LAPORAN PROYEK AKHIR
KOMPUTERISASI SISTEM PENJUALAN
PADA
APOTEK R.S.I.A IBU & ANAK BAHAGIA SEMARANG
Disusun Oleh :
Nama
: Desta Arifta
Nim
: A21.2005.05838
Program Studi
: Manajemen Informatika (D-3)
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
KOMPUTERISASI SISTEM PENJUALAN PADA
APOTEK R.S.I.A IBU & ANAK BAHAGIA SEMARANG
Laporan ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk meyelesaikan program studi Manajemen Informatika D3 pada Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Dian Nuswantoro
Disusun Oleh :
Nama
: Desta Arifta
Nim
: A21.2005.05838
Program Studi
: Manajemen Informatika
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2009
PERNYATAANKEASLIAN PROYEK AKHIR
Sebagai Mahasiswa Universitas Dian Nuswantoro, Yang bertanda tangan dibawah ini, saya :
Nama : Desta Arifta
NIM : A21.2005.05838
Menyatakan bahwa karya ilmiah saya yang berjudul:
“KOMPUTERISASI SISTEM PENJUALAN PADA APOTEK R.S.I.A IBU & ANAK BAHAGIA SEMARANG” Merupakan karya asli saya (kecuali cuplikan dan ringkasan yang masing-masing telah saya jelaskan sumbernya dan perangkat pendukung). Apabila dikemudian hari, karya saya disinyalir bukan merupakan karya asli saya, yang disertai dengan bukti-bukti yang cukup, maka saya bersedia untuk dibatalkan gelar saya berserta hak dan kewajiban yang melekat pada gelar tersebut. Demikian surat pernyatan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Semarang Pada Tanggal :
Yang Menyatakan
(Desta Arifta)
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
dibawah ini, saya :
Nama : Desta Arifta
NIM : A21.2005.05838
Demi mengembangkan Ilmu Pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Dian Nuswantoro Hak Bebas Royalti Eksklusif ( Non-exlusive ini Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
“Komputerisasi Sistem Penjualan pada Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Semarang” beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini Universitas Dian Nuswantoro berhak untuk menyimpan, mengcopy ulang (memperbanyak), menggunakan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data (database), mendistribusikan dan menampilkanya/mempubikasinya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Universitas Dian Nuswantoro, segala bentuk tuntunan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam Karya Ilmiah saat ini.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya
Dibuat di : Semarang Pada Tanggal :
Yang Menyatakan
(Desta Arifta)
PENGESAHAN DEWAN PENGUJI
Nama Pelaksanana Proyek Akhir : Desta Arifta
NIM : A21.2005.05838
Program Studi : Manajemen Informatika (MI)
Fakultas : Ilmu Komputer
Judul Proyek Akhir : Komputerisasi Sistem Penjualan Pada
Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Semarang
Proyek Akhir ini telah diujikan dan dipertahankan dihadapan Dewan Penguji pada sidang proyek akhir tanggal 27 Agustus 2009. Menurut pandangan kami,
proyek akhir ini memadai dari segi kualitas mauun kuantitas untuk tujuan penganugrahan gelar Ahli Madya (D3).
Semarang, 27 Agustus 2009 Dewan Penguji,
Anggota Penguji I
( Ibnu Utomo WM, S.
Kom )
PERSETUJUAN LAPORAN PROYEK AKHIR
Nama Pelaksanana Proyek Akhir : Desta Arifta
NIM : A21.2005.05838
Program Studi : Manajemen Informatika (MI)
Fakultas : Ilmu Komputer
Judul Proyek Akhir : Komputerisasi Sistem Penjualan Pada
Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Semarang
Proyek Akhir ini telah diperiksa dan disetujui, Semarang, 18 Agustus 2009
ABSTRAK
Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat adalah hal yang mutlak pada era yang serba canggih seperti saat ini. Kesulitan dalam memberikan informasi yang diperlukan akan menyebabkan informasi tersebut mempersulit penggunanya. Dengan demikian suatu sistem yang baik harus mampu menyajikan informasi yang mudah dipahami oleh pengguna, dengan data-data yang akurat dan tepat dalam prases pengolahannya.
Pembuatan Komputerisasi Sistem Penjualan pada Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Semarang berawal dari visi, misi serta tujuan Apotek tersebut yaitu menjadikan Apotek yang berkualitas dalam memberikan pelayanaan penjualan pada masyarakat. Berbagai cara sudah ditempuh diantarannya dengan
menerapkan metode pendataan obat yang lebih efisien, menyederhanakan proses-proses pengaolahan data transaksi ,dan meningkatakan mutu sumber daya keseluruhan.
Dengan pembuatan Sistem Informasi ini diharapkan dapat lebih
mengefisienkan waktu dan meyederhanakan proses-proses tersebut diatas dengan memanfaatkan tekhnologi informatika jaringan komunikasi data. Sehingga pengaolahan ataas data-data yang ada akan lebih cepat dan akurat. Disamping itu keutuhan data dan keamanan data lebih terjjamin karena diterapkannya batasan-batasan atas pemakaian data sehingga penyebaran informasi hanya akan diterima oleh yang berhak.
Laporan Proyek Akhir ini akan menguraikan kegiatan kegiatan yang dihasilkan pada masing-masing tahap pengembangan. Disain sistem penjualan meliputi pendataan obat serta hasil laporan penjualan. Adapun program yang digunakan adalah program aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 Professional Edition, MySQL Server 5.1, MyODBC, dan Crystal Reports.
Manfaat yang paling mendasar dari Proyek Akhir ini adalah pengembangan sistem dari manual kesistem komputerisasi.
inayah-Nya kepada penulis sehingga laporan Proyek Akhir dengan
judul“KOMPUTERISASI SISTEM PENJUALAN PADA APOTEK R.S.I.A
IBU & ANAK BAHAGIA SEMARANG” dapat penulis selesaikan dengan rencana karena dukungan dari berrbagai pihak yang tidak ternilai harganya. Oleh karena itu penulis menyampaikan terimakasih kepada:
1. Dr.Ir.Edi Noersasongko, M.kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. Edi Mulyanto, Ssi,M.kom, selaku dekan Fasilkom.
3. Amiq Fahmi, M.kom selaku Ka.Progdi Manajemen Informatika(D-3). 4. Lalang Erawan, S.Kom selaku pembimbing Proyek Akhir yang
memberikan ide dan membantu semua yang berkaitan dengan penelitian serta referensi yang digunakan. Sehingga penulis dapat menyelesaikan Proyek Akhir ini.
5. Dosen-dosen pengampu di Program Studi Manajemen Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Dian Nuswntoro semarang yang telah memberikan ilmu dan pengalamanya masing-masing, sehingga penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang telah disampaikan.
6. Direksi serta semua staf Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Semarang yang telah memberikan data dan ijin penelitian untuk keperluan penyusunan Proyek Akhir ini hingga terbentuknya suatu aplikasi.
7. Kedua orang tua yang telah mensuport baik moril ataupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan Proyek Akhir ini.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan balasan yang setimpal bagi beliau-beliau, dan pada akhirnya penulis berharap bahwa penulisan laporan Proyek Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna sebagaimana fungsinya.
