Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan Metode Enterprise Architecture Planning Studi Kasus: Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua

(1)

Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 97

http://jurnal.mdp.ac.id jatisi@mdp.ac.id

Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan Metode Enterprise Architecture Planning

Studi Kasus: Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua

Wellem Dysbert Yobi¹, Melkior N. N. Sitokdana²

1,2Universitas Kristen Satya Wacana; Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga, 0811262080

1,2Program Studi Sistem Informasi, FTI UKSW, Salatiga e-mail: ¹682017132@student.uksw.edu, ²melkior.sitokdana@uksw.edu

Abstrak

Pada era teknologi informasi saat ini organisasi membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnis dan rencana strategisnya. Salah satu organisasi yang membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi adalah Sekretariat Majelis Rakyat Papua.

Namun dalam menjalankan tugasnya Sekretariat MRP belum maksimal memanfaatkan teknologi informasi sehingga data-data yang dimiliki masih disimpan secara manual (paper- based), maka dibutuhkan sebuah pengembangan teknologi informasi. Metode yang akan digunakan adalah Enterprise Architecture Planning. Metode ini dipakai untuk mendefinisikan kondisi organisasi saat ini dan merancang enterprise architecture yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis organisasi di masa yang akan datang. Penelitian ini menghasilkan tiga rekomendasi terdiri atas 9 entitas data, 4 aplikasi, dan perencanaan arsitektur teknologi bagi kantor sekretariat MRP. Ketiga rekomendasi tersebut yang kemudian dapat digunakan sebagai acuan pembangunan dan pengembangan arsitektur enterprise di kantor sekretariat MRP pada masa yang akan datang.

Kata kunci— Perencanaan Arsitektur Enterprise, Sistem Informasi, Rantai Nilai, Sekretariat Majelis Rakyat Papua

Abstract

In the current era of information technology, organizations require the use of information technology to support business processes and strategic plans. One of the organizations that require the use of information technology is the Secretariat of the Papuan People's Council. However, in carrying out its duties, the MRP Secretariat has not maximally utilized information technology so that the data it has is still stored manually (paper-based), so the development of information technology is needed. The method that will be used is Enterprise Architecture Planning. This method is used to define the current state of the organization and design the right enterprise architecture to achieve the organization's business goals in the future. This study resulted in three recommendations consisting of 9 data entities, 4 applications, and technology architecture planning for the MRP secretariat office. These three recommendations can then be used as a reference for the development and development of enterprise architecture in the MRP secretariat office in the future.

Keywords— Enterprise Architecture Planning, Information Systems, Value Chain, Papuan People's Assembly Secretariat

(2)

98 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E-ISSN 2503-2933

Wellem, et., al [Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan Metode Enterprise Architecture Planning Studi Kasus: Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua]

1. PENDAHULUAN

aat ini teknologi informasi menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan maupun organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Pemanfaatan teknologi informasi ini memberi kemudahan bagi enterprise dalam mengelola dan menyajikan informasi, sehingga dapat tercapainya keunggulan kompetitif bagi enterprise [1]. Kapabilitas teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dapat menjadi factor yang mempengaruhi Keunggulan kompetitif dan kinerja enterprise [2]. Sehingga pemanfaatan teknologi informasi dapat meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan organisasi. Oleh karena itu, pada era teknologi informasi ini, organisasi membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnis dan rencana strategisnya. Salah satu organisasi yang membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi adalah Sekretariat Majelis Rakyat Papua (MRP).

Majelis Rakyat Papua (MRP) adalah sebuah Lembaga Pemerintah yang didirikan dalam rangka penyelenggaraan Otonomi Khusus di Provinsi Papua. Dalam Undang-undang nomor 21 tahun 2001 Pemerintah Republik Indonesia membentuk Majelis Rakyat Papua sebagai perwakilan budaya orang asli Papua, yang memiliki beberapa kewenangan untuk melindungi hak-hak orang asli Papua [3]. Dalam menjalankan tugasnya, MRP dibantu oleh Sekretariat Majelis Rakyat Papua. Menurut PERGUB Provinsi Papua No. 34 Tahun, Sekretariat Majelis Rakyat Papua merupakan unsur pelayanan terhadap MRP. Sekretariat MRP bertugas memberi pelayanan administratif kepada Pimpinan dan Anggota MRP dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya [4].

