Formulir Kuesioner & Contoh Pengisian

(1)

A. IDENTITAS PEKERJAAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

3.

Nama Unit Kerja Dimana Jabatan

ini berada:

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda:

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat

kerja anda): Kota :Provinsi:

Contoh:

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

Kepala Sub Bagian Mutasi

(Eselon IV.a)

3.

Nama Unit Kerja Dimana

Jabatan ini berada:

Badan Kepegawaian Daerah

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Pemerintah Daerah Propinsi

5. Nama Jabatan Atasan Langsung

Anda:

Kepala Bagian Mutasi dan

_Formasi

6. Lokasi Kerja(lokasi geografis

▸ Baca selengkapnya: contoh aturan pengisian tempat

(2)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Tunjukan “tempat berada”-nya jabatan/pekerjaan ini dalam struktur Organisasi atau Direktorat-nya. Bagi jabatan-jabatan yang tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.

Bagian ini harus menjelaskan tugas pokok dan untuk apa atau dengan tujuan apa jabatan/pekerjaan ini diadakan? Tuliskan fungsi jabatan dengan kalimat sehingga dapat menggambarkan peranan jabatan dalam memastikan terselenggaranya fungsi atau peranan jabatan sendiri atau

atasan langsungnya. Batasi jawaban anda sampai MAKSIMUM 2(DUA)

KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada pola kalimat sebagai berikut :

a. Untuk jabatan struktural, dimulai dengan kata-kata; memimpin, mengkoordinir, mengelola, kegiatan ... (tuliskan

(3)

D. RINCIAN TUGAS

ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk...(tuliskan

tujuan atau keluaran akhir jabatan).

b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata – kata melakukan, melaksanakan, ... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan,

mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ... (tuliskan

ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk...(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan).

SEKARANG TULISLAH:

...

Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan.

TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya.

Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling

utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh

pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan

pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.

(4)

Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah.

Karakteristik Tugas :

a. Menyerap waktu yang wajar

b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan bahan kerja tertentu

d. Menggunakan perangkat kerja tertentu

e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu

g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya

Jenis-Jenis Tugas :

a.

Tugas Pokok, adalah tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi ke dalam jabatan yang dianalisis.

b.

Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.

c.

Tugas Lain-Lain adalah tugas tugas yang kadang-kadang dilakukan,

yang pada dasarnya bukan jabaran fungsi dan tugas organisasi tetapi

sering dilakukan.

d.

Tugas Berkala adalah tugas yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu secara berkala tetapi tidak rutin dilakukan setiap hari.

Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas

dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran

(output), dengan merinci bahan atau alat yang dipakai, cara kerja/metode/teknik yang digunakan, sistim/prosedur yang diikuti, jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.

(5)

Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak.

Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan,

indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA

(anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu penyelesaian, dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau rupiah)

MULAILAH MENGISI !

TUGAS POKOK 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2.1. 2.2.

(6)

2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 3. 3.1. 3.2. Kewenangan : • • Indikator Prestasi : • • TUGAS TAMBAHAN 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • •

(7)

• 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS LAIN-LAIN 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • Indikator Prestasi : • • 2. 2.1. 2.2.

(8)

2.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • TUGAS-TUGAS BERKALA 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : • • • Indikator Prestasi : • • • 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.

(9)

Peranan : • • Indikator Prestasi : • •

1. Tuliskan pada kolom jabatan yang dihubungi

Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis.

2. Tuliskan pada kolom : unit kerja

Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar)

3. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA NYA

MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

E. HUBUNGAN KERJA

(Hubungan-hubungan terkait

dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

(10)

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJA NYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.

JABATAN YANG SETARA

INTERN INSTANSI 1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3.

(11)

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

INTENSITAS PENGAWASAN YANG DITERIMA. Ini adalah pengawasan/supervisi yang diterima dari atasan langsung atau pejabat lain, atau dalam tim bersifat “ad hoc” adalah orang yang

ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai

berikut:

• Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan

langsung atau pejabat lain.