Semarang,
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
1.6.2 Metode Pengumupal Data...4
1.6.3 Metode Pengembangan...4
1.7 Sistematika Penulisan...6
BAB II LANDASAN TEORI...7
2.1 Landasan Teori ...7
2.2 Pengertian Sistem...7
2.3 Pengembangan Sistem...8
2.3.1 Pengertian Pengembangan Sistem...8
2.5.2 Tahap-Tahap Analisa...11
2.7 Sistem Yang Berkaitan...33
2.7.1 Pengertian Rumah Sakit...33
2.7.2 Pengertian Farmasi...33
2.7.3 Pengertian Apotek...34
2.7.4 Pengertian Perdagangan Eceran Obat...34
2.7.5 Pengertian Golongan Obat...34
2.7.6 Pengertian Penjualan...35
2.8 Tinjauan Tentang Visual Basic...36
2.8.1 Penerapan Sistem...36
2.8.2 Pengrtian Mysql...37
2.8.3 Cristal Report...37
2.8.4 My ODBC...38
BAB III TINJAUAN UMUM OBYEK PENELITIAN...40
3.1 Sejarah Berdirinya...40
3.2 Struktur Organisasi dan Job...40
3.3 Kedudukan dan Tugas...41
3.4 Narasi Resep...43
3.5 Narasi Non Resep...44
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN ...47
4.1 Perancangan Sistem Secara ...47
4.1.8 DFD Level 1 Penjualan...54
5.2 Saran-saran...67
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi...41
Gambar 3.2 FOD Resep...45
Gambar 3.3 FOD Resep Non Resep...46
Gambar 4.1 Contex Diagram...49
Gambar 4.2 Diagram Decomposisi...50
Gambar 4.3 DFD Level 0...52
Gambar 4.4 DFD Level 1 Pendataan...53
Gambar 4.4 DFD Level 1 Penjualan...54
Gambar 4.4 DFD Level 1 Laporan...55
Gambar 4.7 ERD...56
Gambar 4.8 Relationship table...58
Gambar 4.9 Desain Menu...62
Gambar 4.10 Input Konsumen...62
Gambar 4.11 Input Obat...63
Gambar 4.12 Input Jual...63
Gambar 4.13 Output Laporan Data Penjualan...64
Gambar 4.14 Output Laporan Data Obat...64
Gambar 4.15 Output Laporan Keuangan...64
Gambar 4.16 HIPO...65
Tabel 4.2.5.1 S.File Database Obat...58 Tabel 4.2.5.2 S.File Database Jual...58 Tabel 4.2.5.3 S.File Database Konsumen...58
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada saat ini perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan akan teknologi informasi sangat diperlukan baik di ruang lingkup pendidikan, sosial, serta dalam melakukan bisnis usaha dalam perusahaan atau perseorangan, dimana kegunaanya akan sangat dirasakan oleh para pelaku usaha. Dengan berdirinya banyak perusahaan, membuat persaingan maka akibatnya perusahaan tersebut tertinggal. Apalagi bagian teknologi informasi yang semakin pesat ini mengharuskan semua perusahaan ( swasta / negeri ) harus didukung dengan system komputerisasi yang mampu membuat mencakup persediaan dan penjualan barang serta laporan laba-rugi dan neraca. Dimana Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Dalam proses penjualan obat-obatan masih menggunakan system penjualan secara tertulis yang semuanya dilakukan secara manual, hal ini dirasakan menyulitkan bagi para karyawan di apotek tersebut akan berakibat kurang lancarnya kegiatan operasional perusahaan
Pada Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia pada saat ini kebutuhan penjualan sangat penting untuk operasional perusahaan tersebut. Pada Apotik R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia ini data-data yang ada diperusahaan ini masih dalam keadaan kurang rapi, sehingga untuk pencarian data bisa lebih lama prosesnya dan pada bagian satu dengan bagian yang lainnya juga sering terjadi percatatan data yang sama, dikarenakan antara bagian satu dengan yang lainnya kurang koordinasi.
Dalam suatu instansi atau perusahaan banyak sekali pengolahan-pengolahan data baik itu data pegawai, data keuangan, data persediaan barang, data penerimaan barang ataupun data-data yang lain. Dalam pengolahan data-data tersebut apabila dilakukan secara manual banyak sekali kesulitan yang akan dihadapi. Contohnya mengolah data pegawai sudah cukup sulit, terutama dalam perbaikan data pegawai, mencari data pegawai, mengelola arsip penerimaan dan persediaan barang dan sebagainya. Dalam perbaikan data akan mengeluarkan biaya yang lebih besar, karena harus membuat lagi pengolahan data yang baru. Dengan pertimbangan diatas maka sistem manual tidak efektif dengan perkembangan jaman sekarang ini, karena akan menyita waktu dan biaya.
Dengan memperhatikan seluruh uraian yang kemukakan diatas, penulis merasa tertarik untuk mengadakan penelitian dalam rangka penulisan Proyek Akhir dengan judul “KOMPUTERISASI SISTEM PENJUALAN PADA APOTIK R.S.I.A IBU & ANAK BAHAGIA SEMARANG”.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dalam penulisan proyek akhir ini dirumuskan suatu permasalahan yaitu “Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data obat didalam buku obat, karena pengarsipan data masih manual atau berbentuk buku dan Sistem pengolahan data Pendataan obat pada serta kemampuan penulis, maka dalam penulisan proyek akhir ini diberikan batasan masalah agar tidak menyimpang pada permasalahan, yaitu :
- Pendataan dokter, - Pendataan obat,
- Laporan pembayaran obat, - Pendataan pegawai.
1.4 Tujuan Proyek Akhir
dan Anak Bahagia Semarang sehingga dapat memberikan layanan yang efektif dan efisien bagi pihak rumah sakit maupun bagi masyarakat ataupun pasien.
1.5 Manfaat Proyek Akhir
Dari penulisan proyek akhir ini akan dapat diperoleh beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut :
1.5.1. Bagi Instansi
a. Membantu pihak Rumah Sakit agar cepat mendapatkan obat untuk pasien rawat inap secara cepat dan akurat.
b. Mengurangi kesalahan yang terjadi pada pengolahan data.
c. Pelayanan yang diberikan oleh pihak Apotik menjadi lebih efektif dan efisien.
1.5.2. Bagi Akademik
Untuk memberikan gambaran umum mengenai Sistem Penjualan Obat-obatan dan menambah wawasan sebagai tambahan literatur pada perpustakaan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
1.5.3. Bagi manyarakat / Pembaca
Manyakarat agar tahu akan system yang ada di Apotek tersebut efisien dan lebih cepat pekerjaan dari penjualan Apotek yang ada.
1.6 Metode Penelitan
1.6.2 Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data-data, keterangan serta informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan penelitian ini, digunakan dua macam data yaitu :
1. Data Primer
Data Primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumbernya, diamati dan dicatat untuk pertama kalinya. Data primer ini diperoleh dengan cara :
- Metode observasi; yaitu informasi yang diperoleh melalui kegiatan meninjau lokasi penelitian, yaitu Apotik R.S.I.A IBU & ANAK BAHAGIA SEMARANG Metode interview; merupakan cara pengumpula data dengan jalan melakukan tanya jawab dengan sumber-sumber informasi secara langsung.
2. Data Sekunder
Data Sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri pengumpulannya oleh peneliti, atau disebut juga data tambahan, yang diperoleh dalam bentuk jadi tanpa peneliti melakukan penelitian terlebih dahulu. Data ini diperoleh dari catatan lembaga dan literature diperpustakaan.
1.6.3 Metode Pengembangan Sistem
Metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan sistem adalah
System Development Life Cycle ( SDLC ) atau siklus hidup pengembangan sistem. Menurut Jogianto HM, 1995, SDLC merupakan suatu bentuk untuk mengembangan tahap utama dan langkah-langkah didalam tahapan tersebut dalam proses pengembanganya :
Tahap SDLC yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Tahap Perencanaan
Pada Tahap ini perlu dilakukan pendefinisian masalah untuk: 1. Menentukan prioritas penanganan masalah.
