1
RANCANG BANGUN PERANGKAT LUNAK BERBASIS WEB UNTUK
MENGELOLA PROYEK MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA
PRINCE2
Rigga Widar Atmagi1, Umi Laili Yuhana, Siti Rochimah
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus ITS Sukolilo Surabaya, 60111, Indonesia
godofodin@gmail.com, yuhana@its-sby.edu,siti_r@yahoo.com
Abstrak
Kegiatan pengelolaan proyek tidak selalu berjalan mulus, kerap kali ditemui hambatan yang menyebabkan proyek dibayangi oleh resiko kegagalan. Untuk meningkatkan peluang keberhasilan sebuah proyek, dapat ikuti kerangka kerja yang disediakan oleh PRINCE2. PRINCE2 dipilih karena menyedikan praktik-praktik terbaik yang dapat diikuti dalam melakukan pengelolaan proyek. Terdapat beberapa aspek yang tidak tercakup oleh PRINCE2 seperti teknik perencanaan work breakdown structure (WBS) dan teknik perhitungan earned value management(EVM) yang lazim digunakan untuk melakukan kontrol terhadap rencana proyek. Melalui Tugas Akhir ini, diajukan kakas bantu untuk memudahkan pengguna mengelola proyek dengan berpijak pada kerangka kerja PRINCE2, memiliki fungsi teknik perancangan WBS dan perhitungan EVM. Kakas bantu ini memiliki antar muka berbasis web dan telepon genggam pintar. Kakas bantu ditujukan untuk membantu pengguna merencanakan kegiatan proyek, mengawasi perkembangan kegiatan proyek dan berkomunikasi dengan anggota tim.
Kakas bantu ini merupakan aplikasi web yang terintegrasi dengan baik, mengintegrasikan berbagai modul didalamnya sehingga pengguna tidak perlu membuka banyak aplikasi hanya untuk mengelola proyek.
Kata kunci: Manajemen Proyek, PRINCE2, Earned Value Management, Work Breakdown Structure, Gantt Chart
1. PENDAHULUAN
Manajer proyek kerapkali menghadapi hambatan yang berujung pada kegagalan sebuah proyek. Menurut Bull Survey, tiga faktor penyebab terbesar kegagalan proyek adalah buruknya komunikasi antara pihak-pihak terkait, baik pengembang maupun pemilik proyek (57%), Kurang baiknya perencanaan proyek (39%) serta buruknya pengendalian kualitas pekerjaan (35%). Hasil dari penelitian ini lebih menekankan pada pentingnya komunikasi dalam proyek, perencanaan yang matang serta pengendalian kualitas yang mengacu pada standar yang telah ditetapkan. Sedangkan survei yang dilakukan oleh KPMG Canada menemukan beberapa fakta tentang kegagalan pelaksanaan proyek, diantaranya adalah perencanaan proyek, pengguna dan kebutuhan bisnis[1].
Disinilah kerangka kerja pengelolaan proyek menjadi penting. Pengelolaan proyek sendiri merupakan implementasi terhadap semua aspek dari sebuah rancangan pengembangan solusi untuk menghasilkan suatu sistem solusi yang selaras dengan objektif yang telah ditetapkan.
Ada empat hal penting yang harus dipahami oleh seorang manajer proyek, yaitu cakupan proyek, waktu pelaksanaan proyek, biaya, proyek, dan kualitas dari proyek itu sendiri. Semakin tepat ketercapaian waktu, biaya dan fungsionalitas dari proyek yang telah
direncanakan, semakin tinggi pula tingkat keberhasilannya[8].
Untuk melakukan perencanaan sebuah proyek dengan baik dibutuhkan kerangka kerja pengelolaan proyek yang dapat membantu dalam perencanaan, pengaturan, dan pengawasan. Salah satu kerangka kerja pengelolaan proyek adalah PRINCE2 . Kerangka ini merupakan kerangka kerja pengelolaan proyek yang umum dan dapat diterapkan.
PRINCE2 menyediakan prosedur untuk melakukan koordinasi sumber daya dalam proyek untuk merancang dan mengatur jalannya aktivitas, dan memberikan acuan yang harus dilakukan.
