Materi Bimtek Online Modul MANAJEMEN RISIKO PENGADAAN BARANG/JASA

(1)

Value Creation | Innovation | Trustworthiness | Collaboration | Passion

PAGE - 1

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO PENGADAAN

BARANG/JASA

2021

(2)

LINK BAHAN BIMTEK

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO

PENGADAAN BARANG/JASA

1. Materi

https://drive.google.com/drive/folders/1Tzz3yYM GMk7uVKGiLNxMYzn8puqs5LUr?usp=sharing

2. Contoh Bukti Dukung

https://drive.google.com/drive/folders/11LE1C0G RHNqEDg7REJcZsKkK6RMX3Fdn?usp=sharing

3. Template

https://drive.google.com/drive/folders/1wR7FdcS

cXBtb-fkucEQF7AgoPXa9_duE?usp=sharing

(3)

PAGE - 3

Rules Bimtek

Agar pelaksanaan pelatihan optimal, maka:

• Mengikuti seluruh sesi bimtek online

• Hadir tepat waktu untuk mendapatkan pemahaman yang menyeluruh

• Berpartisipasi aktif

• Rename (ubah) ID Anda di zoom dengan urutan [Nama UKPBJ] – [Nama Peserta]

• Seluruh peserta diharapkan mengaktifkan fitur Video di masing- masing zoom nya

• Pada saat narasumber memulai paparan, host akan mematikan (mute) suara semua peserta

• Dalam menjawab Quiz, gunakan fitur Zoom Chat

• Peserta dapat menuliskan pertanyaan pada fitur Zoom chat pada saat paparan berlangsung

• Moderator akan mengkompilasi pertanyaan dan akan disampaikan ke narasumber pada saat sesi tanya jawab dengan tetap

memperhatikan ketersediaan waktu

• Mengerjakan semua penugasan yang diberikan

• Gunakan template yang diberikan link nya oleh panitia

• Menindaklanjuti hasil bimtek online untuk pemenuhan bukti dukung

Level Proaktif.

(4)

Jadwal Bimtek*

* Contoh gelombang 1

(5)

PAGE - 5

Tujuan

Pembelajaran

• Memahami konsep Manajemen Risiko Pengadaan

• Dapat menyusun SOP Manajemen Risiko Pengadaan

• Dapat mendokumentasikan seluruh tahapan dalam pengelolaan risiko pengadaan

• Dapat menyusun kode etik pengelola

UKPBJ sebagai upaya treatment risiko

pengadaan

(6)

Agenda Bimtek

No Aktifitas Waktu

1 Pembukaan dan perkenalan

09.00 – 09.30 2 Pre Assessment

3 Polling awal praktik manajemen risiko

09.30 – 10.30 4 Pengantar manajemen risiko dalam Pengadaan

Barang/Jasa

5 Konsep Manajemen Risiko

6 Dokumentasi Manajemen Risiko – Tahap Perencanaan

Kerangka Manajemen Risiko 10.30 – 12.00

Sesi Kelas Bimtek 1

No Aktifitas Waktu

7 Dokumentasi Manajemen Risiko – Tahap Identifikasi Risiko

09.00 – 10.30 8 Dokumentasi Manajemen Risiko – Tahap Analisis Risiko

9 Dokumentasi Manajemen Risiko – Tahap Penyusunan Rencana Penanganan Risiko

10 Dokumentasi Manajemen Risiko – Tahap Pemantauan dan

Pengendalian Risiko 10.30 – 11.00

11 Kode Etik Pegawai UKPBJ 11.00 – 11.30

12 Penutup & Post Assessment 11.30 – 12.00

Sesi Kelas Bimtek 2

Sesi Mentoring 1

No Paparan Tugas

1 Paparan Perencanaan Manajemen Risiko Paparan SOP Manajemen Risiko

2

Paparan Identifikasi Risiko Paparan Analisis Risiko Paparan Penanganan Risiko

Sesi Mentoring 2

No Paparan Hasil Perbaikan Sesi Sebelumnya

1 Paparan Perencanaan Manajemen Risiko Paparan SOP Manajemen Risiko

2

Paparan Identifikasi Risiko Paparan Analisis Risiko Paparan Penanganan Risiko

(7)

PAGE - 7

PENGANTAR

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO

PENGADAAN BARANG/JASA

(8)

Rantai Nilai Pengadaan

Pemrograman Perencanaan

Penganggaran Pengadaan

Pelaksanaan Kontrak dan Pembayaran

Pekerjaan Serah Terima Barang/Pekerjaan

Posisi Pengadaan dalam Pelaksanaan Program Kerja Pemerintahan

(9)

PAGE - 9

Isu Seputaran Pengadaan Barang/Jasa

Gagal Lelang Praktik Suap &

Pungli Ketidaksesuaian Kontrak Penyedia

Realisasi Menumpuk di Triwulan III & IV

Spesifikasi barang/jasa tidak

sesuai Penyedia terbatas Salah tafsir kebutuhan

pengguna Kompetensi SDM

Jumlah paket tidak sebanding dengan

jumlah pokja

Kolusi antara Penyedia

Spesifikasi pengadaan sulit

didefinisikan

Tenggat waktu tidak realistis

Melibatkan banyak Pemangku Kepentingan

Pemilihan metode evaluasi

pengadaan tidak tepat

Dampak lingkungan yang

merugikan

Tidak berpihak pada usaha kecil

…………

…..

(10)

KONSEP

MANAJEMEN RISIKO

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO

PENGADAAN BARANG/JASA

(11)

PAGE - 11

RISIKO

✓ Hukum kekekalan energi mengatakan bahwa energi tidak dapat diciptakan dan dihilangkan

✓ Energi hanya dapat dipindahkan dari satu tempat ke tempat yang lain

Hukum Kekekalan Energi?

a. Risiko seperti energi b. Risiko ada dimana mana

c. Risiko tidak dapat diciptakan atau dihilangkan d. Risiko hanya dapat dipindahkan atau ditransfer

ke tempat lain

Apa kaitannya dengan Manajemen Risiko?

Sifat ‘Risiko’:

(12)

Pengertian Risiko

ISO 31000

“ Probabilitas terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan”

Chartered Institute of Procurement & Supply

“Dampak ketidakpastian terhadap tujuan, dan dampak tersebut merupakan deviasi positif atau negatif dari apa yang diharapkan”

“Ketidakpastian yang terukur terhadap suatu hasil, baik berupa peluang positif atau dampak negatif,

dimana ketidakpastian yang terukur tersebut dinyatakan dalam kemungkinan”

Komisi Eropa

(13)

PAGE - 13

Pengertian Risiko

Tujuan, Strategi,

Sasaran, dan/atau

Target Yang membawa akibat yang

tidak diinginkan, atas Kemungkinan

terjadinya suatu peristiwa

Risiko merupakan sebuah potensi

kejadian atau peristiwa yang dapat

mempengaruhi pencapaian obyektif

(14)

Risiko vs Ketidakpastian vs Masalah

Perbedaan Risiko dengan Masalah (Isu)

Risiko adalah sesuatu yang mungkin terjadi, Risiko

“Jika cuaca hujan, mungkin pengiriman barang akan terlambat.”

Masalah

“Cuaca hari ini hujan, sehingga pengiriman

barang menjadi terlambat.”

