BAB III
PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini dibahas perancangan sistem yang terdiri dari gambaran umum sistem, perancangan Interface, dan perancangan database.
3.1 Gambaran Sistem
Gambar 3.1. Rancangan Sistem yang dibangun
Gambar 3.1 memperlihatkan sistem manajemen aset yang dirancang berbasis web dan aplikasi Android, sistem ini dapat diakses oleh pengguna dari mana saja dan kapan saja selama pengguna memiliki akses ke Internet, dan pengguna dapat menggunakan aplikasi Android dengan cara menginstal aplikasi ke telepon genggam. Dalam perancangan dan pembangunan bagian web memakai perangkat lunak Microsoft Visual Studio sebagai Tool IDE pembentukan halaman website, untuk aplikasi Android menggunakan Android Studio sebagai Tool IDE pembentukan aplikasi dan Database dirancang dengan menggunakan Microsoft SQL Server.
Untuk menambah kegunaan aplikasi menggunakan Google Map sebagai penunjuk lokasi aset pada peta, dan beberapa library lainnya.
3.2 Use Case Diagram Sistem
Diagram Use Case dari sistem yang ditunjukkan pada Gambar 3.2 dan 3.3 menjelaskan fungsi atau fitur yang dapat diakses oleh setiap komponan yang berkaitan dengan sistem.
Gambar 3.2. Diagram Use Case Dari Sistem Web
Use Case Diagram menggambarkan aktifitas yang dilakukan oleh suatu sistem dengan pengguna sistem, pada Gambar 3.2 ada tiga jenis pengguna yang menggunakan sistem manajemen aset ini, antara lain :
3.2.1 User
User merupakan tingkatan pengguna paling bawah, User dapat mengakses sebagian besar fitur yang ditawarkan oleh sistem namun kegiatan user terbatasi oleh Divisi dan Ruangan yang terdaftarkan pada User info. Pada aplikasi Android User dapat mengakses semua fitur seperti biasa.
3.2.2 Manajer
Manajer adalah kepala dari beberapa user dalam suatu divisi, Manajer dapat mengakses seluruh fitur yang ditawarkan oleh sistem web, namun seluruh kegiatan dibatasi oleh Divisi yang terdaftar pada Manajer, Manajer memiliki fitur tambahan yaitu Pending dan CSV. Pending berfungsi untuk menyetujui seluruh kegiatan transaksi yang dilakukan didalam divisi manajer. Pada aplikasi Android Manajer dapat mengakses seluruh fitur.
3.2.3 Admin
Admin merupakan tingkatan tertinggi dari pengguna, Admin dapat melakukan transaksi disemua divisi yang terdaftar, dan dapat memantau seluruh aset pada perusahaan. Admin memiliki kerja sama seperti manajer namun tidak memiliki batasan sama sekali.
3.3 Diagram Activity pada Program 3.3.1 Registrasi User
Gambar 3.3. Flowchart Proses Pendaftaran User Pada Sistem.
Gambar 3.4. memperlihatkan proses salah satu fitur utama aplikasi web yaitu pendaftaran User pada sistem. Seluruh user yang ingin menggunakan harus terdaftar dikarenakan nanti di setiap transaksi aset perusahaan ada data user sebagai pelaku transaksi, ini nantinya yang digunakan dalam fitur sejarah aset dan sejarah transaksi aset. Fitur ini dapat diakses oleh Manajer dan Admin, yang mana Manajer dapat mendaftarkan user ke dalam divisinya sendiri sedangkan admin dapat mendaftarkan user baru ke ruangan dan divisi mana pun, Admin juga dapat mengatur user yang ingin didaftarkan sebagai User atau sebagai Manajer.
3.3.2 Registrasi Aset
Gambar 3.4. Flowchart Pendaftaran Aset Pada Sistem Manajemen Aset
Registrasi aset merupakan kegiatan dan fitur utama dari sistem manajemen aset.
Fitur ini bertujuan untuk mendaftarkan aset ke dalam database. Saat mendaftarkan aset diberi pilihan untuk mengunggah atau mengambil gambar aset dengan menekan tombol
“Upload File”. Sedangkan geolokasi mengambil posisi perangkat pengguna sehingga saat melakukan registrasi pengguna harus berada di samping atau di dekat lokasi aset.
Setelah melakukan registrasi aset tidak langsung terdaftar namun dialihkan ke Pending untuk mendapatkan persetujuan dari pihak Manajer atau Admin.
3.3.3 Transaksi aset a. Perpindahan
Gambar 3.5. Flowchart Transaksi Perpindahan Aset
Perpindahan adalah kegiatan yang harus dilakukan untuk memindahkan aset dari lokasi awal ke lokasi lainnya, ini merupakan kegiatan transaksi yang dapat dilakukan oleh semua tingkatan pengguna. Setelah pengguna membuat transaksi perpindahkan
dialihkan ke fitur pending menunggu persetujuan Manajer atau admin. Manajer dapat melakukan transaksi perpindahan namun yang menyetujui adalah Manajer dari divisi tujuan barang atau admin.
b. Pemusnahan dan Service
Gambar 3.6. Flowchart Transaksi Pemusnahan / Service Aset
Transaksi pemusnahan dan Service adalah kegiatan yang dilakukan jika aset memiliki masalah dan membutuhkan pembetulan atau dihapus karena tidak dapat diperbaiki. Kegiatan ini hanya mendaftarkan aset yang bermasalah untuk dihapuskan atau dimasukkan ke status servis sehingga pengguna dapat memantau kondisi aset.
