6. Sarana Prasarana : Penempatan folder belum sesuai

(1)

1 KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

DAN PERUMAHAN RAKYAT

BIRO UMUM BAGIAN

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN BARANG MILIK NEGARA SEKRETARIAT JENDERAL

TAHUN ANGGARAN 2021

RISALAH RAPAT

TIM PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL KEMENTERIAN PUPR TAHUN 2021 Hari : Selasa

Tanggal : 13 Juli 2021

Jam : 09.30 WIB s.d. selesai

Tempat : Virtual Meeting dengan Zoom Meeting Meeting ID: 975 6724 5671

Passcode: pngws4

Acara : Pembahasan Progress Pemenuhan Bukti Dukung dari Obyek Pengawasan dan Teknik Penulisan Ringkasan Hasil Audit Sementara (RHAS)

NO URAIAN RISALAH RAPAT

1. Rapat Pembahasan ke-4 Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) Tahun 2021 diselenggarakan pada hari Selasa, 13 Juli 2021 dengan Zoom Meeting. Rapat dipimpin oleh Subkor Kearsipan Biro Umum dan dihadiri oleh anggota Tim Pengawas Kearsipan Internal dan perwakilan Unit Kerja/Unit Organisasi (daftar hadir terlampir).

2. Agenda rapat:

a. Progres pengumpulan sampel atau bukti dukung terkait kegiatan Pengelolaan Arsip Dinamis serta Sumber Daya Kearsipan (Sarana dan Prasarana, dan SDM Kearsipan) dari masing-masing obyek pengawasan.

b. Input data bukti dukung ke instrument pengawasan.

c. Penulisan hasil/kondisi faktual berdasarkan bukti dukung di Ringkasan Hasil Audit Sementara (RHAS).

3. A. Sub Tim I

Sub Tim I terdiri dari Sekretariat Inspektorat Jenderal, Sekretariat Ditjen Bina Konstruksi, Pusat Analisis Pelaksanaan Kebijakan, Biro Perencanaan Anggaran dan KLN, dan Biro Hukum. Sampel-sampel yang perlu ditambahkan sebagai berikut:

a. Sekretariat Inspektorat Jenderal:

1. Tahap Penciptaan :  Belum ada rekap surat masuk dan keluar TNDE.

 Kop surat masih hitam putih, harusnya yang berwarna.

2. Tahap Penggunaan : Belum ada Out Indicator 3. Tahap Pemeliharaan : Belum ada Daftar Berkas 4. Tahap Penyusutan : Sudah lengkap

5. Sumber Daya Kearsipan

: Sudah lengkap

6. Sarana Prasarana : Penempatan folder belum sesuai b. Sekretariat Ditjen Bina Konstruksi:

1. Tahap Penciptaan :  Sampel surat masih belum sesuai permintaan yaitu 5 paraf dan 10 ttd asli masing-masing jenis surat,

 Belum ada buku ekspedisi/tanda terima surat,

(2)

2

 Belum ada rekap surat masuk & keluar TNDE,

 Belum ada Buku Agenda Surat Masuk,

 Belum ada map/amplop dinas 2. Tahap Penggunaan : Belum ada Out Indicator.

3. Tahap Pemeliharaan :  Belum ada Daftar Arsip Yang Dialihmediakan.

 Belum ada Berita Acara Arsip yang Dialihmediakan.

4. Tahap Penyusutan :  Belum ada Daftar Arsip Inaktif

 Belum ada surat permintaan penataan/pemindahan ke Biro Umum

:  Sudah ada Daftar Data Arsiparis, namun SK a.n.

Suharno, Manijan, Marjono, dan Indah Rusiatji belum terbaru sesuai daftar

 Data Arsiparis yang dilampirkan.

 Belum ada sertifikat bimtek/workshop (termasuk pengelola arsip dan CPNS)

6. Sarana Prasarana :  Belum ada foto penggunaan sarana kearsipan.

 Yang sudah disampaikan foto brankas penyimpanan arsip vital.

c. Pusat Analisis Pelaksanaan Kebijakan:

1. Tahap Penciptaan :  Sampel surat masih belum sesuai permintaan yaitu 5 paraf dan 10 tanda tangan polos asli untuk masing- masing jenis surat.

 Belum ada amplop dinas.

2. Tahap Penggunaan :  Belum ada form peminjaman arsip.

 Belum ada out indicator (out sheet, out guide).

3. Tahap Pemeliharaan :  Belum ada Daftar Arsip Vital.

 Belum ada Daftar Isi Berkas.

 Belum ada Daftar Berkas.

