Pemakaian POS sangat erat hubungannya dengan security, mis. satu supermarket menggunakan banyak kasir, dan satu hari ada dua shift kasir. Dengan demikian banyak sekali kasir yang menjalankan POS ini. Untuk itu diperlukan pengaturan yang rapi dan security yang baik.
Anda bisa non-aktif-kan fitur2 yang tidak digunakan, mis. Anda tidak mengijinkan kasir membuka drawer tanpa penjualan (No Sale), tidak boleh membatalkan barang yang sudah diisi, bila barangnya ada disc, harus ada otoritas supervisor, dsb.
Pada Setup Sistem, Anda bisa setting semua fitur2 POS.
Yang dibahas pada bab ini, adalah Setup Sistem khusus untuk POS, sedangkan settingan untuk umum, bisa dilihat di bab: POSX Setup
Jenis POS: POS ini bisa disetting untuk Retail, Salon, Bengkel, Apotik, Toko Buku, Restoran. Mengenai hal ini akan dibahas lebih detail pada akhir bab.
Icon Menu Pada menu utama, ada icon POS.
Anda bisa setting Icon menu ini sebagai POS Keyboard atau POS Touch Screen Pada POS: Qty = 0 / 1 / 2 / 3
Tampilan Qty, apakah bulat atau dengan desimal mis. Toko Buku, maka pilih Qty = 0 (contoh: 5 buku) Supermarket, pilih Qty = 2 (contoh: 5.25 kg) Lokasi POS Lokasi yang dipilih untuk POS
Lokasi Dapur Lakasi yang dipilih untuk Dapur, ini Cost Control (Restoran) Max Qty Kasir harus bekerja cepat, kadang terjadi salah mengisi.
Dengan setting ini bisa mencegah error ini, mis. Max Qty = 100, tidak mungkin ada pelanggan yang belanja satu barang sampai 100 pcs, dengan demikian bila kasir salah isi kode barcode yang panjang, tidak bisa lewat.
Cash Drawer Max uang di cash drawer.
Bila uang di cash drawer telah melebihi max, akan muncul pesan: Harap setor uang Cash Drawer
Bila dikosongkan, berarti tidak mengontrol max cash drawer Extra Charge untuk Credit Card
Bila Anda mengenakan extra charge untuk pembayaran dengan Credit Card. Program otomatis akan menghitung total nilai yang harus dibayar.
Anda bisa isikan charge untuk Credit Card umum, dan BCA Card. mis. untuk Visa, MC = 2.5%, untuk BCA credit card = 1%
Pada pembayaran POS, untuk BCA credit card, cukup isikan: Credit Card: BCA Pajak % Pajak
Pada Master Stock, ada pilihan barang kena PPN, Bebas PPN, Tidak Kena PPN
Untuk barang Bebas PPN, Tidak Kena PPN (mis. sembako, ikan) tidak dihitung pajaknya Disc% Item, Disc Item, Total Disc, Ongkos Kirim/Service
Anda bisa tentukan apakah menggunakan pilihan tsb.
Isi Qty Manual Pada penjualan, program otomatis mengisi qty=1, dan melanjutkan pada item berikutnya. Ini untuk memudahkan pekerjaan Kasir.
Namun bila Kasir lebih sering menjual dalam jumlah banyak, pilih Isi Qty Manual, sehingga cursor akan berhenti di kolom Qty dan Kasir mempunyai kesempatan untuk mengisi qty.
Program mempunyai fitur bisa otomatis gabungkan barang yang sama, mis. Pelanggan membeli 5 bungkus Indomie, maka kasir bisa scan 5x, program otomatis gabungkan menjadi 5 bungkus Indomie, dengan demikian kasir tidak perlu mengisi qty manual.
