SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat kelulusan Pada Program Studi Strata Satu (S1) Pada Jurusan Sistem Informasi
Oleh : ADE SURETNO
1.05.07.827
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
ABSTRAK
Setiap instansi baik itu instansi besar, menengah ataupun instansi kecil membutuhkan pengolahan data yang baik, sehingga kinerja suatu instansi dalam hal pelayanan dapat ditingkatkan. Pengolahan data yang baik pada suatu instansi menimbulkan image yang baik pada instansi tersebut, selain itu pengolahan data yang baik dapat mengurangi biaya operasional dan memudahkan dalam pengerjaan suatu tugas. Untuk meningkatkan kinerja dalam hal pelayanannya SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung, berkeinginan mengubah pola pengolahan data Sistem Informasi Akademik yang sebelumnya masih dilakukan secara manual harus diubah secara komputerisasi, kesulitan yang selama terjadi di SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung adalah dalam hal pendataan siswa baru, pendaftaran siswa baru, proses registrasi, proses pembagian kelas dan penjadwalan, serta proses pemberian bukti dan laporan kepada siswa dan kepala sekolah. Dalam laporan ini masalah-masalah yang ada akan dibatasi dengan tidak membahas siswa pindahan, kenaikan kelas dan proses administrasi yang dibahas hanya registrasi pada saat pendaftaran siswa baru, dimana pelunasannya dapat dilakukan sebanyak satu kali.
Untuk merealisasikan proses Sistem Informasi Akademik tersebut, adapun metode yang penulis pakai yaitu teknik pengumpulan data primer dan sekunder seperti teknik Observasi, wawancara dan teknik pengumpulan dokumen-dokumen, serta pengembangannya menggunakan metode prototype. Adapun tahapan yang dilakukan dengan menganalisa, mendesain dan mengimplementasikan Sistem Informasi Akademik di SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung. Untuk tahap analisis dan perancangan dimodelkan dengan menggunakan Diagram Alir Data (DAD) dan Entitas Relationship Diagram (ERD). Dalam perancangan Sistem Informasi Akademik ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan SQL Server sebagai database.
Keberadaan Sistem Informasi Akademik saat ini sangat diperlukan guna tercapainya tujuan pihak SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung, untuk dapat meningkatkan pelayanan pada proses Sistem Informasi Akademik yang dilakukan secara otomatis. Selain itu, bertujuan untuk mengurangi tingkat kesalahan dalam pengerjaannya. Hasil yang diperoleh dalam penelitian, terbuatnya Sistem Informasi Akademik. Saran yang diajukan, diperlukan penanganan keamanan data dan sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan perangkat lunak SQL Server 2000.
ii
beside that a good data processing can decrease an operational cost and make it more easier for working an assignment. For increase the way of service work at SMK SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung, willing to change the pattern of data processing Information Academic System that still doing by manual way so it have to be change to computerized way. The difficulty that happen at SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung is about a new data student, an acceptance for a new student, registration process, distribution process class and scheduling, and also giving an evidence and report to the student and the head master. In this report the existing problems will be taking a limit without talking about and moving student, upgradeting class and the administration process it will talking about the registration at an acceptance of a new student, where the pay can be done at first time.
For derealization of the Information System process, the writer use collecting data primary and sekunder technique such as observation technique, interview and collecting documents technique, and for the development we use a prototype methode It’s an analysis, design and implementation Information Academic System at SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung. For the analysis and design we use Data Flow Diagram (DFD) and Entity Relationship Diagram (ERD). In this information academic system design we use Visual Basic 6.0 and SQL Server as database.
Right now the existence of Information Academic System is very usefull for reaching the goal of SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung, to be able to increase the service of Information Academic System process with automatically way. Beside that, this I as can decrease the level of mistaken at the execution. The result from this research is and made of Information Acedemic System and we suggest, it neeed an handle of data security and human resource that can operating SQL Server 2000 software.
iii
KATA PENGANTAR
ماﷲا ا م
Assalamu a’laikum Wr. Wb
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas skripsi ini. Dalam penyusunan skripsi ini penulis mengambil judul
“ PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS CLIENT SERVER DI SMK BINA SARANA CENDEKIA (BSC) BANDUNG ”
Penyusunan skripsi ini merupakan sebagai salah satu syarat untuk menempuh Ujian Program Strata Satu (S-1) pada Jurusan Sistem Informasi Fakultas Tehnik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang tidak terhingga atas segala bantuan dan dukungannya kepada penulis, khususnya kepada :
1. Bapak Dr. Ir Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia Bandung.
2. Bapak Dr. Arry Akhmad Armand selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
iv
memberikan ilmu pengetahuan bagi penulis dan mengarahkan penyusunan dalam menyelesaikan tugas skripsi ini.
5. Ibu Deasy, S.SI., MT. Serta Ibu Marliana, S.SI., M.SI. selaku penguji yang telah memberikan banyak masukan baik draft maupun program sehingga menjadi lebih baik dan bermanfaat untuk penulis serta pihak yang terkait. 6. Seluruh Staf dan Dosen pada Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia Bandung.
7. Seluruh Staf dan Guru Sekolah Menengah Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian guna penyusunan skripsi di instansinya.
8. Untuk kedua Orang Tua tercinta dan semua keluarga yang telah memberikan banyak Doa dan dukungan moril maupun materil tiada henti kepada penulis.
