sebagai berikut:
1. Saat ini penggunaan layanan cloud berbasis open source software Nextcloud cukup masif digunakan disamping penggunaan Micorosft drive yang sudah berjalan di Kementerian Luar Negeri, baik oleh satuan kerja di dalam negeri maupun di luar negeri.
2. Layanan cloud berbasis Nextcloud ini sampai saat ini belum ada maintenance support-nya sehingga apabila terjadi kendala, Bidang Infrastruktur mengalami kesulitan untuk mengatasi permasalahan/kendala yang terjadi.
3. Sehubungan dengan hal tersebut, Bidang Infrastruktur bermaksud untuk mengajukan permohonan maintenance support dan lisensi untuk alternatif layanan collaboration dan file sharing system, yaitu:
Nextcloud
Onlyoffice
Terlampir disampaikan penawaran harga maintenance support Nextcloud dan lisensi Onlyoffice.
4. Sekiranya permohonan pengadaan maintenance support dan lisensi alternatif layanan collaboration dan file sharing system dapat disetujui oleh Kepala Pusat TIK KP, mohon bantuan Kepala Bagian Tata Usaha dan Pejabat Pembuat Komitmen Pusat TIK KP untuk dapat menindaklanjuti rencana pengadaan dimaksud.
Demikian, atas perhatian dan persetujuan Kepala Pusat TIK KP diucapkan terima kasih.
Dokumen ini telah ditandatangi secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik telah sesuai UU ITE No. 11 Tahun 2008 Pasal 5 Ayat 1 yang berbunyi “Informasi elektronik dan/atau Dokumen Elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah.”
Dokumen ini dikeluarkan dari Sistem E-Office. Kebenaran dan keabsahan data yang ditampilkan dalam dokumen ini menjadi tanggung jawab pembuat surat sepenuhnya.
Jakarta, 15 Oktober 2021
Pangarso Dadung Nugroho 197304021992121001
Dokumen ini telah ditandatangi secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik telah sesuai UU ITE No. 11 Tahun 2008 Pasal 5 Ayat 1 yang berbunyi “Informasi elektronik dan/atau Dokumen Elektronik merupakan alat bukti hukum yang sah.”
Dokumen ini dikeluarkan dari Sistem E-Office. Kebenaran dan keabsahan data yang ditampilkan dalam dokumen ini menjadi tanggung jawab pembuat surat sepenuhnya.
33854
21
Gedung 18 Office Park Lantai 25 Unit A2
Jl. TB Simatupang, Jakarta 12520
Telp. : (021) 27806577 E-mail : sales@arulogic.com
---
To : Kementerian Luar Negeri RI From : Sales A n : Bpk. Bambang Sasmita Date : 12/10/2021
Subj. : Nextcloud RFQ No : 07/ALI/X/2021
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan, kami PT. Arulogic Labs Indonesia dengan ini menyampaikan penawaran harga Professional Services dan Local Support Nextcloud dengan rincian sebagai berikut :
Page 1 of 2
No. Descrip on Qty Unit Price Total Price (IDR)
Local Support
1. Nextcloud Local Support
● 1 Year dura on
● 8x5 Coverage hours for Support (Monday-Friday, 08.00 AM-17.00 PM)
● 24 / 7 Coverage Hours ( For Severity 1 Support )
● Maximum Response Time : 1 Hour
● Phone, Email, Chat, Remote, Onsite
● System Update / Patch Minor Version
● 4x Preven ve Maintenance Visit
● 4x Preven ve Maintenance Report
● 12x Correc ve Maintenance Tickets
1 Lot 125.000.000 125.000.000
Professional Service
2. ● Setup & Configure Nextcloud :
- Opera ng System Redhat/CentOS/Ubuntu - MySQL/MariaDB
- Apache2/Nginx - Nextcloud Files
1 Lot 35.000.000 35.000.000
Sub Total Rp. 160.000.000,00 PPN 10% Rp. 16.000.000,00 Grand Total Rp. 176.000.000,00
Kondisi dan Ketentuan Penawaran:
● Masa berlaku layanan adalah 1 Tahun
● Biaya yang tertera diatas belum termasuk biaya transportasi, akomodasi, dan jasa di luar kota Jabodetabek.
● Penawaran ini hanya berlaku untuk Kementerian Luar Negeri RI
● Penawaran harga ini berlaku 1 bulan dari tanggal penawaran
● Skema dan jangka waktu pembayaran yang berlaku : Pembayaran dilakukan secara lumpsum setelah BAST ditandatangani kedua belah pihak.
