MEMORI JABATAI\ SESMEN PPN / SESTAMA BAPPENAS Acc. No. c;.,, -,.."'... ft:ti { q1.#.-?./ -?" R.E, PIJBLTK TND OI\IE, S TA

R.E,

PIJBLTK

_TND

_OI\IE,

_S

_TA

MEMORI

_JABATAI\

SESMEN

_PPN

_/

_SESTAMA

BAPPENAS

2005

DCKUMENTASI

&

ARSIP

BAPPENAS

Acc. No.

,

q1.#.-?./

-?"

c;.,,

-

,

.."'...

ft:ti

{

.-;'y'"""r

checke<t

t

/.6,-.J-.=.

.'4r.{

KANTOR MENTERI NEGARA PERENCANAAN PEMBANGUNAN _NASTONAL/

Pcnyusttnan buku

_{' Mcrttori}

Jabatan

_{Sesrnen PPN/Scstanra Bappenas}

_ini

dirnakstrdkan

ttntuk

nrelcrrgkapi

dokumcn

scralr

tcrirrra

jabatan

clari

.saya sclaktr

pcrttaltgku

jabatan

_{Scsltrcn l)l)N/Scstama}

_{llappcnas scjak}

₅

Descrrrtrcr.200l slcl

t I

Agustus 2005

kepada pcjabat

_{Sesmen PPN/Sestama Bappenas}

_yang

_{baru, yaitu}

Saudara

Ir.

Syahrial Loetan.

MCp.

Detrgan disusunnya

buku

Memori

Jabatan

ini,

dilrarapkan

pengenalarr

darr

pernahaman

pejabat

_baru

terhadap

tugas

pokok dan

fungii

(tupoksi) yang

akan

dilaksanakan

dapat

dilakukan

dengan

lebih

cepat

dan

lebih baik.

Dalam

buku

ini

selain diuraian butir-butir tupoksi,

juga

dijelaskan

kegiatan-kegiatan

riil

yang

nlerupakatr

jabaran

_dari

_tupoksi

_dimaksud.

_{Kegiatarr-k.giotun}

_tersebut

dikelornpokkan

dalam

tiga

kategori,

yaitu:

(i)

kegiatan yang telah dilaksanakan,

(ii)

kegiatan yang

sedang dilaksanakan, dan

(iii)

kegiatan

yang

akan dilaksanakan.

Di

sanlping

itu,

buku

inijuga

memberikan gambaran

_t.ntong

_{isu-isu dan permasalahan}

yang selama

ini

dihadapi agar menjadi perhatian dan antisipasi lebih

dini.

Menyadari

bahwa

isi

buku Memori

Jabatan

ini

belum

lcngkap

scpenuhnya, saya

membuka

diri

sekiranya pejabat Sesmen yang

baru

bermaksud

menggali infonnasi

lebih

jauh

tentang

unit

kerja Sesmen

ini.

Kepada

para

staf yang

selama

ini

telah

membantu saya dalarn nrengemban tugas,

saya nlengucapkan terir.na kasih dan penghargaan yang

sctinggi-tingginyu.

Demikian, kiranya

buku

Memori

Jabatan

ini

bermanfaat.

akarta,

ll

Agustus2005

PPN/Sestama Bappenas

I.

MEMORI

JABATAN

SESMEN

PPN

/ SESTAMA

BAPPENAS

PENDAHULUAN

i

Naskah

ini

merupakan lampiran

Berita

Acara Serah Terima Jabatan Sekretaris Meneg PPN

/

Sekretaris Utama Bappenas dari

PenjabatLamake

Penjabat Baru yang berisi tiga hal Pokok, Yakni:

i.

iJraian t

rg"r

potok

dan fungsi Sesmen PPN

/

Sestama Bappenas;

2.

Unit

kerja eselon 2

di

lingkungan Sesmeneg PPN/ Sestama Bappenas; dan

3.

progres

_dan

permasalahan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya'

TUGASPoKoKSESMENEGPPN/SESTAMABAPPENAS

Sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan

MENPPN/I(epala

Bapnelagl'{o'

050

/

Vt.piN

t

03

/2002

tentang organisasi dan tata

kerja kantor

MENPPN/Bappenas, sesmen PPNiSestama Bappenas mempunyai tugas

untuk

melaksanakan koordinasi

dalam

pelaksanaan

tugas,

pembinaan, pemberian

dukungan

administrasi

MEMPN/Kepala

Bappenas, serta perencanaan, pengendalian

program'

dan sumber daya

di

lingkungan Kantor MENPPN/Bappenas'

IIL

FUNGSI SESMEI\IEG

PPN /

SESTAMA

BAPPENAS

Dalam

melaksanakan

tugas

pokok

tersebut sesmen

PPN/Sestama

Bappenas

menyeleng-garakan fungsi :

1.

Pengltoordinasian

dan

pelaksanaan perencanaan

progfam serta

pembinaan

organisasi dan tata laksana;

Z.

pangkoordinasian penyusunan peraturan perundang-undangan

dan

pemberian

bantuan hukum serta pelaksanatrn kegiatan hubungan masyarakat;

3.

Pembinaan administrasi danpelayanan umum;

4.

Pembinaan dan pelayanan data, pengembangan sistem

informasi,

dokumentasi,

dan j aringan PerPustakaan;

5.

pembinaan pendidikan

dan pelatihan

di

bidang

perencanaan pembangunan

dalam rangka peningkatan kapasitas institusi perencanaan

di

pusat dan daerah;

6.

Pembinaan, administrasi kepegawaian, koordinasi penyusunan

peraturan

perundang-undangan,

dan

pemberian bantuan

hukum

di

lingkungan Kantor

MENPPNIBAPPENAS;

7.

Pengkoordinasian

dalam

pen)

rsunan laporan kegiatan BAPPENAS

dan

dokumen

kenegaraan

lainnya

yang

ditugaskan

kepada

Kantor

MENPPN/BAPPENAS;

g.

Koordinasi penelitian kebijakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi

sesuai dengan bidangnYa.

II.

I

I

I

I

I

l

I

I

l

I

I

I

I

l

I

I

I

-t

I

I

I

IV.

UNIT KERJA

ESELON

II

DI LINGKUNGAN

SESMEN

PPN /

SESTAMA

I

_nAPPENAS

I

Dalam

melaksanakan

tugas

pokok dan fungsi

Sesmen PPN/Sestema Bappenas

I

_{mempunyai susunan organisasi yang}

terdiri

dari enam unit kerja Eselon

II:

;

l.

Biro

Hubungan Masyarakat, Persidangan dan Administrasi Pimpinan;

|

_2.

_Biro

_{Kepegawaian dan} Hukum;

"

3.

Biro

Umum;

I

|

_4.

Biro

Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana;

I

5.

Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana; dan

t

6.

Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan.

l

I

I

i

t

t

t

t

I

I

I

I

1

RTNGKASAN

KEGIATAN

YANG

SUDAH, SEDANG

DAN

NQ\I{

I.

I

I

I

I

I

I

I

I

I

t

I

I

I

I

u.

A.

B. C.

BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT' PERSIDANGAN

DAN

ADMINISTRASI PIMPINAN

TUGAS

POKOK

i

Melaksanakan penyusunan rencana program dan kegiatan, serta pelayanan bagi

pimpinan dalam

hal

hubungan

masyarakat, persidangan,

keprotokolan,

dan administrasi pimpinan.

FUNGSI

Penyusunan rencana, progfam dan kegiatan urusan hubungan masyarakat dan media masa serta hubungan antarlembaga;

Pelaksanaan urusan keprotokolan dan persidangan;

Penyiapan batran serta pelaksanaan ketatalaksanaan bagi pimpinan.

ilI.

KEGIATAN YANG

SUDAH

DILAKUKAI\

Kegiatan yang telatr

dilakukan

Biro

Humas dan

PAP

dapat dilaporkan dalam 3

(tiga)

kelompok bagian,

yaitu

bagian

hubungan masyarakat, bagran persidangan dan protokol, dan bagian administrasi pimpinan.

Oleh

karena

sifat dari

kegiatan

yang dilaksanakan

oleh

Biro

Humas dan

PAP

adalah kegiatan pelayanan,

maka

kegiatan

yang telatr, yang

sendang,

dan

yang

akan

dilaksanakan

relatif

sama,

dan

bersifat melanjutkan

pelayann

yaurrg

ada.