Tampil Informasi Stock
Kasir bisa melihat posisi stock barang dengan klik tombol [S]
Bila Anda tidak ingin kasir mengetahui jumlah barang, bisa non-aktifkan kolom tsb Catatan: Pada Profile, Anda bisa disable Saldo Stock (POS)
Ini akan berlaku untuk semua otoritas.
Pilihan ini bila Anda ingin manager / supervisor (otoritas tinggi) bisa cek saldo stock, sedangkan kasir (otoritas rendah) tidak bisa cek saldo stock.
Tidak bisa Piutang bila Over Limit
Bila member boleh hutang, maka Anda bisa batasi Plafon Kredit member tsb. Bila sudah Over Limit, maka member tsb. Harus bayar tunai, tidak bisa menambah piutang lagi.
Fitur ini biasanya digunakan di Koperasi Tidak bisa jual bila Stock Tidak Cukup: cukup jelas
Tidak bisa jual bila harga < atau sama dengan Harga Beli: cukup jelas Tampil Saldo Piutang pada Over Limit
Bila Over Limit, program akan pop-up peringatan Over Limit.
Anda bisa memilih apakah juga tampilkan Saldo Piutang pada pop-up tsb. Sembunyikan Kode Anggota
Ada toko yang tidak ingin Kasir mengetahui kode member, ini untuk mencegah kasir memberikan perlakuan khusus untuk pelanggan yang bukan member. mis. dengan memilih Kode member orang lain agar bisa mendapat harga khusus.
Member mempunyai kartu member dengan kode barcode, kasir hanya bisa scan barcode tsb. dan tidak bisa mengetahui isi barcode tsb. Dengan demikian hanya yang benar2 member yang bisa mendapatkan hak member.
Kartu Member harus diisi sebelum penjualan
Bila Anda mengharuskan kasir mengisi Kartu member, sebelum mengisi item.
Catatan: Pada Master Langganan, Anda bisa tentukan jenis harga, dari Harga Grosir, Retail, Harga #3, #4, #5. mis. Anda mengeluarkan Kartu member VIP, yang bisa mendapatkan harga lebih murah.
Sistem Pembayaran:
Anda bisa menentukan jenis pembayaran yang diterima. mis: Anda tidak menerima Down Payment, tidak ada Piutang.
Dengan demikian pada saat pembayaran, Kasir tidak akan bisa memilih pilihan tsb. Voucher lebih bayar dianggap hangus:
mis. Pelanggan membeli barang dengan harga Rp. 9.500, dan membayar dengan voucher Rp. 10.000, sisanya dianggap hangus.
Tombol2 pada POS
Anda bisa non-aktifkan tombol2 yang tidak ingin dipakai
mis. Kasir tidak boleh membuka cash drawer tanpa penjualan (F12) tidak menggunakan mesin timbangan (F8)
tidak mencetak validasi (V)
No.Nota untuk Kompress: akan dibahas pada bab lain Password untuk: Hapus Item
Disc / Open Price / Qty=0 atau - / Compliment / Waste Exit Scan Harga
Bila ada hapus item, disc dsb. Maka kasir harus meminta manager / supervisor untuk mengisi password.
Agar Supervisor tidak perlu bolak-balik mengisi password setiap kali, maka kasir dapat isi selesai semua item terlebih dahulu baru memanggil Supervisor.
Item yang ada disc / ubah harga akan diberi warna beda, sehingga Supervisor mudah mengecek.
Pilihan Compliment / Waste untuk POS Restoran, digunakan di Restoran, Cafe Pembulatan Nilai Struk
Miniprinter: 58mm (32 kolom) / 58mm (36 kolom) / 76.5mm / 80mm Anda bisa memilih tipe miniprinter yang digunakan.
Miniprinter 58mm: contoh: Posiflex PP-5200, TM-T88 58mm Miniprinter 80mm: contoh: TM-T88 80mm
Miniprinter 76.5mm: contoh: TM-U220
Program otomatis akan menyesuaikan lebar cetak sesuai dengan pilihan miniprinter. Header: Pesan ini akan tercetak pada header struk
Footer: Pesan ini akan tercetak pada footer struk. Tampilan Struk: Anda bisa setting tampilan struk yang diinginkan.
mis. Anda ingin mencetak satu baris saja. atau cetak dua baris agar lebih detail.
