Laporan Akhir Kuliah Manajemen Proyek

(1)

Laporan Akhir

Kuliah

Manajemen Proyek

Nama : M Dachyar

(2)

(3)

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Young Activist for Climate Change Awareness South East Asia 2015 Dalam penyusunan laporan ini, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. M. Dachyar, M. Sc, selaku Dosen Mata Kuliah Manajemen Proyek atas saran dan dukungannya

2. Bapak Novandra Rhezza Pratama, ST., MT. selaku Dosen Mata Kuliah Manajemen Proyek atas saran dan dukungannya.

3. Teman-teman asisten Laboratorium Management Information System and Decision Support atas dukungan dan waktu untuk bertukar pikiran.

4. Teman-teman dan seluruh keluarga yang selalu mendukung lewat doa dan motivasinya

Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam pembuatan laporan ini, sehingga kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan demi menyempurnakan laporan ini. Akhir kata penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam penyusunan laporan ini dan semoga laporan ini dapat menjadi pembelajaran untuk ke depannya.

Jakarta, 5 Desember 2015 Hormat saya,

(4)

Dalam bagian ini dijelaskan mengenai latar belakang diadakannya proyek, tujuan dari proyek tersebut, dan sistematika penulisan laporan proyek.

BAB II . OVERVIEW PROYEK

Bab ini menjelaskan mengenai penjelasan proyek secara rinci, penjelasan mengenai lokasi proyek, penentuan kegiatan-kegiatan dan pembuatan task list, penentuan durasi kegiatan, penentuan keterkaitan antar kegiatan (predecessor), struktur organisasi, matriks responsibilitas dan job description tiap panitia.

BAB III. PERENCANAAN PROYEK

Bab ini menjelaskan mengenai perencanaan proyek dan hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas, sumber daya, biaya proyek, pemuatan kurva s, cashflow, dan analisis proyek saat

direncanakan.

BAB IV. PROYEK TELAH SELESAI 30%

Bab ini menjelaskan mengenai bagaimana perkembangan proyek setelah 30% berjalan. Pembahasan juga dilakukan pada hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas, sumber daya, biaya proyek, pemuatan kurva s, cashflow, dan analisis proyek saat proyek sudah dijalankan 30%.

BAB V . PROYEK CRASH 15%

Bab ini menjelaskan mengenai apa yang terjadi pada proyek jika dilakukan crash sebesar 15%. Pembahasan juga dilakukan pada hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas, sumber daya, biaya proyek, pemuatan kurva s, cashflow, dan analisis proyek saat dilakukan crash 15%.

BAB VI. KESIMPULAN

(5)

1.1 Latar Belakang

Mangrove merupakan lumbung besar penyimpan karbon. Bagi Indonesia, mangrove merupakan kartu negosiasi penting dalam menghadapi perundingan perubahan iklim di Paris, Desember 2015, demikian arahan dari riset terbaru Pusat Penelitian Kehutanan Internasional (CIFOR).

Hutan Mangrove

Hutan mangrove merupakan suatu ekosistem hutan yang unik yang berperan sebagai penyambung (interface) antara ekosistem daratan dan ekosistem lautan. Bagi daerah pantai, hutan mangrove memiliki fungsi penting baik fungsi produksi, fungsi perlindungan maupun fungsi pelestarian. Pada awalnya, hutan mangrove dikenal secara terbatas oleh kalangan ahli lingkungan, terutama lingkungan laut. Mula-mula, kawasan hutan ini dikenal dengan istilah Vloedbosh, kemudian dikenal dengan istilah “payau” karena sifat habitatnya yang payau. Berdasarkan dominasi jenis pohonnya, yaitu bakau, maka kawasan mangrove juga disebut sebagai hutan bakau. Kata mangrove merupakan kombinasi antara kata mangue (Portugis) yang berarti tumbuhan dan grove (Inggris) yang berarti belukar atau hutan kecil. Berdasarkan SK Dirjen Kehutanan No.60/Kpts/Dj./I/1978, hutan mangrove merupakan hutan yang terdapat di sepanjang pantai atau muara sungai dan dipengaruhi oleh pasang surut air laut, yani tergenang pada waktu pasang dan bebas genangan pada waktu surut (Arief, 2003). Maka dari itu, hutan bakau sering dijumpai di muara sungai, daerah pasang surut atau tepi laut (pesisir). Tumbuhan bakau bersifat unik karena merupakan gabungan dari ciri-ciri tumbuhan yang hidup di darat dan di laut. Umumnya, bakau mmepunyai sistem prakaran yang menonjol (akar napas / pneumatofor), sebagai suatu cara adaptasi terhadap keadaan tanah yang miskin oksigen atau anaerob.

Persebaran Hutan Mangrove di Dunia

Esitmasi total luas hutan mangrove di dunia dilaksanakan dalam FAO/UNEP Tropical Forest Resources Assessment pada tahun 1980 yang memperkirakan bahwa total hutan mangrove di

(6)

Sumber: Giri dkk., 2013, Status and distribution of mangrove forests of the world using earth observation satellite

Dalam kebanyakan studi yang dilakukan pada tabel 1, negara yang memiliki lahan mangrove yang kecil tidak diikutsertakan dikarenakan keterbatasan informasi dan dikarenakan kombinasi luas lahan mangrove pada negara tersebut tidak memberikan dampak signifikan dalam luas total di dunia. Total sebanyak 121 negara dan area diidentifikasi mengandung satu atau lebih spesies mangrove (Tomlinson, 1986).

Tabel 2 menunjukkan sebuah gambaran umum terhadap analisis status dan tren terhadap luas mangrove di dunia untuk tahun 1980, 1990, dan 2000.

