BAB II
PROFIL PT. METRO MEDAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
PT. Metro Medan berdiri pada tahun 2007 bergerak dalam bidang usaha pemasaran dan penjualan barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara tunai maupun kredit. Perusahaan ini dipimpinan oleh Bapak Saut B Purba, kantor beralamat di Jl. KL. Yos Sudarso No. 41 G – H GLUGUR Medan. Perusahaan ini didirikan pada pertengahan bulan juni yaitu tanggal 16 Juni 2007 dengan akte notaris No. 70 di Medan. PT. Metro Medan ini didirikan oleh Bapak Saut B Purba dengan beberapa orang pemegang saham yang menanamkan modal pada perusahaan tersebut.
Tujuan berdirinya PT. Metro Medan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Menjadi perusahaan terbaik di Indonesia dalam usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara kredit maupun tunai.
b. Menyediakan lapangan usaha maupun lapangan kerja bagi masyarakat Indonesia.
c. Menjaga keberadaan perusahaan dari masa ke masa sebagai asset nasional.
PT. Metro Medan sejak berdiri mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari pangsa pasar yang semakin meluas. Perusahaan tersebut memasarkan dan menjual barang – barang elektronik dan furniture di wilayah Medan dan sekitarnya.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu rangkaian hubungan antara individu dengan individu yang lain, individu dengan kelompok. Struktur ini dilukiskan dalam suatu bagian yang disebut dengan organisasi, yanng menunjukan bagan organisasi sebagai hubungan menurut fungsi didalam usaha untuk mengemban tugas dan kewajiban yang ditentukan menurut struktur organisasi.
Agar setiap tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh manajemen, maka harus ada koordinasi antara pimpinan dan personil yang bekerja di perusahaan tersebut. Struktur organisasi merupakan kerangka yang menunjukkan bagian – bagian tugas dan tanggung jawab di dalam suatu perusahaan yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perkembangan struktur organisasi dalam pengelolaan suatu perusahaan adalah mutlak harus dilaksanakan oleh pemimpin agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih. Suatu struktur organisasi harus didesain untuk memperjelas lingkungan kerja sehingga semua orang tau siapa yang harus melakukan apa, dan siapa yang bertanggungjawab atas hasil – hasil apa, untuk menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja disebabkan oleh kebingungan dalam jaringan – jaringan komunikasi dalam mengambil keputusan yang mencerminkan dan mendukung sasaran perusahaan.
Maka dengan adanya struktur organisasi, diharapkan tercapainya suatu koordinasi diantara unit – unit maupun bagian – bagian dalam organisasi sehingga tujuan yang telah diterapkan dapat tercapai. Oleh karena itu, struktur organisasi
harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada seoptimal mungkin.
Mengingat besarnya peranan dan sumbangan dari struktur organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Metro memilih struktur organisasi yang berbentuk garis dan staff seperti yang terlihat dalam lampiran.
C. Uraian Tugas
Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi PT. Metro Medan adalah sebagai berikut :
1. Direktur Operasional
Direktur operasional adalah pimpinan utama yang mengambil keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan. Tugas dan wewenang direktur operasional adalah :
a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
b. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan.
c. Memanajemen staff – staff yang ada di perusahaan.
d. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan undang – undang yang diterapkan.
2. Kepala Pengendalian Kredit dan Collection
Dalam menjalankan tugasnya kepala pengendalian kredit dan collection bertanggunng jawab langsung kepada direktur operasional. Adapun tugas kepala pengendalian kredit dan collection adalah sebagai berikut :
a. Bersama direktur operasional menentukan collection indoor dan outdoor baik pertim maupun perindividual berdasarkan besarnya piutang jatuh tempo pada bulan berikutnya.
b. Mengkoordinir pekerjaan administrasi A/R, survey, collector, dan collsus.
c. Mengendalikan kegiatan collection dan mengambil langkah – langkah yang perlu untuk menekan tunggakan.
d. Secara periodik atau setiap bulan mendampingi chief accounting melakukan rekonsiliasi saldo A/R (cross check) dan mempertanggungjawabkan hasil cross check tersebut.
e. Melakukan pemantauan atau evaluasi dan memberikan pengarahan – pengarahan kepada para surveyor dan collector dalam menjalankan fungsinya.
