Penyelesaian Masalah dan Membuat Keputusan

Certificate in Coaching Practice Programme

(UMCCeD); Kursus Leadership Coaching & Mentoring (IAB); Certificate Programme on Coaching &

Mentoring (The University of Waikato); Coaching & Mentoring – Awareness (Shaker Sdn Bhd)

Bidang Latihan di IAB

Coaching & Mentoring Perancangan

Pengalaman Mengajar & Mentadbir

1990 Mula mengajar, SMK Kuala Krau 1992 – 1999 PK Kokurikulum SMK Kuala Krau

PK HEM, SMK Kuala Krau GKMP T & V, SMK Kuala Krau 1999 – 2000 Cuti Belajar

(3)

“Tiada masalah

begitu besar atau

kompleks yang tidak

dapat lari daripadanya.” A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(4)

“Sentiasa terdapat penyelesaian yang mudah untuk setiap masalah manusia.” Berhenti • dan bertenang Fikir • rancangan • secara bijak K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(5)

“Sumber kesilapan yang paling biasa dalam membuat keputusan

(pengurusan) ialah penekanan kepada mencari jawapan

yang betul daripada soalan yang betul.”

A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(6)

Cabaran Yang Kita Hadapi

Bekerja secara bersendirian

- Kenal pasti satu atau dua cabaran yang tidak dapat diselesaikan atau masalah yang dihadapi organisasi pada hari ini atau satu atau dua

keputusan yang perlu dibuat dalam masa terdekat. Tulis di atas kad.

- Apabila anda telah selesai dengan

K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(7)

Objektif Pembelajaran

Di akhir sesi latihan peserta berupaya; • mengenal pasti halangan biasa

kepada penyelesaian masalah dan membuat keputusan yang berkesan • menggunakan prinsip penyelesaian

masalah dan membuat keputusan yang berkesan dalam situasi

kehidupan sebenar.

• menjelaskan model tujuh langkah penyelesaian masalah. A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(8)

Objektif Pembelajaran

• menggunakan model penyelesaian masalah terhadap situasi yang

spesifik.

• menulis pernyataan masalah yang jelas.

• menjelaskan model tujuh langkah membuat keputusan.

• membincangkan strategi dan

kaedah untuk melibatkan pelbagai

(9)

Agenda Pembelajaran Sesi 1

• Meneroka sejarah kita

menyelesaikan masalah dan membuat keputusan.

• Mengenal pasti prinsip penyelesaian masalah dan membuat keputusan.

• Menjelaskan dua pendekatan

penyelesaian masalah dan membuat keputusan.

• Menggunakan model penyelesaian masalah. A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(10)

Agenda Pembelajaran Sesi 2

• Menulis pernyataan masalah. • Menggunakan model membuat

keputusan.

• Melibatkan orang lain dalam

penyelesaian masalah dan membuat keputusan. K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(11)

Bertemu dan Meraikan!

• Perkenalkan diri anda dengan rakan semeja.

• Kongsikan objektif anda untuk hari ini.

• Sebagai satu kumpulan … kenal pasti beberapa matlamat / isu yang diminati.

• Bangunkan dua atau tiga soalan tentang penyelesaian masalah dan membuat keputusan yang kumpulan

anda mahukan jawapan sebelum berakhirnya hari ini.

(12)

Apakah masalah? Apakah keputusan? K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(13)

Masalah adalah …

• ketiadaan atau kekosongan yang tinggal sehingga respons yang sesuai ditemui.

[“jurang” antara status semasa dan status yang dikehendaki.]

Masalah muncul dalam situasi di mana seorang individu atau kumpulan gagal untuk mencari cara yang berkesan

untuk mencapai atau memenuhi keperluan seseorang, kumpulan, komuniti atau masyarakat.

(14)

Keputusan adalah …

• pilihan yang diambil daripada antara penyelesaian atau pilihan alternatif apabila berhadapan

dengan menyelesaikan masalah, memenuhi keperluan yang tidak

dipenuhi atau mencari cara terbaik untuk mencapai matlamat atau cita-cita. K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(15)

Sejarah PMMK Kita …

Secara bersendirian …

• Kenal pasti contoh dalam organisasi di mana penyelesaian masalah dan membuat keputusan berlaku dengan baik. Mengapakah ianya berlaku

dengan baik? Apakah akibat ianya dapat dilakukan dengan baik?

(16)

Secara bersendirian …

• Kenal pasti contoh dalam organisasi di mana penyelesaian masalah dan membuat keputusan TIDAK berlaku dengan baik. Mengapakah ianya

tidak berlaku dengan baik? Apakah akibat tidak mencapai keputusan yang diharapkan ini?

(17)

Dalam kumpulan kecil …

• Berkongsi sejarah PMMK anda. • Kenal pasti trend dan tema PMMK

yang berjaya. Apakah beberapa sebab menghasilkan PMMK yang baik? Apakah akibatnya?

• Kenal pasti trend dan tema PMMK yang tidak berjaya. Apakah

sebabnya? Apakah akibatnya?

