Modul_DTSS_PCA_Teori_EDP_dan_Edp_Audit_2010

(1)

MODUL

Teori EDP dan EDP Audit

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BEA DAN CUKAI

2009

Oleh :

Ir. Agung Budi Laksono, S.E.,

M.M.

(Widyaiswara Muda

Pada Pusdiklat Bea dan Cukai

)

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT (PCA)

MODUL

(2)

MODUL

Teori EDP dan EDP Audit

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BEA DAN CUKAI

2009

Oleh :

Ir. Agung Budi Laksono, S.E.,

M.M.

(Widyaiswara Muda

Pada Pusdiklat Bea dan Cukai

)

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT (PCA)

MODUL

(3)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

i

(4)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

ii

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... Ii DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ………... viii

PETA KONSEP MODUL ………. ix

MODUL TEORI EDP DAN EDP AUDIT A. Pendahuluan ……… 1 1. Deskripsi Singkat ………... 1 2. Prasyarat Kompetensi ………... 1 2.1. Standar Kompetensi (SK) ... 2 2.2. Kompetensi Dasar (KD) .………..………….. 2 B. KEGIATAN BELAJAR …... 3 1. Kegiatan Belajar (KB) 1 ………... 3

Pengertian Umum Database Indikator ……… 3

1.1. Uraian dan contoh ... 3

A. Pendahuluan ... B. Struktur Database ...………... ... C. Pengembangan dan Pemanfaatan Database ... D. File non Database ... 3 5 7 9 1.2. Latihan 1 ………... 11 1.3. Rangkuman ……….. 11 1.4. Tes Formatif 1 ………. 16

1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ………... 18

2. Kegiatan Belajar (KB) 2 ………... 19

Organisasi File Non Database Indikator ……… 19

(5)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

iii

B. File Urut ...……… C. Random File ... D. File Urut Berindeksi ...

20 21 21 2.2. Latihan 2 …….………... 24 2.3. Rangkuman ………. 24 2.4. Tes Formatif 2 ………. 26

Survei Pendahuluan untuk EDP Indikator ……… 29

A. Hubungan antara sistem akuntansi dengan sistem aplikasi komputer ... B. Pemahaman atas sistem pengolahan data elektronik ... C. Identifikasi risiko penerapan pengolahan data elektronik .... D. Proses Penilaian risiko (Risk Assessment) ... 34 35 43 46 3.2. Latihan 3 ………... 49 3.3. Rangkuman ……….. 49 3.4. Tes Formatif 3 ………. 52

Pengendalian Dalam Lingkungan EDP Indikator ……… 56

A. Tanggungjawab, Tujuan dan Hal-hal yang dibutuhkan dalam pengendalian ...………... B. Klarifikasi pengendalian ...……… C. Pengendalian dalam Lingkungan EDP ... D. Pengaruh otomasi terhadap pengendalian ... 58 59 62 64 4.2. Latihan 4 …….………... 64 4.3. Rangkuman ………. 65 4.4. Tes Formatif 4 ………. 66

(6)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

iv

5. Kegiatan Belajar (KB) 5 ..…………... 70

Pengendalian Umum Indikator ……… 70

A. Pengendalian atas sistem dan pemrograman ... B. Pengendalian atas operasi ...………... ... 72 73 5.2. Latihan 5 ………... 77

5.3. Rangkuman ……….. 77

5.4. Tes Formatif 5 ………. 81

Perencanaan Pengendalian Sistem Operasi Indikator ……… 84

A. Tujuan pengendalian aplikasi ...………... B. Siklus pengendalian aplikasi ...……… 85 85 6.2. Latihan 6 …….………... 89

6.3. Rangkuman ………. 90

6.4. Tes Formatif 6 ………. 93

Review Atas Pengendalian Aplikasi Indikator ……… 96

A. Review pengendalian transaksi dasar ... B. Review pemrosesan dasar transaksi ... ... C. Review pengendalian komunikasi data ... D. Review pengendalian penyimpanan data ... E. Review pengendalian hasil pemrosesan ... 97 98 101 102 103 7.2. Latihan 7 ………... 106 7.3. Rangkuman ……….. 106 7.4. Tes Formatif 7 ………. 109

(7)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

v

Proses EDP Audit Indikator ……… 114

A. Pengaruh EDP dalam proses Audit ...………... B. Aplikasi pemeriksaan EDP ...……… C. Evaluasi catatan yang dihasilkan oleh sistem EDP ... D. Penggunaan program komputer dalam audit ... 116 126 131 131 8.2. Latihan 8 .…….………... 134 8.3. Rangkuman ………. 134 8.4. Tes Formatif 8 ………. 139

PENUTUP ……….. 142

TES SUMATIF ………... 143

KUNCI JAWABAN ( TES FORMATIF DAN TES SUMATIF ) ……… 149

DAFTAR ISTILAH ...………. 151

(8)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

vi

DAFTAR TABEL

Nomor Judul Tabel Halaman

3.1 Perbandingan Untung Rugi penggunaan Batch dan

On Line Processing …………...…. 40

3.2 Kejadian (Events) yang mengganggu Pencapaian

Objektif Organisasi ... 45 3.3 Tingkatan Besarnya Dampak Risiko dan Frekuensi

(9)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

vii

DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Gambar Halaman

2.1 Metode Akses Berurutan Berindeks ... 23

2.2 Penghubung Antar Variabel ... 23

2.3. File Berurutan Berindeks ...……… 23

3.1 Proses Pengolahan Data ...………… 36

4.1 Kategori Aktivitas Pengendalian ... 60

7.1 Daftar Transaksi untuk Memelihara Jejak Audit ... 101

(10)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

viii

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Untuk dapat memahami modul ini secara benar, maka peserta diklat diharapkan mempelajari modul ini secara urut mulai dari Kegiatan Belajar 1 sampai dengan Kegiatan Belajar 8.

Cara mempelajari setiap kegiatan belajar adalah mengikuti tahap-tahap berikut ini:

1. Lihat apa yang menjadi target indikator dari kegiatan belajar tersebut;

2. Pelajari materi yang menjadi isi dari setiap kegiatan belajar (dengan cara membaca materi minimal 3 kali membaca isi materi kegiatan belajar tersebut);

3. Lakukan review materi secara umum, dengan cara membaca kembali ringkasan materi untuk mendapatkan hal-hal penting yang menjadi fokus perhatian pada kegiatan belajar ini;

4. Kerjakanlah Tes Formatif pada kegiatan belajar yang sedang dipelajari; 5. Lihat kunci jawaban Tes Formatif dari kegiatan belajar tersebut yang terletak

pada bagian akhir modul ini.

6. Cocokkan hasil tes formatif dengan kunci jawaban tersebut, apabila ternyata hasil Tes Formatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/15), maka kegiatan belajar dapat dilanjutkan pada kegiatan belajar berikutnya, namun apabila diperoleh angka di bawah 67, maka peserta diklat diharuskan mempelajari kembali kegiatan belajar tersebut agar selanjutnya dapat diperoleh angka minimal 67.

