A. Latar Belakang
Komunikasi memegang peranan penting dalam kehidupan, baik dalam
kehidupan sehari-hari, maupun dalam kehidupan suatu perusahaan atau
organisasi. Komunikasi sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Pimpinan atau manager sangat besar peranannya
dalam menciptakan suasana yang komunikatif diantara sesama anggota organisasi
maupun unit kerja lainnya agar tujuan yang diinginkan dapat terlaksana dengan
baik. Pencapaian tujuan dan sasaran harus didukung oleh komunikasi yang efektif
agar dapat membantu kerja sama dalam organisasi. Oleh karena itu diperlukan
jalinan partisipasi dan saling pengertian antara sesama anggota melalui
komunikasi yang terarah dengan baik.
Komunikasi merupakan setiap proses pertukaran informasi, gagasan dan
perasaan. Proses ini meliputi informasi yang disampaikan, baik secara lisan
maupun tertulis, dengan kata-kata atau yang disampaikan dengan bahasa tubuh,
gaya maupun penampilan diri, menggunakan alat bantu di sekeliling kita,
sehingga sebuah pesan menjadi lebih kaya.
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang efektif. Komunikasi yang
efektif merupakan proses komunikasi yang menghasilkan respons sesuai dengan
isi pesan yang disampaikan oleh komunikator, dalam melakukan komunikasi ada
kalanya hasil yang capai tidak sesuai dengan apa yang diharapkan.
Sistem komunikasi yang dipergunakan pada Subbag Umum Kantor
Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem
komunikasi formal berdasarkan kerjasama dari setiap bagian dengan atasan yang
mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Untuk melaksanakan
kegiatan komunikasi tersebut Subbag Umum Kantor Wilayah Kementerian
Agama Provinsi Sumatera Utara menganut sistem komunikasi satu arah dan
komunikasi dua arah. Komunikasi satu arah meliputi surat keputusan, surat tugas
kerja dan wewenang, memo, perintah, teguran dan sebagainya. Sedangkan
komunikasi dua arah meliputi komunikasi secara betatap muka langsung, pidato,
pembicaraan melalui berbagai saluran telephone, rapat kerja dan sebagainya.
Penerapan komunikasi yang efektif pada Subbag Umum Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat dengan ada atau
tidaknya kelancaran dalam melaksanakan tugas, ditandai dengan adanya masalah
internal dan eksternal dalam komunikasi, sering kali pimpinan beranggapan
bahwa yang di komunikasikan kepada karyawannya pasti akan di mengerti dan
cocok, hal inilah yang membuat komunikasi yang kurang baik dan
kesalahpahaman antara pimpinan dan para pegawai dalam hal menafsirkan
instruksi yang diberikan pimpinan. Terkadang hal tersebut menyebabkan
terjadinya kesalahpahaman dan konflik antara para pegawai. Selain itu kurangnya
kesadaran pegawai dalam menggunakan fasilitas kantor, seperti menggunakan
telephone yang disediakan untuk kepentingan pribadi masing-masing tanpa
memikirkan kepentingan kantor, sehingga mengakibatkan hubungan komunikasi
dengan pihak luar seperti masyarakat, dan para relasi menjadi terhambat.
maupun dua arah sehingga dapat menciptakan komunikasi yang efektif di Subbag
Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan latar belakang dan menyadari pentingya penerapan
komunikasi yang efektif dalam pencapaian tujuan suatu organisasi, maka penulis
mengambil judul : “ Penerapan Komunikasi Yang Efektif Pada Subbag Umum
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam tugas
akhir ini adalah “Bagaimana Penerapan Komunikasi Yang Efektif Pada Subbag
Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian ini adalah:
Untuk mengetahui penerapan komunikasi yang efektif pada Subbag
Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian adalah:
1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai
penerapan komunikasi yang efektif dalam organisasi pada lingkungan
2. Bagi organisasi, untuk memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran
dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam penerapan komunikasi
yan efektif.
3. Bagi pembaca, untuk menambah pengetahuan wawasan, referensi tentang
penerapan komunikasi yang efektif dalam organisasi.
E. Jadwal Kegiatan
1. Jadwal Observasi/Wawancara
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2015)
Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini,
penelitian dilakukan di Subbag Umum Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi Sumatera UtaraJalan Jend. Gatot Subroto No.261 Km. 7.2 Medan –
Sumatera Utara. Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dari tanggal 14 September
2015, sejak disetujuinnya Judul Tugas Akhir oleh Wakil Program Studi D-III
Kesekretariatan. Penulis melakukan pengumpulan data yang akan dilaksanan pada
minggu keempat bulan September minggu pertama bulan Oktober 2015. Pada
tahap ini penulis akan melakukan observasi dengan pegawai di bagian umum
Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara mengenai topik
2. Rencana Isi
Luas pembahasan Tugas akhir ini dibagi dalam Empat Bab yang dianggap
cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan
dengan judul tugas akhir yang dimaksud, dengan tujuan Tugas Akhir ini dapat
lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal
kegiatan (survey) dan isi rencana penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam bab ini terdiri dari:
sejarah ringkas instansi, jenis kegiatan, struktur organisasi, uraian
tugas (job description) di Kantor Wilayah Kementerian Agama
Provinsi Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan membahas topik yang dipilih oleh penulis,
yang tentunya pembahasan berdasarkan dimana penulis melakukan
penelitian
.BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Isi dari Bab ini merupakan kesimpulan, saran, dan penutup dari
hasil penelitian penulis di Subbag Umum Kantor Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara. Saran yang terdapat
dalam bab ini diharapkan akan memberikan saran yang dapat