Ketika aktivitas tidak berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Kerangka kerja ini sudah dikenal secara luas dan menyediakan prosedur yang seragam untuk semua orang yang terlibat dalam sebuah proyek dalam bentuk praktik-praktik terbaik. Penggunaan kerangka kerja Prince2 tidak menjamin keberhasilan sebuah proyek, tetapi dengan mengaplikasikannya dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan sebuah proyek[1]. Tidak semua aspek pengelolaan proyek termasuk dalam PRINCE2, contohnya adalah teknik perencanaan umum seperti grafik Gantt dan analisis Earned Value Management [4].
Oleh karena itu dibutuhkan sebuah kakas bantu pengelolaan proyek yang dapat memantau jalannya
2
proyek. Kakas bantu mengadopsi kerangka kerja PRINCE2, menyediakan teknik perancanaan grafik Gantt dan mengimplementasikan perhitungan Earned Value Management.Dalam pembangunan kakas bantu terdapat bagian-bagian yang menjadi elemen dasar dari suatu pengelolaan proyek yaitu sumber daya, perencanaan, komunikasi dan pengawasan. Sumber daya pada pembangunan proyek terdiri dari aset(kontrak dan dokumen) dan jasa. Perencanaan dilakukan pada awal sebuah proyek untuk memastikan alokasi sumber daya. Komunikasi dilakukan untuk memastikan segala informasi dapat tersampaikan dan dipahami dengan baik dalam pengerjaan kegiatan dalam proyek. Pengawasan dilakukan dalam pelaksanaan untuk mengetahui kemajuan sebuah proyek.
2. DASAR TEORI 2.1. PRINCE2
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) adalah sebuah metode terstruktur untuk manajemen proyek. PRINCE2 didesain untuk memenuhi kebutuhan penggunanya dan menggunakan metode yang generik dan teruji untuk semua jenis proyek. PRINCE2 adalah metodologi manajemen proyek dengan pendekatan berbasis proses yang mudah diadopsi sesuai dengan besar proyek. PRINCE2 mendefinisikan sebuah proyek sebagai sebuah lingkungan pengelolaan yang dibuat untuk tujuan menghasilkan satu atau lebih produk bisnis sesuai dengan proses bisnis yang telah ditentukan.
Model proses PRINCE2 terdiri dari delapan proses manajemen yang meliputi aktivitas dari memulai proyek sesuai dengan jalurnya, sampai dengan mengontrol dan mengatur kemajuan proyek sampai proyek selesai. Kunci agar sukses dalam menggunakan model proses PRINCE2 adalah dengan melakukan adaptasi dan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan proyek. Model proses PRINCE2 adalah sebagai berikut:
• Starting Up a Project (SU). • Directing a Project (DP). • Initiating a Project (IP). • Controlling a Stage (CS).
• Managing Product Delivery (MP). • Managing Stage Boundaries (SB). • Closing a Project (CP).
• Planning (PL).
PRINCE2 memiliki delapan komponen yang diaplikasikan ke berbagai proses didalam model proses PRINCE2. Model proses dan komponen PRINCE dapat dilihat pada Gambar 2 dan Gambar 1. Sedangkan Komponen-komponen PRINCE2 adalah sebagai berikut:
• Business Case. • Organisation. • Plans. • Controls.
• Management of Risk.
• Quality in a project environment. • Configuration management. • Change control.
Gambar 1 Komponen PRINCE2
Gambar 2 Model Proses Prince2 2.2. EARNED VALUE MANAGEMENT
Earned Value Management (EVM) adalah sebuah metode untuk mengetahui kemajuan suatu proyek lebih besar atau lebih kecil dari anggaran yang seharusnya, dan lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal yang seharusnya. EVM dapat menjawab pertanyaan pengelolaan yang merupakan kunci sukses dari setiap proyek, seperti:
• Apakah lebih lambat atau lebih cepat dari jadwal?
• Apakah penggunaaan waktu sudah secara efisien?
• Kapan kira-kira proyek akan selesai?
• Apakah lebih sedikit atau lebih banyak biaya dari anggaran?
