P A N D U A N
Aplikasi e-Monitoring Departemen Pekerjaan Umum
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
SEKRETARIAT JENDERAL
BIRO PERENCANAAN dan KERJASAMA LUAR NEGERI
BAGIAN PEMANTAUAN dan EVALUASI
DAFTAR ISI
Instalasi ... 1
Konfigurasi ... 6
Validasi Pemakai ... 8
Monitoring... 9
Masukan Data Dasar ... 10
Pejabat Inti Satker ... 11
Pembantu Pejabat Inti Satker... 12
Paket Pekerjaan... 14
Data Paket ... 17
Paket ... 18
Prakontrak... 20
Kontrak ... 22
Rencana... 24
Addendum Kontrak ... 37
Cetak Laporan ... 38
Cetak Format POK... 39
Cetak Penyerapan Anggaran ... 40
Referensi... 41
Utilitas ... 42
Backup Data ... 43
Restore Data ... 46
Hapus Data ... 48
Konsitensi Data... 49
Buat Basis Data ... 50
Sinkronisasi Data DIPA ... 51
Ekspor Pagu ke App. SPM ... 53
Ekspor SPP ke App. SPM... 54
Impor Data App. SPM... 55
Konfigurasi ... 56
Ubah Kata Sandi ... 58
Informasi ... 59
Tentang e-Monitoring ... 61
Keluar ... 62
Instalasi
Sebelum melakukan instalasi, perlu diketahui bahwa spesifikasi komputer untuk aplikasi e-Monitoring versi 2.00 adalah sebagai berikut :
a. Processor minimum Pentium III; b. RAM 256 MB;
c. Sistem Operasi Windows XP (direkomendasikan);
d. 50 MB tempat kosong di Harddisk (belum termasuk data).
Dengan spesifikasi komputer sudah terpenuhi, silakan lakukan instalasi e-Monitoring versi 2.00 dengan tahap-tahap sebagai berikut :
1. Masukkan CD-ROM Instalasi aplikasi e-monitoring ke CD-Drive Komputer.
2. Tekan dua kali pada drive CD-ROM lalu akan muncul file-file instalasi aplikasi e-Monitoring.
3. Lalu tekan dua kali pada file Setup.exe, maka pada layar monitor akan muncul tampilan gambar di bawah ini.
Pada tahap ini yang dilakukan installer adalah meng-copy-kan file-file pendukung ke sistem komputer dan setelah selesai, maka akan muncul tampilan dibawah ini.
Pada tampilan tersebut terdapat penjelasan dan pesyaratan jika ingin melakukan instalasi aplikasi e-monitoring dan juga terdapat dua buah tombol pilihan.
Tekan tombol OK jika semua persyaratan sudah terpenuhi untuk melakukan tahap instalasi selanjutnya.
Tekan tombol Exit Setup jika tidak ingin melakukan instalasi e-monitoring.
4. Tahap selanjutnya apabila tombol OK ditekan akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini.
Biasanya sudah terdapat letak directory yang ditentukan, namun dapat diubah sesuai dengan keinginan Anda.
Pada tahap ini juga masih diberikan pilihan untuk melanjutkan atau membatalkannya.
Tekan tombol OK bila sudah menentukan letak directory aplikasi untuk melanjutkan ke tahap berikutnya atau tekan tombol Cancel untuk membatalkan pemilihan letak directory. Selanjutnya tekan tombol berikut ini untuk melanjutkan proses instalasi.
5. Tahap yang berikutnya adalah menentukan Program Group dari aplikasi e-Monitoring.
Pada tahap ini installer menanyakan program group dari aplikasi untuk ditampilkan pada menu Window (Start – All Program – Program Group).
Installer telah memberikan nama program group Emonitoring dan nama existing group Emonitoring juga, tetapi Anda dapat mengubahnya sesuai dengan keinginan Anda.
Setelah menentukan program group dan existing group, Anda dapat menekan tombol Continue apabila ingin melanjutkan instalasi e-monitoring ke tahap berikutnya, namun apabila ingin membatalkannya tekan tombol Cancel dan installer akan keluar dari proses instalasi.
6. Tahap berikutnya installer akan melakukan proses instalasi aplikasi e-monitoring ke dalam system komputer dan meng-copy-kan file-file aplikasi e-monitoring ke hard disk komputer Anda.
7. Setelah selesai proses meng-copy-kan filfile aplikasi e-monitoring ke hard-disk komputer, maka proses instalasi
Tekan tombol OK dan installer akan menutup layar proses instalasi dan Aplikasi e-monitoring siap digunakan.
Untuk menjalankan aplikasi e-Monitoring dapat mengaksesnya dengan menekan tombol Window Start All Program Emonitoring Emonitoring.
Konfigurasi
Pada awal pengoperasian aplikasi e-Monitoring, tahap yang harus dilakukan adalah konfigurasi aplikasi e-Monitoring, yaitu memasukkan data-data yang disimpan dan diperlukan oleh aplikasi dalam pengoperasiannya, berupa data-data informasi mengenai tahun anggaran, letak penyimpanan data, identitas pemakai, kata sandi pemakai, nama pemakai.
a. Tahun Anggaran
Isian Tahun anggaran ini sudah ditentukan oleh aplikasi yang diambil dari tanggal sistem komputer dan tidak dapat diubah. b. Letak Data
Letak Data adalah isian untuk menentukan tempat penyimpanan data (database) dari aplikasi. Isian ini dapat diisikan langsung atau dapat dipilih dengan menekan tombol
c. Identitas Pemakai
Identitas Pemakai (userid) adalah isian yang harus terisi dan selalu akan ditanyakan oleh aplikasi untuk memeriksa validitas pemakai pada saat aplikasi ini digunakan. Identitas Pemakai ini sekali tersimpan, tidak dapat diubah lagi. Maksimal panjang isian sebanyak 15 karakter dan hanya dapat diisi pada saat awal konfigurasi saja.
d. Kata sandi
Kata sandi atau password dari pemakai untuk menggunakan aplikasi ini dengan legal. Isian ini tidak boleh kosong dan maksimal panjang isian sebanyak 15 karakter. Pengisian isian ini dapat dilakukan pada saat awal konfigurasi, selanjutnya dapat diubah melalui menu Ubah Kata Sandi.
e. Nama Pemakai
Nama Pemakai adalah isian nama lengkap dari pemakai yang akan menggunakan aplikasi ini.
