III.
METODE PENELITIAN
3.1. Konsepsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) bertujuan untuk mengefektifkan dan mengefisienkan proses manajemen sumber daya manusia di PT. TRUST. Sistem ini dikembangkan dalam empat subsistem dasar berupa subsistem personalia yang mencakup informasi dasar karyawan yang bekerja di PT. TRUST, subsistem seleksi karyawan baru yang mencakup proses tes psikologi dan penilaian wawancara, subsistem penilaian kinerja karyawan, dan subsistem payroll yang mencakup informasi kompensasi karyawan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Konsepsi Pengembangan SISDM untuk PT. TRUST
SISDM yang dikembangkan didasarkan pada permasalahan nyata manajemen SDM di PT. TRUST. Perhitungan dan metode-metode yang digunakan dalam sistem ini juga didasarkan pada peratuan-peraturan dan kegiatan-kegiatan yang telah diterapkan di PT. TRUST. Untuk subsistem seleksi karyawan baru dibagi menjadi dua modul, yaitu tes psikologi dan penilaian wawancara. Tes psikologi sendiri dibagi menjadi tiga, yaitu tes kepercayaan diri, tes daya tahan terhadap tekanan, dan tes keambisiusan diri. Untuk subsistem personalia dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul info umum karyawan yang mencakup informasi biodata karyawan dan data-data personalnya, modul medical check up yang mencakup perekapan data cek
kesehatan yang dilakukan rutin untuk setiap karyawan, dan modul training dan sertifikasi yang di dalamnya mencakup perekapan segala jenis training dan sertifikasi yang telah dilakukan karyawan untuk dokumentasi kompetensi karyawan. Subsistem penilaian kinerja mencakup dua modul, yaitu penilaian kinerja terhadap staf dan penilaian kinerja manajer, yang dilakukan dengan metode yang telah ada di PT. TRUST. Subsistem payroll dijadikan sebagai perekapan dalam pendataan segala macam tunjangan dan bonus yang diterima karyawan. SISDM ini dilengkapi dengan sistem database terpadu sehingga memudahkan dalam proses pembuatan laporan baik dalam bentuk ringkasan atau detail.
3.2. Metode Pengembangan Sistem Informasi SDM
Menurut Kendall dan Kendall (2011), tahapan pengembangan sistem berbasis UML terdiri dari tiga fase, yaitu fase identifikasi masalah, fase analisis sistem, dan fase perancangan atau desain sistem.
3.2.1. Identifikasi Masalah
Fase pertama pengembangan sistem adalah fase identifikasi masalah. Pada fase ini dilakukan identifikasi dan perangkuman permasalahan yang ada dimana di dalamnya dideskripsikan permasalahan yang ada pada sistem sebelumnya untuk kemudian dilakukan analisis pemecahan masalahnya. Fase ini dilakukan dengan metode usecase modeling, yaitu penyusunan sebuah diagram kasus (usecase diagram) yang menjelaskan tentang kebutuhan pengguna akan sistem baru yang akan dibangun. Pembuatan diagram kasus menggunakan beberapa notasi utama seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.
Tabel 3. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kasus
Objek Simbol Deskripsi
Aktor Orang atau pengguna yang berinteraksi langsung dengan sistem, subsistem, atau kelas
Usecase Menggambarkan proses atau aktivitas yang dilakukan sistem berdasarkan aktor
Asosiasi Jalur komunikasi antara aktor dan usecase
Generalisasi Hubungan antara usecase yang bersifat umum dengan turunannya yang lebih spesifik
Dependensi
Hubungan antara dua elemen dimana perubahan yang terjadi di satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain
3.2.2. Analisis Sistem Informasi Berorientasi Objek
Tahap analisis sistem berorientasi objek ini dilakukan dengan memodelkan sistem yang akan dibangun menggunakan diagram-diagram UML seperti diagram aktivitas (activity diagram), diagram kelas (class diagram), dan diagram status (statechart diagram). Tahap ini dilakukan untuk melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem. Selain itu tahap ini bertujuan untuk menguji hasil identifikasi
sistem terhadap kebutuhan pemakai, membantu pendesainan sistem, dan pemrograman sistem yang lebih lanjut. Pemodelan sistem ini dilakukan dengan menggunakan CASE Tool Power Designer 16.0 (SAP, 2011). Tahap pertama adalah pembuatan diagram aktivitas yang digunakan untuk menganalisis aliran proses yang terjadi pada sistem yang akan dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna sistem. Simbol atau notasi yang digunakan dalam pembuatan diagram aktivitas dapat dilihat pada Tabel 4, dimana objek yang digunakan terdiri dari objek start, aktivitas, swimlane, aliran/flow, keputusan/decision, sinkronisasi, dan end.
