LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Media Baru telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Agustus 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 11 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis media baru sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip media baru merupakan tanggung jawab Lembaga Kearsipan baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip media baru disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, guide, senarai maupun inventaris arsip media baru. Disinilah peran Direktorat Pengolahan Arsip.
Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip media baru yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap Penyusunan Guide Arsip Media Baru.
2
-B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah kerja dalam menyusun guide arsip media baru. Tujuan prosedur tetap ini sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Sub Direktorat Pengolahan Arsip Media Baru, sehingga guide arsip media baru yang disusun memiliki relevansi atas unsur-unsur yang dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Guide Arsip Media Baru ini berlaku dan digunakan di lingkungan Unit Pengolahan Arsip Media Baru. Prosedur Tetap ini meliputi penyusunan guide arsip media baru, identifikasi arsip media baru, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber dan referensi, penulisan guide arsip media baru, penilaian dan penelaahan, penyempurnaan guide arsip media baru, pengesahan guide arsip media baru
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media baru adalah arsip elektronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas misalnya: foto, film, video, kaset rekaman suara, mikrofilm, mikrofis.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 3
-a. Arsip Foto adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam citra gambar diam, tidak bergerak.
b. Arsip Film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan peralatan khusus. c. Arsip Video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving
images), terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik
yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.
d. Arsip Rekaman Suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
e. Arsip Mikrofilm adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam mikrofotograf di atas bahan film.
f. Arsip Mikrofis adalah arsip yang terekam dalam selembar mikrofilm yang berisikan citra-mikro yang banyak dalam suatu pola yang menggunakan garis-garis jeruji yang paralel.
g. Arsip Elektronik adalah arsip yang isi informasi direkam dalam media magnetik maupun digital, untuk membacanya menggunakan perangkat elektronik, yang termasuk kategori arsip elektronik adalah CD, DVD, floppy disk.
2. Guide Arsip Media Baru adalah salah satu sarana penemuan arsip berdasarkan tema tertentu yang diambil dari berbagai daftar/inventaris arsip media baru.
3. Identifikasi Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan pendataan arsip media baru secara langsung di lokasi penyimpanan arsip media baru baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.
4. Pejabat Yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani Prosedur Tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 5. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah suatu kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip media baru yang akan diolah.
6. Pengesahan Guide Arsip Media Baru adalah suatu kegiatan melakukan legalisasi hasil penyempurnaan Guide Arsip Media Baru dari pimpinan yang berwewenang.
7. Penilaian dan Penelahaan adalah kegiatan penelaahan terhadap hasil penulisan guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan Arsip.
8. Penulisan Guide Arsip Media Baru adalah kegiatan penulisan mengenai suatu khasanah arsip media baru ke dalam suatu tema guide arsip media baru.
9. Penyempurnaan adalah suatu kegiatan penyempurnaan dan editing terhadap Guide Arsip Media Baru yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang.
4
-10. Prosedur Tetap adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.
11. Rencana Teknis adalah suatu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan Penyusunan Guide Arsip Media Baru.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 5
-BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
Prosedur Penyusunan Guide Arsip Media Baru melalui tahapan sebagai berikut: 1. Identifikasi Arsip Media Baru, Sistem dan Provenance.
Penyusunan Guide Arsip Media Baru dimulai dari kegiatan mengidentifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan, dan provenance arsip media baru, hal ini untuk mempermudah proses penyusunan kegiatan rencana teknis.
2. Penyusunan Rencana Teknis
Rencana teknis ini disusun dengan berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang perincian biaya, waktu, dan pelaksanaan kegiatan dalam mengolah arsip media baru.
3. Penelusuran Sumber dan Referensi
Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan guide arsip media baru melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan/instansi terkait/lembaga pencipta arsip.
4. Penulisan Guide Arsip Media Baru
Dalam Penulisan Guide Arsip Media Baru diawali dengan kegiatan penentuan tema yang akan dibuat, kemudian melakukan perumusan materi prosedur tetap guide yang akan dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip media baru, sistem penataan maupun provenance yang diberlakukan di ANRI. Pada penyusunan penulisan guide ini dibuat skema isi guide yang terdiri dari daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks, dan daftar singkatan.
5. Penilaian dan Penelaahan
Guide arsip yang telah disusun kemudian dinilai dan ditelaah informasinya untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan. 6. Penyempurnaan Guide Arsip Media Baru
Apabila dalam penyusunan guide arsip media baru ada masukkan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru dan Direktur Pengolahan, maka perlu dilakukan penyempurnaan dan perbaikan untuk kesempurnaan Guide Arsip Media Baru.
7. Pengesahan
Sebelum Guide Arsip Media Baru disajikan kepada pengguna arsip melalui Unit Layanan Informasi dan diserahkan kepada Unit Depo Penyimpanan Arsip Media Baru sebagai jalan masuk, maka harus dilakukan pengesahan terlebih dahulu oleh Direktur Pengolahan Arsip.
6
-BAB III PENUTUP
Penyusunan Prosedur Tetap Guide Arsip Media Baru ini merupakan salah satu upaya ANRI untuk memberi pelayanan yang lebih baik kepada pengguna arsip. Melalui Prosedur Tetap Guide Arsip Media Baru ini diharapkan mampu memberikan gambaran tentang arsip media baru yang tersimpan di ANRI, hal ini untuk memudahkan dalam penelusuran arsip media baru.