Validasi Pemakai
Form ini akan selalu muncul ketika pertama kali kita menggunakan aplikasi e-Monitoring. Maksudnya adalah tahap pemeriksaan pemakai agar pemakai yang menggunakan aplikasi adalah hanya pemakai yang mempunyai akses terhadap data-data dari aplikasi.
Dalam form ini, hal yang harus dilakukan adalah penginputan pada isian identitas pemakai (user id) dan isian kata sandi (password) kemudian tekan tombol masuk. Apabila identitas pemakai dan kata sandi yang diisikan benar, maka aplikasi dapat digunakan dan pada bagian kiri bawah layar aplikasi akan terlihat status pemakai yang menggunakan aplikasi.
Isian identitas pemakai maksimal sebanyak 15 digit alphanumerik, demikian juga dengan pengisian kata sandi. Namun pada isian kata sandi berlaku aturan ”case sensitive” yaitu sebagai contoh
Masukan Data
Menu Masukan Data terdiri dari menu-menu Pejabat Inti Satker, Pembantu Pejabat Inti Satker, Alokasi PPK per MAK, Revisi DIPA, SKPA (Pengurangan Pagu), Addendum Kontrak, Paket Pekerjaan, Potensial Masalah, Permasalahan Umum, Penyerapan Keuangan dan Inventarisasi BMN seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Semua proses transaksi data dalam aplikasi e-Monitoring ini tertuju pada menu Masukan Data ini.
Pejabat Inti Satker
Form Pejabat Inti Satker berupa tabel isian mengenai informasi ke-Satker-an dan pejabat inti Satker seperti Nama Satker, Alamat, dan Nomor/tanggal DIPA, serta Nama Lengkap, NIP dan No. Telpon para Pejabat Inti dari masing-masing Satker seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Pembantu Pejabat Inti Satker
Form Pembantu Pejabat Inti Satker, selain memuat isian tentang Unit Kerja Eselon II, Nama Kegiatan dan Lokasi Kantor Pembuat Komitmen, juga berupa tabel isian Nama Lengkap dan NIP dari personalia Pembuat Komitmen seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Langkah-langkah transaksi data Personalia dan Kegiatan PK : 1. Tentukan kode Satker yang akan dilakukan transaksi datanya. 2. Untuk menambah data personalia dan kegiatan PK yang baru,
pilih PPK dengan kode "00 Tambah Data PPK Baru" lalu tekan tombol Tambah, atau
3. Untuk mengubah data personalia dan kegiatan PK yang sudah ada, pilih kode PPK yang dimaksud lalu tekan tombol Ubah. 4. Isikan kolom isian Unit Kerja Eselon II.
5. Isikan kolom isian Nama Kegiatan. 6. Isikan Kolom Provinsi.
7. Isikan Kolom Kab/kota.
8. Isikan/ubah kolom isian Jabatan, Nama Lengkap dan NIP dari masing-masing jabatan yang sesuai (Ingat untuk selalu menekan tombol Enter saat mengakhiri isian).
Setelah semuanya terisi dengan lengkap, tekan tombol Simpan untuk menyimpan perubahan yang dilakukan kedalam database dan aplikasi akan kembali kepada pemilihan kode PPK.
Untuk menghapus data PPK yang sudah ada, pilih kode PPk yang ada lalu tekan tombol Ubah, dan setelah ditampilkan informasi dari PPK yang dipilh, tekan tombol Hapus untuk menghapus data PPK terpilih dari database dan aplikasi akan kembali pada pemilihan kode PPK.
Alokasi PPK per MAK
Form Alokasi PPK per MAK adalah fasilitas untuk melakukan penyesuaian data MAK dari setiap Program, Kegiatan, Sub Kegiatan, dari masing-masing Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan Alokasi PPK per MAK adalah sebagai berikut :
1. Tentukan PPK yang akan sesuaikan datanya,
2. Yang harus dilakukan hanya dengan mencocokan alokasi per MAK dari Program, Kegiatan, Sub Kegiatan dari masing-masing PPK.
3. Untuk menyimpan data yang telah dirubah tekan tombol Simpan, maka data yang lama akan berubah sesuai dengan data yang telah dimasukkan (sesuai dengan data DIPA dari masing-masing PPK),
4. Jika sudah selesai menggunakan tekan tombol Tutup Form untuk menutup form Alokasi PPK per MAK.
Revisi DIPA
Form Revisi DIPA dapat diakses melalui menu Masukan Data Revisi DIPA. Apabila menu ini dipilih, maka akan ditampilan seperti pada gambar dibawah ini.
Untuk melakukan perubahan data karena Revisi DIPA, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Tentukan Satuan Kerja yang akan direvisi data DIPA-nya
dengan memilih dari tampilan/daftar Satker yang ditampilkan. 2. Tekan tombol Revisi untuk menampilkan daftar kegiatan dari
Satker dimaksud.
3. Setelah tombol Revisi di tekan akan ditampilkan daftar mulai dari program, kegiatan sampai dengan uraian MAK dan nilai dari masing-masing Mak-nya.
Perhatikan tombol-tombol yang ada dibagian bawah layar.
