PENERAPAN WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM DALAM MEMINIMALKAN
RESIKO ANGKA KEHILANGAN BARANG PADA HYPERMART KARAWACI
Atik Makrifah1 Wahyu Prasetyo2
Perguruan Tinggi Raharja1, Perguruan Tinggi Raharja2 Email : atikmakrifah@raharja.info, wahyuprasetyo@raharja.info
ABSTRACT
In conducting business, the retail company always strives to regulate and manage the warehouse as well as possible so that the company can afford to survive and compete with other retailer. For more effective warehouse management, Hypermart Karawaci are using Warehouse Management System. Warehouse Management is a method to manage warehouse and distribution of goods that stored goods are remain in good condition and distributed to comsumer at the right time, specifications and correct quantities. Because it required an application program to help employee to identify item, so that the process of goods replenishment to be displayed from the warehouse to the selling area will be more efficient. Keyword: Retail, Warehouse Management, Application Software
ABSTRAKSI
Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan ritel selalu berupaya untuk mengatur dan mengelola managemen gudang dengan sebaik mungkin agar perusahaan dapat mampu bertahan dan bersaing dengan peritel yang lain. Supaya pengelolaan gudang dapat berjalan dengan efektif, maka Hypermart Karawaci menerapkan metode untuk memudahkan dalam mengatur gudang. Manajemen Gudang adalah suatu metode untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada konsumen pada waktu, spesifikasi dan jumlah yang tepat. Oleh karena itu diperlukan suatu program aplikasi yang bisa membantu karyawan dalam mengidentifikasi barang, sehingga proses replenishment barang untuk didisplay dari gudang ke area penjualan dapat lebih efisien.
PENDAHULUAN
Maraknya perkembangan pasar ritel modern di Indonesia, berdampak positif terhadap intensitas peningkatan sektor ekonomi negara kita. perkembangan pasar ritel modern tersebut semakin menjamur ke berbagai sudut kota penjuru tanah air indonesia berbentuk hipermarket maupun toko-toko modern. hal ini menyebabkan persaingan perusahaan ritel tersebut berinteraksi semakin ketat, didukung oleh kepemilikan modal yang sangat kuat guna meraih keunggulan di dalam memasuki pasar kompetitif tersebut.
Gerai ritel di Indonesia terus mengalami pertumbuhan yang positif dalam 10 tahun terakhir, baik ritel swalayan maupun ritel non swalayan yang mencapai lebih dari 765 ribu gerai. Pertumbuhan gerai tersebut di dominasi oleh ritel tradisional sebanyak 750 ribu gerai atau tumbuh sebesar 42% dan ritel modern dalam format mini market dengan pertumbuhan sebanyak 16 ribu gerai atau tumbuh sebesar 400%. Prospek perkembangan usaha ritel dan pusat belanja ini dinilai semakin membaik jika dilihat dari pertumbuhan ekonomi Indonesia yang mencapai rata-rata 6% per tahun dengan konsumsi domestik mencapai 54,56% dari Produk Domestik Bruto (PDB). Besarnya konsumsi domestik ini didorong oleh besarnya jumlah penduduk Indonesia yang mencapai 250 juta jiwa dengan struktur penduduk berusia di bawah 39 tahun yang mencapai 60% serta penduduk kelas menengah yang mencapai 45 juta jiwa pada 2014. Hipermarket menjadi faktor pemicu utama timbulnya berbagai ekspetasi pelanggan terhadap pelayanan maupun fasilitas yang di berikan toko-toko tersebut. keberagaman ekspetasi pelanggan berdasar telaah pustaka perilaku konsumen antara lain yaitu: Harga, Kelengkapan produk, Keunikan, Kenyamanan, Dapat dipercaya, Kualitas pelayanan, Nilai uang, Informasi yang dapat dipercaya, dan Tempat yang tepat untuk berbelanja.
Gambar 1.
Persentase kebutuhan barang penduduk di ritel modern
Kehadiran Hypermart Karawaci yang menggabungkan konsep one stop shopping dan
service yang ditawarkan, yaitu
menggabungkan kenyamanan belanja, tempat bergengsi, kelengkapan barang dan harga yang murah tentu dapat dijadikan sebagai nilai tambah bagi konsumen untuk belanja di Hypermart Karawaci. Selain itu, Hypermart Karawaci sebagai pusat perbelanjaan sekaligus ritel modem yang selalu ramai dikunjungi jika dibandingkan dengan pusat perbelanjaan lainnya.
