KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah tentang “MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN” tepat waktu, meskipun banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterimakasih kepada Ibu Pudji Hastuti selaku Guru mata pelajaran “Sarana dan Prasarana” yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan. Saya juga menyadari bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kita semua maupun orang yang membacanya. Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan saya mohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa depan.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu adanya persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan oleh sekretaris, namun pada prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen perusahaannya.
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang selama ia berada dikantor. Sekretaris yang memiliki sikap profesional tentu menyadari bahwa tugas dan
tanggung jawabnya harus dilaksanakan secara cermat, teliti dan rapi (detail minded). Ia tidak boleh bermalas-malasan atau bersantai ria, karena ia justru mendapat tambahan tanggung jawab.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana merencanakan Perjalanan Dinas? 2. Bagaimana mengatur jadwal Perjalanan Dinas? 3. Bagaimana membuat Laporan Perjalanan Dinas?
C. Tujuan Masalah
1. Untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dan mendapatkan nilai.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Dokumen Perjalanan Dinas 1. Pengertian Dokumen
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
Dokumen adalah “Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”
b. Menurut Kamus Kepegawaian
1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak,
2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan, dipilih untuk dikumpulkan, disusun disediakan atau untuk disebarkan. c. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
Dokumen adalah melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
2. Kegunaan Dokumen
Kegunaan dokumen antara lain sebagai berikut:
a. Memberikan bantuan informas tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya.
b. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen. c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen. d. Melestaraikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsat dan negara. g. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam
dokumen.
3. Dokumen Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan-keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Macam-macam dokumen perjalanan dinas yaitu:
3. Asuransi
12. Daftar nama yang akan dihubungi
13. Surat Perintah Perjalanan Dinas (Surat Tugas)
Dokumen yang harus dikonfirmasikan biasanya meliputi: a. Tiket
b. Salinan rencana perjalanan
c. Rencana perjalanan agen perjalanan 4. Persiapan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri
Untuk perjalanan dinas dalam negeri, seseorang cukup mepersiapkan surat tugas dari instansi yang menugasinya saja, sedangkan untuk ke luar negeri diperlukan dokumen-dokumen utama, yang isinya mutlak, sebagai berikut.
a) Paspor
Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan Internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, meskipun di negara tertentu ada beberapa di mana suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokkumen selain paspor. Paspor sksn diberi cap(stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat kedarangan.
Kegunaan Paspor antara lain:
3. Tanda izin bagi pemegangnya untuk dapat secara bebas melalui perbatasan-perbatasan negara yang dikunjungi.
4. Merupakan pemberi perlindungan kepada pemegangnya dari negara sendiri maupun dari negara yang dikkunjungi.
Paspor bisa diperoleh di kantor imigrasi setempat, di Indonesia salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang yang akan keluar negeri ialah pengesahan dari pemerintah melalui Departemen Kehakiman.
Dokumen yang harus diperhatikan utnuk mengurus paspor adalah: a. Kartu Tanda Tangan (KTP)
b. Kartu Keluarga (KB)
c. Ijazah dari pendidikan terakhir d. Pas foto
e. Surat tugas terdiri dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pemegang paspor mengadakan dinas atau surat dari sponsor yakni yaitu lembaga dan perusahaan yang mengundang.
f. Surat Keputusan(SK) Pengangkatan pegawai
g. Surat Keterangan Berkelakuan Baik Baik(SKKB) seharusmya dengan perjalanan ke luar negeri
h. Akta kelahiran.
Proses selanjutnya dalam pembuatan paspor adalah:
a. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir yang disediakan dan menyerahkan persyaratan di atas.
b. Setelah formulir diisi kemudian diserahkan kepada petugas dengan membayar biaya paspor.
c. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses.
d. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada paspor.
Untuk poin 1 s/d 3 boleh mewakilkan, tapiintik poin 4 harus datang sendiri.
Jenis-Jenis Paspor
Biasanya suatu negara menerbitkan untuk warga negaranya sebuah paspor untuk perjalanan reguler.
2. Paspor diplomatik (paspor hitam)
Untuk sebagian orang diterbitkan paspor diplomatik untuk mengidentifikasi mereka sebagai perwakilan diplomatik dari negara asalnya, karena itu pemegang papor ini menikmati beberapa kemudahan perlakuan dan kekebalan di negara tempat mereka bertugas.
3. Paspor dinas/resmi (paspor biru)
Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknikal dan petuga administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan daan konsulat ataupun bagi pegawai negeri/pemerintah yang sedang melaksanakan tugas ke luar negeri.
4. Paspor orang asing
Paspor orang asing adalah paspor yang diberikan kepada seseorang yang bukan warga negaranya. Syarat dan ketentuan untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing negara.
5. Papor kelompok
Paspor kelompok akan diberikan untuk misalnya kelompok perjalanan anak liburan sekolah.