 Belum ada Daftar Arsip Yang Dialihmediakan.

4. Tahap Penyusutan : Sudah lengkap.

: Belum ada sertifikat Petugas Pengolah Arsip.

6. Sarana Prasarana : Belum terlihat teknik pemberkasan dan penyimpanan arsip dari foto yang disampaikan, khususnya penggunaan sarana seperti folder, guide, filling cabinet.

d. Biro Perencanaan Anggaran dan KLN:

1. Tahap Penciptaan : Sampel surat masih belum sesuai permintaan yaitu 5 paraf dan 10 tanda tangan polos asli untuk masing-masing jenis surat.

2. Tahap Penggunaan : Sudah lengkap.

3. Tahap Pemeliharaan :  Daftar Isi Berkas belum lengkap/sesuai.

 Daftar Berkas belum lengkap.

 Belum ada foto lokasi dan teknis penyimpanan arsip vital.

4. Tahap Penyusutan :  Belum ada Berita Acara Pemindahan Arsip.

: Masih dapat menambahkan sertifikat bintek yang pernah diikuti oleh Arsiparis dan Petugas Pengolah Arsip.

6. Sarana Prasarana : Sudah terlihat teknis pemberkasan, namun belum terlihat penggunaan sarana kearsipan seperti folder, guide, filling cabinet.

(3)

3

e. Biro Hukum:

1. Tahap Penciptaan :  Sampel surat masih belum sesuai permintaan yaitu 5 paraf dan 10 tanda tangan polos asli untuk masing- masing jenis surat.

 Belum ada keterangan atau foto tentang ekspedisi surat keluar (buku ekspedisi surat).

 Belum ada rekap surat keluar TNDE.

2. Tahap Penggunaan : Sudah lengkap

3. Tahap Pemeliharaan :  Belum ada Daftar Berkas,

 Belum ada Daftar isi Berkas,

 Belum ada Daftar Arsip Yang Dialihmediakan beserta Berita Acara.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada surat permintaan penataan/pemindahan ke Biro Umum.

:  Belum ada Data Petugas Pengelola Arsip.

 Belum ada sertifikat bimtek/diklat Petugas Pengelola Arsip.

6. Sarana Prasarana : Sudah ada foto penyimpanan arsip, namun belum terlihat penggunaan sarana seperti folder, sekat, filling cabinet dari foto/sampel yang dikirim.

B. Sub Tim II

Sub Tim II terdiri dari Sekretariat Ditjen Sumber Daya Air, Sekretariat Ditjen Perumahan, Sekretariat Ditjen Cipta Karya, Biro Keuangan, dan Biro Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana. Sampel-sampel yang perlu ditambahkan sebagai berikut:

a. Sekretariat Ditjen Sumber Daya Air:

1. Tahap Penggunaan :  Sampel surat masih belum sesuai permintaan yaitu 5 paraf dan 10 tanda tangan polos asli untuk masing- masing jenis surat.

 Belum ada foto Buku Ekspedisi surat.

 Belum ada foto Map Dinas.

2. Tahap Penggunaan Belum ada contoh Out Indicator.

3. Tahap Pemeliharaan :  Belum ada Daftar Isi Berkas.

 Belum ada Daftar Arsip Vital.

4. Tahap Penyusutan :  Belum ada Daftar Arsip Inaktif

 Belum ada Berita Acara Pemindahan Arsip.

:  Belum ada daftar petugas pengolah arsip.

 Belum ada sertifikat diklat/bintek yang diikuti Arsiparis dan petugas pengolah arsip.

 Belum ada SK pengangkatan arsiparis a.n. Dwi Purnomo.

6. Sarana Prasarana :  Sudah ada foto penyimpanan arsip vital, namun belum terlihat teknis pemberkasannya.

 Belum ada foto penggunaan sarana kearsipan seperti folder, sekat, label, out indicator dan filing cabinet.

Catatan:

Beberapa data disampaikan ke link bukti dukung setelah rapat ini, yaitu di tanggal 15 Juli 2021.

(4)

4

b. Sekretariat Ditjen Perumahan:

1. Tahap Penciptaan : Belum ada sampel 2. Tahap Penggunaan : Belum ada sampel 3. Tahap Pemeliharaan : Belum ada sampel 4. Tahap Penyusutan : Belum ada sampel 5. Sumber Daya

Kearsipan

: Belum ada sampel 6. Sarana Prasarana : Belum ada sampel Catatan:

Data baru disampaikan ke link bukti dukung setelah rapat ini, yaitu di tanggal 15 Juli 2021.

c. Sekretariat Ditjen Cipta Karya:

1. Tahap Penciptaan :  Belum ada foto Map Dinas.

 Belum ada foto Amplop Dinas.