Gudang adalah sebagai fasilitas khusus yang bersifat tetap, yang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling rendah. Atau suatu sistem logistic dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi barang yang disimpan dalam gudang sampai barang tersebut akan di display di area penjualan.
memungkinkan hal itu? Tentunya dengan satu
sistem database yang memungkinkan user untuk melakukan kontrol mendetail.
PERMASALAHAN
Pada saat ini Hypermart Karawaci memiliki gudang yang cukup luas, akan tetapi dalam pelaksanaan kerja kesehariannya ada masalah yang dihadapi oleh karyawan toko Hypermart Karawaci adalah sebagai berikut :
a. Karyawan kesulitan dalam menentukan jumlah barang yang harus disediakan digudang sedangkan tempat penyimpanan yang sangat terbatas maka dari itu perlu lebih dioptimalkan efesiensinya
b. Jumlah inventory barang yang sangat tinggi salah satu penyebabnya karena jumlah stock barang yang slowmoving (kurang laku) masih sangat tinggi sehingga barang perlu dikurangi jumlahnya
c. Karyawan kesulitan dalam membedakan antara barang reguler, promosi, barang cacat dan overstock sehingga menghambat proses replenishment barang dari gudang ke area penjualan
d. Karyawan kesulitan dalam mengontrol keluar masuknya barang dan proses First In First Out barang digudang
e. Karena kurang disiplinnya karyawan, maka prinsip dasar managemen gudang belum terimplementasikan dengan baik yaitu sebagai berikut :
1. Barang di gudang diatur berdasarkan category
2. Lokasi setiap category harus ditandai di setiap rak
3. Tidak ada barang kartonan di lorong yang menghalangi proses pengambilan dan penataan barang.
4. Barang kartonan masih orginal pack atau kemasan tertutup
5. Satu barang = satu lokasi
6. Barang fast moving & berat diletakkan posisi rak bawah.
7. Barang yang kurang laku harus didata. 8. Tidak boleh ada trolley dan keranjang
belanja di gudang.
9. Gudang selalu dalam kondisi bersih dan rapi.
LITERATURE REVIEW
Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya adalah mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini. Beberapa Literature Review tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi menurut Tata Sutarbi [2005] adalah : “Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Komponen sistem informasi adalah sebagai berikut : hardware (perangkat keras) yang terdiri dari komputer, printer, monitor, software (perangkat lunak), data yang merupakan komponen dasar informasi, manusia (user), dan prosedur seperti buku penyusun operasional dan elektronik.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Menurut Berman dan Evans dalam Setyawan dan Ilham (2004) ada beberapa hal yang membuat industri retail penting untuk dipelajari yaitu : implikasi industri retailing dalam perekonomian global, fungsi retail dalam rantai distribusi yang menjadi penghubung antara konsumen akhir (end user) dengan manufactures
dan wholesaler, hubungan antara
pengecer dengan pelanggan. Cara pandang yang berbeda antara retailer dan supplier perlu diatasi yaitu kontrol terhadap retail, alokasi profit, jumlah retail pesaing, lokasi, display dan masalah promosi.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Gilbert (2003) retail adalah merupakan semua jenis usaha bisnis yang secara langsung
mengarahkan kemampuan
4. Penelitian yang dilakukan oleh Menurut
Rosenberg, Iris. S (1988: 02-10) pengertian retailing adalah bisnis yang menjual produk dan jasa pada konsumen untuk kebutuhan pribadi atau keluarga. Retail juga merupakan bisnis terakhir dalam jalur distribusi yang menghubungkan manufactur dengan konsumen. Manufaktur membuat produk dan menjualkannya pada retailer atau semua pedagang. Pedagang membeli produk dari menufaktur dan menjual kembali produk tersebut untuk para pengecer (retailer). Saat pengecer menjual produknya lagi kepada konsumen, pedagang dan pengecer menampilkan kesamaan fungsi dalam memenuhi kebutuhan dan memuaskan konsumen akhir.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Woodside dalam Setyawan dan Ilham (2004) menyatakan bahwa pelanggan menilai sikap dari pemberi jasa sebagai ekspektasi awal mengenai kinerja toko dan sikap ini mempengaruhi minat pembelianpada sebuah toko. Penelitian Scoot dan Davis (2003) menunjukan hasil bahwa Persepsi kualitas pelayanan dan kepuasan konsumen berpengaruh terhadap repurchase intention. Penelitian yang dilakukan oleh Taylor dan Baker (1994) menunjukan variable persepsi kualitas layanan dan kepuasan berpengaruh terhadap niat pembelian. 6. Penelitian yang dilakukan oleh Hongren
(2002:167) mengemukakan pendapat mengenai persediaan barang dagangan sebagai berikut: Inventory include all goods that the company own and expect to sell in the normal course of
operation. Pengertian di atas
menyatakan bahwa pada intinya persediaan adalah barang milik perusahaan untuk dijual kembali dalam usahanya, barang-barang yang masih dalam proses produksi, atau bahan-bahan yang akan digunakan dalam proses produksi.