Risiko, dapat ditentukan kemungkinannya (cukup data/informasi)

sedangkan Ketidakpastian, tidak dapat ditentukan kemungkinan terjadinya

(15)

PAGE - 15

Tiga Unsur Penting Risiko

PERFORMANCE CULTURE

Peristiwa atau

Keadaan Kemungkinan

terjadi

Dampak terhadap

Tujuan

Apa yang

mungkin terjadi Probabilitas terjadinya

peristiwa/keadaan tersebut

Akibat dari terjadinya

peristiwa /keadaan

tersebut

(16)

Apa Mungkin Kita Menghilangkan Semua Risiko

Risiko tidak mungkin sepenuhnya dihindari, dialihkan, atau bahkan dimitigasi, tetapi risiko perlu dikelola agar tetap berada pada batas yang masih bisa diterima.

Sehingga, sangatlah penting melakukan identifikasi dan pengelolaan risiko, untuk memitigasi dampak yang dapat ditimbulkan oleh risiko.

Pengelola pengadaan dapat mengurangi probabilitas dan dampak risiko dalam proses pengadaan melalui identifikasi, perencanaan dan pengelolaan risiko secara efektif.

Jika Anda tidak mengelola risiko, risiko yang akan mengelola Anda!

“Serangkaian kegiatan dan metode secara terkoordinasi yang digunakan untuk mengarahkan organisasi dan mengendalikan risiko-risiko yang dapat berpengaruh pada kemampuan

organisasi untuk mencapai tujuan.”

(17)

PAGE - 17

Mengapa Perlu Mengelola Risiko di PBJ

?

Meningkatkan kemungkinan

keberhasilan tujuan PBJ

Meningkatkan kesadaran akan

Risiko yang melekat di

proses PBJ Mengembang kan praktik yang konsisten

terhadap pengelolaan Risiko di dalam

organisasi

Mendorong perilaku yang

selalu fokus pada prioritas

Membangun budaya Proaktif, bukan

reaktif, khususnya

dalam pengelolaan

risiko

Mendokumen- tasikan pembelajaran

organisasi dalam pengelolaan

risiko PBJ

(18)

Pendekatan Manajemen Risiko

The International Organization for Standardization (ISO) 31000: 2018 Risk Management – Guidelines

The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) 2017; Enterprise Risk Management Framework – Integrating with Strategy and Performance

Awalnya dibentuk pada tahun 1985 dan terakhir di perbaharui ada 2017, COSO adalah inisiatif bersama dari lima organisasi sektor swasta dan

didedikasikan untuk memberikan kepemimpinan pemikiran melalui pengembangan kerangka kerja dan panduan tentang pengendalian internal

manajemen risiko perusahaan (ERM) dan pencegahan penipuan

Diterbitkan oleh International Organization for Standardization pada November 2009

dan diperbarui versi terbaru pada Februari 2018, merupakan sebuah standar dalam

menciptakan dan melindungi nilai dalam organisasi melalui pengelolaan risiko, membuat

keputusan, menetapkan dan mencapai tujuan dan peningkatan kinerja

(19)

PAGE - 19

Terminologi dalam Manajemen Risiko

Istilah Definisi

Risiko Sebuah potensi kejadian atau peristiwa yang dapat mempengaruhi pencapaian obyektif

Probabilitas Tingkatan kemungkinan terjadinya sebuah risiko

Dampak Tingkatan akibat yang akan ditimbulkan jika risiko tersebut terjadi Tingkat Eksposur Kategori tingkatan risiko berdasarkan nilai probabilitas dan dampak

Toleransi (Risk

Tolerance) Penyataan batas penerimaan yang bisa diterima oleh organisasi atas risiko-risiko yang telah diidentifikasi

Risk response Tindakan antisipasi yang akan dilakukan terhadap suatu risiko berdasarkan hasil

analisa/asesmen dan prioritas.

(20)

Implementasi Manajemen

Risiko Pada

MKU-19

(21)

PAGE - 21

Tujuan Implementasi Manajemen Risiko

Tersedianya sebuah sistem pelaporan yang mudah dibaca dan dimengerti oleh stakeholder untuk pengendalian

risiko serta pengambilan keputusan

Tercapainya tujuan PBJ secara efektif dan efisien melalui implementasi manajemen

risiko yang efektif.

Tersedianya kebijakan yang menunjang upaya standarisasi atau

kesamaan prosedur pengelolaan risiko proses pengadaan barang dan

jasa

1

2

3

(22)

Kerangka Kerja

Manajemen

Risiko

(23)

PAGE - 23

Manfaat Memiliki Kerangka Kerja Manajemen Risiko

Proses terstruktur yang digunakan untuk mengidentifikasi potensi risiko terhadap organisasi.

Menentukan strategi untuk menghilangkan atau meminimalkan dampak risiko.

Mekanisme untuk secara efektif memantau dan mengevaluasi strategi risiko yang telah ditetapkan.

1

2

3

(24)

Penerapan Manajemen Risiko Pemerintah

Penerapan manajemen risiko di lingkungan pemerintahan telah diatur melalui Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem

Pengendalian Intern

Pemerintah

(25)

PAGE - 25

PERENCANAAN KERANGKA

MANAJEMEN RISIKO

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO

PENGADAAN BARANG/JASA

(26)

Perencanaan Kerangka Manajemen Risiko

KOMPONEN PERENCANAAN

KERANGKA MANAJEMEN

RISIKO

Peran & Tanggung Jawab

Prosedur Tracking

Kategori Risiko

Risk Breakdown Structure (RBS)

Penjadwalan (Timing) Penganggaran

Risk Probability vs Impact Matrix

Stakeholder’s

Risk Tolerance

Format Pelaporan

(27)

PAGE - 27

Contoh Organisasi Berdasarkan Peran

1. Risk Steering Committee:

Pihak yang menetapkan kebijakan pengelolaan risiko serta melakukan pengawasan atas seluruh pengelolaan risiko dalam organisasi;.

2. Risk Coordinator:

Pihak yang bertanggungjawab dalam melakukan konsolidasi,

monitoring, control dan evaluasi atas risiko-risiko utama yang dikelola oleh risk owner dan melakukan langkah-langkah strategis jika

diperlukan

3. Risk Advisor:

Pihak yang menyusun kebijakan, mensosialisasikan dan memberikan bimbingan/bantuan kepada para pelaku dalam mengimplementasikan pengelolaan risiko

4. Risk Owner:

Pihak yang bertanggungjawab dalam mengelola sebuah risiko,mulai dari identifikasi, analisis, response, monitoring dan control

Risk Owner

Risk SC

Pimpinan/

Sekda/dll

Risk Advisor

Pokja PPK PPHP

Risk Coordinator

Ka. UKPBJ

(28)

Alur Pengelolaan Risiko

Identifikasi Risiko

Risk Owner

Analisis &

Response Plan

Risk Owner

Eksekusi

Risk Owner

Pelaporan

Risk Owner

Analisis &

Response Plan

Risk Owner

Analisis &

Konsolidasi

Risk Coordinator

Eskalasi

?

Keputusan

Risk SC

Closed

?

