ANALISIS APLIKASI SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB
SNIPE-IT UNTUK MANAJEMEN INVENTARIS DI PUSAT
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
±
BPPT
Alief Maulana, .M.Sadikin.2 Muhammad Rizki Fadillah1
[email protected] Abstrak
Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi - Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi merupakan instansi yang bergerak di bidang Penelitian dan Pengembangan Teknologi di bidang Informasi. Sebagai instansi pemerintah, setiap tahunnya PTIK-BPPT selalu mengadakan program untuk menunjang pemerintahan dan masyarakat, dan setiap program membutuhkan aset untuk menunjang jalannya program tersebut. Manajemen inventaris sangat dibutuhkan agar aset dapat terkelola dengan baik dan salah satu cara untuk mencegah hilangnya aset. Sebagai tolak ukur analisis terhadap sistem informasi yang akan digunakan, di PTIK-BPPT diketahui beberapa proses seperti Proses Pengadaan Aset, Proses Peminjaman dan Pengembalian Aset, Proses Stock Opname, Proses Permintaan Barang Habis Pakai dan keseluruhan proses dikelola di beberapa tempat, yaitu di lingkungan Kantor, Tata Usaha, Lab Biometrik, Lab Bahasa, Lab OSSE, Lab E-Voting dan Lab Keamanan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Manajemen Inventaris, Snipe-IT, PTIK-BPPT
Abstract
Information Technology and Communication Center - Agency of Assessment and Application of Technology, is an institution that engaged in the field of Research and Development of Technology in the field of Information Technology. As a government institution, every year Information Technology and Communication Center ± Agency for the Assessment and Application of Technology always holds programs to support the government and society, and each program needs assets to support the programs. Inventory Management is needed for assets to be well managed and one way to prevent asset loss. As a benchmark analysis of information systems to be used, in PTIK-BPPT known some processes such as Assets
3URFXUHPHQW 3URFHVV $VVHW¶V &KHFNRXW Dnd Checkin Process, Stock Opname Process,
Consumables Demand Process and the whole process is managed in several places, namely in the Office Environment, Administration, Biometric Labs, Language Labs, OSSE Labs, E-Voting Labs and Security Labs.
1. PENDAHULUAN
Sebagai instansi pemerintah yang bergerak di bidang Pengkajian dan Penerapan Teknologi, Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi ± BPPT memiliki cakupan tugas yang luas. Mulai dari melakukan penelitian dan pengembangan, pelayanan publik hingga melaksanaan perencanaan, monitoring, evaluasi program dan anggaran.
Setiap tahunnya, pemerintah melaksanakan DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) dengan BPPT, khususnya di PTIK ± BPPT. DIPA meliputi pelaksanaan program-program dan kegiatan yang akan dilakukan pada tahun tersebut. Oleh sebab itu, setiap tahunnya PTIK ±
BPPT selalu mengadakan pengadaan aset agar menunjang program-program dan kegiatan yang akan dilaksanakan.
Gambar 1 Data Aset berdasarkan tahun
Manajemen aset sangat diperlukan untuk mengelola aset-aset yang akan digunakan untuk menunjang kegiatan, agar aset dapat terdata dengan baik sehingga mengurangi angka kerusakan dan kehilangan akibat kurangnya pengawasan terhadap aset.
Untuk itu, penulis melakukan meneliti dan menganalisis kebutuhan instansi terhadap manajemen aset atau biasa disebut sistem inventaris dan mengimplementasikannya menggunakan aplikasi berbasis web.
2. METODE PENELITIAN
Adapun Metode Penelitian yang dilaksanakan, yaitu mengetahui proses bisnis yang terjadi di Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi ± BPPT serta mempelajari analisis sistem informasi untuk manajemen inventaris di Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi ± BPPT.
Dengan Batasan yaitu:
1. Aplikasi Sistem Informasi berbasis Web
2. Menganalisis Proses Pengadaan Barang, Stock Opname, Peminjaman Barang, Pengembalian Barang, Permintaan Barang Habis Pakai dan Pelaporan Aktivitas.
Metode pengumpulan data yang dilakukan selama melaksanakan Kerja Praktik di PTIK ± BPPT, adalah sebagai berikut.
