1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi pada masa sekarang semakin canggih. Teknologi informasi sangat membantu manusia dalam banyak hal, baik untuk lingkungan usaha maupun non usaha. Dalam lingkup usaha, teknologi informasi banyak memberikan manfaat dan memberikan informasi yang cepat, tepat dan efisien sehingga membantu perusahaan dalam menjalankan usahanya.
Koperasi merupakan salah satu lembaga ekonomi di Indonesia yang mempunyai peran yang positif dan besar dalam pelaksanaan pembangunan
nasional di indonesia. Koperasi merupakan sarana peningkatan kemajuan ekonomi, yaitu bagi anggotanya dan masyarakat. Hal ini sesuai dengan tujuan koperasi yang ingin memajukan kesejahteraan anggotanya pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Oleh sebab itu koperasi harus menjalankan tugasnya sesuai dengan misi dan visinya yaitu mensejahterakan anggotanya dan masyarakat dalam pemenuhan kebutuhan sehari-hari dan kebutuhan penting lainnya. Dalam mencapai tujuannya, koperasi harus selalu memperhatikan pengelolaan dalam sistem akuntansi yang menyangkut segala macam kegiatannya. Meskipun kemampuan manajerial didalam sebuah koperasi sudah baik namun tidak ditunjang dengan sistem akuntansi yang baik, maka sulit untuk mengukur tingkat keberhasilan usaha koperasi tersebut.
Salah satu bentuk koperasi di Indonesia adalah koperasi simpan pinjam. Koperasi ini salah satu bentuk usahanya adalah memberikan pinjaman untuk anggotanya dan memberikan layanan simpanan atau menabung untuk anggotanya. Untuk mengelola data simpan dan pinjam anggotanya maka diperlukan suatu sistem informasi simpan pinjam yang baik angar manajemennya dapat mengelola dengan baik dan optimal. Adanya perkembangan teknologi informasi menuntut unit simpan pinjam pada Koperasi Unit Desa ( KUD) Mekar Ungaran
menggunakan sistem komputerisasi dalam mengelola data simpan pinjam pada unit tersebut
buku sehingga dalam pengolahan data simpan pinjam agak sulit dikarenakan banyaknya buku yang ada. Banyaknya transaksi yang terjadi juga menyebabkan buku data simpanan dan pinjaman tersebut menjadi semakin kompleks dan tidak tertata. Perancangan database pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran ini menggunakan Microsoft Access dan menghasilkan tabel yang lebih disesuaikan dengan kebutuhan unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Berdasarkan uraian di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan Database Sistem Simpan Pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran”
Maka fokus dalam penelitian ini adalah perancangan database sistem simpan pinjam pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Persoalan penilitian yang diangkat adalah :
1. Bagaimana proses bisnis yang terjadi dalam sistem simpan pinjam di Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran saat ini?
2. Bagaimana rancangan yang sesuai untuk sistem simpan pinjam di Unit Simpan Pinjam KUD mekar Ungaran?
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk merancang
database sistem simpan pinjam pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran.
Manfaat atau kontribusi yang diperoleh Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi adalah memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan data, memperkecil kesalahan serta membantu dalam penghematan tenaga, biaya, dan waktu. Keakuratan data yang dilakukan dengan sistem komputerisasi dapat terjamin karena adanya control input dan control total, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan
2. Kajian Pustaka
Perancangan Database
Untuk tahap desain database secara umum yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi.
Database merupakan suatu komponen terpenting dalam sistem informasi,
karena basis dalam penyediaan informasi untuk para pemakai. Penerapan
database dalam sistem informasi disebut database system.
Sistem database adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasi kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya.
Koperasi
Koperasi adalah salah satu bentuk usaha berbadan hukum yang berdiri di Indonesia. Menurut undang-undang nomor 25 tahun 1992 pasal 1 ayat 1 tentang perkoperasian, koperasi Indonesia adalah badan usaha yang beranggotakan orang-seseorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargan. Sedangkan menurut Widayanti (2002 : 72), koperasi sering diartikan sebagai perkumpulan orang-orang yang secara sukarela mempersatukan diri untuk memenuhi kebutuhan ekonomi anggotanya dengan menyelenggarakan usaha bersama melalui pembentukan suatu perkumpulan yang diawasi secara demokratis.
Sedangkan menurut PSAK No.27, 2004 koperasi adalah badan usaha yang mengorganisir pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja pada umumnya. Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa koperasi adalah suatu badan usaha yang terdiri dari orang-seorang dan secara sukarela mempersatukan diri untuk memenuhi kebutuhan ekonomi anggotanya
berdasarkan atas asas kekeluargaan.
Koperasi Simpan Pinjam
pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggotanya dengan cara yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktivitas dan kesejahteraan. Koperasi simpan pinjam memperoleh modal dari simpanan pokok dan simpanan wajib para anggota koperasi.
Kemudian modal yang telah terkumpul tersebut dipinjamkan kepada para anggota koperasi dan terkadang juga dipinjamkan kepada orang lain yang bukan anggota koperasi tapi memerlukan pinjaman uang, baik untuk keperluan konsumtif maupun sebagai modal kerja. Koperasi Simpan Pinjam menarik uang administrasi
setiap bulan sejumlah sekian prosen dari uang pinjaman. Tujuan koperasi simpan pinjam menurut Widayanti (1998) diantaranya adalah:
1. Membantu keperluan kredit para anggotanya yang sangat membutuhkan dengan syarat-syarat tertentu.
2. Mendidik kepada para anggota supaya giat menyimpan secara teratur sehingga membentuk modal sendiri.
3. Mendidik anggota untuk hidup hemat. 4. Menambah pengetahuan tentang koperasi. Manfaat koperasi simpan pinjam diantaranya adalah :
1. Anggota dapat memperoleh modal bagi pengembangan usaha atau berwiraswasta.
2. Dapat mencukupi kebutuhan sehari-hari antara lain membayar biaya sekolah anak dan lain-lain.
Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai simpanan, pinjaman, penyisaan dari hasil usaha termasuk cadangan serta sumber-sumber lainnya, simpanan-simpanan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Simpanan Pokok yaitu simpanan yang diberikan anggota pada awal setoran dan menjadi simpanan yang berbentuk permanen.
3. Simpanan Sukarela adalah simpanan yang diterima bukan dari anggota koperasi itu sendiri.
Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
Sistem Informasi Simpan Pinjam
Menurut Jogiyanto (1999 : 54) sistem informasi simpan pinjam adalah sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk mempersiapkan data-data simpan pinjam supaya dapat digunakan untuk tujuan penerapan dan pengambilan keputusan baik untuk manajemen maupun pihak luar yang membutuhkan. Menurut Krismiaji (2002 : 18) sistem akuntansi simpan pinjam merupakan suatu sistem yang berhubungan dengan sistem penerimaan dan pengeluaran yang dalam hal ini merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem simpan pinjam ini merupakan suatu sistem informasi untuk pemakai akhir (end-users system) yaitu bahwa sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi. Selain itu, sistem ini dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas serta sarana latihan bagi pemakai informasi untuk merancang informasi yang lebih besar.