N

End

Pustaka Risiko

Start

(29)

PAGE - 29

SOP Pengelolaan Risiko

Sumber: Contoh Bukti Dukung Model Kematangan UKPBJ - http://siukpbj.lkpp.go.id/informasi

SOP Manajemen Risiko adalah tahapan aktifitas yang

dilakukan dalam siklus pengelolaan risiko strategis,

operasional maupun proses.

(30)

Kategorisasi

Risiko Aktifitas Unit

Pengadaan

(31)

PAGE - 31

Probabilitas vs Dampak Risiko

Menentukan tingkat/skala PROBABILITAS

Menentukan tingkat/skala DAMPAK

Tingkatan Probabilitas Deskripsi Umum Frekuensi Kejadian PBJ

4- Hampir Pasti Terjadi

(Almost Certain) Akan terjadi dalam kurun

waktu satu tahun Setahun sekali Akan terjadi pada paket pengadaan sejenis 3 -Mungkin Sekali Terjadi

(Likely) Terjadi beberapa kali

sepanjang karir Anda 3 tahun sekali Telah terjadi beberapa kali dalam 2 tahun terakhir di paket pengadaan sejenis 2 - Mungkin Terjadi

(Possible) Hanya satu kali terjadi

sepanjang karir Anda 10 tahun sekali Pernah terjadi di paket pengadaan sejenis dalam 2 tahun terakhir

1 - Kecil Kemungkinan Terjadi

(Rare)

Terjadi di tempat lain dari

waktu ke waktu 30 tahun sekali Pernah terjadi di jenis paket pengadaan yang berbeda

Tingkatan

Dampak Variance dari

nilai kontrak Proyek Ketidaksesuaian

Waktu

Penyelesaian PBJ

5 - Catastrophic 20 +% Hampr semua obyektif

tidak dapat tercapai 20 +% Menyebabkan pengadaan gagal dan menimbulkan masalah di kemudian

hari

4 - Major 10-20% Beberapa obyektif

tidak dapat tercapai 10-20% Menyebabkan pengadaan gagal

3 - Moderate 5-10% Berpengaruh ke

beberapa obyektif 5-10% Mempengaruhi kualitas penyedia

yang terpilih

2 - Minor 2-5% Pengaruhnya kecil dan

dapat segera diatasi 2-5% Menyebabkan keterlambatan

penyelesaian proses pengadaan

1 - Insignificant 0-2% Dampak dapat

diabaikan 0-2% Pengaruhnya kecil dan dapat segera

diatasi

(32)

Risk Tolerance

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastrophic 5

Almost Certain

4

4 8 12 16 20

Likely

3

3 6 9 12 15

Possible

2

2 4 6 8 10

Rare

1

1 2 3 4 5

Extreme Risk High Risk Medium Risk Low Risk

Tingkat Toleransi

DAMPAK

PROB ABILIT AS

(33)

PAGE - 33

Tracking The Risk

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastrophic 5

Almost Certain

4

4 8 12 16 20

Likely

3

3 6 9 12 15

Possible

2

2 4 6 8 10

Rare

1

1 2 3 4 5

DAMPAK

PROB ABILIT AS Continuous

Review

Periodic Review Continuous

Monitoring

Periodic Monitoring

2 1

4 3

(34)

IDENTIFIKASI

RISIKO

(35)

PAGE - 35

Apa yang dimaksud dengan …………..

BERUANG

?

KALI

?

Pendaki diharap berhati- hati dengan kemunculan

beruang di gunung.

Orang beruang

terkadang hidupnya tidak dapat dinalar

Mereka melewatkan peluang untuk menyamakan kedudukan beberapa kali di pertandingan kemarin

Kali Ciliwung dulunya

merupakan sungai yang

bersih di jaman kolonial

Belanda.

(36)

Procurement Risk Context

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam mendefinisikan procurement risk context:

• Level risiko yang dapat diterima oleh organisasi

• Seberapa pentingkah (fungsi Pengadaan, paket Pengadaan, inisiatif, dll) pengadaan dalam pencapaian tujuan organisasi

• Kinerja yang dihasilkan oleh para pemangku kepentingan

• Bagaimana hubungan antar pemangku kepentingan

• Tanggung jawab manajemen risiko dalam proses pengadaan

• Pengalaman pengadaan di masa lalu Dalam membangun konteks, kita harus

memahami

• Bagaimana suasana kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa di tempat kita bekerja, yang sejalan dengan strategi organisasi,

• Para pemangku kepentingan yang terlibat

• Tingkat kepentingannya (fungsi Pengadaan, paket Pengadaan,

inisiatif, dll) dalam pencapaian tujuan

By Wikipedia

(37)

PAGE - 37

(38)

Proses Identifikasi Risiko

Identifikasi risiko adalah proses menemukan, mengenali, dan mendeskripsikan risiko

Informasi apa yang dikumpulkan dalam proses identifikasi risiko?

✓ Sumber risiko (strategis, operasional ataupun proses)

✓ Dimana peristiwa mungkin terjadi

✓ Kapan peristiwa mungkin terjadi, atau kapan akibat akan terealisasi

✓ Apa penyebab terjadinya risiko tersebut

✓ Akibat yang mungkin ditimbulkan, terkait proses ataupun akibat bagi organisasi

✓ Upaya pengendalian yang telah ada saat ini

Informasi tersebut juga

membantu dalam menentukan:

• Kepemilikan risiko

• Analisis Risiko

• Metode penanganan

• Rencana penanganan

• Sumber daya yang diperlukan

(39)

PAGE - 39

Sumber Risiko

Internal

Eksternal

Risiko terkait dengan lingkungan internal

• Ketepatan waktu

• Penghematan biaya

• Mutu

• Tingkat layanan (service level)

• Pemangku kepentingan

Risiko terkait dengan lingkungan eksternal

• Politik

• Ekonomi

• Sosial budaya

• Teknologi

• Hukum atau peraturan

• Lingkungan

• Keamanan

• Pemangku Kepentingan

(40)

Contoh Pemangku Kepentingan Dalam Sebuah Proses Pengadaan

Pihak yang berkepentingan langsung dengan pencapaian tujuan dan manfaat hasil pengadaan, yang

terdiri dari :

Internal Eksternal

Pihak penyedia atau pihak lain yang berkaitan langsung atau tidak langsung dengan proses dan pencapaian

tujuan/hasil pengadaan, antara lain:

PA/KPA (Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran);

PPK

(Pejabat Pembuat Komitmen);

UKPBJ Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan

PPHP

(Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan).

Pihak Penyedia

Sub Kontraktor dan Penyedia Jasa Pendukung

Asosiasi/Kelompok Penyedia lainnya, yang dapat berpengaruh Institusi/Otoritas

pembuat kebijakan,

yang dapat

berpengaruh; dan

Masyarakat/Kelompok

Masyarakat/Asosiasi, yang

berpengaruh

langsung/tidak

(41)

PAGE - 41

Cara Melakukan Identifikasi Risiko

• Proses penentuan risiko yang kemungkinan mempengaruhi sebuah aktifitas (sementara atau terus menerus) dan mendokumentasikan setiap karakteristik dari risiko tersebut.

