BAB 4 SISTEM YANG DIUSULKAN. 4.1 Struktur Organisasi dan Narasi Sistem yang diusulkan

(1)

BAB 4

S IS TEM YANG DIUS ULKAN

4.1 S truktur Organisasi dan Narasi Sistem yang diusulkan

Sistem yang akan diusulkan pada PT. Sahabat Lama Abadi akan menggunakan bahasa pemograman web PHP dan untuk perancangan database-nya dirancan g dengan menggunakan M ySQL,agar memudahkan pertukaran data pada tembat yang berbeda. Para pengguna sistem ini adalah karyawan internal yang berkerja di PT. Sahabat Lama Abadi, dengan hak akses yang berbeda untuk menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan oleh pengguna.

4.1.1 S truktur Organisasi Perusahaan

Gambar 4.1 S truktur Organisai yang diusulkan pada PT. S ahabat Lama Abadi

(2)

Adapun pembagian tugas, tanggungjawab,wewenang dari fungs i yang diusulkan adalah sebagai berikut:

1. Komisaris

Tugas dan tanggung jawab seorang komisaris adalah :

a. M engarahkan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis,

b. M embuat strategi untuk memenangkan pasar c. M emeriksa laporan

d. M engawasi kemajuan perusahaan 2. Direktur

Tugas dan tanggung jawab seorang Direktur adalah :

a. M engontrol seluruh kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian pada PT. Sahabat Lama Abadi,

b. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Sahabat Lama Abadi,

c. M eminta laporan dari M anager Pusat dan M anager Cabang, untuk dibuatkan laporan yang akan diberikan kepada komisaris

3. M anager Pusat

Tugas dan tanggung jawab seorang M anager Pusat adalah:

a. Sebagai penanggung jawab administratif dan parter startegis dalam pengembangan usaha khususnya dalam mengembangkan sistem pengelolaan SDM .

(3)

b. M eyakinkan bahwa pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan berjalan dengan baik dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan dari waktu ke waktu.

c. M eyakinkan bahwa pelaksanaan kebijakan pengelolaan SDM sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku termasuk dalam hal keselamatan kerja.

4. M anager Cabang

Tugas dan Tanggungjawab seorang M anager Cabang adalah: a. M engontrol jalannya cabang yang dipegang

b. M eminta Laporan Kemajuan perusahaan

c. M engambil suatu tindakan yang diperlukan cabang jika mendapat suatu masalah.

5. Kepala Cabang

Tugas dan tanggung jawab seorang Kepala Cabang adalah : a. M ewakili Direksi Pusat menjalankan perusahaan di cabang itu.

b. M emberikan laporan kemajuan cabang kepada Direksi Pusat termasuk keuangannya.

c. M engambil semua tindakan yang diperlukan agar cabang berjalan lancar. d. M enjalankan Program Perusahaan untuk cabang itu/mengejar target. e. Berhak atas promosi dan bonus jika cabang maju melebihi target

perusahaan. 6. Kepala Administrasi

(4)

a. M emberikan bimbingan teknis atas pelaksanaan fungsi perencanaan dan anggaran, personil, peralatan, perlengkapan dan latihan,

b. M enyusun rencana program kerja dan Anggaran perusahaan serta memadukan penyusunan rencana program kerja dan Anggaran

c. M emadukan dan mengawasi pelaksanaan program kerja dan anggaran d. M enyelanggarakan administrasi personil

e. M engumpulkan, dan mengolah dan menyajikan data dan informasi yang menyangkut perusahaan,

f. Penyusun dan menyiapkan laporan-laporan yang berkenaan dengan fungsi perusahaan.

g. M encatat transaksi sesuai dengan bagiannya h. M embuat laporan untuk bagian akuntansi. i. M endistribusikan data persediaan

7. Accounting

Tugas dan tanggung jawab seorang accounting adalah :

a. M emeriksa kebenaran dari setiap akun yang dibukukan, mengevaluasi kewajarannya dan menyajikannya tepat waktu untuk menyiapkan laporan keuangan.

b. M elaksanakan kegiatan administrasi keuangan perusahaan untuk menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan.

c. M enerima laporan bulanan dari bagian administrasi dan keuangan d. M embuat laporan keuangan

(5)

Tugas dan tanggung jawab seorang keuangan adalah :

a. M elakukan transaksi pembayaran sesuai dengan bon pengeluaran kas. b. M engisi kas sesuai dengan jumlah yang diberikan

c. M enyediakan uang untuk pembayaran upah

d. M elakukan transaksi sesuai dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk pembayaran dan penagihan, seperti : surat jalan, bukti barang masuk dilampiri kwitansi.

e. M embuat laporan untuk bagian akuntansi 9. Salesman

Tugas dan tanggung jawab seorang salesman adalah : a. M emasarkan produk yang dijual

b. M elayani dan menjaga asset perusahaan c. M emberi rasa nyaman, aman.

d. Tanggung jawab pada citra perusahaan

e. Berusaha terus meningkatkan penjualan agar target perusahaan dapat tercapai

f. M enjaga hubungan baik dengan customer ataupun calon customer 10. Counter

Tugas dan tanggung jawab counter adalah : a. M enerima telepon dari konsumen

b. M enjual produk kepada konsumen yang datang ke dealer c. M enginput data ke surat pesanan

d. M eminta persyaratan penjualan, baik tunai maupun kredit kepada konsumen

(6)

e. M enghubungi pihak leasing agar dapat melakukan survey ke calon konsumen

f. M enghubungi calon konsumen jika STNK dan BPKB sudah selesai 11. Administrasi Cabang

Tugas dan tanggung jawab administrasi cabang adalah :

a. M enyusun dan menyiapkan laporan-laporan yang berkenaan dengan fungsi perusahaan.

b. M encatat transaksi sesuai dengan bagiannya

c. M embuat laporan untuk bagian kepala administrasi dan kepala cabang d. M embuat laporan persediaan yang akan diserahkan ke kepala

administrasi. 12. Collector

Tugas dan tanggung jawab collector adalah :

a. Bertanggung jawab terhadap penanganan masalah piutang.

b. Tugas sehari-harinya adalah memantau bucket masalah piutang dan mencari cara terbaik dalam melakukan penagihan terhadap pelanggan yang tidak memenuhi kewajibannya, sesuai dengan prosedur yang berlaku dan tetap menjaga kualitas pelayanan. Untuk itu diperlukan energi serta persistensi dalam menangani bucket penanganan, integritas yang kuat dan kemampuan untuk pelayanan prima.

13. Driver

Tugas dan tanggung jawab Driver:

(7)

b. M elayani dan menjaga keselamatan penumpang pada saat test drive. c. M engangantar staf yang memerlukan untuk kepentingan perusahaan. d. M emberikan rasa aman dan nyaman kepada customer pada saat

pengiriman mobil. Serta membawa kembali surat jalan yang telah ditandai atau di cap oleh customer atau instansi yang menerimanya untuk diberikan kepada bagian administrasi cabang.