Dari enam literature review yang ada, Namun dapat disimpulkan pula bahwa belum ada peneliti yang secara khusus membahas atau mengatasi masalah mengenai cara mengatur gudang sehingga bisa didapatkan area gudang yang mudah teridentifikasi dengan baik
dengan penomeran tertentu dengan menggunakan aplikasi gudang.
Terdapat dua jenis pergerakan dalam supply
chain management yaitu:
1. Physical movement of materials yaitu pergerakan arus barang di mana umumnya memiliki arah menuju rantai terakhir (konsumen), meskipun tidak semua rantai berawal dengan bahan baku.
2. Exchange of information yaitu pergerakan arus informasi ini menuju kedua arah, baik menuju rantai awal maupun rantai akhir, di sepanjang supply chain (Stevenson, 2002). Menurut Stock dan Lambert (2001) supply chain management merupakan integrasi dari beberapa proses bisnis inti melalui original supplier (pemasok awal) menuju konsumen akhir (end user) yang menyediakan barang, jasa dan informasi yang mampu memberikan tambahan nilai bagi konsumen. Aktivitas utama diperlukan dalam proses bisnis supply chain management, aktivitas tersebut seperti sebagai berikut (Stock dan Lambert, 2001) :
a. Manajemen hubungan dengan konsumen (customer relationship management). Pada aktivitas ini dilakukan identifikasi konsumen yang kritis bagi misi bisnis perusahaan b. Manajemen pelayanan konsumen
(customer service management). Pada aktivitas ini sumber informasi tunggal disediakan, informasi real – time (factual ) tentang tanggal pengiriman yang sudah dijanjikan atau ketersediaan produk bagi konsumen. c. Manajemen permintaan (demand
management), dengan
menyeimbangkan kebutuhan konsumen dengan kemampuan perusahaan.
d. Pemenuhan order (order fulfillment), menyediakan proses bisnis yang transparan, supply chain yang efektif menepati pemenuhan kebutuhan konsumen pada saat yang tepat
e. Manajemen aliran manufaktur (manufacturing flow management), menyesuaikan antara permintaan dengan kemampuan produksi.
f. Pembelian (procurement) Fungsi pembelian mengembangkan mekanisme informasi cepat dan jaringan internet untuk kecepatan informasi.
g. Pengembangan dan komersialisasi produk, mengintegrasikan pemasok dan konsumen ke dalam proses pengembangan produk.
h. Tingkat pengembalian (returns), manajemen proses pada saluran pengembalian yang efektif memudahkan identifikasi perbaikan produktivitas dan terobosan baru pada produk.
PEMECAHAN MASALAH
Pengelolaan persediaan barang dagangan dapat dikatakan efektif apabila di dalamnya terdapat unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan. Berdasarkan hasil penelitian, Hypermart Karawaci telah melaksanakan unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan secara efektif, hal ini tampak dari adanya unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif, yaitu:
1. Prosedur Pesanan Pembelian Persediaan Barang Dagangan
Prosedur pesanan pembelian persediaan barang dagangan telah dilakukan dengan baik oleh bagian administrasi setelah menerima estimasi order pembelian dari pelaksana gudang dan/atau bagian pajangan. Bagian administrasi akan menganalisis permintaan barang dan menetapkan jumlah yang diorder, kemudian membuat purchase order dan tanda tangan. Sebelum menyerahkan purchase order bagian administrasi harus meminta kepala toko untuk menandatangani purchase order terlebih dahulu. Hal ini dilakukan sebagai tanda bahwa kepala toko sudah menyetujui isi purchase order.
2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang
Dagangan
Prosedur penerimaan persediaan barang dagangan telah dilakukan dengan baik. Pada saat supplier datang membawa purchase order, bagian penerimaan barang memeriksa dan mencocokan isi purchase order dengan faktur yang dibawa oleh supplier. Setelah itu bagian administrasi mencocokan antara faktur dan fisik barang,membubuhkan stempel, tanggal penerimaan, dan tanda tangan. Setelah itu bagian administrasi menyerahkan faktur dan purchase order kepada bagian gudang. 3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang Dagangan
Prosedur penyimpanan persediaan barang dagangan telah dilakukan dengan baik. Barang yang sudah diterima dapat langsung ke counter atau disimpan di gudang. Barang yang disimpan di gudang ditempatkan sesuai dengan jenisnya. Penempatan terpisah dilakukan memudahkan pengidentifikasian dan mencegah terjadinya kontaminasi yang terjadi, khususnya jenis makanan. Selain itu, pemisahan ini memudahkan dan mempercepat pengambilan barang untuk dikirimkan ke toko. Penyimpanan barang diatur sedemikian rupa sehingga barang-barang yang pertama kali masuk akan dikeluarkan pertama kali pula guna menghindari expired date (tanggal kadaluarsa barang).