• Identifikasi risiko menjadi mudah apabila dilakukan oleh pakar/praktisi yang berpengalaman

• Contoh beberapa cara melakukan identifikasi risiko:

SWOT Analysis Risk Breakdown Structure Pendapat dari pakar atau pelaku proses

Pustaka Risiko (Risk Library)

(42)

Konteks dan Kategorisasi Risiko

• Identifikasi risiko erat kaitannya dengan konteks

• Konteks yang berbeda akan memunculkan risiko yang berbeda

• Diperlukan pengkategorian untuk mempermudah proses identifikasi

Berdasarkan obyektif/program kerja

organisasi yang terkait dengan fungsi

pengadaan

Berdasarkan Tupoksi UKPBJ dalam menjalankan fungsi Pengadaan di organisasi

Berdasarkan paket- paket Pengadaan yang

dieksekusi oleh pelaku Pengadaan yang terlibat

•Risk Owner: Kepala UKBPJ

•Tujuan Strategis: Meningkatkan aksesibilitas wilayah lintas kampung, distrik dan kota

•Risiko:

•Risk Owner: Kasubag Pembinaan dan Advokasi

•Tupoksi: Pembinaan bagi para pelaku PBJP terutama para Pengelola Pengadaan dan Personel UKPBJ

•Risiko:

•Nama Paket: Pembangunan RSUD Kabupaten XYZ

•Risk Ownwe: Pokja:

•Risiko:

Dasar Identifikasi Tujuan Organisasi

Faktor Penentu Sukses Organisasi

Dampak Terhadap

Organisasi Contoh

Aktifitas Unit Pengadaan

•Dokumen Persiapan Pengadaan tidak lengkap

•Terlambatnya pengajuan dokumen ke UKPBJ

•Keterbatasan anggaran pembinaan personil

•Mutasi personil pada saat pergantian pimpinan

•Terbatasnya jumlah penyedia yang berkualitas

•Tingginya tingkat gagal lelang paket sejenis

(43)

PAGE - 43

Contoh Identifikasi Risiko

Proses Risiko Penyebab Konsekuensi/

Dampak

Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan

Dokumen Persiapan Pengadaan tidak lengkap

• PPK tidak memperhatikan kualitas Dokumen Persiapan Pengadaan demi memenuhi target pemasukan dokumen ke UKPBJ

• PPK belum tahu syarat kelengkapan dokumen

Dokumen

dikembalikan ke PPK

Waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan Dokumen

Persiapan Pengadaan melebihi batas

• Kesibukan operasional PPK di masing- masing OPD/Unit Kerja

• Kurangnya informasi yang dimiliki PPK mengenai aspek teknis paket

pengadaan

Program tidak dapat direalisasikan tepat waktu

Identifikasi Risiko Karakteristik Risiko

• Contoh yang diberikan di bawah ini termasuk dalam kategori Risiko Proses, yakni dalam rangka memastikan tercapainya tujuan pelaksanaan sebuah paket Pengadaan.

• Contoh ini akan terus digunakan pada tahapan berikutnya

(44)

ANALISIS

RISIKO

(45)

PAGE - 45

Analisis Risiko

• Proses untuk memberikan peringkat atas setiap risiko untuk keperluan analisa lebih lanjut dengan melakukan pengukuran (kombinasi) antara tingkat probabilitas dan dampak (initial risk).

Analisis Risiko

• Buat eksposure risiko sehingga diketahui mana risiko yang perlu

penanganan lebih lanjut, karena bisa jadi tidak semua risiko yang telah diidentifikasi perlu mendapatkan respons

Penentuan Prioritas

(46)

Metode Kuantitatif vs Kualitatif

• Umumnya dilakukan analisa awal dengan menggunakan metode kualitatif

• Selanjutnya analisa kuantitatif dilakukan hanya bagi risiko-risiko yang dapat menimbulkan

kerugian signifikan

• Metode analisa kuantitatif lebih obyektif, namun

membutuhkan lebih banyak waktu dan keterampilan khusus.

• Analisa kuantitatif akan menghasilkan perkiraan dampak keuangan dengan penekanan hasil dalam bentuk

persentase, nilai moneter, dan probabilitas.

• Memberikan peluang untuk pengendalian yang lebih besar dan pemahaman lebih mendalam mengenai proses pengadaan.

• Penggunaan teknik kuantitatif perlu

dipertimbangkan untuk pengadaan yang bersifat kompleks dan tingkat paparan risiko yang signifikan, tetapi akan

membebani untuk digunakan secara

terus menerus.

(47)

PAGE - 47

Analisis Risiko Kualitatif - Probabilitas vs Dampak Risiko

Menentukan tingkat/skala PROBABILITAS

Menentukan tingkat/skala DAMPAK

Tingkatan Probabilitas Deskripsi Umum Frekuensi Kejadian PBJ

4- Hampir Pasti Terjadi

(Almost Certain) Akan terjadi dalam kurun

waktu satu tahun Setahun sekali Akan terjadi pada paket pengadaan sejenis 3 -Mungkin Sekali Terjadi

(Likely) Terjadi beberapa kali

sepanjang karir Anda 3 tahun sekali Telah terjadi beberapa kali dalam 2 tahun terakhir di paket pengadaan sejenis 2 - Mungkin Terjadi

(Possible) Hanya satu kali terjadi

sepanjang karir Anda 10 tahun sekali Pernah terjadi di paket pengadaan sejenis dalam 2 tahun terakhir

1 - Kecil Kemungkinan Terjadi

(Rare)

Terjadi di tempat lain dari

waktu ke waktu 30 tahun sekali Pernah terjadi di jenis paket pengadaan yang berbeda

Tingkatan

Dampak Variance dari

nilai kontrak Proyek Ketidaksesuaian

Waktu

Penyelesaian PBJ

5 - Catastrophic 20 +% Hampr semua obyektif

tidak dapat tercapai 20 +% Menyebabkan pengadaan gagal dan menimbulkan masalah di kemudian

hari

4 - Major 10-20% Beberapa obyektif

tidak dapat tercapai 10-20% Menyebabkan pengadaan gagal

3 - Moderate 5-10% Berpengaruh ke

beberapa obyektif 5-10% Mempengaruhi kualitas penyedia

yang terpilih

2 - Minor 2-5% Pengaruhnya kecil dan

dapat segera diatasi 2-5% Menyebabkan keterlambatan

penyelesaian proses pengadaan

1 - Insignificant 0-2% Dampak dapat

diabaikan 0-2% Pengaruhnya kecil dan dapat segera

diatasi

(48)

Analisis Risiko Kualitatif – Matriks Probabilitas vs Dampak

Low risk

• Jika nilai Probabilitas dikalikan Dampak lebih kecil sama dengan 3;

• Risiko dapat diterima tanpa perlu pemantauan.

High risk

• Jika nilai Probabilitas dikalikan Dampak antara 7 sampai dengan 15;

• Risiko tidak dapat diterima dengan mitigasi prioritas menengah.

Medium risk Extreme risk

Contoh Eksposure:

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastrophic 5

Almost Certain

4

4 8 12 16 20

Likely

3

3 6 9 12 15

Possible

2

2 4 6 8 10

Rare

1

1 2 3 4 5

Tingkat Toleransi

DAMPAK

PROB ABILIT AS

(49)

PAGE - 49

Analisis Kuantitatif - Expected Monetary Value (Contoh)

Langkah untuk melaksanakan analisis Nilai Moneter Yang Diharapkan atau Expected Monetary Value (EMV) : 1. Tentukan probabilitas terjadinya kepada sebuah kejadian

2. Tentukan nilai moneter dari dampak yang dimiliki oleh risiko jika terjadi 3. Kalikan nilai (1) dan (2) untuk mendapatkan EMV.