Sistem Informasi Simpanan Pada Koperasi
Menurut Krismiaji (2002 :18) Dalam menjalankan sistem akuntansi simpanan pada koperasi diperlukan fungsi yang tekait, dokumen yang bersangkutan dan prosedur yang harus dilakukan.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi simpanan koperasi antara lain: 1. Fungsi kasir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan slip setoran kepada anggota yang melakukan simpanan, menerima pembayaran, dan membuat laporan transaksi harian
2. Fungsi simpan pinjam
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order (buku keanggotaan) dari penyimpan, mengedit order (buku keanggotaan) dari penyimpan untuk
menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi dan menentukan tanggal transaksi
3. Fungsi keuangan
Dalam transaksi simpanan, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status pelanggan dan memberikan otoritas penyimpanan untuk anggota.
b. Dokumen yang digunakan
Proses simpanan koperasi pada umumnya menggunakan dokumen lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dokumen-dokumen yang biasanya terkait dengan penerimaan simpanan pada koperasi :
1) Kartu Tanda Anggota (KTA) 2) Slip setoran
3) Kwitansi
Dokumen ini sangat diperlukan pada saat proses simpanan dilakukan dengan tujuan sebagai bukti atas transaksi yang terjadi.
c. Prosedur sistem akuntansi simpanan pada koperasi
Apabila anggota koperasi ingin melakukan simpanan, anggota harus melewati beberapa tahap dan memenuhi dokumen yang diperlukan dalam proses penyimpanan tersebut. Prosedur sistem akuntansi simpanan pada koperasi
kegiatannya meliputi : 1) Fungsi kasir
Memberikan slip setoran kepada anggota yang akan melakukan
Stelah slip setoran diisi oleh anggota, kasir menerima kembali
slip setoran tersebut beserta KTA. Kasir memeriksa slip setoran dan KTA tersebut serta menyatakan benar. Kemudian slip setoran diberikan ke bagian simpan pinjam untuk diproses lebih lanjut sedangkan untuk KTA akan dikembalikan kepada anggota.
Menerima kembali slip setoran dari bagian simpan pinjam dan
menerima dan menerima pembayaran dari anggota yang telah
melakukan simpanan kemudian membuat kwitansi berdasarkan slip setoran.
Slip setoran diarsipkan oleh kasir dan kwitansi diberikan
kepada anggota.
Membuat laporan transaksi harian berdasarkan arsip slip
setoran anggota dan dicetak kemudian diberikan ke fungsi simpan pinjam
2) Fungsi simpan pinjam
Menerima slip setoran yang sudah dinyatakan benar oleh kasir
untuk diinput dan disimpan kedalam database Slip setoran disetujui dan diberikan kepada kasir
Menerima laporan transaksi harian dari kasir yang selanjutnya
di input dan diperiksa kebenarannya serta dinyatakan sama dengan database fungsi simpan pinjam kemudian dicetak menjadi laporan simpanan yang selanjutnya diberikan ke fungsi keuangan
3) Fungsi keuangan
Menerima laporan simpanan dari fungsi simpan pinjam
Input ke database dan dinyatakan benar selanjutnya dicetak
menjadi laporan keuangan.
Apabila dilakukan dengan prosedur yang ada, maka akan mempermudah transaksi antara koperasi dan anggota.
Sistem Informasi pinjaman pada koperasi
Menurut Krismiaji (2002 : 19) Dalam menjalankan sistem akuntansi pinjaman pada koperasi diperlukan fungsi yang terkait, dokumen yang berrsangkutan dan prosedur yang harus dilakukan:
a. fungsi terkait 1. Fungsi kasir
Fungsi kasir fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan surat permohonan pinjam uang beserta lampirannya yang akan diisi oleh anggota yang mengajukan pinjaman serta memeriksanya.
2. Fungsi simpan pinjam
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari peminjam, mengedit order dari peminjam untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi, menentukan tanggal transaksi dan memeriksa ketersediaan dana.
3. Fungsi pengurus
Fungsi ini hanya bertanggung jawab memberikan otorisasi pemberian pinjaman. 4. Fungsi keuangan
Fungsi ini betanggung jawab untuk memberikan dana pinjaman dan membuat laporan keuangan.
Setiap fungsi pinjaman mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Tapi dalam melakukan kegiatan peminjaman antara fungsi satu dengan yang lainnya saling berhubungan.
b. Dokumen yang digunakan
1. Surat Permohonan untuk Pinjaman Uang (SPPU) beserta lampirannya:
Surat Pernyataan (SP)
Surat kuasa menjual barang jaminan (SKJJ) beserta
lampirannya, Sertifikat Tanah dan BPKB
Surat Kuasa Potong Gaji (SKPG) bagi karyawan Surat perjanjian pinjaman uang (SPJPU)
Slip pinjaman dua lembar
2. Kartu Tanda Anggota (KTA) 3. Kwitansi
c. Prosedur sistem akuntansi pinjaman pada koperasi
Anggota koperasi yang akan melakukan pinjaman wajib memenuhi syarat yang telah ditetapkan oleh koperasi dan melewati proses peminjaman. Prosedur sistem akuntansi pinjaman pada koperasi kegiatannya meliputi :
1. Fungsi kasir
Memberikan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta
lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) yang akan diisi oleh anggota yang akan mengajukan pinjaman.
Menerima kembali Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah diisi oleh anggota dan KTA untuk diperiksa.
SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah di otorisasi oleh pengurus dari fungsi simpan pinjam kemudian membuat kwitansi.
SPPU, SP, SKJJ, SKPG, SPJPU, slip pinjaman lembar 1 dan
kwitansi diarsipkan oleh kasir. KTA dan slip pinjaman lembar 2 beserta dana pinjaman diberikan kepada anggota.
Membuat laporan transaksi harian berdasarkan arsip yang ada
dan dicetak selanjutnya diberikan ke fungsi simpan pinjam.
2. Fungsi simpan pinjam
Menerima KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah diotorisasi untuk di input dan disimpan dalam database serta dikonfirmasikan ke fungsi keuangan.
KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta
lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) diberikan kembali ke kasir.
Menerima laporan transaksi harian dari kasir yang selanjutnya
di input dan diperiksa kebenarannya serta dinyatakan sama dengan database fungsi simpan pinjam yang kemudian dicetak menjadi laporan pinjaman yang selanjutnya diberikan ke fungsi keuangan.
3. Fungsi pengurus
Menerima KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) dari kasir.
Melakukan otorisasi kemudian diberikan ke fungsi simpan
pinjam untuk proses lebih lanjut. 4. Fungsi keuangan
Dinyatakan benar dan dicetak menjadi laporan keuangan.
Prosedur di atas dilaksanakan sesuai tahap yang telah ditentukan, akan lebih mempermudah proses pemberian pinjaman yang akan dilakukan oleh anggota. Anggota wajib mentaati semua prosedur yang ada apabila mengharapkan pinjaman yang diajukan akan disetujui oleh pihak koperasi.
Database
Menurut Romney dan Steinbert (2006 : 95) database adalah suatu gabungan file
yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Sistem databse memisahkan tampilan fisik dan logis data. Tampilan fisik menunjukan bagaimana dan dimana data secara fisik diatur dan disimpan dalam disk tape, CD-ROOM atau media lainnya. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai secara konseptual mengatur dan memahami data.
