DAMPAK POSITIF PERKEMBANGAN
TEKNOLOGI DALAM BIDANG KOMPUTERISASI
DALAM DUNIA KEARSIPAN
Disusun oleh:
ATMA DEWITA
KATA PENGANTAR
uji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan karya tulis dengan judul “DAMPAK POSITIF PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DALAM BIDANG KOMPUTERISASI DALAM DUNIA KEARSIPAN”. karya tulis ini disusun dengan tujuan untuk mengetahui sekaligus untuk mengetahui dampak positif perkembangan teknologi dalam bidang komputerisasi dalam dunia kearsipan, serta untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan yang diadakan oleh ANRI
P
Penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah dengan sangat membantu penyelesaian karya tulis ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan satu kelompok dan teman-teman yang membantu dan bekerja sama dalam penyusunan karya tulis ini. Penulis menyadari bahwa karya tulis ini masih banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik, saran dan masukkan yang membangun dari para pembaca dan teman-teman sekalian. Penulis juga berharap karya tulis ini dapat bermanfaat bagi para pembaca .
Jambi, 26 Oktober 2009
Penulis
KATA PENGANTAR ...i DAFTAR ISI ...ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ...1 1.2 Tujuan penulisan ...2 1.3...
Metode Penulisan...2
BAB II PEMBAHASAN
2.1... Pengertian Arsip...3 2.2...
Fungsi arsip ...4 2.3...
Peran arsip...5 2.4...
Peran arsip sebagai sumber informasi ...6 2.5...
Peran arsip dalam bidang administrasi ...7 2.6...Pe
3.1 Kesimpulan ...9 3.2 Saran...8
DAFTAR PUSTAKA...10
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
dengan penyusutan. Seiring dengan kemajuan teknologi dan informasi yang terus bergerak dinamis, penanganan dan pengelolaan kearsipan masih harus
ditumbuhkembangkan. Selama ini pengelola bidang tersebut di hampir sebagian besar lembaga pemerintah nyaris tidak tertangani. Dalam kurun waktu lima tahun terakhir tenaga-tenaga pengelola bidang tersebut semakin langka, kurang menarik dan kadang masih dianggap remeh. etiap kali mendengar kata kearsipan atau pengamanan asset adalah suatu tugas yang tidak menarik, membosankan, kurang prospektif bahkan dianggap kurang prestise sehingga kurang menumbuhkan kepeminatan bagi generasi muda. Generasi muda lebih menyukai bidang-bidang yang dilakukan secara komputerisasi yang lebih canggih dan tidak membosankan. Untuk itu menurutnya perlu penyegaran tenaga-tenaga muda yang terampil, handal, punya minat yang tinggi untuk mengelola bidang kearsipan, pengamanan obyek vital, serta pencegahan kebakaran. Pada hakekatnya pengelolaan kearsipan sudah dirintis dengan sarana-sarana yang terkomputerisasi
1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui fungsi dan peran arsip dalam kehidupan sehari – hari
2. Untuk mengikuti lomba karya tulis kearsipan.
3. Untuk mengetahui dampak positif perkembangan teknologi komputerisasi dalam bidang kearsipan.
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif, untuk memaparkan permasalahan yang dinilai layak untuk ditampilkan. Adapun data yang digunakan di dapat dari buku-buku dan internet.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN ARSIP
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
Arsip adalah kumpulan dokumen, misalnya surat-surat yng biasanya bernilai sejarah, yang disusun secara sistematis sehingga berhuungan satu dengan yang lain dan disimpan untuk digunakan sewaktu-waktu
2.2 FUNGSI ARSIP
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives.
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.
informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses
manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
2.3 PERAN ARSIP
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan - sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku - bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi: - bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional - rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
A. PERAN ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain.. Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan. Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi. - Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
2.5 PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN DAMPAKNYA PADA ARSIP
Dengan komputer, kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat besar karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip. Oleh karena itu, pada zaman sekarang hampir setiap instansi menggunakan komputer untuk mempermudah penyimpanan arsip serta data-data penting lainnya. Tidak hanya di memori (hardisk) komputer, tetapi computer juga dapat menyimpan data tersebut ke dalam format digital lainnya sehingga data tersebut mudah diperbanyak dan mudah untuk disimpan dan dibawa,sepeti dalam bentuk cd dan lainnya. Dengan komputer, pengelolaan data arsip dalam bentuk apapun akan mudah untuk ditambah dan diolah kembali.
BAB III PENUTUP
Kesimpulan
komputer, kertas dapat dihemat, tidak diperlukan adanya tempat penyimpanan yang sangat besar karena data-data arsip dapat dimasukkan kedalam memori komputer. Selain itu data tersebut juga mudah dicari apabila sewaktu-waktu diperlukan secara mendesak. Selain itu juga komputer memiliki jumlah memori yang sangat besar sehingga satu komputer dapat menyimpan ribuan arsip.
Saran
Adapun saran yangdapat saya berikan mengenai dampak teknologi komputerisasi dalam bidang kearsipan adalah :
1. Perlu adanya kalangan terutama generasi muda yang dilatih dan mempunyai keterampilan dalam mengelola kearsipan, mengingat sangat pentingnya arsip dalam kehidupan sehari-hari. Pelatihan ini dapat dilakukan dengan pengadaa program-program pelatihan keterampilan tentang kearsipan terutama dengan menggunakan kemajuan teknologi yang ada seperti komputer.
2. Perlu adanya peningkatan minat para generasi mida untuk mengetahui tentang manfaat arsip, cara menggunakan dan memeliiharanya, karena sangat minim sekali generasi muda yang paham mengenai manfaat dan penggunaan karsip.
DAFTAR PUSTAKA
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping. Melbourne: Longman
Mykland, Liv. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism. Montreal:ICA
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. . 1992.
Records Management Handbook. Vermont: Ashgate Publish.
Ricks, Betty, et.al. . 1992. Information and Image Management: a Records System Approach. South Western Publishing Co. Cincinnati
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. 1987.Maedke, Information and Record Managemen. Los Angeles: California State University
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokume., Jakarta: Gramedia
Wallace, Patricia E., et.al.. 1992. Records Management Intregated Information Systems. New Jersey: Prentice Hall Inc.
Walne, Peter, eds. 1988. Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur,
Sumber lainnya: www.yahoo.com
www.google.com