(18)

7 Prinsip Pemikiran – Penembusan Penyelesaian Masalah & Membuat

Keputusan

Dalam kumpulan kecil …

• Fahami dan bincang artikel

berkaitan dengan tujuh prinsip …?

(19)

7 Prinsip Pemikiran – Penembusan PMMK

1. Menangani setiap masalah berdasarkan keunikannya. 2. Menjelaskan tujuan anda.

3. Meneroka

“penyelesaian-selepas-seterusnya”.

4. Menggunakan pemikiran bersistem. 5. Menghadkan pengumpulan data

anda.

6. Melibatkan perspektif yang pelbagai. 7. Melihat kembali penyelesaian,

masalah dan penyelesaian-selepas-seterusnya. A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(20)

Secara bersendirian

1. Prinsip manakah organisasi lakukan fungsi dengan cukup baik dalam

mengamalkan pendekatan mereka terhadap penyelesaian masalah dan membuat keputusan?

2. Prinsip manakah organisasi

cenderung tidak mengamalkan?

(21)

Dalam kumpulan kecil, bincang … 1. Prinsip manakah organisasi

cenderung untuk ikut dan amalkan. 2. Prinsip manakah organisasi

cenderung untuk TIDAK ikut dan amalkan.

3. Bagi prinsip yang dikenal pasti dalam soalan kedua, kenal pasti tindakan yang individu harus ambil bagi meningkatkan pengaplikasian prinsip ini dalam organisasi.

(22)

Pendekatan PMMK

• Pendekatan Intuitif – Menyelesaikan masalah melalui instuisi (gerak hati), celik akal, dan pemikiran mencapah. • Pendekatan Rasional / Analitis –

Menyelesaikan masalah melalui proses berstruktur formal,

sistematik, berperaturan dan saintifik. K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(23)

Bila menggunakan pendekatan ini

Dalam kumpulan kecil anda,

pendekatan yang ditetapkan untuk anda, …

• Kenal pasti kekuatan dan kelemahan pendekatan ini.

• Kenal pasti bila untuk menggunakan setiap pendekatan dan TIDAK

menggunakan setiap pendekatan.

(24)

Model Penyelesaian Masalah

1. Memilih dan mendefiniskan masalah Mengecilkan masalah

Siapa perlu terlibat

2. Mendefinisi hasil yang dihasratkan, tujuan yang lebih tinggi dan

pengukuran

Kenal pasti ukuran kejayaan

3. Kenal pasti sebab yang berpotensi

4. Kenal pasti halangan yang berpotensi 5. Kenal pasti tindakan menangani punca

(25)

1. Memilih masalah dan menentukan pernyataan masalah (mengecilkan masalah; siapa perlu terlibat)

2. Menentukan hasil yang diingini – matlamat dan objektif (ukuran kejayaan)

3. Menyenaraikan punca masalah yang berpotensi.

4. Mengenalpasti halangan dan rintangan yang berpotensi

5. Mengenalpasti tindakan untuk menangani punca masalah dan menyelesaikan masalah. 6. Membangunkan garis masa pelaksanaan dan

menugaskan tanggungjawab untuk tindakan 7. Melaksanakan, memantau kemajuan, dan

menyemak semula rancangan.

(26)

1

• Memilih masalah dan menentukan pernyataan

masalah (mengecilkan masalah; siapa perlu terlibat)

2

• Menentukan hasil yang diingini – matlamat dan objektif (ukuran kejayaan)

3 • Menyenaraikan punca masalah yang berpotensi.

4

• Mengenalpasti halangan dan rintangan yang berpotensi

5

• Mengenalpasti tindakan untuk menangani punca masalah dan menyelesaikan masalah.

(27)

Apakah yang mempengaruhi penyelesaian masalah anda? A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(28)

Faktor yang mempengaruhi proses penyelesaian masalah

• Siapa yang terlibat (dan tahap pengetahuan terhadap masalah) • Apakah maklumat yang anda ada

disediakan untuk anda • Masa yang ada

• Pengalaman dan pengetahuan berkaitan masalah • Dinamik kumpulan K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(29)

Kecerdasan Imaginasi Anda

• Apakah kecerdasan imaginasi anda?

• Bekerja sebagai satu pasukan bagi menyelesaikan teka teki “di luar

kotak” ini.

• Bekerja dengan pantas bagi menjadi kumpulan pertama melengkapkan kuiz Kecerdasan Imaginasi

(30)

Dalam atau Luar? K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(31)

Muda atau veteran? A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(32)

Dalam bayangan … K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(33)

Sambungkan titik-titik … A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(34)

Sambungkan titik-titik … K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(35)

Ianya sangat mudah mencadangkan penyelesaian apabila anda tidak tahu terlalu banyak tentang masalah.

Malcolm Forbes

U.S. business leader

(36)

Menulis Pernyataan Masalah

• Menyatakan masalah secara objektif (berasaskan kenyataan atau fakta sebenar). Memberi tumpuan kepada fakta: antara apakah yang diketahui dengan apakah yang diandaikan. • Menyatakan soalan: Apakah yang

tidak berfungsi? Apakah yang tidak betul? Mengapakah isu ini kita perlu beri perhatian? K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(37)

Menulis Pernyataan Masalah

• Kenal pasti hubungan sesuatu masalah dengan masalah lain.