6. Paspor Haji/Umroh (paspor coklat)
Paspor coklat hanya berlaku satu tahun dan hanya digunakan untuk jamaah haji/umroh.
b) Visa
Visa merupakan tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu pula. Visa dapat dibuat di kantor konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan, lamanya kunjungan tidak lebih dari dua minggu dan tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara ASEAN.
dikunjungi, bila pemimpin ingin mengadakan perjalanan ke Amerika Serikat maka pengurusan visa di kedutaan negara Amerika Serikat di Indonesia, pengurusan visa bisa juga lewat biro perjalanan yang dapat membantu pengurusan hingga menjadi visa, namun biaya yang akan dikeluarkan lebih mahal, untuk ini tergantung kebijakan perusahaan masing-masing. Selain itu, ada beberapa kedutaan yang mengharuskan pemegang paspor yang langsung mengurus visa.
c) Yellow Card (Kartu Sehat)
Kartu sehat merupakan katu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan pergi ke luar negeri, adapun kartu ini berfungsi untuk menyatakan bahwa negara tempat berasal bebas dari penyakit menular, seperti cacar air, kolera, demam kuning dan ini merupakan peraturan yang dikeluarkan oleh WHO dengan undang-undang kesegatan internasional (international regulation).
d) Fiskal
Fiskal yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan terutama menyakut pendapatan dan pengeluaran pemerintah. Bagi mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan di bandara.
B. Pengertian Perencanaan dan Sekretaris 1. Arti Perencanaan
Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang tidak dapat diperkirakan secara tepat, terutama faktor-faktor di luar jangkauannya, tetapi dengan proses intelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekati kebenaran.
dalam waktu yang akan datang. Perencanaan bukan suatu tindakan tetapi suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir. Proses ini dimaksudkan untuk dapat mendapatkan pemecahan. Selama perencanaan masih dalam proses, tidak dibatasi berapa jumlah pembahasan sebelum diambil keputusan, sebab mungkin selalu dirasakan perubahan baik sistemnya maupun materinya. Hal ini dapat dimengerti karena sedikit kemungkinan adanya suatu perkiraan yang tepat, sebab keadaan waktu yang akan datang itu selalu berubah, penuh dengan risiko dan tidak beketentuan.
Berdaasarkan uraian tersebut maka perencanaan mempunyai 2 komponen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan terjadi. Sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan terlaksana.
2. Arti dan Tugas Sekretaris
Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia, sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretarium atau secretairedalam bahasa Perancis dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa seorang sekretaris adalah orang yang dipercaya untuk memegang rahasia perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utama sekretaris selain mengerjakan administrasi kantor juga menjadi asisten manager atau asisten pemimpin perusahaan.
Peran sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam organisasi terbagi tiga yaitu:
a. Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam pekerjaan.
1. Private secretary (sekretaris pribbadi)
2. Adminiatrative assistant (sekretaris eksekutif)
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang bekerja untuk administrasi untuk managemen puncak. Ruang lingkup sekretaris eksekutif dibantu oleh beberapa staf dalam menangani pekerjaannya.
b. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja. 1. Yunior Secretary (sekretaris yunior)
Sekretaris yunior adakah sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris (tingkat pemula). Diantaranya yang menduduki jabatan sekretaris yunior adalah mereka yang baru menyelesaikan pendidikan keterampilan di sekretaris dan belum pernah bekerja.
2. Senior Secretary (sekretaris senior)
Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki pengalaman kerja. Mereka dapat melakasanakan tugas tanpa bimbingan orang lain.
c. Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi. Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam bidang masing-masing seperti sekretaris dalam bidang kedokteran (medical secretary), bidang hukum (legal secretary), akuntansi (accounting secretary), dan bidang teknik (technical secretary).
C. Menyiapkan Transportasi, Akomodasi dan Keuangan 1. Rencana Transportasi
a. Macam-macam sarana transportasi yang digunakan antara lain 1) Perjalanan Darat
Perjalanan lewat darat terbagi empat yaitu 1. Menggunakan Mobil Perusahaan
Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relatif dekat.
Persiapan yang dilakukan cukup dengan menyediakan: a. Mobil perusahaan pemberangkatan sampai terminal yang dituju.
4. Menggunakan Kereta Api
Kereta Api ialah sarana trasnportasi darat yang dikelola oleh perumka. Perjalanan lewat darat khususnya dengan mennggunakan jasa kereta api ini telah menjadi trend bagi perusahaan-perusahaan. Perumka dari waktu ke waktu telah membenahi dirinya dalam memberikan pelayanan kepada para pelanggannya, termasuk dalam memberikan fasilitas yang semakin representatif bagi kalangan eksekutif, dengan waktu tempuh yang pendek, cukup beralasan jika perjalanan lewat udara digantikan dengan lewat darat terutama menggunakan jasa kereta api.
2) Perjalanan Udara
longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan dan memungkinkan untuk melakukan perjalanan lewat darat maka sebaiknya menggunakan jasa darat saja karena menggunakan armada ini dinilai lebih ekonomis. Namun demikian perusahaan juga sering mempertimbangkan prestice sehingga perusahaan dianggap sudah cukup bonafide. Persiapan yang harus dipersiapkan sehubungan dengan perjalanan dinas yang akan menggunakan jasa penerbangan domestik adalah melakukan pemesanan dan pembelian tiket, di samping itu mempersiapkan surat tugas dan dokumen yang berkaitan lansung dengan perjlanan dinas.