(7)

bahwa kawasan mangrove di dunia saat ini telah menurun di bawah 15 juta hektare, menurun dari 19,8juta ha pada tahun 1980. Dunia telah kehilangan 5 juta ha dari seluruh kawasan mangrove dalam kurun waktu sekitar 20 tahun, atau 25% dari yang ditemukan pada 1980. Terbukti pada Tabel 2, deforestasi terus berlanjut. Dalam kurun waktu tersebut, negara dengan tingkat deforestasi adalah Singapura, Benin, Dominika, Brazil, dan Côte d’Ivoire di tahun 1980an dan Côte d’Ivoire, Honduras, Cina, Kongo, dan Barbados di tahun 1990an.

Gambar 1. Peta Persebaran Mangrove di Setiap Negara Tahun 2004 (hektare)

(8)

Sumber: National Geographic Magazine, 2007. Tersedia di:

http://mangroveactionproject.org/wp-content/uploads/2013/08/mp_download.5.pdf)

Gambar 3. Persebaran Mangrove di Dunia Tahun 2010 (Gambar Satelit)

(9)

Sumber: Giri dkk., 2013, Status and distribution of mangrove forests of the world using earth observation satellite

Pada Gambar 1, kawasan yang memiliki lahan mangrove terbesar adalah Asia, diikuti oleh Afrika dan Amerika Selatan. Namun, pada Gambar 2, benua yang memiliki kawasan mangrove terbesar terdapat di Asia, diikuti oleh Australia, Amerika Selatan, dan Afrika. Hal ini terbukti terjadi perubahan jumlah dari waktu ke waktu. Perubahan tersebut bersifat positif dan negatif. Hasil ini juga diperkuat dengan detail yang ditampilkan pada Tabel 2. Dari Tabel 2, dapat diketahui bahwa hasil Empat negara (Indonesia, Australia, Brazil, Mexico) menyumbangkan 42,1% dari total seluruh mangrove di dunia dan 60% dari seluruh kawasan mangrove ditemukan hanya di 9 negara.

Indonesia dan Mangrove

(10)

penting ada di Papua, Kalimantan dan Sumatera (FAO, 2007). Hal ini juga terlihat dari hasil foto satelit yang dilakukan NASA pada tahun 2010 di Gambar 3. Tinggi pohon mangrove di Indonesia dapat mencapai 50 meter. Kelompok pohonnya padat, dengan akar berkelindan keluar dari batang pohon. Ketika laut pasang, hutan mangrove dibanjiri oleh air. Dan saat laut surut, lumpur tebal melapisi permukaan mangrove, menyimpan material organik yang sangat kaya (FAO, 2007).

Gambar 3. Persebaran Mangrove di Seluruh Kawasan Indonesia (Tahun 2010)

Sumber: http://earthobservatory.nasa.gov/IOTD/view.php?id=47427

(11)

memanen udang, belut, kerang, kepiting, siput laut dan beragam spesies ikan dari ekosistem mangrove, memberikan penghasilan maupun pangan bagi keluarga (Armitage, 2002). Masyarakat lokal memanfaatkan hutan mangrove untuk kayu bakar, material bangunan, termasuk pilar rumah dan furnitur (Armitage, 2002). Nelayan memanfaatkan produk hutan mangrove untuk membuat jangkar, sendi penyeimbang perahu, dan pewarna jaring ikan (Armitage, 2002). Kayu mangrove dijual untuk bisnis bubur kertas, selain produksi arang, keping kayu dan kayu bakar. Produk-produk tersebut dipanen pada skala kecil dan besar, berkontribusi bagi penghidupan lokal dan ekspor nasional (Evans, 2013). Manfaat nyata dari sistem mangrove termasuk juga fungsi sosial dan budaya. Hutan mangrove menyokong nilai religi dan spiritual, selain nilai estetis dan rekreasi untuk ekowisata (UNEP, 2014).

Mangrove juga menyokong spektrum luas jasa ekosistem. Mangrove menyangga spektrum luas ekosistem sekitar, termasuk gugus karang, padang lamun, hamparan lumpur dan pasir (UNEP, 2014). Fungsi lingkungan ekosistem mangrove meliputi suplai dan regenerasi nutrisi, daur ulang polutan, siklus air dan menjaga kualitas air (Ruitenbeek, 1994). Mangrove menyediakan pertahanan penting melawan erosi pesisir. Akar mengingat lapisan tanah dan

mengubah aliran air, mencegah hilangnya sedimen dari garis pesisir (UNEP, 2014). Hutan mangrove membantu mengurangi dampak terjangan badai, gelombang besar, dan tiupan angin dari siklon tropis. Pepohonan mangrove mengurangi energi gelombang saat melalui hutan mangrove, dan menjadi penghalang antara gelombang dan lahan (UNEP, 2014). Mangrove merupakan habitat bagi spesies laut dan darat. Di bawah air, hutan mangrove menjadi lahan bertelur dan berkembang biak ikan dan spesies laut. Akar dan lapisan lunak di bawah pohon memberi pangan, naungan dan perlindungan dari predasi (UNEP, 2014). Di atas permukaan air, pohon dan kanopi mangrove merupakan habitat bagi burung, serangga, mamalia dan reptil. Mangrove adalah habitat utama Bekantan yang terancam punah, ditemukan di Indonesia dan binatang endemi Borneo (Mangrove Action Project, 2015).