Anda bisa memilih apakah ada disc, harga satuan, dsb.
Tersediakan 6 contoh tampilan, namun Anda bisa membuat tampilan tersendiri. Klik tombol [Hasil] untuk melihat contoh tampilan yang dipilih.
Naikkan ___ baris untuk struk baru: Tergantung model miniprinter yang digunakan. Anda bisa naikkan berapa baris agar bisa memotong kertas struk.
Cetak No.Struk, Mulai No.: Bila Anda ingin mencetak No.Struk, dan memulai dari nomor tertentu. Bila Anda ingin pada struk tercetak dengan format pajak, settingannya ada di Faktur Pajak.
Cetak Tgl. dan Jam pada struk: cukup jelas Cetak Kode Stock: cukup jelas
Cetak Item dengan harga = 0
Pada apotik, kasir bisa isikan bahan racikannya dengan harga = 0, karena nilai totalnya ada di item Obat Resep. Bahan racikan tsb. diisi agar bisa memotong stock.
Anda bisa setting bahan racikan dengan harga = 0 tidak perlu dicetak di struk Cetak Summary PPN
Pada struk, tercetak summary nilai barang yang Kena PPN dan Bebas PPN Potong Kertas Struk: Untuk miniprinter yang dilengkapi dengan pemotong kertas.
Cetak: Struk / Nota / ½ Nota
Selalu mencetak / Cetak bila diminta / Tidak mencetak
Untuk Struk:
Cetak Logo : Mencetak logo pada struk.
Untuk mencetak logo harus menggunakan thermal miniprinter.
Boleh cetak sebelum bayar: Kasir bisa mencetak struk walaupun belum ada pembayaran Biasa digunakan di Restoran, dimana tamu meminta bill terlebih dahulu Cetak Pending Bill: Pada saat Pending (F6) langsung mencetak bill
Biasanya digunakan di Apotik, dimana pasien harus membayar dulu sebelumnya obatnya dibuatkan.
Untuk Nota:
Cetak Nota tanpa Preview: Bila cetak nota, bisa tampilkan di layar dulu sebelum dicetak ke printer Pole Display: Memilih model Pole Display.
Tampilan bila tidak ada transaksi:
Pada saat sedang tidak ada transaksi, pole display akan menampilkan pesan ini Cash Drawer: Memilih model Cash Drawer.
Member Point ini sebagai daya tarik ke pelanggan agar selalu belanja ke tempat Anda. Setiap kali belanja, program otomatis akan kumpulkan point member tsb.
Pada struk akan tercetak: jumlah point yang didapat, jumlah point yang telah dikumpulkan. Point yang terkumpul bisa digunakan untuk tukar hadiah,
Pelanggan juga dapat mengecek berapa point yang sudah dikumpulkan. Program Scan Kode ini tersedia sebagai program kecil CEK.EXE, bebas copy.
Dua Monitor
POSX dapat menggunakan dua monitor, yaitu satu monitor untuk kasir, satu monitor untuk pelanggan. Anda juga dapat menampilkan iklan2 Anda.
Dua Monitor dapat menggantikan Pole Display, karena sekarang pelanggan bisa melihat langsung ke monitor daripada ke Pole Display.
Tampilan pada Kasir
Cara install dua monitor pada komputer
Komputer harus mempunyai video card dengan VGA dan DVI port. Untuk DVI Anda memerlukan kabel DVI-VGA.
Pada monitor 2, pilih: Extend my Windows desktop onto this monitor Catatan: harus menggunakan resolusi standard yaitu 1024 x 768
POSX dapat disetting untuk digunakan di beberapa bidang usaha. Add-on adalah option yang bisa digunakan untuk bidang2 usaha tsb.
