Hal. 1 dari 17 halaman
LAB AKUNTANSI
FEUI
Lab Komputer
Sistem Informasi Akuntansi
DFD, FLOWCHART &
MYOB
Laboratorium Akuntansi
Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Gedung Departemen Akuntansi FEUI, lt. 1
Kampus Baru UI Depok
Depok, 16424
Telp. : 62 21 7884 9169/70 – 7888 6407
Fax. : 62 21 7888 9169 – 7888 6407
Hal. 2 dari 17 halaman
MICROSOFT VISIO
Microsoft Visio merupakan salah satu software yang dapat digunakan untuk membuat DFD maupun flowchart. Software ini cukup user friendly, sehingga pembuatan DFD ataupun
flowchart tidak memakan waktu terlalu lama.
Perkenalan atas Microsoft Visio
Pada saat membuka Microsoft Visio, maka akan muncul window seperti dibawah ini:
Anda tinggal memilih bagian Category untuk menentukan gambar yang akan dibuat. Pilih
Flowchart untuk membuat DFD maupun flowchart. Setelah melakukan pilihan Category dan Template, Anda dapat segera membuat gambar yang Anda inginkan.
a. Membuat Data Flow Diagram
• Setelah membuka Microsoft Visio, pada Category pilih Flowchart dan pada
Template pilih Data Flow Diagram.
Hal. 3 dari 17 halaman
Untuk menggambar simbol-simbol, Anda cukup meng-copy salah satu simbol pada bagian Data Flow Diagram Shapes dan mem-paste di halaman yang tersedia di sisi kanan. Untuk mengambarkan alur data, klik icon bergambar garis.
b. Membuat Flowchart
• Setelah membuka Microsoft Visio, pada bagian Category pilih Flowchart dan pada bagian Template pilih Basic Flowchart.
• Setelah anda memilih Template Data Flow Diagram, akan muncul window berikut ini:
Klik kanan, copy simbol, paste di halaman sebelah kanan
Menggambar Alur Data
Hal. 4 dari 17 halaman
Untuk menggambar simbol-simbol, Anda cukup meng-copy salah satu simbol pada bagian Basic Flowchart Shapes dan mem-paste di halaman yang tersedia disisi kanan. Untuk mengambarkan alur data, klik icon bergambar garis.
Menggambar Alur Data
Klik kanan, copy simbol, paste di halaman sebelah kanan
Hal. 5 dari 17 halaman
DATA FLOW DIAGRAM
Definisi:
• Data Flow Diagramming is a means of representing a system at any level of detail with a graphic network of symbols showing data flows, data stores, data processes, and data sources/destinations. (The Technique of Data Flow Diagramming, Kenneth A. Kozar, Spring 1997).
• Data flow diagrams illustrate how data is processed by a system in terms of inputs and outputs (www.smartdraw.com)
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Data Flow Diagram adalah alat untuk menggambarkan sistem dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan alur data, pemrosesan data, dan sumber ataupun tujuan data.
Kegunaan:
Kegunaan dari Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk menyediakan hubungan semantik antara User dan System Developers. Diagram ini :
• Secara grafik, mengeliminasi ribuan kata;
• Merepresentasikan hubungan logis, membuat model ‘What a system does’, daripada hanya model yang secara fisik menunjukkan ‘How the model does it’;
• Dibuat secara hierarkis, menunjukkan sistem di berbagai detail level; dan
• Sedikitnya simbol yang dipergunakan, menjadikan user mudah dalam mengerti dan me-review.
Tujuan dari DFD adalah untuk secara umum memahami sebuah model sistem. Diagram merupakan dasar dari analisis struktur sistem. DFD didukung oleh analisis struktur sistem lainnya seperti Data Stucture Diagrams, Data Dictionaries, dan teknik lainnya seperti
Hal. 6 dari 17 halaman
Deskripsi :
Data Flow Diagram terdiri dari empat simbol dasar yaitu :
Keterangan :
• Entitas eksternal menggambarkan sumber data sistem atau tujuan data dari sistem: 1. Diberi nama dengan nama yang sesuai.