• Apakah anggaran digunakan secara efisien? • Berapa kira-kira biaya untuk sisa pekerjaan? • Berapa kira-kira biaya keseluruhan proyek? • Berapa biaya pada akhir proyek jika dalam
keadaan lebih sedikit atau lebih banyak terjadi terus menerus?
3
Jika EVM menyatakan bahwa sebuah proyek lebih lambat atau lebih cepat dari jadwal atau lebih banyak biaya dari anggaran, maka proyek manajer dapat menggunakan metodologi EVM untuk mengidentifikasi hal-hal sebagai berikut:• Dimanakah masalah muncul?
• Apakah masalah tersebut kritis atau tidak? • Apakah dapat mengembalikan proyek ke jalur
yang sesuai?
EVM terdiri dari tiga elemen dasar yaitu Planned Value (PV), Earned Value (EV), dan Actual Cost (AC). Tiga elemen ini akan digunakan sebagai acuan dalam melakukan analisa performa dan peramalan. Terdapat intepretasi dari nilai-nilai yang diturunkan dari tiga elemen dasar tersebut seperti terlihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Intrepretasi Perhitungan EVM
Perhitungan Performa Jadwal SV > 0 & SPI > 1.0 SV = 0 & SPI = 1.0 SV < 0 dan SPI < 1.0 Biaya CV > 0 & CPI > 1.0 Lebih cepat, dibawah alokasi biaya Tepat , dibawah alokasi biaya Terlambat, dibawah alokasi biaya CV = 0 & CPI = 1.0 Lebih cepat, tepat alokasi biaya Tepat , tepat alokasi biaya Terlambat, tepat alokasi biaya CV < 0 & CPI < 1.0 Lebih cepat, melebihi alokasi biaya Tepat , melebihi alokasi biaya Terlambat, melebihi alokasi biaya 2.2.1 Planned Value (PV)
Planned Value (PV) mendeskripsikan sejauhmana pekerjaan proyek yang seharusnya dari awal sampai pada titik tertentu pada jadwal proyek.
2.2.2 Earned Value (EV)
Earned Value (EV) adalah rekaman kemajuan proyek dari awal sampai titik waktu tertentu yang ditentukan yang merefleksikan jumlah pekerjaan yang telah selesai dalam jangka waktu tertentu atau sampai pada titik waktu tertentu.
2.2.3 Actual Cost (AC)
Actual Cost (AC) adalah indikator dari tingkatan sumber daya yang telah dihabiskan untuk mencapai pencapaian kerja yang sebenarnya sampai pada titik waktu tertentu.
2.2.4 Schedule Variance (SV)
Schedule Variance menunjukkan apakah proyek lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal. SV didapatkan dari mengurangi EV dengan PV. Rumusan SV dapat didefinisikan sebagai berikut:
SV = EV – PV (1.1)
Schedule Variance dapat direpresentasikan sebagai prosentase dengan membagi SV dengan PV. Rumusan SVP dapat didefinisikan sebagai berikut:
SVP = SV / PV (1.2)
2.2.5 Schedule Performance Index (SPI)
Schedule Performance Index (SPI) mengindikasikan seberapa efisien tim proyek dalam memanfaatkan waktu. SPI dapat dihitung dengan membagi EV dengan PV. Rumusan SPI dapat didefinisikan sebagai berikut:
SPI = EV / PV (2)
2.2.6 Time Estimate at Completion (EACt)
Dengan menggunakan SPI dan rata-rata PV per satuan waktu, tim proyek dapat menghasilkan estimasi kasar kapan proyek akan selesai, jika tren saat ini berlanjut, dibandingkan dengan waktu selesai yang seharusnya. Rumusan EACt dapat didefinisikan sebagai berikut:
EACt = (BAC / SPI) / (BAC/months) (3)
2.2.7 Cost Variance (CV)
Cost Variance menunjukkan apakah proyek menghabiskan lebih kecil atau lebih besar anggaran daripada yang seharusnya. Perhitungan ini didapat dari mengurangi EV dengan AC. Rumusan CV dapat didefinisikan sebagai berikut:
CV = EV – AC (4.1)
Perhitungan CV dapat juga direpresentasikan didalam bentuk prosentase dengan membagi CV dengan EV. Rumusan CVP adalah sebagai berikut:
CVP = CV / EV (4.2)