2. Mengetahui ruang lingkup permasalahan dan pokok permasalahan.
3. Mempelajari struktur dalam fungsi organisasi . b. Tahap Analisis
Mengadakan studi kelayakan terhadap organisasi pemakai dan melihat sistem lebih rinci kegiatan yang dilakukan :
1. Melakukan Wawancara
3. Mengembangkan alternatif pemecahan masalah c. Tahap Desain
Merupakan pengembangan, perencanaan, pembuatan design atau pengetesan dari berbagai elemen yang terpisah dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tahap ini menyangkut konfigurasi komponen-komponen Perangkat Lunak dan Perangkat Keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada tahap analisis sistem. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Membuat Contex Diagram
2. Membuat Data Flow Diagram
3. Membuat Entity Relationship Diagram 4. Desain Input dan Output
d. Tahap Seleksi Sistem
Bertujuan untuk memilih Software dan Hardware. e. Tahap Implementasi
Tahap ini merupakan tahap pengalihan sistem manual ke sistem komputerisasi, kegiatan yang dilakukan adalah :
1. Menerapkan sistem baru untuk mengganti sistem yang lama. 2. Melakukan evaluasi untuk kerja sistem baru.
3. Melakukan perbaikan untuk mengoptimalkan unjuk kerja pokok bahasan, maka dalam penulisan laporan dibagi dalam bab-bab dimana tiap bab diuraikan lagi menjadi sub-sub bab. Untuk lebih jelasnya dalam sistematika penulisan laporan ini dibagi kedalam lima bab antara lain :
Bab I PENDAHULUAN
Bab ini antara lain berisi latar belakang penelitian, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang tinjauan teoritis tentang permasalahan dan pemecahan masalah yang menjadi pokok permasalahan yang terjadi
Bab III TINJAUAN UMUM OBJEK PENELITIAN
Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan yang menjadi objek penelitian meliputi Sejarah singkat dari perusahaan tersebut, Struktur organisasi, tugas-tugas dan wewenang masing-masing bagian.
Bab IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini akan dijelaskan megenai perancangan dan pembahasan program sistem komputer untuk mendukung keputusan serta mencakup tentang rencana implemenasi dan pengujian program
Bab V PENUTUP
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
Di dalam sistem terdapat elemen-elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan, yaitu:
1. Tujuan Sistem
Merupakan tujuan akhir dibuatnya sistem tersebut. Tujuan ini bisa juga tujuan suatu organisasi dalam memecahkan suatu permasalahan.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem adalah aturan-aturan yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan. Dapat berupa aturan organisasi, jangka waktu atau pun jumlah biaya.
3. Kontrol Sistem
Kontrol adalah salah satu cara untuk mengawasi jalannya sistem. Dapat berupa pengawasan waktu pelaksanaan, pengawasan biaya dan sebagainya.
4. Masukan (Input)
Semua data yang digunakan dalam sistem, diterima dari elemen masukan, data dapat berupa jenis data, jumlah nilai dan sebagainya.
5. Proses
6. Keluaran (Output)
Merupakan hasil keluaran dari proses yang merupakan akhir dari sistem. Dapat berupa diagram, data laporan, grafik dan sebagainya.
7. Umpan balik
Ini adalah evaluasi terhadap dibuatnya sistem tersebut bagaimana pengaruhnya terhadap yang berkepentingan. Misalnya pengaruhnya terhadap suatu organisasi yang menerapkan sistem tersebut.
2.2 Pengembangan Sistem
2.2.1 Pengertian Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem berarti menyusun sistem yang baru dan menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
Beberapa hal mengapa sistem yang lama perlu diganti:
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama, berupa :
a. Ketidakberesan.
Ini menyebabkan sistem lama tidak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan , misalnya :
Timbulnya kecurangan-kecurangan dalam sistem yang menyebabkan keamanan dan kebenaran data tidak terjamin.
Tidak ditaatinya kebijakan yang sudah di tentukan. b. Pertumbuhan organisasi
9
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Perkembangan teknologi yang pesat memungkinkan organisasi menggunakan teknologi tersebut untuk dapat mengambil manfaat yang dapat diperoleh misalnya informasi pendukung keputusan, media iklan, dan sebagainya.
Bila kesempatan ini dimanfaatkan lebih dulu oleh organisasi pesaing, maka peluang-peluang pasar, peningkatan pelayanan akan diambil oleh pesaing organisasi.
3. Adanya intruksi-intruksi.
Penyusunan sistem baru juga dapat disebabkan oleh perintah dari pimpinan atau peraturan pemerintah yang baru.
Hal-hal yang diharapkan dari pengembangan sistem yang baru adalah (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999) :
a. Kinerja (Performance)
Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. dibandingkan dengan sistem yang lama.
b. Informasi (Information)
Peningkatan terhadap kualitas hasil informasi yang disajikan. c. Ekonomis (Economy)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan, dan penurunan biaya-biaya yang terjadi
d. Kendali (Control)
Peningkatan untuk mengendalikan sistem lebih baik, yaitu untuk mengendalikan kecurangan-kecurangan dan kesalahan-kesalahan yang akan terjadi.
e. Efisiensi (Efficiency)
f. Pelayanan (Services)
Peningkatan terhadap pelayanan sistem
2.2.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Sistem yang dikembangkan oleh suatu organisasi memerlukan banyak sumber daya dan waktu yang tidak sedikit untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakana sampai dengan diimplementasikan. Bila sistem yang sudah dibuat dan diimplementasikan timbul permasalahan-permasalahan maka perlu dikembangkan sistem yang baru lagi yaitu langkah-langkah yang dilakukan mulai dari awal kembali. Ini disebut dengan siklus hidup sistem (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
Siklus hidup pengembangan sistem adalah meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut:
1. Kebijakan dan perencanaan sistem 2. Analisa sistem
3. Desain sistem 4. Seleksi sistem 5. Implementasi sistem 6. Perawatan
2.3 Analisa Sistem
2.3.1 Pengertian Analisa Sistem
11
terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
2.3.2 Tahap – Tahap Analisa Sistem
Tahap analisa sebagi tahap yang kritis dan karena tahap pertama dan tahap berikutnya saling berhubungan, sehingga kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap desain sistem. Maka hal-hal tentang ketelitian, metode pengumpulan data dan keahlian seseorang sangat menentukan.
Untuk mengadakan penelitian terhadap sistem pengolahan data yang ada beberapa tahap yang harus diperhatikan adalah:
a. Identifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah, kebutuhan apa saja yang diperlukan oleh pemakai.
b. Identifikasi penyebab masalah
Aplikasi apa yang sedang ditangani dan kenapa aplikasi itu dibuat, seorang analis harus mampu mengidentifikasi hal tersebut.
c. Identifikasi titik keputusan
Ini menunjukkan suatu kondisi dimana kondisi ini menyebabkan kejadian lain.
d. Identifikasi personil kunci.
Siapa dan apa saja yang terlibat didalam masalah tersebut.
e. Memahami Kerja Sistem
1). Wawancara 2). Observasi 3). Kuesioner 4). Sampel
b. Membuat Penugasan Penelitian c. Membuat Agenda Wawancara d. Mengumpulkan Hasil Penelitian e. Menganalisis Sistem
Yaitu menganalisa kelemahan sistem yang terdiri dari :
Menganalisis Dokumen
Menganalisis Keadaan
Menganalisis Laporan
Menganalisis Teknologi
Menganalisis Distribusi Pekerjaan
Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen f. Laporan (Report)
Analisis telah dilakukan kemudian dilaporkan hasilnya yang isinya meluruskan pengertian yang salah mengenai apa yang telah ditemukan dalam menganalisa, tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
2.4 Desain Sistem
2.4.1 Pengertian Desain Sistem
Desain sistem adalah sebagai penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa hal elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
13
1. Mempelajari dan mengumpulkan data-data yang diperlukan sesuai dengan sistem yang akan dibuat.
2. Melakukan evaluasi serta merumuskan pelayanan sistem yang baru secara rinci.
3. Menganalisa kendala yang dihadapi dari permasalahan yang sering timbul dalam proses perencanaan sistem.
4. Menyusun kriteria tampilan yang akan dihasilkan secara keseluruhan sehigga dapat memudahkan dalam hal pengidentifikasian analisa dan evaluasi terhadap aspek yang ada. 5. Berdasarkan data – data yang ada, selanjutnya bisa disusun sistem
perbaikan terlaksana.
Tahap perancangan sistem ini mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komponen yang terlibat.
2.4.2 Alat Bantu Desain Sistem
2.4.2.1 Data Flow Diagram / DFD
DFD adalah suatu cara untuk menggambarkan model aliran data. Dari mana data berasal, proses apa yang dilalui, apa yang dihasilkan dan kemudian di mana data akan disimpan. (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
DFD dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu : a. DFD Contex
b. DFD leveled
DFD leveled adalah model yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja dan penyimpanan data.
Adapun simbol – simbol dari data flow diagram (DFD) adalah sebagai berikut :
Simbol Nama simbol dan keterangan
Proses
Digunakan untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat hanya menjadi satu keluaran atau sebaliknya.