7. Kerjakan Tes Sumatif apabila semua Tes Formatif dari seluruh kegiatan belajar telah dilakukan.

8. Lihat kunci jawaban Tes Sumatif yang terletak pada bagian akhir modul ini 9. Cocokkan hasil tes sumatif dengan kunci jawaban tes sumatif, apabila

ternyata hasil tes sumatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/25), maka peserta diklat dapat dinyatakan lulus dari kegiatan belajar

(11)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

ix

PETA KONSEP

Dalam mempelajari modul ini, agar lebih mudah dipahami maka disarankan kepada peserta diklat untuk mempelajari peta konsep modul. Dengan demikian pola pikir yang sistematik dalam mempelajari modul dapat terjaga secara berkesinambungan selama mempelajari modul.

Kegiatan Belajar – 2 – Organisasi File Non Database Materi: File urut, Random file, File urut berindeksi

Kegiatan Belajar – 3 – Survei Pendahuluan Untuk EDP Audit

Materi: Hubungan antara sistem akuntansi dengan sistem aplikasi komputer, Pemahaman atas sistem pengolahan data elektronik, Identifikasi risiko penerapan pengolahan data elektronik, Proses penilaian risiko (risk assesment)

Kegiatan Belajar – 4 – Pengendalian Dalam Lingkungan EDP Materi: Tanggungjawab, tujuan, dan hal-hal yang dibutuhkan dalam pengendalin,

Klasifikasi pengendalian, Pengendalian dalam lingkungan EDP , Pengaruh otomasi terhadap pengendalian

Kegiatan Belajar – 5 – Pengendalian Umum

Materi: Pengendalian atas sistem dan pemrograman, Pengendalian atas operasi

Kegiatan Belajar – 6 – Perencanaan Pengendalian Sistem Operasi

Materi: Tujuan pengendalian aplikasi, Siklus pengendalian aplikasi

Kegiatan Belajar – 7 – Review atas Pengendalian Aplikasi Materi: Review pengendalian transaksi dasar, Review pemrosesan dasar

transaksi, Review pengendalian komunikasi data, Review pengendalian penyimpanan data, Review pengendalian hasil pemrosesan

Kegiatan Belajar – 8 – Proses EDP

Pengaruh EDP dalam proses Audit, Aplikasi pemeriksaan EDP, Evaluasi catatan yang dihasilkan oleh sistem EDP, Penggunaan program komputer dalam audit

Kegiatan Belajar – 1 – Pengertian Umum Database Materi: Struktur database, File non database

(12)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

1111

PENDAHULUAN

MODUL

TEORI EDP DAN EDP AUDIT

1. Deskripsi Singkat

Modul ini dimaksudkan untuk mengenalkan kepada para peserta pelatihan hal-hal yang berkaitan dengan audit pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing - EDP), baik tinjauan dari sudut teori maupun dari sudut implementasi audit EDP. Pembahasan diarahkan mulai dari kegiatan (i) memasukkan input (inputting) data, (ii) menyimpan (storing) data, (iii) mengolah (processing) data, (iv) menghasilkan output (outputting), dan (vi) pengendalian (controlling). Dilanjutkan dengan kegiatan audit pengolahan data elektronik yang dimulai dari (i) perencanaan audit, (ii) memahami lingkungan komputer (computer

environment), (iii) mengevaluasi pengendalian intern, (iv) melakukan pengujian

ketaatan dan pengujian substantif, dan (v) menyelesaikan pemeriksaan.

2. Prasyarat Kompetensi

Diklat ini dapat diikuti oleh peserta dengan prasyarat kompetensi adalah telah mengikuti Diklat Teknis Substantif Dasar (DTSD) Pengantar Audit Kepabeanan dan Cukai;

(13)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

2222

2.1. Standar Kompetensi

Setelah mengikuti mata pelajaran diklat ini diharapkan para peserta dapat melakukan audit pengolahan data elektronik/sistem informasi dengan baik.

2.2. Kompetensi Dasar

Setelah mempelajari mata pelajaran ini diharapkan peserta dapat: a. Menjelaskan konsep survei pendahuluan untuk EDP Audit dengan baik b. Mengidentifikasi pengendalian dalam lingkungan EDP dengan baik c. Mengidentifikasi pengendalian umum (general control) dengan baik d. Menjelaskan perencanaan pengendalian operasi dengan baik e. Menjelaskan review atas pengendalian operasi dengan baik f. Menerapkan proses EDP audit dengan baik

g. Menjelaskan pengertian umum database dengan baik, dan h. Mengidentifikasi organisasi file non database dengan baik.

(14)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

3333

KEGIATAN

BELAJAR

1. Kegiatan Belajar (KB) 1

PENGERTIAN UMUM DATABASE

1.1. Uraian dan Contoh

A. Pendahuluan

Database merupakan sekelompok file yang disimpan bersama untuk digunakan oleh beberapa aplikasi. Sekelompok file ini biasanya merupakan file induk yang diintegrasikan ke dalam data base untuk mengurangi duplikasi data dan untuk dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi.

B

Indikator Keberhasilan :

Setelah mempelajari materi diharapkan siswa mampu :

1. Menjelaskan konsep struktur database dengan baik; dan

(15)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

4444

Hal ini dimungkinkan karena data di dalam database itu sendiri terpisah dari program-program aplikasinya. Sebagai contoh, nama, nomor pokok mahasiswa dan alamat mahasiswa tersebut cukup dihubungkan ke data lain yang berhubungan seperti pembayaran uang kuliah, beasiswa, daftar nilai, dan sebagainya.

Terdapat dua jenis database, yaitu transactional database dan analytical

database. Transactional database digunakan untuk menyimpan data yang

sifatnya dinamis (mudah berubah), sedangkan analytical database digunakan untuk menyimpan data yang sifatnya statis.

Database juga merupakan kumpulan data yang dapat dibagi (shared)

dan digunakan oleh sejumlah pemakai yang berbeda-beda, untuk tujuan yang berbeda-beda pula.

Dalam sebuah sistem Database terdapat dua komponen pokok, yaitu

database itu sendiri dan system manajemen database.

Sistem Database dapat digunakan dalam sistem komputer apa saja, termasuk sistem komputer mikro. Bahkan dalam beberapa lingkungan komputer mikro, sistem database juga dapat digunakan oleh pemakai tunggal.

Dalam lingkungan database sangat diperlukan adanya suatu pengendalian. Hal ini diperlukan untuk mengurangi terjadinya risiko pengulangan kesalahan dan untuk memastikan bahwa data yang dihasilkan benar-benar akurat. Perubahan dalam metode pengendalian dan pengolahan ini menimbulkan metode baru dalam auditing.