Expected Monetary Value (EMV) = (Kemungkinan) x (Dampak)

KEJADIAN KEMUNGKINAN DAMPAK EMV

Harga bahan baku meningkat 40% (  ) IDR 500 Juta (  ) IDR 200 Juta

Biaya bahan konstruksi merosot 15% (  ) IDR 200 Juta (  ) IDR 30 Juta

Pemogokan pegawai 10% (  ) IDR 600 Juta (  ) IDR 60 Juta

(50)

Peringkat Risiko

Metode yang umum digunakan dalam melakukan pemeringkatan atau menyusun skala prioritas

atas setiap risiko yang teridentifikasi:

Urutan berdasarkan dampak tertinggi Probabilitas

tertinggi

Tingkat eksposure

risiko

Urutan berdasarkan

waktu

Kombinasi lebih dari satu metode.

1 2 4

5

(51)

PAGE - 51

Contoh Analisis Risiko

Proses Risiko P-1 D-1 Tingkat Eksposure Prioritas Penanganan

Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan

Dokumen Persiapan Pengadaan tidak lengkap

4 2 8

(High Risk) 1

Waktu yang

dibutuhkan untuk perbaikan Dokumen Persiapan

Pengadaan melebihi batas

3 2 6

(Medium Risk) 2

Initial Risk

Tingkat probabilitas dan

dampak awal sebelum

dilakukan penanganan

(52)

PENANGANAN

RISIKO

(53)

PAGE - 53

Kriteria Rencana Penanganan

• Proses mengembangkan opsi-opsi serta rencana aksi yang perlu

dilakukan untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan hal-hal yang mengancam pencapaian obyektif.

• Analisa penyebab utama dari sebuah

risiko untuk membantu menetapkan

langkah pencegahan

(54)

Tingkat Toleransi dan Rencana Penanganan

Tingkat Toleransi Diterima

Tidak Perlu Penanganan Tidak diterima Perlu Penanganan

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastrophic 5

Almost Certain

4

4 8 12 16 20

Likely

3

3 6 9 12 15

Possible

2

2 4 6 8 10

Rare

1

1 2 3 4 5

DAMPAK

PROB ABILIT AS

(55)

PAGE - 55

Strategi Penanganan Risiko

Respons Deskripsi Contoh PBJ

Avoid Menghindari sebuah ancaman yang kemungkinan akan muncul

Mengubah metode evaluasi pengadaan karena dikhawatirkan penyedia hanya ingin memenangkan paket dengan memberikan harga termurah tanpa

mempertimbangkan persyaratan teknis Transfer Memindahkan risiko ke pihak ke

tiga

Menggunakan jasa konsultan (procurement agent) untuk mengevaluasi penawaran, mengingat K/L/PD tidak memiliki kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan evaluasi

Mitigation Mengurangi probabilitas dan dampak terjadinya sebuah risiko

• Melakukan pendampingan ke PPK untuk mengindari risiko Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan berkepanjangan

• Memastikan dokumentasi seluruh proses tersimpan dengan baik Accept Menerima risiko yang terjadi

dengan segala konsekuensinya Waktu evaluasi menjadi lebih lama untuk paket non strategis dikarenakan beban

kerja yang tinggi di saat-saat tertentu

(56)

Contoh Strategi Penanganan Pada Daftar Risiko

Proses Risiko P1 D1 Eks-

posure Prio-

ritas Penyebab Strategi Rencana Penanganan PIC Jadwal

Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan

Dokumen Persiapan Pengadaan tidak lengkap

4 2 8

(High Risk)

1 •PPK tidak memperhatikan kualitas Dokumen Persiapan Pengadaan demi memenuhi target pemasukan dokumen ke UKPBJ

•PPK belum tahu syarat kelengkapan dokumen

Mitigasi Proaktif menghubungi PPK untuk pelaksanaan pendampingan/

bimtek penyusunan dokumen Persiapan Pengadaan

Mr. X

(Pokja) H-10 (info di SIRUP)

Waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan Dokumen Persiapan Pengadaan melebihi batas

3 2 6

(Med.

Risk)

2 •Kesibukan operasional PPK di masing2 OPD/Unit Kerja

•Kurangnya informasi yang dimiliki PPK mengenai aspek teknis paket pengadaan

Mitigasi •Meminta komitmen tertulis dari PPK untuk batas waktu

perbaikan Dokumen Persiapan Pengadaan

•Komitmen di tembuskan ke pimpinan OPD/Unit Kerja terkait

Ka. UKPBJ H+1 (setelah Reviu)

(57)

PAGE - 57

PEMANTAUAN &

PENGENDALIAN

RISIKO

(58)

Pemantauan dan Pengendalian

• Proses pemantauan dan pengendalian atas eksekusi rencana penanganan risiko.

• Bertujuan untuk mengendalikan risiko sehingga obyektif dapat dijaga

• Konsolidasi atas update status dan kinerja penanganan risiko dalam setiap paket pengadaan. Hal ini dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan terkait skala prioritas penanganan.

• Analisis lanjutan untuk mengetahui residual risk (risiko sisa) khususnya untuk risiko yang berada pada area yang tidak bisa ditolerir.

• Penyesuaian rencana respon apabila status risiko tidak berubah setelah dilakukan respon.

• Eskalasi penyelesaian masalah ke Risk Steering Committee

(59)

PAGE - 59

Evaluasi Risiko

Teknik dan tools dalam Evaluasi Risiko :

• Rapat perkembangan status

• Pengukuran kinerja

• Penilaian risiko

• Audit risiko/Probity audit

Metode untuk mengomunikasikan dan mengkonsultansikan risiko:

• Regulasi/Kebijakan/Standar

Operasional Prosedur terkait Risiko

• Rapat;

• Laporan/Buletin;

• Sharing session;

• Peningkatan kesadaran serta

pendidikan dan pelatihan bagi staf

Evaluasi risiko untuk memberikan informasi mengenai tindakan yang

diperlukan

✓ Permintaan perubahan pekerjaan (untuk risiko baru);

✓ Perubahan kontrak;

✓ Penyesuaian jadwal, kualitas, biaya dan sumber daya;

✓ Tindakan korektif;

✓ Tanggapan atas risiko baru yang teridentifikasi;

✓ Close out (pengakhiran) risiko

(60)

Contoh Pemantauan dan Pengendalian

Risiko P

1- D- 1

Ekspo-

sure Prioitas Strategi

Respon Rencana Respon PIC Jadwal Status P

2- D-

2 Penjelasan Rencana Aksi Dokumen

Perisiapan Pengadaan tidak lengkap

4 2 8

(High Risk)

1 Mitigasi Proaktif menghubungi PPK untuk

pelaksanaan pendampingan/

bimtek penyusunan dokumen Persiapan Pengadaan

Mr. X

(Pokja) H-10 (info

di SIRUP) DONE 4 2 Sampai dengan H-5

PPK belum

menentukan waktu pendampingan

Eskalasi ke pimpinan OPD/Unit Kerja

Waktu yang dibutuhkan

untuk perbaikan Dokumen Persiapan Pengadaan melebihi batas

3 2 6

(Med.