Tabel 4. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram aktivitas
Objek Simbol Deskripsi
Start Titik mulai
Aktivitas Menggambarkan aktivitas/aksi
Swimlane Perusahaan, jasa, pengguna, organisasi,
atau aturan
Aliran/flow Aliran control antar aktivitas
Keputusan/decision Keputusan untuk pemilihan dua atau lebih aliran/flow yang mungkin
Sinkronisasi Control antara sua atau lebih aksi
End Titik terminasi
Proses analisis sistem dilanjutkan dengan pembuatan diagram kelas dimana diagram ini merepresentasikan bentuk fisik sistem dan aliran data antarkelas yang ada dalam sistem. Pada Tabel 5 ditunjukkan notasi-notasi yang digunakan untuk membangun sebuah diagram kelas. Objek yang umum digunakan untuk membuat diagram kelas antara lain adalah kelas, generalisasi, agregasi, dan dependensi.
Tabel 5. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram kelas
Objek Simbol Deskripsi
Kelas Kumpulan objek yang mempunyai atribut,
operasi, dan hubungan yang sama
Generalisasi
Hubungan antara kelas yang bersifat umum dengan turunannya yang lebih spesifik
Agregasi Menyatakan bagian dari kelas agregatnya
Dependensi
Hubungan antara dua kelas dimana perubahan yang terjadi di satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lain
Diagram terakhir yang dibuat dalam proses analisis sistem adalah diagram status dimana pada diagram ini dianalisis skenario-skenario yang akan dijalankan pada sistem yang baru sebagai perbaikan sistem yang sebelumnya. Notasi yang digunakan untuk menggambarkan diagram aktivitas dapat dilihat pada Tabel 6 dimana objek yang digunakan antara lain adalah start, status, aliran, junction point, sinkronisasi, dan end.
Tabel 6. Deskripsi notasi yang digunakan pada diagram status
Objek Simbol Deskripsi
Start Titik mulai
Status/state Status skenario
Aliran/flow Aliran control antar aktivitas
Junction point Memisahkan transisi antar status
Sinkronisasi Control antara sua atau lebih aksi
End Titik terminasi
3.2.3. Desain Sistem Informasi SDM
Fase perancangan sistem informasi ini dilakukan dengan merancang basis data dan merancang tampilan antarmuka sistem informasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan basis data dilakukan dengan pembuatan Conseptual Data Model dan Physical Data Model yang kemudian digenerasi ke dalam PHP My Admin dari Appserv 2.6.0 (AppservNetwork.org, 2011) sehinggga didapat representasi fisik sistem basis data dinamis yang akan digunakan dalam perancangan antarmuka suatu sistem informasi. Untuk tahap pembuatan paket program digunakan bahasa pemrograman java dengan menggunakan IDE Netbeans 6.7.0 (Netbeans.org, 2011) untuk pembangunan sistem dan perancangan antarmuka. Untuk perancangan laporan (report) digunakan perangkat lunak pendukung berupa iReport 4.1.0. (JasperForge.org, 2011). Luaran dari tahap ini adalah berupa aplikasi program aplikasi komputer sistem informasi sumber daya manusia bernama HR_On V.1.0.
3.2.4. Uji Penerimaan dan Evaluasi Sistem
Uji penerimaan merupakan tahapan untuk mengetahui apakah program yang dibuat menghasilkan keluaran sesuai yang diinginkan atau tidak. Pada proses pemodelan sistem telah dilakukan pembuatan diagram kasus untuk analisis kebutuhan sistem yang akan dibangun. Dalam tahap uji penerimaan sistem ini, sistem yang dibuat dibandingkan dengan hasil analisa kebutuhan sehingga diketahui kebutuhan yang telah dianalisa sebelumnya terpenuhi atau tidak oleh sistem yang telah dibuat. Proses uji penerimaan dilakukan selama pembuatan dan setelah selesai pembuatan sistem. Hal ini dilakukan untuk memastikan kehandalan perangkat lunak. Tahap ini dilanjutkan dengan memperbaiki sistem yang telah dibangun bila terjadi suatu kesalahan sistem.
