Kata data menurut kamus bahasa berasal dari asal kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data bisnis, merupakan data yang berisikan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian
(transactions) yang dihadapi..
Data yang semula dijadikan fokus pada suatu Sistem Informasi, kini telah beralih pada ”informasi” yang merupakan hasil dari pengolahan data. Hal ini menyebabkan terjadinya perkembangan menuju pada konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang dapat menyediakan informasi pemecahan masalah bagi manajer.
Data sesungguhnya merupakan kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf, atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Data yang masih mentah, masih belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Pengolahan data (Data
Processing) sendiri merupakan manipulasi dari data, ke dalam bentuk yang lebih
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
36363636Data elektronik menurut Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor: P-22/BC/2009 tentang Pemberitahuan Pabean Impor didefinisikan sebagai informasi atau rangkaian informasi yang disusun dan/atau dihimpun untuk kegunaan khusus yang diterima, direkam, dikirim, disimpan, diproses, diambil kembali, atau diproduksi secara elektronik dengan menggunakan komputer atau perangkat pengolah data elektronik, optikal atau cara lain yang sejenis.
Sedangkan informasi (Information) merupakan hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian. Dengan demikian Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Elektronik Data
Processing (EDP) merupakan manipulasi dari data ke dalam bentuk yang lebih
berarti, yang berupa suatu informasi, dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu komputer.
Proses pengolahan data sendiri terdiri dari tiga tahapan dasar, yaitu yang disebut dengan siklus pengolahan data yang terdiri dari input, proses dan output.
Gambar.3.1 Proses Pengolahan Data
INPUT : Tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses computer, lewat data alat input (input device).
PROSES : Tahap ini merupakan proses pengolahan data yang sudah dilakukan oleh alat pemproses (processing device), yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengendalikan atau mencari di storage (media penyimpanan).
OUTPUT : Tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output (output device) yaitu berupa informasi.
Cushing (1995) mendefinisikan Informasi sebagai sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
37373737Sedangkan Proses Data Elektronik (PDE) menurut Bordnar (2000:4) adalah pemanfaatan teknologi komputer dalam pemrosesan data-data transaksi dalam suatu organisasi. Pemrosesan data-data dalam organisasi akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi, mengingat banyaknya macam informasi dalam suatu organisasi.
Hal ini menyebabkan pihak manajemen organisasi cenderung kurang memanfaatkan sistem manual, akibat kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem manual tersebut, bila dibandingkan dengan kelebihan-kelebihan yang ada pada sistem yang terkomputerisasi.
Pemanfaatan sistem informasi, walaupun tentu saja membutuhkan tenaga, modal, dan sumber daya yang cukup, namun dapat menjadikan hari demi hari operasi organisasi bisnis menjadi lebih efisien dan menghasilkan
output yang lebih optimal.
Di Indonesia, pemanfaatan sistem informasi sebenarnya sudah menjadi kebutuhan mutlak, melihat perkembangan organisasi bisnis dan tingkat persaingan yang ada. Hampir di seluruh bidang industri, peran sistem informasi sudah demikian pentingnya. Mulai dari industri yang padat modal, hingga sektor-sektor industri yang padat karya.
Dari sekian banyak sektor industri tersebut, sektor perbankan tercatat paling gencar dalam melakukian investasi dibidang sistem informasi. Hal ini dapat dimaklumi mengingat industri tersebut menjual jasa yang berhubungan dengan angka-angka, dimana keakurasian, kecepatan, mutu layanan, serta keamanan, menjadi sisi paling penting yang harus secara cermat dikelola.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam penyajian laporan keuangan, semakin banyak dipergunakan sebagai alat bantu dalam menyajikan informasi yang relevan. Hal ini terlihat sejak dikenalkan dan digunakannya peralatan komputer dalam bidang komersial kira-kira 20 tahun yang lalu, yang membawa konsekuensi pada hampir seluruh aktivitas pemrosesan data dan informasi keuangan dalam suatu organisasi, mulai dari pencatatan transaksi, penggolongan, perekaman data, perhitungan sampai pada penyajian laporan keuangan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan aplikasi komputer.
Dengan kemajuan teknologi dunia usaha yang terus menerus, Sistem Informasi Akuntansi yang dikerjakan secara manual saat ini, telah dapat
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
38383838dikerjakan dengan bantuan komputer, melalui suatu Sistem Informasi Akuntansi yang berbasis komputer.
Pemrosesan dalam akuntansi, baik yang dilakukan secara manual, maupun yang berbasis komputer, menghasilkan hasil yang tidak jauh beda. Hal yang membedakan adalah bahwa dalam Sistem Informasi berbasis komputer dapat dilakukan dengan sekali pemasukan data (input) atau transaksi saja, dan selanjutnya secara otomatis buku besar akan berubah menyesuaikan, dan secara langsung juga mengubah penyajian laporan keuangan.