Arus Data
Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari sistem dimana lokasi penyimpanan mewakili penyimpanan data
Simpanan Data
15
Kesatuan Luar
Melambangkan orang atau kelompok orang (Misalnya organisasi diluar sistem grup, departemen perusahaan pemerintah) yang merupakan asal atau tujuan data
Tabel 2.1
Tabel Simbol – Simbol DFD (Data Flow Diagram)
(Sumber : Jogiyanto H, MBA, Ph.D. ; 1999)
Dalam pembentukan DFD Conteks, beberapa hal perlu diperhatikan (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S. Kom., MM:2002):
1. Kelompok pemakai, baik pihak
internal atau eksternal perusahaan, dan departemen yang terkait, dimana sistem itu akan di gunakan, harus diidentifikasi secara rinci dan jangan sampai ada yang terlewatkan.
2. Kemungkinan kejadian-kejadian
yang akan terjadi dalam penggunaan sistem harus diidentifikasi secara lengkap.
3. Arah anak panah menunjukkan
aliran data jangan sampai terbalik agar dapat memberikan pemahaman yang benar terhadap seluruh proses sistem yang akan di bentuk.
4. Setiap kejadian digambarkan
2.4.2.2 Kamus Data (Data Dictionary )
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. Simbol-simbol yang ada dalam kamus data adalah sebagai berikut:
Simbol Keterangan
= Artinya adalah terdiri atas, diuraikan menjadi,
+ Artinya adalah dan
( ) Artinya adalah opsional(pilihan Boleh ada atau tidak)
[ ] Artinya adalah memilih salah satu alternatif, seleksi
{ } Artinya Pengulangan
** Artinya adalah komentar
@ Artinya adalah identifikasi atribut kunci
| Artinya adalah pemisahan alternatif [ ]
Tabel 2.2
Tabel simbol – simbol kamus data
(Sumber : Jogiyanto H, MBA, Ph.D.; 1999)
2.4.2.3 Diagram Hubungan Entitas (ERD)
17
2.4.2.3.1 Istilah didalam ERD
1. Entitas
Obyek yang terdiri dari elemen data yang dapat dibedakan dari objek lain.
Contoh: Pada persewaan mobil entitasnya Mobil, Penyewa.
Pada apotik rumah sakit entitasnya Obat, Suplier dan pasien
2. Atribut
Menjelaskan karakteristik entitas. Contoh:
Entitas mahasiswa mempunyai atribut nim, nama, alamat, tgl_lahir. Dan lain sebagainya. 3. Relasi (Relationship)
Asosiasi dari beberapa entias, yaitu hubungan antar entitas. Ada 3 macam relationship, yaitu:
a. Unary relationship
Relasi yang menghubungkan dari entitas-entitas satu sets.
Contoh. :
Keterangan: dosen senior membimbing dosen Yunior.
Dosen Membimbing
b. Binary Relationship
Relasi yang menghubungkan entitas-entitas dari 2 sets.
Contoh :
c. Ternary Relationship
Relasi yang menghubungkan 3 entitas Contoh:
2.4.2.3.2 Kardinalitas Relasi
Kardinalitas relasi adalah jumlah maksimal entitas yang dapat berelasi dengan entitas lain yang berada di kumpulan entitas lain. Yaitu:
1. Satu ke satu (One to One)
Setiap satu entitas pada himpunan A dapat dihubungnkan dengan satu entitas pada himpunan B dan sebaliknya.(Fathansyah, Ir:2002)
Gambar 2.3 : Implementasi relasi dua set
19
2. Satu ke banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan A dapat berhubungan dengan banyak pada setiap entitas himpunan B, namun tidak sebaliknya, setiap entitas himpunan B dapat berhubungan dengan paling banyak satu pada entitas himpunan A. (Fathansyah, Ir.:2002)
Gambar 2.6 Relasi satu ke banyak
3. Banyak ke satu (Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A paling banyak dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas B, namun tidak sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan semua entitas
Gambar 2.7 Relasi banyak ke satu
4. Banyak ke banyak (Many to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak pada entitas
Gambar 2.8 Relasi banyak ke banyak
himpunan B, dan sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A. (Fathansyah, Ir.:2002)
Adapun simbol simbol yang digunakan dalam
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai beikut :
Simbol Nama Simbol
ENTITAS
Digunakan untuk menggambarkan obyek. Yang dapat diidentifikasikan dalam lingkaran pemakai
ATRIBUT
Digunakan untuk menggambarkan elemen – elemen
21
dari suatu entitas, yang menggambaran karakter entitas.
HUBUNGAN
Entitas dapat behubungan satu sama lain. Hubungan ini disebut relasi
GARIS
Diguankan untuk menghubungkan entitas dengan entitas dan entitas dengan atribut
Tabel 2.3
Tabel Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
(Sumber : Fathansyah, Ir ;1999)
2.4.2.4 Database
Database adalah himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah atau diekploritasi secara cepat dan mudah untuk menghasilkan informasi. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S. Kom., MM. : 2002)
2.4.2.4.1 Hirarki Database
Tingkatan pengertian dari database : a. Database
Merupakan kumpulan file yang saling terkait satu sama lain, misalnya file induk karyawan, file gaji, file tunjangan.
b. File
c. Record
Record ialah kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu tertentu.
d. Field
Atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data seperti nama, alamat, dan sebagainya.
e. Byte
Yaitu atribut dari file yang berupa huruf yang membentuk nilai dari sebuah field, huruf tersebut dapat berupa numerik abjad atau karakter khusus.
f. Bit
Yaitu bagian terkecil dari data keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII nol atau satu yang membentuk bit terkecil.
2.4.2.4.2 Tipe File
a. File Induk
File ini merupakan file terpenting dalam suatu organisasi karena berisi record-record master tentang organisasi tersebut.
b. File Transaksi
23
c. File Laporan
File ini disebut juga dengan file hasil output yang berisi informasi yang merupakan hasil pengolahan dari data yang ada.
d. File Histori
File arsip yang berisi data masa lalu yang mungkin akan berguna.
e. File Salinan
Disebut juga file cadangan atau hasil backup dari data yang asli.
2.4.2.5 Diagram Alir Dokumen (Flow of Document)
Berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Pembuatan Diagram ini harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi.
Simbol Nama dan Keterangan
Dokumen
Untuk mendefinisikan dokumen bisa dalam bentuk surat, formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan.
Multi Dokumen
Pemasukan Data
Untuk mendefinisikan pemasukan data ( umumnya melalui keyboard atau input perangkat lainnya)
Proses Manual
Digunakan untuk mendefinisikan proses manual misalnya acc, pencampuran, terima gaji
Arsip / Dokumentasi
Untuk mendefinisikan dokumen yang diarsip
Proses Komputer
Untuk mendefinisikan proses yang dilakukan oleh komputer
misalnya penghitungan,
pencetakan laporan. dll
Display / layar Tampilan
Digunakn untuk mendefinisikan tampilan laporan di layar monitor.
Penghubung
Menghubungkan ke bagian alur dalam satu halaman yang sama.
Penghubung
25
dalam satu halaman yang tidak sama.
Magnetik Disk
Mendefiniskan menyimpan untuk data master
Online stroge
Untuk mendefinisikan
penyimpanan selain master misal transaksi, temporery dll
Prosedur yang tidak didefinisikan.
Mendifinisikan prosedur lain yang dibuat sebagai bagian dari sistem.
Kartu Plong
Mendefinisikan masukan atau keluaran yang menggunakan kartu plong.
Pita kertas berlubang
Untuk mendefinisikan masukan
atau pengeluaran yang
menggunakan pita ini.
Pita Magnetik
Drum magnetik
Mendefinisikan masukan atau keluaran yang menggunakan Drum magnetik.
Garis Lurus
Menunjukkan arus diproses
Tabel 2.4
Tabel Simbol – simbol diagram prosedur
(Sumber : Fathansyah,Ir ; 1999)
2.4.2.6 Normalisasi
2.4.2.6.1 Pengertian Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses yang berkaitan dengan model data relational untuk mengorganisasikan himpunan-himpunan data dengan ketergantungan/keterkaitan yang tinggi/erat.