3. Chief Accounting
Tugas dari chief accounting adalah sebagai berikut :
a. Mengawasi keuangan perusahaan baik pengeluaran maupun penerimaan kas.
b. Menyusun laporan keuangan pada setiap periode yaitu setiap bulannya.
4. Kepala Bagian Marketing
Dalam melaksanakan tugasnya kepala bagian marketing bertanggungjawab kepada direktur operasional dan tugas dari kepala bagian marketing adalah sebagai berikut :
a. Melakukan perencanaan bidang penjualan.
b. Mengkoordinir para tenaga penjual, supervisor sales force, dan show room dalam rangka meningkatkan penjualan.
c. Melakukan analisis terhadap kondisi pasar.
d. Mengkoordinir penyiapan laporan – laporan bidang keuangan.
e. Mengusulkan dan mengkoordinir kegiatan promosi dan iklan serta melakukan evaluasi terhadap efektifitasnya.
5. Koordinator Survey
Koordinator survey bertugas dan bertanggungjawab melakukan screening map order. Apabila sesuai, dilakukan pembagian map order berdasarkan wilayah, bila tidak sesuai dikembalikan ke administrasi survey.
6. Koordinator Collector
Dalam menjalankan tugasnya koordinator collector bertanggungjawab kepada direktur operasional melalui kepala pengendalian kredit dan collection dan memiliki tugas sebagai berikut :
a. Melakukan pembinaan dan pengawasan kerja pada collector yang dibawah koordinasinya.
b. Melaksanakan kegiatan administrasi seperti, pemantauan absensi para collector, menyiapkan perhitungan insentif, dan lain – lain.
7. Surveyor
Melakukan survey ke tempat tinggal konsumen sesuai wilayah survey dan melaporkan hasil survey ke bagian komite kredit.
8. Administrasi survey
Merekap hasil CCM dan menyerahkan map order tolak dan batal ke administrasi marketing dan map order yang disetujui ke bagian fakturisasi.
9. Collector
Tugas yang harus dilaksanakan oleh collector adalah sebagai berikut :
a. Menerima dan menandatangani daftar penyerahan kwitansi, kwitansi berdasarkan wilayah dan melakukan penagihan.
b. Menyerahkan hasil tagihan dan kwitansi tertagih ke kasir perantara dan menyerahkan daftar penyerahan kwitansi dan kwitansi tidak tertagih ke bagian administrasi A/R.
10. Administrasi A/R
Menurunkan tagihan outdoor dalam bentuk DPK dan kwitansi berdasarkan wilayah, jatuh tempo dan angsuran janji bayar.
11. Koordinator Administrasi A/R
Tugas dari koordinator administrasi A/R adalah sebagai berikut : a. Memeriksa kwitansi outdoor.
b. Menerima collection report indoor dan outdoor dari kasir.
c. Membuat laporan produktivitas collector dan tagihan indoor dan outdoor perbulan.
12. Kasir Cabang
Tugas kasir cabang adalah sebagai berikut : a. Melakukan pembayaran utang kepada supplier.
b. Membayar bunga pinjaman bank dan pihak ketiga.
c. Mengatur pengeluaran dan penerimaan kas.
13. Purchasing
Tugas purchasing adalah sebagai berikut :
a. Mengadakan stock barang yang akan dikirim ke konsumen.
b. Membuat daftar harga barang.
c. Mengorder barang untuk stock dan untuk dikirim ke konsumen.
14. Kasir Indoor
Kasir indoor bertugas menerima pembayaran angsuran dari konsumen yang melakukan pembayaran ke show room
15. Stock Control
Berikut adalah tugas dari stock control :
a. Mengontrol penrsediaan barang yang disimpan di gudang.
b. Menginput surat penerimaan barang, nota pengeluaran barang internal, surat penerimaan barang internal.
16. Faktur
Tugas dari bagian faktur ialah sebagai berikut :
a. Mencetak faktur dan membuat kartu AR kosong untuk dibuatkan denah rumah konsumen berdasarkan map order.
b. Menerima map realisasi dan kembali dari pengiriman dan mendistribusikan ke acccounting untuk yang direalisasi dan yang ditolak atau batal ke administrasi survey.