1. Untuk menambahkan Item yang baru yang tidak terdapat dalam daftar, tekan tombol tambah.
2. Tombol Ubah Pagu digunakan untuk mengubah nilai dari MAK (6 digit)
3. Tombol Hapus Pagu digunakan tuntuk menghapus nilai dari item yang disorot sampai dengan uraian terkecil (MAK 6 digit). 4. Tombol Pagu Awal adalah fasilitas untuk memunculkan pagu awal sebelum diubah, selama perubahannya belum disimpan. 5. Tombol Proses Revisi adalah fasilitas untuk menghindari
adanya duplikasi atas Nomor Surat Revisi yang didata dalam database
6. Tombol Batal Revisi digunakan apabila akan membatalkan perubahan yang telah dilakukan selama perubahan tersebut belum tersimpan.
7. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data perubahan ke dalam Database.
Jika tombol Proses Revisi di klik, maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :
Konfirmasi Revisi bertujuan untuk menjaga konsistensi data jika proses Revisi Dipa dilakukan.
Tombol Tutup Form
Tombol ini digunakan untuk keluar dan menutup form Revisi DIPA dan kembali ke Menu Utama.
SKPA (Pengurangan Pagu)
Form Surat Kuasa Pengguna Anggaran (SKPA) adalah fasilitas untuk perpindahan pagu dari satu Satuan Kerja ke Satuan Kerja yang lainnya. Dalam SKPA harus memiliki Surat SKPA dan tanggal SKPA dan juga diberikan keterangan Satker Pemberi dan penerima SKPA. Fasilitas SKPA ini bertujuan untuk mencocokan nilai pagu dari masing-masing Satker baik pemberi dan penerima SKPA.
Untuk melakukan perubahan data karena SKPA, maka langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Tentukan Satuan Kerja yang akan ubah data DIPA-nya dengan memilih dari tampilan/daftar Satker yang ditampilkan.
2. Tekan tombol Tambah untuk menampilkan daftar kegiatan dari Satker dimaksud.
3. Setelah tombol Tambah di tekan akan ditampilkan daftar mulai dari program, kegiatan sampai dengan uraian MAK dan nilai dari masing-masing Mak-nya.
4. Isikan No SKPA dan tanggal dari SKPA 5. Isikan kode dan nama Satker penerima SKPA
6. Isikan nilai pagu dari masing-masing MAK yang akan di-SKPA-kan pada kolom SKPA.
7. Setelah semua form isian diisikan dan data sudah benar, tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data perubahan ke dalam database.
8. Setelah selesai melakukan proses SKPA, tekan tombol Selesai. 9. Untuk menutup form SKPA, tekan tombol Tutup Form.
Addendum Kontrak
Form Addendum Kontrak merupakan fasilitas untuk melakukan perubahan data Kontrak sesuai perubahan/Addedum Kontrak yang terjadi.
Langkah-langkah untuk melakukan addedum Kontrak adalah sebagai berikut:
1. Tentukan Paket Kontrak yang akan diaddendum dengan memilih No. Kontraknya.
2. Tekan tombol Addendum untuk memulai mengubah data Kontrak yang ditampilkan.
3. Informasi tentang Nama Paket sampai dengan nama Rekanan tidak dapat diubah (disable), perubahan hanya dapat dilakukan pada nilai Kontrak dan waktu pelaksanaannya saja. 4. Untuk menyimpan perubahan yang telah dilakukan tekan
tombol Simpan, atau tekan tombol Batal apabila tidak jadi melakukan perubahan/addendum Kontrak dimaksud.
Paket Pekerjaan
Form paket pekerjaan dapat diakses melalui menu Masukan Data Pelaksanaan Paket Pekerjaan. Dalam form ini akan ditampilkan informasi mengenai daftar Satuan Kerja (Satker), rincian program, kegiatan, sub kegiatan dan paket-paket per PPK/Satker.
Pada tabel tampilan/sheet paling atas dari form ini ditampilkan daftar Satker per Satminkal per Provinsi diikuti dengan jumlah alokasi, realisasi dan progress fisik dari masing-masing Satker. Dalam tabel tampilan/sheet berikutnya ditampilkan rincian alokasi, realisasi dan progress keuangan dan fisik serta sisa pagu dari masing-masing PPK/Satker per program, kegiatan, sub kegiatan sampai paket pekerjaan, seperti tampilan dibawah ini.
Tombol Ubah / Edit
Digunakan apabila akan mengubah data paket pekerjaan dari sub kegiatan pada PPK/Satker yang ditunjuk. Apabila tombol ini ditekan maka akan muncul form Data Paket dengan nilai-nilai isian yang sudah ada dalam penyimpanan data kemudian dapat dilakukan perubahan terhadap data-data yang ada dalam tiap isian. Untuk penambahan pengisian data realisasi keuangan (SPP/ SPM dan SP2D) dan progres fisik selanjutnya dilakukan melalui fasilitas ini.
Tombol Tambah / Add
Digunakan apabila akan menambah data paket pekerjaan dari sub kegiatan pada PPK/Satker yang ditunjuk. Apabila tombol ini ditekan maka akan muncul form Data Paket dengan nilai-nilai isian yang masih kosong dan siap untuk diinputkan.
Tombol Hapus / Delete
Digunakan apabila akan menghapus data paket pekerjaan dari sub kegiatan pada PPK/Satker yang ditunjuk. Apabila tombol ini di tekan maka akan muncul form peringatan dan pertanyaan untuk mengkonfirmasikan kepada pemakai bahwa apabila data Paket dihapus maka semua data-data yang berhubungan data tersebut akan terhapus juga. Bila memang akan menghapus data tersebut tekan tombol Yes dan data akan terhapus, tetapi bila ingin membatalkan tekan tombol No.
Cut
Digunakan apabila akan memindahkan satu paket pekerjaan ke urutan lain dalam satu sub kegiatan yang sama.
