Shared Service Portal: Panduan Untuk Karyawan

(1)

SHA

RED SERVICE

PORTAL

(2)

(3)

DAFTAR ISI DAFTAR ISI

1.0

1.0 OVERVIEOVERVIEW W DOKUMDOKUMEN ... 3EN ... 3 1.1

1.1 Tujuan Tujuan Dokumen Dokumen ... 3... 3 1.2

1.2 Singkatan dan Akronim ... 4Singkatan dan Akronim ... 4 2.0

2.0 OVERVIEOVERVIEW W SHARED SERVICE PORTAL ... 5SHARED SERVICE PORTAL ... 5 3.0

3.0 LOGIN LOGIN KE KE SHARED SERVICE PORTAL SHARED SERVICE PORTAL ... 6... 6 3.1

3.1 Login ke Shared Service PortalLogin ke Shared Service Portal – – Aplikasi Mobile Aplikasi Mobile ... 6... 6 3.2

3.2 Login ke Shared Service PortalLogin ke Shared Service Portal – – Web Browser Web Browser ... 13... 13 3.3

3.3 Melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara MandiriMelakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri – – HANYA Untuk Login Pertama Kali16 HANYA Untuk Login Pertama Kali16 3.4

3.4 Pengaturan Ulang Kata SandiPengaturan Ulang Kata Sandi – – HANYA HANYA untuk Skenario untuk Skenario Lupa Kata Lupa Kata Sandi Sandi ... 18... 18 4.0

4.0 FUNGSI-FUNGSFUNGSI-FUNGSI I SHARED SERVICE PORTAL ... 22SHARED SERVICE PORTAL ... 22 4.1

4.1 Overview dari Overview dari Fungsi-Fungsi Shared Fungsi-Fungsi Shared Service Portal Service Portal ... 22... 22 4.2

4.2 Profil Profil Saya Saya ... 25... 25 4.3

4.3 Permohonan Bantuan: Permohonan Bantuan: Melaporkan Masalah Melaporkan Masalah IT IT ... 27... 27 4.4

4.4 Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR ... 29Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR ... 29 4.5

4.5 Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance Permohonan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance & Accounting & Accounting ... 32... 32 4.6

4.6 Permohonan Layanan ... 34Permohonan Layanan ... 34 4.7

4.7 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan)Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – – Web Web Browser Browser ... 39... 39 4.8

4.8 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan)Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – – Aplikasi Mobile Aplikasi Mobile ... 42... 42 4.9

4.9 Melihat Slip Gaji SayaMelihat Slip Gaji Saya – – Web Browser ... 45 Web Browser ... 45 4.10

4.10 Melihat Slip Gaji SayaMelihat Slip Gaji Saya – – Aplikasi Aplikasi Mobile Mobile ... 48... 48 4.11

4.11 Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Survei Kepuasan) ... 55Survei Kepuasan) ... 55 4.12

4.12 Pencarian Artikel ... 57Pencarian Artikel ... 57 4.13

(4)

1.0

1.0 OVERVIEW OVERVIEW DOKUMENDOKUMEN

Dokumen ini berlaku khusus untuk k

Dokumen ini berlaku khusus untuk karyawan APP yang mempunyai akses ke Shared Service Portal.aryawan APP yang mempunyai akses ke Shared Service Portal. 1.1

1.1 Tujuan Tujuan DokumenDokumen

Dokumen ini berguna sebagai panduan Anda untuk:

••

_Login_{Login ke Shared Service Portal}_{ke Shared Service Portal}

••

_Memahami_{Memahami fitur d}_{fitur d an fungsi-fungsi yang te}_{an fungsi-fungsi yang tersedia}_{rsedia dalam portal}_{dalam portal}

••

_Memahami_{Memahami bagaimana}_{bagaimana cara}_{cara menghubungi Shared Service Desk}_{menghubungi Shared Service Desk}

••

_Melakukan_{Melakukan langkah-langkah}_{langkah-langkah berikut}_{berikut ini}_{ini dalam}_{dalam portal:}_portal:

Melihat

Melihat profil profil pribadpribadii

Meminta bantuan

Meminta bantuan dari Shared Service Desk untuk: dari Shared Service Desk untuk:

o

o Masalah Masalah Information Information Technology Technology (IT) (IT) dan/ataudan/atau o

o Pertanyaan Pertanyaan Human Human Resources Resources (HR) (HR) / / Finance Finance & & Accounting Accounting (F&A)(F&A)

Mengajukan permohonan layanan

Mengajukan permohonan layanan terkait Information Technology (IT) seperti, terkait Information Technology (IT) seperti, setup laptop/ handphone, pembuatan shared folder dan Human Resources (HR) setup laptop/ handphone, pembuatan shared folder dan Human Resources (HR) seperti pembaruan data karyawan, permintaan Surat Keterangan Kerja

seperti pembaruan data karyawan, permintaan Surat Keterangan Kerja

Mengecek status

Mengecek status masalah IT, pertanyaan HR / F&A atau permohonan masalah IT, pertanyaan HR / F&A atau permohonan layanan yanglayanan yang diajukan

diajukan

Me

Melihat slilihat sli p gajip gaji seperti gaji / bonus melalui fitur Slip Gaji Saya seperti gaji / bonus melalui fitur Slip Gaji Saya