9. Buat ke-Empat kakak-ku tersayang, saudara-saudaraku yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan banyak perhatian dan dukungan kepada penulis.
v
11.Buat teman-teman, khususnya anak HIMA-MI angkatan 2007 Aulia N, Esson S, Harly M, Hafid Y, Iqbal A, Finarsih, Suryalaga R, Dede M, Novi P, Rani P, Dony S, Rizky W, Jemmy S, Anggi A dan Arti I serta teman seperjuangan Desy dan Fitrie H.
Penulis sadar akan sepenuhnya kesulitan dan hambatan yang dihadapi dalam proses penyusunan skripsi ini, namun berkat kerja keras, do’a, dukungan dan bantuan dari berbagai pihak akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa penyusunan dan penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari kalimatnya maupun materinya. Hal ini mengingat keterbatasan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman penulis. Walaupun demikian usaha yang maksimal telah dilakukan dalam penyelesaian skripsi ini agar dapat memenuhi harapan, semoga skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis umumnya bagi mahasiswa. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun guna kesempurnaan skripsi ini.
Akhirnya penulis hanya dapat menyampaikan Do’a semoga segala kebaikan yang telah diberikan dari semua pihak menjadi amal ibadah yang diterima oleh Allah SWT. Amiin Ya Robbal allamien.
Wassalamu ’alaikum, Wr. Wb
Bandung, ..., ..., 2011
1 1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi telah mengubah dunia menjadi serba mudah dan membawa dampak perkembangan serta kemajuan di segala bidang. Teknologi bertambah canggih dan kompleks, seiring dengan hal tersebut manusia sebagai pemakai teknologi tanpa lelah terus memperbaiki agar sesuai dengan apa yang diharapkan dan berkat dukungan teknologi komputer terbukti bahwa mekanisme kerja yang panjang dan berulang menjadi efektif dan efisien.
2
dengan jumlah siswa yang selalu meningkat untuk setiap periode. Dalam hal proses pelaksanaan operasional akademiknya, SMK BSC (Bina Sarana Cendekia) masih memiliki masalah dalam hal pencatatan kegiatan akademiknya, salah satu contohnya adalah proses pengolahan data siswa baru. Sehingga dalam pembagian kelas ataupun penjadwalan mata pelajaran sering mengalami kendala, seperti keterlambatan dan adanya mata pelajaran atau guru yang bentrok. Hal ini juga menyebabkan proses pelaporan data siswa sering terlambat karena memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengolahannya.
Sistem informasi merupakan alat bantu yang diperlukan dan dapat memberikan keunggulan yang kompetitif. Namun keberadaan sistem informasi harus didukung dengan alat bantu komputer supaya dalam hal pengolahan datanya menjadi lebih cepat dan akurat. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat memperbaiki dari sistem yang sudah ada yaitu dengan menggunakan suatu sistem aplikasi yang dapat menyimpan semua data siswa yang ada dan dapat menampilkan data yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan akurat. Dengan adanya sistem yang akan dirancang ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sekarang, juga dapat mempermudah dalam proses pengolahan data siswa.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Bardasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan diantaranya:
a. Data-data akademik belum dikelola dengan baik, sehingga sering terjadi penumpukan data yang sama.
b. Sulitnya dalam pencarian data akademik karena sumber data masih berbentuk arsip / dokumen tertulis, sehingga memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengelola dan mencari data akademik yang diperlukan.
c. Proses pembagian kelas yang cukup lama, yang menyebabkan kegiatan belajar mengajar terhambat, dan juga sering terjadi bentrok dalam penjadwalan mata pelajaran ataupun gurunya.
d. Sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data akademik, sehingga akan memperlambat dalam pembuatan laporan akademik tersebut. Dan selanjutnya dapat diambil rumusan masalahnya yaitu :
a) Bagaimana sistem akademik yang sedang berjalan di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
b) Bagaimana perancangan sistem informasi akademik di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung yang dapat menangani masalah pengolahan data akademik.
4
d) Bagaimana implementasi sistem informasi akademik pada SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian a. Maksud Penelitian
Adapun maksud dari penelitian tugas akhir ini adalah untuk membuat suatu aplikasi sistem informasi akademik di di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung yang dapat mengolah data akademik secara cepat, akurat, efisien dan efektif.
b. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan pada sistem informasi akademik tersebut adalah :
1. Untuk mengetahui sistem informasi akademik sekolah yang berjalan di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
2. Untuk mengetahui perancangan sistem informasi akademik di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
3. Untuk mengetahui analisis dan pengujian program di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
4. Untuk mengetahui implementasi sistem akademik pada SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
1.4 Kegunaan Penelitian
1.4.1. Kegunaan Akademis
a. Bagi Perusahaan / Instansi
Hasil peneliti ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam upaya perbaikkan masalah yang terkait dengan Sistem informasi akademik di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
a. Kegunaan Praktis
a. Bagi pengembangan Ilmu
Hasil penelitian ini diharapkan menjadi pembandingan antara ilmu manajemen (teori) dan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan adanya pembandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu Manajemen Informatika yang sudah ada ditahapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak
b. Bagi peneliti lain
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti atau para akademis yang akan mengambil tugas akhir dalam kajian sekaligus sebagai referensi di dalam penulisan.
c. Bagi Penulis
6
yang ada di dalam lembaga pendidikan atau sekolah, khususnya di SMK Bina Sarana Cendekia Bandung.
1.5 Batasan Masalah
Penulis membatasi permasalah sistem informasi akademik pada SMK Bina Sarana Cendekia supaya terfokus. Adapun batasan-batasan masalah yang akan dibahas dalam perancangan sistem informasi akademik yang dikembangkan ini meliputi :
1. Sistem yang dibangun hanya proses akademik yaitu pendaftaran siswa baru, registrasi siswa baru, pembagian kelas, pembagian jadwal serta pengolahan nilai siswa.