Copy
Fasilitas ini digunakan untuk mengcopy paket pekerjaan dalam satu sub kegiatan yang sama. Fasilitas ini mengcopykan semua informasi dari paket kerjaan terpilih kedalam paket pekerjaan baru yang sejenis kecuali besaran pagu dari masing-masing MAK. Fasilitas ini disediakan untuk memfasilitasi apabila dalam satu sub kegiatan memiliki banyak paket pekerjaan yang sejenis dan rinciannya hampir sama.
Paste Before
Fasilitas ini digunakan untuk meletakkan paket pekerjaan yang akan diubah posisinya sebelum paket pekerjaan yang lain yang ditunjuk dalam satu sub kegiatan yang sama. Fasilitas ini dapat digunakan setelah tombol Cut atau Copy sudah ditekan atau diakses
Paste After
Fasilitas ini digunakan untuk meletakkan paket pekerjaan yang akan diubah posisinya sesudah paket pekerjaan lain yang ditunjuk dalam satu sub kegiatan yang sama. Fasilitas ini dapat digunakan setelah tombol Cut atau Copy sudah ditekan atau diakses
Data Paket
Form Data Paket merupakan kumpulan isian rinci mengenai Data Paket pekerjaan.
Dalam form ini disediakan tabmenu-tabmenu tentang Paket, Pra-Kontrak, Pra-Kontrak, Rencana, Progres Keuangan, dan Progres Fisik, seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Tabmenu Paket merupakan form isian yang harus tersimpan terlebih dahulu sebelum dapat mengakses tabmenu lainnya.
Paket
Tabmenu Paket berisi data-data isian dari paket pekerjaan yang ditunjuk dan terdapat isian mengenai :
• Nama Paket,
• Jenis pekerjaan (Administrasi Umum / Fisik / Non Fisik),
• Pengadaan (Adm. Umum / Kontrak / Swakelola / Pembebasan Tanah),
• Paket Lanjutan tahun sebelumnya (Multiyears Contract),
• Kelompok Pekerjaan (OP/Rutin / Rehabilitasi / Pembangunan / Peningkatan / Fisik Penunjang),
• Posisi Kontrak (Persiapan / Lelang / Pelaksanaan) apabila jenis paket dipilih Kontrak,
• Provinsi dari pekerjaan dilakukan,
• Kabupaten/Kota dari pekerjaan dilakukan,
• KPPN,
• Rincian Alokasi per MAK per Sumber dana dan cara serapnya,
• Target Output dan rinciannya,
• Target Outcome,
• Dukungan Kegiatan prioritas,
Untuk mengubah MAK-Uraian Mak, tekan Enter atau tekan dua kali pada kolom MAK-Uraian Mak, kemudian pilih MAK-Uraian Mak yang diinginkan.
Untuk mengubah Register-Nama Dana, tekan Enter atau tekan dua kali pada kolom Nama Dana, kemudian pilih Register-Nama Dana yang diinginkan.
Hal yang sama dilakukan untuk Kolom Sumber Dana dan Cara Serap.
Untuk mengubah Jumlah Alokasi, tekan Enter pada kolom Jumlah lalu ubah nilai yang ada dalam kolom atau ketik langsung nilai yang diinginkan pada kolom jumlah tersebut.
Untuk menambah rincian alokasi, tekan tombol lalu aplikasi akan menambahkan baris isian kosong dan dapat langsung diisikan.
Untuk menghapus rincian alokasi gunakan tombol maka baris yang aktif dalam rincian alokasi tersebut akan dihapus.
Semua transaksi data akan tersimpan dalam basis data apabila tombol Simpan ditekan. Selalu melakukan hal ini apabila akan berpindah dari satu Tabmenu ke Tabmenu lainnya agar perubahan data yang dilakukan tidak kembali ke data semula.
Pra Kontrak
Tabmenu Pra-Kontrak berisi data-data isian dari paket pekerjaan yang ditunjuk dan terdapat isian mengenai uraian kegiatan sebelum pelaksanaan Kontrak, mulai dari persiapan sampai dengan penanda-tanganan Kontrak.
Tabmenu ini dapat diakses apabila pengadaan Paket adalah Kontrak.
Isian yang dapat diisikan adalah berupa tanggal-tanggal persiapan sebelum proses pelelangan. Sedangkan tanggal proses pelaksaan lelang diambil dari data aplikasi e-Procurement Departemen Pekerjaan Umum.
Dalam Form Pra Kontrak terdapat Tombol Import Data Tahun Lalu yang dapat diakses jika paket pekerjaan adalah multiyears.
Pada Form Pra-Kontrak terdapat tombol Import Data Tahun Lalu yang fungsinya untuk mengambil data paket jika paket tersebut adalah multiyears.
Jika tombol Import Data Tahun Lalu di klik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :
Tentukan letak data dari paket multiyears dengan menekan tombol maka akan muncul rincian dari paket-paket tahun lalu. Pilih paket tahun lalu yang dilanjutkan dalam paket tahun ini (multiyears).
Untuk menyimpan transaksi data Pra-Kontrak kedalam basis data tekan tombol Simpan.
Kontrak
Tabmenu Kontrak berisi data-data isian dari paket pekerjaan yang ditunjuk dan terdapat isian mengenai :
• Nomor Kontrak,
• Tanggal Tanda tangan Kontrak,
• Waktu Pelaksanaan dalam hari,
• Tanggal SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja),
• Nilai Kontrak dirinci berdasarkan porsi nilai Rupiah dan nilai PHLN,
• Nama Rekanan Utama,
• Alamat,
• Nama di Bank,
• Nomor Rekening,
• NPWP (Diisi dengan Format angka).
• Realisasi kumulatif sampai dengan tahun lalu dari Kontrak dimaksud dirinci berdasarkan porsi nilai Rupiah dan PHLN serta progres fisik untuk paket pekerjaan lanjutan.