Mencari dan melihat

(5)

1.2

1.2 Singkatan Singkatan dan dan AkroAkro nimnim

Singkatan Definisi

APP

APP Asia Pulp and PaperAsia Pulp and Paper F&A

F&A Finance Finance & & AccountingAccounting HR

HR Human Human ResourcesResources IT

IT Information Information TechnologyTechnology LAN

(6)

2.0

2.0 OVERVIEW OVERVIEW SHARED SHARED SERVICE SERVICE PORTALPORTAL

Dengan Shared Service Portal, Anda dapat melihat profil pribadi / slip gaji Anda, mengajukan masalah / Dengan Shared Service Portal, Anda dapat melihat profil pribadi / slip gaji Anda, mengajukan masalah / permohonan layanan IT / HR, mengajukan

permohonan layanan IT / HR, mengajukan pertanyaan terkait HR / Finance & Accounting, mengecekpertanyaan terkait HR / Finance & Accounting, mengecek status permintaan yang telah diajukan dan mencari pertanyaan yang sering diajukan, serta artikel. status permintaan yang telah diajukan dan mencari pertanyaan yang sering diajukan, serta artikel.

Bagaimana Saya

Bagaimana Saya BisBisa Mea Mengaksngakses Shared Sees Shared Servirvice Portal?ce Portal?

Anda dapat mengakses Shared Serv

Anda dapat mengakses Shared Service Portal melalui cara-cara berikut ini.ice Portal melalui cara-cara berikut ini. Ap

Aplili kaskas i Moi Mobibi lele

ATA

U

Web-BrowserWeb-Browser

1

1 ₂₂

Klik di sini

Klik di sini untuk langkah-langkahuntuk langkah-langkah mengunduh, meng-install & login mengunduh, meng-install & login ke aplikasi mobile Shared

ke aplikasi mobile Shared Service Portal

Service Portal

Klik di sini

Klik di siniuntuk langkah-langkahuntuk langkah-langkah login ke Shared Service Portal login ke Shared Service Portal melalui komputer Anda.

melalui komputer Anda.

Tips:

Tips: Pada umumnya, langkah-langkah untukPada umumnya, langkah-langkah untuk

menggunakan Shared Service Portal melalui aplikasi menggunakan Shared Service Portal melalui aplikasi mobile & web-browser komputer adalah sama.

mobile & web-browser komputer adalah sama. Perbedaan langkah antara aplikasi mobile dan web Perbedaan langkah antara aplikasi mobile dan web browser akan ditandai sebagai catatan penting. browser akan ditandai sebagai catatan penting. Tampilan dapat terlihat sedikit berbeda pada aplikasi Tampilan dapat terlihat sedikit berbeda pada aplikasi mobile.

(7)

3.0 LOGIN KE SHARED SERVICE PORTAL

Jika Anda login untuk pertama kali , mohon untuk login melalui web browser. Anda bisa merujuk ke Bagian 3.2 Login ke Shared Service Portal – Web Browser untuk langkah-langkah rincinya. 3.1 Logi n ke Shared Servi ce Portal – Aplikasi Mobile

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengunduh, meng-install dan login ke aplikasi mobile Shared Service Portal di handphone Anda

Jika anda menggunakan handphone iOS (iPhone), klik di sini. Jika anda menggunakan handphone Android, klik di sini. Untuk handphone iOS, lihat tabel di bawah ini.

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah

1 Untuk handphone iOS, buka App Store.

2 Di kotak Search, cari ServiceNow

3 Di halaman ServiceNow, klik GET untuk mengunduh and

meng-install ke handphone Anda.

4 Aplikasi mobile ServiceNow sudah sukses ter-install.

(8)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 5 Di aplikasi mobile ServiceNow,

klik Add Ins tance.

Tips: Jika Anda sudah pernah memasukkan

“aspiro.service-now.com”

saat pertama kali login, Anda dapat melanjutkan

dengan klik continue. 6 Halaman Add Ins tance muncul.

Di halaman ini, ketik

“aspiro.service-now.com”.

Klik Continue.

7 Pada halaman Login,

Masukkan Aku n Peng gu na <NIK

SAP>.APP_Indonesia Masukkan Kata Sandi .

Klik Continue.

PENTING: Jika NIK SAP Anda adalah“01234567”

maka Akun Pengguna Anda adalah

01234567.APP_Indonesia 8 Halaman Applications muncul.

Klik Asp ir o Servi ce Port al.

a a

b

(9)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 9 Beranda Shared Service Portal

(10)

Untuk handphone Android, lihat tabel dibawah ini.

1 Untuk handpone Android, buka Play Store.

2 Klik kotak pencarian pada Google Play Store.

3 Di kotak Search, cari ServiceNow

(11)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 4 Di halaman ServiceNow, klik

INSTALL untuk mengunduh dan meng-install ke handphone Anda.

5 Aplikasi mobile ServiceNow sudah sukses ter-install.

(12)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 6 Halaman Add Ins tance muncul.

Di halaman ini, ketik

“aspiro.service-now.com”.

Klik Continue.

7 Pada halaman Login,

Masukkan Aku n Peng gu na <NIK

SAP>.APP_Indonesia

Masukkan Kata Sandi .