1. Studi Pustaka 2. Wawancara 3. Observasi 11% 6% 64% 7%8% 4% Data Aset 2011 2012 2013 2014 2015
3. ANALISA DAN PEMBAHASAN
3.1. Kondisi Instansi
Tabel 1 Subbagian PTIK ± BPPT
No Bagian Penanggungjawab 1. Kantor PTIK ± BPPT Manajemen (Direktur/Kepala Bagian)
2. Lab OSSE Kepala Lab 3. Lab E-Voting Kepala Lab 4. Lab
Keamanan
Kepala Lab 5. Lab Bahasa Kepala Lab 6. Lab Biometrik Kepala Lab 7. Tata Usaha Sekretariat
3.2. Analisa Proses yang Berjalan
Adapun beberapa proses bisnis yang berjalan di PTIK ± BPPT, meliputi: 1. Proses Pengadaan Aset
2. Proses Peminjaman Aset 3. Proses Pengembalian Aset
4. Proses Permintaan Barang Habis Pakai 5. Proses Stock Opname
3.3. FlowChart Sistem Informasi
1. Proses Pengadaan Aset
Pengadaan Aset
Sistem Informasi Admin
A s e t Mulai Data Aset masuk Input aset masuk
Ada model aset? Buat model aset
Ada status aset? Buat status aset Ada tag aset? Buat aset tag
Data Valid? Data masuk dalam Sistem informasi Selesai
2. Proses Peminjaman-Pengembalian Aset
Proses Pinjam Terima Barang
User Sistem Informasi Admin
P en g em b a li a n P em in ja m a n Mulai Melihat
Barang Cek Barang Tidak Ada Input Barang yang dipinjam Ada Verifikasi Barang Tidak Valid Valid Mulai User mengembali kan barang Verifikasi Barang Proses Pengembalian Barang Tidak Valid
Input Data Check-in Barang Valid Input Data
Check-out Barang Selesai
Selesai
Gambar 3 Proses Peminjaman-Pengembalian Aset 3. Proses Stock Opname
Stock Opname
Sistem Informasi Admin
C a ra 2 C a ra 1 Mulai Data Real Input Data dalam
menu Bulk Audit sesuai Asset Tag
Verifikasi Data Update Data Barang Tidak sesuai Barang sesuai Output Data yang telah di Audit Selesai ` Mulai Print-out Data pada SI Verifikasi Data (Observasi) Selesai Update Data pada SI
Barang tidak sesuai
Barang sesuai
4. Proses Permintaan Barang Habis Pakai
Pengambilan Barang Habis Pakai
User Sistem Informasi Admin
B a h a n Ha b is P a k a i Mulai Data barang habis pakai yang ingin digunakan User menghubungi admin untuk menggunakan barang Verifikasi Data Permintaan Verifikasi Data pada SI Barang tidak sesuai
Barang sesuai Barang tidak sesuai
Checkout barang Proses Pengalihan Barang
Proses Penerimaan Barang
selesai
Barang tidak sesuai
Gambar 5. Proses Permintaan Barang Habis Pakai
3.4. Data Flow Diagram
1. Diagram Konteks (Level 0)
Sistem I nformas i Inventaris PTIK - BPP T
Manajemen Kepala Lab
Staff
Info Aset Info Baran g Habis Pakai Lapo ran Aktivitas
Inpu t Data Aset Inpu t Data Peminjaman Aset Inpu t Data Pen gembalian Aset
Info Aset Lapo ran Stock Opname Pemin jaman Aset Pengemb alian Aset
Pemin jaman Aset Pengemb alian Aset Permintaan Baran g Habis Pakai
Sekretariat
Ve ri fik asi Ba rang Habis Pa kai Input D ata Ba rang H abis Pa kai
Info Baran g Habis Pakai Permintaan Baran g Habis Pakai
Gambar 6 Diagram Konteks Sistem Informasi Berdasarkan Diagram Konteks dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kepala Lab memberikan data aset, peminjaman dan pengembalian, serta mendapat informasi berupa laporan.
b. Sekretariat memberikan data barang habis pakai, dan mendapatkan informasi dari sistem mengenai laporan permintaan barang habis pakai.
c. Staff memberikan data verifikasi peminjaman aset, pengembalian aset dan permintaan barang habis pakai, dan staff mendapat informasi mengenai data aset dan barang habis pakai yang ada.