Pengendalian yang dilakukan atas suatu database akan sangat bergantung pada hal-hal berikut ini:

1. Luasnya database digunakan untuk aplikasi akuntansi; 2. Tipe dan signifikannya transaksi keuangan yang diolah;

3. Sifat database, system manajemen database dari tugas pengelolaan

database dan aplikasi; dan

4. Pengendalian umum Sistem Informasi dan Komunikasi (SIK) yang sangat

penting dalam lingkungan database.

Prosedur audit di dalam lingkungan database secara prinsip akan dipengaruhi oleh luasnya data di dalam database yang digunakan untuk sistem akuntansi.

(16)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

5555

Auditor dapat melakukan pengujian pengendalian atau pengujian substantif atas sistem database khususnya terkait dengan aktivitas berikut ini: 1. Menghasilkan data penguji.

2. Menyediakan jejak audit. 3. Mengecek integritas database.

4. Menyediakan akses ke database atau suatu copy bagian database relevan untuk tujuan penggunaan perangkat lunak audit.

5. Mendapatkan informasi yang diperlukan.

Dalam rangka pemanfaatan suatu database melalui sistem manajemen database, maka perlu diperhatikan faktor-faktor terkait seperti faktor: Teknik, Ekonomi, dan Politik Organisasi

B. Struktur Database

Watne dan Turney (1990) dalam Bassalamah (2001) mengatakan bahwa dalam lingkungan pengolahan data elektronik, struktur data pada umumnya meliputi empat unsur sebagai berikut:

1. Unsur data (field).

Suatu file bisnis biasanya terdiri dari beberapa unsur data atau field, yaitu beberapa karakter yang menggambarkan mengenai satu atribut dari suatu data. Suatu faktur penjualan dapat terdiri dari beberapa field seperti jumlah satuan, kode barang, harga diskon, total, uang muka dan sebagainya;

2. Record

Merupakan pengelompokkan secara logis dari beberapa unsur data yang berkaitan. Contoh dalam field di atas apabila digabungkan akan membentuk satu record, misalnya record mengenai penjualan.

3. File

Merupakan beberapa record yang berkaitan. Seluruh record mengenai setiap jenis persediaan dikelompokkan menjadi satu file persediaan. Dua jenis file yang biasa dijumpai dalam aplikasi akuntansi adalah file induk (master file) dan file transaksi (transaction file). File induk adalah file yang berisi catatan yang mutakhir mengenai satu kelas atau kelompok data tertentu seperti saldo masing-masing pos persediaan atau piutang dagang.

(17)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

6666

File dapat diorganisasi dengan menggunakan beberapa metoda penyimpanan. Pengorganisasian file sering disebut dengan istilah struktur file (file structure) merupakan cara yang digunakan untuk menyimpan record di dalam media penyimpanan.

Metode-metode yang dapat digunakan dalam mengorganisasi file dapat diuraikan di bawah ini, yaitu:

1. Struktur file sekuensial (sequential file structure)

Dalam struktur file sekuensial, record diatur dalam urut-urutan sesuai dengan petunjuk utamanya (primary key), yaitu satu unsur data di dalam satu record.

2. Struktur file acak (random) atau langsung (random file structure atau

direct file structure), adalah pengelolaan file secara langsung atau acak

(random) dengan menyimpan record-rekord tersebut kapan saja, sehingga hal tersebut dapat mempermudah penyimpanan dan melihat kembali (retrieval) tanpa menyimpannya dalam urut-urutan lojik maupun fisik.

Untuk dapat menggunakan metode ini maka media penyimpanan yang digunakan harus dapat digunakan untuk mengakses record secara acak seperti misalnya dengan menggunakan piringan magnetis (magnetic disk

atau disket).

3. Struktur file sekuensial berindeks (indexed sequential file structure)

Metode sekuensial berindeks merupakan organisasi file sekuensial yang digabungkan dengan indeks sehingga memungkinkan untuk pengolahan langsung maupun melihat kembali masing-masing record.

Dalam metode ini record disimpan secara sekuensial dalam media penyimpanan seperti hard disk, yang dapat diakses secara random. Dalam media ini dibuatkan indeks yang menunjukkan alamat piringan yang bersangkutan.

Metode ini merupakan metode gabungan antara metode pertama (sekuensial) dan metode kedua (random), dan merupakan metode yang paling menguntungkan untuk aplikasi yang diproses dengan menggunakan organisasi sekuensial. Namun record-rekord dalam metode ini masih dapat dilihat kembali sesuai dengan satu atau lebih kata utamanya.

(18)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

7777

4. Struktur file organisasi daftar (list organization file structure)

Organisasi daftar menggunakan penunjuk (pointers) untuk memisahkan urutan fisik dari urutan lojik suatu file. Urutan lojik dari file adalah sekuensial, sedangkan organisasi (urutan) fisiknya acak. Masing-masing

record dalam organisasi memiliki satu petunjuk ke identifikasi posisi

(alamat) record lojik berikutnya.

Tujuan dari pengorganisasi file tersebut adalah untuk melokalisir record guna pemrosesan atau pembuatan keluaran (output), disamping untuk memfasilitasi pembuatan file.

C. Pengembangan dan Pemanfaatan Database

Dalam memanfaatkan struktur database untuk keperluan lebih lanjut menjadi suatu database yang siap pakai, terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, yaitu

1. Integrasi yang logis dari catatan-catatan file yang ada;

2. Dapat meminimumkan terjadinya pengulangan dan tercapai independensi data.

a. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

b. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program.

3. Program yang dibuat mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Setelah mengetahui struktur data, maka pengembangan selanjutnya adalah memanfaatkan data melalui manajemen data. Manajemen data sendiri terdiri dari beberapa aktivitas berikut ini:

1. Mengumpulkan data, maksudnya data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat pada sebuah form yang disebut dokumen sumber yang berfungsi sebagai input.

2. Menguji data, maksudnya data diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasi data tersebut.

3. Menyimpan dan memelihara data, maksudnya agar data dapat dijaga konsistensinya, dan dapat digunakan seperti kondisi aslinya.

(19)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

8888

4. Menjaga keamanan data, maksudnya data dijaga dari akses pihak yang tidak diotorisasikan.

5. Mengorganisasi data, maksudnya data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan pengguna.

6. Menyiapkan data, maksudnya data dibuat agar siap digunakan oleh user yang berhak.

Cara Mengolah Data :

Dalam memanfaatkan data untuk dapat diolah sesuai dengan keperluan pengguna, dapat dilakukan dengan beberapa cara

1. Pengolahan Batch ;

Mengumpulkan data terlebih dahulu kemudian diproses sekaligus. 2. Pengolahan On – Line ;

Setiap data yang diinput langsung didapat output atau hasilnya. 3. Pengolahan Real Time ;

Sama seperti pengolahan On – Line, hanya saja data yang ada di update sesuai dengan perubahan waktu.