Klik Continue.

PENTING: Jika NIK SAP Anda adalah“01234567”

maka nama pengguna Anda adalah 01234567.APP_Indonesia a b as iro.service-now.com a b

(13)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 8 Halaman Applications muncul.

Klik Asp ir o Servi ce Port al.

9 Beranda Shared Service Portal akan muncul.

(14)

3.2 Logi n ke Shared Servi ce Portal – Web Browser

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk login ke Shared Service Portal

1 Ketik URL: ssc.aspiro.co di kotak pencarian browser.

2 Halaman Login muncul.

3 Pada halaman login Shared Service Portal, masukkan informasi berikut:

Pilih Bahasa Indonesia di daftar pilihan Bahasa Pilih Indonesi a - APP di daftar pilihan Negara Akun Pengg una

Kata Sandi Klik Login.

Tips: Mohon pastikan Anda memasukkan Aku n

Pengguna dan Kata Sandi dengan benar. Anda memiliki maksimum

5 kali kesempatan sebelum akun Anda terkunci. Hubungi a b c d b c d a

(15)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah Shared Service jika akun

Anda terkunci.

• Tips: Setelah Anda melakukan pengaturan ulang kata sandi saat login pertama kalinya, klik tanda centang pada kotak‘Ingat akun

saya’untuk menyimpan informasi login Anda. Anda akan otomatis login

ketika Anda kelak mengunjungi Shared Service Portal.

PENTING: Jika ini adalah login pertama Anda, jangan kl ik tanda

centang pada kotak

(16)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 4 Jika ini adalah login Anda

untuk pertama kalinya dengan menggu nakan Kata Sandi sementara, Anda akan diminta untuk mengganti Kata Sandi Anda.

Masukkan Kata Sandi Anda saat i ni.

Masukkan Kata Sandi Baru Anda.

PENTING: Kata sandi baru harus berisikan hal-hal yang tertera dibawah ini:

1. Minimal 8 karakter 2. Minimal 1 huruf b esar

dan 1 huruf kecil 3. Minimal 1 angka

Ketik ulang Kata Sandi yang sama dimasukkan dalam (b).

Klik“Kirim”.

5 Beranda Shared Service Portal akan muncul. a b c d a b c d

(17)

3.3 Melakukan Pengatur an Ulang Kata Sandi Secara Mandiri – HANYA Untuk Logi n Pertama Kali

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi secara mandiri setelah login yang pertama kalinya.

Jika Anda memerlukan bantuan untuk mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal

1 Setelah berhasil login, beranda Shared Service Portal muncul. Ketika login pertama, sebuah pesan akan muncul. Pesan ini meminta Anda untuk memilih dan mengisi pertanyaan keamanan agar Anda dapat mengaktifkan pengaturan ulang Kata Sandi secara mandiri. Anda dapat melakukan

pengaturan ulang kata sandi secara mandiri melalui 2 cara berikut ini:

Di Beranda Shared

Service Portal, klik tautan di pesan yang muncul ATAU

Klik tautan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri.

a

b

a

(18)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 2 Halaman Pengatur an Ulang

Kata Sandi Secara Mandir i muncul.

Pilih pertanyaan yang Anda ingin jawab dari daftar dan jawab

setiap pertanyaan.

Klik Kirim untuk menyelesaikan setup.

Tips: Anda dapat

memasukkan satu karakter atau lebih sebagai jawaban.

PENTING: Mohon diperhatikan bahwa jawaban Anda

case-sensitive. Ketika

memasukkan jawaban untuk pengaturan ulang kata sandi, Anda harus menggunakan format huruf/angka yang sama. Contoh:

No. Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa Indonesia)

1. Siapa nama teman baik Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

2. Apa nama hewan peliharaan Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

3. Apa negara tujuan liburan favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi nama negara secara lengkap, seperti Amerika Serikat, bukan AS) 4. Siapa nama penyanyi favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi

dengan nama lengkap) 5. Siapa nama Ayah Anda?

6. Di bulan apakah Ayah Anda dilahirkan? (Catatan: Mohon mengisi nama bulan dengan format berikut, Januari, Februari, Maret) 7. Apa buah favorit Anda?

3 Setelah selesai, akan muncul keterangan‘Pengatur an Ulang Kata Sandi Secara Mandiri Anda Sud ah Seles ai’.

Anda sekarang dapat

melanjutkan ke fitur lainnya yang tersedia dalam Shared Service Portal.

Kata Sandi yang Dibuat

Kata Sandi yang Dimasukkan

QweRTY QweRTY

_√

QweRTY QwertY

(19)

3.4 Pengatur an Ulang Kata Sandi – HANYA untuk Skenari o Lup a Kata Sandi

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengatur ulang Kata Sandi jika Anda lupa Kata Sandi Anda.

1 Di halaman Login, klik Lupa kata sandi.

2 Halaman Pengatur an Ulang Kata Sandi muncul.

Masukkan Aku n Peng gu na dan Negara. Klik Selanjutnya.

3 Halaman Verifikasi Pertanyaan Keamanan muncul.

Jawab pertanyaan yang Anda sudah atur.

Catatan: Lihat Bagian 3.3 Melakukan Pengaturan Ulang Kata Sandi Secara Mandiri untuk langkah-langkah setup pertanyaan keamanan.