Namun dalam menjalankan tugasnya, Sekretariat MRP belum maksimal memanfaatkan teknologi informasi sehingga data-data yang dimiliki masih disimpan secara manual (paper- based). Oleh karena itu menimbulkan beberapa masalah seperti waktu yang kurang efektif dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab, penggunaan sumber daya yang kurang efisien, rentan terhadap bencana atau hal-hal yang tidak diinginkan terjadi terhadap aset yang dimiliki.

aspirasi masyarakat yang belum tersalur dengan baik kepada Anggota maupun Pimpinan MRP.

Dengan adanya permasalahan tersebut maka perlu dilakukan pengembangan sistem informasi bagi kantor Sekretariat MRP sehingga dapat mendukung dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis yang berjalan di Sekretariat MRP. Berdasarkan hal-hal yang sudah diuraikan diatas, penelitian ini mengusulkan sebuah perencanaan arsitektur enterprise bagi Sekretariat Majelis Rakyat Papua menggunakan metodologi Enterprise Architecture Planning.

Manfaat menggunakan metode Enterprise Architecture Planning adalah dapat mendefinisikan proses bisnis yang lebih baik, menggambarkan arsitektur data untuk mendukung proses bisnis yang sudah didefinisikan, mendefinisikan aplikasi apa saja yang diperlukan untuk mengolah data yang dimiliki, dan arsitektur teknologi seperti apa yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi-aplikasi yang diperlukan nantinya.

Sehingga diharapkan dengan adanya penelitian ini Sekretariat Majelis Rakyat Papua dapat mengatasi permasalahan yang sering terjadi dalam menjalankan tugasnya memberi pelayanan administrasi kepada masyarakat Papua dan Anggota MRP, serta memudahkan Sekretariat Majelis Rakyat Papua dalam pembangunan atau pengembangan sistem informasi dimasa yang akan datang sesuai dengan visi misi kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua.

Perencanaan arsitektur enterprise organisasi maupun perusahaan menggunakan Enterprise Architecture Planning merupakan hal yang sudah sering dilakukan peneliti-peneliti.

Oleh karena itu, beberapa penelitian sebelumnya yang digunakan sebagai acuan dalam penelitian ini seperti:

Penelitian [5]. Penelitian yang dilakukan A.Yudhana dkk ini menghasilkan 5 kandidat entitas bisnis dan 8 kandidat aplikasi bagi kecamatan di Kota Samarinda yang kemudian dapat

S

(3)

Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 99

digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem informasi pada kecamatan di Kota Samarinda.

Penelitian [6]. Pada penelitian ini mendapatkan beberapa usulan bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung guna meningkatkan pelayanan sistem informasi yang ada saat ini di RSUD Kota Bandung.

Penelitian [7]. Penelitian ini menghasilkan rekomendasi yang terdiri dari arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi bagi Koperasi Produksi Susu (KPS) Bogor.

Berdasarkan penelitian-penelitian yang sudah dilakukan sebelumnya, penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan sebuah hasil penelitian yang lebih inovatif bagi kantor sekretariat MRP

2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem informasi merupakan suatu sistem pada suatu organisasi ataupun perusahaan yang mempertemukan aktivitas input, proses, dan output pada sebuah perusahaan atau organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi [8]. Secara singkat, sebuah sistem informasi digunakan sebagai bentuk komunikasi dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan menggunakan perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan data yang disimpan.

Arsitektur enterprise adalah suatu hasil perancangan atau menggambarkan konstruksi bisnis (blueprint) pada organisasi yang dapat digunakan untuk menyelaraskan antara teknologi informasi dengan bisnis yang berjalan pada suatu organisasi atau perusahaan. Keselarasan dapat dicapai apabila organisasi mendefinisikan dengan baik kebutuhan organisasi secara menyeluruh.

Kebutuhan yang dimaksud adalah arsitektur bisnis dari organisasi, arsitektur data yang akan digunakan, arsitektur aplikasi yang akan dibangun dan arsitektur teknologi yang nantinya mendukung jalannya aplikasi [9].