Pengertian redundansi data dan inkonsistensi data. ialah sebagai berikut:
1. Kerangkapan data (Redundansi)
Munculnya data yang berulang pada file basis data yang semestinya tidak diperlukan.
Contoh:
Tabel mahasiswa
NIM Nama_mhs Alamat Tgl_lahir
27
Tabel KRS
NIM Nama_mhs Jml_mk Jml_sks
Data redundansi muncul karena adanya nama field yang sama pada 2 tabel yaitu Nama_mhs, ini akan menyebabkan data tidak konsisten, pemborosan media simpan, waktu akses yang lama.
2. Data tidak konsisten (Inkonsistensi)
Munculnya data yang berlainan dari pada field yang sama pada kedua tabel kunci yang sama. Ini disebabkan salah dalam melakukan input data.
Contoh:
Tabel mahasiswa
NIM Nama_mhs Alamat Tgl_lahir
A12.098 Putri Semarang 22/007/82
A12.099 Fitri Palembang 11/11/91
Tabel KRS
NIM Nama_mhs Jml_mk Jml_sks
A12.098 Umar dani 8 22
A12.099 Fitri 10 24
Tabel 2.6 Tabel contoh kerangkapan data 2
Tabel 2.7 Tabel contoh Inkonsistensi data 1
Terlihat kesalahan terjadi pada field (Nama_mhs) pada kedua tabel, nama mahasiswa tidak sama
2.4.2.6.2 Fungsi Normalisasi
Fungsidari normalisasi adalah sebagai berikut 1. Memudahkan identifikasi entitas/objek 2. Meminimalkan pengurangan informasi
3. Meminimalkan inkonsistensi data dalam database
4. Meminimalkan kemungkinan terjadinya anomali data ( terjadi penyimpangan akibat operasi penyisipan, penghapusan, dan pengubahan)
2.4.2.6.3 Bentuk-Bentuk Normal
1. Bentuk unormal
2. Bentuk normal pertama (1-NF) 3. Bentuk normal dua (2-NF) 4. Bentuk normal tigs (3-NF)
Langkah-langkah Normalisasi 1. Bentuk Unnormal
Data disimpan apa adanya tidak ada ketentuan mengikuti format tertentu, ada kemungkinan data tidak lengkap/rangkap
Contoh:
Tabel Bimbingan.
Kd_Dsn Nama_Dsn Mhs_Bimb
AD_073 Rizka andi, S kom Andi
29
AD_074 Ahmad Hani, MM Ela
Erto
Pada tabel bimbingan kd_dsn dan nama_dsn, isi field adalah tungggal yaitu, AD_074, Rizki Andi, S kom. Namun Mhs_Bimb rangkap jadi harus dijadikan 2-NF.
2. Bentuk Normal Pertama (1-NF)
Data disusun dalam bentuk flat file datar, data dibentuk record demi record, tiap field bernilai tunggal (atomic)
Tidak ada atribut yang berulang. Tabel Bimbingan.
Kd_Dsn Nama_Dsn Mhs_Bimb
AD_073 Rizka andi, S kom Andi
AD_073 Rizka andi, S kom budi
AD_073 Rizka andi, S kom eko
AD_074 Ahmad Hani, MM Ela
AD_074 Ahmad Hani, MM erto
3. Bentuk Normal Dua (2 NF)
Harus sudah memenuhi bentuk normal ke 2 (2-NF) dan setiap atribut bukan kunci utama bergantung secara fungsional pada semua atribut kunci, bukan hanya pada sebagian atribut kunci.
Tabel nilai
NIM KD_Mkuliah Nilai
Tabel 2.9 Contoh tabel bentuk unnormal
Tabel matakuliah
KD_Mkuliah Nama_mk
4. Bentuk Normal ke Tiga (3-NF)
Harus sudah memenuhi bentuk normal ke 2 (2-NF) dan setiap atribut bukan kunci tidak bergantung transitif pada atribut bukan kunci lainnya pada relasi tersebut.
Contoh:
Tabel nilai
NIM KD_Mkuliah Nilai Huruf
Tabel tidak memenuhi 3 –NF karena, ada atribut bukan kunci yaitu (Huruf), yang bergantung fungsional terhadap atribut bukan kunci yang lain yaitu (Nilai).
Tabel 2.12 Contoh 2 tabel matakuliah bentuk normal dua Tabel 2.11 Contoh tabel nilaibentuk normal dua
31
Sehinggga agar memenuhi 3-NF, maka tabel harus dipecah menjadi 2 (Dekomposisi).yaitu menjadi :
Tabel nilai
NIM KD_Mkuliah Nilai
Tabel huruf
Nilai Huruf
2.4.2.7 HIPO (Hirarchy Plus Input-Proses-Output) 2.4.2.7.1 Pengertian
HIPO berbasis pada fungsi, artinya tiap modul sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. HIPO berbentuk diagram yang menggambarkan hubungan dari fungsi sistem secara berjenjang (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
Hirarchy Plus Input-Proses-Output (HIPO) dapat digunakan sebagai alat pengembang sistem dan tehnik dokumentasi program. Sasaran utama dari HIPO adalah sebagai berikut:
a.Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.
b. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program.
c.Untuk menyediakan program yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi dari tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai.
2.4.7.2 Desain Masukan dan Keluaran (Input Output Design)
1. Desain Masukan (Input Design)
Dimulai dari dasar sebagai penangkap input pertama kali, karena bila dokumen dasar tidak di desain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Dokumen dasar biasanya terbentuk formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
2. Desain Keluaran (Output Design)
Dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem yang baru. Ada dua macam bentuk output di media perangkat lunak dalam bentuk dialog dilayar monitor.
Adapun tahap-tahap dalam desain sebagai berikut: (Jogiyanto H. MBA, Ph.D. ;1999)
33
Setelah input-output yang akan di desain telah dapat ditentukan maka parameter dari output selanjutnya juga dapat ditentukan.
2.5 Sistem yang Berkaitan Dengan Pengembangan Penelitian 2.5.1 Pengertian Rumah Sakit
Rumah sakit adalah suatu tempat pelayanan kesehatan bagi orang-orang yang menderita sakit yang membutuhkan perawatan dengan pelayanan khusus dibawah pengawasan dokter. Pengambilan objek penelitian terdapat di R.S.I.A Bahagia Semarang yang bertempat di Jl. Abdul Rahman Saleh No. 51 Semarang.
2.5.2 Pengertian Farmasi
Menurut undang-undang yang berlaku (PerMenKes No.918/MenKes/Per/X/1993) farmasi yang dimaksud obat adalah suatu bahan yang dimaksudkan untuk digunakan dalam menetapkan diagnosa, mencegah, mengurangi, menghilangkan, menyembuhkan penyakit / gejala penyakit, luka / kelainan badaniah dan rohaniah pada manusia. Obat tersebut sebagai barang persediaan yang diperoleh langsung dari Pedagang Besar Farmasi (PBF), ataupun supplier oleh perusahaan obat tersebut diteliti kembali dan dimaksudkan kegiatan-kegiatan yang sama jenisnya, dan setelah melalui beberapa proses yang diharapkan menjadi barang yang siap dipasarkan ke konsumen yang dibutuhkan.
2.5.3 Pengertian Apotek
Apotik adalah tempat tertentu dimana dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada masyarakat (pp No. 25 Tahun 1980 : PerMenKes No.922/MenKes/Per/X/1993).
Tugas dan fungsi apotek ialah : (PP No. 25 tahun 1980)
a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan.
b. Sarana farmasi yang melakukan peracikan pengubahab bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat.
c. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus penyebaran oabt yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
2.5.4 Pengertian Perdagangan Eceran Obat
Pedagang eceran obat diatur oleh (PerMenKes No. 167/Kab/B VII/72) ialah orang atau Badan Hukum Indonesia yang memiliki izin untuk menyimpan obat-obat bebas dan obat bebas terbatas ( daftar W ) untuk dijual secara eceran ditempat tertentu sesuai dengan syarat izinnya.