Terkadang pegawai yang menangani pemrosesan pertama dalam input data-data transaksi, tidak pernah melihat hasil akhirnya. Hal ini menyebabkan kemungkinan terjadinya kekeliruan dalam Sistem Informasi Akuntansi, karena adanya suatu anggapan bahwa informasi hasil keluaran komputer selalu benar, sehingga dalam pemasukkan data (entry data) diperlukan suatu pengawasan atau pengendalian.
Untuk mendapatkan hasil seperti yang diinginkan, tidak hanya diperlukan pemasukkan data yang akurat dalam proses, dan hasil output yang berupa Informasi Akuntansi, namun juga harus ada suatu pengendalian atau pengawasan, sehingga dapat memberikan informasi yang benar-benar dapat dipergunakan oleh pihak manajemen atau pihak lainnya.
Suatu informasi laporan keuangan merupakan suatu alat bantu bagi manajemen dalam pengambilan keputusan strategi, untuk merespon persaingan yang semakin ketat, dan membuat suatu rencana bagi organisasi di masa yang akan datang. Informasi laporan keuangan juga merupakan informasi yang diperlukan bagi pihak ekstern/luar organisasi (pemegang saham, investor dan lain-lain).
Apabila dilihat dari perspektif informasi, perkembangan maupun jenis dari organisasi dapat dikelompokkan menjadi 3 kelompok, yakni:
1 Stone age office.
Merupakan jenis organisasi bisnis yang masih mengandalkan tenaga kerja dalam setiap aktivitasnya. Pekerjaan yang diautomasikan masih sangat jarang, bahkan terkadang masih belum ditemukan dalam kegiatan operasional organisasi bisnisnya. Biasanya organisasi bisnis seperti ini, merupakan jenis usaha kecil menengah yang tergolong masih tradisional atau organisasi bisnis yang sifatnya padat karya. Organisasi bisnis seperti ini,
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
39393939dapat ditemui pada industri rumah tangga, yang memproduksi kerajinan atau souvenir daerah tertentu, dimana pengolahannya masih sangat sederhana.
2 Computer age office.
Model organisasi seperti ini, memiliki cukup banyak pekerjaan yang diautomasikan dengan bantuan komputer. Organisasi bisnis seperti ini, sudah mulai menggunakan Sistem Operasi (Operating System) tertentu dalam mengolah data maupun menyimpan data, walaupun masih cukup sederhana. Terkadang model organisasi seperti ini lebih dikenal dengan istilah semi komputerisasi, karena sebagian masih tradisional, namun sebagian lagi sudah menggunakan komputer dalam kegiatan operasional sehari-harinya.
3 Information age office.
Dalam organisasi seperti ini, komputer bukan hanya digunakan dalam pekerjaan rutin sehari-hari, namun juga digunakan sebagai alat untuk membantu berkomunikasi dan memperoleh informasi secara cepat. Organisasi seperti ini sudah berada dalam tahap keunggulan informasi yang dikonversikan menjadi keunggulan bersaing.
Dalam suatu computer based systems, suatu transaksi dapat dimasukkan secara sendiri-sendiri maupun secara kelompok. Setelah data tersebut dimasukkan, dapat diproses secara langsung maupun secara kelompok. Terkait dengan hal ini Cushing (1995:68) mengatakan terdapat dua cara untuk memproses data melalui terminal, yaitu :
1 Batch processing (pengolahan data secara kelompok)
Pengolahan data dalam suatu kelompok sejenis, yang dikumpulkan sampai waktu pengumpulan data yang telah ditentukan, setelah itu baru dilakukan pemrosesan. Sistem pengolahan ini sangat cocok digunakan pada aplikasi yang digunakan untuk memperoses volume transaksi yang dibutuhkan yang sifatnya periodik.
2 Online processing (pengolahan data secara langsung)
Pengolahan jenis ini, mempunyai karakteristik transaksi yang terjadi secara langsung, dan digunakan untuk memperbaharui file indeks. Pengolahan jenis ini sangat cocok diterapkan pada aplikasi yang membutuhkan informasi yang baru, yang setiap saat diperlukan dan perlu diperbaharui. Sebagai contoh sistem pengolahan ini adalah pengolahan atas dokumen faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan, yang
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
40404040kemudian dimasukkan (di input) ke dalam komputer, dan diproses ke dalam file terkait seperti file master piutang.
Tabel.3.1
Perbandingan untung rugi penggunaan batch dan on-line processing
BATCH PROCESSING ON-LINE PROCESSING
KEUNTUNGAN
1. Biaya penerapannya relatif murah
2. Menyediakan suatu alat kontrol berupa batch
total. 3. Penerapannya lebih efisien melalui pemrosesan secara berurutan. 1. Menyediakan suatu informasi yang
up-to-date.
2. Menyediakan suatu proses kontrol lebih awal 3. Meniadakan proses sortir dan pengubahan data. KERUGIAN 1. Tidak dapat menyediakan informasi yang up-to-date. 2. Harus melakukan sortir
dan pengubahan bentuk data. 3. Membutuhkan penanganan untuk mengatur dokumen sumber. 1. Membutuhkan peralatan yang lebih mahal.
2. Tidak dapat
menggunakan batch kontrol.