2. Dapat diulang (dibuat lebih dari satu kali) untuk menghindari terjadinya perpotongan garis.
3. Entitas eksternal terletak di luar sistem yang digambarkan oleh DFD.
4. Dapat merupakan sistem lain atau subsistem dari sistem yang yang digambarkan oleh DFD.
• Alur data menggambarkan perpindahan data: 1. Digambarkan dengan garis berpanah.
2. Hanya mencerminkan data, tidak merupakan pengendalian. 3. Harus selalu diberi nama tanpa menggunakan kata data.
• Penyimpanan data menggambarkan data yang tidak berpindah:
1. Pada umumnya merupakan file fisik seperti kartu indeks, laci meja, disket magnetis.
2. Dinamai dengan nama yang sesuai dan tidak menggunakan kata file.
3. Dapat diulang (dibuat lebih dari satu kali) untuk menghindari terjadinya perpotongan garis
Hal. 7 dari 17 halaman
• Proses menggambarkan aktivitas untuk mentansformasikan data, seperti menggabungkan atau mengubah:
1. Menunjukkan perubahan atau transformasi data. Data yang memasuki proses harus ditransformasikan dengan cara tertentu. Oleh karena itu, semua proses harus memiliki input dan output.
2. Dinamai dengan kata kerja tertentu dan objek dari kata kerja tersebut. Nama proses tidak menggunakan kata proses. Setiap proses hanya boleh mencerminkan satu fungsi atau tindakan.
3. Diberi nomor dengan angka desimal yang menunjukkan level dari proses tersebut.
4. Bila ada beberapa proses, dibuat dari atas ke bawah atau dari kiri kanan
Level Data Flow Diagram
• Context Diagram
Merupakan level teratas dari sebuah DFD. Hanya menggambarkan satu sistem, sehingga hanya boleh terdapat satu simbol lingkaran. Pada context diagram, tidak boleh ada simbol penyimpanan data.
• Level Zero Diagram
Level zero diagram menggambarkan suatu sistem secara rinci sehingga tidak seperti pada context diagram, pada level ini boleh terdapat lebih dari satu simbol proses.
• Level One Diagram
Menggambarkan satu proses tertentu dari level zero diagram.
Jenis Data Flow Diagram
• Logical Data Flow Diagram
Menunjukkan alur data tanpa melihat kapan terjadinya alur data tersebut. Logical data flow diagram hanya memfokuskan pada proses yang terjadi pada suatu sistem, tidak mempertimbangkan medium fisik yang digunakan untuk memindahkan data.
• Physical Data Flow Diagram
Menggambarkan di mana dan oleh siapa proses dilakukan dan mencantumkan teknologi tertentu yang digunakan untuk melakukan proses.
Hal. 8 dari 17 halaman
Prosedur Pembuatan Logical DFD:
1. Identifikasi dan buat daftar seluruh entitas eksternal yang menyediakan input maupun yang menerima output dari sistem.
2. Identifikasi dan buat daftar input dari entitas eksternal. 3. Identifikasi dan buat daftar output ke entitas eksternal.
4. Buat daftar aktivitas yang dilakukan oleh setiap entitas dalam sistem.
5. Hanya masukkan aktivitas (proses) yang rutin dan normal, jangan masukkan pengecualian atau proses koreksi kesalahan.
6. Hanya masukkan aktivitas yang digambarkan dalam penjelasan naratif.
Latihan Pembuatan
Data Flow Diagram
Ilustrasi I:
SISTEM PENERIMAAN KAS
PT MIRACLE MEUBEL
PT Miracle Meubel merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan furniture. Banyak dari penjualan yang dilakukan oleh PT Miracle Meubel dengan menggunakan sistem penjualan kredit. PT Miracle Meubel menggunakan prosedur berikut untuk memproses kas yang diterima dari penjualan kredit.