• Kolom Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan

pengawasan

• Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang

dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.)

Pekerjaan yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1. 2. 1. 2. 1. 2. PEMBERIAN PENGAWASAN

Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas

orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi

TIDAK ADA.

• Kolom Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu

tingkat di bawah).

• Kolom Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi

• Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh

jabatan yang diawasi.

• Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya

(12)

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawa san 1. 2. 1. 2. 1. 2. 1. 2. ADMINISTRASI

Penjelasan tentang Tanggung Jawab Administrasi

• Kolom Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll : tulis nama Formulir

atau nama surat/Keputusan/dll yang ditulis atau diisi.

• Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit, beberapa jam dll)

• Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang

diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan.

Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll

Waktu untuk Menemu- kan Kesalahan Waktu untuk Memperbaiki 1. 2. 1. 2. 1. 2. KEUANGAN

Penjelasan tentang Tanggung Jawab Keuangan ( Diisi kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)

• Kolom Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab

(karena di bawah pengawasan atau dipegang dan jumlah rata-rata perbulan) dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas jabatan

• Kolom Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk

apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis.

(13)

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan

• Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya.

• Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya.

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6. RAHASIA

Tanggung Jawab Kerahasiaan :

• Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang

menjadi tanggung jawab anda.

• Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila

rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal).

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi instansi) 1. 2. 1. 2.

G. LINGKUNGAN KERJA

(14)

1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.

2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan

3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini:

a. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan

b. Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan

c. Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan

Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 %

4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja.

a. Di dalam gedung : diisi dengan % waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas

b. Di luar gedung : diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan)

Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 %

5. Kondisi lingkungan

Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:

• Buruk bila dirasakan secara umum tidak nyaman, dapat

membahayakan kesehatan.

• Cukup bila dirasakan cukup nyaman, tidak membahayakan

kesehatan.

• Baik bila dirasakan nyaman dan tidak membahayakan kesehatan

6. Alat keselamatan Kerja : Jenis alat pengamanan untuk melindungi

diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA).

SEKARANG MULAILAH MENGISI.

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : 2. Gangguan kesehatan yang

mungkin terjadi

(15)

3. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk : % b. Berdiri : % c. Berjalan : % 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung : % b. Di luar gedung : % 5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja

6. Alat Keselamatan Kerja (Bila tidak ada, kosongkan saja):

• •

(16)

BAGIAN II

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

BAGIAN A. BAGIAN B. BAGIAN C. BAGIAN D. BAGIAN E. BAGIAN F. BAGIAN G.

B. PERSYARATAN JABATAN & KOMPETENSI

Bagian ini menjelaskan persyaratan jabatan dan kompetensi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan ini untuk mampu melaksanakan

tugas2nya dengan sukses. (Yang ditanyakan adalah persyaratan minimum

yang harus dipenuhi oleh siapa saja yang akan menduduki jabatan ini,

bukan yang sekarang dimiliki oleh pemegang jabatan yang sekarang)

PENJELASAN TENTANG PERSYARATAN

JABATAN/KOMPETENSI

1.

Pendidikan Formal Minimal. Kira-kira Tingkat Pendidikan Formal Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.

(17)

....

2.

Pendidikan/Pelatihan Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan

Pra-jabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja).

Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus Brevet/Sertifikat a.

b. c.

3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?

Tidak Diperlukan Pengalaman Sama Sekali:

Diperlukan Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai;

Apa/Dalam Jabatan apa? Berapa lama minimum?

i. ...Tahun

ii. ...Tahun

iii. ...Tahun

4.

Persyaratan fisik : Tuliskan data-data fisik yang diperlukan agar seseorang dapat berhasil dalam melaksanakan tugas jabatan tersebut.

5.

Persyaratan Umur minimal dan maksimal: Tuliskan umur minimal yang harus dipenuhi agar dapat melaksanakan tugas dengan baik

...