(12)

Sumber: FAO, 2005, Global Forest Resources Assessment 2005, Thematic Study on Mangroves, Indonesia

Tabel 3. Status Persebaran Kawasan Mangrove di Indonesia

Sumber: FAO, 2005, Global Forest Resources Assessment 2005, Thematic Study on Mangroves, Indonesia

(13)

ton CO2 setara tiap tahun (eqanually). Angka ini menyumbang 20% emisi penggunaan lahan di Indonesia (Murdiyarso et al., 2015) dengan estimasi emisi sebesar 700 juta metrik ton CO2 – eq (Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia, 2010). Dengan mencegah deforestasi mangrove, Indonesia dapat memenuhi seperempat dari 26% target reduksi emisi pada 2020 (Murdiyarso et al., 2015). Hilangnya hutan mangrove di Indonesia menyumbang 42% emisi gas rumah kaca akibat rusaknya ekosistem pesisir, termasuk rawa, mangrove dan rumput laut (Murdiyarso et al., 2015; Pendleton et al., 2012). Mangrove Indonesia memainkan peran signifikan dalam strategi mitigasi perubahan iklim nasional dan global.

Kondisi hutan mangrove sampai saat ini masih mengalami tekanan-tekanan akibat pemanfaatan dan pengelolaannya yang kurang memperhatikan aspek kelestarian. Tuntutan pembangunan yang lebih menekankan pada tujuan ekonomi dengan mengutamakan pembangunan infrastruktur fisik, seperti konversi hutan mangrove untuk pengembangan kota-kota dan pemukiman pantai, perluasan tambak dan lahan pertanian serta adanya penebangan yang tidak terkendali, telah terbukti menjadi faktor-faktor penyebab kerusakan ekosistem hutan mangrove dan degradasi lingkungan pantai.

Mangrove di Indonesia terancam oleh “revolusi biru”. Penyebab utama hilangnya mangrove di Indonesia termasuk akibat konversi tambak udang yang dikenal sebagai “revolusi biru” (Sumatra, Sulawesi dan Jawa Timur), penebangan dan konversi lahan untuk pertanian atau tambak garam (Jawa dan Sulawesi) serta degradasi akibat tumpahan minyak dan polusi (Kalimantan Timur) (FAO, 2007). Pada 2013, pemasukan dari ekspor udang Indonesia mencapai 1,5 miliar dolar AS; hampir 40% total pemasukan sektor perikanan Indonesia (Kementerian Kelautan dan Perikanan, 2014)

FAO (2007) menyatakan bahwa luas hutan mangrove di dunia pada tahun 2005 diperkirakan seluas 15,2 juta ha yang tersebar di seluruh pantai tropik dan sub-tropik. Sebaran dan persentase luas hutan mangrove di dunia dapat dilihat pada gambar 1 dan gambar 2.

(14)

sebanyak 5,58 juta hektare atau sekitar 64%. Saat ini, hutan mangrove di Indonesia yang dalam keadaan baik tinggal 3,6 juta hektar, sisanya dalam keadaan rusak dan sedang.

Kondisi seperti ini diperberat lagi dengan terjadinya pencemaran air sungai/air laut dan eksploitasi sumber daya laut yang tidak ramah lingkungan, sehingga kualitas lingkungan pantai saat ini umumnya berada dalam kondisi yang cukup mengkhawatirkan.

Pada diskusi dan workshop Pengembangan Ekowisata untuk Mendukung Konservasi Mangrove yang digelar Kementrian Kehutanan dan Japan International Coorporeation Agency

(15)

2.1.1 Project Overview

2.1.1.1 Identifikasi Proyek

Proyek Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia belum pernah diadakan sebelumnya dan akan dimulai pertama pada tahun 2016. Sasaran dari proyek ini adalah provinsi-provinsi di Indonesia yang memiliki kawasan atau hutan Mangrove yang memiliki status kritis atau sedang. Hal ini dikarenakan kondisi hutan mangrove dengan status kritis dan/atau sedang masih tinggi di Indonesia dan jumlahnya kian hari kian meningkat.

Indikasi adanya ancaman terhadap degradasi hutan mangrove masih berlangsung pada hampir semua wilayah pantai. Secara umum, hal ini disebabkan oleh adanya peraturan peundangan dan penegakan hukum yng masih kurang tegas. Di samping itu, kesadaran masyarakat akan pentingnya konservasi dan perlindungan ekosistem mangrove masih lemah sebagai akibat kurangnya intensitas penyuluhan dan kurang optimalnya pengembangan kapasitas dan kapabilitas kelembagaan.

Mengingat pentingnya keberadaan dan peranan ekosistem hutan mangrove bagi daerah pantai, maka penataan dan pengelolaan hutan mangrove yang sesuai dengan sifat dan karakteristiknya

sangat perlu dilakukan. Dalam hal ini, salah satu upaya yang diperlukan adalah kegiatan rehabilitasi hutan mangrove. Untuk mendukung kegiatan tersebut, diperlukan adanya

identifikasi hutan mangrove yang dapat memberikan dasar dan arahan bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan rehabilitasi hutan mangrove.

Proyek ini akan dilaksanakan di delapan pulau besar di Indonesia, yaitu Pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, dan Papua. Pelaksanaan proyek ini di tiap pulau dibagi-bagi menjadi beberapa tahap. Hal ini mengingat luasnya daerah dan tidak dapat langsung dikerjakan dalam satu tahap. Peserta akan menginap bersama di rumah warga ataupun rumah panitia yang dengan sukarela hati mau meminjamkan selama 15 hari 14 malam untuk mempermudah akomodasi.

(16)

hutan mangrove. Pelatihan ini diisi oleh praktisi-praktisi rehabilitasi mangrove yang sudah melaksanakan rehabilitasi mangrove yang berhasil di daerah lain yang berasal dari organisasi-organisasi non-profit yang peduli akan keberlangsungan hutan mangrove.

Pada hari kedelapan hingga hari kelima belas diadakan kegiatan lapangan yang juga disesuaikan dengan masalah masing-masing provinsi. Kegiatan lapangan dilakukan dengan tujuan pengaplikasian langsung dari apa yang telah dilatih pada minggu sebelumnya. Hari kelima belas merupakan hari kepulangan peserta. Pada akhir kegiatan, akan ada closingceremony yang diadakan di Kalimantan.