● Jumlah pembelian kurang dari 1 Milyar: Penal 0.1% per hari untuk se ap keterlambatan pembayaran, maksimum 5% dari nilai sebelum pajak.
Apabila diperlukan diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan hubungi kami di nomor telepon 0813 9259 3771 / 021-27806577 , atau kirimkan email ke: sales@arulogic.com
Atas perha an dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Best Regards,
Adri Sales Support
Page 2 of 2
Dipersiapkan untuk :
Kementerian Luar Negeri RI
Jl. Pejambon No.6. Jakarta Pusat, Indonesia Telp. 021- 344 1508
Dokumen Penawaran Teknis Local Support Nextcloud 2021
:: Dipersiapkan Oleh ::
PT. Arulogic Labs Indonesia Presales : Adri
Phone/Mobile : 021 27806577 / 0813 9259 3771 Email : adri@arulogic.com
KERAHASIAAN DOKUMEN
Material yang terdapat dalam isi dokumen ini merupakan informasi yang dimiliki oleh PT Arulogic Labs Indonesia. Material yang berisi informasi ini harap dijaga agar tidak diketahui oleh pihak diluar yang tidak berkepentingan. Klien berhak untuk memperbanyak, menggunakan, atau menyebarluaskan data sebagai hasil dari kontrak.
DAFTAR ISI
1. RINGKASAN EKSEKUTIF ... 4
2. SOLUSI YANG DITAWARKAN ... 4
3. KEUNTUNGAN YANG DIPEROLEH ... 5
4. ARSITEKTUR NEXTCLOUD DAN ONLYOFFICE ... 6
5. TOPOLOGI ... 8
6. UKURAN SERVER & STORAGE ... 9
6.1. LOKASI SERVER ... 9
6.2. SPESIFIKASI SERVER ... 9
6.3. KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK ... 10
7. RUANG LINGKUP SUPPORT LOKAL ... 10
7.1. PREVENTIVE MAINTENANCE ... 12
7.2. CORRECTIVE MAINTENANCE ... 13
1. RINGKASAN EKSEKUTIF
PT Arulogic Labs Indonesia didirikan pada tahun 2017 atau disingkat dengan Arulogic, merupakan penyedia jasa dan konsultan IT yang menawarkan solusi lengkap dan menyeluruh yang telah terintegrasi untuk konsultasi, perancangan, penerapan, dan pemeliharaan produk sistem teknologi informasi bagi kepentingan bisnis perusahaan, baik skala kecil, menengah maupun besar. Dengan model solusi total yang bersifat end to end solution, kami menjadi jawaban atas kebutuhan teknologi informasi perusahaan.
2. SOLUSI YANG DITAWARKAN
Pemeliharaan sebuah sistem infrastruktur teknologi informasi dapat dikatakan sebagian besar bergantung pada ketersediaan SDM di bidang IT yang memiliki kemampuan sesuai dengan kebutuhan dan kompleksitas sistem yang dimiliki. Menggunakan jasa professional service dengan kemampuan kompetensi di bidang nya, merupakan alternatif terbaik bila perusahaan tidak ingin direpotkan dengan permasalahan di bidang pemerliharaan infrastruktur IT sehingga bisa fokus terhadap bisnis utama perusahaan.
Berdasarkan hasil online meeting pada tanggal 4 Oktober 2021 yang lalu bahwa Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia atau disingkat dengan Kemenlu RI membutuhkan layanan local support Nextcloud Files.
Kami, PT. Arulogic Labs Indonesia sebagai satu-satunya Official Partner Nextcloud di Indonesia dan yang satu-satunya partner aktif di Asia Tenggara, menawarkan layanan dan solusi di bidang infrastruktur IT yang mampu menyelesaikan tugas-tugas di bidang IT ketika sebuah perusahaan tidak menginginkan penambahan budget personel IT. Layanan dan solusi teknologi Informasi tersebut berupa local suport untuk Preventive Maintenance (PM) dan Corrective Maintenance (CM) terhadap infrastruktur IT.
Arulogic memberikan solusi-solusi dan produk-produk yang inovatif sehingga dapat memberikan layanan terbaik di Kemenlu RI. Solusi-solusi dan produk-produk yang kami ajukan dalam dokumen teknis ini adalah :
● Instalasi dan Konfigurasi Nextcloud Files dengan Cluster Mode
● Layanan dukungan Support / Support & Maintenance;
Seluruh solusi-solusi dan produk-produk yang kami berikan, dijelaskan secara mendetail di dalam proposal ini.
