PROSES PENJUALAN DAN PEMBELIAN BARANG
DI PT. MULTI GARMENTAMA
TUGAS
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Matakuliah Analisa Proses Bisnis
Kelas MI-14 Semester III
Oleh :
Kelompok Mix Fourteen Haris Munandar 10506889 Moh. Habibi 10508656 Riyan Farismana 10508667 Baban Bakti N. 10508654
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2 1. Objek Studi Kasus
Studi kasus dilaksanakan di PT. Multi Garmentama Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung pada proses penjualan dan pembelian barang dagang. 1.1. Sejarah Singkat PT. Multi Garmentama
PT. Multi Garmentama awalnya bernama PT. Menara Garisin, yaitu sebuah perusahaan industri yang bergerak di bidang garment (pakaian jadi). PT. Menara Garisin ini pada mulanya merupakan perusahaan keluarga yang tergolong pada industri kecil dengan mengggunakan seperangkat peralatan yang sederhana serta tenaga kerja yang masih sedikit.
Orientasi pemasaran produksi pada saat itu hanya ditujukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di daerah Bandung dan sekitarnya. Pada saat itu hasil produksi yang dihasilkan oleh perusahaan berupa celana panjang, celana pendek, kemeja panjang, kemeja pendek, kaos, jaket dan rompi.
Setelah perusahaan berjalan beberapa lama, hasil produksi mulai digemari tidak hanya oleh masyarakat sekitar tapi juga oleh masyarakat luas. Seiring dengan semakin bertambahnya permintaan dari konsumen juga pangsa pasar yang memberikan harapan serta peluang yang baik, maka pada tahun 1992 didirikanlah PT. MENARA GARISIN yang mengambil lokasi di Jalan Bihbul Raya No. 76 Kopo Bandung.
Setelah melakukan pengembangan industrinya kemudian perusahaan diresmikan kembali pada tahun 1994 dengan nama baru yaitu PT. Menara Garmentama dan berpindah lokasi di Jl. Bihbul Raya No. 103 Kopo Bandung. Keadaan ini tidak berlangsung lama, karena adanya penggabungan usaha dari
3
pemilik saham baru, maka PT. Menara Garmentama ditutup dan didirikan perusahaan baru dengan nama PT. Multi Garmentama pada tanggal 1 September 2000 dengan alamat Jl. Bihbul Raya No. 99 km 6,7 Kopo Bandung.
1.2. Struktur Organisasi PT. Multi Garmentama
Struktur organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada.
Struktur organisasi PT. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai berikut : DIREKTUR UTAMA GENERAL MANAGER I Product Developmen t
Marketing Accounting Personalia Teknik Produksi Washing Proses Produksi Proses Penunjang Follow Up Shipping Gudang Barang Jadi
Kas & Bank Payroll Cost Accounting General Accounting Umum Kepegawaian Keamanan STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI GARMENTAMA PPIC Gudang Bahan Baku Produksi Purchasing Keperluan Produksi Audit Intern Follow Up Gudang Accesories Cabang
4
1.3. Deskripsi Tugas (Job Description) PT. Multi Garmentama
Deskripsi tugas (Job Description) adalah suatu rincian yang menunjukan posisi, tanggung jawab, wewenang, fungsi dan tugas yang harus dilakukan. Periode tugas perlu dibuat agar masing-masing bagian mengerti akan kedudukannya. Adapun deskripsi tugas yang ada didalam PT. Multi Garmentama antara lain :
1. Direktur Utama
a. Menetapkan kebijaksanaan perusahaan dan program kerja tahunan untuk seluruh kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
b. Mempunyai tanggung jawab luas terhadap seluruh pegawai maupun kesejahteraan lainnya sesuai dengan ketentuan undang-undang yang ada. c. Mempunyai hak untuk mengangkat dan memberhentikan karyawan juga
serta meminta pertanggung jawaban dari staf bagian tertentu. 2. General Manager
General Manager dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh
beberapa kepala bagian dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama. a. Menyusun anggaran bagi semua kegiatan yang ada dibagiannya.
b. Menyusun rencana kerja dan kegiatan sesuai dengan tujuan fungsionalnya. c. Membuat laporan berkala tentang kegiatan dari masing-masing bagian dan
program kegiatan yang telah diperintahkan atasan.