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

(18)

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN

URAIAN PEKERJAAN UNTUK STRUKTURAL

ANALISIS JABATAN

(19)

Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Persuratan

Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan

Bidang / Bagian : Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro : Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat : Wardoyo

Masa Kerja di Jabatan ini : 4 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan

Nama Atasan langsung : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM

Jabatan Atasan : Kepala Bagian Administrasi

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA

Nama Analis : Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007

Kabag Administrasi

Operator

komputer

Kasubag

Persuratan

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Pengadministras

i umum

(20)

Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan

dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di

Kementrian Negara PAN.

TUGAS POKOK

1.

Melakukan pemilahan dan memaraf surat – surat masuk yang

sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri

melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung

kepada para deputi ataupun unit – unit yang menangani.

1.1.

Menerima surat – surat yang masuk ke Kementrian PAN dari

Staf ( surat – surat tersebut sudah dibuka dan diberikan

nomor agenda oleh Staf ).

1.2.

Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian

memilah – milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan

tujuannya, dan kemudian memarafnya.

1.3.

Menyerahkan surat – surat ke staf ( kurir intern ataupun

caraka ) untuk pengiriman surat.

Kewenangan:

•

Melakukan pengawasan dan koordinasi

dengan bawahan.

Indikator Prestasi:

•

Surat – surat dapat diterima oleh

penerima surat dengan cepat.

2.

Mengkoordinir pendistribusian surat – surat masuk yang sudah

mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang

menangani.

2.1.

Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat – surat

yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian

memberi paraf.

2.2.

Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya

melalui kurir intern ataupun caraka.

Kewenangan:

•

Menjaga kerahasiaan dari disposisi

tersebut

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

(21)

Indikator Prestasi:

•

Disposisi surat masuk dapat

terdistribusi tepat waktu.

3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat – surat dinas

produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan

Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun

perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir

maupun PT. Pos Indonesia.

3.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat /

dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN.

3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah –

langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat /

dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf –

staf yang ada.

3.3. Mengawasi proses pemilahan surat – surat dan

pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos.

3.4. Memonitor dan memantau apakah surat – surat tersebut

sudah diterima / sudah sampai kealamatnya.

Kewenangan:

• M

engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.

Indikator Prestasi:

• Su

rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat

waktu

4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada

Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta

dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN.

4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi

untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas.

4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan.

4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga

persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro.

4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan

kemudian mengirimkannya melalui caraka.

(22)

• M

embuat konsep surat sesuai dengan permintaan / petunjuk

pimpinan.

Indikator Prestasi:

• Su

rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat

waktu.

5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian

Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN.

5.1. Mencek penataan arsip untuk surat – surat / dokumen –

dokumen yang ada.

5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen – dokumen

yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun

secara manual.

Kewenangan:

• M

embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base

surat.

Indikator Prestasi:

• Ad

anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen.

• Ad

anya data base / pencatatan yang baik dari surat – surat /

dokumen.

6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu

– tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke

Kementrian Negara PAN.

6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang

berkunjung ke Kementrian PAN.

6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat /

lokasi tempat kerja dari orang yang dituju.

6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan

Dinas dari tamu – tamu yang berkunjung.

(23)

• M

enanda tangani / mengesahkan Surat Perintah Perjalanan

Dinas para tamu.

Indikator Prestasi:

• Ta

mu dapat diterima dengan baik.

• Ad

anya tanda tangan pada SPPD tamu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat – surat yang

dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan – kebijakan

baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu

yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui

pesawat telepon.

1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan

lewat telepon.

1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh

tamu.

Kewenangan:

• M

emberikan penjelasan / informasi.

Indikator Prestasi:

• Or

ang yang bertanya dapat diterima dengan baik , dan

mendapatkan informasi yang tepat.

2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan

materi / penjilidan bahan – bahan sidang, rapat kerja maupun

rapat koordinasi dengan Instansi lain.

2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan.

2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan

materi.

2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat.