2. Sistem yang dibangun menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data-data akademik, dengan tujuan memudahkan dalam proses pencarian data apabila dibutuhkan sewaktu-waktu serta pembuatan laporan.
3. Pada proses pembagian kelas hanya membahas pembagian kelas saja tidak termasuk pembagian wali kelas.
4. Penjadwalan disesuaikan dengan mata pelajaran dan guru yang ada di SMK BSC.
1.6 Lokasi dan Tempat Penelitian
8 BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan di jelaskan beberapa konsep yang dikaitkan dengan beberapa permasalahan di dalam penelitian yang dimana akan digunakan sebagai dasar pemahaman dalam mengimplementasikan konsep-konsep tersebut kedalam semua kegiatan pengembangan sistem.
2.1 Konsep Dasar Sistem
Inti dari sebuah sistem adalah adanya bagian-bagian yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk menghasilkan tujuan. Keberadaan dan keterkaitan antar komponen atau bagian tersebut mutlak diperlukan dalam membentuk sebuah sistem.
Karena sistem baik itu sistem besar yang kompleks maupun sistem kecil yang sederhana pasti memiliki sub-sistem yang terbentuk dari beberapa bagian atau elemen atau komponen yang saling bekerja sama
Menurut “Andri Kristanto (2008 : 1)” adalah sebagai berikut : ” Sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (inputan) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang di inginkan.”
“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi tulis – menulis dan biasa nya melibatkan beberapa orang didalm satu atau lebih departmentyang diterapkan, untuk menjamin, penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi”.
Dari dua definisi tersebut, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa : “ sistem adalah kumpulan komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu atau sasaran
tertentu”.
2.1.1. Karateristik Sistem
Menurut “Al-Bahra Bin Ladjamudin , (2005 :3 )” Suatu sistem mempunyai karateristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses) dan sasaran atau tujuan.
1. Komponen Sistem
10
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoprasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misal untuk komputer, panas adalah keluar yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan Sistem
12
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.2. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini.
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
a. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, , misalnya sistem teologi.
b. Sistem fisik adalah sistem yang secara fisik, misalnya Komputer. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system).
a. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, misalnya system perputaran bumi.
b. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia, misalnya sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin yang disebut human machine system.
a. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
b. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
a. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
b. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruhi dengan lingkungan luarnya.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogyanto, (2005) informasi adalah “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya”.
Adapun pengertian data adalah : “ Data Merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.”
2.2.1. Siklus Informasi
14
Gambar 2.1SiklusPengolahan Data
Sumber : Andri Kristanto. 2008, Perancangan Sistem Informasi & Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta.
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi melalui elemen input kemudian data tersebut akan diolah dan diproses menjadi suatu output dan output tersebut adalah informasi.
2.2.2. Kualitas Informasi
kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya informasi harus akurat karena adari sumber informasi sampa ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu
landasan dalam pengambilan keputusan. Bila prngambilan keputusan terlambat makan aja berakibat fatal bagi organisasi.
3. Relevan
Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang antara satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.3. Nilai Informasi
Nilai informasi dibedakan menjadi dua hal, yaitu : manfaat dan biaya mendapaykannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan uang, tapi dapat ditaksir nilai efektifitasnnya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Andri Kristanto (2008 : 12), Subuah sistem informasi merupakan kkumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data mengunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga memegang peranan yang penting dalam sistem informasi. Data yang akan dimasukan kedalam sebuah sistem informasi dapat berupa formulir-formulir, prosedur-prosedur, dan bentuk data lainnya.
Selain itu Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut.
16
2. Sekumpulsn prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan membereikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
2.3.1. Manfaat Sistem Informasi
Adapun manfaat system informasi adalah sebagaiberikut :
1. Organisasi menggunakan system informasi untuk mengolah transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk pelayanan mereka.
2. Bank menggunakan system informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi.
3. Perusahaan menggunakan system informasi untuk memperthanakan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
2.4 Pengertian Sistem Informasi Akademik
“pengertian akademik adalah keadaan orang-orang bisa menyampaikan
dan menerima gagasan, pemikiran, ilmu pengetahuan, dan sekaligus dapat
dari pengertian akademik, pengertian system, dan pengertian informasi yang telah dibahas maka penulis mengambil kesimpulan mengenai pangertian sistem informasi akademik sebagai berikut :
“ Sistem Informasi akademik adalah kumpulan elemen-elemen baik fisik maupun non fisisk dan prosedur yang saling berhubungan satu sama lain manjadi
satu kesatuan dan bekerja sama untuk mengolah data akademik di sebuah
lembaga yang berguna bagi pemakainya ”.
Secara umum data-data yang diolah oleh system informasi akademik pada suatu sekolah meliputi data pendaftaran siswa baru, data jadwal mata pelajaran, data nilai, data daftar ulang dan data-data lain yang berhububngan dengan proses ke akademikan.
2.5 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan pada sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pertumbuhan Organisasi
18
informasi yang semakin luas. Volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntasi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang asa.
4. Adanya instruksi-instruksi
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instrukai dari atas pimpinan atau dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah dan sebagainya.
1. Performance (kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari :
a) Throughput, yaitu jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.
b) Response time, yaitu rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Economy (ekonomis)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
3. Control (pengendalian)
Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
4. Efficiency (efisisensi)
Peningkatan terhadap efisiensi operasi, yaitu bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
5. Efficiency (efisisensi)
Peningkatan terhadap efisiensi operasi, yaitu bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
6. Service (pelayanan)
20
2.6 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Perancangan disini adalah kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan masukan-masukan yang baru, kumpulan-kumpulan dari file-file, metode-metode, prosedur dan keluaran dalam pemprosesan suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai.