Gambaran umum proyek Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove adalah:

Persiapan di 8 pulau di Indonesia

Pelaksanaan di 8 pulau di

Indonesia

Evaluasi dan Pengawasan

(17)

utama saat berlangsungnya proyek, yakni sebagai berikut :

1. Pembentukan kepanitiaan proyek inti maupun panitia di masing-masing negara sasaran kegiatan.

2. Pengumpulan sponsor

3. Pengadaan kerjasama dengan organisasi peduli mangrove di Indonesia dan dunia 4. Kegiatan inti di sepuluh negara berkembang Asia Tenggara

5. Closing Ceremony dan pemilihan duta muda 6. Evaluasi proyek

Pelaksanaan dari proyek berlangsung selama 455 hari yang akan dilaksanakan dengan periode pelaksanaan bulan Desember 2013 hingga bulan September 2014. Biaya-biaya yang akan dikeluarkan diantaranya biaya internet, bahan bakar, brosur, poster, penginapan, sewa gedung, transportasi, pesawat, proposal, konsumsi, dan fasilitas pendukung lainnya yang menunjang keberlangsungan proyek.

(18)

menjadi sarana diskusi untuk mencari solusi dan teknik pencegahan kerusakan hutan Mangrove di Indonesia, memperbaiki keadaan hutan Mangrove di Indonesia, meningkatkan kesadaran warga Indonesia akan keadaan hutan Mangrove di Indonesia, sebagai bentuk persiapan negara Indonesia dalam menghadapi perubahan iklim.

2.1.1.3 Sasaran dan Target Proyek

Proyek ini ditujukan untuk mekonservasi dan merestorasi hutan Mangrove yang berada di kawasan Negara Kesatuan Republik Indonesia yang tersebar di delapan pulau besar di Indonesia, yaitu Sumatera, Jawa, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Kalimantan, Sulawesi, dan Papua. Hutan Mangrove yang menjadi objek dalam proyek ini adalah hutan Mangrove yang berada dalam status kritis dan sedang.

2.1.1.4 Cakupan dan Batasan Proyek

Dalam pengerjaan proyek ini, terdapat beberapa sasaran utama yang menjadi target prioritas adalah provinsi-provinsi di Indonesia yang memiliki kawasan atau hutan Mangrove yang memiliki status kritis atau sedang. Target dari proyek untuk Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia:

1. 90% dari luas hutan mangrove di Indonesia dalam status kritis dan sedang berhasil ditingkatkan statusnya menjadi baik

2. Proyek selesai tepat waktu dengan allowance keterlambatan 5%

3. Total biaya yang dikeluarkan selama proyek sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dengan allowance 10%

Setelah berjalannya proyek ini, Indonesia diharapkan dapat menghadapi perubahan iklim yang menjadi isu lingkungan global.

2.1.1.5 Pemangku Kepentingan dan Sponsor Proyek

(19)

Sponsor

ini diperoleh dari sponsor proyek, yaitu :

1. Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia 2. Kementerian Kehutanan Republik Indonesia

3. United Nations Development Programme (UNDP) 4. Food and Agriculture Organization

5. Greenpeace

6. Asia Pacific Forum for Environment and Development (APFED) Showcase Programme

7. CV. KeMANGI

8. Conservation, Food and Health Foundation (CFHF) 9. Coral Reef Alliance (CORAL)

10.Cottonwood Foundation 11.Deep Ecology Foundation

12.Disney Worldwide Conservation Fund (DWCF)

13.Earth Foundation 14.GE Energy

15.Global Greengrants Fund (GGF) 16.Global Nature Fund (GNF)

17.International Union for Conservation and Nation (IUCN) 18.Komunitas Relawan Mangrove Indonesia (KeSEMaT) 19.Mangrove Action Project (MAP)

20.Mangrove For The Future (MFF) 21.Ramsar, Wetlands for Future Fund 22.Rainforest Information Center (RIC)

23.SeaWorld Busch Gardens Conservation Fund 24.Pro Act Network

25.Yayasan Inspirasi Keluarga KeSEMaT (IKAMaT)

Manajer

Proyek Ika Prisilia Minar Anggota Tim

(20)

dialokasikan untuk semua tahap proyek, mulai dari perencanaan hingga evaluasi proyek. Biaya ini didapat dari kerja sama dari beberapa pihak (sponsor) yang bersedia untuk turut membantu dan mendanai pelaksanaan proyek ini.

2.1.2 Project Approach

2.1.2.1 Kegiatan Proyek

Dalam melaksanakan proyek ini, hal pertama yang dilakukan adalah menentukan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan (task list) pada tiga tahapan proyek secara garis besar yaitu perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, hingga evaluasi proyek. Hal ini dilakukan guna melancarkan pelaksanaan proyek. Dalam tahap penentuan kegiatan-kegiatan pada proyek yang harus dilakukan adalah mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai hal yang dibutuhkan untuk membuat dan menyiapkan sebuah proyek internasional yang bertemakan kegiatan peduli

lingkungan. Informasi tersebut didapat dari komunitas organisasi peduli lingkungan se dunia. Setelah itu, dilakukan benchmarking dan mencari literature mengenai proyek serupa yang pernah dijalankan sebelumnya. Kemudian aktivitas-aktivitas tersebut disusun dalam sebuah daftar kegiatan (task list). Berikut ini adalah daftar kegiatan proyek :

TASK NAME

Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia

Perancangan Awal Program Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia

Pembahasan Program

Pembahasan Program Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia

Pengajuan Program kepada Kementerian Lingkungan Hidup Republik Indonesia

Pengumuman oleh Kementrian Lingkungan Hidup Republik Indonesia

Pembentukan Steering Committee Program Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia

(21)