Enterprise Architecture Planning adalah sebuah metode perencanaan arsitektur yang berdasar pada kebutuhan bisnis sehingga menghasilkan sebuah perencanaan arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang dapat dimanfaatkan untuk mendukung aktivitas bisnis enterprise dalam mencapai misi enterprise [10] [11]. EAP terdiri dari 4 layer, yaitu memulai, pendefinisian kondisi enterprise (bisnis, sistem dan teknologi) saat ini, perencanaan arsitektur (data, aplikasi, teknologi) enterprise, dan perencanaan implementasi.

Value Chain Analysis adalah sebuah proses mendefinisikan kegiatan utama dan pendukung pada sebuah perusahaan, kemudian menganalisisnya untuk mengurangi biaya atau meningkatkan pendapatan serta menambah nilai produk. Model yang sering digunakan adalah Porter’s Value Chain Model yang diperkenalkan oleh Michael Porter pada tahun 1985 [12].

Berikut adalah gambaran model dari Porter’s Value Chain.

(4)

100 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E-ISSN 2503-2933

Gambar 1. Porter’s Value Chain Model

Proses pendefinisian entitas bisnis pada suatu enterprise terdiri atas 2 bagian yaitu:

1) Aktivitas Utama (Primary activities), yang merupakan aktivitas utama dari organisasi, yaitu:

i) Inbound Logistics: Semua aktivitas bisnis yang berkaitan dengan menerima, menyimpan dan menyebarkan masukan.

ii) Operations: Semua aktivitas bisnis yang berkaitan dengan mengubah input menjadi output.

iii) Outbound Logistics: Mencakup segala kegiatan yang berkaitan dengan mengumpulkan, menyimpan dan mendistribusikan output.

iv) Marketing and Sales: Aktivitas menyebarluaskan informasi kepada customer terkait produk dan jasa, mendorong customer untuk membeli, memakai, memanfaatkan produk yang ditawarkan enteprise.

v) Services: Segala aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan informasi dan keluhan bagi customer.

2) Aktivitas pendukung (Support activities), yang adalah segala aktivitas yang dilakukan untuk mendukung aktivitas utama suatu enterprise, berupa:

i) Procurement: Aktivitas pengadaan barang atau sumber daya bagi enterprise sesuai dengan kebutuhan enterprise guna mendukung aktivitas lain yang ada di enterprise.

ii) Human Resource Management: semua aktivitas terkait perekrutan, pelatihan, pengembangan kreatifitas, pemberian kompensasi dan pemberhentian karyawan.

iii) Technology Development: Aktivitas yang berkaitan dengan perancangan peralatan, perangkat keras, perangkat lunak, prosedur dan pengetahuan teknis terkait teknologi pada sebuah enterprise.

iv) Firm Infrastructure: aktivitas pengelolaan infrastruktur enterprise yang terdiri dari sejumlah aktivitas termasuk pengelolaan umum, perencanaan, keuangan dan manajemen kualitas.

(5)

Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 101

3. METODE PENELITIAN

Gambar 2. Tahapan Penelitian

Penelitian ini mengacu pada metode Enterprise Architecture Planning (EAP).

Berdasarkan hal tersebut tahapan penelitian dapat diuraikan sebagai berikut.

a. Penentuan Objek Studi Kasus

Menentukan objek studi kasus dilakukan guna merumuskan masalah-masalah yang terjadi pada tempat atau objek penelitian serta memberi batasan masalah yang akan diteliti.