3. Tahap Pemeliharaan :  Daftar Isi Berkas masih harus diperbaiki lagi.

 Belum ada foto lokasi penyimpanan arsip vital dan teknis pengamanannya.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada sampel 5. Sumber Daya

Kearsipan

:  Belum ada daftar SDM Kearsipan (Arsiparis dan Petugas Pengolah Arsip).

 Belum ada sertifikat diklat/bintek yang pernah diikuti oleh SDM Kearsipan.

6. Sarana Prasarana : Belum ada foto penggunaan sarana seperti folder, sekat, dan filing cabinet.

d. Biro Keuangan:

1. Tahap Penciptaan : Sudah lengkap.

2. Tahap Penggunaan : Belum ada Formulir Peminjaman Arsip.

 Belum ada foto lokasi penyimpanan dan teknis penyimpanan arsip vital.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada surat permintaan penataan/pemindahan ke Biro Umum.

:  Belum ada daftar SDM Kearsipan (Arsiparis dan Petugas Pengolah Arsip).

6. Sarana Prasarana : Belum terlihat teknik pemberkasan dengan menggunakan folder dan sekat.

Catatan:

Beberapa bukti dukung disampaikan ke link bukti dukung setelah rapat ini, yaitu di tanggal 14 dan 15 Juli 2021.

(5)

5

e. Biro Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana:

1. Tahap Penciptaan Sampel surat masih belum sesuai permintaan yaitu 5 paraf dan 10 tanda tangan polos asli untuk masing-masing jenis surat.

2. Tahap Penggunaan : Belum ada sampel 3. Tahap Pemeliharaan : Belum ada sampel 4. Tahap Penyusutan : Belum ada sampel 5. Sumber Daya

Kearsipan

: Belum ada sampel Sarana Prasarana : Belum ada sampel Catatan:

Tidak ada yang hadir di rapat.

C. Sub Tim III

Sub Tim III terdiri dari Biro Pengelolaan Barang Milik Negara, Biro Umum, Pusat Data dan Teknologi Informasi, dan Sekretariat Ditjen Bina Marga. Sampel-sampel yang perlu ditambahkan sebagai berikut:

a. Sekretariat Ditjen Pembiayaan Infrastruktur PU dan Perumahan

1. Tahap Penciptaan  Belum ada foto agenda penomoran surat masuk dan surat keluar.

 Belum ada rekap surat masuk dan surat keluar dari TNDE.

 Belum ada foto Buku Ekspedisi Surat Keluar.

 Sampel naskah dinas masih ada yang perlu diperbaiki.

3. Tahap Pemeliharaan :  Daftar Berkas masih perlu diperbaiki.

 Belum ada foto teknik penyimpanan dan lokasi penyimpanan arsip vital.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada surat pemindahan/permohonan penataan arsip yang ditujukan ke Biro Umum.

: Belum ada sertifikat diklat/bintek yang pernah diikuti oleh SDM Kearsipan.

6. Sarana Prasarana : Belum ada foto penggunaan sarana kearsipan sarana seperti folder, sekat, dan filing cabinet.

b. Biro Pengelolaan Barang Milik Negara:

1. Tahap Penciptaan :  Belum ada foto agenda penomoran surat masuk dan surat keluar.

 Sampel naskah dinas masih ada yang perlu diperbaiki.

(6)

6

3. Tahap Pemeliharaan :  Daftar Berkas masih perlu diperbaiki.

 Daftar Arsip Vital masih perlu diperbaiki.

4. Tahap Penyusutan : Sudah lengkap.

c. Biro Umum:

 Sampel surat belum semuanya memenuhi ketentuan.

2. Tahap Penggunaan :  Belum ada Out Indicator.

 Belum ada buku formulir peminjaman arsip.

3. Tahap Pemeliharaan : Belum terlihat teknis penyusunan arsip vital di dalam lemari besi.

4. Tahap Penyusutan :  Belum ada surat pemindahan arsip.

 Belum ada Berita Acara Pemindahan.

 Belum ada Daftar Arsip Inaktif.

: Sudah lengkap.

6. Sarana Prasarana : Sudah lengkap.

d. Pusat Data dan Teknologi Informasi:

 Sampel surat belum semuanya memenuhi ketentuan 2. Tahap Penggunaan :  Belum ada Out Indicator.

