DESIGN PENGEMBANGAN DIGITAL LIBRARY SMK YASMIDA AMBARAWA PRINGSEWU LAMPUNG
Evi Ana Faridah1, Wiwin Widiyanti2 1
Prodi Sistem Informasi STMIK Pringsewu 2
Prodi PGMI STIT Al Multazam
1
Jl. Wisma Rini No.09 Pringsewu Lampung 2
Jl. Jendral Sudirman Kota Baru Wates Kecamatan Balai Bukit Kabupaten Lampung Barat
ABSTRAK
Di era abad ke 21 Information and Communication Technology (ICT) menjadi bagian yang tak lepas dari kehidupan kita, terutama institusi pendidikan. Semua, termasuk perpustakaan berlomba-lomba untuk mengintegrasikan ICT guna membangun dan memberdayakan civitas akademiknya berbasis pengetahuan untuk bisa bersaing dalam era global. Pada makalah ini akan dipaparkan mengenai pengembangan digital library yang ditujukan untuk perpustakaan Smk Yasmida Ambarawa .Teknologi dan komunikasi tak bisa terlepaskan dari kehidupan kita terutama dalam hal pendidikan.Termasuk didalamnya adalah perpustakaan, dimana perpustakaan itu sendiri berusaha untuk mengintegrasikan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk membangun dan memberdayakan civitas akademiknya berbasis internet. Oleh karena itu SMK Yasmida Ambarawa mengembangkan digital library yang nantinya akan bermanfaat untuk meningkatkan pelayanan dengan kecepatan, kemudahan dan kualitas yang baik serta meningkatkan efektifitas dan efisien petugas perpustakaan.sehingga nantinya proses belajar mengajar dapat berjalan dengan lancar. Pendekatan yang akan digunakan adalah visualisasi berbasis internet. Digital library ini akan dibangun menggunakan Visual Studio.Net dan menggunakan basis data My SQL. Dimana di dalam Digital library ini nantinya pengguna di sediakan berbagai macam judul buku, civitas, makalah ,laporan penelitian .pembangunan digital library ini lebih di fokuskan untuk lingkup SMK Yasmida tapi secara umum orang lain dapat mengakses aplikasi digital library ini.
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang pesat saat ini telah memasuki semua bidang kehidupan , termasuk pendidikan yang didalamnya terdapat perpustakaan . selain itu perpustakaan adalah bagian penting yang tidak terlepas dari siswa dan guru , dimana perpustakaan menyediakan berbagai literatur/ referensi yang dibutuhkan untuk mendukung proses pembelajaran. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam mengelola dan menjalankan operasional perpustakaan dapat meningkatkan kualitas pelayanan, yakni dari segi kemudahan, kecepatan dan kualitas informasi yang diberikan. Perkembangan dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi dapat diukur dengan telah digunakannya sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan dan perpustakaan digital.
Zainal A.Hasibuan (2005) mengatakan ,bahwa digital library atau sistem perpustakaan digial merupakan konsep menggunakan internet dan teknologi informasi dalam manajemen perpustakaan. Sedangkan Ismail Fahmi (2004) mengatakan bahwa perpustakaan digital adalah sebuah sistem yang terdiri dari perangkat hardware, software, koleksi elektronik, staf pengelola, pengguna ,organisasi ,mekanisme kerja, serta layanan dengan memanfaatkan berbagai jenis teknologi informasi. Dari kedua definisi yang di berikan oleh penulis tersebut dapat dikatakan bahwa perpustakaan digital merupakan suatu perpustakaan dimana seluruh isi koleksi dan proses layanannya berupa kumpulan data dalam bentuk digital.
Dalam penelitian yang lakukan oleh, Timotius Dana, Desy Herlina Samosir dan I Made Widiyasa yang berjudul Pengembangan Digital Library Perpustakaan Universitas Atmajaya Yogyakarta mengungkapkan dibanyak universitas sudah menggunakan digital libray.
Saat ini di SMK Yasmida Ambarawa tidak memiliki perpustakaan terpusat. . sehingga untuk urusan pengadaan buku-buku ataupun pengadaan ruang baca yang terbatas diserahkan sepenuhnya kepada pihak sekolah. Dengan adanya permasalahan yang ada yaitu kurangnya penyebaran informasi terkait dengan referensi buku, laporan dan makalah-makalah kepada siswa maupun guru menyulitkan proses pembelajaran. untuk mengatasi permasalahan tersebut dan menciptakan layanan yang baik maka muncul keinginan yang
kuat untuk menciptakan suasana pembelajaran yang mudah dan efektif dengan kecepatan tersedianya informasi, serta meningkatkan minat baca siswa-siswi SMK Yasmida Ambarawa.