(20)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah PENTING: Mohon

diperhatikan bahwa jawaban Anda

case-sensitive. Ketika

memasukkan jawaban untuk pengaturan kata sandi kata sandi, Anda harus menggunakan format huruf/angka yang sama. Contoh:

Daftar Pertanyaan Keamananan:

No. Pertanyaan Keamanan (Terjemahan ke Bahasa Indo nesia)

1. Siapa nama teman baik Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

2. Apa nama hewan peliharaan Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

3. Apa negara tujuan liburan favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi nama negara secara lengkap, seperti Amerika Serikat, bukan AS)

4. Siapa nama penyanyi favorit Anda? (Catatan: Mohon mengisi dengan nama lengkap)

5. Siapa nama Ayah Anda?

6. Di bulan apakah Ayah Anda dilahirkan? (Catatan: Mohon mengisi nama bulan dengan format berikut, Januari, Februari, Maret)

7. Apa buah favorit Anda?

4 Halaman konfirmasi

Pengaturan Ulang Kata Sandi muncul.

Klik Pengatur an Ulang Kata Sandi.

5 Setelah selesai, pesan

‘Pengatur an Ulang Kata Sandi Berhasil' muncul. Anda akan mendapat kata

sandi sementara.

PENTING: Mohon mencatat kata sandi sementara karena akan dibutuhkan untuk

langkah selanjutnya Anda sekarang bisa menutup jendela pesan nya.

Kata Sandi yang Dibuat

Kata Sandi yang Dimasukkan

QweRTY QweRTY

_√

QweRTY QwertY

(21)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah 6 Arahkan kembali ke halaman

login Shared Service Portal Di halaman login Shared Service Portal, masukkan informasi berikut:

Pilih Bahasa Indonesia di daftar pilihan Bahasa Pilih Indonesi a - APP di daftar pilihan Negara Akun Pengguna

Kata Sandi Klik Login.

7 Halaman Mengubah Kata Sandi akan muncul

Masukkan kata sandi sementara yang Anda terima pada langkah #5. Masukkan kata sandi baru Anda.

PENTING: Kata sandi baru harus berisikan hal-hal yang tertera dibawah ini:

1. Minimal 8 karakter 2. Minimal 1 huruf

besar dan 1 huruf kecil 3. Minimal 1 angka a b a b c d a b c d b c d a

(22)

# Langkah Screenshot untu k Seti ap Langkah Ketik ulang kata sandi

yang sama dimasukkan dalam (b).

Klik“Kirim”.

8 Beranda Shared Service Portal akan muncul.

c

(23)

4.0 FUNGSI-FUNGSI SHARED SERVICE PORTAL

4.1 Overview dari Fungsi -Fungsi Shared Servi ce Portal

Tabel berikut menjelaskan overview dari fungsi-fungsi yang tersedia dalam Shared Service Portal.

Langkah-langkah detail dari masing-masing fungsi ini dijelaskan dalam bagian selanjutnya dari dokumen ini.

Beranda Shared Service Portal (Bagian Atas)

# Keterangan Bagian yang Relevan

1 Panduan Penggu na

Anda dapat mengunduh Panduan untuk menggunakan Shared Service Portal melalui tautan ini

N/A

2 Hubungi Kami

Anda bisa mendapatkan informasi untuk menghubungi Shared Service Desk melalui tautan ini

Bagian 4.13

3 Slip Gaji Saya

Anda dapat melihat atau mengunduh slip gaji Anda melalui tautan ini

Bagian 4.9 (Browser) Bagian 4.10 (Mobile) 4 Tiket Saya

Anda dapat mengecek status dari masalah IT, pertanyaan terkait Human Resources (HR) atau Finance & Accounting (F&A) melalui tautan ini

Bagian 4.7 (Browser) Bagian 4.8 (Mobile) 5 Melihat Profi l Saya

Anda bisa melihat profil Anda melalui tautan ini

Bagian 4.2 6 Kotak Pencarian

Anda bisa mencari artikel dan layanan yang anda inginkan melalui tautan ini.

N/A

7 Perm ohon an Bantuan: Melaporkan Masalah IT Anda dapat melaporkan masalah IT melalui tautan ini

Bagian 4.3 4 7 8 9 2 6 3 1 ₅

(24)

# Keterangan Bagian yang Relevan Perm ohon an Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR / Finance &

Accounti ng

Anda dapat mengajukan pertanyaan Human Resources (HR) or Finance & Accounting (F&A) melalui tautan ini

Bagian 4.4 (HR) Bagian 4.5 (F&A)

8 Permohonan Layanan

Anda dapat mengajukan:

•

_{Layanan IT, contohnya menambahkan pengguna pada milis,}

meminta akses internet melaui tautan ini

•

_{Layanan HR, contohnya memperbarui data pribadi Anda, informasi}

bank, informasi anggota keluarga atau mengajukan Surat Keterangan Kerja

Bagian 4.6

9 Pencarian Artikel

Anda dapat mencari artikel atau pertanyaan yang sering diajukan untuk melihat panduan jawaban atas masalah atau pertanyaan Anda melalui tautan ini.