IMPLEMENTASI
Implementasi Perangkat Lunak
Untuk implementasi perangkat lunak sistem aplikasi gudang ini mengunakan Web server Xampp-win32-1.6.7, Microsoft Excel 2007, dan MySQL (5.0.51) dan apache web server. Xampp dipilih sebagai perangkat lunak pengembangan karena menyediakan fasilitas yang memadai untuk membuat perangkat lunak yang berbasis web dan juga menyediakan web server yaitu Apache web server, database server yaitu Mysql server.
1. Instalasi Web Server XAMPP
Gambar 14. Instalasi aplikasi Xampp-win32-1.6.7
Bila instalasi berhasil akan aktif jendela “XAMPP Control Panel Application” yang tampak dikanan bawah monitor dengan Apache dan MySql dalam keadaan Running. Bila belum Running klik tombol “Start” disebelah kanan atau lewat tombol SCM. Untuk pengaktifan atau penonaktifan lewat tombol SCM cari pada Services (Local) Apache2.2 dan Mysql kemudian klik tombol start.
2. Upload Data ke Web Server
Aktifkan terlebih dulu Web Server XAMPP bila belum aktif seperti petunjuk sebelumnya. Buka Web Browser (Internet Explorer) dan masukan alamat IP berikut pada address bar http://localhost/as/scan.php
Isi Password dengan ASddhhAM/PM
contoh AS0613PM Kemudian tekan ENTER
dd = tanggal dalam 2 digit [ 01 – 31 ] hh = jam dalam 2 digit [ 01 – 24 ] Penanggalan dan waktu mengikuti sistem PC yang digunakan untuk Web Server.
Bila upload sukses akan ada konfirmasi seperti berikut
Klik |Scan| untuk kembali ke menu utama dan price check siap digunakan
Implementasi Perangkat Keras
Perangkat Keras yang dibutuhkan berdasarkan kebutuhan minimal yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :
Rekomendasi komputer dengan minimum prosessor intel Pentium Coreduo 2.4 Ghz.
HDD 80 GB, sebagai tempat penyimpanan data.
Memori (RAM) minimal adalah 512 MB.
Mouse, Keyboard, monitor
Implementasi Basis Data
Pembuatan basis data dilakukan dengan menggunakan bahasa SQL, dimana perangkat lunak yang digunakan adalah MySQL. Implementasi basis datanya dalam bahasa SQL.
Implementasi antar muka
1. Penetapan Lay Out & Nomor Lokasi
Penetapan denah gudang
Denah gudang bisa di gunakan
langsung untuk stok opname
Penetapan nomor lokasi di mulai dari 5000
Gambar 3. Layout dan nomor lokasi
2. Item Addressing
Gambar 4. Proses pendataan barang tiap rak gudang
3. Penetapan UOS (Unit On Shelving) dapat menggunakan :
Data Planogram
Kapasitas Shelving Inner Pack Produk
4. Proses replenishment barang dari
gudang ke area
Didalam proses ini staff gudang menarik data penjualan hari sebelumnya, lalu diproses dalam program, maka didapatkan report barang yang harus diambil digudang untuk didisplay diarea penjualan
Gambar 6. Proses replenishment barang
Pengambilan barang harus sesuai dengan order sheet yang dikeluarkan dari sistem WMS dan dilakukan 2 kali dalam sehari yaitu pagi dan sore, terlampir contoh reportnya
Gambar 7. Contoh form order sheet replenishment
5. Proses di “Program Storage”
Proses pemetaan/Addresing Proses database
Proses Replenishment berdasarkan Sales
Pagi (untuk periode sales dari jam 16.00 – 22.00 di H-1)
Sore (untuk periode sales dari jam 09.00 – 16.00 di hari yang sama)
Proses Replenishment berdasarkan permintaan dengan menggunakan RFT
Gambar 8. Menu program maping/pemetaan
Menu Maping terdiri dari :
1. Scan / Input : Berfungsi untuk mendata barang digudang sesuai dengan Alamat / No Lokasi yang sudah ditentukan
2. Browse : Berfungsi untuk melihat barang yang sudah dimaping berdasarkan No Lokasi 3. Del By Loc : Berfungsi untuk
menghapus data berdasarkan No Lokasi
Gambar 9. Proses Maping di area gudang
5. Proses Winstore
Tarik File RMSWS dan WSOH dari Fille Zilla.