Sistem Manajemen Database :

Sistem manajemen database merupakan suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi dan memperoleh data/informasi dengan praktis dan efisien. Suatu system manajemen database dapat terdiri dari beberapa komponen berikut:

1. Perangkat keras; yang melakukan pemrosesan dan menyimpan database. 2. Data; bahan baku pengolahan menjadi informasi.

3. Pengguna, dapat diklasifikasikan menjadi :

• Pengguna akhir;

Pengguna aplikasi, yang mengoperasikan program aplikasi.

Pengguna interaktif, yang memberikan perintah-perintah beraras

tinggi (sintak-sintak query).

• Pemrogram aplikasi, yang membuat program aplikasi.

• Pengadministrasi Database (Database Administrator), yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan database.

4. Software, sebagai media perantara antara pengguna dan database.

Keuntungan Sistem Manajemen Database:

(20)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

9999

2. Independensi data.

3. Memadukan data dari beberapa file.

4. Memanggil data dan informasi secara tepat. 5. Meningkatkan keamanan.

Kerugian Sistem Manajemen Database:

1. Menggunakan software yang mahal.

2. Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar.

3. Memperkerjakan dan menggaji staf administrasi database yang relatif mahal. Di dalam suatu organisasi yang besar, sistem database merupakan bagian penting pada sistem informasi, karena di perlukan untuk mengelola sumber informasi pada organisasi tersebut. Untuk mengelola sumber informasi tersebut yang pertama kali di lakukan adalah merancang suatu sistem database agar informasi yang ada pada organisasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.

Tujuan Perancangan Database

• Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi;

• Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna; dan

• Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database

D. File non database

Sistem operasi membutuhkan struktur file tertentu untuk menjalankan/ mengakses suatu file. Semua sistem operasi diharuskan mampu mengenal sedikitnya satu jenis struktur file. Jika sistem operasi mengenal semakin banyak struktur file, maka semakin luas aplikasi yang dapat dijalankan, namun ukuran sistem operasi semakin membesar. Sebaliknya, jika semakin sedikit struktur file, maka sistem operasi hanya dapat menjalankan aplikasi dalam jumlah yang sedikit pula.

Cara pengaksesan data dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu (i) Direct

Access dan (ii) Sequential Access

1. Direct Access, adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada.

(21)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

10101010

2. Sequential Access, adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file : 1. Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan

2. Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses 3. Respontime yang diperlukan

Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu : 1. Model Penggunaannya

2. Model Operasi File

Menurut penggunaannya ada 2 cara :

1. Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

2. Interactive, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

Menurut cara operasinya, file dibagi menjadi 4 jenis : 1. Creation;

• Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.

• Membuat file dengan cara merekam record demi record. 2. Update;

Untuk menjaga agar file tetap up to date.

Dapat dilakukan dengan cara melakukan: Insert/Add, Modification, Deletion. 3. Retrieval;

Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

File Retrieval terbagi menjadi 2 kelompok, yaitu :

• Comprehensive Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari semua

record dalam sebuah file. Contoh : * Display all, * List nama, alamat

• Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari record-record

tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh : * List for gaji = 100000

4. Maintenance;

Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

(22)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

11111111

Misalnya: panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record diubah.

• Reorganization, merupakan perubahan organisasi file dari organisasi

yang satu, menjadi organisasi file yang lain.

Misalnya : * Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential.

1.2. Latihan 1

1. Jelaskan pengertian dan tujuan perancangan database! 2. Sebutkan dan jelaskan unsur data!

3. Jelaskan keuntungan dan kerugian sistem manajemen database!. 4. Sebutkan dan jelaskan macam cara mengakses file!

5. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi dalam melakukan organisasi file!

1.3. Rangkuman

1. Database adalah sekumpulan data yang disimpan dengan tujuan tertentu dan susun sedemikian rupa sehingga dapat diakses, dikelola dan diperbaharui secara mudah.

2. Terdapat dua jenis utama database, yaitu transactional database dan

analytical database. Transactional database digunakan untuk menyimpan

data yang dinamis (mudah berubah), sedangkan analytical database digunakan untuk menyimpan data yang statis.

3. Dampak Database terhadap Sistem Komputerisasi Akuntansi dan Pengendalian yang berkaitan secara global tergantung pada:

a. Luasnya database digunakan untuk aplikasi akuntansi. b. Tipe dan signifikannya transaksi keuangan yang diolah.

c. Sifat database, DBMS (termasuk kamus data) tugas pengelolaan

database dan aplikasi.

d. Pengendalian umum SIK yang sangat penting dalam lingkungan database.

4. Pemilihan sistem manajemen database ditentukan oleh beberapa faktor a.l : Teknik, Ekonomi, dan Politik Organisasi

(23)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

12121212

5. Konsep Database

a. Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file.

b. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data.

c. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

d. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program.

e. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

6. Struktur data pada umumnya meliputi empat unsur sebagai berikut: a. Unsur data (field), merupakan suatu file bisnis biasanya terdiri dari

beberapa unsur data atau field, yaitu beberapa karakter yang menggambarkan mengenai satu atribut dari suatu data. Suatu faktur penjualan dapat terdiri dari beberapa field seperti jumlah satuan, kode barang, harga diskon, total, uang muka dan sebagainya;

b. Record, merupakan pengelompokkan secara logis dai beberapa unsur data yang berkaitan. Contoh dalam field di atas apabila digabungkan akan membentuk satu record, yaitu record mengenai penjualan.

c. File, merupakan beberapa record yang berkaitan. Seluruh record mengenai setiap jenis persediaan dikelompokkan menjadi satu file persediaan. Dua jenis file yang biasa dijumpai dalam aplikasi akuntansi adalah file induk (master file) dan file transaksi (transaction

file). File induk adalah file yang berisi catatan yang mutakhir

mengenai satu kelas atau kelompok data tertentu seperti saldo masing-masing pos persediaan atau piutang dagang.

7. Terdapat empat cara pengorganisasian file yang akan berpengaruh pada pemakai computer dalam mengakses record-record yang ada.

a. Struktur file sekuensial (sequential file structure), record diatur dalam urut-urutan sesuai dengan petunjuk utamanya (primary key), yaitu satu unsur data di dalam satu record.

b. Struktur file acak (random) atau langsung (random file structure atau direct file structure), menyimpan record-rekord tersebut kapan saja hal

(24)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

13131313

tersebut mempermudah penyimpanan dan melihat kembali (retrieval) tanpa menyimpannya dalam urut-urutan lojik maupun fisik.

c. Struktur file sekuensial berindeks (indexed sequential file structure), merupakan organisasi file sekuensial yang digabungkan dengan indeks sehingga memungkinkan untuk pengolahan langsung maupun melhat kembali masing-masing record.

d. Struktur file organisasi daftar (list organization file structure), untuk memisahkan urutan fisik dari urutan lojik suatu file. Urutan lojik dari file adalah sekuensial, sedangkan organisasi (urutan) fisiknya random. Dalam hal ini masing-masing record berisi satu petunjuk ke identifikasi posisi (alamat atau address) record lojik berikutnya.

