Modul
Pelatihan e-RKAM
ADMIN
KABUPATEN/KOTA
Akses website e-RKAM
• Untuk e-RKAM online, alamat website e-RKAM:
– Untuk latihan: https://erkam-latihan.kemenag.go.id – Untuk implementasi: https://erkam.kemenag.go.id
• e-RKAM online dapat diakses dengan menggunakan laptop/PC maupun android/tablet
Tampilan website e-RKAM
Instruksi Latihan
• Setiap peserta diminta untuk mengaktifkan laptop dan koneksi internet
• Setiap peserta diminta untuk akses ke web
implementasi dan latihan untuk memastikan bahwa kedua web tersebut dapat diakses
• Untuk latihan selanjutnya, peserta tetap akses pada web latihan
• Waktu: 5 menit
Cara Login dan Menu – Menu Yang Ada Pada Setiap Level Admin
• Admin Pusat
• Admin Provinsi
• Admin Kabupaten/Kota
• Admin Kepala Madrasah
• Admin Staf Madrasah
Login Admin Kabupaten/Kota
• Daftar dilakukan hanya pada saat pertama kali akses
• Username
menggunakan NIK
• Password diisi sesuai kebutuhan user
• Jika sudah punya akun, langsung lakukan login
Instruksi Latihan :
• Setiap Peserta diberikan dummy login TIK (Tim Inti Kabupaten/Kota)
• Setiap Peserta melakukan login sesuai dengan dummy login yang diberikan
• Panduan tentang cara login juga bisa dilihat pada Pedoman Operasional e-RKAM
• Waktu : 5 menit
• Setelah semua berhasil login, lanjutkan ke slide berikutnya
Menu – menu yang
ada pada Admin
Kabupaten/Kota
1 2
3
4 5 6 7 9 8
10
11
Menu 1 – Tahun Anggaran
1
1. Tahun Anggaran
• Menu “Tahun Anggaran” menunjukkan Tahun
Anggaran RKAM yang dibuat/dioperasionalkan.
• Menu “Tahun Anggaran” harus diklik /diisi terlebih dahulu sebelum memulai fungsi menu e-RKAM
lainnya.
• Jika menu “Tahun Anggaran” tidak diklik/diisi maka fungsi menu e-RKAM tidak dapat digunakan.
Menu 2 – Reminder
(Gambar Lonceng)
2
2. Reminder (Gambar Lonceng)
• Menu reminder adalah menu untuk
menginformasikan adanya pekerjaan yang masih tertunda dan belum diselesaikan oleh TIK
• Untuk sementara menu reminder bagi TIK belum diaktifkan
3
3. Akun User
• Menu “Akun User” terdiri dari 3 menu:
– Akun,
Berfungsi untuk menunjukkan profil dari user antara lain Nama, NIK, Email, kedudukan tim (pusat, provinsi, kabupaten/kota, kepala
madrasah, dan staf madrasah), alamat user serta foto user.
– Pengaturan Akun,
Link ke menu edit adalah menu untuk melakukan edit/perbaikan data profile user.
– Logout,
Untuk keluar dari e-RKAM apabila telah selesai melakukan akses ke e- RKAM.Disarankan agar dilakukan logout setiap kali selesai akses ke e- RKAM.
Instruksi Latihan
• Peserta diminta untuk mencoba ketiga menu akun user tersebut
• Klik Menu Akun
• Lakukan Edit Profile/Pengaturan Akun
• Simpan Profile Yang Sudah Diedit
• Lakukan Logout
• Lakukan Login Kembali
• Waktu 5 menit
Menu 4 - Dashboard
4
4. Dashboard
• Menu “Dashboard”merupakan tampilan halaman
muka dari e-RKAM yang menunjukkan menu-menu e- RKAM serta data rencana dan realisasi pendapatan dan belanja seluruh madrasah secara nasional.
Menu 5 – Evaluasi
Diri Madrasah
5
5. Evaluasi Diri Madrasah
• Menu “Evaluasi Diri Madrasah” adalah link ke
aplikasi EDM, dengan cara klik menu “Masuk EDM”.
• Menu ini merupakan fasilitas bagi tim Pusat untuk memonitor dan mengevaluasi status EDM yang dikerjakan oleh madrasah.
Menu 6 – Pengaturan
6
6. Pengaturan
• Menu “Pengaturan” berfungsi untuk pengaturan tanggal input e-RKAM bagi tim madrasah. Tanggal pengaturan dilakukan untuk proses penyusunan awal (penetapan), tanggal perubahan, tanggal pergeseran. Tanggal input ini perlu dilakukan agar proses penyusunan RKAM bisa berjalan secara tertib dan serentak serta menyesuaikan kalender perencanaan dan penganggaran APBN.