File diletakkan di folder : C:\Storage\Source.
Kemudian extract here file RMSWS dan WSOH
Klik di “Winstore” untuk memulai proses update Winstore
Masukkan kode toko
Klik icon Refresh di menu Winstore
6. Proses Sales Harian
Ambil sales dari Alpha Pos di menu “Store Sales By Item”
Gambar 10. Tarik sales harian di server penjualan
7. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagangan
Gambar 11. Flowchart pengeluaran
barang dari gudang untuk display
Gambar 12. Cek status barang dengan RFT (Radio Frequency Terminal)
Indentifikasi Barang No Lokasi
5. Prosedur Pencatatan Persediaan Barang Dagangan
Prosedur pencatatan persediaan barang dagangan telah dilakukan dengan baik oleh Hypermart Karawaci. Setiap transaksi keluar masuknya persediaan barang dagangan selalu dilakukan pencatatan oleh bagian-bagian yang terkait dengan menggunakan aplikasi WMS tersebut
6. Prosedur Pengontrolan Persediaan Barang Dagangan
Hypermart Karawaci menggunakan metode pengontrolan persediaan barang dagangan dengan metode FIFO (First in First out), atau barang yang pertama kali datang harus terlebih dahulu dikeluarkan untuk mencegah terjadinya kadaluarsa dengan cara menggunakan store receipt date di setiap karton barang
7. Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
terjadinya tindakan pencurian yang
mungkin dilakukan oleh karyawan atau oleh pelanggan.
Gambar 13. Grafik angka kehilangan (unknown shrinkage)
Pada grafik diatas, dijelaskan bahwa angka kehilangan barang di Hypermart Karawaci bisa diturunkan dengan adanya metode Warehouse Management System ini, karena memang ini sangat membantu karyawan didalam mengontrol barang yang ada di gudang mereka, sehingga mempermudah dalam proses pendisplayan ke selling area
KESIMPULAN
Kesimpulan dari warehouse management
system ini adalah pada tahap awal
implementasinya adalah pengelompokan barang sesuai dengan kategorinya masing-masing yaitu menentukan ruang lingkup dan targetnya, melatih karyawan mengenali area kerjanya, lalu yang kedua pendataan data barang yang ada sesuai kategori masing-masing dengan penomeran lokasinya, lalu yang ketiga pembersihan yaitu jadwal kebersihan di area kerja gudang sehingga bersih dan nyaman kemudian yang terakhir pengontrolan yang dilakukan oleh supervisor masing-masing departemen.
Rekomendasi yang dapat diberikan kepada pihak Hypermart Karawaci adalah sebaiknya diarea gudang perlu membuat rak barang dan pemberian nama barang RTV (return to vendor) sehingga memudahkan karyawan dalam memilah barang yang siap display untuk dijual atau yang akan dikembalikan ke supplier, yang kedua sebaiknya penyusunan barang tidak terlalu tinggi karena bisa
menyebabkan kecelakaan kerja dan mengganggu penerangan kemudian yang terakhir sebaiknya karyawan membiasakan, menjaga dan meningkatkan aktivitas yang dilakukan pada gudang misalnya memberikan pelatihan atau training agar kinerja karyawan lebih ditingkatkan
DAFTAR PUSTAKA
[1] Michael Levy., and Barton. A. Weitz (1985:07), “Retailing Management” [2] Blackstone, John H., and J.F.Cox
(1985), “Inventory Management Techniques, “Journal of Small Business Management, 23 april, (02-08)
[3] Retailindo,Alfa (1996:11-50), “Tren Industri Ritel Indonesia”
[4] William. R. Davidson
(1988:08), “Retailing Management”
[5] Gaspersz, Vincent. 2001. “Metode Analisis Untuk Peningkatan Kualitas”. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama [6] Barnes, J.G., 2001. Secrets of CRM.
Terjemahan, Yogyakarta: Andi Yogyakarta
[7] Warman, John, 1981, Manajemen Pergudangan, Edisi pertama, penerbit LPPM, Jakarta
[8]
http://id.wikipedia.org/wiki/supermark et
[9]
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesi
s/Bab2/2012-1-00516-mnti%20bab%202.pdf