8. Sistem Manajemen Database (DBMS), merupakan suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi dan memperoleh data / informasi dengan praktis dan efisien. Komponen Utama DBMS, terdiri dari:

• Hardware ; yang melakukan pemrosesan dan menyimpan database.

• Data.

• User , dapat diklasifikasikan menjadi : End User ;

Pengguna aplikasi, yang mengoperasikan program aplikasi.

Pengguna interaktif, yang memberikan perintah-perintah beraras tinggi (sintak-sintak query).

Programmer aplikasi, yang membuat program aplikasi.

Database Administrator (DBA), bertanggung jawab terhadap pengelolaan database.

• Software, sebagai interface antara user dan database. 9. Keuntungan Sistem Manajemen Database:

a. Mengurangi pengulangan data. b. Independensi data.

c. Memadukan data dari beberapa file.

d. Memanggil data dan informasi secara tepat. e. Meningkatkan keamanan.

10. Kerugian Sistem Manajemen Database: a. Menggunakan software yang mahal.

(25)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

14141414

b. Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar.

c. Memperkerjakan dan menggaji staf DBA yang relatif mahal. 11. Tujuan Perancangan Database

a. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi

b. Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna

c. Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database

12. Ada 6 tahap untuk proses perancangan suatu database : a. Pengumpulan data dan analisis

b. Perancangan database secara konseptual b. Pemilihan sistem manajemen database c. Perancangan database secara logika d. Perancangan database secara fisik e. Implementasi sistem database

13. Siklus kehidupan aplikasi database yaitu :

a. Pendefinisian Sistem, yaitu pendefinisian ruang lingkup dari sistem database, pengguna dan aplikasinya.

b. Perancangan Database, secara logika dan fisik pada suatu sistem database sesuai dengan sistem manajemen database yang diinginkan.

c. Implementasi Database, pendefinisian database secara konseptual, eksternal dan internal, pembuatan file–file database yang kosong serta implementasi aplikasi software.

d. Pengambilan dan Konversi Data, database ditempatkan dengan baik, sehingga jika ingin memanggil data secara langsung ataupun merubah file–file yang ada dapat di tempatkan kembali sesuai dengan format sistem databasenya.

e. Konversi Aplikasi, software-software aplikasi dari sistem database sebelumnya di konversikan ke dalam sistem database yang baru f. Pengujian dan Validasi, sistem yang baru telah di test dan di uji

kinerja nya

(26)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

15151515

h. Pengawasan dan Pemeliharaan sistem database dan aplikasi software

14. Cara pengaksesan file terdiri dari, yaitu (i) Direct Access dan (ii)

Sequential Access.

a. Direct Access, adalah suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada.

b. Sequential Access, adalah suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya.

15. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file: a. Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan

b. Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses c. Respontime yang diperlukan

16. Cara mengorganisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu (i) Model Penggunaannya, dan (ii) Model Operasi File

a. Menurut penggunaannya ada 2 cara :

• Batch, yaitu suatu proses yang dilakukan secara group atau kelompok.

• Interactive, yaitu suatu proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.

b. Menurut operasi file ada 4 cara : 1. Creation;

• Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut.

• Membuat file dengan cara merekam record demi record. 2. Update;

Untuk menjaga agar file tetap up to date. 3. Retrieval;

Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.

File Retrieval terbagi 2, yaitu :

• Comprehensive Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file.

• Selective Retrieval, yaitu mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu.

(27)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

16161616

4. Maintenance;

Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut.

• Restructuring, merupakan perubahan struktur file.

• Reorganization, merupakan perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.

1.4. Tes Formatif

Soal Benar (B)/Salah(S)

1. Database adalah sekumpulan data yang disimpan dengan tujuan tertentu dan susun sedemikian rupa sehingga dapat diakses, dikelola dan diperbaharui secara mudah.

2. Transactional database digunakan untuk menyimpan data yang statis 3. Analytical database digunakan untuk menyimpan data yang dinamis. 4. Pemilihan sistem manajemen database ditentukan oleh beberapa faktor

seperti: Teknik, Ekonomi, dan Politik Organisasi

5. Salah satu konsep Database adalah integrasi logis dari catatan-catatan file.

6. Tujuan dari konsep database adalah mencapai pengulangan dan independensi data.

7. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data dengan membuat perubahan pada program yang memproses data.

8. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program.

9. Unsur data (field), merupakan suatu file bisnis biasanya terdiri dari beberapa unsur data atau field, yaitu beberapa karakter yang menggambarkan mengenai satu atribut dari suatu data. Suatu faktur penjualan dapat terdiri dari beberapa field seperti jumlah satuan, kode barang, harga diskon, total, uang muka dan sebagainya;

10. Record, merupakan pengelompokkan secara logis dari beberapa field yang berkaitan.

(28)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

17171717

Soal Pilihan Ganda

11. Dampak Database terhadap Sistem Komputerisasi Akuntansi dan Pengendalian yang berkaitan secara global tergantung pada hal-hal di bawah ini, kecuali:

a. Luasnya database digunakan untuk aplikasi akuntansi. b. Tipe dan signifikannya transaksi keuangan yang diolah.

c. Sifat database, DBMS (termasuk kamus data) tugas pengelolaan

database dan aplikasi.

d. Pengendalian aplikasi yang sangat penting dalam lingkungan database.

19. Di bawah ini adalah keuntungan Sistem Manajemen Database, kecuali: a. Mengurangi pengulangan data.

b. Dependensi data.

c. Memadukan data dari beberapa file. d. Meningkatkan keamanan.

20. Di bawah ini kerugian Sistem Manajemen Database, kecuali: a. Menggunakan software yang mahal.

b. Memperkerjakan dan menggaji staf DBA yang relatif mahal. c. Menggunakan konfigurasi file yang besar.

d. Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar.

14. Di bawah ini merupakan tujuan Perancangan Database, kecuali:

a. Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari pengguna dan aplikasi b. Menyediakan informasi yang efisien.

c. Menyediakan struktur informasi yang natural dan mudah di mengerti oleh pengguna

d. Mendukung kebutuhan pemrosesan dan beberapa obyek kinerja dari suatu sistem database

15. Di bawah ini tahapan proses perancangan suatu database, kecuali : a. Pengumpulan data dan analisis

b. Perancangan database secara konseptual

c. Pemilihan hardware sistem manajemen database d. Perancangan database secara logika

(29)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

18181818

1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Untuk mengetahui pencapaian hasil belajar pada kegiatan belajar ini, maka peserta perlu mengerjakan soal tes formatif. Setelah mengerjakan tes formatif kemudian hasil tes dievaluasi. Kriteria evaluasi kelulusan mempelajari kegiatan belajar ini adalah sebagai berikut:

B = Jumlah jawaban yang benar Nilai evaluasi (N) = (100 x B)/15 B Nilai Keterangan 15 100 Lulus 14 93 Lulus 13 87 Lulus 12 80 Lulus 11 73 Lulus 10 67 Lulus

Kurang dari 67 dinyatakan “Tidak Lulus” sehingga peserta diharapkan dapat membaca kembali uraian materi pada Kegiatan Belajar ini. Kemudian kerjakan kembali tes formatif ini, apabila minimum memperoleh 10 (sepuluh) jumlah soal yang dikerjakan dengan benar dari 15 soal yang tersedia, maka peserta dinyatakan lulus, dan dapat melanjutkan pelajarannya ke Kegiatan Belajar berikutnya.