Bagian 4.12

Beranda Shared Service Portal (Bagian Bawah)

10

11

13

(25)

# Keterangan Bagian yang Relevan 10 Slip Gaji Saya

Anda dapat melihat atau mengunduh slip gaji Anda melalui tautan ini

Bagian 4.9 (Browser) Bagian 4.10 (Mobile) 11 Tiket Saya

Anda dapat mengecek status dari masalah IT, pertanyaan terkait Human Resources (HR) atau Finance & Accounting (F&A) atau layanan IT melalui tautan ini

Bagian 4.7 (Browser) Bagian 4.8 (Mobile)

12 Berita / Pengumuman

Anda dapat melihat berita & pengumuman terbaru melalui tautan ini

Bagian 4.12 13 Arti kel Popul er

Anda dapat menemukan artikel populer melalui tautan ini.

Bagian 4.12 14 Daftar Survei K epuasaan

Anda dapat memberikan survei kepuasan layanan Shared Shared Service Center melalui tautan ini.

(26)

4.2 Prof il Saya

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat profil dan Anda.

Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah

1 Di Beranda Shared Service Portal, klik nama Anda. Klik MyProfile.

2 Halaman Profi l Saya muncul. Di halaman ini Anda dapat melihat informasi pribadi Anda, seperti NIK SAP, nomor telepon kantor, nomor handphone, alamat email

Untuk mengunggah foto profil, klik Upload Gambar.

3 Kotak pop-up akan muncul. Pilih foto yang Anda inginkan dan klik Open.

Tips: Untuk aplikasi mobile, Anda dapat memilih foto

dari galeri handphone Anda.

(27)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah Setelah selesai, foto baru Anda

(28)

4.3 Permo honan Bantuan: Melaporkan Masalah IT

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk melaporkan masalah terkait IT.

1 Di Beranda Shared Service Portal, klik Permohonan Bantuan .

2 Halaman Katalog Layanan muncul.

Klik Melapor kan masalah IT.

3 Halaman Melapor kan masalah IT muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi berikut:

Diajukan Untuk – nama dari pengguna yang membutuhkan bantuan PENTING: Jika Anda mengajukan permintaan bantuan atas nama orang lain, mohon

memasukkan nama yang bersangkutan di kolom Diajukan Untuk.

Judul – Anda dapat memasukkan keterangan singkat mengenai

masalah yang Anda alami pada kolom ini Deskripsi – Anda dapat memasukkan keterangan detail mengenai masalah yang anda alami pada kolom ini b a c a b c

(29)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 4 Klik ikon Tambahkan lampiran

jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan masalah yang anda alami

Klik Kirim.

5 Setelah selesai, sebuah pesan dengan nomor tracking Anda akan muncul.

Tips: Status masalah yang Anda laporkan dapat dicek melalui tautan dalam kotak hijau.

Atau, Anda dapat

mengecek status masalah IT yang diajukan melalui Tiket Saya.

(30)

4.4 Permo honan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan HR

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengajukan pertanyaan terkait Human Resource (HR). Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal

1 Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Bantuan.

Klik Mengajukan pertanyaan HR

3 Halaman form pertanyaan muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi berikut:

Diajukan Untuk PENTING: Jika Anda mengajukan pertanyaan atas nama orang lain, mohon memasukkan nama yang bersangkutan di kolom tersebut

pertanyaan yang Anda ajukan pada kolom ini

Deskripsi – Anda dapat memasukkan

keterangan detail mengenai pertanyaan yang Anda ajukan pada kolom ini a b c a b c

(31)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 4 Pilih kategori dan subkategori

untuk memudahkan Shared Services memahami pertanyaan Anda.

Kategori Subkategori

5 Klik ikon Tambahkan lampiran jika ingin menambahkan

lampiran yang berhubungan dengan pertanyaan yang Anda ajukan

Klik Kirim.

a

b

(32)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 6 Setelah selesai, sebuah pesan

dengan nomor tracking Anda akan muncul.

Tips: Status pertanyaan yang Anda ajukan dapat dicek melalui tautan dalam kotak hijau.

Atau, Anda dapat mengecek status

pertanyaan yang diajukan melalui Tiket Saya.

(33)

4.5 Permo honan Bantuan: Mengajukan Pertanyaan Finance & Accou nti ng

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengajukan pertanyaan terkait Finance & Accounting (F&A).

1 Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Bantuan.

Klik Mengajukan pertanyaan Finance & Accounti ng

3 Halaman form pertanyaan muncul. Pada halaman ini, masukkan informasi berikut:

Diajukan Untuk PENTING: Jika Anda mengajukan pertanyaan atas nama orang lain, mohon memasukkan nama yang bersangkutan di kolom tersebut

pertanyaan yang Anda ajukan pada kolom ini

Deskripsi – Anda dapat memasukkan keterangan detail mengenai pertanyaan a b c a b c

(34)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah yang Anda ajukan pada

kolom ini

lampiran yang berhubungan dengan pertanyaan yang Anda ajukan

Klik Kirim.

5 Setelah selesai, sebuah pesan dengan nomor tracking Anda akan muncul.

Tips: Status pertanyaan yang Anda ajukan dapat dicek melalui tautan dalam kotak hijau.

Atau, Anda dapat mengecek status

pertanyaan yang diajukan melalui Tiket Saya.