Mailroom menerima cek dan remittance advice (bukti pelunasan) dari pelanggan, seorang clerk menandai cek tersebut dan menulis jumlah uang dan nomor cek pada remittance advice. Secara berkala mailroom clerk menjumlahkan satu batch remittance advice dan mengirimkan batch tersebut kepada bagian piutang bersama dengan copy batch totalnya. Pada saat yang bersamaan, clerk juga mengirimkan batch cek yang bersangkutan pada kasir.
Pada bagian piutang, seorang clerk lain menginput batch tersebut pada online terminals dengan memasukkan batch total, nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang dibayarkan dan nomor cek. Setelah melakukan verifikasi bahwa faktur tersebut memang belum lunas dan jumlah yang dibayarkan sudah diinput dengan benar, komputer memposting pembayaran tersebut kedalam master file piutang. Jika ada keanehan, clerk akan diberi tahu.
Hal. 9 dari 17 halaman
Pada batch terakhir (atau pada akhir jam kerja), computer akan mencetak suatu duplikasi slip deposit pada terminal kasir. Kasir akan membandingkan deposit slip tersebut dengan batch cek yang bersangkutan dan membawa deposit tersebut ke bank.
Pada saat diinput, nomor cek dan jumlah yang dibayar untuk tiap transaksi disimpan dalam sebuah log. Log ini akan digunakan untuk membuat daftar penerimaan kas setiap akhir jam kerja. Suatu ringkasan mengenai saldo pelanggan yang dibayar hari itu juga akan dibuat. Clerk bagian piutang akan membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan jumlah batch dan mengirim total penerimaan kas kepada bagian general ledger.
Instruksi:
Buatlah Context Diagram dan Level Zero Diagram untuk sistem Penerimaan Kas dari PT Miracle Meubel!
Ilustrasi II
EXPENDITURE CYCLE
PT FIRST DELIVERY
PT First Delivery adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengantaran barang-barang. PT First Delivery termasuk perusahaan besar dalam industri ini dan mempunyai base klien perusahaan-perusahaan besar. PT First Delivery juga telah menerapkan sistem yang baik dalam menjalankan perusahaannya, termasuk dalam hal pengeluarannya. Berikut adalah expenditure cycle PT First Delivery.
Pengeluaran utama PT First Delivery adalah untuk pembelian armada truk. Pengeluaran ini sangat material, sehingga tidak dilakukan setiap saat, hanya dilakukan pada awal tahun jika dirasa perlu. Berdasarkan anggaran penjualan yang dibuat pada awal tahun, bagian armada akan melihat kemampuan armada PT First Delivery untuk memenuhi order konsumen. Kemudian, setelah melakukan analisis kelayakan armada, bagian armada akan mengajukan permohonan pembelian armada ke Divisi Akuntansi dan Keuangan.
Divisi akuntansi dan Keuangan akan mereview permohonan pembelian tersebut dan melihat apakah kondisi keuangan perusahaan mencukupi untuk melakukan pembelian. Setelah Divisi Akuntansi & Keuangan menyetujui permohonan pembelian, maka permohonan pembelian yang telah disetujui akan diajukan ke Direksi. Atas otorisasi Direksi, maka Divisi Pembelian akan diberi wewenang untuk melakukan pembelian.
Hal. 10 dari 17 halaman
Divisi pembelian akan mengadakan proses bidding yang diikuti oleh vendor-vendornya. Proses bidding ini direview oleh Divisi Pembelian dan Divisi Akuntansi & Keuangan. Berdasarkan hasil bidding, Bagian pembelian akan membuat formulir pemesanan (PO) sebanyak 3 rangkap. Formulir pemesanan (PO) asli dikirimkan kepada vendor yang terpilih, salinan 1 diberikan kepada bagian A/P dan salinan 2 disimpan di divisi pembelian. Vendor akan mengirimkan sales order kepada PT First Delivery sebagai konfirmasi.
