JOB
DESIGN &
ANALYSIS
JOB ?????
Kelompok satuan tugas sbg
kinerja
untuk
mencapai
HRP-Job Analysis Model
Macro
Micro
HR Planning
Job Analysis
Job Description
Job Specification
Other HRM Activities
(Recruitment, Selection, Performance appraisal, Training,
Job Design
Fungsi
penetapan
kegiatan kerja secara
organisasional
Tujuan Job Design
• Tujuan :
1. Mengatur penugasan kerja
2. Memenuhi kebutuhan organisasi,
teknologi dan perilaku job
3. Mempengaruhi kualitas
kehidupan kerja
Elemen Job Design
1. Organisasional
• Pendekatan mekanis • Aliran kerja • Praktek kerja2. Lingkungan
• Kemampuan supply TK • Harapan sosial3. Behaviour
• Otonomi • Identitas tugasJob Analysis ?
• Prosedur
yg
sistematis
untuk
evaluasi dan koordinasi informasi
pekerjaan dg data posisi jabatan
pekerjaan
seseorang
di
perusahaan
• Cara
yang
sistematis
untuk
mengumpulkan dan menganaliss
informasi tentang isi, konteks dan
DEFINISI
• adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang pekerjaan dan proses menentukan persyaratan yang harus disiapkan, termasuk di dalamnya sistematika rekruitmen, evaluasi atau pengendalian dan organisasi atau perusahaan
• kegiatan atau proses menghimpun dan menyusun
berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas-tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan
• pengumpulan, penilaian dan penyusunan secara sistematis mengenai tugas-tugas dalam perusahaan yang biasanya dilakukan oleh seorang ahli yang disebut sebagai job analyst. Informasi yang dikumpulkan secara rinci meliputi duties, responsibility, human ability dan
Tujuan
perencanaan SDM yang berorientasi
pada
hasil
analisis
pekerjaan
bertujuan
untuk
mewujudkan
eksistensi, efektivitas dan efisiensi
serta produktivitas dalam mencapai
tujuan atau sasaran perusahaan.
Manfaat Job Analysis
• Evaluasi dan peran lingkungan terhadap pekerjaan
individu
• Mengkaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja
yang using
• Menciptakan peraturan yang dapat menguntungkan
semua pihak
• Merancang kebutuhan SDM di masa depan
• Menyesuaikan jumlah pelamar dan pekerjaan yang
tersedia
• Merancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan karyawan baru maupun lama
• Merancang rencana pengembangan potensi karyawan • Menentukan standar kerja/prestasi yang realistis
• Work Placement
Informasi Job Analysis???
• Activities and behaviors
• Machines, tools, equipment and work
aids
• Performance standards
• Job context
Tahapan Job Analysis
1.
Identifikasi
job
di
prsh
(bidang
produksi,pemasaran or yg lain??)
2.
Review latar belakang yg relevan
3.
Menyusun daftar pertanyaan agar informasi
yg diperoleh berhasil guna
4.
Verifikasi dg top dan staff managerial
5.
Penyempurnaan data dg pengembangan job
description dan job specification
Metode-metode Analisis Pekerjaan
1. OBSERVASI
• Mengamati dan memperhatikan individu yang melakukan pekerjaan
• Secara terus-menerus ataupun terputus-putus
• Dilakukan untuk pekerjaan yang bersifat repetitif, mudah diamati dan siklusnya lengkap
• Dilakukan dg (1). pengambilan contoh kerja; (2). Buku Harian/Catatan karyawan
Metode-metode Analisis Pekerjaan
2. WAWANCARA
• Mengunjungi setiap lokasi pekerjaan, berbicara
dengan karyawan yang melakukan pekerjaan
• Perlu melibatkan atasan dr karyawan yang diwawancara untuk menghindari kesalahan pemahaman ttg pekerjaan
• Membutuhkan waktu, karena perlu verifikasi pd
lebih dr 1 orang yg diwawancara
• Agak rumit untuk mendefinisikan tugas dar pekerjaan yg bersifat profesional dan manajerial
Metode-metode Analisis Pekerjaan
3. KUISIONER
• Merupakan alat survei dlm bentuk dokumen yang
diberikan kepada karyawan dan manajer pekerjaan yg bersangkutan
• Informasi dapat dikumpulkan dengan mudah dlm waktu singkat
• Bisa dalam bentuk checklist ataupun pertanyaan terbuka.