Beberapa aktivitas terkait pengolahan data elektronik di bidang kepabeanan seperti diuraikan berikut ini:
1. Sistem elektronik dalam kerangka Indonesia National Single Window
Berkaitan dengan National Single Window telah dikeluarkan Peraturan Presiden No.10 Tahun 2008 tentang Penggunaan Sistem Elektronik dalam Kerangka Indonesia National Single Window, dimana dengan sistem tersebut memungkinkan dilakukannya penyampaian data dan informasi secara tunggal
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
41414141(single submission of data and information), pemrosesan data dan informasi secara tunggal dan sinkron (single and synchronous processing of data and
information), dan pembuatan keputusan secara tunggal untuk pemberian izin
kepabeanan dan pengeluaran barang (single decision-making for custom release
and clearance of cargoes).
2. Pertukaran Data Elektronik Kepabeanan Mengenai Pemberitahuan Pabean Impor
Pertukaran Data Elektronik Kepabeanan yang selanjutnya disingkat PDE kepabeanan menurut Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor: P-22/BC/2009 tentang Pemberitahuan Pabean Impor didefinisikan sebagai proses penyampaian dokumen pabean dalam bentuk pertukaran data elektronik melalui komunikasi antar aplikasi dan antar organisasi yang terintegrasi dengan menggunakan perangkat sistem komunikasi data.
Terkait dengan Pertukaran Data Elektronik (PDE) Kepabeanan juga telah dikeluarkan Peraturan Dirjen Bea Cukai No.P-12/BC/2006 tentang Penyelenggaraan Jasa Layanan Pertukaran Data Elektronik (PDE) Kepabeanan dalam rangka penyerahan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RSKP),
Inward Manifest dan Outward Manifest, khususnya telah dikemukakan para pihak
yang terkait dengan sistem informasi pertukaran data elektronik dan hal-hal yang terkait dengan sistem informasi kepabeanan, di antaranya:
a. Penyelenggaraan Jasa Layanan PDE Kepabeanan yang selanjutnya disebut sebagai PDE Service Center adalah jasa layanan berupa penyediaan perangkat PDE Kepabeanan dan sarana penunjang lainnya, yang dapat digunakan oleh pihak Pengangkut atau kuasanya dalam rangka penyerahan RKSP, Inward Manifest dan Outward Manifest secara elektronik melalui sistem PDE Kepabeanan.
b. Penyedia Jasa PDE Service Center adalah badan usaha yang berbadan hukum yang melakukan kegiatan penyediaan perangkat PDE Kepabeanan dan sarana penunjang lainnya, yang dapat digunakan oleh Pengangkut atau kuasanya dalam rangka penyerahan RKSP, Inward Manifest dan Outward Manifest secara elektronik melalui sistem PDE Kepabeanan. c. Perangkat PDE Kepabeanan adalah perangkat keras (hardware)
komputer, perangkat jaringan dan perangkat lunak (software) berupa software komunikasi, Modul pengangkut dan modul Entry data serta
Teori EDP dan EDP Audit
DTSS Post Clearance Audit
42424242perangkat penunjang lainnya yang digunakan untuk kegiatan pertukaran data dalam rangka penyerahan RKSP, Inward Manifest dan Outward Manifest secara elektronik melalui sistem PDE Kepabeanan.
d. Pengguna Jasa PDE Kepabeanan adalah pengguna jasa kepabeanan yaitu Pengangkut atau kuasanya yang bertanggung jawab atas pengoperasian Sarana pengangkut yang mengangkut barang dan/atau orang, yang telah memenuhi persyaratan untuk melakukan penyerahan RKSP, Inward Manifest dan Outward Manifest ke KPBC.
e. Customs Declaration (CUSDEC) adalah Pemberitahuan Pabean secara elektronik berupa Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP), Manifes Kedatangan Sarana Pengangkut (Inward Manifest) dan Manifes Keberangkatan Sarana Pengangkut (Outward Manifest) yang menggunakan standard UN/EDIFACT, yang disampaikan secara elektronik melalui sistem PDE Kepabeanan, oleh Pengguna Jasa PDE Kepabeanan ke KPBC.
f. Custom Response (CUSRES) adalah pemberitahuan secara elektronik berupa respons atau jawaban CUSDEC, yang disampaikan secara elektronik melalui sistem PDE Kepabeanan, oleh SAP PDE Manifes di KPBC kepada Pengguna Jasa PDE Kepabeanan.
3. Pertukaran Data Elektronik Kepabeanan Dalam Rangka Pengeluaran Barang Impor
Uraian hal ini terdapat dalam Peraturan Dirjen Bea Cukai Nomor P-08/BC/2009 tentang Perubahan Atas Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor:P-42/BC/2008 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengeluaran Barang Impor 4. Pertukaran Data Elektronik Kepabeanan di Bidang Ekspor
Berdasarkan Peraturan Dirjen Bea Cukai Nomor P-30/BC/2009 tentang Perubahan kedua atas Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-40/BC/2008 tentang Tata Laksana Kepabeanan di Bidang Ekspor.