Kegiatan-kegiatan dimaksud adalah sebagai berikut:

Bagian

Hubungan Masyarakat

Kegiatan yang dilaksanakan Bagran Hubungan Masyarakat

meliputi:

1.

Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pers sesuai

kebutuhan lembaga

(konferensi

pers,

talk

show, diskusi

dengan wartawan

ekonomi,

mengUsahakan

peliputan

pers

atas

kegiatan-kegtatan

yang berlangsung di Bappenas,

dll.).

2.

Menjalin

hubungan komunikasi dengan

unit

kehumasan

di

instansi

pemerintah

lainnya (melalui

hubungan langsung maupun

partisipasi

dalam

pertemuan rutin Bakohumas).

3.

Memberikan layanan

bagr

pelaksanaan

kunjungan

tamu

ke

Bappenas (koordinasi pelaksanaan, penentuan narasumber,

dll.).

4.

Menerbitkan media

informasi internal

secara

hiwulanan,

berupa

majalatr

"Kabar Bappenas".

5.

Membuat

kliping berita

harian

beserta

indeks beritanya

sebagai referensi

harian bagi Menteri.

-1-a J. 4. 5. B. C. D.

I

l

i

l

I

I

l

I

I

I

l

l

I

l

I

I

I

I

I

l

Bagian

Persidangan

dan

Protokol

Kegiatan yang dilaksanakan Bagian Persidangan dan Protokol

meliputi:

1.

Menyelenggarakan

layanan keprotokolan

bagi pimpinan, baik untuk

ac

ra

yang diselenggarakan

di

luar maupun

di

Bappenas.

2.

Mengkoorllinasikan dan

menyelenggarakan kegiatan-kegiatan seremonial di

Bappenas (Upacara Bendera, Upacara Pelantikan, Coffee

Morning,

dll.).

Memberikan layanan

pengurusan

dokumen perjalanan

luar

negeri

bagi pimpinan dan staf

di

lingkungan Bappenas.

Mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan atau memberikan dukungan bagi

pelaksanaan

kegiatan

persidangan

pimpinan,

baik

di

internal

Bappenas

maupun

di

lembaga eksternal (Rapat

Pimpinan,

Sidang

Kabinet,

Rapat

Kerja

dengan DPR,

dll.).

P enyusunan j adwaVagenda kerj a harian

Menteri.

Bagian

Administrasi Pimpinan

Kegiatan yang dilaksanakan Bagian

Administrasi

Pimpinan

meliputi:

1.

Melaksanakan tugas-fugas ketatalaksanaan administrasi pimpinan,

meliputi:

a. Pemrosesan

surat-iurat

masuk,

termasuk

monitoring

tindaklanjut penanganannya oleh pej abat terkait sesuai penugasan/disposisi Menteri

b.

Pemrosesan surat-surat

keluar,

termasuk

finalisasi

konsep

surat menteri yang

diterima melalui

Sesmen sebelum diteruskan kepada

Menteri.

Dalam

proses

ini,

termasuk

di

dalamnya adalah kegiatan

untuk

meng-komunikasikan dan mengkoordinasikan

isi

surat dengan

unit

kerja terkait

apabila

isi

surat dipandang menyentuh substansi yang menjadi kewenangan unit kerja lainnya.

2.

Melaksanakan tugas koordinasi dan

finalisasi

penyiapan batran untuk Menteri (seperti batran ceramah/sambutan, bahan sidang kabinet,

paper,

dll.)

3.

Menatausahakan

batran-bahan

Sidang Kabinet

yang

diterima

dari

kementerian/lembaga

lain

untuk memperoleh penanganan dari

unit

kerja yang terkait.

Kegiatan

Lain-lain

Di

samping kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan

di

ketiga bagian tersebut

di

atas,

Biro

Humas dan PAP

juga

melaksanakan tugas-tugas yang bersifat adhoc, seperti

tugas kesekretariatan

dll.

Kegitan-kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:

1.

Sekretariat pen)rusunan Program 100

Hari

Pertama Kabinet Indonesia Bersatu dan Laporan Pelaksanaannya.

2.

Sekretariat pen)rusunan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) Tahun 2006.

-4-4.

Sekretariat

penyusunan

Rencana

Pembangunan

Jangka Panjang

Nasional

(RPJPN) Tahun 2005-2025.

5.

Sekretariat penyusunan

Lampiran

Pidato Presiden

(Lampid)

di

depan Sidang

Paripurna DPR

RI

tanggal 16 Agustus

2005-Di

samping kegiatan

lain-lain

yang

tersebut

di

atas,

Biro

Humas dan PAP

juga

menjadi pengelola

DOM

(Dana Operasional Menteri).

IV.

KEGIATAN YANG

SEDANG

DILAKSANAKAN

Beberapa kegiatan yang sedang dilaksanakan oleh

Biro

Humas dan PAP saat

ini

adalah sebagai berikut:

l.

Melanjutkan

kegiatan-kegratan pelayanan

pimpinan yang bersifat

rutin

dan

terus menerus

di

ketiga

bagian yang disebut

di

atas (Bagian Humas, Bagian Persidangan, dan Bagian

Administrasi

Pimpinan).

2.

Melanjutkan

pelaksanaan tugas sebagai sekretariat penyusunan RPJPN

2005-2025 yangdalam

waktu

dekat memasuki tahap pembahasan

di tingkat

Pansus

di

DPR-RI.

3.

Melanjutkan

pelaksanSan

tugas

sebagai sekretariat penyusunan

RKP

2006

sebagai tindak lanjut pembahasan

RAPBN

2006 antara Depkeu dan DPR.

4.

Melaksanakan tugas kesekretariatan penyrsunan Lampiran Pidato Presiden

di

depan Sidang Paripuma

DPR-RI

pada tanggal 16 Agustus 2005.

r

V.

KEGIATAN YANG AKAN

DILAKSANAKAN

I

.

r ir

Kegiatan yang akan dilakukan

di

waktu-waktu yang akan datang, termasuk dalam

|

*aktu

dekat adalah sebagai

berikut:

I

t.

Melanjutkan kegiatan-kegatan

pelayanan

pimpinan yang bersifat

rutin

dan

terus menerus di ketigabagtan seperti disebutkan

di

atas.

I

|

2.

Melanjutkan pelaksanaan tugas sebagai sekretariat penyusunan RPJPN

2005-2025 yangdalam

waktu

dekat memasuki tatrap pembatrasan

di tingkat

Pansus

I

di DPR-Rr.

|

:.

Meianjutkan

pelaksanarrn

tugas

sebagai sekretariat pen)rusunan

RKP

2006

sebagai tindak lanjut pembahasan

RAPBN

2006 antara Depkeu dan DPR.

I

_4.

_Melaksanakan

_tugas

_{kesekretariatan penyusunan}

_Pidato

Presiden

di

depan

I

Sidang Paripurna

DPD-RI

pada

tanggal23 Agustu,

ZOOj.

-

-;

|

5.

Terus

menerus mengenali permasalatran

dalam

melaksanakan tugas

pokok

I

dan fungsi,

untuk

dicarikan

jalan

keluar yang

baik

bagi

pelaksanaan tugas

yang

efektif

dan efisien.

I

l

l

-5-VL

I

I

I

I

I

I

I

I

I

l

I

l

l

I

I

I

I

l

I

l

ISU-ISU

AKTUAL YANG

DIHADAPI

Dalam

melaksanakan tugas

pokok dan fungsi

seperti

diuraikan

di

atas, isu-isu

penting yang dihadapi oleh

Biro

Humas dan PAP antara lain sebagai berikut:

1.

Dalam berkomunikasi dengan

pers,

saat

ini

belum

ada pedoman

_baku

yang

mengaturlmekanisme

berkomunikasi

dengan

pers, misalnya

apakah semua

pihak

berhak langsung berhubungan dengan pers, apakah

perlu

ada batasan

pejabat

level

mana yang

boleh

memberikan

pernyataan kepada

pers,

dll.

Saran:

perlu

disusun

kebijakan

lembaga tentang mekanisme

komunikasi

dengan pers.

2.

Dalam

penerimaan

kunjungan

tamu,

seringkali ditanyakan

buku

saku

(booklet)

yang menggambarkan lembaga Bappenas secara menyeluruh,

baik

menyangkut sejarah lembaga,

profil

lembaga (termasuk

di

dalamnya gambaran SDM-nya), tugas dan wewenang, dan

lain-lain.