14. Kasir

Tugas dan tanggung jawab Kasir: a. M enerima penjualan tunai di cabang b. M embuat Kwitansi DP

c. M embuat Laporan Penerimaan Kas

4.1.2 Prosedur Penjualan Tunai yang Diusulkan

Ketika pelanggan mendatangi showroom dan menemui marketing. Pelanggan dapat melihat mobil second yang tersedia di showroom, ataupun memesan mobil baru. Setelah pelanggan menentukan mobil yang akan dibeli, maka pelanggan akan melakukan negosiasi harga. Setelah terjadi kesepakatan, marketing akan membawa pelanggan untuk menemui bagian

counter serta memberikantahukan harga yang telah disetujui, bagian counter

akan mengajukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut :

(8)

a. Perusahaan : copy SIUP, domisili, surat penggunaan BBN diatas kop surat asli, materai + stempel + tanda tangan, dan form permohonan BPKP( stempel + tanda tangan )

b. Perorangan : foto copy KTP

c. Pelanggan diharapkan memberikan DP ke bagian kasir dan kasir akan mencetak kuitansi DP (untuk pembayaran DP) sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan

Rangkap 2 : Accounting

Rangkap 3 : Bagian kasir

Setelah persyaratan dilengkapi maka Counter akan memasukan data pesanan pada form Surat Pesanan Kendaraan. Counter wajib mengecek terlebih dahulu jika pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru, oleh karena itu Counter terlebih dahulu memasukan data lengkap dari pelanggan baru tersebut kedalam master_pelanggan, dan bagian counter akan mencetak Surat Pesanan Kendaraan( SPK ) sebanyak 3 rangkap :

Rangkap 1 : Pelanggan

Rangkap 2 : Administrasi

Untuk pembelian mobil baru, pelanggan menandatangani SPK serta mengisi nama dan alamat yang akan digunakan pada faktur kendaraan yang

(9)

akan dikeluarkan dari dealer, STNK, dan BPKB yang telah disediakan dari

dealer, yang terdiri dari 4 rangkap :

Rangkap 1 : Dealer

Rangkap 3 : Biro Jasa

Setelah ditandatangani oleh customer, bagian counter akan memberikan SPK ke bagian administrasi cabang. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan sisa pembayaran tunai di bagian kasir atau transfer ke rekening showroom. Dan kasir akan memasukan data pembayaran yang sudah dilakukan pelanggan ke form pembayaran, dan akan mencetak kwitansi pelunasan sebanyak 3 rangkap :

Rangkap 1: Pelanggan

Rangkap 3 : Kasir

Setelah Administrasi menerima SPK dari counter, bagian counter akan langsung menyerahkan kepada biro jasa untuk memproses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi cabang memasukan data form faktur penjualan dan surat jalan. Selanjutnya administrasi akan mencetak Surat jalan (SJ), dan Faktur Penjualan ( FP ).

(10)

SJ tersebut dibuat sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 1 : Driver

Rangkap 4 : Bagian Counter

FP dibuat sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 4 : Bagian Accounting

Setelah driver menerima SJ yang telah diperiksa oleh bagian

counter, akan terlebih dahulu menyiapkan barang serta memeriksa kembali

kelengkapan kendaraan, serta memeriksa kembali kelengkapan kendaraan. Setelah lengkap. Setelah lengkap maka bagian driver akan menyerahkan kendaraan berserta surat jalan; baik langsung ke pelanggan, maupun diantar ke rumah pelanggan tersebut ( sesuai dengan permintaan customer ). Pada saat kendaraan diterima oleh pelanggan, pelanggan akan menerima kendaraan tersebut, SJ, dan FP rangkap 1. Kemudian delivery akan meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani, SJ rangkap 2 berserta FP rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan. Lalu delivery

(11)

mendistribusikan SJ yang telah ditandatangi ke bagian masing – masing, yang memerlukan dan mengambil copy untuk arsip bagian delivery. Setelah Biro jasa selesai mengurus STNK dan BPKB, biro jasa akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke counter yang kemudian menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke showroom.

Sedangkan untuk pembelian mobil bekas, pelanggan terlebih dahulu menyelesaikan persyaratan yang diajukan, setelah semua persyaratan terpenuhi bagian counter akan akan menyiapkan dokumen – dokumen mobil yang ingin dibeli oleh pelanggan dan menyerahkan dokumen tersebut ke bagian counter untuk menunjukan kesahan dari mobil yang akan ditunjukan kepada customer. Setelah customer setuju dengan mobil tersebut, maka bagian counter akan menanyakan kapan customer akan menyelesaikan pelunasan kendaraan serta pengambilan kendaraan agar bagian counter dapat mengentri untuk pengambilan mobil serta memberikan informasi kepada bagian driver untuk menyiapkan kendaraan. Pada saat pelunasaan pada kasir, pelanggan akan mendapatkan dokumen – dokumen mobil tersebut, seperti : BPKB, fotocopy pemilik terakhir dalam BPKB, faktur Kendaraan, STNK, kwitansi pelunasaan, faktur penjualan, serta surat jalan yang akan digunakan sebagi bukti pengambilan mobil yang akan diberikan langsung dari bagian counter.

Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, kasir akan membuat Laporan penerimaan kas. Kemudian laporan akan diberikan ke bagian Accounting sebagai acuan

(12)

untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan bagian administrasi cabang akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada, lalu diberikan ke bagian Administrasi pusat untuk diperiksan laporan tersebut berdasarkan penjualan tiap cabangnya

Dengan sistem yang dianjurkan, setiap cabang memiliki informas i cabang lainnya, sehingga pertukaran data informasi stok barang dapat dengan mudah diperoleh, dan mengurangi biaya, serta mempercepat pertukaran informasi antar cabang.

4.1.3 Prosedur Penjualan Kredit yang Diusulkan

Ketika pelanggan mendatangi showroom dan menemui marketing. Pelanggan dapat melihat mobil second yang tersedia di showroom, ataupun memesan mobil baru. Setelah pelanggan menentukan mobil yang akan dibeli, maka pelanggan akan melakukan negosiasi harga. Setelah terjadi kesepakatan, marketing akan membawa pelanggan untuk menemui bagian counter serta memberikantahukan harga yang telah disetujui, bagian counter akan mengajukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut :

a. Perusahaan : copy SIUP, domisili, surat penggunaan BBN diatas kop surat asli, materai + stempel + tanda tangan, dan form permohonan BPKP( stempel + tanda tangan )

(13)

c. Pelanggan diharapkan memberikan DP ke bagian kasir dan kasir akan mencetak kuitansi DP (untuk pembayaran DP) sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan

Setelah persyaratan dan pihak leasing melakukan survey, maka hasil survey akan diberikan kepada bagian counter :

a. Jika permohonan disetujui, maka bagian counter akan menerima PO ( Purchase Order) dari pihak leasing melalui fax sebagai tanda permohonan kredit disetujui.

b. Jika permohonan ditolak, maka bagian counter akan memberitahukan kepada pelanggan dan memintanya untuk datang ke dealer agar dapat mengambil uang DP yang telah disetor atau mengajukan permohonan kredit ke leasing lainnya

Counter akan memasukan data pesanan pada form Surat Pesanan

Kendaraan. Counter wajib mengecek terlebih dahulu jika pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru, oleh karena itu Counter terlebih dahulu memasukan data lengkap dari pelanggan baru tersebut kedalam master_pelanggan, dan bagian counter akan mencetak Surat Pesanan Kendaraan( SPK ) sebanyak 3 rangkap :

(14)

Rangkap 4 : Pihak Leasing

Bagian counter akan membuatkan kwitansi pelunasan yang akan ditagihkan oleh collector kepada pihak leasing sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 1 : Pihak leasing

Rangkap 3 : Bagian Counter

Untuk pembelian mobil baru, pelanggan menandatangani SPK serta mengisi nama dan alamat yang akan digunakan pada faktur kendaraan yang akan dikeluarkan dari dealer, STNK, dan BPKB yang telah disediakan dari dealer, yang terdiri dari 5 rangkap :

Rangkap 1 : Dealer

Rangkap 3 : Biro Jasa

(15)

Setelah ditandatangani oleh customer, bagian counter akan memberikan SPK ke bagian administrasi cabang. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan sisa pembayaran tunai di bagian kasir atau transfer ke rekening showroom. Dan kasir akan memasukan data pembayaran yang sudah dilakukan pelanggan ke form pembayaran, dan akan mencetak kwitansi pelunasan sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 1: Leasing

Rangkap 3 : Kasir

Setelah Administrasi menerima SPK dari counter, bagian counter akan langsung menyerahkan kepada biro jasa untuk memproses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi cabang memasukan data form faktur penjualan dan surat jalan. Selanjutnya administrasi akan mencetak Surat jalan (SJ), dan Faktur Penjualan ( FP ).