2.5.5 Pengertian Golongan Obat
Golongan obat adalah penggolongan yang dimaksud untuk peningkatan keamanan dan ketepatan pengganaan serta pengamanan distribusi yang terdiri dari obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, psikotropika dan naokotika.
Untuk mengawasi penggunaan obat oleh masyarakat serta untuk menjaga keamanan penggunaannya, maka dari apoteker pemerintah,1998 menggolongkan obat menjadi empat golongan yaitu :
1. obat yang dapat dijual bebas
2. obat yang termasuk dalam golongan obat bebas terbats ( dulu disebut obat daftar W ), yaitu obat keras dengan batasan jumlah dan kadar isi berkhasiat dan harus ada tanda peringatan ( P ) boleh dijual bebas.
35
4. obat narkotika ( dulu disebut obat daftar O = Opiat) untuk memperoleh harus dengan resep dokter dan apotek diwajibkan melaporkan jumlah dan macamnya.
2.5.6 Pengertian Penjualan
Tidak ada kegiatan bisnis yang bnyak didiskusikan sebanyak yang disebut orang sebagai kegiatan menjual, berhubungan langsung dengan kegiatan dalam peranannya sebagai konsumen (Geogref Lancarter, David Jobber, 1990).
Penjulan adalah kegiatan manusia yang di arahkan untuk memenuhi dan memuaskan kebutuhan serta keinginan melalui pertukaran (Sotjan Assauri, 1992)
Penjualan dapat didefinisikan sebagai kegiatan pelengkap atau suplemen dari pembelian untuk memungkinkan terjadinya transaksi yang terjadi dari serangkaian kegiatan yang meliputi penciptakan permintaan (Demand) menemukan si pembeli, harga dan syarat pembayaran.
Beberapa asumsi yang ada didalam penjualan :
- Penjulan adalah proses pengeluaran barang dari produsen ke komsumen secara periodik.
- Penjulan merupakan transaksi yang mengakibatkan berpidahnya hak atau perpindahnya tangan dari penjual ke pembeli dengan cara pertukaran barang atau jasa dengan uang, selain itu juga dapat dikatakan sebagai suatu transaksi perubahan nilai barang atau jasa menjadi nilai uang atau piutang dagang (Jogiyanto , 1992).
meskipun namanya penunjang fungsi itu penting untuk keberhasilan penjualan dalam jangka panjang.
2.6 Tinjauan Tentang Visual Basic 6.0,MySql dan Cristal Report 2.6.1 Penerapan Sistem dalam Program
Dari sekian banyak bahasa pemrograman visual yang ada saat ini adalah Visual Basic 6.0 merupakan salah satu yang termudah untuk dipahami dan dipelajari. Visual Basic 6.0 adalah Bahasa pemrograman Event-Driven yang berasal dari kata Basic. Event-Driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu . Misalnya tombol klik atau menu dipilih, ketika event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan.(Wiryanto Dewobroto,2004)
Visual Basic yang dikeluarkan Microsoft adalah: 1. Standart Edition
Standart Edition sangat direkomendasikan bagi pemula yang ingin mempelajari Visual Basic 6.0,mempunyai vasilitas sebagai berikut:
a. Kemampuan aplikasi 32 bit yang berjalan di Microsoft windows 9x dan windows NT untuk pemula.
b. Terdiri dari kontrol-kontrol seperti grid,tab dan data bound. c. Termasuk learn Visual Basic now dan online help.
d. Microsoft developer network CD berisi documenter. 2.Profesional Edition
Profesional Edition umumnya digunakan oleh para professional yang sudah cukup mendalami Visual Basic 6.0 tidak terlalu banyak perbedaan dengan Standart Edition, hanya ada beberapa tambahan diantaranya:
a. Active Control termasuk internet control b. IIS (Internet Information Server)
37
d. Enterprise Edition.
2.6.2 Pengertian MySQL
Mysql adalah database server relasi yang bertugas melayani permintaan data dari client yang dikembangkan oleh MYSQL AB. dengan menggunakan bahasa query standar SQL (Structured Query language). MySQL merupakan salah satu dari sekian banyak database yang populer saat ini karena kecepatan, dan keamanannya maka jenis database ini cocok jika digunakan pada aplikasi berbasis internet. Mysql juga database relasi gratis dibawah lisensi GNU (General PublicLisensi), (Firrar utdirartatmo:2002).
Mysql tersedia dalam dua flatform yaitu linux dan windows, dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan flatform windows.
2.6.3 Cristal Report
Cristal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dengan program Visual Basic 6.0 tetapi keduanya dapat dihubungkan (Link age), mencetak dengan cristal report hasilnya lebih baik dan lebih mudah (Madcoms,2002.hal:415).
2.6.4 My ODBC
Adalah sebuah komponen untuk membuat hubungan antara database MYSQL dengan berbagai aplikasi baik visual ataupun non visual. My ODBC merupakan sebuah Driver ODBC – 32 Bit yang menciptakan hubungan antara program aplikasi dengan berbagai database ( khususnya MYSQL).
BAB III
TINJAUAN UMUM OBJEK PENELITIAN
3.1 Sejarah Berdirinya
Apotek RSIA Bahagia Semarang merupakan Apotek yang bergerak dalam bidang penjualan obat-obatan, dimana dalam penjualan obat tersebut menjual berbagai macam obat yang dibutuhkan dalam persalinan dan tersedia juga obat yang banyak dibutuhkan oleh konsumen.
Apotek RSIA Bahagia Semarang ini mulai melakukan kegiatan transaksi penjualan sekitar tahun 1994 pada waktu itu skala pemasaran maupun lingkup apotek masih sangat kecil. Dilihat dari berbagai perkembangan yang ada saat berdiri sampai sekarang, area Jawa Tengah dirasa begitu potensial untuk target pemasaran obat tersebut, oleh karena itu diperlukan peningkatan manajemen dan pemasaran, baik dari meningkatnya volume pemasaran, pelayanan sampai harga yang dapat terjangkau oleh konsumen sehingga semua produk dapat dinikmati oleh semua konsumen yang membutuhkan dan diharapkan dapat mencapai target pemasaran produk (Obat) sampai keluar daerah.
Melihat perkembangan yang begitu pesat, maka tanggal 12 September 2006 Apotek RSIA Bahagia Semarang mengajukan suatu rekomendasi kepada Dinas kesehatan Jawa tengah agar mendapatkan pengakuan resmi tentang mutu produk yang dijual dan dipasarkan dari apotek.
3.2 Struktur Organisasi
A. Struktur Organisasi
Adapun bagan yang menunjukkan Struktur Organisasi yang ada pada Apotek RSIA Bahagia Semarang dapat dilihat pada gambar berikut:
39
KEPALA APOTEK
UMUM RESEP
BAGIAN PENJUALAN BAGIAN OBAT BAGIAN
Description
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek
Dengan melihat struktur organisasi pada apotik RSIA Bahagia Semarang maka jelaslah bahwa organisasi yang ditetapkan berbentuk organisasi garis lurus, hal ini terlihat adanya ciri-ciri dari apotek tersebut yaitu sebagai berikut:
1. Wewenang langsung dari pimpinan sampai bawahan dan adanya pemisahan kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas dan tegas.
2. Setiap bawahan hanya bertanggung jawab kepada satu atasan saja, dimana perintah diterima bawahan tersebut dari satu orang.
3.3 Kedudukan dan Tugas
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian organisasi sebagai berikut:
1. Kepala Apotek
a. Mengelola apotik sebaik-baiknya dengan bantuan seluruh bagian yang ada dalam apotek.
b. Bertanggung jawab atas ketidakstabilan apotik.
41
d. Memiliki kewenangan memberikan keputusan akhir dalam setiap masalah yang bersifat keseluruhan atau umum.
2. Bagian Administrasi
a. Melakukan pencatatan dan pelaporan pemasukan dan pengeluaran uang dalam satu periode.
b. Mengelola dan menyimpan berkas-berkas apotik.