3. PPIC (Planning Production Inventory Control) atau perencana produk dan pengawasan.
5
b. Menyusun pengaturan mesin, tenaga kerja dan bahan baku yang diperlukan.
c. Mengawasi jalannya proses produksi dan membuat laporan produksi. 4. Bagian Administrasi Gudang
a. Menyediakan berbagai keperluan kantor, seperti formulir-formulir dan dokumen yang dibutuhkan.
b. Mencatat penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang. 5. Bagian Gudang Bahan Baku
a. Mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran bahan baku dari gudang. b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku dengan dokumen
yang sah.
6. Bagian Pembelian (Purchasing)
a. Mengurus program pembelian dan mengkoordinir proses pelaksanaan pembelian dan pengangkutan hasil pembelian.
b. Mengusahakan teknik-teknik lain dalam pembelian untuk mendapatkan bahan baku yang berkualitas tinggi dan menguntungkan.
c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada kepala bagian produksi.
7. Kepala Bagian Produksi
a. Menyusun rencana produksi, pengaturan mesin, tenaga kerja agar dapat mencapai tingkat efisiensi yang optmal.
b. Memproduksi barang sesuai dengan rencana, baik kuantitas, kualitas maupun ketepatan waktu.
6
c. Mengawasi jalannya proses produksi dan atas hasil produksi. 8. Inspektor
Tugasnya adalah melakukan pengawasan standar mutu terhadap hasil produksi barang setengah jadi ataupun barang jadi. Bagian ini menentukan apakah barang bisa dilanjutkan atau tidak, maka bagian ini akan mengembalikan barang tersebut kepada unit-unit produksi dimana kesalahan itu berasal.
9. Bagian Marketing
a. Merencanakan jumlah penjualan serta merencanakan penyalurannya. b. Mengatur dan mempersiapkan surat-surat yang berhubungan dengan
penjualan.
c. Membuat laporan dan mempertanggung jawabkan aktivitasnya kepada Direktur Utama.
10. Bagian Follow Up
Tugasnya adalah memonitor barang yang akan dan sedang dikerjakan mulai dari pengadaan bahan baku dan target-target produksi yang harus dicapai sampai dengan produksi tersebut selesai.
11. Bagian Gudang Barang Jadi
a. Menerima barang-barang dan melaporkan penerimaannya.
b. Menyimpan barang-barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tersebut.
c. Mengeluarkan barang-barang atas dasar surat permintaan pengiriman barang.
7 12. Kepala Bagian Accounting
Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa bagian diantaranya adalah :
a. Kas dan Bank
Tugas pokoknya adalah menerima uang yang berasal dari penjualan kontan atau penerimaan pembayaran utang secara langsung maupun dari sales. Disamping itu bertanggung jawab dalam setiap pengeluaran uang untuk pembayaran baik secara tunai, cek atau giro dan juga membuat laporan kas.
b. Payroll
1. Menghitung upah karyawan dan staf produksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan membuat laporan dua mingguan.
2. Membuat rencana atau taksiran biaya upah dari jam hari kerja yang telah diterima dan melaporkan kepada finance.
c. Cost Accounting
1. Menyusun kelompok-kelompok biaya yang berhubungan dengan kegiatan produksi baik itu biaya tetap maupun biaya variabelnya.
2. Membuat harga pokok barang dan laporan harga pokok produksi
3. Membuat laporan persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses dan persediaan barang jadi.
d. General Accounting
Tugas pokoknya adalah membuat laporan kas, bank dan kredit serta mencatat, menghitung dan membuat laporan hutang dan piutang.