SJ tersebut dibuat sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 1 : Driver

(16)

FP dibuat sebanyak 4 rangkap :

Rangkap 4 : Bagian Accounting

Setelah driver menerima SJ yang telah diperiksa oleh bagian counter, akan terlebih dahulu menyiapkan barang serta memeriksa kembali kelengkapan kendaraan, serta memeriksa kembali kelengkapan kendaraan. Setelah lengkap. Setelah lengkap maka bagian driver akan menyerahkan kendaraan berserta surat jalan; baik langsung ke pelanggan, maupun diantar ke rumah pelanggan tersebut ( sesuai dengan permintaan

customer ). Pada saat kendaraan diterima oleh pelanggan, pelanggan akan

menerima kendaraan tersebut, SJ, dan FP rangkap 1. Kemudian delivery

akan meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani, SJ rangkap 2 berserta FP rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan. Lalu delivery mendistribusikan SJ yang telah ditandatangi ke bagian masing – masing, yang memerlukan dan mengambil copy untuk arsip bagian delivery. Setelah Biro jasa selesai mengurus STNK dan BPKB, biro jasa akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke counter yang kemudian menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke showroom.

(17)

Sedangkan untuk pembelian mobil bekas, pelanggan terlebih dahulu menyelesaikan persyaratan yang diajukan, setelah semua persyaratan terpenuhi bagian counter akan akan menyiapkan dokumen – dokumen mobil yang ingin dibeli oleh pelanggan dan menyerahkan dokumen tersebut ke bagian counter untuk menunjukan kesahan dari mobil yang akan ditunjukan kepada customer. Setelah customer setuju dengan mobil tersebut, maka bagian administrasi akan menyerahkan dokumen tersebut kepada pihak leasing untuk melihat kesahan dari surat – surat kendaraan. Saat pihak leasing mengembalikan dokumen – dokumen tersebut pihak leasing juga akan memberitahukan apakah pihak leasing bersedia memberikan kredit dan memberikan rencana pembayaran kepada showroom. Bagian collector akan menagihkan sisa pelunasaan kepada pihak leasing sesuai dengan rencana pembayaran yang telah disetujui oleh pihak leasing serta bagian administrasi. Pada saat pelunasaan kendaraan, bagian administrasi akan memberitahukan bagian counter untuk menelepon pelanggan yang bersangkutan untuk menanyakan serah terima kendaraan dan memberikan informasi kepada bagian driver untuk menyiapkan kendaraan. Pada saat pelunasaan leasing akan mendapatkan dokumen – dokumen mobil tersebut, seperti : BPKB, fotocopy pemilik terakhir dalam BPKB, faktur Kendaraan, STNK, sedangkan kwitansi pelunasaan, faktur penjualan, Serta Surat Jalan akan diberikan kepada pelanggan pada saat serah terima kendaraan.

(18)

Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, kasir akan membuat Laporan penerimaan kas. Kemudian laporan akan diberikan ke bagian Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan bagian administrasi cabang akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada, lalu diberikan ke bagian Administrasi pusat untuk diperiksan laporan tersebut berdasarkan penjualan tiap cabangnya

Dengan sistem yang dianjurkan, setiap cabang memiliki informasi cabang lainnya, sehingga pertukaran data informasi stok barang dapat dengan mudah diperoleh, dan mengurangi biaya, serta mempercepat pertukaran informasi antar cabang.

(19)

4.1.4 Events table •Penjualan Tunai

Events Internal Agents

Start When Activities

M enanggapi permintaan pelanggan M arketing Pelanggan mendatangi showroom • menerima kedatangan pelanggan • melayani pelanggan • melakukan negosiasi harga M eminta persyaratan Bagian Counter Harga telah disetujui kedua belah pihak • meminta persyaratan dan DP M embuat kwitansi Kasir Pelanggan melakukan pembayaran DP • membuat kutinasi DP • memasukan data pembayaran DP • mencetak kwitansi M engentri pesanan Bagian Counter Pelanggan melengkapai persyaratn • mengecek data pelanggan • memasukan data pelanggan • memasukan data SPK

(20)

• mencetak SPK M enerima SPK, mengisi faktur kendaraan, STNK, dan BPKB Bagian Counter Pelanggan menyerhkan SPK yang ditandatangani dan data diri faktur kendaraan, STNK, dan BPKB yang diisi ( untuk pembelian mobil baru) • menerima SPK yang ditandantangani dan data diri untuk pembuatan faktur kendaraan, STNK, dan BPKB yang diisi oleh pelanggan ( untuk pembelian mobil baru)

• menyerahakan SPK dan data diri untuk pembuatan faktur kendaraan, STNK, dan BPKB ke administrasi ( untuk pembelian mobil baru) M enerima pembayaran Kasir Pelanggan melakukan pembayaran • menerima pembayaran secara langsung atau transfer rekening

(21)

pembayaran

• mencetak kwitansi pembayaran total

M enyerahkan data diri untuk pembuatan STNK, dan BPKB Admiuntern istrasi M enerima SPK dan data diri untuk pembuatan STNK, dan BPKB dari bagian counter ( untuk pembelian mobil baru) • menyerahkan data diri untuk pembuatan STNK, dan BPKB ke biro jasa ( untuk pembelian mobil baru) M embuat SJ dan FP Administras i M enerima SPK dan faktur STNK/BPKB dari bagian counter • memasukan data FP dan SJ berdasarkan data pesanan yang ada

• mencetak FP dan SJ

• menyerahkan SJ ke bagian delivery

(22)

barang dan mengirimkan kendaraan, SJ, dan FP • memeriksa kendaraan • menyerahkan kendaraan dan SJ ke pelanggan • meminta tanda tangan pelanggan pada SJ

M enerima SJ Delivery Pelanggan menyerahkan SJ yang sudah ditandatangani • menerima SJ yang sudah ditandatangani • mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian M enghubungi pelanggan untuk mengambil STNK dan BPKB Bagian Counter Biro jasa menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah kadi • menerima STNK dan BPKB dari biro jasa

• menghubungi pelanggan

• menyerahkan STNK dan BPKB kepada pelanggan

(23)

M embuat laporan penerimaan kas Kasir M enerima SJ dan FP • mengecek SJ dan FP dengan pembayaran yang dilakukan pelanggan • membuat laporan penerimaan kas • menyerahkan laporan ke accounting

M embuat jurnal Accounting M enerima laporan dari kasir • membuat jurnal M embuat laporan penjualan Administras i Pada akhir bulan • membuat laporan penjualan

(24)

• Penjualan Kredit

Events Internal Agents

Start When Activities

M enanggapi permintaan pelanggan M arketing Pelanggan mendatangi showroom • menerima kedatangan pelanggan • melayani pelanggan • melakukan negosiasi harga M eminta persyaratan Bagian Counter Harga telah disetujui kedua belah pihak • meminta persyaratan dan DP M enghubungi piihak leasing