Sejauh

ini,

booklet

semacam

itu

yang

ada

baru

memuat aspek

sejarah Bappenas

dengan

perubahan-perubahan

kewenagannya

yang disusun

oleh

Biro

Renortala.

Saran: buku tersebut perlu disempurnakan lebih lanjut dengan memuat aspek-aspek lain yang lebih komprehensif.

3.

Dalam

penyelenggaraan

Rapat

Pimpinan (Rapim), dirasakan

perlunya

mekanisme

yang

disepakati bersama

untuk

meningkatkan

efektifitas

penganrbilan keputusan dan tindaklanjutnya. Mekanisme dimaksud antara

lain

meliputi

mekanisme penentuan agenda pembahasan,

format

bahan bahasan, dan mekanisme monitoring terhadap status pelaksanaannya.

4.

Dalam

layanan

kegiatan keprotokolan,

sejauh

ini

staf

yang

terlibat

di

dalamnya

belum

memiliki

keahlian

khusus

yang

diperoleh

melalui

pendidikan/pelatihan

_{yang resmi, oleh}

karenanya

dalam

penyelenggaraan

layanan

keprotokolan

lebih banyak

didasarkan

pada common

sense yang

bersangkutan. Saran:

perlu melibatkan staf protokol

dalam

diklat

formal

tentang keprotokolan.

5.

Dalam

hal

ketatausahaan persuratan menteri, database yang telah ada masih

terbatas

jaringan

aksesnya. Saran: database

perlu

ditingkatkan

kualitasnya terutama perluasan jaringan aksesnya bagi pihak-pihak yang terkait.

6.

Kegiatan adhoc sebagai sekretariat, seringkali memerlukan perhatian yang

'

sangat besar, bahkan dalam batas-batas tertentu dapat mengganggu

pelaksanaan tugas-tugas pokok yang ada. Saran: perlu dilakukan redistribusi penugasan unit kerja sebagai sekretariat, dengan mempertimbangkan beban kegiatan dan relevansinya dengan tugas pokok dan fungsi unit kerja

bersangkutan.

-6-I.

TUGAS

POKOK

Melaksanakan administrasi

di

bidang

kepegawaian,

koordinasi

penyusunan

peraturan perundang-undangan, dan pemberian bantuan hukum.

FUNGSI

Pelaksanaan tata usaha, kesejahteraan, pengembangan dan mutasi kepegawaian;

Koordinasi

penyusunan peraturan perundang-undangan

dan

pemberian bantuan

hukum.

II.

A. B.

III.

KEGIATAN YANG TELAH

DILAKUKAN

Sampai

dengan

bulan Juni 2005,

Biro

Kepegawaian

dan Hukum

mengelola

pegawai

Kantor

Meneg.

PPN/Bappenas

yang

be{umlah 870

pegawai,

dengan status

sebagai

pegawai

organik,

perbantuan

dan honorer serta latar

belakang

pendidikan

meliputi

53, 52, S1 Diploma,

SMA,

SMP dan SD.

A.

Dalam bidang

kepegawaian,

telah dilaksanakan berbagai kegiatan

meliputi:

l.

Perencanaan formasi pegawai dalam rangka rektrutmen pegawai baru.

2.

Proses kenaikan

pangkat/jabatan

bagr

pegawai

yang telah

memenuhi persyaratan.

3.

Pelaksanaan

dukungan

tugas-tugas

Baperjakat

dalam

rangka mempertimbangkan pangkat dan jabatan pegawai

di

lingkungan Kementerian PPN/Bappenas.

4.

Perencanaan

dan

pelaksanaan pengembangan

pegawai

yang

meliputi

pelaksanaan

Diklatpim

Tk.

[,

III

dan

IV,

Diklat

Fungsional

khususnya

Jabatan Fungsional Perencan4

dan

Diklat

Teknis

bekerjasama dengan

Pusbindiklatren.

5.

Pelaksanaan

evaluasi

pegawai

(DP3)

_di

lingkungan

Kementerian PPN/Bappenas.

6.

Proses pensiun dan kesejahteraal pegawai

B.

Dalam bidang

Hukum,

telah

dilaksanakan berbagai kegiatan,

meliputi

1.

Penyusunan kontrak dan kesepakatan kerja antara Bappenas dengan Pihak

III

2.

Penyusunan

konsep

Surat

Keputusan

Pimpinan

(Menteri/Kepala

sampai

dengan Deputi/Eselont)

di

lingkungan Kantor Meneg. PPN/Bappenas

-3.

4.

Pemberian

legal

opinionlopini hukum

atas berbagai kegiatan dan peraturan yang disusun oleh unit kerja lain.

Pemberian berbagai masukan yang menyangkut masalah hukum dalam rangka pelaksanaan prosedur dan pelaksanaan

kerja

yang terkait dengan pelaksanaan tata kepeqerintahan yang baik yang disusun oleh unit kerja lain.

Penyelesaian perkara hukum dalam kasus

litigasi

berupa tuntuan class action dari suatu

LSM

6.

Penyelesaian berbagai kasus

disiplin

pegawai

Pengembangan

Prosedur

kerja

bidang

kepegawaian

1.

Mengembangkan

sistem

uji

kompetensi

dalam rangka

pengisian jabatan

eselon

II

sebanyak 3

kali,

yaitu :

a.

Jabatan Kepala

Biro

Renortala pada bulan Desember 2002

b.

Jabatan Direktur Pembangunan Sektoral dan Daerah bulan Agusrus 2003

c.

Jabatan

Direktur

Kerjasama

Ekonomi Multilateral

dan

Direktur

Pengembangan Otonomi Daerah bulan Februari 2004.

Beberapa pengembangan sistem dan prosedur kerja meliputi

a.

Tahun 2002, Analisa

Jabatan

Mandiri,

menghasilkan

model

Analisa

Jabatan.

b.

Tahun2003

i.

Analisa Jabatan

Mandiri

yang lebih menekankan pada Analisa Beban

Kerja

menghasilkan

model

Analisa

Beban

Kerja

yang

dapat diaplikasikan bagr suatu lembaga perencanium.

ii.

Penyrsunan Standard Operation Procedure

bagi

tata kerja

di

bidang kepegawaian dan hukum

c.

Tahun2004

i.

Mengembangkan prosedur rekrutmen pegawai

baru melalui

tahapan

ujian

penyaringan yang

meliputi

seleksi

administraif,

seleksi tertulis

melalui

TPA

dan TOEFL dan

wawancara,

dilanjutkan

dengan

orientasi

bagr

pegawai

baru

meliputi

pelaksanaan pengenalan lingkungan kerja dan outbond.

ii.

Melaksanakan

Analisa

Kompetensi

Jabatan, menghasilkan kamus

Kompetensi Jabatan Struktural

di

lingkungan Bappenas

iii.

Penyusunan database

sistem informasi

kepegawaian, menghasilkan suatu pro gram komputerisasi pengelo laan administrasi kepegawaian.

5.

-8-III.

KEGIATAN YANG

SEDANG

DILAKUKAN

Pada tahun 20Q5

Biro

Kepegawain dan

Hukum

melaksanakan berbagai kegiatan kajian yang

meliputi

:

A.

Pengembangan _{Analisa Kompetensi Jabatan, tujuannya adalah untuk mendapatkan} kompetensi

yang

akurat yang harus

dimiliki

oleh

pemangku jabatan

_{struklural di}

lingkungan Bappenas

B.

Penyusunan

Training

Need Analysls, tujuannya adalah untuk mengidentifikasikan

kebutuhan

diklat bagr

pegawai Bappenas

dalam

rangka

pengembangan kemampuan khususnya bidang perencanaan.

C.

Pengembangan

lssessment

Center,

tujuannya

adalatr pemetaan

pegawai

yang

telah menduduki pangkat/golongan

IV

b

dalam

rangka perencanaan penempatan

dalam jabatan struktural.

D.

Persiapan pelaksanaan Jabatan Fungsional Perencana dalam rangka penghapusan jabatan struktural eselon

[V.