8 13. Kepala Bagian Personalia
Bagian ini dalam menjalankan tugasnya sehari-hari membawahi beberapa bagian diantaranya adalah :
a. Bagian Umum b. Bagian Kepegawaian c. Bagian Keamanan
1. Menyelenggarakan dan mengatur urusan kepegawaian secara keseluruhan. 2. Mengadakan seleksi penerimaan pegawai dan penempatan pegawai baru. 3. Mengelola dasar struktur gaji, penetapan golongan dan jabatan serta
penyusunan daftar gaji.
4. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan tata usaha kepegawaian dan ketertiban umum.
2. Tinjauan Proses Bisnis
Proses bisnis yang kami amati adalah pada proses penjualan dan pembelian barang yang terjadi di PT. Multi Garmentama.
2.1. Proses Penjualan Barang PT. Multi Garmentama
Untuk mengamati proses penjualan barang di PT. Multi Garmentama, maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map.
2.1.1. Prosedur Penjualan Barang PT. Multi Garmentama
Prosedur penjualan barang yang sedang berjalan pada PT. Multi Garmentama Bandung adalah sebagai berikut :
9
1. Konsumen menyerahkan data barang yang akan dibeli kepada Kasir toko. Kemudian Kasir akan memasukkan data barang dan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada konsumen, rangkap ke 2 akan diarsipkan oleh kasir.
2. Berdasarkan arsip nota penjualan, Kasir kemudian membuat laporan penjualan harian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada
Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan.
3. Setelah menerima rekapitulasi nota penjualan dan laporan penjualan harian dari Kasir, Fashion Advisor kemudian membuat laporan penjualan mingguan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 digunakan untuk membuat surat permintaan barang dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Marketing. 4. Fashion Advisor kemudian akan membuat surat permintaan barang,
berdasarkan laporan penjualan mingguan rangkap 1. Surat permintaan barang rangkap 1 diberikan kepada bagian Marketing, sedangkan Surat permintaan barang rangkap 2 akan diarsipkan.
5. Setelah menerima surat permintaan barang rangkap 2 dari Fashion
Advisor, bagian Marketing membuat order penjualan sebanyak 2 rangkap.
Rangkap 1 untuk membuat laporan penjualan bulanan dan rangkap 2 diserahkan kepada bagian Gudang.
6. Berdasarkan order penjualan dari bagian Marketing, maka bagian Gudang akan membuat surat jalan jual yang kemudian diteruskan ke bagian Administrasi. Bagian Gudang juga akan membuat laporan stok barang
10
berdasarkan order penjualan, sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke bagian Marketing dan rangkap 2 diarsipkan.
7. Setelah surat jalan jual diterima dari bagian Gudang, maka bagian administrasi akan membuat faktur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada Fashion Advisor dan rangkap 2 diarsipkan.
8. Setelah menerima faktur jual dari bagian Gudang, kemudian Fashion
Advisor akan mengecek faktur jual tersebut. Jika terdapat barang yang
cacat, maka akan dibuat nota retur jual sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan kepada bagian Pembelian dan rangkap 2 akan diarsipkan.
9. Berdasarkan order penjualan rangkap 1, laporan penjualan mingguan dan nota retur jual dari Fashion Advisor serta laporan stok barang dari bagian Gudang, maka bagian Marketing akan membuat laporan penjualan bulanan sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk diarsipkan, rangkap 2 diberikan kepada Bagian Keuangan sedangkan rangkap 3 diberikan kepada General
Manager.
10. Setelah menerima laporan penjualan bulanan dari bagian Marketing, bagian Keuangan akan membuat Laporan Penjualan Keuangan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan diarsipkan sedangkan rangkap 2 diberikan kepada General Manager.