3) Perjalanan Laut
Perjalanan dinas lewat laut sudah jarang digunakan kecuali jika tempat yang dituju tidak bisa dilakukan dengan jalan darat, melaksanakan perjalanan lewat laut dapat menggunakan beberapa fasilitas pelayanan yang ditawatkan oleh beberapa perusahaan aemada laut, adapun persiapan dan tugas yang dilakukan adalah mempersiapkan dokumen perjalanan dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket. Untuk perjalanan dinas dalam negeri sedangkan untuk perjalanan dinas luar negeri ditambahkan dengan dokumen seperti paspor, visa, dan lain-lain. Juga harus mempersiapkan akoomodasi selama di tempat tujuan dan dokumen yang terkait langsung dengan tujuan pokok perjalanan dinas.
2. Rencana Akomodasi
perjalanan sehingga kita dapat langsung menghubungi biro perjalanan yang dapat dipercaya untuk memilih akomodasi perjalanan dinas.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi penginapan antara lain meliputi:
a. Pemesanan Kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faks, dilakukan minimal sehari sebelumnya.
b. Check in
Check in ialah pertama masuk hotel, ini dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesanan telah mengetagui bahwa kamar yang diinginkan tersedia, pemesanan dapat lansung mengisi reservation card kemudian pemesanan akan diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut antara lain jenis kamar, tarif dan kelengkapan yang tersedia.
c. Cara Pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan berapa lama waktu nenginap. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan) ada pula hotel yang sudah memperhitungkan penginapan lengkap dengan biaya makan, dan fasilitas lainnya di mana pembayarannya sekaligus pada saat akan check out.
d. Check Out
Cheeck out ialah saat di mana tamu meninggalkan hotel pada umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan memberikan kunci kamar. Pada pengurusan check out, resepsonis akan menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengetahui fasilitas apa saja yang digunakan dan belum dibayar.
3. Rencana Keuanan
a. Uang tunai
Uang tunai ialah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang sah. Uang tunai yang diterima oleh pemimpin atau karyawan yang akan mengadakan perjalanan dinas terbagi dua antara lain:
1) Restitusi biaya pembayaran ialah uang yang diterima setelah mengadakan perjalanan dinas sebagai pemulihan biaya sesuai dengan pengeluaran uang yang dibuktikan dengan bukti pengeluaran biaya-biaya selama dalam perjalanan.
2) Lumpsum ialah uang yang diterima sesuai dengan standar tarif tanpa memperhitungkan kwitansi, faktur dan bukti pembayaran lainnya.
b. Kartu Kredit (Credit Card)
Kartu kredit ialah katu yang dikeluarkan oleh bank. Katu kredit meminkamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening tebungan.
c. Letter of Credit (L/C)
MENGATUR JADWAL PERJALANAN DINAS
A. Pengaturan Waktu
Mengatur waktu iala pembagian waktu disesuaikan dengan pelaksanaan tugas, pengaturan waktu bisa membuat pekerjaan lebih efektif da efisien. Adapun hal-hal yang dapat dilakukan untuk mengatur waktu saat bekerja adalah:
1. Bekerja berdasarkan jadwal kerja yang sudah ditentukan.
2. Mengerjakan pekerjaan satu per satu sehingga perhatian, pikiran dan tenaga terpusat pada satu hal yang dikerjakan.
3. Mengerjakan pejerjaan dengan serius tetapi tidak tegang, cepat tetapi tidak tergesa-gesa, tenang tetapi tidak lamban, keras tetapi tidak memaksakan diri.
B. Jadwal Kerja
Jadwal kerja ialah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya. Dalam jadwal kerja biasanya disebut dulu jangka waktu pengerjaan baru hal yang dikerjakan. Contoh jadwal kerja :
07.00-08.30 Memeriksa surat masuk 08.30-10.00 Menyusun laporan mingguan 10.00-10.30 Mengurus tamu pemimpin
10.30-11.30 Mengetik surat-surat yang akan dikirim 11.30-13.00 Istirahat
13.00-14.00 Rapat staf 14.00-16.00 Menyusun arsip
16.00-16.30 Memeriksa persediaan peralatan kantor, merapikan peralatan kerja dan mengatur rempat serta ruang kerja
2. Mengemat pikiran, karena sehabis melakukan sesuatu kerja tidak harus bertanya – tanya tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya.
3. Bekerja lebih tenang karena sudah mengetahui apa yang akan dikerjakan di tempat kerja hari ini
4. Memiliki data untuk mempertanggung jawabkan kerjanya.
5. Memiliki bahan untuk menyusun jadwal kerja bersama pemimpin.
Cara Menyusun Jadwal Kerja
a. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan.
b. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan dalam, luar, pribadi pemimpin.
c. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
d. Menciptakan prioritas berdasarkan pentingnya dari berbagai pekerjaan yang ada.