6U.ISU AKTUAL

YANG

DIHADAPI

Penyelesaian

_{pen) rsunan Surat Keputusan}

_Menteri

_tentang

_{pengecualian atas}

pelaksanaan kajian prakarsa strategis dalam pembatasan penghitungan orang/jam Penyusunan SK

Menteri

tentang

struktur

organisasi Bappenas yang bam

Persiapan perubatran

SK

(MenterilEselon

I)

yang menyangkut keanggotaan suatu

Tim

berkaitan dengan perubahan struktur organisasi Bappenas.

Persiapan pengisian

jabaun

Eselon

II

dalam struktur

organisasi Bappenas yang

bartr

dengan menggunakan

sistem

uji

kompetensi yang

telah

diterapkan

sejak

2002.

E.

Persiapan

rekrutmen pegawai

baru untuk

tahun

anggaran

2005

dengan

menggunakan prosedur seleksi

pegawai dan

orientasi pegawai

baru

yang telah dilaksanakan pada tahun 2004.

v.

A.

B. C.

D.

-9-BIRO UMUM

I.

TUGAS POKOK

Melaksanakan pelayanan umum, tata usaha, keuangan, serta urusan rumah tangga

di

lingkungan Kantor MENPPN/ BAPPENAS.

II.

FUNGSI

A.

Koordinasi pelayanan umum;

B.

Pelaksanaan persuratan, ekspedisi, penggandaan, dan reproduksi;

C.

Pelaksanaankegiatanadministrasikeuangan;

D.

Pelaksanaan urusan dalam di bidang pemeliharaan perlengkapan, urusan rumah tangga dan angkutan.

III.

KEGIATAN YAI{G

SUDAH

DILAKUKAN

A.

Bagian

Tata

Usaha:

1.

Menyusun sistem pengelolaan penerimaan surat secara elekhonik;

2.

Pemantapan pengelolaan pengantaran surat keluar berbasis elekhonik, menggunakan s oftware canofi le

_for

windows;

3.

Penyempumaan prosedur untuk permintaan penggandaan dokumen.

B.

Adminstrasi Keuangan:

1.

Melakukan

usulan penyetaraan

TKG

pegawai

dan pejabat Bappenas agar

sesuai dengan standar

tunjangan

kerja

pengelola

keuangan negara yang

berlaku

di

Departemen Keuangan;

2.

Melakukan

penyesuaian sistem pelaporan pertanggungiawaban pengelolaan

anggaran kegiatan kantor Meneg PPN/Bappenas agar berbasis

kinerja;

3.

Melakukan

verifikasi data

dan

menyempurnakan implementasi

sistem pelaporan anggaran di lngkungan kantor Meneg PPN/ Bappenas;

4.

Melakukan

sosialisasi

dan pelatihan

terhadap pengguna

sistem

anggaran

unified budget agar berbasis kinerja;

5.

Melakukan

penyempurnaan

aplikasi

penggajian,

penyusunan aplikasi

potongan pendapatan, dan aplikasi perhitungan

TKG;

6.

Pengembangan jaringan komputer di Bagian Keuangan (database);

7

Melalnrkan pengujian dan perintah membayar, a.1. melakukan pengujian dan

menerbitkan surat perintah membayar (SPM)

-10-C.

Bagian Urusan Dalam:

1.

Melakukan

assesment terhadap

fasilitas

dan

kondisi

gedung dan ruang kerja,

lift,

instalasi

lisrik,

air, hidrant ,

sprinkler,

danfire alarm;

2.

Merehabilitasi

fasilitas gedung, ruang

kerja,

dan fasilitas-fasilitasnya, a.l.

lift,

conference system,

viewer, wireless

sound

system,

meubelair,

PABX,

dan

genset;

3.

Pembuatan laporan mutasi barang dan inventaris kantor tahunan;

4.

Pengadaan Pengurusan

pembangunan

gedung

secara

BOT

di

atas

tanah

Bappenas JI. Rasuna Said, Jakarta Selatan;

5.

Pengurusan atas tanah Pertamina

di Jl.

Jatib**g,

Rawamangun yang dihuni

pej abaVmantan pej abat Bappenas.

6.

Menerapkan sistem presensi

dengan

sidik

jari

di

beberap

a

TJI(E

2

di

lingkungan Sesmen PPN/Sestama Bappenas;

7.

Secara bertahap melakukan peremajaan terhadap kedaraan

dinas

dan operasional;

8.

Bersama

Korpri

menyiapkan pengadaan

rumah untuk

para karyawan kantor

Meneg PPN/Bappenas.

IV.

KEGIATAN YAI\G

AKAI\ DILAI(UKAN

A.

Bagian Tata Usaha:

l.

Melaksanakan

diklat

sistem komputerisasi ketatausahaan peneriman surat

Bappenas;

2.

Melakukan evaluasi dan analisa kebutuhan

sDM

untuk ekspedisi;

3.

Akan dilakukan penambahan mesin fotocopy

dan

revitalisasi

SDM

penggandaan.

B.

Bagian Keuangan:

l.

Melakukan reposisi anggaran menjadi

unified

budget berbasis kinerja;

2.

Melakukan sosialisasi dan pelatihan _{terhadap sistem pengguna anggaran;}

C.

Bagian Urusan Dalam:

l.

Melakukan rehabilitasi instalasi

listrik,

pemadam kebakaran ruang kerja, mengganti

list,

dan mengatasi kebocoran atap gedung.

2.

Melakukan _{penggantian peralatan ruang rapat dan penggandaan;}

3.

Terus berusaha untuk megadakan kekurangan meubelair;

-I

|

4.

Melakukan penataan

fitur

telepon guna efisiensi penggunaannya;

5.

Penambahan kamera

di

tempat-tempat tertentu guna meningkatkan keamanan

I

_6.

kantor;_{Mengadakan kendaraan dinas dan operasional, serta melakukan penghapusan}

I

I

I

I

I

I

I

t

I

l

I

I

I

I

t

I

I

terhadap kendaraan yang secara teknis sudah tua dan mahal perawatannya.

I

-t2-,

I

_{BIRO PBRENCANAAN, ORGANISASI DAN TATALAKSANA}

I

I

_I.

_TUGAS

_PoKoK

1

Melaksanakan

koordinasi

penyusunan rencana

program/

kegiatan, peningkatan

I

tapasitas orgdnisasi dan tata laksana, penrmusan kebijakan teknis serta evaluasi

dan pelaporan pelaksanaan program/kegiatan.

I

_I

il.

FUNGSI

i

A.

Pelaksanaan koordinasi penyusunan rencana program lkegiatan;

t

_B.

_{Pelaksanaan peningkatan kapasitas organisasi dan tata laksana kantor}

T

MENPPN/BAPPENAS;

I-

_C.

_{Pelaksan:urn penrmusan kebijakan teknis;}

I

D.

Pelaksanan evaluasi dan pelaporan program/kegiatan.

t

I

rtl.

KEGIATAN YAI\G TELAH

DILAKUKAI\

A.

Tahun

2002

1.

Tersusunnya program kerja Kementerian PPN/ Bappenas tahun 2002

I

2.

Tersusunnya Laporan Akuntabilitas

Kine{a

Instansi Pemerintah tahun 2001

t

3.

Tersusururya Tupoksi, Struktur dan Tata Kerja Kementerian PPNlBappenas

tahun 2002

I

B.

Tahun2003

t

1.

Tersusunnya program kerja Kementerian PPN/ Bappenas tahun 2003

t

2.

Tersusunnya Laporan Akuntabilitas

Kinerja

Instansi Pemerintah tahun 2002

3.

Tersusunnya Pedoman Perencanaan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Evaluasi

!

4.

Tersusunnya Pedoman Penilaian Usulan

Kegiatan

Pembangunan

5.

Tersusunnya Info Kajian Bappenas

Edisi

1

I

C.

Tahun

2004

l.

Tersusunnyaprogram kerja Kementerian PPN/ Bappenas tahun 2004

|

2.

Tersusunnya Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintafr tahun 2003

3.

Tersusunnya Pedoman Penyusunan Dokumen Rencana Pembangunan

!

Nasional

4.

Tersusunnya Pedoman Penyusunan

Anggaran

Biaya

Kegiatan

Kajian

dan

!

Evaluasi Kebijakan Perencanaan Pembangunan

I

l

-13-5. Tersusunnya Pedoman Penyusunan Anggaran Biaya Kegiatan Koordinasi Perencanaan Pembangunan, Pemantauan Pelaksanaan Program Pembangunan, dan Penyusunan Database Pembangunan

Tersusunnya Kaj ian Reposisi Bappenas

Tersusunnya Peraturan Pemerintah

No.

