RESUME BUKU
“ Komunikasi Bisnis Bab 6-7”
(
Komunikasi Bisnis- Djoko Purwanto,M.B.A. edisi ketiga)
Disusun oleh:
JENNI TIFANI
140502043
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2016
PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF
A. PERENCANAAN PESAN-PESAN PERSUASIF
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka setuju. Di dalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasi juga digunakan untuk kepentingan eksternal misalnya permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama. Bahkan, pesan-pesan persuasif bertujuan untuk kepentingan eksternal.
Sebagaimana pesan-pesan rutin, pesan-pesan persuasif dimulai dengan melakukan analisis audiens anda, mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pedekatan direct atau indirect. Akan tetapi, di samping mengomunikasikan ide dan alasan anda, pesan-pesan persuasif juga berguna untuk memotivasi audiens agar melakukan sesuatu.
1. Analisis Audiens
Untuk siap melakukan persuasi mungkin diperlukan waktu cukup lama, bukan saja mingguan bahkan bulanan. Mengapa? Karena setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dan setiap orang akan merespons setiap pesan yang disampaikan secara berbeda pula. Untuk menyampaikan pesan persuasif terbaik adalah dengan menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual. Analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat memenuhi kebutuhan mereka. Melalui analisa yang tepat penyampaian pesan-pesan persuasif dapat dilakukan secara efektif.
2. Pertimbangan perbedaan budaya
Pemahaman terhadap budaya yang berbeda sangat berarti bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan persusif. Hal ini mengingatkan bahwa cara memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda pula. Sebagai contoh, di swedia audiens memilki kecenderungan memfokuskan pertanyaan-pertanyaan teoritis dan implikasi strategis, sedangkan di Amerika Serikat dan Jerman para audiens cenderung memperhatikan hal-hal yang lebih bersifat teknis dan praktis.
Pendekatan organisasional dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Sebagaimana dengan penyampaian pesan-pesan rutin dan bad news , anda perlu memilih pendekatan organisasional yang tepat berdasrkan kemungkinan reaksi audiens terhadap pesan yang anda sampaikan. Akan tetapi, jika audiens anda objektif atau jika anda tahu bahwa mereka lebih suka mendengar pesan-pesan disampaikan secara segera, pendekatan organisasional yang tepat adalah pendekatan langsung (direct approach).
B. MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF
Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibiltas, membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis, dan memperkuat posisi anda dengan penggunaan bahasa yang baik dan tepat.
1. Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas anda ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan kandalan anda. Kalau kredibilitas anda dihadapan audiens diragukan, mereka akan cenderung skeptis dan tidak akan menerima begutu saja setiap apa yang anda sampaikan. Oleh karena itu, anda harus dapat mengatasi audiens yang memiliki sikap skeptis tersebut. kredibilitas anda adalah kapabilitas anda untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.
2. Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya, anda telah siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (attention, interest, desire, dan action).
a. Attention (perhatian)
Pada fase ini, anda harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan bahwa anda mempunyai sesuatu berguna untuk anda sampaikan.
b. Interest (minat)
Anda menjelaskan relevansi pesan-pesan anda dengan audiens. Kembangkan pernyataan yang telah anda sampaikan pada fase pertama dengan agak rinci. Tujuannya ialah bagaimana audiens anda mampu berpikir.
Pada fase ini, anda membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens. Jika ide/gagasan anda sangat kompleks, cobalah mengimplementasikannya
d. Action (tindakan)
Pada fase ini, anda menyarankan tindakan spesifik yang anda inginkan terhadap audiens anda. Selanjutnya, perlu diingatkann kembali bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan dilakukan tersebut.
3. Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan-pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat yang emosional (emosional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.
a. Pemikat emosional
Untuk melakukan persuasi terhadap audiens, anda dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional tersebut sangat kuat.
b. Pemikat Logika
Anda dapat menggunkannya untuk melakukan persuasi audiens, seperti membuat pengaduan (claim) dan selanjutnya memberikan dukungan atas pengaduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Ketika anda memikat logika audiens, gunakan salah satu dari tiga jenis alasan berikut : analogi (alasan dengan bukti-bukti spesifik untuk kesimpulan spesifik), induksi (bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum), deduksi (alasan yang bersifat umum).
c. Pertimbangan etika
C. MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF
Dalam membuat suatu permintaan persuasif perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang didapat baik secara langsung atau tak langsung dalam memnuhi permintaan tersebut. 1. Permintaan Persuasif Untuk Tindakan
Jika sedang mengajukan surat permintaan peningkatan anggaran atau sesuatu yang menyenangkan, sebaiknnya gunakanlah perencanaan organisasional AIDA untuk merencanakan penulisan pesan-pesan persuasif anda. Pada kalimat pembuka mulailah dengan kalimat yang mampu mengundanhg perhatian para pembaca yang menunjukan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan pembaca. Selanjutnya pada bagian pertengahan gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca yang mencakup apa yang sebenarnya anda ketahui tentang situasi yang anda harapkan dengan fakta yang ada. Apabila anda sudah betul-betul yakin bahwa pesan-pesan yang anda ingin sampaikan relevan dengan pembaca, akhiri tulisan anda dengan suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.
2. Permintaan Dan Oengaduan Persuasif Untuk Penyesuaian
Meskipun surat pengaduan persuasif dan surat permintaan penyesuaian kadang kala merujuk pada situasi srat keluhan (complaint letters), tujuan anda adalah melakukan persuasi pada orang lain untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan. Kebanyakan surat pengaduan dimulai dengan pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasif dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian.
D. PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA
1. Perencanaan Pesan-Pesan Penjualan
Pertama dalam melakukan perencanaan pesan-pesan penjualan lakukan analisis yang berkaitan dengan produk (kualitas produk, diskon produk, dsb). Dengan menggunakan data produk yang telah anda kumpulkan anda dapat membentuk citra tentang produk anda ingin jual. Ketika anda ingin melakukan pesan-pesan persuasi, fokuskan pada apa poin penjualan produk yang mampu menjadi daya pikat konsumen. Sebagaimana contoh, bagaimana maslah harga, kualitas, dan pelayanan sering kali menjadi perhatian bagi audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan membuat anda dapat menyampaikan pesan-pesan secara efektif, membantu anda memilih pembendaharaan kata yang tepat.
2. Pengorganisasian Dan Komposisi Pesan-Pesan Bisnis
Kebanyakan surat penjualan disusun berdasarkan perencanaan organisasional AIDA yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan persuasif.
a. Menarik Perhatian
Para profesional menggunakan berbagai tekhnik untuk menarik perhatian audiens. Salah satu tehnik yang umum digunakan untuk menarik perhatian audiens adalah dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraf. Disamping itu cara lain untuk menarik perhatian adalah dengan menekankan contoh produk terbaru, memberi ilustrasi, dan memberikan solusi pada masalah.
b. Membangun Minat
Anda perlu melihat apa yang dilakukan oleh pesaing anda, apa yang membedakan anda dengan produk pesaing. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu anda dalam meilih titik penjualan utama ketika membangun pesan-pesan penjualan anda. Membangun minat audiens anda dapat dilakukan dengan menempatkan titik penjualan utama dalam paragraf awal.
3. Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana
Kebanyakan tekhnik yang dilakukan dalam menulis surat permohonan dana
pada umumnya. Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat permohonan bantuan dana, yaitu:
1. Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan spesifik anda.
2. Tunjukan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang akan anda sumbangkan kepada pihak lain.
3. Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang anda butuhkan.