3. Bagian Penjualan
a. Bertugas terhadap kegiatan penjualan.
b. Bertanggung jawab atas nota-nota penjualan produk.
c. Menjaga kelancaran dalam melanyani penjualan obat terhadap konsumen atau pelanggan.
d. Berwewenang mengambil tindakan yang sekiranya perlu untuk menjaga kestabilan dan kelancaran penjualan produk.
4. Bagian Obat
a. Bertugas membantu lancarnya lanyanan penjualan untuk mengambil obat pada bagian penjualan yang dipesan oleh konsumen atau pelanggan.
b. Bertanggung jawab atas kelancaran pendistribusian produk baik produk yang masuk maupun prosuk yang keluar.
c. Mengontrol secara rutin persediaan barang yang ada.
3.3 Narasi
KONSUMEN BAG. PENJUALAN BAG. OBAT ADMINISTRASI
Input data obat berstruk
Konsumen datang pesan obat langsung kebagian penjualan dengan menyerahkan resep obat, kemudian bagian penjualan mencatat data obat kedalam buku dan disimpan oleh bagian penjualan, Resep dan data konsumen diserahkan kebagian obat.
Setelah resep dan data konsumen diterima oleh bagian obat kemudian melihat dan mencarikan obat kedalam daftar obat. Setelah obat ketemu dan obat masih ada, lalu mengambil obat tersebut sesuai resep obat, sebelum diserahkan kembali kebagian penjualan bagian obat mencatat buku obat.
Dari bagian penjualan buat nota jual rangkap 2, kemudian nota 1 diarsip oleh bagian penjualan dan nota 2, resep obat dan data konsumendiserahkan kekonsumen untuk di ACC berserta Uang. Setelah dia ACC oleh konsumen resep obat , nota jual 2 dan data konsumen diserahkan kebagian administrasi. Di administrasi menginput ( Barkade )resep obat dan cetak struk. Terus bagian administrasi mengarsip data konsumen , sementara nota jaual 2, resep obat dan struk diserahkan kepada konsumen untuk diarsip.
Prosedur penjualan pada Apotik RSIA Bahagia Semarang Non Resep
Konsumen datang memberikan data obat kepada bagian penjualan, penjual langsung mencari obat tersebut didalam etalase. Setelah terlihat ada dan ketemu penjual mencatat buku obat. Penjual juga membuat nota jual rangkap 2. satu nota jual 1 diarsip oleh bagian penjual.
KONSUMEN BAG. PENJUALAN ADMINISTRASI
Input data obat berstruk
Data Obat Nota Jual 2
A
4.1 Perancangan Sistem Secara Umum
Identifikasi Data dan InformasiIdentifikasi Data
Data Obat
Data Konsumen
Data resep
Data Penjualan
Identifikasi Informasi
Laporan Data Obat
Laporan Data Penjualan
Laporan Keuangan
Nota Penjualan
Bukti Resep
Bukti Pembayaran
Identifikasi Sumber Data dan Tujuan Informasi
Identifikasi Sumber Data
a. Konsumen
- Data Konsumen - Data Resep
b. Administrasi
- Data Penjualan
c. Bagian Obat
- Data Obat
Identifikasi Tujuan Informasi
a. Pimpinan
- Laporan Data Penjualan - Laporan Keuangan - Laporan Data Obat b. Konsumen
- Bukti Pembayaran c. Bagian Obat
- Bukti Resep d. Administrasi
- Nota Penjualan
Context Diagram
Pada Contex Diagram Sistem Penjualan pada Apotek R.S.I.A terdiri dari empat entitas luar yaitu Konsumen, Bagian Obat,
Administrasi dan Pimpinan. Pada entitas Konsumen terdapat Data Konsumen, Data Resep dan Bukti Pembayaran. Pada entitas Bagian Obat terdapat Data Obat, Bukti Resep. Pada entitas Administrasi terdapat Nota Penjualan dan Data Penjualan pada entitas Pimpinan terdapat laporan data Penjualan, laporan data obat dan laporan Keuangan.
Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram Decomposition
Diagram Decomposition atau jenjang diagram, menjelaskan bahwa proses yang terjadi pada Context Diagram adalah sistem Penjualan Pada Apotek R.S.I.A. sistem ini membentuk proses Penjualan data Apotek dan pembuatan laporan .
Gambar 4.2 Diagram Decomposition
Identifikasi Proses / Event List
1. Pendataan
Mencatat Data Obat
Mencatat Data Konsumen
2. Penjualan
Membuat Nota Penjualan
Membuat Bukti Pembayaran
Bukti Resep 3. Laporan
Membuat Laporan Data Penjualan
Membuat Laporan Keuangan
Tingkatan DFD Level 0
Gambar 4.3 : DFD Level 0
Gambar 4.4 : DFD Leveled Pendataan
DFD Level 1 Penjualan
Gambar 4.5 : DFD Leveled Penjualan
Gambar 4.6 : DFD Leveled Laporan
4.1 Perancangan Sistem Secara Rinci
4.1.1 ERD ( Entity Relationship Diagram )
Gambar 4.5 ERD ( Entity Relationship Data)
4.1.2 Implementasi ERD ke Tabel
Tabel 4.2.1 Implementasi ERD Ke Tabel
Tabel Obat
Kd_Obat Nm_Obat Satuan Hrg_Satuan Jenis_Obat Aturan
Tabel Jual
Kd_Obat Kd_Kons Tgl_Jual Jml_Jual No_Faktur Jml_Obat
Tabel Konsumen
Kd_Kons Nm_Kons Alamat Kota Telp Tgl_lhr Tmpt_lhr
4.1.3 Normalisasi
Untuk membuat desain database pendataan Konsumen R.S.I.A dapat dilakukan melalui suatu proses normalisasi yang berfungsi untuk
mengorganisasikan kembali beberapa data yang berulang-ulang dalam suatu file. Selanjutnya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut:
Tabel Obat
Kd_Obat Nm_Obat Satuan Hrg_Satuan Jenis_Obat Aturan
a. Pengecekan Normal Pertama
Jika semua atirbut hanya memiliki nilai tunggal atau menghilangkan bentuk yang berulang-ulang. Dalam table Obat semua atribut hanya memiliki nilai tunggal, maka Obat memenuhi bentuk normal ke satu.
b. Pengecekan Normal Kedua
Tabel Obat memnuhi normal kesatu dan setiap atribut yang bukan kunci utama (Nm_Obat, Satuan, Hrg_Satuan, Jenis_Obat, Autran) tergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama( Kd_Obat).
Tabel Jual
Kd_Obat Kd_Kons Tgl_Jual Jml_Jual No_Faktur Jml_obat
a. Pengecekan Normal Pertama
Jika semua atirbut hanya memiliki nilai tunggal atau menghilangkan bentuk yang berulang-ulang. Dalam table Jual semua atribut hanya
memiliki nilai tunggal, maka Jual memenuhi bentuk normal ke satu. b. Pengecekan Normal Kedua
Kd_Obat Kd_Kons Tgl_Jual Jml_Jual No_Faktur Jml_obat
Kd_Obat, Kd_Kons Tgl_Jual, Jml_Jual, No_Faktur, Jml_Obat Tabel Penjualan memenuhi normal kesatu dan setiap atribut yang bukan kunci utama ( Tgl_Jual, Jml_jual, No_Faktur, Jml_Obat ) tergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama( Kd_Obat, Kd_Kons ).
c. Pengecekan Normal Ketiga
Tabel Penjualan memenuhi normal kedua dan tidak ada atribut bukan kunci utama yang tergantung secara transitif pada kunci utama (Kd_Obat, Kd_Kons).
Tabel Konsumen
Kd_Kons Nm_Kons Alamat Kota Telp Tgl_lhr Tmpt_lhr
a. Pengecekan Normal Pertama
Jika semua atirbut hanya memiliki nilai tunggal atau menghilangkan bentuk yang berulang-ulang. Dalam table Konsumen semua atribut hanya memiliki nilai tunggal, maka Konsumen memenuhi bentuk normal ke satu.
b. Pengecekan Normal Kedua
Tabel Konsumen memnuhi normal kesatu dan setiap atribut yang bukan kunci utama (Nm_Kons, Alamat, Kota, Telp, Tgl_lhr, Tmpt_lhr) tergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama( Kd_Kons).