20 Tahun 2004 tentang Rencana

Kerja

Pemerintah (RKP)

Tersusunnya Peraturan Pemerintah

No.

21 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga

(RKA-K/L)

Tersusunnya Undang-Undang

No.

25 Tahun 200 4 T entang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPP}$.

8. 9. D.

w.

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

t

I

I

I

t

I

6. 7.

10.

Terlaksananya sosialisasi

UU No.

25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPI\Q kepada seluruh instansi pemerintah baik

di

pusat (Kementerian/Departemen/Lembaga) dan daerah

(Pro p ini s/k abup aten/kota)

Tahun

2005

1.

Tersusunnya Laporan

Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah tatrun 2004

2.

Tersusunnya program kerja Kementerian PPN/Bappenas tahun 2005

3.

Tersusunnya Dokumen Isian Pelaksanatm Anggaran

(DFA)

tahun 2005

4.

Tersusunnya konsep Rencana Strategis Kementerian PPN/Bappenas 2005-2009

5.

Terselenggaranya Pertemuan Pejabat Senior Lembaga Perencanaan

ASEAN

KEGIATAN YAI\G SEDAIIG

DILAKUKAT\

Aspek Perencanaan dan Penganggaran

1.

Finalisasi Dokumen Renstra Kementerian PPN/Bappenas 20AS

-

2009

2.

Penyusunan

RKA-KL

(Final)

3.

Pembahasan dengan

Direktur

Jenderal Anggaran dan Perimbangan Keuangan

4.

Penyusunan

DIPA

2006

5.

Evaluasi Renstra dan Renja

6.

Penyusunan

Kodifikasi

Program dan Kegiatan

7.

Penyusunan Buku Anggaran Tahun 2005

-14-,

I

v.

KEGIATAN

YAI\G

AKAN

DILAKUKAN

Asp ek Pen gembangan Organisasi dan Tatalaks ana

I

|

1.

Penyusunan Pedoman Mekanisme Perencanaan, Pelaksanaan, Pemantuan dan

Evaluasi

I

1

2.

Penyusunan Pedoman Penilaian Usulan Kegiatan

|

'nj,

_{;il::ffi;::TL::",::ilfftr*il;"rrkebawah}

|

5.

Penyusunan

Info

Kajian Bappenas

Edisi

ke empat

|

6.

Koordinasi Penyusunan RPP turunan

Undang-Undang

No. 25 Tahun 2004

|

'r,

;;ffi::#ril:H::;:;:::".:":.i::;;x-#ffi--

Eselon

II di

Canada

||

J

VI.

ISU.ISU

AKTUAL

YANG DIHADAPI

I

A.

Aspek Perencanaan dan Penganggaran

I

l'

_{":"'ffi;H:ffiilKerja}

Bappenas dalam rangkapenetapan rencana

I

b

::T:1ilTffi:*';J:railampiranRens'fra

.'

_c.

_{Finalisasi Dokumen} Renstra Kementerian PPN/Bappenas 20A5-20Ag

|

_2.

PenyusunanAnggaranBappenasTahun2OO6

I

a.

PenYusunan Finalisasi

RKA-KL

t

_b.

_{Pembahasan Dengan}

_Direktur

_Jendral Anggaran dan Perimbangan

|

_"

_{;ffiilDrpA2oo6}

d.

Evaluasi Renstra dan Renja

t

_e.

_Penyusunan

_Kodifikasi

_{Program dan Kegiatan}

I

t

Penyusunan Buku Anggaran Tahun 2005

r

_B.

Aspek Pengembangan Organisasi dan Tatalaksan a

l,

l.

Koordinasi

tim

penyusunan Pedoman Mekanisme Perencanaan, Pelaksanaan,

Pemantuan dan Evaluasi

|

2.

Koordinasi

tim

Penyrsunan Pedoman Penilaian Usulan Kegiatan

3.

Koordinasi

tim

Penyusunan Pedoman Rancangan Anggaran Biaya

|

4.

Koordinasi

tim

Penyusunan Tupoksi dan Struktur Organisasi Eselon

II

ke bawah

5.

Koordinasi

tim

Penyusunan

Info Kajian

Bappenas Edisi ke empat

6.

Koordinasi

tim

Penyusunan RPP turunan Undang-Undang No. 25 Tahun

2004

i

7.

Persiapan penyelenggaraan Kegiatan Studi Banding ke Beberapa Negara

Asia

8.

Persiapan penyelenggaraan

Diklat

"Change Managemenr" bagi para Eselon

I

dan Eselon

II

di

Canada

-16-I

PUSAT

PEMBINAAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PERENCANA

f

I

r.

TUGAS

PoKoK

I

Y:Fffi5il5,"'[:'HX'r1ilir"ffiTl,Til:-i:iffi,:]'ffiffii'.",ili^iil'il-tr

I

_O-

_perencana

_pusat

_dan

_{daerah dalam rangka}

meningkatkan

kompetensi

I

perencana dan kapasitas institusi perencana

di

pusat dan daerah.

I

I

II.

FUNGSI

I

_A.

_Pengkajian

_dan

_{analisis kebijakan,}

_{program dan}

_kegiatan

_{pembinaan Jabatan}

I

Fungsional Perencana dan diklatperencana;

I

B.

Perumusan dan penyusunan kebijakan, program dan kegiatan pembinaan Jabatan

Fungsional Perencana dan diklat perencana;

I

C.

Penyelenggaraan

diklat

pegawai

Kantor MENPPNIBAPPENAS

dan perencana

di

r

_{pusat dan daerah;}

I

D.

Pemantauan,

penilaian,

dan

pelaporan

serta

saran

tindak lanjut

terhadap

I

pelaksanaan Jabatan

Fungsional

Perencana

dan

diklat

di

bidang

perencanaan

pembangunan;

I

g.

Pelaksanaan akreditasi dan penilaian angka

kredit

Jabatan Fungsional Perencana;

I

F.

Pengelolaan

informasi

Jabatan Fungsional Perencana dan

diklat,

dan pelayanan

I

Perencana;

|

_6.

_{Peningkatan kompetensi perencana dan kapasitas}

_institusi

_perencanaim

_di

_pusat

dan daerah.

I

I

f

,

a.

Program

Pusbindiklatren

2002

-

2005

li

Dalam penjabaran rumusan tugas-tugas tersebut, Pusbindiklatren memberikan

ti

kontribusi

secara

nyata

selama

tatrun

20AZ

-

2005

dengan menjalankan peran

ll

sebagai:

1.

Pusat Pembinaan Perencan4 yang mencakup:

l;

a.

Pusat Penlnrsunan Pedoman JFP

ll

b.

Pusat Akreditasi

Kurikulum Diklat

Renbang

c.

Pusat Penilaian Angka

Kredit

Perencana l1

|

2.

Pusat Penyelenggara

Diklat

Perencana

a-

Penyelenggara

Diklat

Gelar

t

b.

Penyelenggara

Diklat

Non-Gelar

|

3.

PusatPelayananPerencana

a.

SosialisasilFasilitasi lnformasi JFP

I

b.

Penyediaan Data Perencana

I

I

I

-I

I

1.

b.

Pencapaian

Umum Pusbindiklatren

2002

-2005

Secara umurn, program-program

utama

Pusbindiklatren

di

atas

telah

dilaksanakan secara

berhasil,

dengan rata-rata

pencapaian

target

sebesar 93olo.

Pencapaian

tertinggi

Pusbindiklatren selama

tatrun

2A02

-

2005

adalah sebagai Pusat Penyelenggara

Diklat

Gelar

mencapai l00yo,

sementara pencapaian terendah adalah sebagait Pembina JFP

yakni

76% (lihat

lampiran

I

pada lampiran Rincian

Kegiatan

Pusbindiklatren).