(30)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

19191919

ORGANISASI FILE NON DATABASE

A. Pendahuluan

Akses file adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer membaca record-record dari suatu file. File dapat diakses dengan dua cara yaitu secara urut (sequential access) atau secara langsung (direct access atau random access).

Metode akses secara urut (sequential access method) dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama, urut sampai dengan record yang diinginkan.

Metode akses langsung (direct access method) dilakukan dengan cara langung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu.

Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika di dalam file yang dihubungkan satu dengan yang lainnya. File dapat diorganisasikan secara urut (sequential organization) atau secara acak (random organization).

Walaupun organisasi file dan pengaksesan file dapat dipandang secara terpisah, tetapi biasanya pembahasan mengenai organisasi file menyangkut keduanya, yaitu:

1. File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut (sequential

organization) dengan pengaksesan secara urut (sequential access).

Indikator Keberhasilan :

Setelah mempelajari materi peserta diklat mampu : 1. Menjelaskan konsep file urut dengan baik; dan 2. Menjelaskan konsep file urut berindeksi dengan baik

(31)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

20202020

2. File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut dengan ISAM (indexed sequential access method) yang merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara langsung (direct access).

3. File akses langsung (direct access file) atau disebut dengan file alamat langsung (direct address file) yang merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access).

Organisasi file seperti ini disebut dengan organisasi file tradisional atau konvensional, karena telah ada sebelum struktur database dikembangkan. Organisasi file database dapat berbentuk struktur data berjenjang (hierarchical

data structure), struktur data jaringa (network data structure) dan struktur data

hubungan (relational data structure).

Struktur data hubungan merupakan organisasi file database yang terbaru dan mudah dipahami. Struktur data hubungan mempunyai karakteristik sebagai berikut :

1. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut.

2. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, bukan berdasarkan alamat atau pointer.

B. File Urut

Sequential file (file urut) merupakan suatu cara ataupun suatu metode

penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya.

Dalam melakukan pembacaan data, juga dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan dimulai dari data yang paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya, sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan.

Struktur data memiliki dua komponen dasar, yaitu organisasi dan metode akses. Organisasi mengacu pada cara record disusun secara fisik pada peralatan penyimpanan sekuder. Hal ini bersifat berurutan atau acak.

Record dalam file berurutan disimpan di lokasi yang berdekatan, yang

(32)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

21212121

mempertimbangkan hubungan fisiknya dengan record lainnya dari file yang sama.

File acak bisa memiliki record yang terdistribusi ke seluruh bagian disk. Metode akses yang digunakan merupakan teknik yang digunakan untuk menemukan lokasi record dan bernavigasi di basis data atau file.

Secara umum untuk menemukan suatu lokasi record dapat diklasifikasikan ke dalam metode akses langsung atau metode akses berurutan.

Struktur berurutan yang biasanya disebut dengan metode akses berurutan, dapat diberikan contoh misalnya record dengan nilai kunci 1875 di tempatkan dalam lokasi penyimpanan fisik setelah record dengan nilai kunci 1874. Jadi semua record dalam file berada dalam lokasi penyimpanan yang berdekatan dengan urutan tertentu (menaik atau menurun) berdasarkan kunci primernya.

Karena tidak ada satu struktur tertentu yang paling baik untuk semua tugas pemrosesan, maka berbagai struktur digunakan untuk menyimpan data akuntansi yang jenisnya berbeda-beda. Oleh sebab itu, pemilihan struktur melibatkan pertukaran antara fitur-fitur yang diinginkan.

C. Random File

Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File. Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya.

D. File Urut Berindeksi

File urut berindeks merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukannya, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri dengan suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record),

(33)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

22222222

sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

Untuk membayangkan penyimpanan dan pembacaan data secara sequential, kita bisa melihat rekaman lagu yang tersimpan pada kaset. Untuk mendengarkan lagu kelima, maka harus melalui lagu kesatu, dua, tiga dan empat terlebih dahulu. Pembacaan seperti inilah yang disebut sebagai sequential atau berurutan.

Apabila lagu-lagu yang ada kemudian disimpan di dalam compack-disk, maka untuk mendengarkan lagu yang ke lima bisa langsung dilakukan. Disamping itu, dengan compack-disk juga bisa dilakukan pembacaan secara berurutan atau sequential.

Compackdisk menyimpan lagu secara random. Untuk membayangkan

penyimpanan data dengan menggunakan teknik index sequential ini, kita bisa melihat daftar isi pada sebuah buku. Pada bagian disebelah kiri disebut sebagai index data yang berisi bagian dari data yang ada. Index data kemudian diakhiri dengan pointer yang menunjukkan posisi keseluruhan isi data.

Hall dan Singleton (2007) mendefinisikan file urut berindeksi (indexed

sequential file) adalah struktur data yang mendasari model penggunaan kunci

melekat untuk menyediakan hubungan antara tabel-tabel berkaitan. Struktur file berurutan berindeks menggunakan satu indeks berkaitan dengan organisasi file berurutan.

Suatu struktur disebut struktur berindeks karena selain file data aktual, terdapat indeks terpisah yang juga merupakan file alamat record. Indeks ini berisi nilai numerik dari lokasi penyimpanan disk fisik (silinder, permukaan, dan blok record) untuk setiap record dalam file data terakhir. File data itu sendiri bisa diatur secara berurutan atau acak.

Struktur data seperti tersebut di atas memungkinkan akses langsung ke masing-masing record dan pemrosesan batch dari seluruh file. Indeks ganda bisa digunakan untuk menciptakan referensi silang yang disebut daftar terbalik (inverted list) yang memungkinkan akses ke data secara lebih fleksibel.

Metode akses berurutan berindeks digunakan untuk file yang sangat besar yang memerlukan pemrosesan batch secara rutin dan tingkat pemrosesan record individual yang tidak terlalu tinggi.