17. Journal
Journal bertugas untuk melakukan :
a. Mengentry data konsumen beserta posting DP/angsuran I dan menyerahkan kartu AR ke administrasi AR.
b. Mendistribusi kwitansi indoor ke showroom dan kasir perantara.
18. Administrasi Marketing
Administrasi marketing bertugas untuk melakukan screening point terhadap kelengkapan map order, bila tidak dikembalikan ke supervisor showroom dan supervisor sales force untuk difollow up atau ditolak, bila sesuai diteruskan ke administrasi survey.
19. Kepala Gudang
Kepala gudang bertugas untuk melaksanakan pengawasan keluar masuknya barang dan bertanggungjawab atas persediaan barang yang disimpan di gudang.
20. Supervisor Sales Force
Supervisor sales force bertugas melaksanakan pengecekan kelengkapan map order, apabila tidak layak dikembalikan ke sales force atau pramuniaga untuk di follow up kembali apabila sesuai diteruskan ke administrasi marketing.
21. Supervisor Show Room
Supervisor showroom bertugas mengecek kelengkapan map order, apabila tidak layak dikembalikan ke pramuniaga untuk ditolak, apabila sesuai diteruskan ke administrasi marketing.
22. Administrasi Gudang
Membuat surat penerimaan barang, cross ceck barang, menerima barang tarikan dan surat penerimaan barang tagihan serta menata barang disektor sesuai status barang.
23. Driver dan Staff Pengangkutan
Mengirim barang ke alamat konsumen dan menjaga kondisi barang yang dikirim sampai ke tempat tujuan.
24. Sales Force dan Pramuniaga
Memeriksa kelengkapan map order dan menutup order untuk diserahkan ke bagian supervasior.
D. Jaringan Usaha
PT. Metro Medan ini perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas. Pada perjalanan usahanya PT. Metro ini cenderung menjalankan kegiatan usaha yang bergerak dibidang penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan penjualan secara kredit maupun tunai untuk semua kalangan masyarakat. Barang – barang elektronik dan furniture yang dijual dan dipasarkan oleh PT. Metro yaitu sharp, LG, olimpic, elite, ocean, dan lain – lain.
E. Kinerja Usaha Terkini
PT. Metro Medan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha penjualan dan pemasaran barang – barang elektronik dan furniture dengan kredit maupun tunai. Dalam menjalankan usahanya PT. Metro Medan memasarkan dan menjual barang – barang elektronik dan furniture yang bermerk sharp, LG, olimpic, elite, ocean, dan lain – lain. Dalam menjalankan kegiatan usahanya, perusahaan ini melakukan perencanaan untuk membuka cabang baru di wilayah Medan dan sekitarnya. Hal lain selain ingin membuka cabang baru, perusahaan tersebut akan meningkatkan sistem pembelian dan sistem penjualan dengan cara meningkatkan mutu pelayanan dan sumber daya perusahaan.
F. Rencana Usaha
Dalam menjalankan usahanya PT. Metro Medan membuat rencana usaha berupa program – program sebagai berikut :
1. Program untuk meningkatkan penjualan, yaitu :
• Bagi sales yang dapat melakukan penjualan tertinggi dalam satu minggu mendapatkan komisi\insentif.
• Penjualan diatas Rp 20.000.000-, dalam kurun waktu dua minggu, masing – masing sales mendapat insentif Rp 150.000-,.
• Demo pasar per group sales minimal dua kali dalam satu bulan.
• Insentif untuk devisi gudang, realisasi pengantaran barang dihitung per tanggal setiap bulannya dengan komisi yang sudah ditetapkan.
2. Program untuk konsumen, yaitu :
• Memberikan kupon undian kepada konsumen disetiap pembayaran angsuran ke showroom.
• Setiap pengambilan kredit mendapatkan dan setiap awal tahun setiap konsumen mendapatkan souvenir.
• Diskon pelunasan kredit oleh konsumen mendapat diskon 2% dari total angsuran per bulan.
3. Program untuk pengembangan kegiatan usaha, yaitu :
• Mengembangkan outlet menjadi cabang baru perusahaan, seperti outlet Binjai menjadi cabang Binjai.
• Membuka outlet baru di Tanjung Morawa.