Pada Gambar 3.7 menunjukkan bahwa pengguna tidak dapat memilih tujuan karena tujuan lokasi aset sudah ditentukan oleh sistem, transaksi meminta persetujuan dari Manajer divisi yang memiliki aset atau admin.
3.3.4 Opname
Gambar 3.7. Flowchart Kegiatan Opname Web dan Android
Opname adalah kegiatan untuk mendaftar ulang aset terdaftar, kegiatan opname bertujuan untuk memastikan bahwa aset yang terdaftar di dalam perusahaan memiliki data yang benar, dengan kegiatan ini perusahaan dapat selalu memastikan keberadaan aset. Kegiatan opname dilakukan setelah pengguna sudah memiliki data CSV yang didapatkan dari aplikasi data collector, pengguna akan memilih Opname session
dilanjutkan memilih ruangan yang ingin di opname, setelah ruangan dan session terisi user mengupload CSV hasil scan sebelumnya dan menekan “Opname” maka seluruh barang yang tertulis di file CSV diupdate ruangannya menjadi ruangan yang dipilih oleh user.
3.4 Perancangan Diagram Class
Gambar 3.8. Diagram Kelas Aplikasi Manajemen Aset
Gambar 3.9 menunjukan diagram kelas yang dirancang memiliki 10 tabel utama yaitu Pengguna, user, Manajer, Admin, Aset, Lokasi, Divisi, Transaksi, History. Admin, Manajer, User memiliki hubungan is a dengan Pengguna, yang berarti Admin,Manajer, dan user memiliki attribute seperti Pengguna. Dan hubungan Pengguna, Transaksi, dan History adalah Has a, jadi History memiliki Data transaksi dan Pengguna, Sama seperti Lokasi dan divisi.
3.5 Rancangan Database
Gambar 3.9. ERD Database Manajemen Aset
Database yang dirancang memiliki 16 Tabel dan menjadi 4 bagian besar, pertama bagian user mengatur bagian user manajemen dan login sistem, bagian user juga berisikan status keaktifan user dan tipe user. Bagian aset berisi informasi aset secara lengkap mulai dari nama, kode aset, lokasi penyimpanan aset, tanggal registrasi, jenis penyusutan, gambar, dan lintang bujur. Bagian transaksi dirancang untuk menyimpan semua transaksi yang terjadi di dalam sistem. Dan terakhir bagian opname yang digunakan untuk menyimpan data opname yang dilakukan pengguna.
3.6 Perancangan Sistem
Berikut merupakan perancangan alur pengaksesan interface dari aplikasi yang
Gambar 3.10. Jalur User Dalam Pengaksesan Web
Gambar 3.10. Merupakan rancangan pengaksesan setiap halaman web, seluruh kegiatan akan diawali di halaman login untuk validasi user terdaftar. Dilanjutkan ke Home atau menu utama, menu utama merupakan halaman inti yang menjadi gerbang mengakses seluruh fasilitas yang dimiliki sistem web. Untuk melakukan kegiatan aset user harus melalui halaman transaksi yang nantinya diarahkan ke halman yang diperlukan (Perpindahan, Pembetulan, Pemusnahan). Jika user ingin melihat info aset maka user dapat mengakses halaman “Query”, yang nantinya akan diberi pilihan untuk melakukan query aset atau transaksi. Halaman registrasi juga dapat diakses melalui Home, untuk melakukan
pencetakan QRcode user dapat mengaksesnya melalui Query aset atau melalui registrasi aset.
3.6.1 Perancangan Tampilan Halaman Utama
Gambar 3.11. Rencana Tampilan Dasar Dashboard Aplikasi Web
Gambar 3.11. menunjukan gambaran dasar halaman utama (Home), halaman ini merupakan tampilan halaman utama aplikasi web ketika user berhasil login ke dalam aplikasi. Halaman ini berbentuk dashboard yang memiliki banyak pilihan menu, di Side Menu berisikan Home, Transaksi, Registrasi, Query, Admin Zone. Di Side Menu terdapat gambar Folder yang menandakan Menu tersebut memiliki Sub Menu. Di bagian Header ada gambar user jika ditekan mengeluarkan menu Profile, Setting, Dan logout. Di halaman utama juga menampilkan beberapa data transaksi terakhir untuk user.
3.6.2 Halaman Login
Gambar 3.12. Tampilan Halaman Login Aplikasi Web
Halaman Login berisikan textbox Username dan Password. Form login digunakan untuk masuk ke dashboard / Halaman utama Admin, Manajer, atau User.
3.6.3 Halaman Utama Android APK
Gambar 3.13. Tampilan Halaman Utama Android APK
Aplikasi android hanya akan memiliki fitur data collector yang digunakan untuk memindai QRCode, Menyimpan data, dan mencetak data yang terpindai menjadi bentuk CSV yang digunakan untuk kegiatan opname.
3.6.4 QR Code Barang
Gambar 3.14. rencana Tampilan QRCode yang dicetak oleh system
Gambar 3.14 memperlihatkan tampilan QRCode saat tercetak, QRCode akan memiliki data yang tertulis secara manual yang terdiri dari Kode Aset, Nama Aset, Lokasi, dan tanggal Registrasi. QRCode yang tertampil bersikan data namun memiliki format
“Kode;Nama;Lokasi;tanggal_Reg” guna untuk pemindaian QR oleh data collector.
