Audit: Catatan: temuan 1-9 hasil dari AIM Batch 2, 2010
Auditor : 3. Damanhuri (DHR) 4. Tatik Kurniawati (TKW) 5. Didik Suprayogo (DSY)
Tanda tangan
Ketua Auditor : ttd
Tanggal: 30/5-1/6 2011 Auditee : Dekan Fakultas Pertanian, dan unit terkait Tanda tangan
Auditee: ttd No. Temuan Tanggal Temuan Kateg ori Temua n Statu s Tem uan Audito r Terau dit Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian
dan Saran Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
1. 26-07-10 Obs New EA Dekan Organisasi Tupoksi diberi kode
0040003000 disahkan pada halaman sampul namun di halaman akhir belum lengkap
Sudah diperbaiki dan diunggah 15-11-10 Di laman 9 Des Closed
2. . 26-07-10 Obs New EA Dekan Dokumenta si
Renstra untuk Program Pascasarjana lebih lengkap tidak hanya AEE dan Akreditasi
Akan diperbaiki pada Renstra periode berikutnya
25-11-10
Di laman 9 Des
Closed
3. . 26-07-10 Obs New EA Dekan Dokumenta si
Kata Pengantar Dekan untuk Program Kerja Edisi Revisi Belum ada
Sudah disusun dan diunggah 15-11-10 Di laman 9 Des Closed
4. 26-07-10 Obs New EA Dekan Dokumenta si
Pada Dokumen Pedoman Pendidikan yang
dipublikasikan terdapat tulisan warna merah dan distabilo kuning
Dokumen yang diunggah telah direvisi 25-11-10 Di laman 30 Des Closed
5. 10-12-10 Obs New EA Dekan Kinerja Standar Mutu
Borang kinerja belum dibuat dengan teknik penulisan yang seragam dan masih banyak salah ketik
Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy
revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan
auditor tidak di unggah di
Maret 2011 Di kirim ke PJM 09-06-11 Closed
dokumen rahasia
6. 09-12-10 KTS New EA-OS Dekan Kinerja Standar Mutu
Sub butir standar 2.15 akreditasi PS S-1
terakreditasi A hanya 50%
Dokumen akreditasi dalam proses penyusunan, telah di
evaluasi PJM tahap pertama sedang untuk PS Agribisnis telah dievaluasi tahap ke dua, status masih
open, karena proses akreditasi memerlukan
waktu yang panjang
April 2011 Dalam proses penyusun an dokumen open
7. 09-12-10 KTS New EA-OS Dekan Kinerja Standar Mutu
Sub butir standar 5.3.1, 5.3.2, 5.4 belum menjelaskan evaluasi pembelajaran, kurikulum dan sistem pembelajaran untuk pasca sarjana
Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy
revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan
auditor tidak di unggah di laman karena status
dokumen rahasia Maret 2011 Di kirim ke PJM 09-06-11 Closed
8. 09-12-10 KTS New EA-OS Dekan Kinerja Standar Mutu
Sub butir standar 5.6.1, 5.6.2 dan 5.6.3 uraian belum lengkap untuk
menggambarkan kinerja sangat baik termasuk untuk pasca sarjana
Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy
revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan
auditor tidak di unggah di laman karena status
dokumen rahasia Maret 2011 Di kirim ke PJM 09-06-11 Closed
9. 09-12-10 Obs New EA-OS Dekan Kinerja Standar Mutu
Fakultas tidak menyusun laporan kinerja Program Pasca Sarjana dan 2 PS S-1 dengan mengisi Borang Kinerja PS
Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy
revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan
auditor tidak di unggah di laman karena status
dokumen rahasia Maret 2011 Di kirim ke PJM 09-06-11 Closed
10. 1/6-2011 Obs New SRU Dekan
FP MM
Terdapat overlapping antar klausul
Telah dilakukan
restrukturisasi 5 Juni 7 Juni
closed
11. 1/6-2011 KTS New SRU Dekan
FP MM
Pelanggan belum diidentifikasi
Pencantuman pelanggan utama terkait bisnis proses sudah dicantumkan dalam MM 1.4.