Untuk merancang sistem diperlukan suatu alat bantu yang dalam hal ini penyusun menggunakan alat bantunya yaitu:
2.6.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
Pada model entity relationship, semesta data yang ada di “Dunia Nyata” diterjemahkan/ditransformasikan dengan memanfaatkan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data, yang umum disebut sebagai Diagram-ER (Diagram Entity-Relationship). Maka yang harus lebih dulu diketahui adalah komponen-komponen pembentuk model entity-relationship, sesuai namanya ada 2 (dua) komponen utama pembentuk model entity-relationship yaitu entitas (entity) dan relasi (relation). Kedua komponen di deskripsikan lebih jauh melalui jumlah atribut/ properti.
1. Entitas (Entity) dan Himpunan Entitas (Entity Sets).
2. Atribut (Atributes/ Properties)
Setiap Entitas pasti memiliki Atribut yang mendeskripsikan karakteristik (property) dari entitas tersebut.
3. Hubungan atau Relationship
Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antara entitas tersebut, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari himpunan entitas yang satu ke himpunan entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya.
Berikut ini adalah contoh penggambaran relasi antar himpunan entitas lengkap dengan kardinalitas relasi dan atribut-atributnya :
1. Satu ke Satu (One to One).
22
Gambar 2.2 Kardinalitas Relasi Satu ke Satu 2. Satu ke Banyak (One to Many)
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas
3. Banyak ke Banyak (Many to Many).
Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak
sebaliknya, dimana setiap entitas entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B
Gambar 2.4 Kardinalitas Relasi Banyak ke banyak 2.7 Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi terdiri dari pengertian jaringan komputer, Jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer, dan manfaat jaringan komputer. 2.7.1 Pengertian Jaringan Komputer
Secara sederhana, jaringan komputer dapat didefinisikan sebagai hubungan dari dua komputer atau lebih.
Tujuan dibangunnya suatu jaringan komputer adalah membawa informasi secara tepat dan tanpa adanya kesalahan dari sisi pengirim (transmisi) menuju ke sisi penerima (receiver) melalui media komunikasi.
24
TCP/ IP (Trasmission Control Protocol / Internet Protocol) merupakan protokol standard internet yang digunakan untuk melakukan koneksi ke internet protokol. TCP/ IP memiliki beberapa subyek protocol yang berbeda yang beroperasi pada lapisan yang berbeda dan mempunyai tugas masing-masing. Berkat adanya protokol ini setiap komputer dapat berhubungan secara fleksibel dengan host-host yang terkoneksi.
2.7.2 Jenis – Jenis Jaringan Komputer 1. Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (misalnya printer) dan saling bertukar informasi.
2. Metropolitan Area Network (MAN)
3. Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.
4. Internet
Sebenarnya terdapat banyak jaringan didunia ini, seringkali menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda. Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kampatibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet
5. Jaringan Tanpa Kabel
26
marak digunakan dengan memanfaatkan jasa satelit dan mampu memberikan kecepatan akses yang lebih cepat dibandingkan dengan jaringan yang menggunakan kabel.
2.7.3 Topology Jaringan Komputer
Topologi Jaringan adalah gambaran secara fisik dari pola hubungan antara komponen-komponen jaringan, yang meliputi server, workstation, hub dan pengkabelannnya. Terdapat tiga macam topologi jaringan umum digunakan, yaitu Bus, Star dan Ring.
1. Topologi Bus
Pada topologi bus dua ujung jaringan harus diakhiri dengan sebuah terminator. Barel connector dapat digunakan untuk memperluasnya. Jaringan hanya terdiri dari satu saluran kabel yang menggunakan kabel BNC. Komputer yang ingin terhubung ke jaringan dapat mengkaitkan dirinya dengan men tap Ethernetnya sepanjang kabel.
Gambar 2.5 Topologi Bus
Sumber : (http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_bus)
2. Topologi Star (Bintang)
Gambar 2.6 Topologi Star (bintang)
Sumber : (http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_bintang)
3. Topologi Ring (Cincin)
adalah topologi jaringan berbentuk rangkaian titik yang masing-masing terhubung ke dua titik lainnya, sedemikian sehingga membentuk jalur melingkar membentuk cincin. Pada topologi cincin, komunikasi data dapat terganggu jika satu titik mengalami gangguan. Jaringan FDDI mengantisipasi kelemahan ini dengan mengirim data searah jarum jam dan berlawanan dengan arah jarum jam secara bersamaan.
Gambar 2.7 Topologi Ring (cincin)
Sumber : (http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_cincin) 4. Topology Tree (Pohon)
28
Gambar 2.8 Topology Tree (Pohon)
Sumber : (http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_pohon) 5. Topology Mesh (Jala)
Topologi jala atau Topologi mesh adalah suatu bentuk hubungan antar perangkat dimana setiap perangkat terhubung secara langsung ke perangkat lainnya yang ada di dalam jaringan. Akibatnya, dalam topologi mesh setiap perangkat dapat berkomunikasi langsung dengan perangkat yang dituju (dedicated links).
Gambar 2.9 Topology Mesh (Jala)
Sumber : (http://id.wikipedia.org/wiki/Topologi_mesh)
2.7.4 Manfaat Jaringan Komputer
Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut:
1. Sharing Resources
Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/ periperal lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai. Dengan kata lain, seorang pemakai yang letaknya jauh sekalipun dapat memanfaatkan data maupun informasi yang lainnya tanpa mengalami kesulitan.