• Membangunkan visi masalah yang dikongsi bersama.

• Membangunkan visi hasil yang dikongsi bersama A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(38)

Sampel Pernyataan Masalah

Kepimpinan atasan tidak menyokong keputusan oleh staf barisan hadapan.

Kita tidak bekerja bersama secara efektif sebagai satu pasukan.

Kakitangan memiliki sikap yang buruk di setiap

peringkat organisasi K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(39)

Kepimpinan atasan tidak menyokong keputusan

oleh staf barisan hadapan.

Kepimpinan atasan

membuat keputusan dan mengambil tindakan yang bertentangan dengan

cadangan staf barisan hadapan.

Kita tidak bekerja bersama secara efektif sebagai satu pasukan.

Kita tidak mencapai prestasi hasil dan

keputusan yang spesifik. Kakitangan memiliki sikap

yang buruk di setiap peringkat organisasi

Kakitangan di setiap

peringkat organisasi tidak mencapai kualiti dan

matlamat produktiviti mereka. A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(40)

Kesilapan operator

mencipta jumlah reja yang tidak boleh diterima.

Peluasan produk baru kita keseluruhannya gagal

kerana kurangnya

pemahaman terhadap keperluan pelanggan. Generasi baru pekerja mempunyai idea yang tidak realistik apa yang dilakukan bagi K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(41)

Kesilapan operator

mencipta jumlah reja yang tidak boleh diterima.

Bagaimanakah kita boleh menambah baik kualiti produk dan produktiviti pekerja dalam proses pembuatan kita?

Peluasan produk baru kita secara keseluruhannya gagal kerana kurangnya pemahaman terhadap keperluan pelanggan.

Peluasan produk baru kita gagal mencapai sasaran jualan untuk 3 suku tahun terakhir.

Generasi baru pekerja mempunyai idea yang tidak realistik apa yang dilakukan bagi

mengerakkan organisasi ke peringkat lebih tinggi.

Pekerja baru (umur 19 -25) cenderung

menunjukkan tahap

kekecewaan yang tinggi dengan laluan kerjaya organisasi. A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(42)

Alat dan Teknik PMMK

• Percambahan Fikiran (Brainstorming) • Teknik Kumpulan Nominal

• Diagram Sebab_akibat • Matriks Keputusan

• Diagram Kesamaan Dan Saling Berhubungan

• Analisis Force Field

• Matriks „Adalah / Bukanlah‟ • Pemetaan Minda K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(43)

Percambahan Fikiran A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(44)

Teknik Kumpulan Nominal K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(45)

Diagram Sebab Akibat A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(46)

Matriks Keputusan K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(47)

Diagram Kesamaan dan Saling Berhubungan A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(48)

Analisis Force Field K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(49)

Matriks Adalah / Bukanlah A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(50)

Pemetaan Minda K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(51)

Diagram Pokok A BD UL R A ZA K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(52)

Perbandingan Berpasangan K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(53)

Proses Membuat Keputusan

• Menjelaskan keputusan yang ingin dibuat

• Mengecilkan keputusan

• Kenal pasti siapa perlu terlibat

• Menjelaskan hasil yang dihasratkan, objektif strategik dan tujuan yang

lebih tinggi

• Kenal pasti ukuran kejayaan

• Susun kemestian dan kemahuan anda, susun secara berperingkat daripada banyak kepada kurang dan beri nilai (1 – 10) setiap satu

(54)

Proses Membuat Keputusan

• Kenal pasti alternatif keputusan dan pilihan

• Memilih alternatif terbaik • Kenal pasti halangan yang

berpotensi

• Membangunkan pelan tindakan / pelaksanaan.

• Melaksanakan, mengawasi, menilai dan menyemak K A LIA S / 019 947 404 5; abd u lr az ak al @ iab .edu .m

(55)

(56)

Melibatkan Orang Lain

• Bilakah ianya wajar untuk melibatkan orang lain?

• Bilakah ianya tidak wajar atau tidak sesuai melibatkan orang lain?

(57)

Melibatkan Orang Lain

Autokratik

Demokratik Kita putuskan Saya putuskan

Memberi kuasa _{Anda putuskan}

(58)

Melibatkan Orang Lain Penyertaan penting kerana …

1. Ia meningkatkan kemungkinan

menjelaskan masalah / keputusan

dengan betul dan memahami konteks masalah / keputusan – termasuk

penyebab mendasari – dan mengenal pasti keperluan kemestian / kemahuan yang kritikal.

2. Ia boleh mempengaruhi secara positif tahap komitmen terhadap

(59)

Terima Kasih! • Mengintergrasikan prinsip

penyelesaian masalah dan membuat keputusan ke dalam amalan harian. • Menggunakan model penyelesaian

masalah kepada situasi harian anda. • Mengamalkan model membuat

keputusan dan menggunakan matriks keputusan membantu mendefinisi

keperluan membuat keputusan.

• Memikirkan peluang dan strategi bagi melibatkan orang lain dalam PMMK.