(34)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

23232323

Jangkauan Kunci Nomor Silinder Jangkauan Kunci Nomor Silinder 1100 97 2300 0 2200 98 2400 1 3300 99 2500 2 4400 100 2600 3 2700 4 999 120

Indeks Silinder Indeks Permukaan Silinder 99

Mencari kunci 2546

Metode Akses Berurutan Berindeks

Cari jejak 99 pada permukaan 3 dari silinder 99 secara berurutan. Kita tidak memiliki alamat record

(kunci) 2546

Nomor Pelanggan

(Kunci)

Nama Alamat Saldo Terakhir 1875 Joni Jl. Yudhistira No. 19 1.000.000 1876 Nurul Jl. Nakula No.30 2.000.000 1943 Johnson Jl. Arabika No.15 3.000.000

Nomor Faktur (Kunci) Nomor Pelanggan Jumlah Rp Tanggal Pengiriman 1921 1875 800.000 10/02/2007 Nomor Faktur (Kunci) Nomor

Barang Jumlah Harga Satuan Harga Total

1918 8312 1 20 20 1921 9215 10 15 150 1921 3914 1 250 250 Nomor Pembayaran (Kunci) Nomor Pelanggan Jumlah Yang Diterima Tanggal Diterima 1362 1875 800 30/2/2007 Pelanggan

PENGHUBUNG ANTAR VARIABEL Gambar. 2.2

Kunci Melekat Kunci Melekat

Kunci asing yang KUNCI Nomor Karyawan Indeks Penghasilan hingga saat ini indeks

Nilai Kunci Alamat Record

Nomor

Karyawan Nama Alamat

Kode Keahlian

Penghasilan

hingga saat ini Nilai Kunci Alamat

101 1 101 Ai Jl. Kawi No.5 891 1.500.000 2.000.000 3

102 2 102 Adi Jl. Surabaya No.10 379 1.000.000 1.900.000 4

103 3 103 Joni Jl. Bandung No.20 891 2.000.000 1.500.000 1

104 4 104 Dudung Jl. Aceh No.12 209 1.900.000 1.000.000 2

Tabel Karyawan

Gambar.2.3

File Berurutan Berindeks

(35)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

24242424

2.2. Latihan 2

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan akses file (access file)! 2. Sebutkan dan jelaskan metode akses file!

3. Apa yang dimaksud dengan mengorganisasi file?

4. Sebutkan dan jelaskan bagaimana metode file diorganisasi!

5. Apa persyaratan kondisi bagi penggunaan metode akses berurutan indeks?

2.3. Rangkuman

1. Akses file (access file) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. 2. File dapat diakses dengan dua cara yaitu secara urut (sequential access)

atau secara langsung (direct access atau random access). Metode akses urut (sequential access method) dilakukan dengan membaca atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record pertama, urut sampai dengan record yang diinginkan. Metode akses langsung (direct access method) dilakukan dengan cara langung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu.

3. Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika di dalam file yang dihubungkan satu dengan yang lainnya. File dapat diorganisasikan secara urut (sequential organization) atau secara acak (random

organization).

5. File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut dengan ISAM (indexed sequential access method) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization) dengan pengaksesan secara langsung (direct access).

6. File akses langsung (direct access file) atau disebut dengan file alamat langsung (direct address file) merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access).

(36)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

25252525

7. Organisasi file database dapat berbentuk struktur data berjenjang (hierarchical data structure), struktur data jaringan (network data structure) dan struktur data hubungan (relational data structure).

8. Struktur data hubungan merupakan organisasi file database yang terbaru dan mudah dipahami.

9. Struktur data hubungan mempunyai karakteristik sebagai berikut : a. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut.

b. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, bukan berdasarkan alamat atau pointer.

10. Sequential file (file urut) merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya.

11. Struktur data memiliki dua komponen dasar, yaitu organisasi dan metode akses. Organisasi mengacu pada cara record disusun secara fisik pada peralatan penyimpanan sekunder. Hal ini bersifat berurutan atau acak. Record dalam file berurutan disimpan di lokasi yang berdekatan yang menempati area tertentu pada disk. Record dalam file acak disimpan tanpa mempertimbangkan hubungan fisiknya dengan record lainnya dari file yang sama. File acak bisa memiliki record yang terdistribusi di seluruh bagian disk. Metode akses adalah teknik yang digunakan untuk menemukan lokasi record dan bernavigasi di basis data atau file. Ada beberapa teknik khusus yang bisa digunakan, namun secara umum, bisa diklasifikasikan sebagai metode akses langsung atau metode akses berurutan.

12. Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung).

13. Index Sequential File (File urut Berindeks) merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa

(37)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

26262626

menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

2.4. Tes Formatif

Soal Benar (B)/Salah(S)

1. Akses file (access file) adalah suatu metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. 2. Metode akses urut (sequential access method) dilakukan dengan membaca

atau menulis suatu record di file dengan membaca terlebih dahulu mulai dari record akhir, sampai dengan record yang diinginkan.

3. Metode akses langsung (direct access method) dilakukan dengan cara langung membaca record pada posisinya di file tanpa membaca dari record pertama terlebih dahulu.

4. Organisasi file adalah pengaturan dari file secara logika ke dalam record yang dihubungkan satu dengan yang lainnya.

6. File urut berindeks (indexed sequential file) sering disebut file dengan pengaksesan secara langsung (direct access).

7. File akses langsung (direct access file) merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan langsung (direct access). 8. Organisasi file database hanya dapat berbentuk struktur data berjenjang

(hierarchical data structure) dan struktur data jaringan (network data

structure).

9. Random file merupakan Direct Access File.

10. Index Sequential File (File urut Berindeks) merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file.

Soal pilihan ganda:

11. Hubungan struktur data mempunyai karakteristik sebagai berikut, kecuali : a. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut.

(38)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

27272727

c. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, d. Hubungan antara record bukan berdasarkan alamat atau pointer.

12. Sequential file (file urut) merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat:

a. Pertama; b. Tengah; c. Akhir; d. Kosong

13. Struktur data memiliki dua komponen dasar, yaitu organisasi dan metode akses. Organisasi mengacu pada cara record disusun secara fisik pada peralatan penyimpanan sekunder. Hal ini bersifat berurutan atau acak. Record dalam file berurutan disimpan di lokasi disk:

a. Yang berurutan; b. Yang berjauhan; c. Yang berdekatan; d. Yang berpencar

14. Di bawah ini adalah hal-hal yang berkaitan dengan file acak, kecuali:

a. Record dalam file acak disimpan tanpa mempertimbangkan hubungan fisiknya dengan record lainnya dari file yang sama.

b. File acak bisa memiliki record yang terdistribusi di seluruh bagian disk. c. Random file juga disebut sebagai Direct Access File

d. File acak bisa memiliki record yang terdistribusi secara acak.