2. Media Komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan/ informasi yang penting lainnya.
3. Integrasi Data
30
4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya. Misalnya untuk memberikan perlindungan serangan virus maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada harddisk yang ada di komputer pusat. 5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan data tersebut di berikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang di akses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung di ketahui oleh setiap pemakai.
2.8 Pengertian Client Server
komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.
Server adalah komputer yang menyediakan fasilitas bagi komputer-komputer lain didalam jaringan dan client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server. Server dijaringan tipe client-server disebut dengan Dedicated Server karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation.
Sistem client-server biasanya berjalan pada setidaknya dua sistem yang berbeda. Satu komputer bertindak sebagai client dan lainnya sebagai server, tetapi client dan server juga bisa berada pada satu sistem komputer. Biasanya sebuah server melayani beberapa komputer client walaupun mungkin juga hanya melayani satu client.
32
Gambar 2.10 Jaringan Client Server
Sumber : http://ilmukomputer.com/Jaringankomputer
Keunggulan:
1. Kecepatan akses lebih tinggi
2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik 3. Sistem back-up data lebih baik
4. Terpusat (sumber daya dan keamanan data dikontrol melalui server) 5. Skalabilitas
6. Fleksibel
7. Teknologi baru dengan mudah terintegrasi ke dalam system
8. Keseluruhan komponen (client/network/server) dapat bekerja bersama Kelemahan:
1. Biaya operasional relatif lebih mahal.
2. Diperlukan adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.
4. Perbaikan (jaringan besar membutuhkan seorang staff untuk mengatur agar sistem berjalan secara efisien)
2.9 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung yang digunakan dalam pembuatan program ini adalah sebagai berikut :
2.9.1 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic adalah bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari
Basic. Event driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau menu dipilih. Ketika event driven terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang sudah dikenal oleh pemakai komputer. Bahasa ini dapat dikatakan sebagai bahasa pemrograman dasar atau bahasa pemrograman yang paling mudah yang sesuai dengan namanya. Namun sebenarnya nama basic adalah kependekan dari kata-kata : B (Beginner’s), A (All- Purpose), S(Symbol), I (Intruction), C (Code). Bahasa ini pertama kali muncul pada tahun 1960 dan diperkenalkan oleh Dartmouth College.
34
Selain kemampuan-kemampuan diatas, visual basic juga menyediakan fasilitas antar muka penulis kode program yang lebih mudah dimengerti dan dipakai sehingga berbagai tipe program dapat dikembangkan didalamnya, misalnya EXE, DLL dan OCX, bahkan program-program yang berbasis internet.
Semua fasilitas visual basic ditampilkan dalam bentuk Integrated Development Environment (IDE). Beberapa kelebihan IDE visual basic adalah sebagai berikut :
3 Dapat mengembangkan beberapa project sekaligus.
4 Mampu memanajemen project dalam bentuk form, module dan class.
5 Fasilitas informasi yang lengkap, antara lain daftar properti, informasi dan tip singkat.
6 Editor kode program dalam fasilitas klik kanan untuk melengkapi kode program yang ditulis sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penulisan kode program.
2.9.2 Microsoft SQL Server 2000
1. Menggunaka Enterprise Manager
Fitur ini relatif mudah digunakan karean mode pengololaannya berbasis GUI (Graphical User Interface), oleh karena itu, cukup mengguanakan metode click and drag. Anda dapoat membuat database dan tabel serta database yang lain dengan mudah.
2. Menggunakan SQL Query Analyzer
36 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Penelitian ini dilakukan di SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) yang beralamatkan digedung FE UNBAR Jln.PHH Mustofa No 25, Bandung.
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
SMK Bina Sarana Cendekia merupakan sekolah kejuruan yang usianya masih relative muda yaitu yang berdiri pada tanggal 1 Januari 2009 yang bernaung dibawah Yayasan Teknologi Sarana Utama( YTSU ).
Di SMK BSC (Bina Sarana Cendekia) terdapat beberapa jurusan atau bidang keahlian yaitu :
a) Rekayasa Perangkat Lunak
Jurusan ini mengajarkan mengenai pemahaman perangkat lunak yang bertujuan agar siswa dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan dunia kerja dan materi yang akan dipelajari adalah semua sektor materi yang dibutuhkan industry-industri maupun kantor.
b) Teknik Komputer
c) Farmasi
Indonesia sehat membuat kelulusan farmasi berperan utama dalam hal peracikan obat, perencanaan pembuatan obat, dll. Membuat kelulusan farmasi mempunyai peluang yang sangat besar untuk kedunia industry farmasi dan department kesehatan.
d) Otomotif
Teknik atau langkah-langkah perbaikan dalam hal kendaran otomotif (mobil, motor) dll. Sehingga diharapkan siswa kelulusan Otomotif dapat bersaing serta merta dapat membuka lapangan pekerjaan.
e) Administrasi Perkantoran
Siswa akan mempelajari teknik-teknik dalam hal administrasi, pembukuan, surat menyurat dll, sehingga siswa dapat menjadi bagian administrasi yang handal.
SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) juga memiliki sarana dan prasarana utnuk menunjang aktifitas dalam kegiatan siswa seperti ruang kelas, aula, perpustakaan, lapangan Olahraga, mushola, laboratorium, gudang, kantin dan beberapa bengkel sebagai tempat praktek yang digunakan untuk beberapa jurusan.