Tabel-tabel dalam database memiliki tiga jenis atribut. Kunci utama (primary key) adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik mengidentifikasikan baris tertentu dalam sebuah tabel. Seringkali kunci utama merupakan atribut tunggal. Sebagai contoh, atribut nomor anggota dan kode barang merupakan kunci luar dalam tabel penjualan. Keduanya digunakan untuk menghubungkan data mengenai transaksi penjualan tertentu yang mencakup informasi mengenai penjualan dan pelanggan yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci (non-key atribut) di dalam setiap tabel, menyimpan informasi penting mengenai entitasnya. Sebagai contoh, dalam tabel persediaan barang terdapat informasi deskripsi nama barang, jumlah persediaaan, dan harga barang
Entity Relationship Diagram (ERD)
menunjukan isi dari suatu database , tetapi juga secara grafis merupakan model suatu organisasi. Diagram E-R dapat terdiri dari berbagai jenis entitas dan hubungan antar entitas. Oleh sebab itu, langkah yang penting dalam mendesain database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu dibuat modelnya.
Terdapat tiga jenis dasar hubungan antar-entitas yaitu hubungan satu-ke-satu, hubungan satu-ke-banyak dan hubungan banyak-ke-banyak.
Relasi Gambar
Satu ke satu Kartu Anggota Anggota
Satu ke banyak Teller Anggota
Banyak ke banyak
Teller Anggota
Tabel 2.1 Gambar Tabel Relasi
3. METODE PENELITIAN
Obyek penelitian dalam penelitian ini adalah unit simpan pinjam KSP Mekar Ungaran. Data-data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu :
Tabel 3.1 Metode Pengumpulan Data
Sekunder Data-data yang
Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara untuk memperoleh data primer. Sedangkan data sekunder diperoleh dengan mengamati dokumen-dokumen dan laporan-laporan. Langkah – langkah pembuatan basis data tersebut, antara lain sebagai berikut :
1) Menggambarkan proses bisnis yang terkait di dalam sistem simpan pinjam di KUD Mekar Ungaran
2) Mengidentifikasi entitas yang terkait dengan proses simpan pinjam 3) Menentukan ERD dan atribut simpan pinjam pada unit simpan
pinjam KUD Mekar Ungaran
4) Merancang tabel, query, form, report dan switchboard untuk unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran dengan menggunakan
Microsoft access 2007 untuk menghasilkan perancangan database.
5) Membuat transaksi fiktif dan dimasukan ke dalam program aplikasi yang telah dibuat
4. Analisis dan Pembahasan
1. Sejarah dan perkembangan KUD “MEKAR” Ungaran
Semarang BUMD ini berdirik sejak tanggal 13 Mei 1973 dan memperoleh badan hukum No, 8434/811/VI/1973. Pada tanggal 31 Agustus 1973 BUMD diubah menjadi KUD ( Koperasi Unit Desa) dengan nama KUD MEKAR.
Dengan dikeluarkannya Inpres No. 4 tahun 1984 sebagai pengganti inpres No 8 tahun 1978 maka pada tanggal 25 desember 1984 diadakan Rapat Khusus Perubahan Anggran Dasar untuk menyesuaikan dengan pelaksanakan Inpres no. 4 tahun 1984 tersebut diatas oleh karena itu KUD “ MEKAR “ yang tadinya daerah kerjanya meliputi Wilayah Unit Desa – Wilayah Unit Desa berubah menjadi Desa dan Kelurahan di wilayah Kecamatan yaitu kecamatan ungaran. Pada awal berdirinya KUD “MEKAR” melayani 300 anggota saat ini telah berkembang menjadi sekitar 6000-an anggota dengan jam pelayanan Senin – Kamis (08.00-15.00), Jumat (08.00- 11.30) dan sabtu (08.00-14.00)
Atas dasar hasil Rapat Khusus Perubahan Anggaran Dasar, beberapa kali KUD “MEKAR” mendapat pengesahan dan Badan Hukum terakhir yang diperoleh adalah Nomor 021/811/KDK.11.4.VIII/2001 tanggal 2 agustus 2001.
Pada Tahun 1990 KUD “MEKAR” mendapat predikat KUD Mandiri dengan surat keputusan menteri koperasi Nomor 264/KPTS/III/1990 dan telah berkembang dengan baik. Tahun 1996 KUD “MEKAR” telah mendapatka predikat sebagai KUD Mandiri dan beberapa kali memperoleh penghargaan diantaranya:
a. Juara III Harkop ke-43 tahun 1990, kabupaten semarang. b. Juara II Harkop ke-45 tahun 1992, kabupaten semarang. c. Juara I Harkop ke-46 tahun 1993, kabupaten semarang.
d. KUD terbaik ke-2 tingkat nasional dari menteri koperasi dan PDK tahun 1996
e. Byasana Bhakti Upaprada dari gubernur jawa tengah karena kepeloporan
pembinaan pengusaha kecil tahun 1996.
f. KUD terbaik I bidang peternakan bidang jawa tengah dari gubernur jawa tengah tahun 1997.
h. Sebagai Payment Point terbaik PLN Ranting Ungaran tahun 2002-2005.
KUD “MEKAR” Ungaran berkembang tidak hanya pelayanan kebutuhan barang saja, namun juga pelayanan jasa, berkat keinginan yang kuat dari para anggota dalam membina usahanya berorientasi pada pencapaian kesejahteraan anggota. KUD “MEKAR” Ungaran memiliki delapan unit usaha yang terbagi dalam tiga bidang usaha yaitu :
Bidang Produksi yang meliputi Unit Persusuan
Bidang Pemasaran yang meliputi Unit Warung Serba Ada 1, Warung
Serba Ada 2, Unit Sarana Produksi Ternak, Unit Sarana Produksi Padi dan Pengadaan Beras.
Bidang Jasa yang meliputi Unit Simpan Pinjam dan Unit Kelistrikan Koperasi Unit Desa “MEKAR” Ungaran berlokasi di Desa Bandarjo yang beralamat di jalan Ahmad Yani no.24 Ungaran kabupaten Semarang. Bidang Usaha KUD “MEKAR” Ungaran
a. Unit Simpan Pinjam b. Unit Penjuakan Susu c. Waserda
d. Unit Saprodi ( Penjualan Pupuk) dan Unit Listrik
B. Proses Bisnis pada KUD Mekar
Proses bisnis di KUD Mekar ungaran meliputi dua prosedur yaitu prosedur melakukan simpanan dan pinjaman.
1. Prosedur Melakukan Simpanan
a) Anggota datang dengan membawa buku simpanan beserta uangnya menuju bagian Kasir. Bagian Kasir membuat kwitansi rangkap 2.
c) kwitansi rangkap 2 diserahkan pada bagian pembukuan untuk dicatat di kartu simpanan dan pembuatan laporan simpanan rangkap 3 yang akan ditandatangani oleh Manajer jasa. Kwitansi ke-1 dan Buku simpanan diarsip oleh anggota.
d) Kartu simpanan, kwitansi ke-2 dan laporan simpanan ke-1 d arsip pembukuan,
e) Laporan simpanan ke-2 diarsip bagian Kasir dan Laporan simpanan ke-3 diarsip bendahara.