Risk)

2 Mitigasi • Meminta komitmen tertulis dari PPK untuk batas waktu perbaikan Dokumen Persiapan

Pengadaan

• Komitmen di tembuskan ke pimpinan OPD/Unit Kerja terkait

Ka. UKPBJ H+1 (setelah Reviu)

NOT YET

Residual Risk

Status Deskripsi Kinerja Deskripsi

Tingkat probabilitas dan dampak setelah dilakukan penanganan

(61)

PAGE - 61

Pelaporan Risiko

• Proses pengkomunikasian dan pendistribusian informasi terkait pengelolaan risiko beserta efektifitasnya ke para pemangku kepentingan.

• Intensitas pelaporan disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain didasarkan pada:

• Tingkat kepentingan organisasi atas obyek yang dikelola risikonya

• Pemenuhan regulasi untuk pelaporan risiko

• Keperluan mendesak untuk pengambilan keputusan

• Manfaat pelaporan risiko, antara lain:

• Menciptakan awareness bagi stakeholder atas profil risiko

• Mendorong perilaku proaktif dibandingkan reaktif

• Meningkatkan kualitas perencanaan

• Membangun budaya risiko dan organisasi pembelajar

• Format pelaporan sama dengan form pemantauan dan pengendalian

(62)

Contoh Konsolidasi Laporan (Profil Risiko) di Level Strategis

DAMPAK

PR OB ABILIT AS

Metode Konsolidasi (harus seragam digunakan oleh semua paket pengadaan)

1. Dengan menggunakan satu risiko dengan nilai Probabilitas dan Dampak terbesar dalam sebuah paket pengadaan 2. Dengan menggunakan rata-rata nilai Probabilitas dan Dampak seluruh risiko dalam sebuah paket pengadaan

3. Dengan melakukan judgment dari Risk Owner atas nilai Probabilitas dan Dampak dalam sebuah paket pengadaan

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastrophic 5

Almost Certain 4

Likely 3

Possible 2

Rare 1

Paket 1

Paket 3 Paket 2

Paket 4

Paket 5

Paket 6

(63)

PAGE - 63

KODE ETIK SEBAGAI BENTUK

PENANGANAN RISIKO

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO

PENGADAAN BARANG/JASA

(64)

Kode Etik

• Agar para profesional memberikan layanan sebaik-baiknya kepada pelanggan.

• Melindungi perbuatan yang tidak profesional.

Kode Etik PNS Kode Etik Jabfung PBJ Kode Etik Pegawai UKPBJ

• Kode etik PNS diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) No. 42 Tahun 2004.

• Pasal 1 ayat : Kode etik Pegawai Negeri Sipil adalah pedoman sikap, tingkah laku dan perbuatan Pegawai Negeri Sipil dalam melaksanakan tugasnya dan pergaulan hidup sehari-hari.

• Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil

• Pasal 101 ayat (6): Kode etik dan kode perilaku profesi ditetapkan oleh

Organisasi Profesi Jabatan Fungsional (JF) setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan Instansi Pembina

• Kode Etik dan Kode Prilaku Profesi Fungsional Pengelola Pengadaan

• Peraturan Kepala LKPP No. 14 Tahun 2018 tentang UKPBJ

• Pasal 25 ayat (1): UKPBJ menyusun dan menerapkan kode etik di lingkungan UKPBJ.

• Pasal 25 (ayat 2): Kode etik ditetapkan oleh Menteri/Kepala Lembaga/Kepala Daerah.

DEFINISI

• Sistem norma, nilai dan aturan profesional tertulis yang secara tegas menyatakan apa yang benar dan baik, dan apa yang tidak benar dan tidak baik bagi profesional.

• Kode etik menyatakan perbuatan apa yang benar atau salah, perbuatan apa yang harus dilakukan dan apa yang harus dihindari.

TUJUAN

(65)

PAGE - 65

Urgensi Penyusunan Kode Etik Pegawai UKPBJ

Pegawai UKPBJ harus memiliki Kode Etik dan Pedoman Perilaku

Kode Etik dan Pedoman Perilaku adalah sebuah kerangka yang membangun profesionalitas dari Pegawai UKPBJ

Kode Etik merupakan salah satu bentuk MITIGASI RISIKO bagi para pegawai dalam menjalankan tugas dan fungsi pengadaan barang/jasa

1

2

3

(66)

Gambaran Umum

Kode Etik Pegawai UKPBJ adalah pedoman sikap, perilaku, perbuatan tulisan dan ucapan pegawai UKPBJ dalam menjalankan tugas dan fungsi pengadaan barang/jasa

Kode Etik Pegawai

UKPBJ

Nilai-Nilai Dasar

Susunan ketentuan mengenai kewajiban dan larangan bagi pelaku pengadaan dalam melaksanakan tugas dan fungsi.

Pernyataan prinsip-prinsip pengadaan sesuai dengan amanat Perpres 16 tahun 2018

Prinsip Pengadaan

Mencakup

Etika

Pengadaan

Komisi/

Majelis Kode Etik Prosedur Penegakan

Kode Etik

Komite Pengawas Etika pegawai dalam kegiatan/pekerjaan agar sesuai dengan kode etik yang berlaku.

Susunan tindakan dan prosedur penanganan atas berbagai

bentuk pelanggaran sesuai dengan kode etik yang berlaku

(67)

PAGE - 67

Prinsip dan Gambaran Etika Pengadaan Sesuai Perpres 16/18

Efektif Efisien

Transparan Akuntabel

Adil Terbuka

Bersaing Prinsip Pengadaan

Poin Etika Pengadaan ^:

1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran, kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;

2. Bekerja secara profesional dan mandiri, serta menjaga kerahasiaan Dokumen Pengadaan yang menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa; (

3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung yang berakibat terjadinya persaingan tidak sehat;

4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan tertulis para pihak;

5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa;

6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa; (Efisien) 7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk kepentingan pribadi, golongan

atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara;

8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan, rabat, dan berupa

apa saja dari atau kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa

(68)

Penegakan Kode Etik

Pemeriksaan dan Keputusan

Pemeriksaan Atas Dasar Pengaduan Pemeriksaan Atas Dasar Temuan

Mekanisme pemeriksaan atas dasar pengaduan dari masyarakat, laporan Satker teknis, media massa, dan/atau pihak lain di luar UKPBJ

Mekanisme pemeriksaan atas dasar temuan

dilakukan oleh Komite Etik dan/atau hasil temuan lembaga pemeriksa yang dibentuk oleh peraturan perundang-undangan

Keputusan Komite/Majelis Kode Etik:

1. Majelis Kode Etik mengambil keputusan setelah memeriksa PNS yang disangka melanggar kode etik.

2. Majelis Kode Etik mengambil keputusan setelah Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan diberi kesempatan membela diri.

3. Keputusan Majelis Kode Etik diambil secara musyawarah mufakat.

4. Dalam hal musyawarah mufakat sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) tidak tercapai, keputusan diambil dengan suara terbanyak.