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi
38
dalam memasuki pasar kerja lokal, global, serta memiliki jiwa Entrepreneur untuk pengembangan usaha.
Misi
Menyiapkan lulusan yang terdepan dan mudah bekerja serta mempunyai prestasi dengan mengedepankan perpaduan IMTAQ ( Iman dan Taqwa ) dan IPTEK ( Ilmu Pengetahuan dan Teknologi )
3.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan StrukturOrganisasi
Struktur Organisasi SMK Bina Sarana Cendekia Bandung
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK BSC
Sumber : SMK Bina Sarana Cendekia (Bandung)
3.1.4. Deskripsi Tugas
1. Kepala sekolah
a. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan belajar mengajar.
b. Penanggungjawab segala kegiatan sekolah kepada Komite sekolah dan Dinas Pendidikan.
c. Penanggungjawab menejemen sekolah
d. Melaksanakan pengawasan terhadap kegiatan akademik sekolah. e. Menentukan kebijakan sekolah
f. Membawahi dalam pengambilan segala keputusan yang berhubungan dengan kegiatan sekolah.
2. Wakil kepala sekolah
a. Membantu kepala sekolah dalam melaksanakan program atau tugas-tugasnya.
3. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kurikulum a. Menyusun jadwal pengajaran.
b. Mengaudit buku sumber dicocokan dengan pengembangan kurikulum.
c. Pengurusan kegiatan belajar baik kurikuler maupun extra kurikuler. d. Mengontrol target kurikulum, kompetisi dan daya serap siswa. e. Mengembangkan kurikulum dan mutu pendidikan.
f. Mempertanggungjawabkan pancapaian hasil dan mutu pendidikan. 4. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
40
c. Pengarahan dan pengendalian siswa dalam rangka mengekan disiplin siswa dan tata tertib sekolah.
5. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Hubin
a. Membantu kepala sekolah dalam bidang hubungan masyarakat b. menjalin komunikasi dengan diknas, dunia kerja dan industry. 6. Pembantu Kepala Sekolah Bidang Sarana Prasarana
a. Membantu kepala sekolah dalam memimpin, mengawasi seluruh kegiatan ketatalaksanaan & ketatausahaan sekolah.
b. Memelihara dan mengawasi penggunaan sarana dan prasarana sekolah.
c. Memelihara dan mencatat laporan tentang semua hal ketatalaksanaan dan tatausaha.
d. Mendokumentasikan seluruh kegiatan sekolah. 7. Bidang Tata Usaha & Keuangan
a. Penyusunan program tatausaha sekolah
b. Pengurusan administrasi pegawai, guru dan siswa. c. Pembinaan & pengembangan karier pegawai tatausaha.
d. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan katatausahaan secara berkala.
e. Penyusun dan penyajian data / statistic sekolah. 8. Kepala Jurusan
9. Guru
a. Bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. 10.Wali kelas
a) Mengkoordinasikan kegiatan di kelas yang diasuhnya.
b) Mengadakan kunjungan/siraturahmi kepada orang tua/wali siswa. c) Memanggil orang tua / wali siswa yang bermasalah.
d) Melaksanakan administrasi kelas.
e) Mengatsi siswa yang bermasalah bersama guru BP dan GDN. f) Membina siswa yang menjadi bimbingannya secara kontinyu. g) Membantu kelancarkan penagihan BP-3 dan administrasi sekolah
lainnya.
h) Mengajukan usul dan saran kepada kepala sekolah untuk pembinaan dan pengembangan serta memupuk bakat dan minat siswa baik secara individual maupun secara kelompok.
i) Mengusulkan beasiswa kepada Kaprogram keahlian bagi siswa yang memenuhi syarat yang ditentukan.
j) Mengawasi kegiatan kerja bakti dan kegiatan lain di luar sekolah. k) Tugas lain yang relevan.
11.Laboran
42
3.2. Metode Penelitian 3.2.1. Desain Penelitian
Sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini maka metode yang digunakan adalah deskriptif. Metode deskriptif disini maksudnya adalah metode penelitian yang meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pikiran ataupun suatu kelas pristiwa pada masa sekarang dengan penelitian studi kasus di SMK BSC (Bina Sarana Cendekia) Bandung, untuk memperoleh gambaran tentang sistem informasi akademik siswa, kendala yang dihadapi serta pemecahan masalahnya.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data secra lengkap yang berhubungan dengan penelitian ini dilakukan dengan cara survei. Data yang diperlukan adalah data primer dan data sekunder.
3.2.2.1.Sumber Data Primer ( Wawancara, Observasi, Kuesioner )
Sumber data primer adalah biasanya data kualitatif yang diperoleh berdasarkan wawancara dan observasi. Data kualitatif adalah data yang tidak dihitung dengan hitungan bilangan, tetapi diukur dengan kata-kata bernilai misalnya banyak, sedikit, kecil, rendah, manis, cantik, mahal, tinggi, panjang, beratdansebagainya.
1. Wawancara
Yaitu dengan mangadakan Tanya jawab secara langsung kepada bagian Akademik sebagai bagian yang mengelola langsung mengenai data-data yang dibutuhkan seperti bagaimana sistem informasi yang sedang berjalan di SMK BSC ( Bina Sarana Cendekia ) Bandung mulai dari proses pendaftaran siswa baru hingga pengolahan data mengenai pembagian kelas dan penjadwalan yang akan dilaporkan pada kepala sekolah. Hasil dari wawancara tersebut penulis mendapatkan informasi yang lebih mengenai sistem yang sedang berjalan di SMK Bina Sarana Cendekia (BSC) Bandung.