2. Diagram Nol (Level 1)
Proses Pen gadaan Barang
Kepala Lab
Data Aset
Info Sto k Aset Sto k Aset
Data Aset Lapo ran Aset Proses Pemin jaman Aset Staff Permintaan Aset
Info aset Lapo ran Aset Data Aset Keluar Info Aset Keluar
Checko ut Aset
Proses Permin taan Barang Hab is P akai
Data Barang Hab is Pakai Sto k barang Habis pakai Permintaan barang Info barang Sto ck Opn ame Inpu t Data Aset Lapo ran Sto ck Opname Data Aset Sebelum di-Audit Data Aset sesud ah di-Audit
Data Lapo ran Aktivitas Lapo ran Aktivitas Permintaan Baran g Habis Pakai
Lapo ran Aktivitas Sto ck Opname Lapo ran Aktivitas
Pengadaan Barang
Lapo ran Aktivitas Pemin jaman Baran g
Manajemen Proses Pelaporan Lapo ran Aktivitas Proses Pengemb alian Aset Pengembalian Aset Info Pengembalian Aset Data Aset Masuk
Penginputan da ta pengembalian aset
Info Aset Masuk
Sekretariat Checko ut Barang Info Baran g Habis Pakai
Gambar 7 Diagram Nol Sistem Informasi Berdasarkan Gambar 7 di atas, dapat diuraikan informasi sebagai berikut.
a. Kepala Lab menghasilkan data aset yang berisi data pengadaan aset, peminjaman dan pengembalian, serta menghasilkan data stock opname.
b. Sekretariat menghasilkan data barang habis pakai
c. Manajemen hanya mendapat laporan aktivitas secara global 3. Diagram Detail (Level 2)
1.1 Pengadaan
Barang
1.2 Peng-input-an
aset Kepala Lab Data Aset Laporan Aktivitas Pengadaan Aset Manajemen
Gambar 8 Diagram Detail Pengadaan Aset
Berdasarkan diagram detail pengadaan aset di atas, dapat diketahui sebagai berikut.
a. Kepala Lab memberikan data berupa pengadaan barang (aset) dan melakukan penginputan terhadap sistem informasi.
b. Dalam proses peng-input-an tersebut dihasilkan data aset dan data laporan aktivitas pengadaan aset.
c. Laporan pengadaan aset diterima oleh manajemen.
Staff 2.1 Pengisian Fo rmulir Pemin jaman 2.2 Verifikasi Baran g 2.3 Peng-input-an data pemin jaman barang
Kepala Lab
Lapo ran Aktivitas Pemin jaman Baran g
Data Aset
Manajemen
Berdasarkan diagram detail peminjaman aset di atas, dapat diketahui sebagai berikut.
a. Staff melihat terlebih dahulu informasi data aset yang dapat dipinjam.
b. Staff memberikan data berupa form peminjaman dalam sistem informasi
c. Kepala Lab melakukan verifikasi pada aset yang diajukan dan dapat mengembalikan data ke staff berupa informasi peminjaman jika verifikasi barang berhasil ataupun gagal, dikarenakan barang tidak tersedia/tidak dapat dipinjam.
d. Kepala Lab memberikan data berupa data peminjaman aset pada sistem informasi dan menghasilkan data aset (pengubahan) dan data laporan aktivitas peminjaman barang (aset).
e.
Laporan peminjaman aset diterima oleh manajemen
Staff 3.1 Pengisian Fo rmulir Pengemb alian 3.2 Verifikasi Baran g 3.3 Peng-input-an data pengembalian barang Kepala Lab
Lapo ran Aktivitas Pengemb alian Barang
Data Aset
Manajemen
Gambar 10 Diagram Detail Pengembalian Aset
Berdasarkan diagram detail pengembalian aset di atas, dapat diketahui sebagai berikut. a. Staff mengisi kembali form pengembalian barang di sistem informasi.
b. Kepala Lab memverifikasikan barang berdasarkan kondisi dan waktu pengembalian aset, lalu meng-input-kan data pada sistem informasi.
c. Dalam proses peng-input-an dihasilkan data aset dan data laporan aktivitas pengembalian aset.
d. Laporan pengembalian aset diterima oleh manajemen.
Staff 4.1 Pengisian Fo rmulir Permintaan Baran g Habis Pakai 4.2 Verifikasi Baran g 4.3 Peng-input-an data permintaan baran g habis pakai Sekretariat
Lapo ran Aktivitas Permintaan Baran g Habis Pakai
Data Barang Hab is Pakai
Manajemen
Berdasarkan diagram detail permintaan barang habis pakai di atas, dapat diketahui sebagai berikut.
a. Staff melihat terlebih dahulu informasi data barang yang dapat diminta.
b. Staff memberikan data berupa form permintaan barang habis pakai dalam sistem informasi c. Sekretariat melakukan verifikasi pada barang habis pakai yang diajukan dan dapat
mengembalikan data ke staff berupa informasi peminjaman jika verifikasi barang berhasil ataupun gagal, dikarenakan barang tidak tersedia/tidak dapat diminta.
d. Sekretariat memberikan data berupa data permintaan barang habis pakai pada sistem informasi dan menghasilkan data barang habis pakai dan data laporan aktivitas permintaan barang habis pakai.
e. Laporan permintaan barang habis pakai diterima oleh manajemen.