(6)

102 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E-ISSN 2503-2933

b. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan guna mengidentifikasi literatur yang dibutuhkan sebagai sebagai landasan teori untuk mengetahui lebih jauh metode yang digunakan ataupun sebagai acuan dalam penelitian ini.

c. Pengumpulan Data

Proses mengumpulkan data pada penelitian ini dengan cara observasi langsung dan melakukan wawancara kepada beberapa staff yang ada di Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua

d. Tinjauan Kondisi Enterprise saat ini

Pada tahap ini merupakan bagian dari metode pemodelan EAP yang terdiri dari 2 bagian yaitu:

i) Pemodelan proses bisnis

Proses ini terkait pengidentifikasian struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi dari tiap unit organisasi guna mengetahui tanggung jawab dari masing-masing unit organisasi terhadap suatu fungsi bisnis.

ii) Sistem dan teknologi saat ini

Proses ini meliputi identifikasi sistem dan teknologi dengan cara mendokumentasikan semua data terkait sistem dan teknologi yang sedang digunakan organisasi saat ini.

e. Perancangan Arsitektur Enterprise i) Arsitektur Data

Proses analisis terkait entitas data apa saja yang dibutuhkan bagi organisasi guna mendukung fungsi bisnis yang ada.

ii) Arsitektur Aplikasi

Proses analisis terkait aplikasi - aplikasi yang dibutuhkan dalam pengelolaan data dan mendukung fungsi bisnis organisasi.

iii) Arsitektur Teknologi

Proses analisis terkait arsitektur teknologi yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi dan mengelola data agar fungsi bisnis dapat berjalan dengan baik.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Inisialisasi Perencanaan

Tahap ini sebagai tahap awal penelitian, dilakukan pendefinisian terhadap tugas pokok dan fungsi, gambaran struktur organisasi dan identifikasi masalah yang terjadi di Kantor Sekretariat MRP.

3.1.1 Tugas Pokok Dan Fungsi

Sekretariat MRP bertugas dalam memberikan pelayanan administratif kepada pimpinan dan anggota MRP dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya, serta sekretariat MRP mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Fasilitasi rapat-rapat Anggota MRP;

b. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas Anggota MRP;

c. Pengelolaan tata usaha MRP; dan

d. Pengelolaan ketatausahaan sekretariat MRP [4].

(7)

Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 103

3.1.2 Struktur Organisasi

Sekretariat Majelis Rakyat Papua dipimpin oleh seorang sekretaris, terdiri dari 4 bagian, dan 8 sub bagian dalam tugasnya membantu anggota dan pimpinan Majelis Rakyat Papua.

Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi yang ada di kantor sekretariat MRP.

Sekretaris MRP Majelis Rakyat Papua

Bag. Umum Bag. Keuangan Bag. Humas Bag. Adm. Pel. Majelis

dan Persidangan

Subbag. TU &

Kepegawaian

Subbag. Program &

Perlengkapan

Subbag. Anggaran

Subbag. Pembayaran, Pembukuan &

Verifikasi

Subbag. Protokol &

Perjalanan

Subbag Dokumentasi &

Publikasi

Subbag. Pelayanan Kelompok Kerja

Majelis

Subbag. Persidangan

Membantu

Dibantu

Gambar 3. Struktur Organisasi (Pergub 43 tahun 2019) 3.1.3 Identifikasi Masalah

a. Belum optimalnya penggunaan SI/TI, b. Pengarsipan masih paper based,

c. Disposisi tersendat bila pimpinan sedang perjalanan dinas luar, d. Pengelolaan data surat masuk masih menggunakan Ms. Excel, dan e. Pengelolaan data keluar masih paper based.

3.2 Tinjauan Kondisi Enterprise Saat Ini

Peninjauan kondisi enterprise saat ini, baik proses bisnisnya dan SI/TI:

3.2.1 Pemodelan Proses Bisnis Saat Ini

Berikut adalah beberapa aktivitas yang ada di kantor sekretariat MRP yang terdiri atas aktivitas utama dan aktivitas pendukung seperti pada gambar berikut.

Pengelolaan Berkas

Pemberian Berkas Administratif,

Laporan Aktivitas UtamaAktivitas Pendukung

Penerimaan Berkas Administratif

Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pengelolaan Teknologi Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Value Added

Sosialisasi

Pemberian layanan informasi

Inboun d

Logistic Ope rations Outbound Logistic

Marketing &

Sale s Services

Gambar 4. Value Chain Model

(8)

104 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E-ISSN 2503-2933

a. Aktivitas Utama

i) Penerimaan Berkas Administratif: Pada proses Inbound Logistic, tiap bagian di kantor sekretariat majelis rakyat papua menerima berkas administratif seperti surat masuk dari stakeholder, surat perintah tugas, memo pimpinan, dll.