(35)

4.6 Permo honan Layanan

Jika Anda ingin mengajukan permohonan layanan IT, klik di sini. Jika Anda ingin mengajukan permohonan layanan HR, klik di sini.

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan permohonan layanan IT.

1 Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Layanan.

2 Halaman Katalog L ayanan muncul.

Pada halaman ini, Anda dapat memilih layanan IT yang Anda inginkan melalui cara dibawah ini:

Klik layanan IT yang Anda inginkan dari daftar

Item Populer . Jika Anda tidak

menemukan layanan IT yang Anda inginkan dari daftar Item Populer, klik ikon di sebelah kategori layanan IT untuk membuka pilihan Untuk pencarian layanan IT yang lebih cepat, Anda dapat melakukannya melalui Pencarian. a b a b c c

(36)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 3 Halaman Permohonan Layanan

muncul.

Pada halaman ini, masukkan informasi yang wajib diisi pada kolom yang ditandai dengan tanda bintang (*).

Tips: Mohon diperhatikan:

•

_{Kolom yang muncul}

akan berbeda untuk setiap permohonan layanan IT.

•

_{Dalam sebuah}

permohonan layanan IT, Anda perlu untuk

memasukkan ulang informasi yang telah dimasukkan ke dalam kolom-kolom jika Anda mengubah tipe

permohonan

PENTING: Mohon diingat jika Anda mengubah

“Tipe Permohonan”,

kolom yang telah diisi akan dihapus

lampiran yang berhubungan dengan layanan yang anda ajukan

Klik Kirim.

Tips: Anda mengecek status permohonan layanan IT yang telah diajukan dengan mengklik Tiket Saya.

(37)

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengajukan permohonan layanan HR.

1 Di Beranda Shared Servi ce Portal, klik Permohonan Layanan.

2 Halaman Katalog L ayanan muncul.

Pada halaman ini, Anda dapat memilih layanan HR yang Anda inginkan melalui cara dibawah ini:

Klik layanan HR yang Anda inginkan dari daftar

Item Populer . Jika Anda tidak

menemukan layanan HR yang Anda inginkan dari daftar Item Populer, klik ikon di sebelah kategori layanan HR untuk membuka pilihan Untuk pencarian layanan HR yang lebih cepat, Anda dapat melakukannya melalui Pencarian. a b a b c c

(38)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 3 Halaman Permohonan Layanan

muncul.

Pada halaman ini, masukkan informasi pada kolom-kolom formulir.

(Contoh yang ditunjukkan adalah untuk layanan Memperbarui Data Pribadi).

PENTING:

Jika tidak ada informasi yang dimasukkan, maka akan muncul pesan error (ditampilkan di bawah formulir di samping). Pengaturan ini berlaku untuk layanan HR sebagai berikut:

1. Memperbarui Data Pribadi

2. Memperbarui Informasi Kontak

Tips: Mohon diperhatikan:

•

_{Kolom yang muncul}

akan berbeda untuk setiap permohonan layanan.

•

_{Untuk layanan terkait}

pebaruan data pribadi, Anda hanya perlu

mengisi kolom yang ingin diperbarui.

•

_{Dalam sebuah}

permohonan layanan IT, Anda perlu untuk

memasukkan ulang informasi yang telah dimasukkan ke dalam kolom-kolom jika Anda mengubah tipe

(39)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 4 Klik ikon Tambahkan lampiran

jika ingin menambahkan lampiran yang berhubungan dengan layanan yang anda ajukan

Klik Kirim.

Tips: Anda dapat mengecek status

permohonan layanan HR yang telah diajukan

dengan mengklik Tiket Saya.

(40)

4.7 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Web Browser

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengecek status pertanyaan dan/atau layanan melalui web browser.

1 Di beranda Shared Service Portal, klik salah satu tautan dalam Tiket Saya untuk melihat masalah / permintaan layanan IT, pertanyaan mengenai Human Resource (HR) atau Finance & Accounting (F&A) yang diajukan.

Klik Tiket Saya pada halaman atas. Lalu, klik Lih at Semua.

Arahkan ke bagian Tiket Saya di beranda Shared Service Portal.

Tips: Ikon biru di sebelah tautan Tiket Saya

menunjukkan jumlah permohonan, masalah IT dan pertanyaan yang sudah diajukan. Singkatan Kepanjangan mnt Menit hr Hari bln Bulan thn Tahun a b a b b

(41)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 2 Semua tiket yang diajukan untuk

diri sendiri atau atas nama pengguna lain akan muncul di sini.

Tips: Anda dapat mem-filter daftar tiket dengan memasukkan kriteria pencarian Anda di kotak pencarian. Untuk

menghapus filter, klik Hapus Filter yang ada di pojok kanan atas laman web

Jika Anda terdaftar dalam Watch List untuk suatu tiket, Anda

dapat mengecek status tiket tersebut.

Tips: Watch List memungkinkan Anda untuk menerima notifikasi dan mengecek status tiket yang diajukan oleh

pengguna lain. Seperti:

• Asisten VIP dapat mengecek status tiket untuk VIP ATAU

• Seksi admin dapat mengecek status tiket yang diajukan oleh

karyawan dari seksi yang bersangkutan

(42)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 3 Untuk rincian lebih lanjut, klik

pada pertanyaan atau

permintaan layanan yang ingin Anda lihat.