2. Prosedur Melakukan Pinjaman
a) Anggota datang ke Unit Simpan Pinjam dan mengajukan permohonan pinjaman dengan membawa syarat-syarat, seperti Kartu anggota, Fc.Ktp, Surat permohonan pinjaman, surat bukti jaminan asli
b) Kemudian syarat-syarat tersebut diserahkan bagian Manajer Jasa manajer Jasa menyerahkan syarat-syarat tersebut ke bendahara untuk dipertimbangkan.
c) Jika disetujui maka berkas diserahkan ke Manajer jasa, namun jika tidak disetujui maka akan dikembalikan ke anggota.
d) Untuk syarat-syarat yang disetujui tadi akan diserahkan ke kasir untuk pembuatan kwitansi rangkap 2 dan akan diberikan pada bagian pembukuan untuk pembuatan laporan Pinjaman rangkap 3, dan pembuatan kartu angsuran.
e) Untuk bukti jaminan, Fc. KTP, surat permohonan, dan kwitansi ke-2 diarsip bagian pembukuan.
f) Kartu angsuran, kartu anggota dan kwitansi ke-1 diarsip oleh anggota dan lapotan pinjaman rangkap 3 diajukan ke Manajer untuk ditandatangani.
Gambar 4. 1 flowchart Prosedur Simpanan
Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Pinjaman
Anggota Manajer Jasa Bendahara Kasir Pembukuan
C. Sistem Yang Berlaku Saat ini
Sistem simpan pinjam pada Koperasi Unit Desa ”MEKAR” Ungaran yang dilakukan secara manual, untuk saat ini masih berjalan baik. Namun, sistem tersebut memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1) Proess kerja pada unit simpan pinjam masih kurang maksimal dan memerlukan waktu yang lama karena masih dilakukan secara manual
2) Laporan hasil simpan dan pinjam yang kurang cepat dan tepat
D. Sasaran Sistem baru yang Diusulkan
Sasaran utama dari sistem komputerisasi simpan pinjam adalah sebagai berikut :
1. Memperoleh proses sistem simpan pinjam sehingga kerja untuk simpan pinjam lebih maksimal.
2. Proses sistem simpan pinjam dirancang otomatis, sehingga laporan simpan pinjam lebih cepat dan tepat
E. Prosedur yang direkomendasiakan
Sistem simpan pinjam yang diusulkan di Koperasi Unit Desa mekar Ungaran terdiri dari beberapa prosedur :
1. Prosedur melakukan simpanan
a) Anggota datang dengan membawa buku simpanan beserta uang ke bagian kasir.
b) Kasir membuat kwitansi rangkap 2.
c) Buku simpanan dan kwitansi rangkap 2 diberikan kepada bagian pembukuan yang diinput pada data simpanan untuk dibuatkan laporan simpanan rangkap 2, output dari data simpanan menggunakan data komputer.
2. Prosedur melakukan Pinjaman
a) Anggota datang ke unit simpan pinjam dan mengajukan permohonan pinjaman dengan membawa syarat-syarat seperti kartu anggota, fotocopy KTP, surat permohonan pinjaman dan surat bukti jaminan asli.
b) Kemudian syarat-syarat tersebut diserahkan ke manajer jasa.
c) Manajer jasa mempertimbangkan syarat-syarat tersebut untuk disetujui atau tidak.
d) Jika tidak disetujui syarat-syarat tersebut dikembalikan ke anggota.
e) Namun, jika syarat-syarat tersebut disetujui diajukan ke kasir dan dicatat pada input data anggota secara manual dan dibuatkan kwitansi rangkap 2. Lalu dicatat pada data pinjaman dan akan diberikan pada bagian pembukuan yang diinput pada data pinjaman untuk dibuatkan laporan pinjaman rangkap 2 dan kartu angsuran. output dari data pinjaman dibuat dengan menggunakan komputer.
f) Bukti jaminan, fotocopy KTP, surat permohonan pinjaman, kwitansi ke-1, laporan pinjaman ke-1 diarsip pada bagian pembukuan.
Gambar 4.3 Flowchart Prosedur Simpanan Yang Direkomendasikan
Anggota Kasir Pembukuan Manajer Jasa
Gambar 4.4 Flowchart Prosedur Pinjaman Yang Direkomendasikan
Anggota Manajer Jasa Kasir Pembukuan
Mengidentifikasi Entitas yang terkait dengan proses simpan pinjam
Sistem simpan pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran memiliki beberapa entitas, yaitu:
Tabel4.1 Tabel REA sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key
piutang Nomor akun piutang sebagai primary key, keterangan kas dan saldo piutang sebagai atribut lain yang mengikuti primary key
Event
Simpanan ID simpanan sebagai
anggota, nomor akun, bunga, dan keterangan sebagai atribut lain yang mengikuti anggota, sisa angsuran, tanggal bayar, angsuran ke, jumlah angsuran,
bunga, denda, dan total bayar serta sisa
pinjaman akhir sebagau atribut lain yang mengikuti primary key.
Agent
Karyawan NIK sebagai primary key, nama karyawan,
primary key.
Anggota Nomor anggota sebagai
primary key, nama
anggota, kode pos, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, umur, nomor KTP, alamat, telepon, pendidikan, pekerjaan, jabatan, tanggal masuk, simpanan pokok, SMK sebagai atribut lain yang mengikuti
primary key
Tabel 4.2 Entitas Tabel Bantuan
Jenis kelamin ID sebagai primary key, dan jenis kelamin sebagai atribut yang mengikuti primary key
Status Karyawan ID sebagai primary key, dan status karyawan sebagai atribut yang mengikuti primary key
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya. Untuk menghubungkan entitas suatu dengan yang lain maka diperlukan kardinalitas.
1. Hubungan entitas simpanan dengan entitas kas
Setiap terjadi transaksi simpanan akan mempengaruhi satu akun yaitu kas, sedangkan kas akan bertambah karena terjadi dari banyak transaksi simpanan sehingga hubungan entitas simpanan dengan entitas kas adalah one-to-many.
2. Hubungan entitas pinjaman dengan entitas kas
Setiap terjadi transaksi pinjaman akan mempengaruhi satu akun yaitu kas, sedangkan kas akan berkurang karena terjadi transaksi pinjaman sehingga hubungan entitas pinjaman dengan entitas kas adalah one-to-many.
3. Hubungan entitas angsuran dengan entitas kas
Dalam setiap transaksi angsuran akan mempengaruhi satu akun yaitu kas, sedangkan kas akan bertambah ketika terjadi transaksi angsuran sehingga hubungan entitas angsuran dengan entitas kas yaitu one-to-many.
4. Hubungan entitas karyawan dengan entitas simpanan
Dalam setiap transaksi simpanan selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi simpanan sehingga hubungan entitas karyawan dengan entitas simpanan adalah one-to-many.