Madrasah baru bisa melakukan penyusunan RKAM (penyusunan awal, perubahan maupun pergeseran
alokasi) melalui e-RKAM apabila kabupaten/kota sudah menetapkan tanggal input.
Tahapan pengaturan tanggal
• Klik menu “Pengaturan”
• Klik menu “Tanggal Input” kemudian klik menu (+) Tambah
• Pilih salah satu tahapan, misalnya tahapan “Penetapan”
• Isi tanggal input misalnya dari tanggal 04 Juni 2020 s.d tanggal 30 Juni 2020, klik “Simpan”
• Setelah disimpan maka status tanggal input akan “aktif” dan madrasah sudah dapat meng-input RKAM melalui e-RKAM
Instruksi Latihan
• Peserta diminta melakukan setup tanggal penetapan
• Waktu 5 menit
Menu 7 - Referensi
7
Menu “Referensi”
• Menu “Referensi” terdiri dari 5 menu yaitu:
– referensi kegiatan,
– referensi jenis belanja,
– referensi komponen biaya, – referensi madrasah,
– referensi kode registrasi.
7.1. Referensi Kegiatan
• Merupakan menu untuk melihat daftar kegiatan dan sub kegiatan yang ada pada database e-RKAM.
• Daftar kegiatan dan sub kegiatan ini akan digunakan madrasah dalam menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran Madrasah.
• Kegiatan dan sub kegiatan ini dikelompokkan berdasarkan klasifikasi 8 Standar Nasional
Pendidikan.
Cara melihat daftar kegiatan dan sub kegiatan
• Klik Menu Referensi, Klik Kegiatan
• Klik simbol (+) pada sisi kiri setiap standar, sehingga muncul daftar kegiatan
• Klik simbol (+) pada sisi kiri kegiatan sehingga muncul daftar sub kegiatan
• Daftar Kegiatan dan Sub Kegiatan dapat dikonversi ke format excel dengan cara klik menu “Export”
7.2. Referensi Jenis Belanja
• Merupakan menu untuk melihat daftar jenis belanja dan definisi jenis belanja yang digunakan dalam penyusunan RKAM.
• Daftar jenis belanja ini mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan tentang jenis belanja yang digunakan dalam penyusunan APBN.
• Cara melihat daftar jenis dan definisi jenis belanja tersebut adalah:
– Klik Menu Referensi, Klik Jenis Belanja
– Klik simbol (+) pada sisi kiri setiap jenis kategori belanja, sehingga muncul rincian jenis belanja beserta definisinya.
7.3 Referensi Komponen Biaya
• Referensi Komponen Biaya merupakan menu yang memuat daftar rincian barang dan jasa beserta harganya yang akan digunakan
dalam penyusunan rincian pengeluaran kegiatan yang berlaku pada provinsi yang bersangkutan.
• Rincian barang dan jasa tersebut dikelompokkan berdasarkan kabupaten/kota, kategori Komponen Biaya dan jenis belanja.
• Harga barang dan jasa mengacu pada harga yang berlaku pada provinsi dan kabupaten/kota.
• Terdapat maksimal 3 jenis pilihan harga yang dapat digunakan
dalam 1 jenis rincian komponen biaya yang mengacu pada standar harga yang berlaku pada setiap daerah.
7.3.1. Menu Set Harga
• Menu Set Harga berfungsi untuk melakukan set harga dengan proses export dan import daftar harga barang dan jasa daerah tertentu.
• Tahap awal, data di-export terlebih dahulu ke menu excel dengan cara memilih provinsi dan kabupaten/kota tertentu selanjutnya klik
"Download" pada menu Set Harga. File yang di-download akan dalam format excel. Setelah file di-download, dimasukkan harga yang sesuai dengan harga setempat terhadap list komponen biaya yang perlu dilakukan penyesuaian harga.
• Setelah harga disesuaikan, selanjutnya dilakukan import data kembali dengan dengan cara klik menu "Lanjut" pada menu Set
Harga, selanjutnya pilih file daftar harga barang dan jasa yang akan diimport.
7.3.2 dan 7.3.3
Menu Export dan Menu Cari
• Menu export adalah menu untuk konversi seluruh daftar komponen biaya ke dalam format MS Excel dengan cara klik Export dan klik Excel.
• Menu Cari adalah menu untuk mencari komponen biaya tertentu secara cepat dengan cara mengetik nama barang/jasa yang dicari pada menu cari
tersebut.
7.4. Referensi Madrasah
• Referensi madrasah merupakan informasi daftar madrasah yang terdaftar pada data EMIS pada kabupaten/kota yang bersangkutan.
• Data tersebut dapat dikonversi ke bentuk excel dengan cara klik menu "Export".