Evaluasi sistem dilakukan dengan menganalisa kelebihan dan kekurangan sistem informasi sumber daya manusia yang dibuat dengan sistem manual yang ada di perusahaan. Dengan adanya evaluasi sistem, maka dapat diketahui kelebihan dan kekurangan dari sistem informasi yang dibuat untuk kemudian dijadikan dasar perbaikan sistem.
3.3. Metode Pengolahan Data
3.3.1. Seleksi Karyawan Baru
3.3.1.1. Tes Psikologi
Tes psikologi yang digunakan dalam proses seleksi di PT. TRUST menggunakan tiga macam tes kepribadian dari Lauster (1990) yang terdiri dari tes kepercayaan diri, tes daya tahan menghadapi tekanan, dan tes keambisiusan diri. Masing-masing tes dilakukan dalam paket tertentu yang terdiri dari beberapa soal dimana dari jumlah skor yang didapat dapat disimpulkan kepribadian masing-masing calon karyawan berdasarkan rentang usianya. Rentang usia dibagi menjadi tiga, yaitu untuk usia 17 sampai 21 tahun, usia 22 sampai 30 tahun, dan usia 30 tahun ke atas.
a. Tes Kepercayaan Diri
Tes kepercayaan diri terdiri dari 32 soal sederhana yang mencerminkan tingkat kepercayaan diri seseorang. Dalam tes ini calon karyawan diharapkan membayangkan dirinya sendiri sedang dalam persoalan atau situasi yang diberikan oleh soal. Dengan persoalan tersebut terdapat lima pilihan apakah calon karyawan tidak pernah, jarang, kadang-kadang, sering, atau sangat sering memikirkan persoalan tersebut. Contoh soal tes kepercayaan diri ini dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Contoh soal tes kepercayaan diri
Dalam setiap soal yang diajukan, terdapat lima pilihan jawaban dimana masing-masing jawaban mempunyai skor tersendiri. Setiap jawaban tidak pernah diberikan skor 0 (nol), setiap jawaban jarang diberikan nilai 1 (satu), setiap jawaban kadang-kadang diberikan nilai 2 (dua), setiap jawaban sering diberikan nilai 3 (tiga), dan setiap jawaban sangat sering diberikan nilai tertinggi yaitu 4 (empat). Setelah semua pertanyaan dijawab, maka skor yang diperoleh di masing-masing nomor dijumlahkan dan dianalisa hasilnya. Analisa hasil didasarkan pada usia kandidat, sehingga hasil tes ini dapat menghasilkan analisa yang berbeda walaupun hasil skor
yang didapat sama. Metode analisa berdasarkan usia kandidat dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Metode analisa tes kepercayaan diri
17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat kepercayaan pada diri sendiri
angka angka angka
0-20 0-12 0-15 Sangat kuat
21-36 13-25 16-29 Kuat
37-44 26-40 30-46 Rata-rata kuat
45-69 41-59 17-66 Rata-rata lemah
70-128 60-128 67-128 Lemah
Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat dicapai apabila skor yang didapat untuk rentang usia 17-21 tahun adalah sebesar 0-20, untuk rentang usia 22-30 tahun adalah sebesar 0-12, sedangkan untuk usia 30 tahun ke atas adalah sebesar 0-15. Perhitungan yang sama dilakukan juga untuk tingkat kepercayaan diri yang kuat, rata-rata kuat, rata-rata-rata-rata lemah, dan lemah. Tingkat kepercayaan diri yang sangat kuat berarti dalam diri calon karyawan tersebut jarang merasa khawatir apakah dirinya akan membuat kesan yang baik pada orang lain atau tidak. Calon karyawan tidak mempunyai keraguan ataupun perasaan rendah diri. Tingkat kepercayaan diri yang kuat berarti calon karyawan tersebut mempunyai tingkat kepercayaan diri yang baik dibandingkan dengan orang lain dalam kelompok umur yang sama. Dengan tingkat ini, calon karyawan jarang merasa ragu dan rendah diri. Tingkatan kepercayaan diri yang ketiga yaitu rata-rata sampai kuat, mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan diri calon karyawan dalam batas normal dan cenderung kuat. Untuk tingkatan selanjutnya rata-rata lemah mengindikasikan bahwa tingkat kepercayaan pada diri sendiri calon karyawan berada dalam batas normal cenderung agak kurang kuat. Calon karyawan cenderung merasa ragu, khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain dan mempunyai rasa rendah diri. Sedangkan untuk tingkat kepercayaan diri yang lemah mengindikasikan bahwan calon karyawan sering khawatir tentang kesan yang ditimbulkan pada orang lain. Calon karyawan seperti ini sebaiknya mendekati persoalan hidup dengan rasa yang lebih percaya diri dan bersikap tidak emosional. Hasil yang baik dan dapat diterima adalah calon karyawan yang mempunyai tingkat kepercayaan diri yang rata-rata kuat sampai sangat kuat.
b. Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan
Dalam tes ini calon karyawan baru diberikan 18 soal sederhana yang digunakan untuk menilai reaksi calon karyawan dalam situasi tertentu dibawah tekanan atau disaat sedang dalam suasana genting. Contoh soal yang diajukan dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Contoh Soal Tes Daya Tahan Terhadap Tekanan
Dari 18 soal dengan enam jawaban di setiap soal, skor tes ini diperoleh dengan menjumlahkan seluruh jawaban yang bernilai a. Nilai b pada soal ini dianggap bernilai nol. Metode analisa peniaian pada tes ini juga sama dengan tes sebelumnya yaitu dengan mempertimbangkan usia calon karyawan. Semakin tinggi skor yang di dapat menandakan bahwa calon karyawan mempunyai daya tahan dan ketenangan bila dihadapkan dengan tekanan semakin tinggi. Hasil yang baik sebagai karyawan perusahaan adalah dengan nilai rata-rata kuat sampai sangat kuat. Metode analisa tes daya tahan terhadap tekanan dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Model analisa penilaian daya tahan terhadap tekanan 17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat ketahanan
menghadapi cobaan
98-108 100-108 104-108 Sangat kuat
90-97 88-99 92-103 Kuat
70-89 66-87 70-91 Rata-rata sampai kuat
50-69 50-65 50-69 Rata-rata kurang
0-49 0-49 0-49 Kurang
c. Tes Keambisiusan Diri
Tes yang ketiga ini adalah tes yang bertujuan untuk mengetahui seberapa besar ambisi calon karyawan. Keambisiusan diri akan mempengaruhi motivasi kerja dan tingkat kinerja karyawan dalam perusahaan. Dalam tes ini diberikan 25 soal yang berupa contoh situasi atau keadaan tertentu dengan tiga pilihan jawaban, yaitu benar, sebagian benar, dan salah. Contoh bentuk soal ini dapat dilihat pada Gambar 5.
Penilaian dilakukan dengan memberikan skor untuk setiap jawaban yang dipilih oleh calon karyawan. Untuk jawaban benar diberikan skor 2, jawaban sebaian benar diberikan skor 1, dan jawaban salah diberikan skor 0 (nol). Jumlah dari skor masing-masing soal dianalisa dengan pertimbangan usia. Metode analisa dapat dilihat pada Tabel 9. Rentang usia yang digunakan sama dengan tes yang sebelumnya, sehingga apabila dihitung skor yang didapat dapat dianalisa apakah tingkat kemabisusan diri calon karyawan termasuk sangat kuat, kuat, rata-rata sampai kuat, rata-rata kurang, atau kurang.