Pada hari yang dijanjikan, truk yang dipesan akan tiba disertai dengan dokumen pengiriman (shipping advice). Dokumen pengiriman ini akan diperiksa dan dicocokkan dengan PO oleh Divisi Pembelian. Bagian Armada melakukan pemeriksaan fisik atas truk. Apabila sudah sesuai, Manajer Divisi Pembelian PT First Delivery akan menandatangani dokumen pengiriman. Divisi pembelian lalu akan memperbanyak dokumen pengiriman yang sudah ditandatangani sebanyak empat rangkap. Dokumen pengiriman asli akan diberikan kepada Bagian GL. Salinan satu akan dikirim ke bagian Armada, salinan kedua disimpan oleh bagian pembelian, dan salinan ketiga diberikan ke bagian A/P. Truk tersebut kemudian akan dikirimkan ke bagian armada. Bagian Armada akan membuat dokumen tanda terima secara manual sebagai bukti bahwa truk telah diterima.
Salinan dokumen pengiriman yang sudah ditandatangani dan dikirim ke bagian GL dijadikan dasar bagi bagian GL untuk mencatat adanya penambahan armada perusahaan. Demikian juga data armada yang dimiliki oleh bagian armada akan diperbaharui begitu truk dan dokumen lengkapnya diterima.
Setelah pengiriman barang, vendor akan mengirimkan tagihan (invoice) yang harus dibayar ke bagian A/P. Bagian A/P akan memperbanyak invoice sebanyak 3 rangkap. Salinan 1 diberikan ke bagian GL supaya bagian GL juga dapat melakukan jurnal dan posting atas hutang tersebut. Salinan kedua diberikan ke bagian kasir sebagai dasar pembuatan cek untuk pembayaran ke vendor. Invoice asli akan disimpan oleh bagian A/P dan bagian A/P akan meng-update catatan subsidiary ledger hutang secara manual.
HuUtang tersebut akan dibayar ketika jatuh tempo dengan menerbitkan cek. Atas perintah dari bagian A/P yang sudah membandingkan purchase order, dokumen pengiriman, invoice dan berdasarkan salinan invoice yang disimpan oleh Kasir, bagian Kasir akan menyiapkan cek. Transfer dilakukan setelah cek ditandatangani oleh direktur dan disetujui. Bagian kasir akan memperbanyak cek menjadi 3 rangkap. Cek asli kemudian dikirim ke vendor supaya diketahui bahwa pembayaran telah dilakukan. Salinan 1 cek tersebut dikirimkan ke bagian A/P agar nilai hutang di subsidiary ledger dapat dihapuskan karena telah dilakukan pembayaran. Salinan 2 akan dikirimkan ke bagian GL untuk dapat dilakukan posting. Salinan 3 akan disimpan oleh Bagian kasir.
Hal. 11 dari 17 halaman
Di akhir bulan, bank akan mengirimkan rekening koran ke bagian GL. Bagian GL akan melakukan proses rekonsiliasi dengan menggunakan MYOB.
Instruksi:
Buatlah Context Diagram dan Level Zero Diagram untuk Expenditure Cycle dari PT First Delivery!
Hal. 12 dari 17 halaman
FLOWCHART
Flowchart adalah grafik yang menggambarkan hubungan fisik, yaitu penggambaran dari alur data yang terjadi antara entitas-entitas dalam sistem yang bersangkutan, dari entitas-entitas utamanya. Cerita naratif mengenai proses sistem dan arus data / dokumen yang berlembar-lembar, dapat dirangkum menjadi suatu Flowchart yang mudah. Flowchart
memfokuskan diri pada aspek fisik dari arus informasi dan proses.