Job Descriptions
• Pernyataan
tertulis
ttg
fungsi,
tugas,
tanggungjawab, wewenang,
kondisi kerja dan aspek job
ttt
• Identifikasi tugas, kewajiban
dan tanggung jawab dari
sebuah pekerjaan
Content of Job Descriptions
1.
Job Identification
2.
Job Summary
3.
Relationships
4.
Responsibilities and Duties
5.
Equipment and Tools
6.
Working Conditions and Physical
Environment
7.
Hazards if any (risk)
8.
Performance Standart
9.
Acceptance or Refusing
1.Job Identification :
Identitas jabatan pekerjaan :
• Nama jabatan
• Atasan jabatan
• Salary
• Status kompensasi utk
2.Job Summary :
• Aturan
pelaksanaan
jabatan pekerjaan
• Kegiatan/fungsi
utama jabatan
pekerjaan
ringkasan job
(5W-3.Relationships:hubungan lini
Department
Secretary
Human Resource
Clerk
Test
Administrator
Labor Relations
Manager
Human Resource
Director
Vice President
Employee Relations
Tingkatan top managerial4.Responsibilities and Duties :
• Penyebutan fungsi dan kewajiban
yang penting
• Tugas : kegiatan lbh rinci/sederhana
• Wewenang
:
hak
melakukan
sesuatu/memerintah,
hak
memperoleh pertanggung jawaban
5. Equipment and Tools :
• Satuan perangkat hardware
dan software yg dihadapi
dalam pelaksanaan jabatan
pekerjaan
6. Physical Environment :
Kondisi fisik lingkungan kerja
berupa :
• Lokasi kerja
• Tempat
8.Performance Standards
• Indikator capaian
• Menunjukkan bagaimana kinerja
diukur
• Agar karyawan tahu apa yang
diharapkan
• Memberi kesempatan karyawan
8.Acceptance or Refusing
• Tanda persetujuan/penolakan dr
para manajer
• Memungkinkan ada pengubahan
kewajiban dlm sebuah pekerjaan
• deskripsi pekerjaan “bukan”
kontrak kerja, sehingga
sewaktu-waktu bisa berubah sesuai
Contoh Form Job
Descriptions
Job Description PT….
Nama Jabatan : Manager ProduksiTgl : 20 Sept 2006 Department : SDM Penyusun : Ir X Lokasi : PT… Fungsi :Penasehat Supervisor
Tugas : 1…2…3… Wewenang :
Tanggungjawab :
Hub.Lini : Atasan Direktur Produksi Bawahan Supervisor,Kabag
Pekerjaan : CUSTOMER SERVICE Jabatan : Supervisor
TUGAS Standar Kinerja
Mendiskusikan tagihan yang tidak dibayar pelanggan dan
menginformasikan adanya pemutusan layanan
• Menandai rekening yang tidak dibayar, berdiskusi dg spv. Pembayaran seminggu sekali • Melayangkan pemberitahuan pd
pelanggan, sblm tgl pemutusan layanan
• mendiskusikan status tanggungan scr baik-baik dg pelanggan
• dst Menerima dan mencatat keluhan
pelanggan
• Mencatat daftar masalah dr data masa lalu 3 bulan sekali
• menerima telepon keluhan
Job Specifications
Pengetahuan,
ketrampilan
dan kemampuan (PKK) yang
dibutuhkan
oleh
satu
individu
untuk
melakukan
sebuah
pekerjaan
dengan
memuaskan
Job Specifications
Profil suatu job meliputi :
–Academic qualifications
–Experience
–Knowledge
–Skills
–Abilities
–Personality (fisik-mental)
Tujuan
spesifikasi
pekerjaan
adalah
untuk
menentukan
“Penting” karena beberapa alasan :
• Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang
diharuskan
oleh
undang-undang.(pilot,
pengacara dll)
• Jenis
spesifikasi
pekerjaan
yang
lain
berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus
setidaknya S3)
• Spesifikasi
pekerjaan
dapat
melibatkan
pembuatan standar atau kriteria tertentu yang
dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru
tik harus dapat mengetik 100 huruf dalam 1
menit)
Contoh Form Job
Specifications
Job Specifications PT….
Nama Jabatan/Kode : Manager Produksi/MP01Tgl : 20 Sept 2006
Penyusun : Ir X Depart/Lokasi : SDM Syarat-syarat job :
1. Pendidikan : S2 Teknik Produksi