7.5. Referensi Kode Registrasi
• Menu referensi "Kode Registrasi" adalah menu yang memuat informasi kode registrasi madrasah yang
diperlukan pada saat pertama kali madrasah melakukan akses e-RKAM.
• Pemberian informasi nomor registrasi madrasah akan dilakukan oleh tim Admin Kakanmenag.
Menu 8 – Usulan
8
8. Usulan
• Menu “Usulan” adalah menu bagi tim
kabupaten/kota untuk mengajukan usulan
kegiatan, sub kegiatan dan komponen, dengan tahapan sebagai berikut:
– Klik menu “Usulan” pilih salah satu menu
“Kegiatan”, “Sub Kegiatan” atau “Komponen”
– Klik menu (+) Tambah kemudian isi usulan yang akan diajukan
– Selanjutnya klik “Simpan”, maka status usulan menjadi “Menunggu” untuk diproses oleh tim pusat.
•
Menu 9 – Alokasi BOS
9
9. Alokasi BOS
• Menu alokasi BOS adalah menu yang menginformasikan tentang:
– Unit cost BOS per jenjang yang ditetapkan oleh tim pusat, – SK Pusat tentang alokasi BOS,
– Rincian alokasi BOS per kabupaten/kota yang ditetapkan oleh pusat,
– SK rincian alokasi per madrasah yang ditetapkan dan diisi oleh Kankemenag serta
– Rincian alokasi madrasah yang ditetapkan oleh Kankemenag.
• Cara memasukkan informasi tentang SK rincian alokasi per madrasah oleh tim Kankemenag adalah:
– Klik menu SK Madrasah, kemudian klik (+) Tambah, – Isi informasi yang terkait SK alokasi per madrasah, klik
"Simpan".
Menu Alokasi Madrasah
• Menu alokasi madrasah adalah menu yang memuat informasi rincian alokasi per madrasah yang ditetapkan oleh Kankemenag berdasarkan SK alokasi madrasah.
• Cara menginput informasi alokasi per madrasah adalah:
– Klik Menu Alokasi Madrasah, selanjutnya isi no. SK Pusat dan no. SK BOS Madrasah;
– Pilih status madrasah (negeri/swasta);
– Isi data alokasi; dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu dengan klik menu (+) Tambah, atau dengan cara import data alokasi per
madrasah.
Menu 10 –
Penyaluran BOS
10
10. Penyaluran BOS
• Menu “Penyaluran BOS ” merupakan menu untuk menginformasikan tentang penyaluran dana BOS kepada madrasah swasta. Terdapat 2 sub menu pada menu "Penyaluran BOS", yaitu:
• Status BOS Swasta, yaitu menu yang menginformasikan status penyaluran BOS ke madrasah swasta per semester, dilengkapi dengan nomor SPP, SPM dan SP2D, serta jumlah siswa dan jumlah dana BOS yang disalurkan.
• Detail Penyaluran, yaitu menu yang menginformasikan status penyaluran dana BOS ke madrasah swasta per semester yang
dilengkapi dengan nama madrasah, jumlah siswa, jumlah dana yang disalurkan, nomor SPP, SPM dan SP2D.
• Cara memasukkan informasi status BOS swasta adalah:
• Klik menu "Penyaluran BOS", klik "Status BOS Swasta"
• Pilih tahap penyaluran (Semester 1 atau Semester 2)
• Klik menu "Tambah", kemudian isi data SPP, SPM dan SP2D, klik
"Simpan".
Cara memasukkan informasi status BOS swasta
• Klik menu "Penyaluran BOS", klik "Status BOS Swasta"
• Pilih tahap penyaluran (Semester 1 atau Semester 2)
• Klik menu "Tambah", kemudian isi data SPP, SPM dan SP2D, klik
"Simpan".
Detail Penyaluran BOS per madrasah
• Klik menu "Penyaluran BOS"
• Klik menu "Detail Penyaluran"
• Isi tahap penyaluran (Semester 1 atau 2) dan Status Penyaluran
• Input data dapat dilakukan dengan menggunakan menu (+) Tambah untuk input satu per satu atau dengan cara Import file untuk memasukkan
beberapa data penyaluran.
Menu 11 - Laporan
11
11. Laporan
• Menu “Laporan” merupakan rekapitulasi laporan yang telah dikerjakan oleh madrasah pada kabupaten/kota yang
bersangkutan.
• Laporan dikelompokkan berdasarkan sumber pendanaan madrasah yaitu:
– BOS,
– Non BOS, – Block Grant,
– BOSDA Provinsi,
– BOSDA Kabupaten/Kota, – Gabungan dan
– Output Kegiatan.
• Laporan akan dihasilkan secara otomatis setelah madrasah menyelesaikan seluruh realisasi pendapatan dan pengeluaran kegiatan dan mendapat approval dari Kepala Madrasah dan transaksi telah berstatus "Selesai".