Flowchart dapat digunakan untuk menggambarkan aktivitas manual, aktivitas komputerisasi maupun keduanya. Selain itu Flowchart juga digunakan untuk menggambarkan semua sistem informasi atau bagiannya, yang berisi input ke proses manual/komputerisasi dan beberapa tipe output. Output tersebut dapat didistribusikan ke pengguna-pengguna informasi untuk membantu mereka dalam mengambil keputusan atau digunakan sebagai input dalam proses yang lain.
Tipe Flowchart adalah:
1. Sistem Flowchart, menunjukkan konfigurasi seluruh sistem, termasuk dokumen,
data flows dan proses suatu sistem. Menggunakan hubungan antara input (sumber data), file transaksi, program computer, file master, dan output dalam bentuk laporan yang dihasilkan oleh sistem. Selain itu juga menggambarkan jenis media yang digunakan dalam sistem seperti magnetic tape, magnetic disk, dan terminals. Dalam kata lain dapat dikatakan bahwa flowchart ini dapat lebih menggambarkan proses yang terkomputerisasi.
2. Analytical Flowchart, menunjukkan pembuatan, aliran serta tujuan dokumen dalam suatu sistem dan prosedur yang dibuat. Menggambarkan elemen-elemen dalam sistem manual suatu organisasi termasuk catatan akuntansi (dokumentasi, jurnal, buku besar, dan file-file).
3. Hardware Flowchart, menunjukkan konfigurasi hardware dari suatu sistem.
4. Program Flowchart, menunjukkan logika serta langkah-langkah proses dalam program computer.
Dalam kelas laboratorium akan dibahas hanya dua jenis flowchart yaitu sistem dan
analytical flowchart dimana akan lebih ditekankan adalah pembuatan sistem flowchart dengan menggunakan software Microsoft Visio.
Hal. 13 dari 17 halaman
Elemen-Elemen Flowcharts
Berikut adalah beberapa simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flowchart:
Simbol Nama Deskripsi
Processing Menunjukkan computer yang menjalankan program (computerized processing)
Input or Output Menunjukkan penggunaan media atau data
Hard-copy document Menunjukkan laporan atau check yang sedang dibuat
Multiple hard-copy document
Jika dokumen yang dibuat rangkap (berganda)
Terminator (Terminals) Menandakan entitas
eksternal dari suatu sistem, atau menandakan
permulaan dan akhir dari suatu proses.
Screen Display Menunjukkan penampilan pada layar
Manual Input Menunjukkan input manual
Decision Menunjukkan proses pengambilan keputusan dalam suatu sistem
Manual Process Menunjukkan proses dalam sistem yang dikerjakan secara manual (off-line)
On-page Connectors Menunjukkan keberlanjutan proses dalam sistem (pada lembar yang sama)
Off-page Connectors Menunjukkan keberlanjutan proses dalam sistem (pada lembaran yang berbeda)
Magnetic Disk Menunjukkan penyimpanan data pada disk.
Hal. 14 dari 17 halaman
Permanent file of document A: Alphabetically N:Numerically C:ChronologicallyMenunjukkan file untuk menyimpan sumber dokumen dan laporan (huruf dalam symbol menunjukkan dasar penyimpanan)
Online-Storage Menunjukkan tempat penyimpanan yang on-line
Link Penghubung antar bagian dalam proses
Kaidah Pembuatan Flowchart
1. Flowchart seharusnya dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Pada saat membaca atau menggambar flowchart, seharusnya dimulai dari sisi kiri atas. 2. Karena simbol flowchart terstandarisasi, maka saat pembuatan flowchart harus
dengan simbol yang terstandarisasi.
3. Simbol proses harus selalu ada antara simbol input dan output, ini dinamakan
sandwich rules.
4. Setiap dokumen yang masuk ke proses harus keluar lagi, sehingga alur dokumen jelas. Jika suatu dokumen tidak disebutkan pada narasi selanjutnya maka dianggap dokumen tersebut disimpan.