Pada Setup Sistem, sesudah memilih Jenis POS, Anda harus logout dan login kembali, agar menu Jenis POS muncul.
Salon
Jenis POS: Salon
Pada Master Stock -> Hair Salon, Anda bisa isikan komisi untuk setiap pekerjaan.
Pada salon, kadang ada pekerjaan yang harus ditangani 3 orang, misalnya Creambath ditangani satu stylist senior ditambah dua asisten (Junior + Training)
berarti:
Senior (Stylist #1) mendapat Rp. 3,000 Junior (Stylist #2) mendapat Rp. 1,500 Trainning (Stylist #3) mendapat Rp. 500
Pada Master -> Lain2 -> Stylist, Anda bisa isikan data Stylist Contoh Master Stylist
Bengkel
Jenis POS: Bengkel
Pada Admin -> User Language, pilih: Bahasa = SER (Service)
Pada Master Stock -> Bengkel. Isi komisi untuk teknisi. Satu pekerjaan bisa dikerjakan sampai max 3 orang.
Contohnya: service mesin ditangani satu teknisi senior, dibantu teknisi junior. berarti:
Senior (Teknisi #1) mendapat Rp. 100.000 Junior (Teknisi #2) mendapat Rp. 50.000
Pada Master –> Lain2 -> Mobil Pelanggan, isi Mobil Pelanggan
Pada saat mobil masuk ke bengkel, dari No.polisi program akan langsung tampil pemilik mobil. Program juga akan mencatat semua pekerjaan mobil ke Kartu Mobil
Pada Master -> Lain2 -> Teknisi, Anda bisa isikan data Teknisi. Contoh Master Teknisi:
Kasir bisa isikan No.polisi mobil ybs.
Program otomatis munculkan data pelanggannya.
Klik [?] akan tampilkan history / kartu mobil tsb.
Apotik
Jenis POS: Apotik
Pada Setup Sistem, sesuaikan settingnya sbb:
Markup Harga Jual secara otomatis
Bila ada perubahan harga beli, maka harga jual otomatis berubah sesuai dengan markup yang sudah ditentukan di Master Stock.
Pada apotik, harga jual tidak terbuka karena barang2nya tidak dipajangkan seperti di supermarket, sehingga perubahan harga jual otomatis ini umum dilakukan.
Pada saat buka faktur pembelian, bila harga beli berubah, harga jual ikut berubah. Anda bisa mengecek barang2 apa yang berubah harganya di Laporan -> Stock -> Daftar Perubahan Harga.
Ongkos Kirim / Service
Uang Service ini umumnya untuk biaya peracikan obat resep Cetak No.Tunggu (check)
Cetak Pending Bill (check)
Contoh pemakaian:
Create satu kode untuk Obat Resep, pilih sebagai Jasa karena ini tidak ada stock
Pada POS akan tampil tombol:
Update Menghitung harga obat resep, khusus untuk obat resep / racikan. Hrg Resep
Hrg Umum Apotik umumnya mempunyai dua harga yaitu harga resep dan harga umum. Anda bisa mengubah dengan pilih klik tombol Harga Resep / Umum
Harga Resep adalah Harga #3 pada Master Stock ½ Resep = Bila pasien meminta ½ resep, bisa klik tombol ½ Resep
Contoh pengisian obat racikan : Racikan #1 1 Racikan #2 1 Obat Resep R/1 Racikan #3 2 Racikan #4 2 Obat Resep R/2
Klik Update untuk menghitung harga obat resep
Karena obat resep memerlukan waktu untuk mempersiapkannya, maka Anda bisa simpan (F6) ter;ebih dahulu, program akan mencetak No.Tunggu dan Daftar pesanan secara lengkap untuk apoteker. Bila obat sudah siap, panggil kembali dan terima pembayaran (F4) dari pasien.