Penseleksian Calon Manajer Proyek

Seleksi Resume Calon Manajer Proyek

Wawancara Calon Manajer Proyek

Pemilihan Manajer Proyek

Brainstorming Konsep Program

Penentuan lokasi diskusi

Melakukan booking ruangan

Pembahasan dasar program

Penentuan tujuan program

Penentuan visi misi program

Penentuan ruang lingkup program

Penetapan parameter keberhasilan program

Pembahasan konsep program

Presentasi masing-masing konsep acara

Pemilihan konsep umum acara

Menganalisis ulang konsep umum acara terpilih

Fiksasi konsep umum acara terpilih

Persiapan Awal Proyek

Penentuan Struktur Organisasi Proyek

Penentuan Struktur Organisasi Proyek

Penentuan job description dari setiap divisi pada proyek

Rekruitmen Panitia Inti (Kepala Bidang Proyek)

Pembuatan formulir pendaftaran (online dan offline)

Pembuatan materi publikasi open recruitment (online dan offline)

Publikasi ke media online dan offline serta formulir pendaftaran untuk open recruitment

Pendaftaran open recruitment

(22)

Diskusi untuk keputusan final rekruitmen kepala bidang proyek

Pengumuman hasil open recruitment

Menentukan penanggung jawab untuk masing-masing provinsi

Melakukan rapat perdana panitia inti

Merundingkan lokasi dan waktu rapat

Melakukan booking meeting room

Menyebarkan undangan rapat kepada panitia inti

Melaksanakan rapat perdana panitia

Rapat Pleno 1 Proyek

Pra Pelaksanaan Rapat Pleno 1

Menentukan lokasi dan waktu rapat pleno

Mempersiapkan materi rapat

Mempersiapkan lokasi, logistik, dan konsumsi untuk rapat

Mengundang seluruh panitia yang lolos seleksi

Pelaksanaan Rapat

Pembahasan mengenai Inti Program

Penjelasan mengenai tujuan program

Penjelasan mengenai visi misi program

Penjelasan mengenai ruang lingkup program

Penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan untuk setiap divisi

Pengesahan panitia

Perekruitan Anggota / Volunteer

Pembuatan formulir pendaftaran (online dan offline) anggota / volunteer

Pembuatan materi publikasi open recruitment (online dan offline) anggota / volunteer

Publikasi ke media online dan offline serta formulir pendaftaran untuk open recruitment anggota / volunteer

(23)

Diskusi untuk pendistribusian anggota / volunteer ke bidang-bidang yang ada

Pengumuman hasil open recruitment

Konsolidasi Maisng-Masing Divisi

Penentuan waktu dan tanggal konsolidasi

Mengundang seluruh anggota / volunteer yang terpilih

Penjelasan dari masing-masing Kepala Bidang kepada setiap anggota

Pembahasan Konsep Program

Presentasi masing-masing konsep acara

Pemilihan konsep umum acara

Menganalisis ulang konsep umum acara terpilih

Fiksasi konsep umum acara terpilih

Presentasi konsep acara terpilih

Pendataan

Pemetaan kawasan Mangrove di setiap provinsi di Indonesia

Mencari data kawasan mangrove dari data Kementrian Lingkungan Hidup Republik Indonesia

Mencari data kawasan mangrove dari data pemerintah masing-masing provinsi

Mencari artikel mengenai masalah kawasan mangrove di Indonesia

Mencari pendapat para pemerhati lingkungan mengenai kawasan mangrove di masing-masing provinsi di Indonesia

Pendataan Lembaga dan Organisasi

Mendata organisasi yang bergerak di konservasi dan restorasi hutan mangrove

di setiap provinsi di Indones

Mencari kontak organisasi peduli mangrove

Mendata organisasi yang peduli lingkungan secara umum

Mencari kontak organisasi peduli lingkungan untuk dihubungi

Analisis Data Kawasan Mangrove di Indonesia

(24)

Melakukan ranking dan pemrioritasan provinsi

Mempresentasikan mengenai provinsi yang menjadi target proyek

Pemaparan Informasi dari masing - masing provinsi

Pemaparan analisis data yang didapatkan dari masing - masing provinsi

Pemaparan masalah kawasan Mangrove yang ada pada masing-masing provinsi

Pemaparan ranking dan pemrioritasan provinsi

Pembentukan panitia masing-masing negara

Mengirimkan Surat Undangan kementrian lingkungan hidup masing - masing provinsi untuk pembuatan panitia Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia

Pembentukan panitia di Pulau Sumatera (Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat)

Penetuan jumlah SDM yang dibutuhkan pada setiap divisi pada organisasi

Membuat formulir pendaftaran untuk open recruitment baik via online and langsung

Pembuatan desain poster Open Recruitment untuk Panitia

mempublikasikan Open Recruitment via online ke setiap departemen lingkungan hidup di setiap provinsi

zz Pendaftaran untuk Panitia

Wawancara semua pendaftar untuk Panitia

Penyeleksian panitia

Pengumuman panitia terpilih

Pembentukan panitia di Pulau Sumater (Sumatera Selatan, Jambi, Pekanbaru,

Batam)

Pendaftaran untuk Panitia

(25)

Pembentukan panitia di Pulau Jawa (Jawa Tengah dan Yogyakarta)

Pembentukan panitia di Pulau Jawa (Jawa Timur dan Madura)

(26)

Pembentukan panitia di Nusa Tenggara Barat

Pembentukan panitia di Nusa Tenggara Timur

(27)

Pembentukan panitia di Pulau Sulawesi

Pembentukan panitia di Pulau Papua

(28)