2.2.8 Cost Performance Index (CPI)
Earned Value dan Actual Cost juga dapat digunakan untuk menghitung kumulatif Cost Performance Index (CPI), yang merupakan indikator efisiensi biaya yang paling jelas. CPI didapatkan dengan membagi EV dengan AC. Rumusan CPI dapat didefinisikan sebagai berikut:
CPI = EV / AC (5)
2.2.9 To-Complete Performance Index (TCPI)
Indikator lain yang cukup berguna adalah TCPI, yang dapat membantu tim untuk mengetahui efisiensi yang harus dicapai untuk pekerjaan yang tersisa agar memenuhi titik akhir. Rumusan TCPI adalah sebagai berikut:
TCPI = (BAC – EV) / (BAC / AC) (6)
2.2.10 Estimate at Completion (EAC)
Estimate at Completion (EAC) berguna untuk mengetahui biaya akhir jika tren yang sama berlanjut. Metode umum yang digunakan untuk menghitung EAC adalah membagi BAC dengan kumulatif CPI. Rumusan EAC didefinisikan sebagai berikut:
4
2.2.11 Variance at Completion (VAC)
Setelah mengetahui EAC maka project manager dapat menghitung biaya Variance at Completion (VAC), yang menunjukan apakah tim akan menyelesaikan proyek dalam keadaan lebih kecil atau lebih besar dari anggaran. VAC dapat dihitung dengan mengurangkan BAC dengan EAC. Rumusan VAC didefinisikan sebagai berikut:
VAC = BAC – EAC (8.1)
VAC juga dapat direpresentasikan didalam prosentase dengan rumusan sebagai berikut:
VACP = VAC / BAC (8.2)
2.2.12 Estimate to Complete (ETC)
Estimate to Complete menunjukkan berapa besar biaya untuk sisa pekerjaan. Rumusan ETC adalah sebagai berikut:
ETC = (BAC – EV) / CPI (9)
2.3. WORK BREAKDOWN STRUCTURE
Work Breakdown Structure (WBS) adalah alat kunci yang digunakan untuk membantu manajer proyek untuk mendefinisikan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk memenuhi tujuan dari proyek. Membuat WBS terdiri dari empat langkah proses yang berfokus kepada produk, layanan, atau hasil yang akan diberikan kepada pengguna. WBS menyediakan sebuah kerangka kerja untuk mengatur dan memecah suatu pekerjaan ke detail tingkatan yang sesuai untuk planning dan control. Adapun tujuan dari WBS didalam manajemen proyek adalah sebagai berikut:
• WBS diturunkan dari tujuan proyek dan produk, layanan, atau hasil dari proyek.
• Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan yang lengkap.
• Memastikan elemen pekerjaan telah didefinisikan dan berkaitan dengan hanya satu usaha pengerjaan, sehingga aktivitas tidak terduplikasi.
Penomoran WBS bisa dilakukan dengan berbagai macam kerangka kerja, tetapi hal yang terpenting adalah penomoran tersebut harus konsisten. Salah satu sistem penomoran yang banyak dipakai adalah dengan penomoran desimal (decimal outline numbering) seperti terlihat pada Gambar 3.
Gambar 3 Penomoran WBS
3. ANALISIS dan PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK
3.1. Arsitektur Sistem
Sistem yang dibangun menggunakan arsitektur sistem berbasis web dengan menggunakan teknologi ASP.NET C# 4.0 dan windows phone application sebagai antar muka, dan Microsoft SQL Server Database sebagai back-end, seperti terlihat pada Gambar 4. Selain itu terdapat library pendukung disisi front-end yaitu Rich Internet Application (RIA) framework berbasis AJAX menggunakan Ajax Toolkit, Scheduler Toolkit dan Dundas Toolkit. Digunakan library Object Relational Mapping (ORM) yaitu Linq to SQL Classes untuk mengatur seluruh jalur koneksi dari dan ke basis data sehingga efektifitas penggunaan koneksi dan kemudahan pengaturan koneksi bisa tercapai.