Khusus

untuk

pembinaan JFP dianggap masih

belum optimal,

ada beberapa

kemungkinan

yang

dianggap

menjadi

penghambat keberhasilan pembinaan JFP

yakni

adanya persepsi

di

masyarakat yang masih

kuat,

antara

lain

:

(a)

Umumnya

Jabatan fungsional

_-

termasuk JFP

_-

masih dianggap sebagai jabatan buangan,

tidak

prestisius,

dan

tidak memiliki

fasilitas

setara

dengan

jabatan struktural; O)

kompetensi perencana yang bertugas

di

instansi perencanaan sangat rendah, karena

seringkali

perencana-perencana

yang

kompeten

justru

dimutasi

ke

instansi

badan/dinas

yang tidak

relevan dengan kompetensinya;

dan

(c)

kualitas

output

perencanaan

_{masih dianggap kurang akurat,}

_tidak

_{komprehensif,}

_dan

_hanya

berorientasi

pada

kinerja

output

_-

sekedar menghabiskan anggaran

_-

bukan

berorientasi pada outcomes atau manfaat untuk masyarakat.

III.

KEGIATAN

YANG

TELAH DILAKUKAN

Dalam rangka pelaksanaan JFP sampai saat

ini

Bappenas

_-

bersama Kantor Menteri

Pendayagunaan

Aparatur

Negara

(Menpan), Badan

Kepegawaian

Negara

(BKN)

dan Departemen Keuangan- telatr menerbitkan berbagai peraturan yang mendukung

pelaksanaan

JFP sejumlah

13

peraturanlketentuan

(lampiran

2

pada

lampiran

Rincian Kegiatan Pusbindiklatren).

Dalam

pelaksanaan

diklat

gelar dan

non

gelar

yang dilaksanakan

dari

tahun 2002

sampai dengan

tahun 2004, berhasil

diikuti

oleh

sebanyak

5.106 orang,

dengan

rincian progftrm Gelar (S2 dan 33) 611 orang dan

Non

Gelar 4.495 orang.

Sedangkan

dalam

pelayanan perencana, Pusbindiklatren

telah

mengadakan

sosialisasi/fasilitasi informasi JFP

kepadzT2

daerah/instansi perencanarm

di

seluruh

Indonesia.

Sementara

itu,

Pusbindiklatren

telah

menyebarkan

pula

pedoman penyelenggaraan

diklat

dan JFP

serta

majalah

Simpul

Perencana masing-masing

6000

eksemplar kepada

pejabat pusat

dan

daerah

yang terkait

dengan kegiatan perencanann.

KEGIATAN

YANG

SEDANG

DILAKUKAN

Tahun 2005

ini,

Pusbindiklatren melaksanakan pembinaan JFP dengan mengadakan pemantauan pelaksanaan JFP

di

daerah, dengan fokus pemerintah daerah

di

wilayah

Jawa,

Kalimantan, dan

Bali.

Sedangkan penyelenggaraan

diklat

gelar dan

non-gelar, awal tahun

ini

Pusbindiklatren telah mengadakan seleksi, dengan memproses penempatan peserta

diklat

gelar sebanyak 335 orang dan non-gelar sebanyak 1.315 orang. 2. J.

IV.

l.

-18-I

I

I

I

I

2. a J. 4.

Berkaitan dengan

lanjutan

program

diklat

tahun 2005

ini,

Pusbindiklatren saat

ini

sedang melakukan tahap negosiasi dengan Pemerintah Jepang dalam rangka Proyek

Profesional

Human Resourees Development

Program

Phase

///(PHRDP

III),

dan pemerintah Perancis dalam rangka program

Double

Degree.

Pelayanan

yang

dilaksanakan

oleh

Pusbindiklatren tahun 2005

ini

mencakup

fasilitasi

dan sosialisasi

informasi

mengenai peraturan/ketentuan

JFP

kepada 33

pemerintah daerah/instansi perencanaan

di

seluruh

Indonesia,

distribusi

pedoman

penyelenggaraan

diklat

bagi perencana serta majalah Simpul Perencana.

Sebagai

bagian

kegiatan

pelayanan

dalam bidang

seleksi,

Pusbindiklatren

melaksanakan

pula

persiapan penutupan

UPP

TPA.

Pengaturan

ke

UPp

TpA

kepada

Koperasi

Bappenas

telah memasuki tahap

pematangan

transition

action-plan.

V.

KEGIATAN YANG AKAN DILAKUKAN

Dalam lingkup tugas dan fungsi Bappenas sebagai instansi pembina perencana dan

penyelenggara

diklat

tersebut

di

atas, sebagai bahan penyusunan strategi

dan

rencana

kerja, yang

mampu

memberikan

kontribusi

secara

nyata

kepada upaya pengembangan

peran dan

fungsi

Bappenas, maka

?usbindiklatren

mengharapkan dapat menjadi

UKE

II

yang m,rmpu berperan sebagai :

A.

Pusat Pembina

Perencana;

yang mencakup:

l.

Pusat Akreditasi

Kurikulum

Diklat

Renbang

2.

Pusat Penilaian

Angka Kredit

Perencana

3.

Pusat Penyrsunan Pedoman JFP

B.

Pusat Penyelenggara

Diklat

Perencanaan

Pembangunan;

Program

diklat

renbang gelar dan non gelar,

di

dalam dan luar negeri, yang selama

ini

diselenggarakan

untuk

perencana Pusat

dan

Daerah,

akan tetap dilaksanakan

Bappenas, karena sesuai hasil

monitoring

dan evaluasi serta kajian-kajian selama

ini

membuktikan bahwa

diklat

ini

sangat diperlukan

bagi

perencana pusat dan daeratr,

serta

memberikan

kontribusi

positif

terhadap

peningkatan kapasitas

institusi perencanaan.

l.

Penyelenggaraan

Diklat

dengan Dana GrantlSoft-Loan

2.

Pengembangan

Model

Diklat

Lain

C.

Pusat

Kajian

Pendidikan

dan

Pelatihan Perencanaan Pembangunan

dan

Jabatan Fungsional

Perencana;

D.

Pusat Seleksi

Nasional;

E.

Pusat Penyedia Beasiswa Pasca

Sarjana;

F.

Pusat Pelayanan Perencana.

I

I

l

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

I

19^

t

I

I

I

TUSAT

DATA

DAN

INFORMASI

PERENCANAAN PEMBANGUNAN

I

I

r.

TUGAS

POKOK

I

Xffl'ffi:ilffi'"l*,T-:fl1#l:il#*;ffif"T:1ffiff"T,[3ffi:

I

_{pembangunari nasional.}

I

I

_II.

_FUNGSI

1

A.

Pengkajian dan analisis kebutuhan prasarana teknologi informasi

di

Bappenas.

I

_B.

_{Pengumpulan, penyrmpanan dan pengolahan basis data serta pengelolaan}

.

dokumentasi dan kearsipan;

I

_r

C.

Penyajian informasi dan publikasi perencanaan pembangunan;

1

D.

Pengelolaan perpustakaan dan pengembangan jaringan perpustakaan;

I

_'

E.

Pelaksana:m koordinasi dalam penyusunan laporan kegiatan BAPPENAS dan

I

dokumen kenegaraan lainnya.

I

I

III'

KEGIATAN

YANG SUDAII

DILAKUKAN

t

_1.

Melengkapi

koleksi

perpustakaan dengan

buku,

majalah, surat kabar,

statistik,

t

produk hukum

(perundang-undangan),

dokumen

perencanaan,

hasil

penelitian,

I

DIP, dan bahan pustaka nonbuku lainnya;

-

2-

Menyediakan layanan

dari mulai

manual

sampai dengan menggunakan layanan

I

elekfronik;

r

3.

Menyusun blue

print

pengembangan fasilitas sistem informasi

di

Bappenas;

I

4.

Mernbangun sistem informasi unfuk pelayanan perpustakaan secara elektronik;

I

5.

Meningkatkan kapasitas, keandalan, dan keamanan perangkat dan fasilitas sistem

informasi di Bappenas;

I

6.

Membangun

fasilitas internet

dan

intranet.

I

7.

Menambah

dan melengkapi data dan

informasi

pada

layanan website

t

dan ELS

dengan

dokumen-dokumen perencanaan

_{dari' tahun}

1950

sampai dengan

terkini

(tahun 2005).

I

8.

Menyediakan

fasilitas digital

jurnal

"Proquest".

I

9.

Membangun/memperbaharui

situs portal

Simrenas,

yang

I

mengakomodasi

layanan

internet

seluruh

kabupaten

/kota

di

Indonesia

secara

terintegrasi dalam

satu

portal.

I

-zo-I

kabupaten/kota.