Pra Pelaksanaan Rapat Pleno 1

Perencanaan

Menentukkan tanggal untuk melakukan rapat pleno

Menentukkan tempat untuk rapat pleno

Mempersiapkan materi rapat

Mempersiapkan lokasi, logistik, dan konsumsi untuk rapat

Pelaksanaan Rapat dengan seluruh perwakilan provinsi

Menyusun Kegiatan yang akan dilakukan

Perencanaan kegiatan yang berlangsung untuk proyek

Menentukkan aktivitas yang akan dilakukan

Meminta setiap bidang untuk menentukkan aktivitasnya

Fiksasi kegiatan yang akan dilangsungkan selama proyek berjalan

Membuat timeline dari masing - masing kegiatan

Menentukkan waktu setiap kegiatan

Menentukkan waktu pada aktivitas yang dilakukan

Meminta setiap bidang untuk menentukkan waktu setiap kegiatannya

Fiksasi waktu setiap aktivitas proyek

Menjadwalkan rapat rutin dengan kepala setiap divisi

Persiapan Teknis Kegiatan

Acara

Pembuatan detil acara pada pelaksanaan proyek di masing-masing provinsi dengan masalah yang berbeda-beda

Meminta persetujuan manajer proyek mengenai detil acara

Merevisi detil acara yang telah dibuat

Kesepakatan detil acara dengan manajer proyek

Menentukan lokasi proyek di masing-masing provinsi

(29)

dibutuhkan

Rapat Perencanaan Survei ke masing-masing Provinsi

Diskusi penentuan tanggal peninjauan dengan seluruh panitia (pusat dan perwakilan masing-masing provinsi)

Menghubungi departemen lingkungan masing - masing provinsi mengenai survei yang akan dilakukan

Pencarian dan pembookingan tiket untuk survei

Survei ke masing-masing provinsi

Peninjauan Lokasi di masing - masing provinsi

Pembahasan mengenai proyek dengan Departemen Lingkungan Hidup masing - masing provinsi

Membentuk Kerjasama dengan Lembaga yang bergerak di bidang lingkungan masing - masing provinsi

Menyurvei lokasi kawasan Mangrove di masing - masing provinsi

Pemilihan Fiksasi Lokasi Proyek masing - masing provinsi

Izin pembuatan acara

Sponsorship

Menentukkan waktu sementara pelaksanaan proyek

Memastikan seluruh kegiatan

pengecekan timeline aktivitas

Mendiskusikan dengan kepala setiap bidang

Mempublikasikan ke seluruh bagian divisi

Pembuatan Proposal Sponsorship

Perencanaan Template proposal

Design template proposal sponsorship

Design stempel proyek

Proses Pembuatan Proposal

Membuat konten dari proposal

(30)

Membuat anggaran optimis

Menentukkan biaya paling minimal untuk keseluruhan proyek

Membuat anggaran pesimis

Menentukkan biaya normal untuk keseluruhan proyek

Mencari sponsor kegiatan

Perencanaan

Mengalokasikan target anggaran untuk sponsor

Mengumpulkan Data mengenai Sponsor dari Masing - Masing Provinsi

Pencarian Sponsor dari Instansi Pemerintah

Pencarian Sponsor dari Perusahaan milik negara

Pencarian Sponsor dari Perusahaan Swasta

Pelaksanaan Penyebaran Proposal kepada Masing - Masing Provinsi

Pembuatan daftar calon pemberi Sponsor

pembuatan draft surat untuk sponsor

Menghubungi Sponsor via Email dan Telepon Tahap 1

Mengirimkan Proposal kepada Sponsor Tahap 1

Follow up dana dari sponsor gelombang 1

Menghubungi sponsor via email dan telepon Tahap 2

Mengirimkan proposal kepada sponsor Tahap 2

Follow up dana dari sponsor Tahap 2

Menghubungi sponsor via email dan telepon Tahap 3

Mengirimkan proposal kepada sponsor Tahap 3

Follow up dana dari sponsor gelombang 3

Fiksasi Sponsor untuk Proyek

Membuat list pemberi Sponsor

Melakukan Follow-Up Kembali kepada masing - masing Sponsor

(31)

membuat website untuk publikasi

menetukan fitur website yang akan digunakan

Persetujuan desain website yang digunakan

pembuatan facebook, twitter, dan media sosial lainnya

pembuatan video untuk publikasi

publikasi kegiatan melalui berbagai media

Pembuatan undangan kepada semua universitas di masing-masing negara untuk mengirimkan perwakilannya

Persiapan Teknis Kegiatan di masing-masing negara

Persiapan Teknis di Pulau Sumatera (Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat)

Akomodasi peserta

Pemesanan hotel peserta

Pemesanan transportasi peserta

Pemesanan konsumsi peserta

Workshop

Pemesanan tempat workshop

Proses perizinan pemesanan tempat workshop

Koordinasi dengan pihak keamanan setempat

Penentuan pembicara workshop

Masa konfirmasi pembiara

Penentuan LO pembicara

Pemesanan tiket transportasi pembicara

Pemesanan hotel pembicara

Kegiatan Lapangan peserta Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di

Indonesia

Perizinan tempat

(32)

Workshop

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Pulau Jawa (Banten, Jakarta, Jawa Barat)

Workshop

(33)

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Pulau Jawa (Jawa Tengah, Yogyakarta)

Workshop

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Pulau Jawa (Surabaya, Madura)

(34)

Workshop

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Pulau Bali

Workshop

(35)

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Nusa Tenggara Barat

Workshop

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Nusa Tenggara Timur

(36)

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Pulau Kalimantan

Workshop

(37)

Pembuatan run down

Persiapan Teknis di Pulau Sulawesi

Workshop

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Pesiapan Teknis di Pulau Papua

Workshop

(38)

Indonesia

Perizinan tempat

Pembuatan run down

Pelaksanaan proyek

Pelaksanaan Proyek di Pulau Sumatera (Aceh, Sumatera Utara, Sumatera

Barat)