Tabmenu ini dapat diakses apabila pengadaan Paket adalah Kontrak dan posisinya sudah pelaksanaan.
Pada Form Kontrak terdapat tombol Import Data Tahun Lalu yang fungsinya untuk mengambil data paket jika paket tersebut adalah multiyears.
Jika tombol Import Data Tahun Lalu di klik maka akan muncul gambar seperti di bawah ini :
Tentukan letak data dari paket multiyears dengan menekan tombol maka akan muncul rincian dari paket-paket tahun lalu. Pilih paket tahun lalu yang merupakan paket tahun ini (multiyears). Untuk menyimpan transaksi data Kontrak kedalam basis data tekan tombol Simpan.
Rencana
Tabmenu Rencana berisi data-data isian dari paket pekerjaan yang ditunjuk dan terdapat isian mengenai rencana keuangan dan fisik. Isian berupa nilai-nilai prosentasi rencana pelaksaaan pekerjaan setiap bulannya.
Bulan-bulan pelaksaaan ditentukan dari tanggal SK (bulan awal) dan tanggal Selesai (bulan akhir) pekerjaan untuk paket Administrasi Umum / Swakelola / Pembebasan tanah atau tanggal SPMK (bulan awal) dan tanggal SPMK + waktu pelaksaaan (bulan akhir) untuk paket Kontrak.
Impor Data Tahun Lalu untuk mengambil data dari tahun sebelumnya jika paket multiyears.
Cetak Grafik yang fungsinya untuk mencetak Grafik dari Rencana yang dibuat. Form Cetak Grafik sebagai berikut :
Untuk menyimpan transaksi data Rencana kedalam basis data tekan tombol Simpan.
Progres Keuangan
Tabmenu Progress Keuangan berisi isian penyerapan dana dari paket pekerjaan yang ditunjuk SPM/WA yang dirinci berdasarkan Tanggal, Nomor dan Jumlah dari masing-masing penyerapan. Isian Tanggal berupa pilihan berdasarkan tanggal berkas SPM. Isian Nomor SPM adalah Nomor Berkas SPM yang digunakan sebagai sumber pengisian progress keuangan ini.
Isian Jumlah adalah nilai tetesan (bukan kumulatif) dari penarikan SPM yang dilakukan berupa nilai dalam mata uang rupiah atau dirupiahkan (konversi mata uang).
Sebelum mengakses form Progres Keuangan, diharuskan untuk mengisi atau mengakses menu Penyerapan Keuangan, karena Berdasarkan SPM/WA akan muncul jika sudah mengisi menu Penyerapan Keuangan.
Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol :
Tambah untuk menampilkan form Progres Keuangan.
Pada form Progres Keuangan terdapat daftar atau pilihan Berdasarkan SPM/WA yang akan muncul apabila sudah mengisi menu Penyerapan Keuangan.
Setelah memilih Berdasarkan SPM/WA dan data progres keuangan sudah benar, tekan tombol Simpan.
Untuk menutup form Progres Keuangan, tekan tombol Tutup Form.
Ubah untuk mengubah isian Berdasarkan SPM/WA. Hapus untuk menghapus baris isian
Impor Data Tahun Lalu untuk mengambil data dari tahun sebelumnya jika paket multiyears.
Progres Fisik
Tabmenu Progress Fisik berisi isian berupa nilai-nilai prosentase progres fisik pelaksaaan pekerjaan setiap bulannya sesuai tanggal yang ditentukan.
Nilai prosentasi progress pelaksaaan fisik yang diisikan adalah nilai kumulatif sampai dengan tanggal pada bulan yang bersangkutan.
Langkah-langkah yang harus adalah tekan tombol Cetak Grafik, maka akan muncul form sebagai berikut :
Untuk menyimpan transaksi data Progress Fisik kedalam basis data tekan tombol Simpan.
Potensial Masalah
Menu Potensial Masalah berisi isian Satker, PPK, Lokasi, Permasalahan, Paket yang terkena masalah, Upaya yang diperlukan, Instansi/Pejabat berwenang, waktu penyelesaian, dan Dukungan atasan yang diperlukan..
Pengisian berdasarkan terjadinya masalah dan paket yang terkena masalah yang dapat dipilih dari pilihan paket yang disediakan.
Setiap kali mengisikan pada setiap kolomnya, harus menekan tombol Enter terlebih dahulu untuk menginformasikan aplikasi
Permasalahan Umum
Menu Permasalahan Umum berisi isian Satker, PPK, Masalah, Tanggal Masalah, Upaya yang diperlukan, Instansi/Pejabat berwenang, waktu penyelesaian, Dukungan atasan yang diperlukan dan Status dari Masalah
Pada menu Permasalahan Umum juga terdapat fasilitas untuk menampilkan semua masalah yang ada termasuk masalah yang sudah selesai.
Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol : Tambah untuk menambahkan baris isian,
Sisip untuk menyisipkan baris isian pada baris yang aktif, Hapus untuk menghapus baris isian.
Untuk menyimpan transaksi data Potensial Masalah ke dalam basis data tekan tombol Simpan.
Penyerapan Keuangan
Tabmenu Penyerapan Keuangan berisi isian penyerapan dana dari paket pekerjaan yang ditunjuk dibagi 2 (dua) Tabmenu yaitu Tabmenu SPP dan SPM/WA yang dirinci berdasarkan Tanggal, Nomor, Jumlah dari masing-masing penyerapan, PPK dan Status.
Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol : Tambah untuk menambahkan baris isian, Ubah untuk mengubah isian,
Hapus untuk menghapus baris isian,
Ajukan ke SPM untuk melakukan proses data-data SPP ke SPM, yang akan di proses di Ekspor SPP ke Aplikasi SPM yang berada pada Menu Utilitas,
Cetak SPP untuk mencetak Form SPP. Langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut :
Tekan tombol Cetak SPP, maka akan muncul Form sebagai berikut :
Langkah selanjutnya tekan Tombol Cetak, maka akan muncul Form SPP sebagai berikut :
Tab Menu SPM/WA merupakan form isian untuk mengisi SPM/WA dari Penyerapan Keuangan.
Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol : Tambah untuk menambahkan baris isian, Ubah untuk mengubah isian,
Hapus untuk menghapus baris isian,
Inventarisasi BMN
Menu Inventarisasi BMN merupakan fasilitas untuk menginventariasi barang milik negara yang ada pada masing-masing Satuan Kerja dan dirinci per PPK jika Satker tersebut memiliki lebih dari satu PPK.
Menu Potensial Masalah berisi isian Satker, PPK, Cara Perolehan, No. SPPA, Kode Barang, Nama Barang, Nomor Aset, Tanggal Pembukuan, Tanggal Perolehan, Kondisi, Kuantitas, Satuan, Nilai Satuan (Rp), Merk/Type dan Keterangan.
Pada bagian bawah form terdapat tombol-tombol : Tambah untuk menambahkan baris isian, Ubah untuk mengubah isian,
Cetakan
Menu Cetakan terdiri dari menu-menu Laporan Format P1 – P7, Laporan Format S1 – S3, Cetakan Format Lampiran POK, Cetakan Penyerapan Anggaran dan Laporan Pelaksanaan Rencana Pembangunan seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Laporan Format P1 – P7
Form Cetak Laporan Format P1 – P7 adalah fasilitas untuk mencetak laporan dari masing-masing Satker.
Untuk mencetak laporan, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pilih Satker yang akan dicetak laporannya, 2. Pilih Format Laporan yang akan dicetak,
3. Pilih Penandatanganan Laporan (Kepala Satker/PPK)
4. Pilih Media pencetakannya (printer, monitor/layar dan file Excel),
5. Bila memilih media cetak ke file Excel, tentukan nama filenya terlebih dahulu dengan menuliskannya pada isian nama file Excel atau dapat memilih dengan menekan tombol ,
6. Terakhir tekan tombol Cetak unutk memulai mencetak. Apabila pencetakan telah selesai akan ditampilkan pesan pemberitahuan.
Cetak Format POK
Cetakan Format POK adalah fasilitas unutk mencetak lampiran POK berupa Rekapitulasi Pekerjaan per Pejabat Pembuat Komitmen sesuai dengan format yang telah ditentukan.
Untuk mencetak format lampiran POK, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pilih Satker yang akan dicetak laporannya, 2. Pilih Format Cetakan yang akan dicetak,
2. Pilih Media pencetakannya (printer atau monitor/layar),
3. Terakhir tekan tombol Cetak unutk memulai mencetak. Apabila pencetakan telah selesai akan ditampilkan pesan pemberitahuan. Setelah selesai tekan tombol Tutup Form, maka aplikasi akan menutup form.
Cetakan Penyerapan Anggaran
Cetakan Penyerapan Anggaran dalah fasilitas untuk mencetak laporan penyerapan anggaran berupa SPP,SPM dan LKKA .
Untuk mencetak penyerapan anggaran, langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pilih Satker yang akan dicetak laporannya, 2. Pilih Jenis kegiatan Satker,
3. Pilih status/ bulan terjadinya penyerapan Anggaran, 4. Pilih Format Laporan yang akan dicetak,
5. Pilih Media pencetakannya (Printer atau Monitor/Layar),
6. Terakhir tekan tombol Cetak untuk memulai mencetak. Apabila pencetakan telah selesai akan ditampilkan pesan pemberitahuan.
Referensi
Fasilitas Referensi digunakan sesuai namanya yaitu untuk referensi pemakai dalam mengenali kode-kode yang digunakan dalam aplikasi ini.
Fasilitas ini berbentuk tabel-tabel berisi daftar dari referensi yang ditunjuk dari menu pilihan Referensi ini dan isinya tidak dapat dihapus atau diubah.
Salah satu contoh dari tabel referensi dapat dilihat dari tampilan referensi Unit Kerja dibawah ini .
Utilitas
Menu Utilitas terdiri dari submenu-submenu Backup Data, Restore Data, Hapus Data, Konsistensi Data, Buat Basis Data, Sinkronisasi Data DIPA, Ekspor Pagu ke APP. SPM, Ekspor SPP ke App. SPM, Impor Data App. SPM, Ekspor Data ke App. SAK, Ekspor Data ke App. SABMN, Konfigurasi dan Ubah Kata Sandi seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Backup Data
Backup Data adalah utilitas yang disediakan untuk membuat backup data, bukan saja untuk keperluan pengamanan data, tetapi juga untuk menyiapkan data yang akan dikirim kepada Unit Organisasi di Pusat.
Isian Tahun Anggaran tidak dapat diubah yang merupakan tahun dari tanggal sistem komputer.
Isian Letak Tujuan Backup dapat diisikan dengan direktory tujuan backup atau dapat memilihnya (bila telah ditentukan sebelumnya) dengan menekan tombol dan tentukan dengan memilih
Jika hanya ingin Backup Data Realisasi Keuangan, beri tanda V pada kotak isian Hanya Data Realisasi Keuangan.
Tentukan data yang akan di backup dengan memilih/memberi tanda pada daftar yang ditampilkan berdasarkan kriteria yang ditunjuk, kemudian tekan tombol Backup untuk memulai proses backup data.
Apabila pemilihan data yang dibackup lebih dari satu pilihan, maka Aplikasi akan menginformasikan satu per satu data yang telah dibackup.