11
2.1.2. Flowmap Penjualan Barang PT. Multi Garmentama
Konsumen Kasir Fashion Advisor Marketing Gudang Administrasi Bagian Keuangan General Manager
Data Barang 2 1 Nota Penjualan Membuat Laporan Penjualan Harian 2 1 Lap. Penjualan Harian 1 Nota Penjualan A. LPH 2 Nota Penjualan Membuat Laporan Penjualan Mingguan Membuat Surat Permintaan Barang 2 1 Surat Permintaan Barang Membuat Laporan Penjualan Bulanan 3 2 A. NP A. LPB 1 Lap. Penjualan Harian A. SPB 3 Lap.Penjualan Bulanan 2 1 Lap. Penjualan Mingguan 2 Lap. Penjualan Mingguan 1 Surat Permintaan Barang Membuat Order Penjualan 2 1 Order Penjualan 2 Order Penjualan Surat Jalan Jual Surat Jalan Jual Membuat Faktur 2 1 Faktur Jual A. FJ 1 Faktur Jual Data Barang Membuat Surat Jalan 2 Membuat Nota Retur Jual 1 Nota Retur Jual 2 1 Nota Retur Jual A. NRJ 2 1 Lap. Penjualan Keuangan 2 Lap.Penjualan Bulanan 2 Lap.Penjualan Keuangan 1 Lap. Penjualan Bulanan A. LPK Membuat Laporan Penjualan Keuangan Memasukkan Data Barang Membuat Laporan Stok Barang Membuat Nota Penjualan A. LSB 1 Laporan Stok Barang Data Barang A. LPH Keterangan :
A.LPH : Arsip Laporan Penjualan Harian A.NP : Arsip Nota Penjualan A.SPB : Arsip Permintaan Barang A.NRJ : Arsip Nota Retur Jual A.LPB : Arsip Laporan Penjualan Bulanan A.FJ : Arsip Faktur Jual A.LSB : Arsip Laporan Stok Barang
12
2.2. Proses Pembelian Barang PT. Multi Garmentama
Untuk mengamati proses pembelian barang di PT. Multi Garmentama, maka perlu diketahui prosedur yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk kemudian digambarkan dalam bentuk Flow map.
2.2.1. Prosedur Pembelian Barang PT. Multi Garmentama
Adapun prosedur pembelian barang pada PT. Multi Garmentama Bandung yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Bagian Pengadaan Barang menerima laporan stok barang dari bagian Gudang. Jika stok barang yang ada di gudang sudah mendekati stok aman, maka bagian Pengadaan Barang akan membuat permintaan pembelian sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diserahkan ke bagian Pembelian.
2. Setelah menerima permintaan pembelian dari bagian Pengadaan Barang, bagian Pembelian kemudian membuat order pembelian sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier, rangkap 2 diserahkan ke bagian keuangan dan rangkap 3 diarsipkan.
3. Bagian Gudang kemudian akan memeriksa barang dan surat jalan beli yang diterima dari Suplier. Jika barang tersebut ada cacat maka bagian Gudang akan membuat nota retur beli sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan ke Suplier sedangkan rangkap 2 diarsipkan. Tetapi jika barang tersebut tidak ada cacat, maka bagian Gudang akan membuat laporan penerimaan barang sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan ke bagian Pembelian dan rangkap ke 2 diarsipkan.
13
5. Berdasarkan order pembelian yang diterima dari bagian Pembelian, bagian Keuangan akan mencetak kontra Bon sebanyak 3 rangkap. Rangkap 2 diserahkan kepada Suplier rangkap 3 diarsipkan dan rangkap 1 digunakan untuk melakukan pembayaran. Setelah bagian Keuangan melakukan pembayaran, maka akan dihasilkan kwitansi sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan kepada Suplier dan rangkap 2 diarsipkan.
6. Faktur beli dari Suplier dan laporan penerimaan barang kemudian akan menjadi dasar dalam pembuatan laporan pembelian. Bagian Pembelian akan membuat laporan pembelian sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 diserahkan kepada General Manager dan rangkap 2 diarsipkan.