5. Keputusan Majelis Kode Etik bersifat final Contoh Sanksi Pelanggaran – BPPBJ DKI Jakarta:

1. Teguran tertulis;

(69)

PAGE - 69

TERIMA KASIH

Materi Bimtek Online Modul

MANAJEMEN RISIKO

PENGADAAN BARANG/JASA

(70)

BUKU INFORMASI VARIABEL MANAJEMEN RISIKO

Tahun 2020

Bimtek Online UKPBJ untuk Pemenuhan Bukti Dukung Level Proaktif Model Tingkat Kematangan UKPBJ

(71)

i

(72)

1. KRITERIA LEVEL PROAKTIF

Sebagaimana penjelasan sebelumnya, bahwa Level Proaktif dapat tercapai apabila UKPBJ berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal.

Dimana praktik Level Proaktif tersebut di variabel Manajemen Risiko dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Definisi:

Sudah diterapkan SOP perencanaan dan mitigasi risiko pengadaan serta pelaporan untuk mendukung tercapai target kegiatan pengadaan

B. Key Driver:

1. Cakupan penerapan manajemen risiko:

a. Sudah diterapkannya kode etik untuk para pengelola UKPBJ

b. Siklus manajemen risiko diterapkan untuk mendukung proses pemilihan dan pelaksanaan kontrak

2. Pemanfaatan hasil:

Pendokumentasian dan pelaporan atas proses yang dilaksanakan dalam pengelolaan risiko C. Bukti Dukung:

1.4.3.1. SOP Manajemen Risiko (mengakomodir berbagai jenis risiko, seperti risiko hukum, gagal tender, keterlambatan penyelesaian kontrak)

1.4.3.2. Dokumen mitigasi risiko pengadaan 1.4.3.3. Kode etik pengelola UKPBJ

1.4.3.4. Standar 4 LPSE: Pengelolaan Risiko Layanan (tidak termasuk dalam materi yang disampaikan pada Bimtek Online)

2. BUKTI DUKUNG VARIABEL MANAJEMEN RISIKO

1.4.3.1. SOP Manajemen Risiko

A. Petunjuk Umum

1. SOP Manajemen Risiko adalah tahapan aktifitas yang dilakukan dalam siklus pengelolaan risiko strategis, operasional maupun proses.

2. Risiko adalah kemungkinan terjadinya suatu peristiwa atau kejadian yang akan berdampak pada pencapaian tujuan. Misalnya risiko gagal lelang, potensi permasalahan hukum, dll.

3. Penerapan manajemen risiko mengacu kepada standar ISO 31000 yang diterbitkan oleh International Organization for Standardization pada November 2009 dan diperbarui versi terbaru pada Februari 2018, merupakan sebuah standar dalam menciptakan dan melindungi nilai dalam organisasi melalui pengelolaan risiko, membuat keputusan, menetapkan dan mencapai tujuan dan peningkatan kinerja

4. Penerapan manajemen risiko di lingkungan pemerintahan telah diatur melalui Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang merupakan proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

5. Manfaat implementasi manajemen risiko adalah:

(73)

2 b. Mengembangkan praktik yang konsisten terhadap pengelolaan Risiko di dalam organisasi c. Mendorong perilaku yang selalu fokus pada prioritas

d. Membangun budaya Proaktif, bukan reaktif, khususnya dalam pengelolaan risiko e. Mendokumentasikan pembelajaran organisasi dalam pengelolaan risiko PBJ 6. Tahapan utama dalam pengelolaan risiko adalah:

a. Identifikasi Risiko:

• Proses penentuan risiko yang kemungkinan mempengaruhi sebuah aktifitas (sementara atau terus menerus) dan mendokumentasikan setiap karakteristik dari risiko tersebut

• Dapat didasarkan atas:

o Laporan terdahulu mengenai sebuah permasalahan/issue yang muncul.

o Asumsi atas setiap kemungkinan hambatan pencapaian sasaran.

o Pendapat dari pakar atau pelaku proses.

o Dan lain-lain.

b. Analisis Risiko:

• Proses untuk memberikan peringkat atas setiap risiko untuk keperluan lebih lanjut dengan melakukan pengukuran/asesmen antara tingkat probabilitas dan dampak (eksposure) dari waktu ke waktu

• Setiap risiko yang teridentifikasi perlu di analisis penyebab utama nya sehingga akan membantu menetapkan langkah pencegahan;

• Dalam prakteknya, seiring dengan penanganan yang telah dilakukan akan merubah nilai dari probabilitas dan dampak dari sebuah risiko, dibedakan dalam 2 jenis, yaitu:

o Initial: Nilai probabilitas dan dampak sebuah risiko sebelum dilakukan penanganan.

o Residual: Nilai probabilitas dan dampak sebuah risiko setelah dilakukan penanganan.

• Dalam tahapan analisis risiko maka perlu ditetapkan prioritas/peringkat risiko untuk mengetahui risiko yang perlu penanganan lebih lanjut.

c. Response Plan (Rencana Penanganan):

• Proses mengembangkan opsi-opsi serta rencana aksi yang perlu dilakukan untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan hal-hal yang mengancam pencapaian obyektif, baik dari sisi probabilitas ataupun dampak

• Strategi dalam merespons risiko dapat dikategorikan sebagai berikut:

o Acceptance: Menerima risiko yang terjadi dengan segala konsekuensinya.

o Mitigation: Mengurangi probabilitas dan dampak terjadinya sebuah risiko.

o Transfer: Memindahkan risiko ke pihak ke tiga.

o Avoidance: Menghindari sebuah ancaman yang kemungkinan akan muncul.

d. Pemantauan dan Pengendalian Risiko:

• Proses pemantauan dan pengendalian atas eksekusi rencana penanganan risiko yang telah diidentifikasi

• Konsolidasi atas update status dan kinerja penanganan risiko dalam setiap paket pengadaan. Hal ini dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan terkait skala prioritas penanganan;

(74)

• Analisis lanjutan untuk mengetahui risiko residual, khususnya untuk risiko yang berada pada area yang tidak bisa ditolerir;

• Penyesuaian rencana respon apabila status risiko tidak berubah setelah dilakukan respon;

• Eskalasi penyelesaian masalah.

e. Pelaporan Risiko:

Proses pengkomunikasian dan pendistribusian informasi terkait pengelolaan risiko beserta efektifitasnya ke para pemangku kepentingan.

7. Dalam penerapan SOP Manajemen Risiko di UKPBJ, minimal mempersyaratkan adanya:

a. Peran pengelolaan risiko di organisasi

• Pemilik Risiko (Risk Owner): Pihak yang bertanggungjawab dalam mengelola sebuah risiko, mulai dari identifikasi, analisis, response, monitoring dan control; dalam hal ini adalah pemilik target kinerja (tujuan strategis), program kerja (tupoksi), paket pengadaan ataupun penugasan khusus (proses)

• Koordinator (Risk Coordinator): Pihak yang bertanggungjawab dalam melakukan konsolidasi, monitoring, control dan evaluasi atas risiko-risiko utama yang dikelola oleh pemilik risiko dan melakukan langkah-langkah strategis jika diperlukan; dalam hal ini adalah Kepala UKPBJ.

• Komite (Risk Steering Committee): Pihak yang menetapkan kebijakan pengelolaan risiko serta melakukan pengawasan atas seluruh pengelolaan risiko dalam organisasi;

dalam hal ini adalah atasan dari Kepala UKPBJ.