ii) Pengelolaan Berkas: Pada proses Operations, berkas yang sudah diterima kemudian dikerjakan/diproses pada tiap bagian yang menerima berkas tersebut.

iii) Pemberian Berkas Administratif, Laporan: Pada proses Outbound Logistic, Pada proses ini menghasilkan keluaran berupa surat keluar pada bagian umum dan Laporan dari tiap bagian.

iv) Sosialisasi: Pada proses Marketing & Sales, Proses ini mencakup sosialisasi terhadap masyarakat maupun pihak terkait untuk memanfaatkan MRP sebagai Lembaga yang bertugas untuk memperjuangkan hak-hak orang asli papua melalui sekretariat MRP v) Pemberian Layanan Informasi: Pada proses Service, proses ini adalah sebuah proses

dimana masyarakat/pihak terkait dilayani oleh para staff MRP terkait informasi- informasi yang dibutuhkan atau keluhan dan saran.

b. Aktivitas Pendukung

i) Pengelolaan Sumber Daya Manusia: Aktivitas ini terkait perekrutan pegawai, pelatihan, serta kesejahteraan pegawai.

ii) Pengelolaan Sarana dan Prasarana: aktivitas ini terkait pengelolaan taman, gedung, barang-barang inventaris yang ada di lingkungan kantor sekretariat MRP

iii) Pengelolaan Teknologi Informasi: pengelolaan teknologi informasi di kantor sekretariat MRP terkait pengadaan, perawatan dan pemusnahan barang-barang teknologi seperti cctv, komputer, printer dll.

3.2.2 Sistem dan Teknologi Saat Ini

Pemanfaatan teknologi yang ada di Kantor Sekretariat Majelis Rakyat Papua dapat diuraikan sebagai berikut.

Tabel 1. Pemanfaatan Teknologi Saat Ini di Kantor Sekretariat MRP Bagian Perangkat

Keras

Sistem Operasi

Perangkat Lunak

Perangkat

Keluaran Jaringan

Bagian Umum

PC, Laptop

Windows 7, Windows 10

Ms. Word, Ms. Excel, Aplikasi Fingerprint Absensi Pegawai

Printer, Fotocopy

Wifi, LAN

Bagian Keuangan

PC, Laptop

Ms. Word, Ms. Excel, Sistem Informasi Keuangan Daerah (SIMDA)

Printer, Fotocopy

Wifi, LAN

Bagian Humas

PC, Laptop

Ms. Word,

Ms. Excel Printer Wifi, LAN

(9)

Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 105

3.3 Perencanaan Arsitektur

Berikut ini merupakan analisa kesenjangan antara kondisi SI/TI saat ini dan kondisi yang diharapkan pada Sekretariat Majelis Rakyat Papua.

Tabel 2. Kesenjangan SI/TI di Kantor Sekretariat MRP No Kondisi SI/TI saat ini Kondisi yang diharapkan

1

Pengelolaan surat masuk masih menggunakan Ms. Excel sehingga masih kurang efisien

Terdapat aplikasi yang dapat mengelola data surat masuk agar dapat meningkat efisiensi kerja staff

2

Pengarsipan surat masih manual (paper based) sehingga rawan terhadap hal-hal yang tidak diinginkan (bencana dll) dan bila arsip dibutuhkan kembali, butuh waktu yang lama untuk mencarinya

Membutuhkan aplikasi dan database yang dapat menyimpan data arsip kantor sekretariat MRP

3

Disposisi surat masih manual sehingga bila pimpinan sedang melakukan perjalanan dinas, surat akan tersendat hingga pimpinan kembali dari perjalanan dinas.

Membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu proses disposisi surat secara digital sehingga proses disposisi lebih efektif dan efisien.

4

Data surat keluar ditulis pada sebuah buku, sehingga sangat berisiko tercecer maupun rusak

Membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mengelola dan menyimpan data surat keluar

Berdasarkan proses bisnis yang telah digambarkan melalui value chain serta analisa kesenjangan yang telah diuraikan diatas, berikut ini adalah perencanaan arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi yang dapat dikembangkan pada waktu yang akan datang di kantor sekretariat MRP.