14
2.2.2. Flowmap Pembelian Barang PT. Multi Garmentama
2 Lap. Stok Barang Membuat Permintaan Pembelian 2 1 Permintaan Pembelian A. OP A. PP 2 Lap. Stok Barang 1 Permintaan Pembelian Membuat Order Pembelian 3 2 2 Order Pembelian Membuat Kontra Bon Gudang 3 2 1 Kontra Bon Melakukan Pembayaran 2 1 Kwitansi 1 Order Pembelian 1 Order Pembelian 2 Kontra Bon 1 Kwitansi Surat Jalan Beli A. LP A. NRB 1 Nota Retur Beli Membuat Lap. Penerimaan Barang Surat Jalan Beli 2 Membuat Nota Retur 2 1 Nota Retur Beli Membuat Lap. Pembelian 2 Faktur Beli Faktur Beli 1 Lap.Pembelian 1 Lap.Pembelian Bagian
Pengadaan Barang Bagian Pembelian Supplier Bagian Keuangan General Manger
A. KB A. KWT Lap.Penerimaan Barang A. LSB 1 Lap.Penerimaan Barang A. LPBE Keterangan :
A. PP : Arsip Permintaan Pembelian A.KB : Arsip Kontra Bon A. OP : Arsip Order Pembelian A.KWT : Arsip Kwitansi A. LP : Arsip Laporan Pembelian A.NRB : Arsip Nota Retur Beli A.LPBE : Arsip Laporan Penerimaan Barang
15 3. Benchmarking
Setelah dilakukan pemetaan proses pembelian dan penjualan barang pada PT. MULTI GARMENTAMA, kami memutuskan untuk melakukan benchmarking pada proses penjualan barang yang terjadi pada PT. MULTI GARMENTAMA. Karena menurut kami, proses penjualan pada PT tersebut belumlah dirasakan optimal. Selain itu, sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis juga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip.
Masalah lainnya adalah lambatnya proses pengolahan data penjualan barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan barang.
Dalam hal ini, kami melakukan benchmarking PT. MULTI GARMENTAMA dengan Bandung Book Center (BBC) yang meskipun tidak terlalu besar, namun dalam proses penjualan yang dilakukannya dirasakan lebih baik dari PT. MULTI GARMENTAMA.
Tabel Perbandingan
PT MULTI GARMENTAMA BANDUNG BOOK CENTER
Pelanggan meminta katalog produk langsung ke perusahaan.
Pelanggan melihat katalog produk secara online, sehingga pelanggan tidak perlu datang langsung ke perusahaan untuk meminta katalog produk.
Pemesanan barang dilakukan melalui telepon ataupun datang langsung ke perusahaan, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam barang yang dipesan.
Pemesanan barang dilakukan secara online. Sehingga kemungkinan kesalahan pemesanan kecil, karena pemesanan barang dapat dilakukan sesaat setelah pelanggan menemukan
16
barang yang dicarinya di katalog online.
Proses penjualan dilakukan secara manual, yaitu pelanggan mendatangi perusahaan dan menyerahkan data barang yang akan dibelinya.
Proses penjualan, selain dengan cara manual, dilakukan juga penjualan secara online, dimana pelanggan dapat memilih buku yang ada di katalog online, dan memesannya untuk kemudian diantarkan oleh pegawai BBC ke tempat pelanggan. Laporan penjualan harian dilakukan
secara manual, yaitu dengan mengumpulkan nota-nota penjualan yang terjadi dalam satu dan menghitungnya serta mencatatnya ke dalam buku laporan.
Laporan penjualan harian dilakukan secara komputerisasi, yaitu setiap penjualan barang, maka data tersebut akan langsung diproses oleh komputer untuk dibuatkan laporan harian.
Dokumen penjualan disimpan dengan cara diarsipkan, sehingga sulit dicari apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Dokumen penjualan disimpan dalam data base komputer, sehingga mudah dicari apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
4. Kesimpulan
Setelah dilakukan analisis tehadap proses penjualan dan pembelian yang sedang berjalan saat ini, maka dapat disimpulkan bahwa secara garis besar sistem yang ada sudah cukup baik, walaupun masih memiliki kelemahan antara lain :
a. Sistem pengarsipan data, laporan-laporan penjualan dan pembelian barang yang disimpan dalam bentuk dokumen tertulis, memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan arsip.
b. Lambatnya proses pengolahan data penjualan dan pembelian barang, yang disebabkan belum terkomputerisasinya proses-proses tersebut, sehingga
17
sering terjadi ketidakakuratan dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian barang.
Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka menurut kami PT. Multi Garmentama perlu menerapkan proses bisnis yang terkomputerisasi.