5. Hubungan entitas karyawan dengan entitas pinjaman
Dalam setiap transaksi pinjaman selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi pinjaman sehingga hubungan entitas karyawan dengan entitas pinjaman adalah one-to-many.
6. Hubungan entitas karyawan dengan entitas angsuran
Dalam setiap transaksi angsuran selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir sedangkan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi angsuran sehingga
hubungan entitas karyawan dengan entitas angsuran adalah one-to-many. 7. Hubungan entitas anggota dengan entitas simpanan
8. Hubungan entitas anggota dengan entitas pinjaman
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi pinjaman sedangkan setiap transaksi pinjaman dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas anggota dan entitas pinjaman adalah one-to-many.
9. Hubungan entitas anggota dengan entitas angsuran
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi angsuran sedangkan setiap transaksi angsuran dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas anggota dengan entitas angsuran adalah one-to-many.
10.Hubungan entitas piutang dengan entitas pinjaman
Setiap transaksi pinjaman akan menambah piutang sedangkan setiap piutang akan bertambah apabila terjadi transaksi pinjaman sehingga hubungan antara entitas piutang dan entitas pinjaman adalah one-to-many.
11.Hubungan entitas piutang dengan entitas angsuran
ERD Sistem Simpan Pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar
Berikut ini adalah ERD unit simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran :
Perancangan Database Menggunakan Microsoft Access Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom (field) dan baris (record). Berikut ini adalah tabel dari masing-masing resources, event dan agent.
1. Resources
Pada sistem simpan pinjam unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran, terdapat dua sumber daya (resources) yang datanya disimpan, yaitu tabel kas dan
tabel piutang. 1. Tabel Kas
Gambar 4.6 Desain Tabel Kas
Tabel 4.3 Tabel Kas
2. Tabel Piutang
Gambar 4.7 Desain Tabel Piutang
Selanjutnya adalah tabel piutang, tabel ini digunakan untuk mengetahui besarnya piutang anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Sedangkan sebagai
primary key adalah No_akun_piutang. Berikut ini adalah desain tabel piutang:
Berikut ini adalah contoh tabel piutang:
2. Events
1. Tabel Simpanan
Gambar 4.8 Desain Tabel Simpanan
Tabel simpanan digunakan untuk mengetahui informasi tentang simpanan yang dilakukan anggota. Tabel ini terdiri dari ID simpanan, nomor anggota, nama anggota, nomor akun kas, NIK, tanggal simpanan, setoran, penarikan, dan keterangan. Tabel simpanan ini memiliki primay key yaitu ID simpanan. Berikut ini adalah contoh tabel simpanan:
2. Tabel Pinjaman
Gambar 4.9 Desain Tabel Pinjaman
Tabel pinjaman berfungsi sebagai informasi pinjaman yang dilakukan anggota. Tabel ini berisi ID pinjaman, nomor anggota, nomor akun piutang, NIK, tanggal pengajuan, tanggal otorisasi, besar pinjaman, jangka waktu, angsuran pokok, bunga/tahun, bunga/bulan dan jumlah angsuran sedangkan sebagai primary key
adalah ID pinjaman. Berikut ini adalah desain tabel pinjaman. Berikut ini adalah contoh tabel pinjaman:
3. Tabel Angsuran
Tabel 4.10 Desain Tabel Angsuran
Tabel angsuran digunakan untuk mengetahui informasi tentang angsuran dari anggota. Tabel ini berisi ID angsuran, ID pinjaman, nomor anggota, nama
anggota, NIK, sisa pinjaman, tanggal angsuran, tanggal bayar, angsuran ke, jumlah angsuran, denda, total bayar dan sisa pinjaman akhir sedangkan sebagai
primary key adalah ID angsuran. Berikut ini adalah contoh tabel angsuran:
3. Agents
Pada sistem simpan pinjam unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran mempunyai dua Agents yang disimpan, yaitu tabel anggota dan tabel karyawan. 1. Tabel Anggota
Gambar 4.11 Desain Tabel Anggota
Tabel anggota berisi informasi tentang anggota yang melakukan kegiatan simpan pinjam dalam unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Tabel anggota ini terdiri dari berbagai atribut seperti nomor anggota, nama, jenis kelamin, kota, kode pos,
tempat/tanggal lahir, umur, nomor KTP, alamat, nomor telepon, pendidikan, pekerjaan, jabatan, tanggal masuk, simpanan pokok dan Sertifikat Modal Koperasi. Primary key yang digunakan dalam tabel ini adalah Nomor anggota. Berikut ini adalah desain tabel anggota Berikut ini adalah contoh tabel anggota:
2. Tabel Karyawan
Tabel 4.12 Desain Tabel Karyawan
Tabel karyawan digunakan sebagai informasi tentang identitas karyawan yang bekerja dalam unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Tabel ini memiliki atribut NIK, nama karyawan, alamat, kota, kode pos, tempat/tanggal lahir, umur, status dan nomor telepon karyawan. Sedangkan NIK digunakan sebagai primary key. Berikut ini adalah contoh tabel karyawan:
4. Tabel Bantuan 1. Tabel Jenis Kelamin
Gambar 4.13 Desain Tabel Jenis Kelamin
Tabel jenis kelamin ini digunakan untuk membantu penentuan jenis kelamin anggota di dalam tabel anggota. Tabel ini mempunyai atribut yaitu ID dan jenis kelamin dengan ID sebagai primary key. Berikut ini adalah contoh tabel angsuran:
2. Tabel Status Karyawan
Gambar 4.14 Desain Tabel Status Karyawan
Tabel status karyawan digunakan untuk membantu mengetahui status karyawan apakah seorang karyawan tersebut sudah menikah atau masih lajang. Tabel ini mempunyai atribut ID dan status karyawan dengan ID sebagai primary key. Berikut ini adalah contoh tabel status karyawan:
Tabel 4.11 Tabel Status Karyawan
3. Tabel Bantu Keterangan
Tabel bantu keterangan berfungsi untuk membantu mengetahui jenis simpanan yang akan dilakukan anggota. Apakah itu setoran awal atau tabungan. Tabel ini mempunyai atribut ID dan keterangan dengan ID sebagai Primary Key. Berikut ini adalah contoh tabel bantu keterangan :
Tabel 4.12 Bantu Keterangan
Query
Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi
berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian diolah menjadi sebuah data yang baru. Pada unit Simpan Pinjam terdapat beberapa query yang
dapat digunakan di dalam kegiatan simpan pinjamnya. Berikut ini adalah query
dimana sebagian data yang disimpan di dalam tabel diambil dan diproses menjadi sebuah data yang baru.