15. Di bawah ini hal-hal yang berkaitan dengan Index Sequential File (File urut Berindeks), kecuali:

a. Merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. b. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu indikator

yang isinya berupa bagian dari data yang sudah diedit.

c. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya.

d. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

(39)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

28282828

2.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Untuk mengetahui pencapaian hasil belajar pada kegiatan belajar ini, maka peserta perlu mengerjakan soal tes formatif. Setelah mengerjakan tes formatif kemudian hasil tes dievaluasi. Kriteria evaluasi kelulusan mempelajari kegiatan belajar ini adalah sebagai berikut:

B = Jumlah jawaban yang benar Nilai evaluasi (N) = (100 x B)/15 B Nilai Keterangan 15 100 Lulus 14 93 Lulus 13 87 Lulus 12 80 Lulus 11 73 Lulus 10 67 Lulus

Kurang dari 67 dinyatakan “Tidak Lulus” sehingga peserta diharapkan dapat membaca kembali uraian materi pada Kegiatan Belajar ini. Kemudian kerjakan kembali tes formatif ini, apabila minimum memperoleh 10 (sepuluh) jumlah soal yang dikerjakan dengan benar dari 15 soal yang tersedia, maka peserta dinyatakan lulus, dan dapat melanjutkan pelajarannya ke Kegiatan Belajar berikutnya.

(40)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

29292929

SURVEI PENDAHULUAN

UNTUK EDP

Untuk memulai suatui analisis, maka diperlukan suatu inventarisasi elemen-elemen apa saja yang diperlukan, agar dapat diketahui apakah sistem yang ada harus dipertahankan sebagai bagian dari sistem baru atau tidak.

Hal ini tentu melibatkan suatu survei sistem yang agak rinci. Berbagai fakta yang berhubungan dengan sistem dikumpulkan dan dianalisis. Dengan demikian didapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai masalah yang ada, yang kemudian dapat dikembangkan ke pertanyaan yang lebih spesifik yang membutuhkan lebih banyak fakta.

Ketika semua fakta yang relevan telah dikumpulkan, maka selanjutnya dilakukan penilaian atas sistem yang ada.

Survei sistem yang ada pada dasarnya dalam rangka mengumpulkan fakta. Berbagai fakta yang dikumpulkan tersebut, merupakan potongan-potongan data yang menjelaskan fitur-fitur yang penting, situasi, dan hubungan dalam sistem.

Fakta-fakta sistem menurut Hall dan Singleton (2007) dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori umum, yaitu:

Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi

1. Peserta dapat menjelaskan dengan baik hubungan antara sistem akuntansi dengan sistem aplikasi komputer

2. Peserta dapat menjelaskan dengan baik mengenai konsep sistem EDP

3. Peserta dapat mengidentifikasi dengan baik risiko-risiko dari penerapan EDP

(41)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

30303030

• Sumber data, yang meliputi berbagai entitas eksternal, seperti pelanggan atau vendor, serta sumber-sumber internal dari berbagai departemen lainnya.

• Pengguna, yang meliputi para manajer dan pengguna operasi;

• Penyimpanan data, yang berbentuk file, basis data, akun, dan berbagai dokumen sumber yang digunakan dalam sistem;

• Proses, yang merupakan operasi manual atau komputer yang mewakili keputusan atau tindakan yang dipicu oleh informasi;

• Aliran data, yang diwakili oleh perpindahan berbagai dokumen dan laporan antar sumber data, antar penyimpanan data, antar pemrosesan pekerjaan, dan antar pengguna;

• Pengendalian, yang meliputi pengendalian akuntansi dan operasioal, serta dapat juga berupa berbagai prosedur manual atau pengendalian komputer;

• Volume transaksi, yang merupakan ukuran volume transaksi untuk periode waktu tertentu. Banyak sistem diganti karena sistem tersebut telah mencapai kapasitas maksimalnya. Pemahaman terhadap berbagai karakteristik volume transaksi suatu sistem dan tingkat pertumbuhannya dapat menilai kebutuhan kapasitas sistem yang baru tersebut;

• Tingkat kesalahan, yang terkait dengan volume transaksi. Ketika suatu sistem mencapai kapasitas maksimalnya, tingkat kesalahan akan meningkat hingga mencapai tingkat yang tidak dapat lagi ditoleransi;

• Biaya sumber daya, dalam analisis manfaat merupakan biaya yang seharusnya hilang apabila ketika sistem yang ada ditiadakan; dan

• Kemacetan dan operasi yang redundan, merupakan titik-titik kemacetan aliran data yang kemudian menyatu sehingga menimbulkan dampak penyempitan. Pada periode puncak hal ini akan mengakibatkan terjadinya penundaan atau kesalahan pemrosesan.

Terdapat lima alat dan teknik yang dapat digunakan dalam mengumpulkan fakta (Solikin WS, 2008:7), yaitu :

1. Audit Software: secara umum membahas audit software, audit khusus industry software, high level language, utility software, expert systems, neural

(42)

Teori EDP dan EDP Audit

DTSS Post Clearance Audit

31313131

2. Code Review, Test Data, and Code Comparison : secara umum membahas tentang dimana kesalahan (error) program terjadi dengan cara melihat kode program, tes data dan perbandingan kode.

3. Concurrent Auditing Techniques: membahas tentang teknik, kebutuhan dan implementasi untuk audit bersamaan.

4. Interviews, Questionnaires, and Control Flowcharts : membahas tentang desain dan penggunaan interview, kuisioner dan arus pengendalian.

Wawancara (Interviews), digunakan untuk memperoleh baik jumlah (quantitative) maupun kualitas (quality) informasi selama pekerjaan pengumpulan fakta. Terdiri dari tiga fase yaitu : (1) persiapan wawancara (preparing for interview); (2) pelaksanaan wawancara (conducting the

interview) dan (3) penganalisaan hasil wawancara (analyzing the interview ).

Kuesioner (Questionnaires), digunakan untuk mengumpulkan fakta berdasarkan data, seperti apakah ada pengendalian dalam sistem aplikasi. Empat fase kuesioner yaitu (1) desain pertanyaan; (2) desain skala respon; (3) desain struktur dan layout dan (4) jaminan bahwa kuesioner valid dan dapat dipercaya.

Arus Pengendalian (Control Flowcharts), digunakan untuk menggambarkan apakah ada pengendalian dalam sistem dan dimana pengendalian itu berada dalam sistem.

5. Performance Monitoring Tools, mendiskusikan tentang obyek dari pengukuran kinerja, karakteristik dari pengawasan pengukuran, hardware,

software, firmware, dan pengawasan pengukuran campuran (hybrid),

bagaimana hasil dari pengukuran kinerja, dan resiko untuk pemeliharaan integritas data sewaktu pengawasan kinerja dilakukan.

Teknik-teknik pengumpulan data yang biasanya digunakan meliputi observasi,

melibatkan diri dalam pekerjaan, wawancara personal, serta pengkajian berbagai dokumen penting (Hall dan Singleton, 2007).

1. Observasi, merupakan pengamatan secara pasif berbagai prosedur fisik dalam sistem, yang memungkinkan untuk mengemukakan hal-hal apa saja yang dilaksanakan, siapa yang melaksanakan berbagai pekerjaan terkait,