Bagian counter Pelanggan memilih leasing • menghubungi pihak leasing M embuat kwitansi Kasir Pelanggan melakukan pembayaran DP • memasukan data pelanggan • memasukan data pesanan ke form SPK • mencetak SPK M embuat SPK Bagian Counter Pihak leasing menyetujui kredit dan mengirimkan • menerima PO dari pihak leasing • membuat SP • menyerahkan SPK ke

(25)

PO pelanggan untuk ditandatangani

• menyerahkan data diri untuk pembuatan faktur kendaraan, STNK, dan BPKB untuk diisi nama dan alamat oleh pelanggan ( untuk pembelian mobil baru) M enerima SP dan faktur STNK / BPKB Bagian Counter Pelanggan menyerhkan SPK yang ditandatangani dan faktur STNK/BPKB yang diisi ( untuk pembelian mobil baru) • menerima SPK yang ditandantangani dan faktur STNK / BPKB yang diisi oleh pelanggan • menyerahakan SP dan faktur STNK/BPKB ke administrasi M engentri pembayaran Kasir M enghubungi pihak leasing • memasukan data penerimaan uang DP

(26)

• memasukan data pembayaran DP pada form pembayaran • mencetak kwitansi pembayaran DP M enyerahkan data diri untuk faktur kendaraan, STNK, danBPKB Admiunternist rasi M enerima SPK dan faktur STNK/BPKB dari bagian counter ( untuk pembelian mobil baru) • menerima PO dari leasing • menyerahkan faktur STNK/BPKB ke biro jasa M embuat SJ dan FP Administrasi M enerima SPK dan faktur STNK/BPKB dari bagian counter • memasukan data FP dan SJ sesuai dengan pesanan • mencetak FP dan SJ • menyerahkan SJ dan FP ke bagian delivery M enyiapkan barang dan mengirimkan

Delivery M enerima SJ • menyiapkan barang

• memeriksa kendaraan

(27)

kendaraan, SJ, dan FP

kendaraan dan SJ ke pelanggan

• meminta tanda tangan pelanggan pada SJ

M enerima SJ Driver Pelanggan menyerahkan SJ yang sudah ditandatangani • menerima SJ yang sudah ditandatangani • mendistribusikan SJ ke masing-masing bagian M elakukan penagihan

collector M enerima SJ • mengecek form pembayaran

• melakukan penagihan untuk sisa pelunasaan dari pihak leasing

• menerima pembayaran dari pihak leasing M engentri

pembayaran

Kasir Pihak leasing melakukan pembayaran sisa

pelunasaan

• menerima sisa

pelunasaan dari pihak

leasing melalui collector

• mencetak kuitansi pelunasan

(28)

M enghubungi pelanggan untuk mengambil STNK dan BPKB Bagian Counter Biro jasa menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ( untuk pembelian mobil baru) • menerima STNK dan BPKB dari biro jasa

• menghubungi pelanggan • menyerahkan STNK dan BPKB ke pelanggan M embuat laporan penerimaan kas Kasir M enerima SJ dan FP • mengecek SJ dan FP dengan pembayaran yang dilakukan pelanggan • membuat laporan penerimaan kas • menyerahkan laporan ke accounting M embuat jurnal Accounting M enerima laporan dari kasir • membuat jurnal M embuat laporan penjualan

Administrasi Pada akhir bulan

• membuat laporan penjualan

(29)

4.1.5 Workflow table

Actor Activities Menanggapi permintaan pelanggan dan meminta persyaratan Pelanggan M arketing Pelanggan 1. M endatangi dealer 2. M enemui marketing

3. M emilih tipe mobil yang diingingkan

4. M elihat stok barang baik di cabang maupun dealer

5. M elakukan negosiasi harga 6. M eminta persyaratan 7. M emenuhi persyaratan Mengentri Pesanan Bagian Counter pelanggan Kasir Pelanggan Bagian Counter 8. menerima persyaratan 9. menyerahkan DP ke kasir

10. memasukan data pembayaran DP 11. mencetak kuitansi atas pembayaran

DP

12. menerima kuitansi pembayaran DP 13. memasukan data SPK sebanyak 3

rangkap

(30)

M anager

Counter

Pelanggan

15. menyerahkan SPK kepada manager untuk ditandatangani dan faktur STNK / BPKB untuk

diisi(pembelian mobil baru) 16. menyetujui dan menandatangani

SPK.

17. M enyerahkan SPK ke bagian counter

18. M enerima SPK 3 rangkap yang telah ditandatangani

19. M emberikan SPK 3 rangkap ke pelanggan untuk ditandatangani dan faktur STNK / BPKB, untuk diisi nama dan alamat

20. menandatangani SPK dan

mengisian nama serta alamat pada faktur STNK / BPKB yang

disediakan dealer( khusus pembelian mobil baru)

Menerima S PK dan faktur kendaraan, S TNK dan BPKB ( untuk pembelian mobil baru)

(31)

Bagian counter

Pelanggan

Bagian counter

Accounting

Bagian counter

STNK/BPKB ( untuk mobil baru) ke counter

22. M enerima SPK dan faktur STNK / BPKB( untuk mobil baru)

23. M emberikan SPK rangkap 1 dan faktur STNK / BPKB ( untuk mobil baru ) rangkap 4 ke pelanggan

24. menerima SPK rangkap 1 dan faktur STNK / BPKB rangkap 4( untuk mobil baru )

25. memberikan SPK rangkap 3 ke bagian accounting

26. menerima SPK rangkap ke 3 27. mengarsipkan SPK rangkap ke 3 28. memberikan faktur STNK / BPKB

rangkap 1, 2, dan 3( untuk mobil baru ), serta SPK rangkap 2 ke administrasi

Memasukan data pembayaran

Pelanggan 29. melakukan pembayaran baik secara langsung maupun transfer antar rekening

(32)

Kasir

Customer Kasir

Accounting Kasir

30. memasukan data pembayaran 31. mencetak kuitansi pelunasan

sebanyak 3 rangkap

32. memberikan kuitansi rangkap 1 ke customer

33. menerima kuitansi rangkap 1 34. memberikan kuitansi rangkap 2 ke

accounting

35. menerima kuitansi rangkap 2 36. mengarsip kuitansi rangkap 3

Menyerahkan Faktur kendaraan, S TNK, dan BPKB ( untuk pembelian mobil baru)

Administrasi cabang

Biro jasa

37. menerima faktur STNK / BPKB rangkap ke 1, 2, dan 3 serta SPK rangkap ke 2

38. menyerahkan faktur STNK / BPKB rangkap 1 dan 2 ke biro jasa

39. menerima faktur STNK / BPKB rangkap ke 1 dan 2

(33)

Administrasi cabang BPKB 41. mengarsip faktur STNK / BPKB rangkap ke 3 Membuat S J dan FP Administrasi cabang Kepala Cabang Administrasi cabang Kepala Cabang Counter Kepala Cabang Kasir Kepala cabang

42. memasukan data form Faktur penjualan dan form surat jalan 43. mencetak FP sebanyak 4 rangkap

dan SJ sebanyak 4 rangkap

44. menyerahkan SJ dan FP rangkap ke kepala cabang 45. menerima SJ dan FP 46. mengotorisasi SJ dan FP 47. memberikan FP rangkap 2 ke kepala cabang 48. menerima FP rangkap ke 2 49. mengarsip FP rangkap ke 2 50. memberikan FP rangkap 3 ke Counter 51. menerima FP rangkap ke 3 52. mengarsip FP rangkap ke 3

53. memberikan FP rangkap 4 ke kasir 54. menerima FP rangkap ke 4

(34)