3. KEUNTUNGAN YANG DIPEROLEH
Dengan melakukan kerja sama pemeliharaan sistem infrastruktur IT dengan Arulogic, maka customer mempunyai keuntungan sebagai berikut :
1. Perusahaan cukup berkonsentrasi dalam melakukan langkah-langkah strategis untuk memajukan bisnisnya, karena telah ada kami, tim Arulogic yang akan men-support infrastruktur IT customer.
2. Customer akan mendapatkan layanan tenaga-tenaga ahli yang berpengalaman dan profesional di bidang IT.
3. Menghemat waktu dan biaya untuk mencari tenaga kerja baru di bidang IT.
4. Meningkatkan kinerja karyawan dengan tetap fokus di bidang pekerjaanya masing-masing.
4. ARSITEKTUR NEXTCLOUD DAN ONLYOFFICE
Gambar di atas merupakan arsitektur Nextcloud secara konseptual. Nextcloud dirancang untuk memberikan solusi penyimpanan data end-to-end yang scalable dan handal yang dapat diakses dari berbagai platform dan mobile device. Dari gambar di atas, Nextcloud dibagi menjadi 4 fungsi utama:
● Load Balancer digunakan untuk mendistribusikan beban trafik pada dua atau lebih jalur koneksi secara seimbang, agar trafik dapat berjalan optimal, memaksimalkan throughput, memperkecil waktu tanggap dan menghindari overload pada salah satu jalur koneksi. Load balancing digunakan pada saat sebuah server telah memiliki jumlah user yang telah melebihi maksimal kapasitasnya. Load balancing juga mendistribusikan beban kerja secara merata di dua atau lebih komputer, link jaringan, CPU, hard drive, atau sumber daya lainnya, untuk mendapatkan pemanfaatan sumber daya yang optimal.
● Redis adalah salah satu teknologi untuk mempercepat aplikasi web dinamis. Teknologi ini bekerja dengan cara menyimpan dan mendistribusikan data ke dalam memory server (RAM) sehingga beban database menjadi ringan. Jadi, tidak perlu khawatir apabila suatu website diakses oleh banyak orang. Teknologi ini bekerja dengan cara menyimpan dan
mendistribusikan data ke dalam memory server (RAM) sehingga beban database menjadi ringan.
● ONLYOFFICE adalah solusi open source yang terdiri dari editor online untuk dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi, serta alat produktivitas seperti mail, dokumen dan manajemen proyek, CRM, kalender, communication hub dll.
● Percona XtraDB Storage atau Galera Cluster adalah salah satu DBMS open source populer yang memiliki mekanisme replikasi. MariaDB Galera Cluster memiliki beberapa metode State Snapshot Transfer (SST) pada saat proses replikasi, yaitu rsync, mysqldump, xtrabackup, xtrabackup-v2MariaDB Galera Cluster adalah salah satu DBMS open source populer yang memiliki mekanisme replikasi. MariaDB Galera Cluster memiliki beberapa metode State Snapshot Transfer (SST) pada saat proses replikasi, yaitu rsync, mysqldump, xtrabackup, xtrabackup-v2.
5. TOPOLOGI
Topologi yang Kami ajukan merupakan acuan Kami untuk membangun infrastruktur Nextcloud yang mampu menampung users kurang lebih sebanyak 6000 users.
Pembuatan topologi ini merujuk kepada penjelasan best practice topologi oleh Nextcloud GmbH.
6. UKURAN SERVER & STORAGE
Solusi yang Kami berikan untuk Nextcloud Opensource diperuntukkan untuk pengguna sebanyak kurang lebih 6000 Users. Penentuan ukuran server dan storage adalah sebuah estimasi dari Arulogic untuk membantu Kemenlu RI untuk dapat melakukan perencanaan terkait server dan storage.
Estimasi ini dilakukan dengan metode-metode yang dapat dipertanggung-jawabkan, namun tetap bersifat perkiraan.
6.1. LOKASI SERVER
Terkait aksesibilitas dari pengguna akhir, dan lokasi atau zona network, server-server Nextcloud bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu front end dan back end.
● Server-server Front End adalah server yang berhadapan langsung dengan dunia luar, diletakkan di zona DMZ.
● Server-server Back End adalah server yang tidak diakses oleh publik secara langsung, diletakkan di zona internal.
Front End Components Back End Components 2 Nextcloud Apps + Redis Server 2 DB Server
1 Onlyoffice Server 1 NFS Storage Server
6.2. SPESIFIKASI SERVER
Servers Quantity CPU RAM (GB) Internal Disk Space Req
Nextcloud Files 2 4 vCPU 16 GB x 2 100 GB x 2
DB Server 2 4 vCPU 16 GB x 2 100 GB x 2
Onlyoffice 1 6 vCPU 32 GB x 2 100 GB
NFS Server 1 4 vCPU 16 GB x 1 100 GB
Total 6 18 vCPU 144 GB 600 GB
Catatan:
● Perhitungan Total Memory dan Processor diambil dari “Best Practice” Nextcloud Mid-sized Enterprises Deployment.