Halaman Form Tiket muncul. Anda dapat:

Mengirimkan pesan ke Shared Service dengan mengetik pesan di kolom teks. Lalu, klik Kirim. Menambahkan lampiran dengan klik ikon Lampiran . Melihat status tiket Anda.

a

b

c

a

(43)

4.8 Tiket Saya (Mengecek Status Pertanyaan dan Layanan) – Aplikasi Mobile

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah u ntuk mengecek status pertanyaan dan/atau layanan melalui aplikasi mobile.

1 Di beranda Shared Service Portal, Anda dapat mengecek status pertanyaan / layanan dengan cara-cara berikut:

Klik Menu untuk melihat fungsi-fungsi yang tersedia. Selanjutnya, klik Tiket Saya dan klik Lihat Semua. Anda dapat klik item apapun untuk melihat rincian lebih lanjut.

Jika Anda terdaftar dalam Watch List untuk suatu tiket, Anda dapat mengecek status tiket tersebut.

ATAU

Scroll ke bawah sampai pada bagian Tiket Saya. Klik permohonan yang Anda ingin lihat.

Tips: Ikon biru di sebelah tautan Tiket Saya

menunjukkan jumlah permohonan, masalah IT dan pertanyaan yang sudah diajukan. Singkatan Kepanjangan mnt Menit hr Hari bln Bulan thn Tahun

Watch List memungkinkan Anda untuk menerima

notifikasi dan mengecek status tiket yang diajukan

a

b

a

(44)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah oleh pengguna lain.

Seperti:

• Asisten VIP dapat mengecek status tiket untuk VIP ATAU

• Seksi admin dapat mengecek status tiket yang diajukan oleh

karyawan dari seksi yang bersangkutan

2 Halaman Form Tiket muncul. Anda dapat melihat status tiket Anda.

3 Pada halaman Form Tiket.

Anda dapat:

Mengirimkan pesan ke Shared Service dengan mengetik pesan di kolom teks. Lalu, klik Kirim.

Menambahkan lampiran dengan klik ikon Kamera. Sebuah kotak pop-up akan muncul dengan pilihan sebagai berikut:

1. Photo Library – Pilih gambar dari photo library handphone Anda

a

b

a

(45)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 2. Take Photo - Mengambil

foto menggunakan kamera handphone Anda

3. Browse – Pilih file yang tersedia dalam

(46)

4.9 Melih at Slip Gaji Saya – Web Browser

Fitur Slip Gaji Saya hanya tersedia untuk APP Indonesia (contohnya Serpong, Serang, Tangerang, Thamrin).

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat slip gaji Anda menggunakan browser web. Jika Anda membutuhkan bantuan dalam mengakses Shared Service Portal, lihat Bagian 3.0 Login ke Shared Service Portal

# Steps Screenshot for Each Step

1 Pada beranda Aspiro Service Portal, ada beberapa cara untuk melihat slip gaji.

melalui tautan Slip Gaji Saya: Klik Slip Gaji Saya pada bagian atas laman web

melalui bagian Slip Gaji Saya: Di bagian Slip Gaji Saya.

•

_{Klik untuk melihat}

untuk menampilkan slip gaji untuk

bulan tertentu

•

Lih at Semua untuk melihat semua slip gaji Anda

1b Ketika Anda klik Lihat Semua, halaman Slip Gaji Anda akan muncul. Anda dapat:

Melihat seluruh slip gaji dengan memilih Periode Slip Gaji.

Melihat seluruh slip gaji yang tersedia dengan Klik untuk Melihat a b a b b a b a

(47)

# Steps Screenshot for Each Step 1b Ketika Anda klik untuk melihat

slip gaji untuk bulan tertentu, jendela web baru akan terbuka.

Jendela pop-up akan kemudian meminta Anda untuk mengisi kata sandi. Isi kata sandi Anda dan klik OK.

PENTING: Password Anda adalah kombinasi Akun SAP Karyawan dan tanggal lahir, contohnya (<8-digit Akun SAP

Karyawan><DDMMYYYY>) Akun SAP Karyawan Anda

harus 8 digit, jika Akun SAP Karyawan Anda kurang dari 8 digit, ditambahkan

beberapa 0 di depannya (contohnya Jika Akun SAP Anda adalah 1234,

kemudian ketika

memasukkan kata sandi, mohon dimulai dengan 00001234).

Tanggal lahir Anda harus dalam format DDMMYYYY. Contohnya, jika Akun SAP Karyawan Anda adalah 1234567 dan tanggal lahir Anda adalah

01-Februari-1980, maka kata sandi Anda adalah

(48)

# Steps Screenshot for Each Step 2 Ketika Anda telah memasukkan

kata sandi dengan benar, maka slip gaji Anda tersedia untuk dilihat dan diunduh.

Klik pada ikon yang ditandai untuk mengunduh slip gaji Anda.

(49)

4.10 Melih at Slip Gaji Saya – Aplikasi Mobile

Fitur Slip Gaji Saya hanya tersedia untuk APP Indonesia (contohnya Serpong, Serang, Tangerang, Thamrin).