Perkembangan perpustakaan digital bagi pengelola perpustakaan sendiri dapat membantu pekerjaan yang ada di perpustakaan menjadi lebih mudah dengan fungsi otomasi perpustakaan . fungsi daripada otomasi perpustakaan tersebut menitik beratkan pada bagaimana mengontrol sistem administrasi secara komputerisasi. Sedangkan bagi penggunanya nanti dapat membantu mencari informasi atau buku yang diperlukan dengan menggunakan catalog on-line yang dapat diakses melalui internet yang akan di sediakan diwebsite sekolah , sehingga pengguna akan dapat mengakses informasi dan mencari buku kapanpun dan dimanapun.
1.2 Rumusan Masalah
Perumusan masalah menyangkut beberapa pertanyaan yaitu: a. Bagaimana menanggulangi kehilangan buku?
b. Bagaimana agar pendataan buku lebih efektif dan efisien? c. Bagaimana mempermudah siswa mencari dan meminjam buku?
1.3 Batasan Masalah
Makalah ini adalah bagaimana perancangan sistem informasi perpustakaan digital SMK Yasmida Ambarawa.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk merancang sebuah sistem informasi perpustakaan digital SMK Yasmida Ambarawa berbasis web.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini nantinya akan memudahkan pengelola perpustakaan dalam menyediakan informasi dan memudahkan para pengguna untuk memperoleh informasi .
2. TINJAUAAN PUSTAKA 2.1 Definisi Sistem
Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu.
Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
2.2 Definisi Informasi
Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”
Abdul Kadir (2002: 31); McFadden dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut
2.3 Definisi Sistem Informasi
Menurut Mc leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi
Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
2.4 Definisi E-library
Menurut Anonim (2009)” Konsep e-library adalah sebuah perpustakaan digital yang ada dalam website chickaholic dengan menyediakan link buku elektronik (e-book) yang dapat didownload pengunjung dengan gratis, buku yang telah didownload tersebut dapat / bebas disebarluaskan kembali dengan tidak mengubah materi yang ada dan menghilangkan sumber penulisnya.
Perpustakaan elektronik atau juga dikenal dengan perpustakaan maya atau electronic library adalah sebuah system informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa computer. Dalam perpustakaan elektronik, bahan-bahan pustaka tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.
Perpustakaan elektronik merupakan provider atau penyedia informasi, transaksi atau layanan informasinya bersifat elektronik, serta menyediakan bahan-bahan pustaka (item) selain dalam bentuk data elektronik juga dalam bentuk yang lain seperti yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.
3. METODE PENELITIAN 3.1 Metode Pengumpulan Data
Metode yang akan digunakan penulis dalam mempersiapkan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Penelitian lapangan
Penelitian lapangan adalah metode yang dilakukan untuk memperoleh data dengan penelitian secara langsung pada perpustakaan SMK Yasmida Ambarawa.penelitian yang dilakukan dengan cara:
a. Observasi (pengamatan) yaitu teknik pengumpulan data dengan pengamatan dan melihat langsung sistem informasi tersebut di Perpustakaan SMK Yasmida Ambarawa pada saat penulis melakukan penelitian.
b. Wawancara yaitu suatu cara pengumpulan informasi dengan bertanya kepada petugas bagian pengolahan data yaitu ibu Suratni.A.md.Pus dan siswa-siswi untuk memperoleh informasi tentang pemanfaatan komputer pada perpustakaan SMK Yasmida Ambarawa.
2. Penelitian Perpustakaan
Penelitian perpustakaan yaitu suatu metode yang penulis gunakan untuk mendapatkan bahan-bahan atau data-data berupa teori atau informasi yang ada hubungannya dengan penelitian ini seperti buku-buku,hasil laporan,dan sebagainya.
3.2 Metode Pengembangan Sistem
Didalam pengembangan sistem perpustakaan digital ,penulis menggunakan metode waterfall yang terdiri dari : Requirement Analysis System Design,,coding, Implementation, Integration & Testing, Operation & Maintenance.
Tahap Requirement Analysis, dilakukan penulis dengan melakukan analisis Seluruh kebutuhan software, termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan batasan software. Informasi ini biasanya diperoleh melalui wawancara, survey atau diskusi terhadap semua aspek yang berkaitan dengan perpustakaan SMK Yasmida Ambarawa. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya.