Anda juga bisa mengisi biaya service untuk obat resep
Contoh sebelum Update:
Contoh sesudah Update:
Bila ada perubahan, Anda bisa kembalikan semua harga ke semula dengan klik tombol Resep / Umum. Sesudah edit, baru klik kembali Update.
Toko Buku Jenis POS: Retail
Koperasi
Jenis POS: Retail
Ada koperasi yang memberikan cash back ke membernya, bisa disetting di Setup Sistem
Laporan:
· Laporan Aktivitas Anggota · Laporan Cash Back
Restoran
Jenis POS: Restoran
Meja
Pada tampilan meja (Master -> Add-on), tersedia 55 meja, Anda dapat memberikan nomor sendiri pada setiap meja.
Contoh pengisian:
Misalnya Restoran hanya mempunyai 20 meja.
Contoh POS Touch Screen
Anda dapat menginput dengan POS Touch Screen maupun Keyboard, hasilnya adalah sama. Pada restoran, tamu pesan makanan terlebih dahulu, tidak langsung bayar.
Karena itu, selesai mengisi pesanan, klik F6 untuk menyimpan. Pada Display Meja, akan tampil meja yang telah dipakai
Program akan bedakan warnanya, bila tamu sudah duduk lebih dari satu jam warna kuning, dua jam warna merah.
Pada meja yang terpakai, tercantum No.order dan nilai bill. Sebagai contoh: meja A3, no.order: 100001, nilai bill Rp. 55.000
Contoh skenario pada restoran: a) Tamu menambah order
Panggil bill (F7), tambahkan pesanan, simpan kembali (F6) b) Tamu selesai makan dan meminta bill.
Panggil bill (F7), cetak bill (F5), simpan kembali (F6) atau klik langsung pada Display Meja
c) Sesudah tamu bayar, panggil ulang bill (F7) dan lakukan pembayaran (F4) Bila meja telah dibayar, maka otomatis akan menjadi putih
Waktu waiter klik icon Meja (F8), program akan tanya: Klik pada meja akan mencetak struk?
Bila ini digunakan pada waiter, begitu tamu meminta bill, waiter dapat menyentuh meja dan bill langsung tercetak, maka pilih mencetak struk.
Bila ini digunakan pada resepsi (penerimaan tamu), untuk mengetahui berapa meja yang telah kosong atau terpakai, maka pilih tidak mencetak struk.
Pada Restoran, akan muncul dua tombol, yaitu: Checker = mencetak daftar menu yang dipesan.
Daftar ini ditaruh di meja tamu, pada saat menunya datang, waiter akan mencoret menu ybs. sehingga bisa tahu mana yang sudah diantar, mana yang belum diantar.
No Tax = ada Pemda yang membebaskan pajak bila ini adalah take out (bukan makan di restoran)
Cut Off Date
Ada restoran/café yang buka lewat tengah malam, misalnya sampai jam 2:00 malam.
Anda tentu ingin semua penjualan tetap dihitung pada hari yang sama dan bukan hari berikutnya. Anda dapat menggunakan Cut Off Date.
Bila menggunakan Cut Off Date, maka program tidak mengikuti tanggal komputer, tapi tanggal yang Anda tentukan sendiri.
Pada saat start pertama kali, Anda harus menyesuaikan Cut Off Date ini.
Happy Hour
Happy Hour adalah jam sepi, ada restoran yang memberi harga murah untuk menarik pengunjung.
Pada Master Stock, Harga #5 adalah harga happy hour Boleh cetak sebelum bayar
Kitchen Printer
Pada Master Stock, Anda bisa cantumkan apakah menu akan cetak ke Kitchen Printer
Ada menu yang mencetak langsung ke dua kitchen printer, mis. menu combo, yang harus disiapkan oleh dapur #1 dan #2, ada juga menu yang tidak perlu dicetak mis. Teh Botol, kasir bisa langsung ambilkan.