 Belum ada foto lokasi penyimpanan dan teknis penyimpanan arsip vital.

 Belum ada surat permohonan pemindahan/penataan arsip.

(7)

7

e. Sekretariat Ditjen Bina Marga:

 Belum ada foto Map Dinas.

 Sampel surat belum semuanya memenuhi ketentuan 2. Tahap Penggunaan :  Belum ada Out Indicator.

3. Tahap Pemeliharaan :  Belum ada Daftar Berkas.

 Daftar Arsip Vital masih perlu diperbaiki.

 Belum terlihat teknis penyimpanan arsip vital.

:  Belum ada Data SDM Kearsipan.

D. Sub Tim IV

Sub Tim IV terdiri dari Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Pusat Pengendalian Lumpur Sidoarjo, Pusat Fasilitasi Infrastuktur Daerah, Badan Pengembangan Infrastruktur Wilayah, dan Biro Komunikasi Publik. Sampel-sampel yang perlu ditambahkan sebagai berikut:

a. Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia:

1. Tahap Penciptaan : Sampel surat yang dikirimkan masih kurang sesuai ketentuan.

2. Tahap Penggunaan :  Belum ada Out Indicator.

3. Tahap Pemeliharaan :  Belum ada Daftar Berkas.

 Belum ada Daftar Arsip Yang Dialihmediakan

 Belum ada Daftar Arsip Vital.

: Belum ada Data SDM Kearsipan.

6. Sarana Prasarana : Sudah cukup lengkap.

b. Pusat Pengendalian Lumpur Sidoarjo:

1. Tahap Penciptaan : Belum ada sampel.

2. Tahap Penggunaan : Belum ada contoh out indicator.

3. Tahap Pemeliharaan : Belum ada bukti dukung terkait daftar isi berkas, daftar

(8)

8

berkas, penyimpanan arsip.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada bukti dukung terkait penyusutan.

: Sudah lengkap.

Catatan:

Beberapa bukti dukung disampaikan ke link bukti dukung pada tanggal 13 Juli 2021 namun setelah rapat selesai

c. Pusat Fasilitasi Infrastuktur Daerah:

1. Tahap Penciptaan :  Bukti dukung naskah dinas yang dikirim masih kurang.

 Belum ada contoh Map Dinas.

 Belum ada contoh Amplop Dinas.

2. Tahap Penggunaan : Belum ada sampel.

3. Tahap Pemeliharaan : Belum ada sampel.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada sampel.

:  Data SDM Kearsipan masih tercampur.

6. Sarana Prasarana : Belum ada sampel.

d. Badan Pengembangan Infrastruktur Wilayah:

1. Tahap Penciptaan : Bukti dukung naskah dinas yang dikirim masih kurang.

3. Tahap Pemeliharaan : Belum terlihat teknis penyimpanan arsip vital.

4. Tahap Penyusutan : Belum ada sampel.

: Sudah lengkap

e. Biro Komunikasi Publik:

1. Tahap Penciptaan :  Bukti dukung naskah dinas yang dikirim masih kurang.

 Belum ada contoh Map Dinas.

 Belum ada contoh Amplop Dinas.

 Belum ada foto agenda penomoran surat masuk dan surat keluar.

3. Tahap Pemeliharaan : Belum ada sampel.

:  Data SDM Kearsipan masih tercampur.

Catatan:

(9)

9

Beberapa bukti dukung disampaikan ke link bukti dukung pada tanggal 16 Juli 2021.

Beberapa obyek pengawasan yang melengkapi bukti dukung setelah rapat tanggal 13 Juli 2021, hal ini sesuai dengan komitmen yang telah disepakati pada rapat.

Para ketua subtim diminta untuk mulai melakukan penilaian sesuai dengan ketersediaan bukti dukung dan menuliskan di format Ringkasan Hasil Audit Sementara (RHAS).

Rapat selanjutnya akan diadakan di tanggal 23 Juli 2021 secara virtual.