Kewenangan:

• Ti

(24)

Indikator Prestasi:

• Ba

han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya

rapat.

(25)

JABATAN YANG

DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN

ORGANISASI

1.

Asisten Deputi

1.

Seluruh

unit

kerja

di

Kementrian Neg.

PAN

1.

Menerima instruksi ,

berkoordinasi untuk

perubahan –

perubahan surat,

memperoleh data /

informasi yang

terkait dengan surat

menyurat.

EXTERN

ORGANISASI

1.

Departemen,

LPND, BUMN,

Instansi swasta

dan Perguruan

Tinggi.

2.

Pemerintah

Daerah Provinsi,

Kabupaten dan

Kota.

3.

Organisasi

Kemasyarakatan

1.

Unit kerja yang

terkait dengan

bidang tugas.

2.

Idem

3.

Idem

1.

Dalam rangka

koordinasi dan

konfirmasi mengenai

surat menyurat

2.

Idem

3.

Idem

JABATAN YANG SETARA

INTERN

ORGANISASI

1.

Para Kepala

Sub

Bagian

dilingkungan

Kementrian

Negara PAN

1.

Seluruh

unit

kerja

1.

Dalam rangka

koordinasi,

pengumpulan

bahan / data dan

konfirmasi mengenai

surat menyurat

(26)

EXTERN

ORGANISASI

1. Departemen,

LPND, BUMN,

Instansi swasta

dan Perguruan

Tinggi.

2. Pemerintah

Daerah Provinsi,

Kabupaten dan

Kota

3. Organisasi

Kemasyarakatan

1. Unit kerja

yang terkait

dengan bidang

tugas.

2. Idem

3. Idem

1. Dalam rangka

koordinasi,

pengumpulan

bahan / data dan

konfirmasi mengenai

surat me-nyurat.

2. Idem

3. Idem

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

1. Staf

1. Sub Bagian

(27)

PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang

Diawasi Pengawasan Oleh PengawasanFrekuensi

1. Tugas rutin harian 1. Atasan langsung 1. setiap hari

PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang

diawasi PejabatJumlah yang diawasiPekerjaan PengawasanFrekuensi

1. Staf Persuratan 1. 9

orang 1.harian Tugas rutin ( kecepatan, ketepatan kerja dan kerahasiaan ) 1. setiap hari ADMINISTRASI Nama

Formulir/File/Catatan menemukan kesalahanWaktu untuk memperbaikiWaktu untuk

1. File – file surat masuk dan keluar serta

dokumen – dokumen

1. 5 menit 1. 2 menit

ALAT/MESIN/BAHAN

1. komputer dan printer.

2. Stempel Menteri dan Kementerian

1. Pekerjaan terhambat.

2. Adanya penyalah gunaan dan pemalsuan

RAHASIA

Jenis Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)

1. Surat – surat yang bersifat rahasia 1. Adanya penyalah gunaan / pemalsuan – pemalsuan

(28)

1.

Akibat jika terjadi

kecelakaan

: Tidak ada

2.

Gangguan kesehatan yang

mungkin terjadi

: Tidak ada

3.

Kegiatan Pejabat

a.

Duduk

b.

Berdiri

c.

Berjalan

:

80 %

10 %

4.

Tempat kerja

a.

Di dalam gedung

b.

Di luar gedung

:

100 %

0 %

5.

Kondisi Lingkungan

Kondisi

Kurang

Cukup

Baik

a. Suhu

√

b. Penerangan

√

c. Ventilasi

√

d. Ketenangan

√

e. Kebersihan

√

f. Keleluasaan



luas

ruang



luas meja

√

6.

Alat keselamatan kerja



Tidak ada

(29)

1.

Pendidikan Minimal

Jurusan

:

S 1

Administrasi ataupun jurusan –

jurusan lainnya

2.

Pelatihan Minimal

: Pelatihan kearsipan

3.

Pengalaman Minimal

: Sebagai

Staf

dibidang

Administrasi selama 5 tahun

4.