5. Gunakan on-page connectors dan off-page connectors untuk menghindari garis yang bertabrakan.
6. Tambahkan deskripsi dan komentar (menggunakan anotasi) untuk mengklarifikasi elemen-elemen proses.
Hal. 15 dari 17 halaman
¾ Soal Latihan I:
PT DaDeDu
PT DaDeDu adalah sebuah perusahaan yang merupakan distributor tas yang dimiliki oleh Bu Diah Sastro. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1986. Perusahaan ini bermula dari kesenangan atau hobi dari Bu Diah untuk berjualan tas kepada teman-teman sejawatnya di Bogor yaitu kota kelahiran Bu Diah, ataupun kepada teman-teman kuliahnya di Depok. Dari tahun berdirinya hingga saat ini, PT DaDeDu telah memiliki 5 gudang dan 50 armada yang siap untuk mendistribusikan barangnya.
Salah satu kelebihan dari perusahaan ini yaitu memiliki pegawai yang merupakan lulusan Departemen Akuntansi FEUI yang sangat mengerti tentang internal control yang baik, sesuai dengan yang mereka pelajari pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.
Berikut adalah alur dari siklus penjualan yang dimiliki oleh PT DaDeDu:
Pada awalnya bagian penjualan perusahaan akan menerima customer order dari pelanggan-pelanggan setia PT DaDeDu. Customer Order ini dapat datang dengan berbagai bentuk, ada yang berupa formulir pemesanan resmi dan terstandarisasi, tapi apabila pelanggan tersebut merupakan pelanggan setia, pemesanan tersebut dapat dilakukan melalui telepon atau e-mail yang selanjutnya akan didokumentasikan oleh pegawai bagian penjualan.
Bagian Penjualan kemudian akan memberikan customer order tersebut kepada bagian kredit untuk diotorisasi dengan melihat credit limit database yang ada di komputer. Hal ini untuk memastikan bahwa hutang pelanggan tersebut masih berada di bawah credit limit yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Apabila tidak diotorisasi (cedit limit dari hutang pelanggan telah terlampaui), maka pelanggan tersebut akan diberitahukan oleh bagian penjualan untuk melunasi hutangnya terlebih dahulu untuk dapat melakukan pemesanan. Apabila diotorisasi, maka bagian kredit akan memberikan customer order yang telah diotorisasi kembali ke bagian penjualan.
Bagian penjualan selanjutnya akan membuat sales order (berdasarkan customer order) dalam tiga rangkap. Satu akan diberikan ke bagian akuntansi, satu akan diberikan ke bagian gudang, dan satu lagi akan disimpan di bagian penjualan.
Bagian gudang kemudian dengan teliti akan menyiapkan barang yang dibutuhkan untuk dikirim dan mengemasnya sedemikian rupa agar siap untuk dikirim. Dalam proses pengemasan, bagian gudang juga akan membuat Packing Slip dalam tiga rangkap. Satu akan disimpan di bagian gudang, satu dikirim ke bagian akuntansi, dan yang terakhir akan disertakan dalam pengiriman barang yang bersangkutan.
Hal. 16 dari 17 halaman
Sales order dan packing slip yang ada di bagian akuntansi kemudian akan dibandingkan dan apabila sudah sesuai akan dijadikan acuan bagi bagian akuntansi untuk meng-update data receivables yang dimiliki oleh perusahaan atas pelanggan yang bersangkutan. Data ini sudah dibuat dalam bentuk database dalam komputer yang dimiliki oleh perusahaan.
Apabila pelanggan melakukan pembayaran, maka bukti pembayarannya harus dikirim ke bagian kasir untuk dibuatkan remittance advice. Remittance advice ini akan dikirim ke bagian akuntansi untuk meng-update data receivables pelanggan. Satu copy remittance advice ini juga disimpan di bagian kasir untuk dijadikan bukti.