4.1.4 Relationship Table
Dari normalisasi maka diperoleh tabel-tabel sebagai berikut:
Obat Jual
Konsumen
Gambar 4.6 Relationship Table
4.1.5 Struktur Tabel ( Relationship Table )
Dimaksudkan untuk mendefinisikan isi struktur dari tiap-tiap file yang digunakan.Struktur file database yang digunakan dalam Sistem Komputerisasi Penjualan R.S.I.A Bahagia adalah :
1 Tabel Obat
Nama file : Obat dbf
Field Kunci : Kd_Obat
Fungsi : Menyimpan Data Obat
No Field Name Type Width Description
1 Kd_Obat Character 8 Kode Obat
2 Nm_Obat Character 25 Nama Obat
3 Satuan Character 15 Satuan
4 Hrg_Satuan Numeric 20 Harga Satuan
5 Jenis_Obat Character 20 Jenis Obat
6 Aturan Character 50 Aturan
7 Stok Numeric 15 Stok Obat
Tabel 4.2.7 Struktur File Database Obat
1 Tabel Jual
Nama file : Jual dbf
Field Kunci : Kd_Obat, Kd_Kons
Fungsi : Menyimpan Data Jual
No Field Name Type Width Description
1 Kd_Obat Character 5 Kode Obat
2 Kd_Kons Character 25 Kode Konsumen
3 No_Faktur Character 15 Nomor Faktur
4 Tgl_Jual Date 8 Tanggal Jual
5 Jml_Obat Numeric 15 Jumlah Obat
6 Stok Numeric 15 Stok Obat
7 Total Numeric 20 Total
Tabel 4.2.7 Struktur File Database Jual
1 Tabel Konsumen
Nama file : Konsumen dbf
Field Kunci : Kd_Kons
Fungsi : Menyimpan Data Konsumen
No Field Name Type Width Description
1 Kd_Kons Character 5 Kode Konsumen
2 Nm_Kons Character 30 Nama Konsumen
3 Alamat Character 30 Alamat Konsumen
4 Kota Character 20 Kota Konsumen
5 Telp Numeric 20 Telepon Konsumen
6 Tgl_lhr Date 8 Tanggal Lahir Konsumen
7 Tmpt_lhr Character 20 Tempat Lahir Konsumen
Tabel 4.2.2 Struktur File Database Konsumen
4.1.6 Data Dictionary ( Kamus Data )
1 Data Obat
Obat = Kd_Obat + Nm_Obat + Satuan +
Hrg_Satuan + Jenis_Obat + Aturan
Kd_Obat = 8 {Character} 8
Nm_Obat = 1 {Character} 25
Satuan = 1 {Character} 15
Hrg_Satuan = 20 {Numeric} 20
Jenis_Obat = 1 {Character} 20
Aturan = 1 {Character} 20
Stok = 1 {Numeric } 15
Character = [ 0-9 | a-z | A-Z ]
Numeric = [ 0-9 ]
1 Data Jual
Jual = Kd_Obat + Kd_Kons + No_Faktur +
Tgl_Jual + Jml_Jual + Jml_Obat
Kd_Obat = 8 {Character} 8
Kd_Kons = 1 {Character} 25
No_Faktur = 1 { Numeric } 7
Total = 1 { Numeric }15
2 Data Konsumen
Konsumen = Kd_Kons + Nm_Kons + Alamat + Kota +
Telp + Tgl_lhr + Tmpt_lhr
Kd_Kons = 5 {Character}8
Nm_Kons = 1 {Character}30
Alamat = 1 {Character}30
Kota = 1 {Character} 20
Telp = 1 { Numeric } 20
Tgl_lhr = 1 {Date } 8
Tmpt_lhr = 1 {Character } 15
Character = [ 0-9 | a-z | A-Z ]
4.2 Diagram Input Output
Desain Menu
59
Gambar 4.7 Desain Input Menu
Desain Input Konsumen
Gambar 4.8 Desain Input Konsumen
Desain Input Obat Kode Konsumen Nama Konsumen Alamat
Kota Telepon Tanggal Lahir Tempat Lahir
Kode Obat Nama Obat Satuan Harga Satuan Jenis Obat Aturan Stok
Gambar 4.9 Desain Input Obat
Desain Input Jual
Gambar 4.10 Desain Input Jual Desain Output Laporan Data Penjualan
61
No Faktur
Kode Konsumen Nama Konsumen
Kode Obat Nama Obat
Tanggal Jual Jumlah Obat Total
Laporan Data Penjualan
Apotek R.S.I.A Bahagia Semarang
Tanggal : 29/01/2009 Hal : 1
Gambar 4.11 Desain Output Laporan Data Penjualan
Desain Output Laporan Data Obat
Gambar 4.12 Desain Output Laporan Data Obat
Desain Output Laporan Keuangan
Gambar 4.13 Desain Output Laporan Keuangan
4.3 Desain HIPO
4.4.1 HIPO Menu Utama
Laporan Data Obat
Apotek R.S.I.A. Bahagia Semarang
Tanggal : 29/01/2009 Hal : 1
Kd_obat Nm_obat Satuan Hrg_satuan Jenis_Obat Aturan
Total Obat
Laporan Keuangan
Apotek R.S.I.A. Bahagia Semarang
Tanggal : 29/01/2009 Hal : 1
Kd_obat Nm_obat No_Faktur Kd_Kons Nm_Kons Total
Gambar 4.14 HIPO Menu Utama
4.4.2 HIPO File Pendataan
Gambar 4.15 HIPO File Pendataan
4.4.3 HIPO File Penjualan
Gambar 4.15 HIPO File Penjualan 4.4.4 HIPO File Laporan
63
Menu atama
Pendataan Transaksi Laporan Utility Log Out Log In Keluar
Pendataan
Pendataan
Obat KonsumenPendataan
Laporan
Laporan Keuangan
Laporan Data
Obat Laporan Data Penjualan
Penjualan
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Pada sistem yang berjalan sekarang ini, seperti penyediaan Sistem yang dilakukan masih secara manual, ssehingga sistem Pendataan Obat maupun konsumen yang dijalankan pada Klinik Apotek R.S.I.A Ibu & Anak Bahagia Semarang kurang efektif dan efisien.
Dengan masalah tersebut diatas penulis menarik kesimpulan :
1 Dengan adanya system komputerisasi yang dibuat penulis pekerjaan yang secara pencarian data manual ataupun secara tertulis lebih efektif dan lebih cepat pekerjaannya.
2 Dengan digunakan komputerisasi sistem pendataan obat yang mengatur secara otomatis sehingga dapat memudahkan serta melancarkan proses transaksi penjualan pada Apotek yang dijalankan semakin lama semakin mengalami meningkat, jumlah konsumen juga semakin banyak yang mau membeli obat.
5.2 Saran-Saran
Dari pengamatan perancangan sistem ini, penulis dapat memberikan saran-saran sebagai berikut:
1 Peningkatan Sumber Daya Manusia system yang ada juga perlu didukung perangkat-perangkat yang cukup baik software / hardware.
2 Pemisahan tugas dan tangguing jawab yang jelas dan tegas antara personil-personil dalam organisasi akan membantu kelancaran kerja termasuk hal pengolahan data.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Azwar Azrul, M.PH. Pengantar Administrasi Kesehatan, 1998 [2] Fathansyah, Basis Data, informatika Bandung, 1999
[3] Husni Iskandar Pohan dan Kusnariyanto Saiful Bahri, UPT Pusat Komputer Piksi ITB, Pengantar Perancangan Sistem, Bandung, 2002
[4] Jogiyanto Hartanto, MBa, PHd. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Pendekatan dan Praktek Aplikasi Bisnis,Penerbit. Andi Yogyakarta,1999
[6] Jugiyanto, H.M, Analisa dan Desain Sistem Informasi, Cetakan Keempat, Andi OFFset, Yogyakarta,
[7] 2000Wiryanto Dewobroto, Pemrograman Basis Data Visual Basic 6.0,