2. Observasi
Yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pencatatan secara cermat dan sistematis langsung dilokasi penelitian yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan oleh petugas yang melaksakan yaitu bagian Akademik. Adapun observasi yang dilakukan di SMK BSC Bandung ke bagian akademik yaitu mengamati proses jalannya kegiatan akademik. Hasil yang diperoleh dari observasi tersebut penulis mengetahui bahwa sistem informasi akademik di SMK BSC Bandung masih belum terkomputerisasi sehingga dalam pengolahan data masih cukup lama.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder ( Dokumentasi )
44
digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah dengan metode Dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang sudah diolah oleh perusahaan berupa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
Dalam melakuka penelitian ini penulis mendapatkan data sekunder berupa: 1. Formulir pendaftaran calon siswa baru.
2. Profil sekolah. 3. Contoh Raport. 4. Daftar pelajaran
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Tahapanan alisis sistem digunakan untuk mengambil keputusan, apabila sistem pada saat ini memiliki masalah atau mungkin sudah tidak berfungsi secara maksimal, dan hasil analisis tersebut akan digunakan sebagai bahan dasar untuk memperbaiki sistem
3.2.3.2.Metode Pengembangan Sistem
Adapun tahapan proses yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Dokumentasi.
2. Peneliti membuat prototype dari kebutuhan tersebut. 3. Evaluasi terhadap prototype dilakukan oleh peneliti 4. Peneliti membuat perangkat lunak terakhir.
5. Pengujian dilakukan.
Dalam tahapan diatas, yang merupakan tahapan prototype adalah tahapan nomor satu, kedua dan ketiga, sedangkan pada tahapan ketiga tersebutlah akan terjadi siklus pengembangan perangkat lunak hingga hal-hal utama pada perangkat lunak tersebut selesai dibuat.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3.2 Prototype Model
Sumber : Abdul kadir (2003)
3.2.3.3.Alat Bantu Analisis dan Perancangan
46
metode-metode, prosedur dan keluaran dalam pemprosesan suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai.
Untuk merancang sistem diperlukan suatu alat bantu yang dalam hal ini penyusun menggunakan alat bantunya yaitu :
1. Flow Map
Flowmap adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowmap merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
Ada dua macam flowmap yang menggambarkan proses dengan komputer : 1. Sistem Flowmap
Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.
2. Program Flowmap
Bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan simbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.
2. Diagram Konteks
elemen-elemen yang terlibat dalam suatu sistem arus data yang masuk ke dalam sistem dan luar sistem digambarkan dengan jelas.
Diagram konteks meliputi beberapa sistem antara lain: 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain. 2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpangan data.
5. Batasan antara sistem yang dirancang dengan lingkungan. 3. Data Flow Diagram
Diagram alir atau DFD (Data Flow Diagram) adalah representasi dari suatu sistem yang menggambarkan bagian-bagian dari sistem tersebut beserta seluruh keterlibatan diantara bagian-bagian yang ada. Sistem yang dimaksud berupa sistem otomatis, manual atau gabungan dari keduanya. Diagram arus data ini digunakan untuk menggambarkan berapa hal meliputi komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal dan tujuan data serta penyimpanan data.
Simbol-simbol yang digunakan oleh diagram arus data adalah sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar (Exsternal Entity)
48
(output) dan dari sistem kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak.
2.Arus Data (Data Flow)
Menunjukan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses. Disimbolkan dengan suatu panah yang mengalir diantara proses, simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity).
3.Proses (Process)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang yang akan keluar dari proses. Simbol yang digunakan untuk proses ini adalah lingkaran, dimana aliran data yang masuk dan ditransformasikan ke aliran data keluar. 4.Simpanan Data (Data Store)
Suatu simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau arsip. Dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal pararel. Keuntungannya supaya mempermudah pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer. Untuk lebih mengerti sistem yang akan dikembangkan/dikerjakan.
4. Kamus Data
sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi anatara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara lebih terinci dapat dilihat di kamus data.
5. Perancangan Basis Data
Basis Data terdiri dari dua kata, yaitu Basis dan Data. Basis diartikan sebagai markas atau gudang tempat berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
Pengertian basis data menurut Faried Irmansyah (2003): “Database adalah kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya
yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu,
tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan
50
Sedangkan menurut Noor Haryono (2003) :“Basisdata adalah sekumpulan informasi mengenai suatu subjek tertentu, yang memiliki keterkaitan logis,
lengkap, dan terstruktur. Basisdata menyediakan struktur bagi informasi, dan
memungkinkannya untuk digunakan bersama-sama oleh berbagai aplikasi yang
berbeda.”
Dari dua pengertian diatas, basis data dapat didefiniskan sebagai suatu wadah yang dapat menampung kumpulan file yang dapat dimanipulasi.
a. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi table kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya.
1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.
2. Bentuk normal ke satu (1-NF) Syarat normal ke satu
Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.
3. Bentuk normal kedua (2-NF) Syarat normal kedua
a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.
b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantung fungsional sepenuhnya (Fully Functional Dependency) pada kunci utama/primary key.
4. Bentuk normal ketiga (3-NF) Syarat normal ketiga
a. Bentuk data telah memenuhi criteria bentuk normal kedua
b. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key direlasi itu saja.
b. Tabel Relasi
52
3.2.4 Pengujian Software
Metode yang diambil adalah metode pengujian Black Box. Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental system tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Pengujian Black Box digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut, apakah keputusan yang diambil sudah sesuai dengan kenyataan disekolah. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diketahui kesalahan-kesalahannya.