Persyaratan Fisik

: Sehat Jasmani dan Rohani

5.

Persyaratan Jenis Kelamin

: Laki-laki / Perempuan

6.

Persyaratan Usia



Minimal



Maksimal

:

30 tahun

56 tahun

7.

Persyaratan Kompetensi



Behavior



Technical

:

Tekun, telaten, teliti , ramah

dan kooperatif , memiliki

inisiatif kerja

Memahami Sistim kearsipan,

Menguasai aplikasi komputer

program Ms. Word.

(30)

CONTOH PENGISIAN FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN

URAIAN PEKERJAAN UNTUK STAF

ANALISIS JABATAN

Nama Jabatan : Caraka

Sub Bidang/Sub Bag : Subbag Persuratan

Bidang / Bagian : Bagian Administrasi

Asdep Bidang / Biro : Biro Umum

Deputi Bidang/Sesmen : Sekretariat Kementrian Negara Pan

Instansi : KEMENTERIAN NEGARA PAN

IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI

Nama Pejabat : Surachman

Masa Kerja di Jabatan ini : 24 Tahun 06 Bulan

Masa Kerja di Perusahaan : 24 Tahun 06 Bulan

Nama Atasan langsung : Wardoyo

Jabatan Atasan : Kepala Sub Bagian Persuratan

IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA

Nama Analis : Dian Permasari

Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007

Kabag Administrasi

Operator

komputer

Kasubag

Persuratan

IDENTITAS JABATAN

KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Pengadministras

i umum

(31)

Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan

pengiriman surat – surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi

lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk

kelancaran pengiriman surat.

TUGAS POKOK

1.Mengirimkan surat – surat untuk dalam dan luar kota.

1.1.

Menerima surat – surat yang akan dikirim.

1.2.

Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat.

1.3.

Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar

kota.

1.4.

Mengelompokan surat – surat berdasarkan wilayahnya.

1.5.

Mengantarkan surat ke alamat yang dituju.

1.6.

Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari

penerima surat.

1.7.

Mengirimkan surat – surat melalui kantor pos, dan

mengumpulkan resi – resinya.

1.8.

Mengantarkan surat ke Bagian lain.

1.9.

Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai

dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya.

Kewenangan:

•

Tidak ada.

Indikator Prestasi:

•

Surat – surat dapat diterima oleh

penerima surat dengan tepat waktu.

TUGAS LAIN-LAIN

1. Memberikan informasi – informasi mengenai hal – hal yang

terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke

ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal – hal yang sudah

dipahami saja ).

1.1.

Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk.

1.2.

Memberikan informasi yang dibutuhkan.

FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

(32)

Kewenangan:

• Ti

dak ada

Indikator Prestasi:

• In

formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang

datang ataupun yang melalui telepon.

(33)

2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat

Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi

lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan

kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.

2.1.

Menerima instruksi dari atasan.

2.2.

Menyusun fotocopy bahan sidang.

2.3.

Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.

Kewenangan:

• Ti

dak ada

Indikator Prestasi:

• Fo

tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima

oleh peserta sidang sesuai waktunya.

(34)

JABATAN YANG

DIHUBUNGI UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN ORGANISASI

1. Kasub Persuratan 1. Sub Bagian

Persuratan 1.Melaporkan tugas.

EXTERN ORGANISASI

1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat

1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI

1.Caraka 1. Sub Bagian

Persuratan 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat

EXTERN ORGANISASI

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

Tidak ada Tidak ada Tidak ada

(35)

PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang

Diawasi Pengawasan Oleh PengawasanFrekuensi

1.Pengiriman surat

1.Atasan

langsung

1. Hampir setiap

hari

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang

diawasi PejabatJumlah yang diawasiPekerjaan PengawasanFrekuensi

Tidak ada

ADMINISTRASI Nama

Formulir/File/Catatan menemukan kesalahanWaktu untuk memperbaikiWaktu untuk