3.3.1 Arsitektur Data

Arsitektur data yang akan digunakan dalam proses pembangunan dan pengembangan arsitektur aplikasi di kantor sekretariat MRP dapat diuraikan pada table dibawah ini.

Tabel 3. Entitas Data

No Proses bisnis Entitas bisnis Entitas data 1

Penerimaan Berkas Administratif

Pengelolaan surat masuk

• Entitas surat masuk

• Entitas indeks surat 2 Pengelolaan

Berkas

Pengelolaan disposisi surat

• Entitas disposisi

• Entitas keputusan 3 Pemberian Pengelolaan • Entitas surat keluar Bagian

Pelayanan Administrasi Majelis dan Persidangan

PC, Laptop

Ms. Word,

Ms. Excel Printer Wifi, LAN

(10)

106 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E-ISSN 2503-2933

Berkas Administratif

surat keluar

4 Pengelolaan Berkas

Pengelolaan pengarsipan

• Entitas arsip surat masuk

• Entitas arsip surat keluar

• Entitas arsip surat perintah tugas

• Entitas arsip laporan - Entitas indeks surat: Nomor indeks surat, Keterangan

- Entitas surat masuk: Nomor agenda surat masuk, Nomor indeks surat, Asal surat, Perihal surat, Nomor surat, Tanggal Surat, Tanggal diterima

- Entitas disposisi: Nomor lembar disposisi, Nomor agenda surat masuk, Perihal, Tanggal disposisi

- Entitas keputusan: Nomor lembar disposisi, Isi keputusan, Tanggal keputusan

- Entitas surat keluar: Nomor agenda surat keluar, Nomor surat keluar, Tujuan surat, tanggal dikeluarkan

- Entitas arsip surat masuk: Nomor arsip surat masuk, Nomor agenda surat masuk, isi surat masuk, Tanggal diarsip

- Entitas arsip surat keluar: Nomor arsip surat keluar, Nomor agenda surat keluar, isi surat keluar, Tanggal diarsip

- Entitas arsip surat perintah tugas: Nomor arsip surat perintah tugas, Nomor surat perintah tugas, Isi surat perintah tugas, Tanggal diarsip

- Entitas arsip laporan: Nomor arsip laporan, Kode laporan, jenis laporan, Isi laporan, Tanggal diarsip

3.3.2 Arsitektur Aplikasi

Tahap yang berikut adalah mendefinisikan arsitektur aplikasi yang dibutuhkan untuk mengolah entitas data yang telah diuraikan diatas untuk menunjang proses bisnis yang ada di sekretariat MRP.

- Aplikasi surat masuk, aplikasi ini dapat dimanfaatkan untuk mengelola data-data surat masuk.

- Aplikasi surat keluar, aplikasi ini dapat dimanfaatkan untuk mengelola data-data surat keluar.

- Aplikasi disposisi mobile, aplikasi ini digunakan untuk mengelola disposisi secara digital - Aplikasi pengarsipan, aplikasi ini digunakan untuk mengelola dan menyimpan semua jenis

arsip yang ada di kantor sekretariat MRP

(11)

Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 107

Aplikasi Surat Masuk

Bagian Umum Bagian Keuangan Bagian Humas Bag. Adm. Pel. Majelis dan Persidangan Sekretaris

Aplikasi Surat Keluar Aplikasi Disposisi Mobile

Aplikasi Pengarsipan Aplikasi

Unit Organisasi

Gambar 5. Matriks Unit Organisasi dan Aplikasi 3.3.3 Arsitektur Teknologi

Arsitektur teknologi seperti hardware, software, serta perangkat jaringan dan fasilitas teknologi lainnya yang diperlukan untuk menjalankan beberapa aplikasi untuk mengolah data dan layanan teknologi informasi pada kantor sekretariat MRP. Berikut ini adalah gambaran arsitektur teknologi di kantor sekretariat MRP yang dapat dikembangkan di waktu yang akan datang.