IV.

KEGIATAN'YANGSEDANGDILAKUKAN

l.

Penambahan bahan pustaka;

2.

AIih

media dokumen

DIP;

3.

Penjilidan bahan pustaka;

4.

Fumigasi;

J.

ELS:

Elehronik

Library

System

-

Konversi data Perundang-undangan, statistik, teksbook, dokumen dari

CD,S-/s/s

-

Entri

data, scanning d,aftar isi, mengabstrak dokumen daerah.

-

Scanning,

editting,

dan checking dataRepelita

I

s.d.

VI

dan Pidato Presiden dan Lampiran.

-

Digitasi Produk hukum dari tahun 1945 s.d.

terkini.

6-

Mengembangkan

aplikasi

GIS untuk

intranet

d,an

internet.

7.

Menyempurnakanaplikasi

e-office/intranet

8.

Updating bahan-bahan/dokumen yang akan dipublikasikan

melalui

website

Bappenas.

9.

Melaksanakan

_{sosialisasi tentang}

_buku

_panduan

_pemahaman

_dan

pengisian

data

dasar

perencanaan pembangunan

kepada

seluruh

bappeda kabupaten/kota,

dengan koordinator

pelaksana

bappeda

propinsi.

10.

Bersama

world

bank, UNDP,

USAID

membangun

dan

mengelola

database

portal

e-Aceh-nias.org,

_{website resmi untuk}

_mendukung

kegiatan

R2NAD-Nias.

V.

KEGIATAN YANG

AKAN DILAKUKAN

l-

Mendidik para pengelola dengan mengikuti berbagai

diklat

dan pendidikan formal

kepustakawanan.

2.

Menambah tenaga perpustakaan

yang

professional

dan

meningkatkan

kualitas

tenaga perpustakaan

yang

ada

dan

menyediakan pelayanan _{perpustakaan secara} elektronik;

3.

Pengadaan koleksi bahan pustaka mengikuti perkemban gan zarnarr

-21-8. 9. 10. 11. 4. 6. 7. 12. 13.

t4.

15. 16. 17.

Pengadaan bahan pustaka

edisi baru

dan

penambahan

jumlah

eksemplar bahan pustaka yang banyak

diminati

5.

Memaksimalkan

fungsi ELS

dan system

lainnya

serta mempertimbangkan untuk

melakukan migrasi ke sistem

lain

Sistem

pelayanan perpustakaan

secara elektronik

(onJine)

yang

dapat

mempercepat akses

dari

lingkungan

Bappenas

maupun

dari luar

Bappenas

sehingga

dapat

meningkatkan pelayanan

informasi

baik untuk intem

Bappenas

maupun pemakai dari luar.

Pengembangan

kapasitas

saluran informasi internet

(kapasitas

bandwidth

diperlebar);

Pengaturan/ manajemen akses internet yang dituangkan dalam SOP;

Pengembangan prasarana

jaringan informasi

yang menggunkan sistem wireless; Pengembangan kualitas

SDM teknologi

informasi.

E-Office/intranet. Sistem informasi yang

terintegrasi

menuju

terwujudnya

E-GovernmenL Dapat berfungsi sebagai sarana

komunikasi intra

Bappenas melalui

fasilitas

e-mail, News (Bulletin

Board)

maupun

forum diskusi

onJine

(File

Sharing).

Menambahkan firngsi single

login untuk

keseluruhan fasilitas maka memudahkan

staf

Bappenas dalam menggunakan sistem

informasi

E-Offce

Bappenas. Cukup

satu

kali login

maka

fasilitas WebMail,

WebForum

dan

WebNews sudah dapat

digunakan.

Mengintegrasikan

antara Situs

Bappenas

_{Chttp://www.bappenas.go.id)} dengan

Situs

PerpustakaanlEl-S

_,

khususnya

dalam

hal pencarian referensi (data dan

informasi)

yang dibutuhkan para pengguna yang mengakses situs Bappenas.

Menyempurnakan

modul

pencarian

pada aplikasi

ELS,

dan

menyempurnakan

struktur

databasenya

agar dapat

dicari

melalui

"search engine"

global,

misalnya dengan "Google.com"

Penambahan

fitur/modul interaktif

"Fortrm"

pada website Bappenas yang dapat memuat

topik

bahasan tertentu, khususnya

di

bidang perencanaan, sebagai sarana

komunikasi antar pengguna dengan Bappenas, maupun antar pengguna

itu

sendiri.

Menyelenggarakan

forum

komunikasi

dan

pertukaran

tlata/informasi

antar perencana di

pusat dan daerah.

Persiapan

penandatangan

MoU

antara

Bapel R2NAD-Nias,

Bappenas,

dan

DepKeu

untuk

menjaga

keberlangsungan operasional database

portal

e-Aceh-Nias.org, dan

menyiapkan masa

transisi

untuk

penyerahan pengelolaan secara

penuh kepada Bapel

R2NAD-Nias.

ti

ll

ti

il

tl

ll

I

l

-22-RINCIAN

KEGIATAN

YANG

SUDAH,

SEDANG

DAN

AKAN

BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT, PERSIDANGAN DAN

ADMINISTRASI

PIMPINAN

I.

TUGAS

POKOK

Biro

Hubunganl Masyarakat, Persidangan

dan Administrasi

Pimpinan

mempunyai tugas melaksanakan pen)rusunan rencana

program

dan kegiatan, serta pelayanan bagi

pimpinan

dalam

hal

hubungan masyarakat, persidangan, keprotokolan,

dan administrasi pimpinan.

U.

FUNGSI

1.

Penyusunan rencana, program dan kegiatan urusan hubungan masyarakat dan media masa serta hubungan antarlembaga;

2.

Pelaksanaan urusan keprotokolan dan persidangan;

3.

Penyiapan bahan serta pelaksanaan ketatalaksanaan bagi pimpinan.

III.

KEGIATAN

YAIYG

TELAH

DILAKUKAII

Kegiatan yang telah dilakukan

Biro

Humas dan PAP dapat dilaporkan dalam

3

(tiga)

kelompok bagtan,

yaitu

bagian hubungan

masyarakat,

bagian

persidangan

dan protokol, dan bagian administrasi pimpinan.

Oleh karena

sifat dari

kegiatan yang dilaksanakan oleh

Biro

Humas dan

PAP

adalah

kegiatan

pelayanan,

maka kegiatan yang telah, yang

sendang,

dan

yang

akan

dilaksanakan

relatif

sama, dan

bersifat melanjutkan

pelayanan

yang

ada.

Kegiatan-kegiatan dimaksud adalah sebagai

berikut:

Bagian Hubungan Masyarakat

Kegiatan yang dilaksanakan Bagian Hubungan Masyarakat

meliputi:

Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pers sesuai kebutuhan

lembaga (konferensi

pers,

_talk

_{show, diskusi}

_{dengan wartawan}

_ekonomi, mengusahakan

peliputan

pers atas

kegiatan-kegiatat

yang berlangsung

di

Bappenas,

dll.).

Menjalinhubungan

komunikasi dengan

unit

kehumasan

di

instansi pemerintah lainnya

(melalui _{hubungan langsung maupun partisipasi dalam pertemuan rutin Bakohumas).}

1.

2.

3.

4.

Memberikan layanan

bagi

pelaksanaan

kunjungan

tamu

pelaksanaan, penentuan narasumber, dll. ).

Menerbitkan

_{media informasi internal}

_{secara triwulanan.}

Bappenas".

5.

Membuat

kliping

berita harian beserta indeks beritanya sebagai referensi harian bagi Menteri.

ke

Bappenas (koordinasi

berupa majalah "Kabar

l-l.

2.

3.

4.

5.

Menyelenggarakan

layanan

keprotokolan

bagi

pimpinan,

baik untuk

acara yang

diselenggarakan di luar maupun

di

Bappenas.

Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan seremonial

di

Bappenas

(Upacara Bendeia, Upacara Pelantikan, Cofee

Morning,

dll.).

Memberikan layanan pengurusan dokumen perjalanan

luar

negeri bagi

pimpinan

dan

staf

di

lingkungan Bappenas.

Mengkoordinasikan, menyelenggarakan,

dan

atau

memberikan dukungan

bagr

pelaksanaan kegiatan persidangan

pimpinan,

baik

di

internal

Bappenas maupun

di

lembaga eksternal (Rapat Pimpinan, Sidang Kabinet, Rapat Kerja dengan DPR,

dll.).