Cost Control
Cost Control untuk menghitung pemakaian bahan baku.
Off-line
Satu supermarket menggunakan LAN dengan 10 kasir.
Satu hari tiba2 servernya rusak, supermarket tidak bisa jualan, padahal customer sudah antrian panjang. Bagaimana mengatasinya?
POSX mempunyai fasilitas off-line: bila server rusak, kasir tetap bisa operasi seperti biasa. Bila server nyala kembali, maka data server akan diupdate menjadi lengkap kembali. Bila ada item baru, Anda isi di server, program akan update ke setiap kasir.
Sebaliknya hasil penjualan kasir akan update ke server.
Dengan demikian Anda tidak perlu kuatir bilamana suatu saat servernya rusak.
supermarket Anda tetap berjalan dengan lancar tanpa gangguan, dan data Anda tetap lengkap.
Untuk menjalankan fasilitas off-line:
· Komputer kasir diinstall secara lengkap. · Server -> Kasir
Bila ada item baru, isi di server, kemudian update ke setiap kasir · Kasir -> Server
Kasir kirim hasil penjualan ke server
Pada komputer kasir, ada icon: Pada komputer server, ada icon:
Setting off-line ada di Setup Sistem -> Off-line Ada 3 pilihan, yaitu:
Server: bila ini adalah komputer server Client : bila ini adalah komputer client (kasir) Tidak Pakai : bila tidak menggunakan fasilitas ini.
Pada komputer kasir, isi:
ID Client contoh: POS01, POS02…
Kirim hasil POS ke contoh: c:\offline, folder ini harus sharing read/write
Kirim extra copy ke contoh: c:\offline1 Update Stock dari contoh: \\server\offline Client ini hanya untuk POS & database stand-alone:
Bila client ini juga digunakan untuk transaksi lain seperti pemindahan, maka program harus seleksi hanya transfer penjualan POS saja.
Bila client ini untuk POS dan tidak sharing database dengan client lain, artinya semua datanya sudah pasti hanya data POS saja, maka pada saat transfer, program tidak perlu seleksi melainkan langsung transfer semua data yang ada, prosesnya akan jauh lebih cepat.
Pada komputer Server, isi:
Update POS dari contoh: \\kasir01\offline (bisa sampai 40 kasir) Kirim Stock ke contoh : c:\offline, folder ini harus sharing
Pada saat exit, maka: · Komputer Kasir
Program otomatis kirim hasil penjualan dan kosongkan penjualan kasir. · Komputer Server
Program otomatis kirim master stock
Untuk update:
· Komputer Kasir
Klik Update Stock, maka kasir akan update semua kode stock terbaru dari server
· Komputer Server
Klik Update POS, server akan tarik data dari setiap kasir dan update hasil penjualannya ke server.
Program didesain demikian agar semuanya berjalan otomatis dan simple Penjelasan lebih detail bisa klik tombol Help [?]
Konfigurasi : Setting awal :
· Install server dan kasir secara lengkap: server.exe (MySQL) dan setup.exe (POSX) ODBC : localhost
· Pada komputer server: Isi semua data stock
Sesudah selesai, Exit, agar program kirim data stock ke folder ybs · Pada komputer kasir
Klik Update Stock, ini akan update data stock ke kasir Update ini tidak termasuk Setup Sistem
Karena itu Anda harus isi sendiri setting yang diinginkan
Tujuannya agar lebih fleksible, agar setiap kasir bisa mempunyai settingan yang berbeda. Misalnya Kasir #1 ada pole display, Kasir #2 tidak ada pole display.
Yang penting pending adalah Anda harus setting lokasi POS (Setup Sistem -> POS) Harian:
· Pada komputer kasir
Klik Update Stock, ini akan update data stock baru ke kasir · Pada komputer server
Pada akhir hari, klik Update POS, ini akan update data POS dari setiap kasir Catatan:
Kode stock harus di-create di server.