Hari 1 - Hari 7

Keberangkatan peserta dari hotel menuju tempat workshop

Keberangkatan semua pengisi acara ke tempat workshop

Pelaksanaan workshop

Kepulangan peserta menuju hotel

Kepulangan semua pengisi acara menuju hotel

Makan malam peserta dan pantia dilanjutkan dengan briefing acara besok

Hari 8 - Hari 14

Melakukan sarapan pagi di hotel

Perjalanan menuju lokasi kegiatan lapangan

Pembukaan kegiatan lapangan oleh Ketua Pelaksana

Memulai kegiatan lapangan

Perjalanan menuju Hotel

Makan malam dan Briefing untuk kepulangan besok

(39)

Batam)

Hari 1 - Hari 7

Hari 15

Pemlihan peserta terbaik untuk closing

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Jawa (Banten, Jakarta, Jawa Barat)

Hari 1 - Hari 7

(40)

Hari 15

Pemlihan peserta terbaik dari untuk closing

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Jawa (Jawa Tengah, Yogyakarta)

Hari 1 - Hari 7

Hari 15

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Jawa (Jawa Timur, Madura)

Hari 1 - Hari 7

(41)

Hari 15

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Bali

Hari 1 - Hari 7

(42)

Pelaksanaan Proyek di Nusa Tenggara Barat

Hari 1 - Hari 7

Hari 15

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Nusa Tenggara Timur

Hari 1 - Hari 7

(43)

Hari 15

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Kalimantan

Hari 1 - Hari 7

Hari 15

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Sulawesi

Hari 1 - Hari 7

(44)

Hari 15

Kepulangan peserta

Pelaksanaan Proyek di Pulau Papua

Hari 1 - Hari 7

(45)

Evaluasi Kegiatan Tahun ke -1

Rapat evaluasi pelaksanaan kegiatan tiap divisi

Rapat evaluasi pelaksanaan kegiatan antara ketua divisi dengan manajer proyek

Rapat evaluasi volunteer

Rapat evaluasi kegiatan di Pulau Sumatera (Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat)

Rapat evaluasi kegiatan di Pulau Sumatera (Sumatera Selatan, Jambi, Pekanbaru, Batam)

Rapat evaluasi kegiatan di Pulau Jawa (Banten, Jakarta, Jawa Barat)

Rapat evaluasi kegiatan di Pulau Jawa (Jawa Tengah dan Yogyakarta)

Rapat evaluasi kegiatan di Pulau Jawa (Jawa Timur dan Madura)

Rapat evaluasi kegiatan di Pulau Bali

Rapat evaluasi kegiatan di Nusa Tenggara Barat

Rapat evaluasi kegiatan di Nusa Tenggara Timur

Rapat evaluasi kegiatan di Kalimantan

Rapat evaluasi kegiatan di Sulawesi

Rapat evaluasi kegiatan di Papua

(46)

Rapat evaluasi kegiatan di Nusa Tenggara Barat

(47)

Rapat evaluasi pelaksanaan kegiatan antara, steering committee, manajer proyek, dan sponsor proyek

Pembuatan laporan mengenai pelaksanaan proyek untuk sponsor pendanaan proyek

Penutupan bersama panitia

Project Closure oleh sponsor proyek

Closing Party dengan semua panitia

2.1.2.2 Jadwal Proyek dan Project Milestones

Kegiatan selanjutnya adalah menentukan durasi setiap kegiatan pada daftar kegiatan yang telah dibuat. Durasi waktu ini didapatkan melalui data historis kegiatan serupa yang pernah diadakan sebelumnya.

Tahap setelah menentukan durasi adalah menentukan predecessor. Predecessor merupakan sebuah penentuan kegiatan yang mendahului kegiatan sebelumnya, terdapat beberapa jenis predecessor, diantaranya FF (Finish to Finish), FS (Finish to Start), dan SS (Start to Start).

Predecessor tersebut dapat dikombinasikan sesuai dengan kebutuhan proyek, yaitu sebagai berikut :

1.

Finish to Start, artinya suatu aktivitas hanya boleh dimulai jika aktivitas pendahulunya telah selesai.

2. Finish to Start +d, sama seperti Finish to Start ditambah jeda waktu tertentu.

3. Finish to Start –d, sama seperti Finish to Start dikurangi jeda waktu tertentu.

4. Start to Finish, artinya suatu aktivitas baru boleh diakhiri jika pekerjaan lain dimulai.

(48)

7. Finish to Finish, artinya suatu aktivitas harus selesai bersamaan dengan selesainya aktivitas lain.

8. Finish to Finish +d, sama seperti Finish to Finish ditambah jeda waktu tertentu.

9. Finish to Finish –d, sama seperti Finish to Finish dikurangi jeda waktu tertentu.

10.Start to Start, artinya suatu aktivitas harus dimulai bersamaan waktunya dengan aktivitas lain.

11.Start to Start +d, sama seperti Start to Start ditambah jeda waktu tertentu.

12.Start to Start -d, sama seperti Start to Start dikurangi jeda waktu tertentu.

Tabel durasi dan predessor setiap kegiatan proyek dapat dilihat di bawah ini.

No.