1. Query Transaksi Simpanan
Query transaksi simpanan berfungsi untuk mengetahui informasi tentang
transaksi simpanan yang dilakukan oleh anggota. Query ini terdiri dari beberapa fields antara lain ID simpanan, nomor anggota, tanggal simpanan, NIK, dan nomor akun kas yang berasal dari tabel simpanan, Keterangan kas berasal dari tabel Kas, sedangkan nama anggota berasal dari tabel anggota dan nama karyawan berasal dari tabel karyawan. Berikut ini adalah desain query transaksi simpanan:
Gambar 4.16 Desain Query Transaksi Simpanan
Tabel 4.13 Query Transaksi Simpanan
2. Query Transaksi Pinjaman
Query selanjutnya adalah query transaksi Pinjaman, query ini berfungsi untuk
mengetahui besarnya transaksi pinjaman yang dilakukan oleh anggota dan jatuh tempo pelunasan pinjaman tersebut. Query ini terdiri dari ID pinjaman, nomor anggota, NIK, tanggal pengajuan, tanggal otorisasi, nomor akun piutang, besar pinjaman dan jangka waktu yang semuanya diambil dari tabel pinjaman. Sedangkan nama anggota diambil dari tabel anggota dan nama karyawan diambil dari tabel karyawan. Field jangka waktu menggunakan hitungan bulan sedangkan
field jatuh tempo, angsuran pokok, bunga/tahun dan bunga/bulan menggunakan
expression builder sebagai berikut:
Jatuh_tempo: DateAdd(“m”;[Jangka_waktu];[Tgl_otorisasi]) Angsuran_pokok: [Besar_pinjaman] / [Jangka_waktu] Bunga/tahun: 0,24 * [Besar_pinjaman]
Bunga/bulan: [Bunga/tahun] / 12
Jumlah_angsuran: [Angsuran_pokok] + [Bunga/bulan] Berikut ini adalah desain query transaksi pinjaman:
Berikut adalah contoh tabel query transaksi pinjaman :
Tabel 4.14 Query Transaksi Pinjaman
3. Query Transaksi Angsuran
Query selanjutnya yang digunakan adalah query transaksi angsuran. Query ini
berfungsi untuk mengetahui besarnya angsuran yang dibayarkan setelah ditambah dengan denda. Query ini terdiri dari beberapa field seperti ID angsuran, ID pinjaman, nomor anggota, NIK, tanggal angsuran, sisa pinjaman, angsuran ke, dan denda yang semuanya berasal dari tabel angsuran. Nomor anggota berasal dari tabel pinjaman, nama anggota dan jumlah angsuran berasal dari query transaksi pinjaman dan nama karyawan berasal dari query bantu karyawan. Field denda dan total bayar pada query ini dihitung menggunakan rumus:
Denda:
Berikut ini adalah desain query transaksi angsuran:
Gambar 4.18 Query Transaksi Angsuran
Berikut ini adalah contoh tabel query transaksi angsuran:
Tabel 4.15 Query Transaksi Angsuran
4. Query Saldo Kas
Query saldo kas berfungsi untuk mengetahui jumlah saldo kas yang masuk
Gambar 4.19 Desain Query Saldo Kas
Berikut ini adalah contoh tabel query saldo kas:
Tabel 4.16 Query Saldo Kas
5. Query Saldo Piutang
Query saldo piutang digunakan untuk mengetahui informasi saldo piutang
masing-masing anggota yang melakukan pinjaman. Query ini terdiri dari beberapa fields yaitu nomor akun piutang dan keterangan yang diambil dari tabel piutang sedangkan ID pinjaman, nomor anggota, nama anggota dan besar pinjaman diambil dari query transaksi pinjaman. Berikut ini adalah desain query saldo piutang:
Gambar 4.20 Desain Query Saldo Piutang
Tabel 4.17 Query Saldo Piutang
6. Query Bantu Karyawan
Query ini berfungsi untuk membantu query transaksi angsuran dalam
menentukan nama karyawan. Atribut di dalam query ini adalah NIK dan nama karyawan yang keduanya berasal dari tabel karyawan. Berikut ini adalah desain
query bantu karyawan:
Gambar 4.21 Desain Query Bantu Karyawan
Berikut ini adalah contoh tabel query bantu karyawan: Tabel 4.18 Query Bantu Karyawan
7. Query Saldo Simpanan Anggota
Query Saldo Simpanan anggota berfungsi untuk mengetahui saldo
Gambar 4.22 Desain Query Saldo Simpanan Anggota
Berikut ini adalah contoh tabel query saldo simpanan anggota:
Tabel 4.19 Query Saldo Simpanan Anggota
Form
Form digunakan untuk memasukan suatu data ke dalam tabel atau query. Keuntungan menggunakan form untuk memasukan, mengedit, dan menampilkan data yaitu untuk memudahkan membuat tampilan layar yang dimodifikasi dan memudahkan pemakai lain untuk menampilkan data pada basisdata tanpa membuat perubahan. Form yang digunakan oleh Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran antara lain adalah sebagai berikut.
1. Form Anggota
Manfaat form ini untuk memudahkan pengguna menginput data anggota. Data anggota ini terdiri dari mainform yaitu nomor anggota, nama anggota, alamat, kota, kode pos, tempat lahir, tanggal lahir, umur, no KTP, jenis kelamin, telepon, pendidikan, pekerjaan, jabatan, tagal masuk, simpanan pokok, dan sertifikat modal koperasi (SMK).
menghapus data klik tombol bertuliskan “Hapus”. Apabila pengguna ingin menampilkan data sebelumnya klik tombol bergambar panah ke kiri, sebaliknya untuk menampilkan data selanjutnya klik tombol bergambar panah ke kanan sedangkan untuk menampilkan data yang pertama klik tombol first page dan untuk menampilkan data terakhir klik tombol last page. Untuk keluar dari form
anggota klik tombol bertuliskan “Keluar”. Berikut ini adalah gambar form
anggota:
Gambar 4.23 Form Data Anggota
2. Form Karyawan
Form karyawan berfungsi untuk memudahkan dalam menginput data karyawan unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Form ini mempunyai
mainform yang terdiri dari NIK, nama karyawan, alamat karyawan, tempat lahir,
tanggal lahir, umur, status karyawan dan nomor telepon.
klik bertuliskan “hapus”. Pengguna juga dapat menambah data yang baru dengan klik tombol bertuliskan “Tambah” dan klik tombol bertuliskan “keluar” untuk keluar dari form. Apabila ingin melihat data sebelumnya klik tombol arah panah ke kiri dan sebaliknya apabila ingin melihat data selanjutnya klik tombol arah panah kanan. Sedangkan untuk menampilkan data yang pertama klik first page
dan untuk menampilkan data paling akhir klik last page. Berikut adalah gambar untuk form karyawan :
Gambar 4.24 Form Data Karyawan
3. Form Transaksi Simpanan
Form transaksi simpanan digunakan untuk menginput data simpanan dari anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran, form ini mempunyai mainform
yang terdiri dari ID simpanan, nomor anggota, nama anggota, tanggal simpanan, nama karyawan, NIK, nomor akun kas, keterangan kas, setoran dan keterangan simpanan.
Apabila semua data telah terisi, pengguna dapat menyimpan data simpanan tersebut dengan klik tombol bertuliskan “simpan” dan klik tombol bertuliskan “hapus” untuk menghapus data simpanan yang telah dibuat. Apabila pengguna ingin menambah data baru klik tombol bertuliskan “tambah’ sedangkan klik tombol bertuliskan “keluar” untuk keluar dari aplikasi. Berikut ini adalah gambar form transaksi simpanan:
Gambar 4.25 Form Transaksi Simpanan
4. Form Transaksi Pinjaman
Form selanjutnya adalah form transaksi pinjaman, form ini berasal dari query transaksi simpanan dan berfungsi untuk menginput data pinjaman dari anggota. Form pinjaman memiliki mainform yang terdiri dari ID pinjaman, nomor anggota, nama anggota, NIK, nama karyawan, nomor akun piutang, tanggal pengajuan, tanggal otorisasi, besar pinjaman, jangka waktu, jatuh tempo, angsuran pokok, bunga/tahun, bunga/bulan dan jumlah angsuran.