56. memberikan SJ sebanyak 4 rangkap dan FP rangkap 1 ke delivery

Menyiapkan Barang

Delivery 57. menerima SJ sebanyak 4 rangkap dan FP rangkap 1

58. menyiapkan barang

59. memeriksa kelengkapan kendaraan Mengirim kendaraan, S J dan FP

Delivery

Pelanggan

Delivery

Pelanggan

60. mengirimkan kendaraan ke pelanggan berserta SJ rangkap 4 dan FP

61. M enerima kendaraan, SJ sebanyak 4 rangkap, dan FP rangkap ke 1

62. M eminta pelanggan untuk menandatangani SJ

63. M enandatangani SJ

64. M enerima SJ rangkap ke 2 dan FP rangkap ke 1

65. M emberikan SJ rangkap 1, 3, dan 4 ke delivery

Menerima S J

(35)

Administrasi

Delivery

Kasir

67. M engarsipkan SJ rangkap ke 1 68. M emberikan SJ rangkap ke bagian

administrasi 69. M enerima SJ rangkap ke 3 70. M enarsipkan SJ rangkap ke 3 71. M emberikan SJ rangkap ke 4 ke kasir 72. M emberikan STNK dan BPKB (untuk pembelian mobil bekas) 73. M enerima SJ rangkap ke 4 74. M engarsipkan SJ rangkap ke 4

Menghubungi pelanggan untuk mengambil S TNK dan BPKB(khusus mobil baru)

Biro Jasa

Counter

Pelanggan

75. memberikan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke counter

76. menerima STNK dan BPKB

77. menghubungi pelanggan untuk mengambil STNK dan BPKB

78. mendatangi showroom 79. mengambil STNK dan BPKB Membuat Laporan Penerimaan Kas Kasir 80. mengecek SJ rangkap ke 4 dan FP

(36)

rangkap ke 4 dengan pembayaran 81. membuat laporan penerimaan kas 82. megarsipkan FP rangkap ke 4 Membuat jurnal

Accounting 83. M enerima bukti pembayaran kasir tiap cabang

84. M embuat jurnal

Membuat Laporan Penjualan Administrasi cabang

Administrasi pusat

85. membuat laporan penjualan

86. menyerahkan laporan penjualan ke administrasi pusat dan kepala cabang

87. membuat laporan berdasarkan transaksi tiap cabang

(37)

4.1.6 Overview Acti vity Diagram

(38)

4.1.7 Detail Activity Diagram

(39)

4.1.8 DAD meminta persyaratan pelanggan yang diusulkan

(40)

4.1.9 DAD Menerima S PK & Faktur BPKB / S TNK Bag.Account ing Bag. Counter Cus tomer F akt ur S TNK &B P KB ,S P K S PK ST NK & BP K B

Menerim a S P K, F akt ur S TNK dan B PK B

S PK

Mem berik an S P K rangkap1, STNK dan B PK B rnk p 4

S PK _1 M enerim a S PK _1 dan F akt ur S TNK B PK B _4

S TNK B P KB _4 m emberik an SP K_ 3 Menerim a S P K_3 S PK _3 M engarsi p S PK _3 mem berikan S PK _2, S TNK B PK B _1,2, 3 SP K _3 S PK _2 S TNK B P KB _1, 2,3 S PK 3

Gambar 4.5 D AD Menerima S PK & Faktur BPKB / S TNK yang diusulkan

(41)

4.1.10 DAD Mengentri Pembayaran

(42)

4.1.11 DAD Menyerahkan Faktur S TNK & BPKB

Biro Jasa bag. admin

Men erima SPK_2, STNK dan BPKB_1,2 ,3 dari bag. counter

menyerahkan STNK da n BPKB_1,2

STNK dan BPKB_1,2,3 SPK_2

STNK dan BPKB_1,2

me nerima STNK dan BPKB

mengurus Pembuatan STNK dan BPKB

Men garsi p Faktur STNK dan BPKB_3, dan SPK_2

SPK_2

STNK dan BPKB_3

STNK & BPKB1,2

(43)

(44)

(45)

4.1.13 DAD Menyiapkan Barang

(46)

4.1.14 DAD Mengirimkan barang, Faktur Penjualan & S urat Jalan

Gambar 4.10 D AD Mengirim barang, Faktur Penjualan dan S urat Jalan yang diusulkan

(47)

4.1.15 DAD Menerima S urat Jalan Kasir Bag. Admin Delivery m enerima S J_1, 3,4 M engarsi p S J_1 SJ rangk ap 1,3, 4 S J rangk ap 1 M emberik an SJ rangk ap 3 SJ rangk ap 3 M engars ip S J rangk ap 3 M emberik an SJ rangk ap 4 M engarsi p S J rangk ap 4 S J rangkap 4 SJ _3 S J _4

(48)

4.1.16 DAD Menghubungi Pelanggan Untuk Mengambil STNK & BPKB

Gambar 4.12 D AD Menghubungi Pelanggan Untuk mengambil STNK dan BPKB yang diusulkan

(49)

4.1.17 DAD Persediaan

(50)

4.1.18 Use Case Diagram

(51)

4.2 Rancangan Sistem

4.2.1 Navigation Diagram

(52)

4.3 Rancangan Database

4.3.1 Customer Personal

Nama File : M aster Customer Personal

Primary Key : ID_customer_personal

Foreign key : ID_cabang, ID_karyawan

Column Name Data Type Length Keterangan

ID_CUSTOM ER_Personal Varchar 7 Kode customer P000001 P = Personal C = Company

NAM A Varchar 20 Nama Customer

ALAM AT Varchar 30 Alamat Customer

NO._TELP Numeric 10 Telephone

customer

NO._HP Numeric 14 No. mobile

customer

NO._KTP Varchar 19 No. KTP

customer

NO._SIM Varchar 19 No. SIM customer

NO._REKENING Varchar 40 Rekening customer, dengan

(53)

nama cabang, atas nama, serta no. rekening

Tabel 4.4 Tabel Customer Personal

4.3.2 Customer Company

Nama File : M aster Customer Company

Primary Key : ID_customer_Company

Foreign key : ID_cabang, ID_karyawan

ID_CUSTOM ER_C Varchar 7 Kode customer

company C000001 C = Company NAM A

PERUSAHAAN

Varchar 25 Nama perusahaan

ALAM AT Varchar 30 Alamat perusahaan

NO._SIUP Varchar 30 No. IUP perusahaan

CONTACT PERSON

Varchar 25 Nama karyawan

perusahaan yang bertanggung jawab

(54)

COM PANY perusahaan tersebut

NO._TELP Numeric 10 Telphone perusahaan

NO. FAX Numeric 10 No. FAX

perusahaan

NO._REKENING Varchar 40 Rekening

customer, dengan nama cabang, atas nama, serta no. rekening

Tabel 4.5 Customer Company

4.3.3 Master karyawan

Nama File : M aster Karyawan

Primary Key : ID_karyawan

ID KARYAWAN Varchar 6 No. karyawan

KLP001

(cabang kelapa gading 001)

NAM A Varchar 20 Nama karyawan

(55)

karyawan

ALAM AT Varchar 30 Alamat

karyawan

TANGGAL LAHIR Date 17 Tanggal lahir

karyawan

NO._TELP Numeric 10 Telp karyawan

NO._HP Numeric 14 Hp karyawan

NO._REKENING Varchar 40 Rekening

karyawam,

dengan nama cabang, atas nama, serta no. rekening

CABANG Varchar 20 Cabang

karyawan bekerja

USERNAM E Varchar 20 Username untuk

mendapat akses ke system

PASSWORD Varchar 10 Password untuk

akses

CONFIRM _PASSWORD Varchar 10 M enggulang kembalik

(56)

password agar karyawan tahu betul password yang dimasukan Tabel 4.6 Master karyawan