Task Name

Duration

Start

Finish

Predecessors

1 Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di

Indonesia 1498 days

Mon 25/01/16

Wed

20/10/21

2 Perancangan Awal Proyek Konservasi dan Restorasi

Hutan Mangrove di Indonesia 41 days

Mon

Hutan Mangrove di Indonesia 3 days

Mon 25/01/16

Wed

27/01/16

5 Pengajuan Program kepada Kementerian

Lingkungan Hidup Republik Indonesia 30 days

Thu 28/01/16

Wed

09/03/16 4

6 Pengumuman oleh Kementrian Lingkungan Hidup

Republik Indonesia 1 day

Thu 10/03/16

Thu

10/03/16 5

7 Pembentukan Steering Committee Program

Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia 7 days

(49)

12 Penentuan tujuan program 1 day Wed 21 Persiapan Awal Proyek Konservasi dan Restorasi

Hutan Mangrove di Indonesia 458 days

Tue

(online dan offline) 3 days

Thu 11/02/16

Mon

15/02/16 26SS

28 Publikasi ke media online dan offline serta

formulir pendaftaran untuk open recruitment 5 days

Tue 16/02/16

Mon

(50)

30 Penyeleksian berkas pendaftar 5 days Wed

masing provinsi 1 day

(51)

48 Pembahasan mengenai Inti Program 1 day Wed

(online dan offline) anggota / volunteer 3 days

Thu 05/05/16

Mon

09/05/16 55SS

57 Publikasi ke media online dan offline serta formulir

pendaftaran untuk open recruitment anggota / volunteer 5 days

Tue

anggota / volunteer 14 days

Thu

ke bidang-bidang yang ada 1 day

(52)

66 Mengundang seluruh anggota / volunteer yang

kepada setiap anggota 1 day

Fri

Kementrian Lingkungan Hidup Republik Indonesia 3 days

Tue 09/08/16

Thu

11/08/16 73

77 Mencari data kawasan mangrove dari data

pemerintah masing-masing provinsi 7 days

Tue 09/08/16

Wed

17/08/16 76SS

78 Mencari artikel mengenai masalah kawasan

mangrove di Indonesia 4 days

(53)

83 Mendata organisasi yang peduli lingkungan

untuk dihubungi 7 days

Tue

masing-masing provinsi 3 days

Thu 18/08/16

Mon

22/08/16 75

87 Menganalisis masalah kawasan Mangrove dari

masing-masing provinsi 3 days

Thu 18/08/16

Mon

22/08/16 86SS

88 Menganalisis SWOT masing-masing kawasan

Mangrove dari masing-masing provinsi 3 days

Thu

menjadi target proyek 2 days

Wed

masing - masing provinsi 1 day

Wed 24/08/16

Wed

24/08/16 91SS

93 Pemaparan masalah kawasan Mangrove yang ada

pada masing-masing provinsi 1 day

Thu lingkungan hidup masing - masing provinsi untuk pembuatan panitia Konservasi dan Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia

Sumatera Utara, Sumatera Barat) 22 days

Fri

26/08/16

Mon

26/09/16

98 Penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan pada

setiap divisi pada organisasi 1 day

Fri 26/08/16

Fri

(54)

100 Pembuatan desain poster Open Recruitment untuk

setiap departemen lingkungan hidup di setiap provinsi 2 days

Wed

(Sumatera Selatan, Jambi, Pekanbaru, Batam) 22 days

Fri 26/08/16

Mon

26/09/16

Fri 26/08/16

Fri

26/08/16 96SS

108 Membuat formulir pendaftaran untuk open

recruitment baik via online and langsung 3 days

Fri

Wed

Jakarta, Jawa Barat) 22 days

Fri 26/08/16

Mon

(55)

Wed

Tengah dan Yogyakarta) 22 days

Fri 26/08/16

Mon

26/09/16

Fri 26/08/16

Fri

26/08/16 96SS

Fri

Wed

Fri 26/08/16

Fri

(56)

Wed

Fri 26/08/16

Fri

26/08/16 96SS

Fri

(57)

Wed

Fri 26/08/16

Fri

26/08/16 96SS

Fri

Wed

Fri 26/08/16

Fri

(58)

Wed

Fri 26/08/16

Fri

26/08/16 96SS

Fri

(59)

Wed

selama proyek berjalan 3 days

Thu

waktu setiap kegiatannya 4 days

Fri 28/10/16

Wed

(60)

208 Menjadwalkan rapat rutin dengan kepala setiap proyek di masing-masing provinsi dengan masalah yang berbeda-beda

mengenai detil acara 1 day

Tue

yang dibutuhkan dalam proyek 14 days

Mon 28/11/16

Thu

15/12/16

217 Mendata peralatan dan perlengkapan yang

dibutuhkan dalam proyek 7 days

Mon 28/11/16

Tue

06/12/16 220FS+3 days 218 Menentukan spesifikasi dari peralatan dan

perlengkapan yang dibuthkan 5 days

Wed 07/12/16

Tue

13/12/16 223

219 Menentukan SDM yang bertugas untuk

mencari peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan 2 days

Wed seluruh panitia (pusat dan perwakilan masing-masing provinsi)

masing provinsi mengenai survei yang akan dilakukan 7 days

Mon 19/12/16

Tue

(61)

225 Peninjauan Lokasi di masing - masing

Departemen Lingkungan Hidup masing - masing provinsi 3 days

Mon yang bergerak di bidang lingkungan masing - masing provinsi

masing - masing provinsi 14 days

Wed 04/01/17

Mon

23/01/17 233

229 Pemilihan Fiksasi Lokasi Proyek masing -

masing provinsi 3 days

(62)

242 Membuat konten dari proposal 1 day Wed

keseluruhan proyek 2 days

Thu

keseluruhan proyek 2 days

Mon

dari Masing - Masing Provinsi 14 days

Mon

Masing - Masing Provinsi 41 days

Fri 24/03/17

Fri

(63)

(64)

278 Persetujuan desain website yang digunakan 1 day Tue

provinsi untuk mengirimkan perwakilannya 2 days

Mon

Sumatera Utara, Sumatera Barat) 27 days

(65)

296 Pemesanan tiket transportasi pembicara 1 day Wed

Restorasi Hutan Mangrove di Indonesia 10 days

Fri

(Sumatera Selatan, Jambi, Pekanbaru, Batam) 27 days

(66)

Fri

Jakarta, Jawa Barat) 27 days

(67)

Fri

Tengah, Yogyakarta) 27 days

(68)

(69)

(70)

(71)