Tabel 9. Model analisa penilaian tes keambisiusan diri 17-21 th 22-30 th 30 th ke atas Tingkat keambisiusan diri
35-50 42-50 40-50 Sangat kuat
31-34 32-41 35-39 Kuat
22-30 26-31 28-34 Rata-rata sampai kuat
14-21 20-25 23-27 Rata-rata kurang
0-13 0-19 Kurang
3.3.1.2. Penilaian Wawancara
Penilaian wawancara karyawan baru dilakukan secara kuantatif dengan menggunakan 10 aspek penilaian umum, antara lain kemampuan komunikasi dalam bahasa Indonesia, kemampuan komunikasi dalam bahasa Inggris, penampilan atau performansi, daya tahan kerja, motivasi, rasa percaya diri, kepemimpinan, kontak sosial, kemampuan kerjasama tim, dan penguasaan bidang pekerjaan. Penilaian dilakukan dengan metode rating scale dimana kesepuluh aspek tersebut dinilai dengan poin yang menunjukkan seberapa baik aspek tersebut dipenuhi oleh calon karyawan yang diwawancarai. Misalnya, untuk penilaian komunikasi bahasa Inggris yang sangat baik diberi poin 4, jika baik diberi poin 3, jika cukup diberi poin 2, dan jika kurang diberikan poin hanya 1. Namun, menurut Siagian (2008), metode rating scale ini mempunyai kelemahan yang terletak pada kenyataan bahwa aspek-aspek yang dinilai belum tentu berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan seseorang. Karena penilaian wawancara dilakukan untuk subjek staf dan manajer, maka dilakukan pembobotan untuk masing-masing aspek yang dinilai disesuaikan dengan tugas pekerjaannya. Untuk setiap aspek yang dinilai disediakan bobot tertentu sesuai dengan jabatan yang diinginkan (manajer atau staf). Total nilai dapat dihitung dengan rumus :
Total Nilai :∑ (Poin Hasil Penilaian x Bobot)
Setiap calon karyawan yang telah selesai diwawancara akan mempunyai total nilai masing-masing dan akan lebih mudah dibandingkan satu sama lain.
3.3.2. Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja di perusahaan dilakukan dimana penilaian terdiri dari dua subjek utama, yaitu staf dan manajer. Penilaian kinerja staf hanya untuk menilai staf dan
penilaian kinerja manajer hanya diperuntukkan untuk menilai manajer. Penilaian kinerja dilakukan oleh atasan langsung, yaitu manajer departemen untuk penilaian kinerja staf dan General Manager untuk penilaian kinerja manajer.Pada penilaian kinerja staf terdapat empat kompetensi utama yang dinilai dimana masing-masing kompetensi mempunyai indikator-indikator penilaian masing-masing. Kompetensi-kompetensi yang dinilai antara lain kompetensi pribadi, kompetensi pengetahuan teknis, kompetensi atau skill terkait pekerjaan, dan kompetensi kemampuan komunikasi atau interpersonal. Kompetensi yang dinilaikan kepada manajer sama dengan kompetensi yang dinilaikan kepada staf. Perbedaannya terletak pada indikator yang dinilai yang dapat dilihat pada Lampiran 2. Indikator-indikator yang ada dinilai dengan menggunakan metode rating scale menggunakan skala peringkat dari 1 sampai 5.
Dalam penilaian tersebut, untuk subjek staf dan manajer dipisahkan. Penjelasan skala peringkat dijelaskan di awal penilaian beserta rumus perhitungannya. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, agar penilaian yang dilakukan lebih valid dan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, maka pada setiap indikator dilakukan pembobotan berdasarkan jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan. Misalnya, bobot penilaian masing-masing indikator untuk manajer akan berbeda untuk staf. Hal ini dibuat untuk mengurangi ketidakterkaitan antara indikator yang dinilai dengan pekerjaan yang dilakukan staf bersangkutan. Rumus umum dalam penilaian kuantitatif kinerja karyawan adalah sebagai berikut :
Nilai masing-masing indikator = bobot indikator x nilai pencapaian (1-5) Nilai Kinerja =∑ (nilai indikator)
3.4. Metode Pengumpulan Data
Data-data mengenai gambaran umum perusahaan adalah meliputi sejarah dan perkembangan perusahaan, misi dan tujuan perusahaan, lokasi, lingkup operasi, struktur organisasi, dan tugas-tugasnya, serta manajemen sumber daya manusia perusahaan. Data-data tersebut diperoleh dari literatur yang dimiliki perusahaan.
Data-data mengenai tahapan alur informasi sumber daya manusia perusahaan meliputi proses perekrutan dan seleksi, proses pelatihan dan pengembangan, proses penilaian kinerja, proses kompensasi, dan sebagainya. Data tersebut diperoleh melalui proses wawancara dengan pihak-pihak terkait di perusahaan dan pengamatan langsung di lapang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Wawancara juga dilakukan untuk menjelaskan dan mengklarifikasi serta menerangkan masalah-masalah teknis yang ada di kantor yang berguna untuk mendapatkan informasi tambahan. Kegiatan wawancara ini dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan topik yang dipilih seperti staf kantor, manajer HRD dan general manajer.