Tahap System Design, Tahap ini dilakukan sebelum melakukan coding. Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana
tampilannya. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
Tahap penulisan coding, tahap ini dilakukan penulisan didalam aplikasi visual Studio 2000. Untuk menjadikan software jadi sesuai dengan analisa awal dan analisa kebutuhan. Tahap Implementation, tahap ini dilakukan dengan pengujian terhadap sistem yang dibuat yang telah diimplementasikan baik untuk implementasi server,back office, maupun front office. Tujuannya untuk mengetahui apakah sistem perpustakaan digital telah memenuhi kebutuhan yang ada pada penggunanya.
Tahap Integration & Testing, tahap ini dilakukan dengan melakukan pelatihan pada staf,operator, teknisi, dan administrator yang akan menangani sistem perpustakaan digital tersebut.
Tahap Operation & Maintenance
Tahap akhir yang dilakukan adalah dengan pengoperasian sistem perpustakaan digital serta dilakukan perbaikan masalah yang timbul serta memelihara sistem yang telah beroperasi.
Dengan langkah-langkah ini , maka diharapkan sistem perpustakaan digital yang dibangun dapat berjalan sesuai dengan yang telah dikehendaki. Program yang digunakan oleh perpustakaan SMK Yasmida Ambarawa dalam membangun perpustakaan digital adalah program open source yang kemudian dikembangkan dan didesain oleh tim ICT Perpustakaan.
4. PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 4.1 Perancangan sistem flowchat
Flowchat adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan prosedur dari suatu program. Fungsi dari flowchat itu sendiri adalah untuk memecahkan masalah-masalah.
Berikut adalah gambar flowchat perpustakaan :
Gambar 4.1 flowchat perpustakaan
Keterangan :
Pada awalnya sistem ini dimulai dari star, selanjutnya untuk masuk ke halaman utama harus login terlebih dahulu, kemudian baru menginput data jika ada yang mau dirubah maka dapat dilakukan pengeditan. Kemudian dilanjutkan dengan mengisi buku tamu, lalu kemudian untuk mencari buku atau literatur maka pilih menu yang ada didaftar pencarian atau dengan memilih dimenu catalog buku, bila akan meminjam atau mengembalikan buku maka input data pinjam dan data pengembalian.
4.2 Perancangan Data Base
Data base merupakan unsur yang paling utama dalam merancang sebuah aplikasi . Tanpa adanya Database ,aplikasi yang dirancang tidak akan berhasil, karena database merupakan integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file.
Dalam aplikasi ini, database yang digunakan adalah database Mysql.
Dalam sistem informasi pengolahan data yang akan penulis rancang terdapat beberapa tabel database yaitu sebagai berikut :
a. File Data Admin
Gambar 4.2 Database admin b. File Data Buku Tamu
Gambar 4.3 Database buku tamu c. File Data Buku
Gambar 4.4 Database Buku. d. File Data Anggota
Gambar 4.5 Database Anggota.
e. File data Peminjaman dan Pengembalian
Gambar 4.6 Database peminjaman & pengembalian.
4.3 Implementasi Sistem
Tahap implementasi merupakan tahapan inti dari pekerjaan sebuah proyek. Disinilah nantinya pembangunan komponen-komponen pokok sebuah sistem informasi dilakukan berdasarkan design yang sudah dibuat. Implementasi sistem yang dimaksud merupakan proses pembuatan dan pemasangan sistem secara utuh, baik dari hardware (perangkat keras ) maupun software (perangkat lunak).
4.4 Perancangan Antar Muka
Gambar 4.7 Halaman Home
Pertama kali program ini dijalankan yang pertama adalah menu login / home . Pengguna harus menginput no.anggota dan password , atau juga bisa dengan mendaftar menjadi anggota. Setelah berhasil login maka akan langsung menuju menu utama.
2. Tampilan Buku tamu
Gambar 4.8 Halaman buku tamu
Data tamu khusus bagi semua pengunjung perpustakaan digital. 3. Tampilan Catalog Buku
Gambar 4.9 Halaman catalog buku. Berisi pilihan pencarian buku yang akan dipinjam atau di baca.
4. Tampilan Menu Daftar Anggota
Gambar 4.10 Halaman Anggota.
Di dalam menu ini akan disediakan pencarian data identitas anggota perpustakaan. 5. Tampilan Menu Profil
Gambar 4.11 Halaman Profil.
Didalam menu ini terdapat profil dari perpustakaan digital SMK Yasmida Ambarawa secara singkat.
4.5 Analisa Kebutuhan Sistem
Di dalam membangun sistem informasi ini dibutuhkan analisa kebutuhan untuk sistem itu sendiri . berikut kebutuhan sistem baik hardware (perangkat keras) maupun software (perangkat lunaknya ).