● Internal Disk, hanya digunakan sebagai penempatan Operating System dan Logs Server dan software Nextcloud, sedangkan untuk kebutuhan penempatan “Data Files” akan disimpan dalam storage NFS server.
6.3. KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK
Beberapa persyaratan “Perangkat Lunak” yang harus dipenuhi agar kebutuhan yang diinginkan oleh customer dapat tercapai :
● Nextcloud Enterprise ( Latest Version )
● Ubuntu 22.04 LTS for Server
● Percona XtraDB Cluster
● Existing Onlyoffice Enterprise
7. RUANG LINGKUP SUPPORT LOKAL
Selama masa kerja sama pemeliharaan sistem infrastruktur IT, tim Arulogic akan memberikan layanan sebagai berikut :
1. Periode masa local support adalah 1 tahun sejak BAST, dengan jumlah sistem/server yang di rawat sebagai berikut :
a. 2 Server Front End Nextcloud b. 2 Server Database Nextcloud c. 1 File Server
d. 1 Server Only Office (50 Concurrent User License)
2. Melakukan pengembangan infrastruktur dengan resources yang di sediakan oleh tim Kemenlu RI dan melakukan upgrade version terhadap versi Nextcloud yang di gunakan oleh Kemenlu RI agar dapat menampung operasional user Nextloud sejumlah 6.000 User.
3. Memberikan jalur hotline untuk konsultasi dan pelaporan kendala teknis dengan nomor sbb:
a. Telp: 0813-9259-3771, 0877-8003-3383 b. Email: support@arulogic.com
4. Maksimal response time adalah 1 jam.
5. Cakupan waktu team support menanggapi setiap isu adalah 8x5 atau 8 jam kerja dan 5 hari kerja (kecuali hari libur nasional).
6. Kendala teknis yang dilaporkan di luar jam cakupan ditanggapi di hari kerja berikutnya atau next-business-day
7. Melakukan Preventive Maintenance (PM) secara remote atau onsite sesuai jadwal yang di sepakati bersama, sejumlah 4 kali dalam 1 tahun periode maintenance & support.
8. Memberikan laporan hasil Preventive Maintenance berupa PM Report
9. Rekomendasi yang disarankan dalam dokumen PM Report akan menjadi ruang lingkup support dan maintenance, kecuali ditandai sebagai bukan masuk ruang lingkup (pengecualian) dan tidak konflik dengan dokumen ini
10. Memberikan layanan Corrective Maintenance (CM) dengan jumlah 12 tiket insiden support selama 1 tahun periode maintenance & support, dengan syarat dan ketentuan di bawah ini:
a. Hanya insiden kendala teknis yang terhitung sebagai tiket.
b. Permintaan pemeriksaan di luar jadwal PM akan terhitung sebagai tiket CM.
c. Setiap pertanyaan, diskusi teknis dan konsultasi tidak akan terhitung sebagai tiket CM.
d. Jumlah visit terkait Isu berupa incident yang dimaksud di atas tidak dibatasi.
e. Layanan Corrective Maintenance (CM) dengan akses/bantuan melalui media berikut:
Phone, Portal Support, Chat, Remote, Onsite dan Email
11. Memberikan laporan Corrective Maintenance berupa CM Report jika diperlukan.
12. Permintaan perubahan konfigurasi atau Change Request (CR) terhadap sistem insfrastruktur yang di rawat oleh tim Arulogic tidak akan otomatis menjadi ruang lingkup proyek ini, kecuali:
a. Minor Updates (jika belum direkomendasikan oleh team Arulogic).
b. Melakukan rekonfigurasi karena terjadi perubahan pada insfrastruktur pendukung agar sistem insfrastruktur yang di rawat dapat bekerja dengan normal.
c. Perbaikan terhadap perubahan konfigurasi karena telah ditemukan kesalahan konfigurasi oleh customer yang dikonfirmasi oleh team Arulogic, sehingga sistem yang dirawat harus berubah konfigurasinya dan menyebabkan gagal fungsi.
13. Melakukan eskalasi ke Principal selama masa perawatan jika diperlukan selama masa SNS masih valid.
14. Memberikan konsultasi teknis yang berhubungan dengan sistem infrastruktur yang di rawat dan dapat menunjang optimalisasi kinerja sistem infrastruktur tersebut.