File-file hasil backup data yang terdapat pada direktory backup data yang ditunjuk mempunyai struktur nama sebagai berikut : - Struktur nama untuk file backup Unit Organisasi :
UNIT033XX_DDMMYY.06 XX adalah kode unit organisasi DD tanggal saat backup data MM bulan saat backup data YY tahun saat backup data
06 tahun anggaran dari data backup - Struktur nama untuk file backup Satuan Kerja :
SATXXXXXX_DDMMYY.06
XXXXXX adalah kode Satuan Kerja DD tanggal saat backup data MM bulan saat backup data YY tahun saat backup data
06 tahun anggaran dari data backup
- Struktur nama untuk file backup Pembuat Komitmen PXXXXXX99_DDMMYY.06
XXXXXX adalah kode Satuan Kerja 99 adalah kode Pembuat Komitmen DD tanggal saat backup data MM bulan saat backup data YY tahun saat backup data
- Struktur nama untuk file backup Unit Eselon 2
unitEXX01_DDMMYY.08
XX adalah kode Satminkal 01 adalah kode Eselon DD tanggal saat backup data MM bulan saat backup data YY tahun saat backup data
08 tahun anggaran dari data backup
- Struktur nama untuk file backup Hanya Data Realisasi Keuangan
Keu05XXXXXX_DDMMYY.08
05 adalah kode Satminkal
XXXXXX adalah kode Satuan Kerja
DD tanggal saat backup data
MM bulan saat backup data
YY tahun saat backup data
08 tahun anggaran dari data backup
Catatan :
Untuk komputer dengan Sistem Operasi Windows Vista, Letak Tujuan Backup diarahkan ke flashdisk atau harddisk external.
Restore Data
Restore Data adalah utilitas yang disediakan untuk memasukan kembali data yang telah di backup ke dalam basis data di harddisk komputer untuk digunakan oleh aplikasi e-Monitoring.
Karakteristik restore data ini adalah semua data yang ada dalam basis data akan di-update oleh data yang sama di data backup atau menambahkan data yang sebelumnya tidak ada dalam basis data dengan data yang di backup data dan tidak menghapus data yang tidak sama.
Isian Tahun Anggaran tidak dapat diubah yang merupakan tahun dari tanggal sistem komputer.
Isian Letak Backup Backup dapat pilih dengan menekan tombol dan tentukan dengan memilih direktory yang ditampilkan.
Pada daftar data yang akan di restore ditampilkan data-data sesuai data backup yang ada dalam direktory backup data yang ditunjuk. Hindari penggunaan spasi, '-', atau nama direktory yang terlalu panjang dalam menentukan Letak direktory backup data karena akan mengakibatkan terjadinya kegagalan dalam proses restore data.
Tentukan data yang akan di restore dengan memilih/memberi tanda pada daftar yang ditampilkan berdasarkan data backup yang ditunjuk, kemudian tekan tombol Restore untuk memulai proses restore data.
Apabila pemilihan data yang direstore lebih dari satu pilihan, maka Aplikasi akan menginformasikan satu per satu data yang telah direstore.
Catatan :
Untuk komputer dengan Sistem Operasi Windows Vista, copykan terlebih dahulu file data backup ke flashdisk atau harddisk external, lalu lakukan tahap proses restore data yang sudah dijelaskan di atas.
Hapus Data
Hapus Data adalah utilitas yang disediakan untuk menghapus data yang ada dalam basis data berdasarkan kriteria yang ditentukan. Karakteristik hapus data ini adalah semua data yang sesuai dengan kriteria penghapusan akan dihapus mulai dari data alokasi sampai dengan data progress.
Isian Tahun Anggaran tidak dapat diubah yang merupakan tahun dari tanggal sistem komputer.
Kriteria Hapus Data merupakan fasilitas untuk memilih data yang akan dihapus berdasarkan Unit Organisasi, Satuan Kerja dan Pejabat Pembuat Komitmen.
Tentukan data yang akan di hapus dengan memilih/memberi tanda pada daftar yang ditampilkan berdasarkan data backup yang ditunjuk, kemudian tekan tombol Hapus untuk memulai proses penghapusan data.
Konsistensi Data
Sub Menu Konsistensi Data merupakan utilitas yang digunakan untuk membuat kompak dan konsisten data, yaitu proses untuk menghilangkan data-data tak terpakai dan memperbaiki relasi antar data.
Fasilitas ini dapat diakses dengan memilih menu Utilitas Konsistensi Data. Form yang akan ditampilkan bila sub menu ini dipilih adalah seperti dibawah ini.
Buat Basis Data
Sub Menu Buat Basis Data merupakan fasilitas yang digunakan untuk membuat database yang baru.
Fasilitas ini dapat diakses dengan memilih menu Utilitas Buat Basis Data. Form yang akan ditampilkan bila sub menu ini dipilih adalah seperti di bawah ini.
Sinkronisasi Data DIPA
Form Sinkronisasi Data DIPA adalah fasilitas untuk melakukan penyesuaian data Program, Kegiatan, Provinsi, Sub Kegiatan, Kab/Kota, MAK dan nilai pagunya jika memang terdapat perbedaan data hasil import dari data RKA-KL yang diberikan dalam aplikasi e-Monitoring dengan data DIPA dari masing-masing Satuan Kerja.
3. Yang harus dilakukan hanya dengan mengisi kode dari data-data yang akan dirubah, setelah menuliskan kode selanjutnya tekan tombol Tab pada keyboard maka nama akan muncul sesuai dengan kode yang dimasukkan/dituliskan.
5. Untuk menyimpan data yang telah dirubah tekan tombol Simpan, maka data yang lama akan berubah sesuai dengan data yang telah dimasukkan (sesuai dengan data DIPA dari masing-masing Satuan Kerja),
6. Tekan tombol Hapus untuk melakukan penghapusan data yang ada di aplikasi e-Monitoring,
7. Jika sudah selesai menggunakan tekan tombol Tutup Form untuk menutup form Sinkronisasi Data DIPA.
8. Jika hanya merubah alokasi MAK dari sub kegiatan dapat langsung diketikkan di dalam kolom alokasi sesuai dengan MAK-nya.