Proses digitalisasi dokumen pada perpustakaan digital memiliki tiga tahapan utama yaitu : a. Scanning, yaitu proses memindai dokumen dalam bentuk cetak kemudian
mengubahnya menjadi bentuk digital, baik dalam betuk PDF maupun JPEG.
b. Editing , yaitu proses pengolahan berkas PDF didalam komputer dengan cara pemberian password, watermark,catatan kaki, daftar isi Hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan apa yang telah ditetapkan perpustakaan perlu sebagai perlindungan. c. Uploading , yaitu proses pengisian metadata dan meng-upload berkas tersebut ke
internet ,berkas yang diupload adalah berkas PDF dan JPEG yang berisi gambar dan full text yang telah melalui proses editing.
Pada bagian akhir ada dua buah server. Server yang utama yang pertama adalah server yang berhubungan dengan intranet, berisi seluruh metadata dan full text yang dapat diakses oleh pengguna didalam LAN (Local Area Network) perpustakaan. Sedangkan server yang kedua server yang berhubungan langsung dengan internet , berisi metadata, gambar dan abstrak data. Dengan demikian fulltext karya ilmiah hanya dapat di akses dari LAN, sedangkan melalui internet ,sebuah karya ilmiah hanya dapat diakses abstrak dan gambarnya saja.
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian bab-bab sebelumnya , maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan digital ini pengunjung tidak dipusingkan untuk mengantri dalam meminjam koleksi buku perpustakaan dan hasil karya ilmiah.
b. Kesalahan yang sering terjadi pada sistem manual dapat teratasi serta data tersimpan dengan baik sehingga mengurangi hilangnya koleksi perpustakaan. c. Dengan adanya perancangan basis data yang dilakukan ,diharapkan dapat
menghasilkan suatu rancangan basis data yang minim dari kesalahan.
d. Dalam penelitian ini penulis menyadari bahwa hasil dari penelitian ini belum bisa dijadikan suatu pemecahan masalah yang dihadapi. Akan tetapi hasil penelitian ini menghasilkan suatu rancangan basis data yang cukup baik dengan berpedoman pada siklus kehidupan basis data.
5.2. Saran
Dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin penulis sampaikan dalam sistem informasi Perpustakaan SMK Yasmida Ambarawa ini masih belum sempurna disebabkan perlunya pengembangan atau update aplikasi sehingga diharapkan dapat dikembangkan dengan lebih baik lagi oleh para pengguna yang bertujuan untuk mengikuti zamannya teknologi dan menghasilkan manfaat yang lebih besar dari pada aplikasi yang dirancang.
DAFTAR PUSTAKA
Augury El Rayeb, & Asep Saefullah, (2009). Siapa Saja Bisa Membuat Website dengan CSS dan HTML. Andi Yogyakarta.
Dana Timotius, Samosir Desy Herlina, Widiyasa I made (2008) Pengembangan digital Library Perpustakaan Universitas Atmajaya Yogyakarta.Yogyakarta
Daryanto, (2005). Daftar – daftar Pengenalan Computer dan Jaringan. Edisi : Jogjakarta.
Fahmi, Ismail, 2004. Inovasi Jaringan Perpustakaan Digital: Network of Networks (NeONs).Makalah Seminar dan Workshop Sehari Perpustakaan dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004.
Hasibuan, Zainal A, (2005). Pengembangan Perpustakaan Digital: Studi Kasus Perpustakaan Universitas Indonesia. Makalah Pelatihan Pengelola Perpustakaan Perguruan Tinggi. Cisarua - Bogor: 17-18 Mei 2005.
http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf
Ikhwan, Arief, (2004). Konsep dan Perancangan dalam Outomasi Perpustakaan. Makalah Seminar dan Workshop Sehari Perpustakaan dan Informasi Universitas Muhammadiyah Malang 4 Oktober 2004.
Indrajani. (2011). Perencanaan Basis Data dalam All in 1. Jakarta : Elex Media Komputindo.
Jogiyanto, (2005), Pengenalan Komputer, Andi Offside: Yogyakarta.
Kadir, Abdul. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relational. Yogyakarta : Andi.
Karma, Wisma (2004), Belajar Web, PHP dan Mysql secara tuntas. Yogyakarta: Andi Publisher.
Marlinda, (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: CV.Andi Offset. Melwin (2007), Pengantar Ilmu Komputer,Yogyakarta: Andi.
Saleh, Abdul Rahman. (2010). Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step. Jakarta : Sagung Seto.
Suryandari, Ari (Ed.).(2007). Aspek Manajemen Perpustakaan Digital. Jakarta. Sagung Seto.
Suyatmo, (2005). Pengetahuan Dasar Komputer. Penerbit PT, Rineka Cipta: Jakarta.