Database Server

Application Server

PC

Printer Scanner

PC

Printer Scanner

PC

Printer Scanner

PC

Printer Scanner SWITCH

MODEM

FIREWALL

SEKRETARIS ISP

INTERNET

SWIT CH

Gambar 6. Arsitektur Teknologi yang Dapat Dikembangkan di Kantor Sekretariat MRP

(12)

108 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E-ISSN 2503-2933

4. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian pada kantor sekretariat MRP dapat disimpulkan bahwa penelitian ini menghasilkan sebuah blueprint enterprise architecture bagi kantor sekretariat MRP terdiri atas arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Pertama, rekomendasi arsitektur data yang terdiri dari 9 entitas yang berasal dari proses bisnis yang ada di kantor sekretariat MRP yang akan digunakan dalam proses pembangunan dan pengembangan arsitektur aplikasi. Kedua, rekomendasi arsitektur aplikasi yang terdiri dari 4 aplikasi yaitu aplikasi surat masuk, aplikasi disposisi mobile, aplikasi surat keluar, dan aplikasi pengarsipan.

Ketiga, rekomendasi arsitektur teknologi yang terdiri dari arsitektur perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat jaringan (network) dan fasilitas lainnya. Ketiga rekomendasi diatas yang kemudian dapat digunakan sebagai acuan pembangunan dan pengembangan arsitektur enterprise di kantor sekretariat MRP pada masa yang akan datang.

5. SARAN

Saran terhadap pengembangan pada penelitian selanjutnya adalah kiranya perlu untuk membuat rencana strategis dalam pengembangan arsitektur informasi, sehingga dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat serta pimpinan dan Anggota MRP.

DAFTAR PUSTAKA

[1] M. Pandia, 2015, “Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Keuangan Perusahaan,” Method. J. Tek. Inform. dan Sist. Inf., Vol. 1, No. 1, pp. 27–30,.

[2] A. Sidiq and E. P. Astutik, 2017. “Analisis Kapabilitas Teknologi Informasi Terhadap Kinerja Bisnis UKM Dengan Orientasi Pelanggan Sebagai Variabel Intervening (Studi pada UKM Sektor Manufaktur di Wilayah Solo Raya),” Media Ekon. dan Manaj., Vol.

32, No. 1,

[3] R. Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2001,” Jakarta, 2001.

[4] Gubernur Papua, 2016, “Peraturan Gubernur Papua Nomor 34 Tahun 2016,” Jayapura.

[5] A. Yudhana, R. Umar, and F. Alameka, 2018, “Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus pada Kecamatan di Kota Samarinda),” Khazanah Inform. J. Ilmu Komput. dan Inform., Vol. 4, No. 2, p. 114, doi:

10.23917/khif.v4i2.7039.

[6] I. K. W. Adnyana, Y. H. Putra, and D. Rosiyadi, 2016, “Pengembangan Layanan Sistem Informasi Dengan Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus: Rumah Sakit Umum Daerah Kota Bandung),” J. INKOM, Vol. 9, No. 2, p. 73, doi: 10.14203/j.inkom.421.

[7] R. Trisminingsih and S. N. Putra, 2017, “Perancangan Arsitektur Enterprise Untuk Koperasi Pertanian Menggunakan Enterprise Architecture Planning,” JSI J. Sist. Inf., Vol. 9, No. 1, pp. 1138–1148, doi: 10.36706/jsi.v9i1.3937.

(13)

Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 9, No. 1, Maret 2022, Hal. 97-109 E- ISSN 2503-2933 109

[8] J. Hutahaean, 2015, Konsep Sistem Informasi. Deepublish,

[9] R. Yunis, K. Surendro, and E. S. Panjaitan, 2010 “Pengembangan Model Arsitektur Enterprise Untuk Perguruan Tinggi,” J. Ilm. Teknol. Inf., Vol. 8, No. 1, pp. 9–18.

[10] S. H. Spewak and S. C. Hill, 1992, “Enterprise Architecture,” Planning,, Princeton, NJ, USA, John Wiley, Sons, inc,

[11] R. Herdiansyah, 2017, “Enterprise Architecture Planning Sistem Informasi Usaha Kepariwisataan Berbasis Web,” Vol. 2, pp. 65–76,

[12] V. C. M. PORTER’S, 1985. “What Is Value Chain,”