5.1 Pengecekan Fisik Aset 5.2 Pengubah an kond is i fisik aset Kepala Lab Data Stock Opname Laporan Aktivitas Stock Opname Manajemen Data Aset
Gambar 12 Diagram Detail Stock Opname
Berdasarkan diagram detail pengadaan aset di atas, dapat diketahui sebagai berikut. a. Kepala Lab melakukan pengecekan fisik berdasarkan data aset terkini.
b. Setelah melakukan cek fisik, Kepala Lab melakukan pengubahan kondisi fisik dan lokasi aset pada sistem informasi.
c. Proses tersebut menghasilkan data stock opname yang akan merubah data aset secara otomatis dan juga menghasilkan laporan aktivitas stock opname.
d. Laporan aktivitas stock opname diterima oleh manajemen.
5.1 Pengumpulan Lapo ran Aktivitas
5.2 Pengecekan Lapo ran
Kepala Lab
Laporan Aktivitas
Manajemen
Berdasarkan diagram detail proses pelaporan di atas, dapat diketahui sebagai berikut.
a. Kepala Lab memberikan data berupa laporan keseluruhan aktivitas di sistem informasi dan melakukan pengecekan/verifikasi terhadap laporan.
b. Dalam proses tersebut akan menghasilkan laporan aktivitas global, yang akan diterima oleh manajemen. Manajemen Staff KEPALA LAB NIP dilaporkan Data Laporan Aktivitas Data Peminjaman Aset diberikan Data Pengembalian Aset membuat diberikan membuat Sekretariat diberikan Nama Data Permintaan Barang Habis Pakai membuat Data Barang Habis Pakai NIP Nama Jabatan Jabatan Nama NIP NIP Nama pelaporan pelaporan Tanggal Aktivitas
Nama Aktivitas Pengguna
Tujuan Tanggal Permintaan Jumlah Barang Catatan Nama Barang Jumlah Barang Catatan Jumlah Barang Minimum Nama Barang Kategori Nama Barang Kondisi Barang
Lokasi Barang Tanggal Pengembalian Catatan Batas Peminjaman Tanggal Peminjaman Tujuan Barang Nama Barang Catatan Data Aset membuat Tahun Projek Projek Lokasi Aset Kondisi Aset Kategori Nama Aset 1 n 1 n 1 n 1 n n membuat n 1 n 1 n 1 n n 1 n 1 1 1
Gambar 14 Entity Relationship Diagram
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analsa yang dilaksanakan di Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi ±
BPPT, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut, antara lain:
1. PTIK selalu mengadakan proyek atau program setiap tahunnya untuk menunjang teknologi informasi yang berguna untuk melayani masyarakat, oleh karena itu dibutuhkan manajemen inventaris yang gunanya adalah untuk mengelola aset-aset yang dimiliki oleh PTIK ± BPPT.
2. Dalam PTIK ± BPPT, ada beberapa proses yang biasanya dilakukan dalam manajemen inventaris, diantaranya adalah proses pengadaan aset, proses peminjaman dan pengembalian aset, proses stock opname, proses permintaan barang habis pakai.
3. PTIK ± BPPT terdiri atas beberapa lab dan bagian, yaitu Lab OSSE, Lab E-Voting, Lab Keamanan, Lab Bahasa, Lab Biometrik dan Bagian Tata Usaha.
4. Adapun beberapa pihak yang menjadi entitas dalam proses manajamen inventaris, antara lain Staff, Kepala Lab, Sekretariat dan Manajemen.
5. Untuk mempermudah manajemen inventaris yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, maka dibutuhkan aplikasi yang dapat mengelola inventaris dalam ruang lingkup kantor, yaitu aplikasi Snipe-IT.
DAFTAR PUSTAKA
D. Alwi Hasan, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional Balai Pustaka, 2005.
H. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Publisher, 2005. H. Jogiyanto, Metodologi Penelitian Bisnis, edisi 2004-2005, Yogyakarta: BPFE, 2004. R. McLeod and G. P. Schell, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Salemba Empat, 2008. E. Sutanta, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual, Yogyakarta: Andi Publisher, 2011. R. McLeod, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: PT. Indeks, 2004.