Buatlah sistem flowchart dari revenue cycle diatas!
Soal latihan II:
PT Prince Froggy
PT Prince Froggy adalah perusahaan dagang yang menjual boneka. Perusahaan ini terletak di Banten dan mampu memasok kebutuhan toko-toko boneka sampai ke pelosok Pulau Jawa. Belakangan ini, tampaknya seiring dengan tingkat kelahiran, begitu pula dengan tingkat penjualan perusahaan sehingga omset penjualan PT Prince Froggy meningkat. Agar dapat memenuhi seluruh pesanan ini, manajemen PT Prince Froggy berupaya untuk selalu menyediakan inventory pada jumlah yang tepat sehingga pesanan dapat terpenuhi.
Untuk memenuhi kebutuhan inventory-nya, perusahaan membuat sistem pengeluaran yang efektif sehingga tidak ada pengeluaran yang tidak terotorisasi dan tidak terkontrol. Yang berhak untuk meminta pengisian inventory adalah bagian gudang barang jadi. Setelah melihat data jumlah barang tersedia, gudang barang jadi akan meminta Purchasing Dept. membeli inventory, bagian ini yang kemudian akan meng-extract data dari inventory file dan jika jumlah inventory sudah di bawah safety stock maka Purchasing Dept. akan menyetujui permintaan ini dan mencetak purchase requisition yang akan di-file, dan
inventory reorder list yang akan diberikan kepada inventory manager, untuk persetujuan. Setelah mendapatkan inventory reorder list yang disetujui, selanjutnya adalah proses penyeleksian suplier yang dapat dilihat di supplier master file dan juga dengan melihat
purchase transaction data yang selama ini terjadi antara PT Prince Froggy dan supplier. Setelah penyeleksian, clerk akan meng-update open purchase order file dan mencetak dokumen-dokumen berikut:
Hal. 17 dari 17 halaman
Purchase order, 2 rangkap; rangkap pertama diberikan kepada Receiving Dept dan rangkap ke dua diberikan kepada supplier
Listing of purchase order, diberikan kepada purchasing manager
Inventory status report yang akan diberikan kepada inventory manager
Kedua dokumen terakhir dibuat di akhir hari.
Purchase order dari Purchasing Dept dan packing slip yang dikirimkan oleh supplier beserta inventory akan diterima oleh pegawai Receiving Dept. Inventory yang diterima akan dihitung dan diinspeksi terlebih dahulu sebelum masuk ke gudang dan disesuaikan jumlah dan jenisnya berdasarkan dua dokumen tersebut. Clerk kemudian akan memasukkan informasi yang diterima ke dalam terminal yang terintegrasi dengan sistem di perusahaan. Transaksi penerimaan ini akan di-update kedalam receipt transaction file, tidak lupa pula meng-update master files yang lain, seperti inventory, supplier history, dan receiving report. Receiving Dept akan mencetak dan mengirimkan Receiving Report ke Dept. Akuntansi.
Setelah mengirimkan barang pesanan, supplier akan mengirimkan invoice yang akan diterima oleh Dept Akuntansi yang juga menerima Receiving Report dari departemen sebelumnya. Clerk akan menyiapkan batch total dan selanjutnya akan memasukkan jumlah tagihan yang tertera di invoice dan totalnya serta mencocokkannya dari receiving report file. Perubahan ini akan di-update ke open purchase orders file, supplier master dan history file. Di akhir hari, sistem akan mencetak dua rangkap disbursement voucher, di mana rangkap satu akan di-file bersama invoice dan receiving report ke dalam unpaid vouchers file dan rangkap ke dua akan diberikan ke cost control atau manager lainnya, voucher register and summary akan di-file dalam voucher file, dan batch total akan diberikan kepada manajer akuntansi. Sistem di perusahaan memungkinkan bila terjadi kesalahan, komputer akan menampilkan tampilan error.