Dengan adanya Prosedur Tetap Guide Arsip Media Baru diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelayanan arsip media baru dan buku pegangan petugas Depo Penyimpanan Arsip Media Baru dalam penemuan kembali arsip media baru yang diperlukan oleh pengguna.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Agustus 2009 DIREKTUR PENGOLAHAN,
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 11 TAHUN 2009
TENTANG
2
-DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK ARSIP, SISTEM, DAN PROVENANCE ARSIP MEDIA BARU
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP BERBAHASA ASING DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
E. DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
F. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
G. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP BARU H. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 3
-DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Melaksanakan Identifikasi
Arsip, Sistem dan Provenance
2 Menyusun Rencana Teknis
3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi
4 Penulisan Guide Arsip Media Baru
5 Penilaian dan Penelaahan Guide Arsip Media Baru
6 Penyempurnaan Guide Arsip Media Baru
7 Pengesahan Prosedur Tetap Guide Arsip Media Baru
Norma waktu: 1 khasanah per tahun
4
-DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI ARSIP DALAM PENYUSUNAN GUIDE
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Mengajukan draf program
identifikasi arsip, sistem dan
provenance arsip yang akan
diolah ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
2 Memberikan arahan kepada arsiparis tentang teknik identifikasi arsip media baru
3 Membuat revisi draf program identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan rencana program identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke
Direktur Pengolahan 5 Menilai dan mengarahkan
ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru tentang teknik identifikasi arsip 6 Melakukan koordinasi
dengan Direktur Preservasi
7 Memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip media Baru
8 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo Penyimpanan Arsip Media Baru
9 Membuat laporan hasil identifikasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 5 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 10 Menyampaikan Laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan
11 Menyampaikan laporan survei ke Direktur Pengolahan
12 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang tema guide yang akan dibuat
6
-DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Mengajukan draf rencana
teknis penyusunan guide arsip media baru yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru 2 Memberikan arahan kepada
Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Meerevisi draf rencana teknis setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis
6 Merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draf penyusunan rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas tema guide arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 7
-DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN GUIDE
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Mengajukan draf surat
permohonan melakukan penelusuran sumber kepada instansi terkait ke Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru 2 Memberikan arahan kepada
Arsiparis tentang draft surat korespondensi
3 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan draf surat korespondensi ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit tentang draft surat korespondensi yang akan di tanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip
6 Melakukan penyempurnaan terhadap draf surat
korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip
8 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru melakukan penelusuran sumber/referensi ke instansi terkait
9 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait
8 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 10 Melakukan identifikasi
terhadap khasanah arsip media baru pada instansi terkait
11 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip media baru
12 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip media baru
13 Tersedianya guide arsip media baru
14 Hasil penelusuran sumber dan bahan referensi ke instansi terkait dibuat laporan
15 Kasubdit Pengolahan
menyampaikan laporan survei ke Direktur Pengolahan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 9
-DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP MEDIA BARU DALAM PENYUSUNAN GUIDE
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Mengajukan draf program
identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit
Pengolahan Arsip Media Baru 2 Memberikan arahan kepada
Arsiparis tentang teknik identifikasi arsip media baru 3 Merevisi draf program
identifikasi arsip media baru, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
4 Mengajukan program identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Direktur Pengolahan 5 Memberikan arahan ke
Kasubdit tentang teknik identifikasi arsip media baru
6 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi
7 Memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit
Penyimpanan Arsip Media Baru
8 Melakukan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo Penyimpanan Arsip Media Baru
9 Hasil identifikasi dibuat laporan identifikasi
10 Menyampaikan Laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan
10 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 11 Menyampaikan laporan survei
ke Direktur Pengolahan
12 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip media baru yang akan dibuat guide
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 11
-DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Memeriksa arsip media baru
yang terindikasi rusak
2 Menemukan arsip media baru yang mulai bau, lengket, dan berjamur
3 Memisahkan arsip media baru yang mengalami kerusakan
4 Mendata dan membuat daftar arsip-arsip Media baru yang rusak
12
-DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE
Norma waktu: 20 hari kerja per guide No Tahap Kegiatan Unit Penyelesian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Menerima hasil telaah guide
arsip media baru dari Direktur Pengolahan
2 Meneliti item-item yang harus diperbaiki
3 Memperbaiki guide arsip media baru
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 13
-DIAGRAM ALIR PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru 1 Memeriksa kelengkapan guide
arsip media baru yang akan dilegalisasi
2 Mengajukan permohonan yang ditandatangani oleh Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru ditujukan kepada Direktur Pengolahan
3 Memeriksa kelengkapan dan isi guide arsip media baru
4 Memberi pengantar dan menandatangani guide arsip media baru
5 Guide arsip media baru yang telah dilegalisasi dikembalikan ke Arsiparis untuk diberikan ke ruang baca dan Subdit
Penyimpanan Arsip Media Baru Norma waktu: 7 hari kerja per guide
DIREKTUR PENGOLAHAN,