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melihat slip gaji Anda menggunakan aplikasi mobile. Tersedia untuk perangkat yang didukung oleh iOs dan Android OS.

Jika Anda menggunakan perangkat yang didukung oleh Android OS, Anda perlu untuk mengatur aplikasi Chrome sebagai browser utama untuk melihat slip gaji Anda. Lihat bagian Setting up default browser application on Android.

# Steps Screenshot for Each Step

1 Pada beranda Aspiro Service Portal, ada beberapa cara untuk melihat slip gaji.

melalui tautan Slip Gaji Saya: Klik Slip Gaji Saya pada bagian atas laman web

melalui bagian Slip Gaji Saya: Di bagian Slip Gaji Saya.

•

_{Klik untuk melihat}

untuk menampilkan slip gaji untuk

bulan tertentu

•

_{Lih at Semua untuk}

melihat semua slip gaji Anda

b a

a

(50)

# Steps Screenshot for Each Step 1b Ketika Anda klik Lihat Semua,

halaman Slip Gaji Anda akan muncul. Anda dapat:

Melihat seluruh slip gaji dengan memilih Periode Slip Gaji.

Melihat seluruh slip gaji yang tersedia dengan Klik untuk Melihat

1b Ketika Anda klik untuk melihat slip gaji untuk bulan tertentu, jendela web baru akan terbuka.

Jendela pop-up akan kemudian meminta Anda untuk mengisi kata sandi. Isi kata sandi Anda dan klik OK.

PENTING: Password Anda adalah kombinasi Akun SAP Karyawan dan tanggal lahir, contohnya (<8-digit Akun SAP

Karyawan><DDMMYYYY>) Akun SAP Karyawan Anda

harus 8 digit, jika Akun SAP Karyawan Anda kurang dari 8 digit, ditambahkan

beberapa 0 di depannya (contohnya Jika Akun SAP Anda adalah 1234,

kemudian ketika

memasukkan kata sandi, mohon dimulai dengan 00001234).

Tanggal lahir Anda harus dalam format DDMMYYYY. Contohnya, jika Akun SAP Karyawan Anda adalah 1234567 dan tanggal lahir

a a

b

(51)

# Steps Screenshot for Each Step Anda adalah

01-Februari-1980, maka kata sandi Anda adalah

“0123456701021980”.

2 Ketika Anda telah memasukkan kata sandi dengan benar, maka slip gaji Anda tersedia untuk dilihat dan diunduh.

Untuk mengunduh, sebagai berikut:

•

_{Untuk iOS} – mengacu pada gambar sebelah kiri, klik ikon Safari. Slip gaji akan tampil di browser mobile Safari. Klik ikon

•

_{Untuk Android OS} –

mengacu pada gambar di sebelah kanan, klik ikon Menu sebagaimana ditampilkan.

Sebuah menu akan muncul, klik ikon

(52)

# Steps Screenshot for Each Step 3 Untuk iOS – mengacu pada

gambar di sebelah kiri. Anda dapat memilih opsi yang tersedia untuk menyimpan slip gaji.

Untuk Android OS - mengacu pada gambar di sebelah kanan. Kemudian, akan diunduh dan

setelah selesai kotak “Unduh…”

akan hilang.

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk mengatur aplikasi browser pada perangkat mobile Anda.

1 Pada perangkat mobile Android OS Anda, pilih ikon Settings dan klik.

PENTING: Mohon

diperhatikan bahwa bentuk ikon Settings berbeda dari satu perangkat Android ke perangkat lainnya.

(53)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 2 Cari pilihan Apps dan klik.

PENTING: Mohon diperhatikan bahwa tampilan dapat berbeda dari satu perangkat Android OS ke perangkat lainnya.

3 Tampilan Apps akan muncul. Cari aplikasi mobile Chrome dan klik.

PENTING: Jika Anda tidak dapat menemukan aplikasi mobile Chrome, mohon unduh aplikasi Chrome dari Play Store.

(54)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 4 Tampilan Application Info akan

muncul.

Scroll ke bawah sampai ada menemukan Apps Settings.

5 Klik pada aplikasi Browser.

6 Tampilan Browser App akan muncul.

Klik pada ikon Chrome icon untuk memilih.

(55)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 7 Tampilan App Settings akan

muncul dan Anda akan melihat bahwa Browser app Anda telah diubah menjadi Chrome.

Tips: Anda dapat

memverifikasi ini dengan memilih Set as default. Tampilan Set As Default akan muncul, dalam layer ini Anda akan melihat Chrome telah diatur sebagai aplikasi browser utama Anda.

(56)

4.11 Daftar Survei Kepuasan (Melengkapi Survei Kepuasan)

Tabel berikut menjelaskan langkah-langkah untuk melengkapi survei kepuasan layanan Shared Shared Service.

1 Di Beranda Shared Service Portal, scroll ke bawah sampai pada bagian Daftar Survei Kepuasan.

Tips: Jika Anda telah mengajukan tiket atas nama pengguna lain, Anda dapat mengisi survei

mereka.

2 Klik Survei Kepuasan

HelpDesk untuk mengakses form survei.

3 Halaman Survei Kepuasan HelpDesk muncul.

(57)

# Langkah Screenshot untu k Setiap Langkah 4 Halaman Survei Kepuasan

HelpDesk muncul.