4.3.4 Cabang

Nama File : M aster Cabang

Primary Key : ID_Cabang

ID_Cabang Varchar 3 No. cabang

KLP GDG

ALAM AT Varchar 30 Alamat cabang

NO_TELP Numeric 10 Telp cabang

NO_FAX Numeric 10 Fax cabang

NO_REKENING Varchar 40 Rekening cabang,

dengan nama cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.7 Cabang

4.3.5 Dealer

Nama File : M aster Dealer

(57)

ID_Dealer Varchar 4 No Dealer

D001 Dealer 001

NAM A_DEALER Varchar 25 Nama Dealer

ALAM AT Varchar 30 Alamat Dealer

NO_TELP Numeric 10 Telphone Dealer

NO_FAX Numeric 10 Fax leasing

CONTACT PERSON

Varchar 20 Nama orang yang

dicari dalam dealer

NO_REKENING Varchar 40 Rekening dealer,

dengan nama cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.8 Dealer

4.3.6 LEASING

Nama File : M aster Leasing

Primary Key : ID_Leasing

ID_Leasing Varchar 4 No leasing

L001

(58)

NAM A_Leasing Varchar 25 Nama Dealer CONTACT

PERSON

Varchar 25 Nama orang yang

dicari dalam dealer

ALAM AT Varchar 30 Alamat Dealer

NO_TELP Numeric 10 Telphone Dealer

NO_FAX Numeric 10 Fax leasing

NO_REKENING Varchar 40 Rekening dealer,

dengan nama cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.9 Leasing

4.3.7 M aster Kendaraan

Nama File : M aster Kendaraan

Primary Key : ID_Kendaraan

Foreign key : ID_karyawan, ID_Cabang, ID_customer_C/P

ID_Kendaraan Varchar 5 ID kendaraan

KB001 KS001

KB = kendaraan baru

(59)

KS = kendaraan second

WARNA Varchar 10 Warna mobil

TAHUN Varchar 4 Tahun pembuatan

mobil KM .

KENDARAAN

Varchar 6 Km. yang telah

ditempuh

NO. POLISI Varchar 8 No. polisi mobil

NO. STNK Varchar 15 No. STNK mobil

NAM A PEM ILIK DI STNK

Varchar 20 Nama pemilik

yang tertera di STNK

TANGGAL STNK Date 17 Tanggal pajak

STNK

NO. BPKB Varchar 6 No. BPKB

kendaraan

NO. RANGKA Varchar 15 No. Rangka

kendaraan

NO. M ESIN Varchar 15 No. M esin

kendaraan

HARGA DASAR Numeric 10 Harga modal

HARGA PERBAIKAN

Numeric 8 Perbaikan mobil

(60)

HARGA BUKA Numeric 10 Harga jual

HARGA NET Numeric 10 Harga jual minimal

STATUS Varchar 10 M engetahui mobil

ini telah dipesan, dp, terjual, dsb nya Tabel 4.10 Master Kendaraan

4.3.8 Transaksi mobil baru

Nama File : transaksi mobil baru

Primary Key : ID_mobil_baru

Forign key : ID_cabang, ID_customer_personal, ID_customer_company, ID_LEASING, ID_M ASTER_KENDARAAN, ID_karyawan

ID_SPK Varchar 11 No SPK KLG-01-0001 KLG = Kelapa gading 01 = penjualan mobil baru 001 = penjualan 0001

Jumlah tagihan Numeric 10 Harga yang telah disetujui customer

(61)

Tabel 4.11 transaksi mobil baru

4.3.9 Transaksi mobil bekas

Nama File : transaksi mobil bekas

Primary Key : ID_mobil_bekas

ID_cabang, ID_customer_personal, ID_customer_company, ID_LEASING, ID_M ASTER_KENDARAAN, ID_karyawan

ID_SPK Varchar 15 No SPK KLG-01-0001 KLG = Kelapa gading 01 = penjualan mobil baru 001 = penjualan 0001

Jumlah tagihan Numeric 10 Harga yang telah disetujui customer Tabel 4.12 Transaksi mobil bekas

4.3.10 Delivery Order

Nama File : Delivery Order

(62)

ID_cabang, ID_SPK, ID_Bayar

ID_DO Varchar 11 No DO KLG-01-0001 KLG = Kelapa gading 01 = penjualan mobil baru 001 = penjualan 0001

Jumlah tagihan Numeric 10 Harga yang telah disetujui

customer Tabel 4.13 Delivery Order

4.3.11 Kasir

Nama File : Kasir

Primary Key : ID_Kasir

ID_cabang, ID_SPK, ID_Kendaraan, ID_Customer_company, ID_Customer_Personal

(63)

KLG-01-0001 KLG = Kelapa gading 01 = penjualan mobil baru 001 = penjualan 0001

Jumlah tagihan Numeric 10 Harga yang telah disetujui customer Tabel 4.14 Transaksi kasir

(64)

4.4 Rancangan Layar

4.4.1 Rancangan Layar Menu Login

Gambar 4.16 Rancangan Layar Menu Login

Pada saat pertama kali user menyalakan sistem yang dapat diakses melalui web dengan jaringan internet, maka user diharapkan memasukan username serta password. Jika user berhasil melakukan login, maka user dapat langsung melihat tampilan menu utama dari aplikasi ini.

(65)

4.4.2 Rancangan Layar Menu Login Invalid

Gambar 4.17 Rancangan Layar Menu Login invalid

User tidak dapat memasuki aplikasi jika user salah memasukan username dan password, sistem dengan sendirinya akan memberitahukan user bahwa username berserta password yang digunakan salah dengan melihat tulisan ”please login using correct name and password”

Please login Using Correct User name and Password Username Password Login

(66)

4.4.3 Rancangan Layar Menu Utama

Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Utama

Jika user berhasil melakukan login maka aplikasi akan menampilkan menu yang akan ditampilkan bagi user, yang ditampilkan disini adalah tampilan menu keseluruhan dari aplikasi ini. Dan disini kita dapat melihat login user serta katagori user, berserta cabang dimana tempat user tersebut bekeja. Kita dapat memilih master customer, transaksi penjualan, pembayaran, master karyawan, master cabang, master dealer, master leasing, master kendaraan, dan laporan – laporan.

(67)

4.4.4 Rancangan Layar Menu Customer Personal

Gambar 4.19 Rancangan Layar Menu Customer Personal

Tampilan menu customer personal dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada customer dan memilih personal. Setelah itu tampilan menu customer personal akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data diri dari customer yang telah kita input.

(68)

4.4.5 Rancangan Layar Menu Customer Personal Tambah Data

Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Customer Personal Tambah data

Pada saat kita berada di menu customer personal kita dapat menambahkan daftar customer yang berhubungan dengan transaksi penjualan maupun pembelian dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu customer personal. Disinilah kita mengisi data – data diri dari customer perorangan.

(69)

4.4.6 Rancangan Layar Menu Customer Personal Hapus

Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Customer Personal Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data customer personal baik yang membatalkan ataupun tidak berkaitan dengan transaksi penjualan dan pembelian mobil. Penghapusan data customer personal ini dapat dilakukan dengan cara memilh data customer yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list customer personal.

(70)

4.4.7 Rancangan Layar Menu Customer Company

Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Customer Company

Tampilan menu customer company dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada customer dan memilih company. Setelah tampilan menu customer company ditampilkan kita dapat melihat list data perusahaan yang berkaitan dengan transaksi jual beli kendaraan.