Penyusunan j _{adwaVagenda kerj} a harian Menteri.

Bagian

Administrasi Pimpinan

Kegiatan yang dilaksanakan Bagian

Administrasi

Pimpinan

meliputi:

Melaksanakan tugas-tugas ketatalaksanaan administrasi pimpinan,

meliputi:

a.

Pemrosesan surat-surat masuk, termasuk

monitoring tindaklanjut

penanganannya oleh pejabat terkait sesuai penugasan/disposisi

Menteri

b.

Pemrosesan surat-surat

keluar,

termasuk

finalisasi

konsep surat

menteri

yang

diterima melalui

Sesmen sebelum diteruskan kepada

Menteri. Dalam

proses

ini,

termasuk

di

dalamnya adalah kegiatan

untuk

meng-komunikasikan

dan mengkoordinasikan

isi

surat dengan

unit

kerja terkait

apabila

isi

surat dipandang menyentuh substansi yang menjadi kewenangan

unit

kerja lainnya.

Melaksanakan tugas koordinasi dan

finalisasi

penyiapan batran untuk

Menteri

(seperti batran ceramah'/sarnbutan, batran sidang

kfrinet,

p ap

er, dll.)

Menatausahakan

bahan-bahan

Sidang Kabinet

yang

diterima

dari kementerian/lembaga

lain

untukmemperoleh penanganan dari

unit

kerja yang terkait.

Kegiatan

LainJain

Di

samping kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan

di

ketiga bagian tersebut

di

atas,

Biro

Humas dan PAP

juga

melaksanakan tugas-tugas

yang bersifat

adhoc, seperti tugas

kesekretariatan

dll.

Kegitan-kegratan tersebut adalah sebagai

berikut:

Sekretariat penyusunan

Program 100

Hari

Pertama

Kabinet

Indonesia Bersatu dan

Laporan Pel aksanaannya.

Sekretariat penyusunan Rencana Kerja Pemerintah

(RKP)

Tahun 2A06.

Sekretariat penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2004-2009.

Sekretariat penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Panjang

Nasional

(RPJPN)

Tahun 2005-2025. 1. a J.

I.

2. 3. 4.

-2-l

I

I

I

I

5.

IV.

1. n J.

Sekretariat penyusunan Lampiran Pidato Presiden (Lampid)

di

depan Sidang paripuma DPR

RI

tanggal

l6

Agustus 2005.

Di

samping kegiatan

lain-lain

yang tersebut

di

atas,

Biro

Humas dan PAP juga menjadi pengelola

DOM

(Dana Operasional

Menteri).

KEGIATAN

Yh.NG SEDANG

DILAKSANAKAN

Beberapa kegiatan yang sedang dilaksanakan oleh

Biro

Humas dan PAP saat

ini

adalah sebagai berikut:

Melanjutkan

kegiatan-kegiatan

pelayanan

pimpinan yang bersifat

rutin

dan

terus

menerus

di

ketiga

bagian yang

disebut

di

atas (Bagian Humas, Bagian Persidangan,

dan Bagian Administrasi Pimpinan).

Melanjutkan

pelaksanaan

tugas

sebagai sekretariat pen)rusunan

RPJPN

2005-2025

yang dalam waktu dekat memasuki tahap pembahasan

di

tingkat Pansus

di DpR-RI.

Melanjutkan

pelaksanaan

tugas

sebagai sekretariat penyusunan

RKP 2006

sebagai

tindak lanjut pembahasan

RAPBN

2006 antara Depkeu dan DpR.

Melaksanakan tugas kesekretariatan penyusunan Lampiran Pidato Presiden

di

depan

Sidang Paripurna DPR-RI pada tanggal 16 Agustus 2005.

V.

KEGIATAN

YAAIG

AKAN

DILAKSAI\AKAN

Kegiatan yang akan dilakukan

di

waktu-waktu yang akan

datang, termasuk dalam

waktu dekat adalah sebagai berikut:

1.

Melanjutkan

kegiatan-kegiatan

pelayanan

pimpinan yang bersifat

rutin

dan

terus menerus

di

ketiga bagian seperti disebutkan

di

atas.

2.

Melanjutkan _{pelaksanaan tugas sebagai sekretariat penyusunan RPJPN 2005-2025}

_yang

dalam waktu dekat memasuki tahap pembahasan

di

tingkat Pansus di DPR-RI.

3.

Melanjutkan

pelaksanaan

tugas

sebagai sekretariat penyusunan

RKP 2006

sebagai

tindak lanjut pembahasan

RAPBN

2006 antara Depkeu dan DpR.

4.

Melaksanakan

tugas

kesekretariatan penyusunan

Pidato

Presiden

di

depan

Sidang

'

Paripurna

DPD-RI

pada

tanggal23

Agustus 2005.

5.

Terus menerus mengenali permasalahan dalam melaksanakan tugas

pokok

dan fungsi,

untuk dicarikan jalan keluar yang baik bagi pelaksan,un tugas yang

efektif

dan

efisiln.

l.

ISU

_{/ PERMASALAHAN YANG DIHADAPI}

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi seperti diuraikan

di

atab, isu-isu penting yang dihadapi oleh

Biro

Humas dan PAP antara

lain

sebagai berikut:

Dalam berkomunikasi dengan pers, saat

ini

belum ada pedoman baku yang mengafur

mekanisme berkomunikasi dengan

pers, misalnya apakah

semua

pihak

berhak

langsung berhubungan dengan pers, apakah

perlu

ada batasan pejabat level mana yang

boleh

memberikan

pernyataan

_kepada

_pers,

_dll.

_Saran:

_perlu

_disusun

_kebijakan lembaga tentang mekanisme komunikasi dengan pers.

I

I

l

I

l

I

I

I

I

I

VI.

-3-2. J. 4. 5.

I

I

I

I

I

I

I

I

l

I

l

l

l

l

I

I

I

I

I

Dalam

penerimaan kunjungan tamu,

seringkali

ditanyakan

buku

saku

(booklet) yang

menggambarkan

lembaga

Bappenas secara

menyeluruh,

baik

menyangkut

sejarah

lembaga,

profil

lembaga

(termasuk

di

dalamnya gambaran

SDM-nya),

tugas

dan

wewenang, dan lain-lain. Sejauh ini, booklet semacam

itu

yang ada baru memuat aspek

sejarah Bappenas dengan perubahan-perubahan kewenangannya

yang

disusun oleh

Biro

Renortala. Saran: buku tersebut

perlu

disempumakan lebih lanjut dengan memuat

aspek-aspek laitr yang lebih komprehensif.

Dalam

penyelenggaraan

Rapat

Pimpinan (Rapim),

dirasakan

perlunya

mekanisme

yang disepakati bersama

untuk

meningkatkan

efektifitas

pengambilan keputusan dan

tindaklanjutnya. Mekanisme dimaksud antara

lain

meliputi

mekanisme penentuan

agenda pembahasan,

format

bahan

bahasan,

dan

mekanisme

monitoring

terhadap

status pelaksanaannya.

Dalam layanan kegiatan keprotokolan, sejauh

ini

staf yang terlibat

di

dalamnya belum

memiliki

keahlian khusus

yang diperoleh

melalui

pendidikan/pelatihan

yang

resmi,

oleh karenanya dalam penyelenggarazrn layanan keprotokolan lebih banyak didasarkan

pada common sense yang bersangkutan. Saran:

perlu

melibatkan staf

protokol

dalam

diklat

formal tentang keprotokolan.

Dalam hal

ketatausatraan persuratan menteri, database yang telatr ada masih terbatas

jaringan

aksesnya. Saran: database

perlu ditingkatkan

kualitasnya terutama perluasan

j _{aringan aksesnya bagi} pihak-pihak yang terkait.

Kegiatan adhoc

sebagai sekretariat,

seringkali

memerlukan perhatian

yang

sangat

besar, bahkan dalam batas-batas tertentu dapat mengganggu pelaksanaan tugas-tugas

pokok

yang

ada. Saran:

perlu

dilakukan

redistribusi

penugasan

unit

kerja

sebagai

selaetariat, dengan mempertimbangkan beban kegiatan dan relevansinya dengan tugas

pokok dan fungsi unit kerjabersangkutan.