Gambar 4 Arsitektur Sistem 3.2. Arsitektur Aplikasi
Perangkat lunak ini memiliki arsitektur yang terdiri dari tiga layer seperti terlihat pada gambar 5, yaitu:
• Model Layer, bagian ini bertanggungjawab
untuk hubungan langsung dengan basis data. Pada bagian ini seluruh koneksi basis data akan diimplementasikan
• Controller dan Services Layer, merupakan
bagian yang mengimplementasikan business logic dari suatu kakas bantu
• View Layer, pada bagian ini diimplementasikan
hal-hal yang berhubungan dengan implementasi pengguna interface, request dan response handler, dan kapabilitas AJAX
5
3.3. Kasus Penggunaan
Didalam
perancangan
aplikasi
ini
didefinisikan beberapa kasus penggunaan yaitu
sebagai berikut:
•
Mengelola Pengguna
•
Mengelola Pekerjaan Pengguna
•
Mengelola Kontak Pengguna
•
Mengelola Relasi Pengguna
•
Mengelola Kegiatan Proyek
•
Mengelola Aset Proyek
•
Mengelola Kontrak Proyek
•
Mengelola Catatan Masalah Proyek
•
Mengelola Catatan Perubahab Proyek
•
Mengelola Catatan Resiko Proyek
•
Mengelola Catatan Persetujuan Proyek
•
Mengelola Pelaporan
•
Mengelola Titik Pencapaian Proyek
•
Mengelola Rencana Kegiatan Proyek
•
Mengelola Tim Proyek
•
Pengingat
•
Mengelola Catatan Berita Proyek
•
Menghitung EVM proyek
•
Hak Akses
•
Lokasi Pengguna
•
Menkonversi file ms project
3.4. Aktor
Aplikasi ini memiliki 2 aktor yang memiliki hak dan wewenang masing-masing. Nama dan tugas dari kedua aktor tersebut dijelaskan pada tabel 2.
Tabel 2 Aktor Aplikasi
No. Actor Deskripsi
1 Admin Admin merupakan orang yang bertugas memperbarui data bug dari aplikasi ini.
2 Pengguna Pengguna merupakan orang yang berkepentingan untuk menggunakan aplikasi ini. Pengguna dalam proyek di aplikasi ini terbagi menjadi 3 hak akses, yaitu manajer, member, dan klien
4. UJI COBA
Uji coba dibagi menjadi 2 bagian yaitu uji coba kebenaran(correctness test) dan uji coba penggunaan(usability test). Uji coba kebenaran meliputi uji coba seluruh modul yang ada di aplikasi. Sedangkan uji coba penggunaan bertujuan untuk menilai dampak
aplikasi terhadap pengguna. Hasil uji coba kebenaran dijabarkan pada Tabel 3 dan hasil uji coba penggunaan dijabarkan pada Tabel 4.
Tabel 3 Hasil Uji Coba Kebenaran
Fungsi yang Diuji Hasil
Registrasi Pengguna Berhasil
Pengguna Masuk Berhasil
Menambahkan Pekerjaan Berhasil Menambahkan Kontak Berhasil
Menambahkan Aset Berhasil
Mengganti Foto Berhasil
Menjalin Relasi Antar Pengguna Berhasil Menerima atau Menolak Ajakan Relasi
Pengguna
Berhasil
Membuat Proyek Berhasil
Mengubah Profil Proyek Berhasil Melakukan Rekrutmen Anggota Proyek Berhasil
Menambah Kegiatan Berhasil
Menkonversi .mpp Berhasil
Menambahkan aset proyek Berhasil Mengunggah Aset Proyek Berhasil Mengunggah Kontrak Proyek Berhasil Menampilkan Kontrak Proyek Berhasil Menambah Catatan Perubahan Berhasil Menambah Catatan Resiko Berhasil Menampilkan Laporan Umum Proyek Berhasil Menampilkan Laporan Kegiatan Selesei Berhasil Menampilkan Laporan Kegiatan Sedang
Dikerjakan
Berhasil
Menampilkan Laporan Kegiatan Belum Dimulai
Berhasil