(71)

4.4.8 Rancangan Layar Menu Customer Company Tambah Data

Gambar 4.23 Rancangan Layar Menu Customer Company Tambah data

Pada saat kita berada di menu customer company kita dapat menambahkan daftar perusahaan yang berhubungan dengan transaksi penjualan maupun pembelian dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu customer company. Disinilah kita mengisi data – data dari customer perusahaan.

(72)

4.4.9 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru

Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru

M enu transaksi baru dapat diakses dengan cara memilih master transaksi pada menu awal dan diikuti memilih pada bagian transaksi mobil baru. Tampilan transaksi mobil baru digunakan untuk penjualan mobil baru yang akan dilakukan oleh customer; baik customer personal maupun company. Setelah tampilan terbuka disini kita juga dapat melihat mobil apa saja yang dalam tahap negosiasi.

(73)

4.4.10 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Tambah Data

Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Tambah data

Pada saat kita berada di menu transaksi mobil baru kita dapat memesankan mobil dan baru. Langka pertama yang kita lakukan disini adalah memilih konsumen yang telah kita masukan pada master customer, secara otomatis aplikasi akan memberikan data customer sesuai dengan konsumen tersebut.jika pilihan ada pada personal, maka data customer akan diberikan hanya data customer personal, demikian juga dengan company. Langkah ke berikutnya adalah memilih cabang mana yang sedang memasukan data untuk pemesanan kendaraan, setelah itu kita harus memilih pembayaran dengan cara tunai maupun kredit. untuk pemilihan kendaraan, hanya data mobil baru yang ditampilkan sesuai dengan master kendaraan pada saat diinput.

(74)

4.4.11 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Hapus

Gambar 4.26 Rancangan Layar MenuTransaksi Mobil Baru Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data pemesanan kendaraan baik yang dibatalkan oleh pihak personal maupun company. Penghapusan data transaksi mobil baru ini dapat dilakukan dengan cara memilih master transaksi mobil baru serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list customer personal.

(75)

4.4.12 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Cetak DO

Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru cetak DO

Pencetakan Delivery order ( DO ) dilakukan pada saat customer telah melakukan kewajiban yang harus dipenuhi pada saat transaksi kendaraan. Surat DO ini akan digunakan sebagai tanda bukti keluarnya mobil yang harus ditanda tangani oleh customer sebagai tanda bahwa barang yang keluar tersebut telah diterima oleh customer. Surat ini dapat di cetak dengan cara memilih master transaksi baik pada penjualan mobil baru maupun bekas pada menu utama lalu setelah tampilan keluar maka kita akan melihat tampilan DO pada list yang ada, jika DO pernah dicetak maka aplikasi ini tidak akan memberikan tampilan lagi untuk mencetak DO.

(76)

4.4.13 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Cetak S PK

Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru cetak S PK

Pencetakan SPK ( surat pemesanan kendaran) akan dilakukan setelah customer sudah memilih kendaraan yang akan dibeli, SPK ini memberikan informasi dari kendaraan yang telah dipesan oleh customer. SPK dapat dicetak dengan cara memilih pada menu master transaksi baik mobil bekas serta mobil baru dan men-click pada SPK pada saat tampilan list telah terbuka.

(77)

4.4.14 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas

Gambar 4.29 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas

M enu transaksi bekas dapat diakses dengan cara memilih master transaksi pada menu awal dan diikuti memilih pada bagian transaksi mobil bekas. Tampilan transaksi mobil bekas digunakan untuk penjualan mobil second yang akan dilakukan oleh customer; baik customer personal maupun company. Setelah tampilan terbuka disini kita juga dapat melihat mobil apa saja yang dalam tahap negosiasi.

(78)

4.4.15 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas Tambah Data

Gambar 4.30 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas Tambah data

Pada saat kita berada di menu transaksi mobil bekas kita dapat memesankan mobil bekas. Langka pertama yang kita lakukan disini adalah memilih konsumen yang telah kita masukan pada master customer, secara otomatis aplikasi akan memberikan data customer sesuai dengan konsumen tersebut.jika pilihan ada pada personal, maka data customer akan diberikan hanya data customer personal, demikian juga dengan company. Langkah ke berikutnya adalah memilih cabang mana yang sedang memasukan data untuk pemesanan kendaraan dalam hal ini data yang terpanggil untuk data adalah data kendaraan bekas, setelah itu kita harus memilih pembayaran dengan cara tunai maupun kredit. untuk pemilihan kendaraan, hanya data mobil baru yang ditampilkan sesuai dengan master kendaraan pada saat diinput.

(79)

4.4.16 Rancanagn Layar Menu Kasir / Pembayaran

Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Kasir / Pembayaran

M enu ini akan digunakan kasir untuk menangani masalah pembayaran, disini kita juga bisa melihat data mobil mana saja telah terbayar maupun masih memiliki sisa pembayaran. User juga dapat melihat detail pembayaran.

(80)

4.4.17 Rancanagn Layar Menu Kasir / Pembayaran Transaksi

Gambar 4.32 Rancangan Layar Menu Kasir / Pembayaran Transaksi

Jika kita memilih pembayaran pada menu kasir / pembayaran maka tampilan akan memberikan informasi jumlah sisa tagihan ( harga deal yang terjadi) disini kita harus memasukan jumlah pembayaran untuk DP dan pelunasan dan memberikan keterangan pada transaksi yang terjadi.

(81)

4.4.18 Rancangan Layar Menu Karyawan

Gambar 4.33 Rancangan Layar Menu Karyawan

Tampilan menu karyawan dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master karyawan pada menu utama. Setelah itu tampilan menu customer personal akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data diri dari karyawan yang telah kita input.

(82)

4.4.19 Rancangan Layar Menu Karyawan Tambah Data

Gambar 4.34 Rancangan Layar Menu Karyawan Tambah data

Pada saat kita berada di menu karyawan, kita dapat menambahkan daftar karyawan baru yang bekerja di perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu karyawan. Disinilah kita mengisi data – data dari karyawan.

(83)

4.4.20 Rancangan Layar Menu Karyawan Hapus

Gambar 4.35 Rancangan Layar Menu Karyawan Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data karyawan yang berkerja di perusahan ini. Penghapusan data karyawan ini dapat dilakukan dengan cara memilih master karyawan serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list karyawan.

(84)

4.4.21 Rancangan Layar Menu Cabang

Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Cabang

Tampilan menu cabang dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master cabang pada menu utama. Setelah itu tampilan menu cabang akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari setiap cabang yang ada.

(85)

4.4.22 Rancangan Layar Menu Cabang Tambah Data

Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Cabang Tambah Data

Pada saat kita berada di menu cabang, kita dapat menambahkan daftar karyawan baru yang bekerja di perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu cabang. Disinilah kita mengisi data – data dari cabang itu sendiri.

(86)

4.4.23 Rancangan Layar Menu Cabang Hapus

Gambar 4.38 Rancangan Layar Menu Cabang Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data cabang ada, penutupan cabang akan memungkinkan user untuk menghapus data cabang tersebut. Penghapusan data cabang ini dapat dilakukan dengan cara memilih master karyawan serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list cabang.

(87)

4.4.24 Rancangan Layar Menu Dealer

Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Dealer

Tampilan menu dealer dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master dealer pada menu utama. Setelah itu tampilan menu cabang akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari dealer yang menjadi rekanan.