Pengguna menginput data pinjaman dengan mengisi ID pinjaman terlebih
dahulu, setelah itu diikuti dengan mengisi nomor anggota, NIK, nama karyawan, nomor akun piutang, tanggal pengajuan, tanggal otorisasi, besar pinjaman, jangka
pinjaman itu ada tahunan, bulanan, taupun mingguan. Angsuran pokok dan bunga/tahun akan terisi otomatis setelah pengguna menginput data besar pinjaman dan jangka waktu karena angsuran pokok memiliki fungsi besar pinjaman dibagi jangka waktu sedangkan bunga/tahun memiliki fungsi besar pinjaman dikalikan 24%. Bunga/bulan memiliki fungsi bunga/tahun dibagi 12 (dua belas bulan) dan jumlah angsuran: angsuran pokok ditambah bunga/bulan.
Pengguna dapat menyimpan data pinjaman yang telah diisi tersebut dengan klik tombol bertuliskan “Simpan”. Apabila ingin menghapus data simpanan klik tombol bergambar bertuliskan “Hapus”, sedangkan ingin menambah data yang baru klik tombol bertuliskan “Tambah” dan klik tombol bertuliskan “Keluar” untuk keluar dari aplikasi. Berikut ini adalah gambar form
transaksi pinjaman:
Gambar 4.27 Form Transaksi Pinjaman Bulanan
Gambar 4.28 Form Transaksi Pinjaman Harian
5. Form Transaksi Angsuran
Form yang terakhir adalah form transaksi angsuran, form ini berfungsi untuk menginput data angsuran pinjaman dari anggota. Form ini mempunyai
anggota, sisa anggota, tanggal angsuran, angsuran ke, besar angsuran, bunga, denda dan total bayar.
Pertama-tama pengguna memasukan data ID angsuran, ID pinjaman, nomor anggota, nama anggota, NIK, nama karyawan, tanggal angsuran, tanggal bayar, angsuran pokok, angsuran bunga, jumlah angsuran, denda, total bayar dan angsuran ke. Sisa pinjaman dilihat dari laporan angusran dan sisa pinjaman, jumlah angsuran akan muncul secara otomatis sedangkan denda akan terisi otomatis jika tanggal pembayaran melebihi tanggal angsuran yang sudah
ditetapkan. Besar denda dihitung menggunakan rumus [Sisa_pinjaman]*0,2%*Jumlah hari yang terkena denda. Total bayar dihitung menggunakan rumus [Jumlah_angsuran]+[Denda].
Setelah itu pengguna dapat menyimpan data simpanan anggota tersebut dengan klik tombol bertuliskan “Hapus’ sedangkan apabila ingin menghapus data yang telah dibuat klik tombol bertuliskan “Hapus”. Apabila pengguna ingin menambah data klik tombol bertuliskan tambah dan klik tombol bertuliskan “Keluar” untuk keluar dari aplikasi. Berikut ini adalah gambar form transaksi angsuran:
Report/Laporan
Report digunakan untuk menampilkan data dengan format yang bisa diatur
atau dirancang sesuai dengan keinginan sehingga tampilannya menjadi lebih baik dan digunakan sebagai laporan kepada pemilik atau manajer. Report yang digunakan dalam perancangan database sistem simpan pinjam Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran adalah sebagai berikut.
1. Report/Laporan Data Anggota
Report ini beguna untuk mengetahui data-data anggota yang melakukan
transaksi simpan pinjam di unit Simpan Pinjam KUD Mekar ungaran. Report ini diambil dari tabel anggota. Report data anggota dibuat oleh bagian kasir lalu diberikan kepada ketua sebagai informasi mengenai jumlah anggota unit simpan pinjam KUD Mekar. Berikut ini adalah gambar report data anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran:
Gambar 4.30 Report/Laporan Data Anggota
2. Report/Laporan Data Karyawan
Report data karyawan berasal dari tabel data karyawan sedangkan yang
Mekar Ungaran. Berikut ini adalah gambar report data karyawan unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran:
Gambar 4.31 Report/Laporan Data Karyawan
3. Report/Laporan Data Pinjaman Anggota
Report data pinjaman befungsi untuk mengetahui data-data tentang
pinjaman yang dilakukan oleh anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran.
Report ini berasal dari query transaksi pinjaman anggota dan yang bertugas
membuat report ini adalah bagian kasir. Berikut adalah gambar report data pinjaman:
4. Report/Laporan Data Simpanan Anggota
Report data simpanan anggota berasal dari query transaksi simpanan.
Report ini dibuat oleh bagian kasir dan berfungsi untuk mengetahui informasi tentang besarnya saldo simpanan setiap anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Berikut ini adalah gambar report data simpanan anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran:
Gambar 4.33 Report/Laporan Simpanan Anggota
5. Report/Laporan Piutang Anggota
Report yang terakhir adalah report piutang anggota. Report ini berfungsi
untuk mengetahui besarnya piutang masing-masing anggota yang melakukan pinjaman. Berikut ini adalah gambar report piutang anggota:
6. Report/Laporan Saldo Kas
Report saldo kas digunakan untuk mengetahui besarnya saldo kas yang
berasal dari simpanan anggota. Report ini diambil dari query saldo kas. Berikut adalah gambar laporan saldo kas:
Gambar 4.35 Laporan Saldo Kas Simpanan
7. Report/Laporan Total Bayar Angsuran
Report data sisa pinjaman anggota berasal dari query sisa pinjaman dan
berfungsi untuk mengetahui informasi tentang jumlah angsuran yang telah dibayarkan anggota dan sisa pinjaman yang harus dibayarkan oleh anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Berikut ini adalah gambar report data sisa
Gambar 4.36 Laporan Angsuran Pinjaman
Switchboard
Switchboard berguna untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan
program access yang telah dibuat sebelumnya. Karena dengan switchboard
pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara interaktif. Di dalam menu utama switchboard unit simpan pinjam KUD Sumber Karya Pabelan terdapat tiga bagian yaitu :
1. Input 2. Output
Gambar 4. 37 Menu Utama Pada Switchboard
Menu input sendiri terdiri dari beberapa menu seperti form anggota, form
karyawan, form simpanan, form pinjaman, form angsuran dan pilihan kembali ke menu utama. Berikut adalah gambar menu input:
Gambar 4.38 Input Pada Switchboard
Sedangkan menu ouput pada switchboard unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran terdiri dari beberapa pilihan seperti report/laporan data anggota,
kas, report/laporan piutang anggota dan kembali ke menu utama. Berikut ini adalah gambar menu output:
Gambar 4.39 Output Pada Switchboard
Berikut ini hierarki menu pada tampilan switchboard unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran
- Menu Utama
- Input
- Form Anggota - Form Karyawan
- Form Transaksi Simpanan - Form Transaksi Pinjaman - Form Transaksi Angsuran - Kembali Ke Menu Utama - Output
- Laporan Data Simpanan Anggota - Laporan Data Pinjaman Anggota
- Laporan Data angsuran dan Sisa Pinjaman - Laporan Saldo Kas
- Laporan Piutang Anggota - Kembali Ke Menu Utama - Keluar
5. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Mempertimbangkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk mengetahui proses bisnis yang terjadi dalam sistem simpan pinjam di Unit Simpan pinjam KUD Mejar Ungaran saat ini adalah Proses kerja pada unit simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran masih kurang maksimal dan memerlukan waktu yang lama dan Laporan hasil simpan dan pinjam yang kurang cepat dan tepat. Sedangkan rancangan yang sesuai untuk sistem simpan pinjam di Unit Simpan Pinjam KUD Mejar Ungaran adalah Pengolahan data simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran dengan menggunakan sistem komputerisasi karena dapat memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan data, memperkecil kesalahan serta membantu dalam penghematan tenaga, biaya, dan waktu. Keakuratan data yang dilakukan dengan sistem komputerisasi dapat terjamin karena adanya control input dan control total, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan
Saran
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang peneliti lakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting, yaitu:
terkomputerisasi. Manfaat dari sistem terkomputerisasi tersebut antara lain adalah proses kerja pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran bisa maksimal dan hanya memerlukan waktu yang singkat.