Menampilkan Laporan Titik Pencapaian Berhasil Menampilkan Laporan Pembagian Kerja Berhasil
Monitoring EVM Berhasil
Masuk Menggunakan Aplikasi Mobile Berhasil mendaftar Menggunakan Aplikasi
Mobile
Berhasil
Menampilkan Kegiatan Proyek Menggunakan Aplikasi Mobile
Berhasil
Menampilkan Pengingat Menggunakan Aplikasi Mobile
Berhasil
Menampilkan Relasi Menggunakan Aplikasi Mobile
Berhasil
Tabel 4 Hasil Uji Coba Penggunaan
Sesi 1 Gagal Galat Berhasil Partisipan 1 √ Partisipan 2 √
6
Partisipan 3 √ Partisipan 4 √ Partisipan 5 √ Sesi 2 P1 P2 P3 P5 T1 √ √ √ √ √ T2 √ √ √ √ √ T3 √ √ √ √ √ T4 √ √ √ √ √ T5 √ √ √ √ √ T6 √ √ -√ √ √ T7 √ √ √ √ √ T1 √ √ √ √ √ T9 √ √ √ √ √ T10 √ √ √ √ √ T11 √ √ √ √ √ T12 √ √ √ √ √ T 3 √ √ √ √ √ T14 √ √ √ √ √ T15 √ √ √ √ √ T16 √ √ √ √ √ T17 -√ √ √ √ -√ 8 √ √ √ √ √ T19 √ √ -√ √ √ T20 √ -√ -√ -√ √ T21 √ √ √ √ √ T22 √ √ √ √ √ T23 √ -√ √ -√ √ T24 √ √ √ √ √ T25 √ √ √ √ √ Px = Partisipan ke –x Tx = Urutan Skenario ke –x √ = Berhasil × = Gagal-√ = Berhasil dengan galat / Salah pemahaman
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil pengamatan selama perancangan, implementasi, dan proses uji coba perangkat lunak yang dilakukan, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi ini merupakan suatu kesatuan fungsional yang terdiri dari kumpulan-kumpulan komponen, sehingga dapat disimpan, diatur dan digunakan kembali didalam kakas bantu pengelolaan proyek.
2. Aplikasi pengelolaan proyek ini mengadopsi beberapa model proses dan komponen dari PRINCE2.
3. Earned Value Management (EVM) dapat diaplikasikan bersama dengan metodologi PRINCE2 untuk melakukan analisis kemajuan proyek.
4. Kakas bantu pengelolaan proyek ini dapat menangani pengelolaan proyek yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tim, sehingga dengan mengimplementasikan kakas bantu ini maka pengguna dapat melakukan pengawasan terhadap proyek. 5. Berdasarkan pengujian penggunaan, kakas bantu
pengelolaan proyek telah terbukti membantu dan memudahkan pengguna dalam mengelola proyek.
Saran yang dapat penulis ajukan sebagai penunjang perbaikan di masa mendatang adalah:
1. Aplikasi yang dikembangkan belum sepenuhnya mengadopsi model proses dari PRINCE2. Penggunaan framework workflow sangat disarankan untuk mempermudah implementasi model proses dan menyederhanakan struktur basis data.
2. Berbagai elemen-elemen lain yang tidak tercakup didalam kakas bantu ini seperti pengelolaan resiko, pengelolaan masalah, dan pengelolaan perubahan (perubahans) merupakan hal yang dipelajari secara khusus dan dapat diimplementasikan didalam kakas bantu ini. 3. Aplikasi ini hanya menyediakan mekanisme
penyimpanan dokumen. Penerapan pengelolaan dokumen kedalam kakas bantu ini juga dapat dilakukan untuk meningkatkan fungsionalitas dari kakas bantu ini.
4. Sistem keamanan dan pengaturan session masih perlu untuk diperbaiki.
5. Aplikasi ini menyerahkan seluruh keputusan kepada manajer proyek. Penerapan automatisasi pengambilan keputusan terhadap rencana berupa saran terhadap manajer proyek dapat dilakukan untuk meningkatkan fungsioalitas kakas bantu ini
6. DAFTAR PUSTAKA