(88)

4.4.25 Rancangan Layar Menu Dealer Tambah Data

Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Dealer Tambah data

Pada saat kita berada di menu dealer, kita dapat menambahkan daftar dealer yang telah berkerjasama dengan perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu dealer. Disinilah kita mengisi data – data dari dealer.

(89)

4.4.26 Rancangan Layar Menu Dealer Hapus

Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Dealer Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data dealer ada, pemutusan hubungan kerja dengan dealer akan memungkinkan user untuk menghapus data dealer tersebut. Penghapusan data dealer ini dapat dilakukan dengan cara memilih master dealer serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list dealer.

(90)

4.4.27 Rancangan Layar Menu Leasing

Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Leasing

Tampilan menu leasing dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master leasing pada menu utama. Setelah itu tampilan menu leasing akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari leasing yang menjadi rekanan.

(91)

4.4.28 Rancangan Layar Menu Leasing Tambah Data

Gambar 4.43 Rancangan Layar Menu Leasing Tambah data

Pada saat kita berada di menu leasing, kita dapat menambahkan daftar leasing yang telah berkerjasama dengan perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu leasing. Disinilah kita mengisi data – data dari leasing.

(92)

4.4.29 Rancangan Layar Menu Leasing Hapus

Gambar 4.44 Rancangan Layar Menu Leasing Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data leasing yang ada, pemutusan hubungan kerja dengan pihak leasing akan memungkinkan user untuk menghapus data leasing tersebut. Penghapusan data dealer ini dapat dilakukan dengan cara memilih master leasing serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list leasing.

(93)

4.4.30 Rancangan Layar Menu Kendaraan

Gambar 4.45 Rancangan Layar Menu Kendaraan

Tampilan menu master kendaraan dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master kendaraan pada menu utama. Setelah itu tampilan menu kendaraan akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari kendaraan yang menjadi rekanan.

(94)

4.4.31 Rancangan Layar Menu Kendaraan Tambah Data

Gambar 4.46 Rancangan Layar Menu Kendaraan Tambah data

Pada saat kita berada di menu kendaraan, kita dapat menambahkan daftar kendaraan yang ada. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu kendaraan. Disinilah kita mengisi data – data dari leasing. Dan memilih kondisi mobil untuk memisahkan atau membedakan data mobil baru dengan mobil bekas, disini kita juga harus bisa mengisi harga dasar mobil berserta perbaikan apa saja yang diperlukan sehingga aplikasi ini dapat menghitung jumlah modal untuk pembelian mobil tersebut serta dapat menampilkan perkiraan harga price list yang akan diberikan kepada customer.

(95)

4.4.32 Rancangan Layar Menu Kendaraan Hapus

Gambar 4.47 Rancangan Layar Menu Kendaraan Hapus

Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data kendaraan yang ada, pembatalan pembelian mobil dari pihak perusahaan akan memungkinkan user untuk menghapus data kendaraan tersebut. Penghapusan data kendaraan ini dapat dilakukan dengan cara memilih master kendaraan serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list kendaraan.

(96)

4.4.33 Rancangan Layar Previlege Management

Gambar 4.48 Rancanagn Layar Pre vilege Management

Previlege management dalam aplikasi ini digunakan untuk menentukan hak akses dari setiap user-nya, tampilan previlege management akan ditampilkan pada saat kita men-click previlege mangement pada menu utama.

(97)

4.5 Rancangan Formulir

4.5.1 Surat Penawaran Kendaraan

Sahabat M otor Kemayoran

Pasar M obil Kemayoran, Blok V No.5 – 6 Jakarta Pusat, Jakarta

Telepon : 021-654.2980 Surat pesanan kendaraan

No. : Nama pemesan : Alamat : Telephone : HP : Tanggal SPK : Tanggal penyerahan : Cara bayar :

Faktur atas nama : Alamat :

No. ktp/sim :

No Type Warna Tahun Unit Harga otr Catatan

Uang DP : Discount : Angsuran :

Pemesan

(98)

4.5.2 Surat Jalan

Telepon : 021-654.2980 Surat jalan

Harap kendaraan diperiksa terlebih dahulu…

Pembeli : Nomor SJ :

Tanggal : Faktur penjualan :

Unit Type Warna Tahun No. rangka No. mesin ket

Perlengkapan

* toolkit * buku manual * buku service * kunci cadangan Diterima oleh,

(tanda tangan & nama jelas)

Hormat kami,

(99)

4.5.3 Faktur Penjualan

Telepon : 021-654.2980

FAKTUR PENJUALAN JAKARTA,

KEPADA YTH.,

NO.

BANYAKNYA NAM A BARANG HARGA ( RP )

KETERANGAN M ERK : NEGERI ASAL : MODEL / TYPE : NO. RANGKA : NO. M ESIN : WARNA : NO. FLUID : KAPAL : TERBILANG : RUPIAH

(100)

4.5.4 Kwitansi DP Penjualan

NO._______________________ KWITANSI DP

Sudah diterima dari ……….……….

Banyaknya Uang ……….

Untuk pembayaran ..….……….

………...

M erk : ……….

NO. Rangka : ……….. NO.M esin :……… NO. Polisi : ………..

Jumlah : ………..

……….. (Nama dan tanda tangan)

(101)

4.5.5 Kwitansi penjualan

NO._______________________ KWITANSI Penjualan

Sudah diterima dari ………….………. Banyaknya Uang

Untuk pembayaran ……… M erk :

………. NO. Rangka : ……….. NO. M esin :

……….

NO. Polisi : ………..

Jumlah :

………..

(Nama dan tanda tangan)

(102)

4.6 Rancangan Laporan

4.6.1 Rancangan Laporan Persediaan

(103)

4.6.2 Rancangan Laporan Penjualan

(104)

4.6.3 Rancangan Laporan Penerimaan Kas

(105)

4.7 Rencana Implementasi

4.7.1 Kebutuhan Hardware dan S oftware

Implementasi sistem informasi penjualan dan persediaan membutuhkan hardware dan software dengan spesifikasi yang memadai untuk mendukung aplikasi sistem yang telah dirancang. Adapun spesifikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

1. Hardware

Dalam hal ini disarankan untuk menggunakan komputer dengan spesifikasi hardware sebagai berikut :

a. Processor Pentium IV 2.o GHz b. M otherboard c. M emory (RAM ) 256 MB d. Harddisk 40 GB e. Floppy disk f. VGA card 64 M B g. M onitor h. M ouse i. Keyboard j. Printer 2. Software

Spesifikasi software yang disarankan adalah sebagai berikut :

(106)

b. M icrosoft SQL server

c. Aplikasi system informasi persedian dan penjualan yang telah dirancang

4.7.2 Matriks jadwal pengolahan data

Keterangan Sewaktu Hari Bulan Tahun

SPK * Kwitansi * Surat jalan * STNK * BPKB * Faktur Penjualan * * Laporan Penjualan * * * Laporan Persediaan * * * Laporan Kas * * *

(107)

4.7.3 Matriks Jadwal Implementasi

No. Kegiatan M inggu ke-

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1. Survey 2. Analisis 3. Perancangan 4. Pembuatan 5. Percobaan 6. Implementasi 7. Pelatihan 8. Evaluasi

4.7.4 Matriks Distribusi Laporan

Nama Laporan M anagement Bagian accounting Bagian Keuangan Laporan persediaan * * Laporan penjualan * * Laporan penerimaan kas * *

(108)

4.7.5 Matriks Level Akses Keterangan Bagian Counter Kasir Bagian Administrasi cabang management Data customer * * Transaksi penjualan mobil * * Surat Jalan * * SPK * * Pembayaran * Data karyawan * * Data leasing * * Data dealer * * Data kendaraan * *