5 Juni 7 Juni closed
12. 1/6-2011 Obs New SRU Dekan FP
MM klausul 3
Definisi: Pelanggan belum didefinisikan
Definisi pelanggan sudah
dicantumkan 3Juni 7 Juni closed
13. 1/6-2011 Obs New SRU Dekan FP
MM, 1.1. (Latar Belakang)
Dokumen audit di FP disebutkan MP audit internal mutu, semestinya audit internal. Audit internal mutu dilakukan di tingkat
Universitas
AIM telah diganti AI 3 Juni 7 Juni closed
14. 1/6-2011 Obs New SRU Dekan FP
MM kluaul 4
Proses bisnis tidak
dijelaskan secara eksplisit, meskipun sudah tercantum dalam organisasi
Proses bisnis telah
dilengkapi 5Juni 7 Juni
closed
15 1/6-2011 Obs New SRU Dekan FP
MM klausul 4
MM tidak menyebutkan Program kerja dan renstra
Telah dilengkapi dengan menyebutkan dokumen terkait
5 Juni 7 Juni
closed
16 1/6-2011 Obs New SRU Dekan FP
MM klausul 5
Terdapat kebijakan mutu yang secara umum
dicantumkan dalam klausul lain
Kebijakan Mutu diperjelas sebagai Pelaksanaan kebijakan mutu
5 Juni 7 Juni closed
17 1/6-2011 Obs New SRU Dekan
FP MM
Cross reference dengan klausul ISO belum dicantum
Cross reference telah
dicantumkan 5 Juni 7 Juni Closed
19 30/5-2011 Obs New SKN Dekan FP MP Pengendali an Dokumen dan Rekaman
Pejabat yang berwenang untuk menerbitkan dokumen adalah PD 1 / PD 2 / PD 3 tergantung dari Isi dokumen;
Prosedur disesuaikan 5 Juni 7 Juni Closed
20 30/5-2011 Obs New SKN Dekan FP MP Pengendali an Dokumen dan Rekaman Dalam pengendalian dokumen tidak ada peran Bagian Kearsipan
Peran Bagian Kearsipan
telah ditambahkan 5 Juni 7 Juni Closed
21 30/5-2011 Obs New SKN Dekan FP
MP Tindakan korektif dan preventif
Dalam bagan alir, yang berwenang untuk menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan
pelanggan,dsb adalah Dekan dibantu dengan PD, KPS, Kajur, dan Kepala Tata Usaha;
Bagan Alir disempurnakan 5 Juni 7 Juni Closed
22 30/5-2011 Obs New SKN Dekan MP Tindakan korektif dan preventif
Uraian langkah-langkah di dalam proses tindakan korekif tidak sesuai dengan Bagan alir
Menyesuaikan prosedur
dengan bagan alir 5 Juni 7 Juni Closed
23 30/5-2011 Obs New SKN Dekan MP Penangana n Produk Tidak Sesuai
Untuk proses pencarian akar masalah dan penentuan tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan oleh Dekan melalui rapat pimpinan bersama dengan Pemdantu Dekan, Kajur, KPS, KTU
Prosedur telah
24. 30/5-2011 KTS New SRU Dekan MP Audit Internal
Ruang lingkup audit yang tercantum dalam MP untuk audit yang sekarang sudah tidak sesuai lagi
Ruang lingkup untuk audit siklus ke-8 disesuaikan dengan AIM
5 Juni 7 Juni closed
25. 30/5-2011 KTS New SRU Dekan MP Audit Internal
Prosedur sekedar mengikuti prosedur AIM
tingkatuniversitas yang dibuat PJM. Untuk Fakultas dapat lebih disederhanakan
Prosedur disederhanakan
sesuai saran auditor 5 Juni 7 Juni closed
26. 30/5-2011 KTS New SKN Dekan MP Audit Internal
Bagan Alir tidak sesuai
dengan prosedur Bagan alir telah diperbaiki 6 Juni 7 Juni closed
27. 31/5-2011 Obs New DHR Unit kerja terkait MP proses bisnis
Belum ada stempel pada lembar lembar pengesahan Dekan (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006102, 0040006301, 0040006302, 0040006303, 0040006401, 0040006402, 0040006501, 0040006502, 0040006503, 0040006506, 0040006601, 0040006602, 0040006801, 0040006802, 0040006803, 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006904, 0040006905, 0040006908, 0040006909, 0040006910,
Telah dilengkapi 5 Juni 7 Juni Closed
28.. 31/5-2011 Obs New DHR Unit kerja terkait MP proses bisnis
Nomor salinan, status, distribusi dan tanggal belum diisi (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006102, 0040006201, 0040006202, 0040006203, 0040006204,
0040006303, 0040006304, 0040006305, 0040006401, 0040006402, 0040006501, 0040006502, 0040006503, 0040006504, 0040006505, 0040006506, 0040006601, 0040006602, 0040006701, 0040006801, 0040006802, 0040006803, 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006904, 0040006905, 0040006906, 0040006907, 0040006908, 0040006909, 0040006910, 29. 31/5-2011 Obs New DHR Unit kerja terkait MP proses bisnis Kesalahan redaksional (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006201, 0040006202, 0040006203, 0040006302, 0040006303, 0040006401, 0040006402, 0040006502, 0040006505, 0040006506, 0040006701, 0040006801, 0040006802, 0040006803, 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006905, 0040006906, 0040006908, 0040006909, 0040006910,
Telah diperbaiki 5 Juni 7 Juni Closed
30 31/5-2011 Obs New DHR Unit kerja terkait MP proses bisnis
Tidak ada atau belum ditulis jumlah halamannya (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006301, 0040006302, 0040006401, 0040006502, 0040006906, 0040006907, 0040006801, 0040006802, 0040006803,
0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006905, 0040006906, 0040006908 31. 31/5-2011 Obs New TKW KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis MP proses bisnis (Magang)
Lembar Isian Magang Kerja (Lampiran 2A, Form A) kurang detail
menggambarkan bidang kegiatan yang akan dilakukan
LIM dilengkapi dengan isian
tujuan khusus magang kerja 5 Juni 7 Juni closed
32. 31/5-2011 Obs New TKW KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis MP proses bisnis (Magang) Ditemukan banyak kesalahan redaksional dalam MP
Sudah direvisi sesuai audit 3 Juni 7 Juni closed
33. 1/6-2011 Obs New DSY
KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis MP proses bisnis (Pemilihan Minat)
Kesalahan penulisan Minat Sumberdaya Lingkungan, mestinya Sumberdaya
Lahan Telah dilakukan perbaikan 5 Juni 7 Juni closed
34. 1/6-2011 Obs New DSY
KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis MP proses bisnis (Pemilihan Minat)
Kompetensi minat dalam PS Agroekoteknologi masih belum menggambarkan
kemampuan spesifik Kompetensi telah diperbaiki
lebih spesifik 5 Juni 7 Juni closed