15. Coverage Area untuk onsite terkait kegiatan PM, CM dan konsultasi hanya berlaku untuk di JABODETABEK sesuai jadwal yang disepakati bersama.
7.1. PREVENTIVE MAINTENANCE
Konsep Preventive Maintenance (PM) yang kami berikan adalah seperti diagram berikut:
a. Periodic
Melakukan kegiatan Preventive Maintenance (PM) secara berkala dan terjadwal berupa pemeriksaan fungsi kinerja infrastrruktur yang dirawat. Aktifitas di saat PM seperti : Hardware Cleaning, Collecting Log, Monitoring, Check Function & Notification, Capture &
Discussion b. Proactive
Menginformasikan kendala dan potential issue teknis yang di temukan pada saat PM, maupun yang di dapatkan berdasarkan informasi dari principal seperti bug fixing dan patching.
c. Predictive
Menganalisa hasil laporan dari kegiatan PM, termasuk faktor-faktor potential issue teknis yang dapat menyebabkan kendala opersional di masa mendatang
d. Reactive
Merespons laporan dan keluhan dari customer baik dari media support maupun pada saat kegiatan PM dan melakukan perbaikan terhadap anomaly dan kendala yang di temukan pada sistem infrastruktur yang di rawat.
7.2. CORRECTIVE MAINTENANCE
Konsep dari CM yang yang kami berikan adalah seperti diagram berikut:
● Isu berupa Incident dilaporkan via berbagai media support seperti telepon, chat, email oleh Pelanggan.
● Support Leader akan melakukan identifikasi, klasifikasi, menentukan tingkat keluhan atau severity level dari incident yang telah dilaporkan dan menugaskan tiket terkait ke Level 1 Support Arulogic (L1) atau Level 2 Support Arulogic (L2).
● L1 menerima/membuat tiket yang telah diberikan/ditugaskan oleh Support Leader. L1 akan memberikan resolusi terkait incident yang dilaporkan atau melakukan eskalasi ke L2 agar mereka dapat melakukan perbaikan, pembaharuan, dll.
● L2 menerima eskalasi dari L1 dan melakukan perbaikan, pembaharuan terkait incident yang dilaporkan.
● Incident yang dilaporkan akan mendapatkan resolusi, perbaikan dan didokumentasikan dalam bentuk Corrective Maintenance Report jika diperlukan.
Gedung 18 Office Park Lantai 25 Unit A2
Jl. TB Simatupang, Jakarta 12520
Telp. : (021) 27806577 E-mail : sales@arulogic.com
---
To : Kementerian Luar Negeri RI From : Sales A n : Bpk. Bambang Sasmita Date : 13/10/2021
Subj. : Onlyoffice RFQ No : 08/ALI/X/2021
Terima kasih atas kesempatan yang diberikan, kami PT. Arulogic Labs Indonesia dengan ini menyampaikan penawaran harga Lisensi Onlyoffice Enterprise dengan rincian sebagai berikut :
Kondisi dan Ketentuan Penawaran:
● PO yang sudah diproses dak bisa dibatalkan
● Biaya yang tertera diatas belum termasuk biaya transportasi, akomodasi, dan jasa di luar kota Jabodetabek.
● Penawaran ini hanya berlaku untuk Kementerian Luar Negeri RI
● Penawaran harga ini berlaku 1 bulan dari tanggal penawaran
● Skema dan jangka waktu pembayaran yang berlaku : Pembayaran dilakukan secara lumpsum setelah BAST ditandatangani kedua belah pihak.
● Jumlah pembelian kurang dari 1 Milyar: Penal 0.1% per hari untuk se ap keterlambatan pembayaran, maksimum 5% dari nilai sebelum pajak.
Page 1 of 2
No. Descrip on Qty Unit Price Total Price (IDR)
Local Support
1. ONLYOFFICE Enterprise
Enables Nextcloud customers to easily and securely collaborate on office documents.
● Compa ble with Microso Office documents.
● 200 simultaneous users.
● Life me license.
● Principal support and updates 1 Year.
● Professional Support level Basic
200 351.540 70.308.000
Sub Total Rp. 70.308.000,00 PPN 10% Rp. 7.030.800,00 Grand Total Rp. 77.338.800,00
Apabila diperlukan diskusi dan informasi lebih lanjut, silahkan hubungi kami di nomor telepon 0813 9259 3771 / 021-27806577 , atau kirimkan email ke: sales@arulogic.com
Atas perha an dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Best Regards,
Adri Sales Support
Page 2 of 2