Jakarta, 16 Juli 2021 Sekretariat

Tim Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian PUPR Tahun 2021

(10)

15/7/2021 Formulir Zoho

Daftar Hadir Rapat Tim Pengawasan Kearsipan Internal 4_13 Juli 2021

Fo mulir: Rapat Tim Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian PUPR Tahun 2021

Nama Satuan Kerja Jabatan Nomor HP Surel Tanda Tangan

Tini Kusmiati Dit. SSPSDA Arsiparis Muda 08157932055 [email protected]

zulkarnain biro umum arsiparis madya 082123518266 [email protected]

Suci Ramadhan Biro Umum Arsiparis Muda/Subkor

Kearsipan 08128518377 [email protected]

Emanuel Pati Libak Setditjen Perumahan Subkoor Rumah Tangga dan

Perlengkapan 081296972424 [email protected]

indah rusiatji sekretariat direktorat

jenderal bina konstruksi arsiparis

Devy Pusdatin Arsiparis Muda 081296040546 [email protected]

Dewi Karyani Biro Keuangan Staf TU 085214850840 [email protected]

Abdul Latif Sekretariat Jenderal Biro

Komunikasi Publik Arsiparis 082122612170 [email protected]

M

Indri Kurniawati Biro Komunikasi Publik Staf TU 082213113404 [email protected]

Abdi Pangestu Pusat Analisis Pelaksanaan

Kebijakan Arsiparis Muda 082122273921 [email protected]

Iin imania Direktorat Jenderal

Pembiayaan infrastruktur Jafung Arsiparis ahli muda 085781871226 [email protected]

Manijan Sekretariat Direktorat

Jenderal Bina Konstruksi Arsiparis Mahir 081218704408 [email protected]

Mia Utari Pusaka Arsiparis Muda 08158810409 [email protected]

Yudianingsih Biro Umum Jafung Arsiparis Muda 08128680252 [email protected]

(11)

Sri Setiawati Direktorat Irigasi dan Rawa

SDA Arsiparis Ahli Muda 08119429987 [email protected]

Sri Mulyati R Pusdatin Jafung fungsional arsiparis

penyelia 081510740830 [email protected]

Sri Mulyati R PUSDATIN Jafung Arsiparis Penyelia 081510740830 [email protected]

St. Ngafiyah, S.Sos Direktorat Kelembagaan dan

Sumber Daya Konstruksi Arsiparis Ahli Muda 081381558588 [email protected]

Prita Yuniarti Ramayani Biro Umum Kasubbag TU 0818226626 [email protected]

Rini Oktafia Biro Perencanaan Anggaran

dan Kerja Sama Luar Negeriii Arsiparis Ahli Pertama 081294224029 [email protected]

Sunarto Sekretariat Inspektorat

Jenderal Arsiparis Ahli Muda 081310700907 [email protected]

Bagus Satria Bagian Kepegawaian dan

Umum, Sekretariat BPIW Staf Pelasakna 085774850510 [email protected]

mujiati Sekretariat Inspektorat

Jenderal Arsiparis Muda 081510655060 [email protected]

Teti Nurbaeti Biro Umum Arsiparis Muda 0821258500977 [email protected]

surip Biro Komunikasi Publik Arsip Pertama 085282142452 [email protected]

Nur'aini Biro Umum Sekretariat

Jenderal Arsiparis Pertama 081242009085 [email protected]

Putri Asiah DITJEN PEMBIAYAAN

INFRASTRUKTUR PU DAN

PERUMAHAN Staf 085778161848 [email protected]

Tri Umiyati Sekretariat Inspektorat

Jenderal Arsiparis Pertama 087886655972 [email protected]

Rini Puntariwati Sekretariat Itjen Arsiparis Pertama 085219258555 [email protected]

(12)

Rusman, S.AP Biro Umum Arsiparis Pertama 08129845848 [email protected]

Dewi Roza Biro Umum Arsiparis Ahli Pertama 08129487273

Didit Fajar Haryanto Biro PAKLN Arsiparis Ahli Muda 08561425826 [email protected]

Adwin Nugroho Bachtiar Biro Pengelolaan Barang Milik Negara

Arsiparis Muda / Sub Koordinator Penataan Arsip

Biro 081211685320 [email protected]

Aznildha Septhavia Biro Umum Arsiparis Mahir 081286255337 [email protected]

Argo setiani Setditjen Perumahan Staf Argosetianipraastuti@gmail.

com

Risa Zaharani Biro Hukum Analis Keuangan 082122155244 [email protected]

R.SUTJIPTA djpi PRAHUM 082122283060 [email protected]

(13)

LAMPIRAN FOTO

PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL KEMENTERIAN PUPR TAHUN 2021 KE 4 ZOOM MEETING, 13 JULI 2021

Kegiatan Rapat Dibuka oleh Sub Koordinator Kearsipan (Ibu Suci Ramadhona, S.Sos.)

Pemaparan Bahan Bukti Dukung oleh Sub Tim 1

(14)

(15)

(16)

Penyampaian Contoh Ringkasan Hasil Audit Kearsipan Internal Sementara (RHAS)

Para Peserta Rapat

(17)

Para Peserta Rapat