• Pelaksana Rencana Aksi (Executor): Pihak yang melaksanakan eksekusi rencana aksi (penanganan) sebuah risiko; Pelaku dalam PBJ: seluruh pihak yang ditunjuk oleh pemilik risiko dan terkait dengan proses PBJ

• Dokumentasi (Risk Documenter): Mengarsipkan seluruh dokumentasi dan pembelajaran dalam pengelolaan risiko; dalam hal ini adalah Staf UKPBJ yang ditunjuk atau anggota dari Tim pengelolaan kelembagaan UKPBJ

b. Kategorisasi risiko:

Dalam penentuan kategori risiko, perlu mempertimbangkan konteksnya, melalui pemahaman bagaimana suasana kegiatan pengadaan barang/jasa di organisasi yang sejalan dengan strategi organisasi, para pemangku kepentingan yang terlibat dan tingkat kepentingan fungsi pengadaan dalam mencapaian tujuan organisasi. Penentuan konteks yang tepat akan mempermudah proses identifikasi.

Hubungan antara tujuan organisasi, strategi pengadaan, dan kegiatan/proses pengadaan dapat dilihat pada Gambar berikut:

(75)

4

(Sumber: Risky Business: An Introduction to Procurement Risk Management – CIPS Australasia, 2013, Ian Dockeary and Barry Lacy)

• Pada Level 1 – Risiko Strategis, yang merupakan tingkat tertinggi, pendekatan manajemen risiko yang digunakan lebih ditujukan untuk tercapainya tujuan strategis organisasi, dengan melakukan pengembangan dan penyesuaian strategi pengadaan;

• Pada Level 2 – Risiko Operasional, risiko-risiko pengadaan yang terkait dengan kondisi spesifik kegiatan dibandingkan dan disesuaikan dengan kepentingan organisasi yang lebih besar dan strategi pengadaan yang telah ditentukan; dan

• Pada Level 3 – Risiko Proses Pengadaan, pendekatan manajemen risiko lebih didasari atas pertimbangan perlunya pengendalian risiko pada proses pengadaan yang dapat berdampak terhadap pencapaian tujuan spesifik dari proses/kegiatan pengadaan tersebut.

c. Dalam hal ini dicontohkan penjelasan lanjutan risiko Proses untuk setiap tahapan pengadaan.

• Tahap Perencanaan

o Merupakan risiko yang melekat pada proses perencanaan pengadaan, baik yang berdampak bagi proses perencanaan itu sendiri ataupun turunannya;

o Risiko yang akan menyebabkan kualitas ataupun waktu perencanaan pengadaan tidak sesuai dengan yang diharapkan serta dan menimbulkan dampak hukum di kemudian hari.

• Tahap Pemilihan

o Merupakan risiko yang melekat pada proses pemilihan, baik yang berdampak bagi proses pemilihan itu sendiri ataupun proses lanjutannya;

o Risiko yang akan menyebabkan kegagalan pengadaan atau ketidaksesuaian dengan standar pelayanan minimum ataup kesesuaian kualifikasi penyedia yang terpilih dan menimbulkan dampak hukum di kemudian hari.

• Tahap Pelaksanaan Pekerjaan

(76)

o Merupakan risiko yang melekat pada proses pelaksanaan pekerjaan, khususnya bagaimana penyedia dapat melaksanakan pekerjaan sesuai dengan ketetapan dalam kontrak;

o Risiko yang akan menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan ruang lingkup dalam kontrak dan menimbulkan dampak hukum di kemudian hari.

d. Kriteria probabilitas dan dampak

Probabilitas dan dampak digunakan untuk mengukur/meng-ases/menganalisis tingkatan eksposure atas sebuah risiko yang teridentifikasi.

• Probabilitas: Definisi atas setiap tingkatan kemungkinan terjadinya sebuah risiko dalam proses PBJ.

• Dampak: Definisi atas setiap tingkatan dampak yang akan ditimbulkan dari terjadinya sebuah risiko dalam proses PBJ.

e. Tingkat toleransi risiko organisasi pengadaan.

Suatu pernyataan organisasi mengenai batas penerimaan atas suatu tingkat eksposur risiko tertentu yang dihadapi dalam upaya pencapaian tujuan PBJ.

8. Penerapan Manajemen Risiko di UKPBJ menekankan pada fungsi kontrol atas eksposur risiko dan dampak efektifitas rencana penanganan dari risiko utama yang teridentifikasi

9. Perlu ditekankan bahwa contoh bukti dukung yang dilampirkan dalam dokumen ini bersifat memberikan gambaran awal, dan tidak serta merta sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Penyusun di tim pengelolaan kelembagaan UKPBJ diharapkan dapat menjadikan dokumen ini sebagai panduan untuk mengembangkan bukti dukung yang lebih baik.

B. Contoh Template

1. Format SOP Manajemen Risiko mengacu pada ketentuan yang berlaku.

a. Permen PANRB No. 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi Pemerintah.

b. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

2. Pendeskripsian SOP Manajemen Risiko cukup sampai di level 1 saja.

(77)

6

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

1. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4890);

2. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 33)

3. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 14 Tahun 2018 tentang Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 767)

4. ……

1. Pemilik Risiko (Risk Owner): Pihak yang bertanggungjawab dalam mengelola sebuah risiko, mulai dari identifikasi, analisis, response, monitoring dan control; dalam hal ini adalah pemilik target kinerja (tujuan strategis), program kerja (tupoksi), paket pengadaan ataupun penugasan khusus (proses) 2. Koordinator (Risk Coordinator): Pihak yang bertanggungjawab dalam melakukan konsolidasi,

monitoring, control dan evaluasi atas risiko-risiko utama yang dikelola oleh pemilik risiko dan melakukan langkah-langkah strategis jika diperlukan; dalam hal ini adalah Kepala UKPBJ.

3. Komite (Risk Steering Committee): Pihak yang menetapkan kebijakan pengelolaan risiko serta melakukan pengawasan atas seluruh pengelolaan risiko dalam organisasi; dalam hal ini adalah atasan dari Kepala UKPBJ.

4. Pelaksana Rencana Aksi (Executor): Pihak yang melaksanakan eksekusi rencana aksi (penanganan) sebuah risiko; Pelaku dalam PBJ: seluruh pihak yang ditunjuk oleh pemilik risiko dan terkait dengan proses PBJ

5. Dokumentasi (Risk Documenter): Mengarsipkan seluruh dokumentasi dan pembelajaran dalam pengelolaan risiko; dalam hal ini adalah Staf UKPBJ yang ditunjuk atau anggota dari Tim pengelolaan kelembagaan UKPBJ

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

1. SOP Perencanaan 2. SOP Persiapan Pengadaan 3. SOP Pemilihan

4. SOP Pelaksanaan Kontrak 5. SOP Pengelolaan Penyedia 6. …….

1. Kriteria dampak dan probabilitas 2. Format identifikasi risiko 3. Format analisis risiko

4. Format rencana penananganan risiko 5. Format pelaporan

6. Format konsolidasi

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.

2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

1. Copy berkas-berkas terkait pengelolaan risiko dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Sekretariat Kepala ULP.

2. Berkas-berkas terkait penyiapan pengelolaan risiko dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Pokja ULP.

(Logo Instansi)

(Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah) (Satuan Kerja)

Nomor SOP :

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi :

Tanggal Efektif :

Disahkan oleh :

Judul SOP

Judul SOP : SOP Pengelolaan Risiko

Judul SOP