2. Menjalankan database simpan pinjam yang telah dirancang melalui program
Microsoft Access 2007, agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan
data-data simpanan dan pinjaman dapat dilakukan dengan mudah, aman dan cepat.
3. Diperlukannya pelatihan kepada karyawan untuk dapat menjalankan
Microsoft Access 2007 dengan adanya batasan batasan tertentu. Dengan
adanya batasan tersebut, diharapkan karyawan tidak dapat mengubah sistem yang ada.
4. Untuk menerapkan sistem diatas diperlukannya perangkat komputer minimal 4 unit komputer dengan standar spesifikasi menggunakan Windows Xp dan
Daftar Pustaka
HM Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Andi Offset, Yogyakarta. 1989.
Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN, 2002.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta, 2002.
Romney, B. Marshall dan Steinbart, Paul John, Accounting Information System,
9th edition, Salemba Empat, Jakarta, 2006..
Widiyanti, Ninik, 1996, Manajemen Koperasi, Rineka Cipta : Jakarta.
Widiyanti, Ninik dan Sumindhia YW, 1998, Koperasi dan Perekonomian
Lampiran Kepengurusan KUD Mekar Ungaran
Kepengurusan KUD “MEKAR” Ungaran sebagai berikut :
a) Pengawas Sekretaris : Hadi Wuryanto Bendahara : Yuasroi
1) USP : - Joko Budiyanto - Sugeng P - Saryanti - Isnaningsih - Untung Yarkoni 2) Listrik : - Titik Syavitri
Lampiran Struktur Oragnisasi KUD Mekar Ungaran
RAPAT ANGGOTA
PENGURUS
MANAJER UMUM
ADM ANGGOTA JURU BUKU
ADM UMUM JURU BAYAR
BIDANG
PRODUKSI BIDANG JASA
BIDANG PEMASARAN
ANGGOTA
Lampiran Job Description
b) Rapat Anggota
Rapat Anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam kehidupan koperasi dan tugasnya adalah :
1. Menetapkan anggaran dasar koperasi
2. Menetapkan kebijaksanaan umum serta melaksanakan keputusan koperasi yang lebih tinggi.
3. Memilih, mengangkat, dan memberhentikan pengurus dan badan pemeriksa
c) Badan Pengawas
Badan Pengawas bertugas ;
1. Melakukan pemeriksaan terhadap tata kehidupan dalam koperasi termasuk organisasi dan usaha-usaha pelaksanaan kebijaksanaan pengurus.
2. Sewaktu-waktu mengadakan pemeriksaaan terhadap segala catatan tentang seluruh harta kekayaan koperasi dan kebenaran pembukuan serta mengumpulkan segala keterangan yang diperlukan dari siapapun.
d) Pengurus
Pengurus bertugas ;
1. Melaksanakan keputusan rapat anggota
2. melaksanakan tugas yang ditentukan dalam anggran dasar dan anggran rumah tangga
4. Bersama – sama atau sendiri, pengurus menganggung kerugian yang dilakukan oleh anggota pengurus.
Komponen – komponen dari pengurus adalah :
No Bidang Tugas dan Tanggung Jawab
1. Ketua a. Memimpin, mengawasi, dan mengkoordinir pelaksanaan tugas pengurus lain manajer dan karyawan.
b. Memimpin rapat – rapat pengurus dan rapat anggota serta atas nama pengurus memberikan laopran pertanggung jawaban di dalam rapat anggotA dan memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan dengan memperhatikan usul, saran, pertimbangan, dari pemegang fungsi dibawahnya seperti manajer Umum.
2. Sekretaris a. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku koperasi b. Menyelenggarakan persiapan rapat pengurus.
c. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan – peraturan khusus serta ketentuan – ketentuan lain.
d. Menyusun laopran organisasi untuk kepentingan rapat anggota.
4. Bendahara a. Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja koperasi b. Mencari dana permodalan baik dari dalam maupun luar
serta mengatur dan mengawasi penggunaannya sesuai dengan anggaran.
c. Mempersiapkan informasi di bidangnya dalam rapat koperasi
d. Sewaktu – waktu mengadakan pengecekan atas uang kas/bank dalam persediaan buku
5. Manajer a. Mewakili ketua I bila berhalangan hadir.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan yang dilakukan oleh Manajer Jasa, Manajer Produksi, dan Manajer Pemasaran c. Mengadakan penyuluhan, penerangan dalam
mempromosikan koperasi dan mengadakan koordinasi dengan pengurus dan karyawan dalam melaksanakan tugas masing – masing dan melaporkan kepada Ketua I bila tidak ada kepastian.
6. Adm. Umum
a. Melakukan pembukuan seluruhnya yaitu kegiatan – kegiatan seluruh unit – unit yang ada
7. Adm. Keanggota an
8. Juru Buku a. Membuat laporan keuangan
b. Sebelum melakukan transaksi/kejadian, memeriksa kebenaran perhitungan laporan kasir.
9. Juru Bayar a. Melaksanakan pembayaran/angsuran b. Melaksanakan penerimaan uang
c. Menyetorkan uang ke kas bank yang ditunjuk
d. Bertanggung jawab atas keamanan uang kas yang ada 10. Manajer
Jasa
a. Menyusun rencana kegiaan simpan pinjam jangka pendek maupun jangka panjang dan lisrik
b. Melaporkan dan memperanggung jawabkan kegiaan simpan pinjam dan listrik
11. Manajer Pemasaran
a. Dibidang pemasaran barang – barang kebutuhan ataupun barang yang berhubungan dengan keperluan rumah tangga
12. Manajer Produksi