Pada Form Sinkronisasi Data DIPA juga terdapat kolom Dana Blokir yang fungsinya untuk inputan berapa nilai dana dari MAK yang diblokir dari masing-masing sub kegiatan.
Perhatian!
Perubahan data yang dilakukan melalui Sinkronisasi Data DIPA akan berpengaruh pada nilai pagu.
Ekspor Pagu ke App. SPM
Sub Menu Ekspor Pagu ke App. SPM merupakan utilitas yang digunakan untuk melakukan ekspor Pagu dari masing-masing Satuan Kerja ke Aplikasi SPM.
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Isian Letak Data App SPM dapat diisikan dengan direktory
tujuan Data Apliaksi SPM atau dapat memilihnya (bila telah ditentukan sebelumnya) dengan menekan tombol dan tentukan dengan memilih direktory yang ditampilkan.
2. Setelah itu, tekan tombol Ekspor yang berada di bawah Form Ekspor Pagu ke App. SPM
3. Setelah selesai, tekan tombol Tutup Form untuk keluar dari Form Ekspor Pagi ke App. SPM
Fasilitas ini dapat diakses dengan memilih menu Utilitas Ekspor Pagu ke App. SPM. Form yang akan ditampilkan bila sub menu ini dipilih adalah seperti dibawah ini.
Ekspor SPP ke App. SPM
Sub Menu Ekspor SPP ke App. SPM merupakan utilitas yang digunakan untuk melakukan ekspor SPP dari masing-masing Satuan Kerja ke Aplikasi SPM.
Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Isian Letak Data App SPM dapat diisikan dengan direktory
tujuan Data Apliaksi SPM atau dapat memilihnya (bila telah ditentukan sebelumnya) dengan menekan tombol dan tentukan dengan memilih direktory yang ditampilkan.
2. Isikan isian Kode/Nama Satuan Kerja.
3. Isikan isian Untuk SPM mulai No dan isian tanggal.
4. Setelah form isian telah diinput maka akan tampil pada Form Daftar SPP.
5. Setelah itu, tekan tombol Ekspor yang berada di bawah Form Ekspor Pagu ke App. SPM.
6. Setelah selesai, tekan tombol Tutup Form untuk keluar dari Form Ekspor Pagi ke App. SPM.
Fasilitas ini dapat diakses dengan memilih menu Utilitas Ekspor SPP ke App. SPM. Form yang akan ditampilkan bila sub menu ini dipilih adalah seperti dibawah ini.
Impor Data App. SPM
Utilitas ini digunakan untuk melakukan Impor Data App. SPM untuk masing-masing Satuan Kerja.
Tentukan terlebih dahulu Letak Data App. SPM yang akan diimport dengan mengisikannya pada isian letak data yang disediakan atau dapat memilihnya dengan menekan tombol .
Konfigurasi
Pada awal pengoperasian aplikasi e-Monitoring, tahap yang harus dilakukan adalah konfigurasi aplikasi e-Monitoring, yaitu memasukkan data-data yang disimpan dan diperlukan oleh aplikasi dalam pengoperasiannya, berupa data-data informasi mengenai tahun anggaran, letak penyimpanan data, identitas pemakai, kata sandi pemakai, nama pemakai dan unit kerja pemakai.
a. Tahun Anggaran
Isian Tahun anggaran ini sudah ditentukan oleh aplikasi yang diambil dari tanggal system computer dan tidak dapat diubah.
b. Letak Data
Letak Data adalah isian untuk menentukan tempat penyimpanan data (database) dari aplikasi. Isian ini dapat diisikan langsung atau dapat dipilih dengan menekan tombol yang berada disamping isian.
c. Identitas Pemakai
Identitas Pemakai (userid) adalah isian yang harus terisi dan selalu akan ditanyakan oleh aplikasi untuk memeriksa validitas pemakai pada saat aplikasi ini digunakan. Identitas Pemakai ini sekali tersimpan, tidak dapat diubah lagi. Maksimal panjang isian sebanyak 15 karakter dan hanya dapat diisi pada saat awal konfigurasi saja.
d. Kata sandi
Kata sandi atau password dari pemakai untuk menggunakan aplikasi ini dengan legal. Isian ini tidak boleh kosong dan maksimal panjang isian sebanyak 15 karakter. Pengisian isian ini dapat dilakukan pada saat awal konfigurasi,
Ubah Kata Sandi
Sub Menu Ubah Kata Sandi dapat diakses dengan memilih menu Utilitas Ubah Kata Sandi.
Utilitas ini berguna untuk mengubah kata sandi/password aplikasi e-Monitoring ini.
Isikan kata sandi lama pada isian Kata Sandi lama, Kata Sandi baru dan ulangi isikan kata sandi baru sekali lagi pada isian Ulangi Kata Sandi Baru, lalu tekan tombol Simpan, maka kata sandi sudah berubah menjadi kata sandi yang baru.
Informasi
Menu Informasi terdiri dari submenu-submenu Panduan dan Tentang e-Monitoring seperti terlihat dalam tampilan menu dibawah ini.
Panduan
Sub Menu Panduan berfungsi untuk memberikan informasi-informasi kepada Satuan Kerja dalam menggunakan aplikasi e-Monitoring Versi 2.00. Di dalam Panduan berisi penjelasan tentang cara Instalasi aplikasi e-Monitoring Versi 2.00, penjelasan tentang lembar-lembar kerja yang akan digunakan oleh Satuan Kerja. Form dari Sub Menu Panduan seperti di bawah ini :
Tentang e-Monitoring
Tentang e-Monitoring adalah utilitas yang berisi tentang infomasi dari aplikasi e-Monitoring versi 2.00.
Keluar
Menu Keluar adalah utilitas untuk keluar dari aplikasi e-Monitoring versi 2.00. Form tersebut adalah seperti di bawah ini :