Adapun beberapa jenis kesalahan yang dapat diidentifikasi : 1. Fungsi tidak benar atau hilang.
2. Kesalahan antar muka.
3. Kesalahan pada struktur data (Pengaksesan basis data). 4. Kesalahan inisialisasi dan akhir program.
5. Kesalahan formasi.
Faktor pengujian yang digunakan, antara lain : 1. Realiability
2. Service levels
Service levels menekankan pada layanan yang diinginkan oleh user, desain metode dan desain sistem untuk mencapai tingkat layanan yang diinginkan user.
3. Correctness
54 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1. Analisis Sistem Informasi Akademik Yang Berjalan
Analisis sistem sangat bergantung pada sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih baik dan efisien.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan kegiatan guna menganalisis atau mempelajari dokumen yang ada pada sebuah sistem yang selanjutnya dugunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan kepada system tersebut. Berikut adalah :
Analisis dokumen merupakan kegiatan guna menganalisis atau mempelajari dokumen-dokumen yang ada pada sebuah sistem untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang ada pada sistem pengolahan data akademik siswa yaitu :
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran Sumber : Panitia Siswa Baru
Fungsi : Sebagai formulir pendaftaran calon siswa baru Periode : Saat siswa melakukan pendaftaran siswa baru
Rangkap : 1
Item :
jenis_kelamin_siswa, agama_siswa, anak ke-, sekolah_asal, thn_lulus, nama_ortu, tlp_ortu, pekerjaan_ortu_, alamat_ortu, jurusan.
2. Nama Dokumen : Bukti Kwitansi Pendaftaran Sumber : Panitia Siswa Baru
Fungsi :
Sebagai bukti pembayaran pendaftaran untuk calon siswa baru pada saat pendaftaran
Periode :
Setiap ada calon siswa baru yang telah melakukan pendaftaran Rangkap : 2
Item :
No. Kwitansi, telah diterima dari, uang sejumlah, untuk pembayaran, tanggal kwitansi, besar uang. 3. Nama Dokumen : Buku Biodata Calon Siswa
Sumber : Panitia Siswa Baru
Fungsi :
Sebagai daftar biodata calon siswa yang telah mendaftar
56
Item :
Nama lengkap, alamat, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, jurusan.
4. Nama Dokumen : Buku Induk Siswa Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai catatan biodata siswa baru yang diterima Periode : Setiap ada penerimaan siswa baru
Rangkap : 1
Item :
Nama lengkap, Nis, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, agama, anak ke, status dalam keluarga, alamat siswa, diterima tingkat, pada tanggl, asal sekolah, alamat sekolah, tahun ijazah, nomor ijazah, nama ayah, nama ibu, alamat orag tua, pekerjaan ayah, pekerjaan ibu, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, sekolah yang dituju. 5. Nama Dokumen : Data Guru
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai catatan biodata guru
Periode :
Saat guru yang bersangkutan diterima sebagai pegawai tetap (satu kali)
Item :
NIP, nama guru, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan terakhir, alamat, telepon.
6. Nama Dokumen : Daftar Pelajaran Sumber : Bagian Kurikulum
Fungsi : Sebagai daftar mata pelajaran
Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali) Rangkap : 1
Item :
Nomor, mata pelajaran 7. Nama Dokumen : Pembagian kelas Siswa
Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai daftar siswa dikelas yang telah dibagi Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 4
Item :
Jurusan, kelas, nomor induk siswa, nama, jenis kelamin.
8. Nama Dokumen : Penjadwalan Sumber : Bagian Kurikulum
58
Rangkap : 3
Item :
Tahun pelajaran, hari, jam ke, waktu sekolah, tingkat, kelas, jurusan
9. Nama Dokumen : Laporan Data Siswa Baru Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai Laporan daftar siswa tahun ajaran baru Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali)
Rangkap : 2
Item :
Nomor, nama siswa, alamat siswa, jenis kelamin, jumlah siswa
10.Nama Dokumen : Laporan Data Guru Sumber : Bagian Tata Usaha
Fungsi : Sebagai Laporan guru tahun ajaran baru Periode : Setiap awal tahun pelajaran (satu kali) Rangkap : 2
Item :
4.1.2 Analisis Prosedur Sistem Informasi Akademik yang sedang Berjalan Salah satu hasil dari analisis prosedur adalah penggambaran bagan alir dokumen (Dokumen Flow Map). Bagan alir dokumen dimaksudkan untuk mengetahui aliran dokumen yang digunakan dalam sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
4.1.2.1 Flow Map
Prosedur Pendaftaran Siswa Baru yang Sedang Berjalan
Pada Sistem Informasi Akademik ada beberapa prosedur yang sedang berjalan, seperti prosedur pendaftaran siswa baru, prosedur proses seleksi dan registrasi ulang, prosedur pembagian kelas dan penjadwalan. Adapun prosedur pendaftaran siswa baru yang sedang berjalan dibawah ini :
1. Panitia pendaftaran memberikan formulir pendaftaran kepada calon siswa baru, setelah siswa mengisi formulir dan melengkapi persyaratannya maka formulir dan persyaratan tersebut dikembalikan kepada panitia pendaftaran, jika persyaratan tidak lengkap maka formulir dan persyaratan dikembalikan lagi kepada siswa untuk dilengkapi. Persyaratannya yaitu :
a. Mengisi formulir yang telah disediakan
b. Photo copy STTB yang dilegalisir oleh sekolah asal 2 lembar c. Photo copy raport, kartu pribadi, surat tanda kelulusan (STK) d. Surat keterangan akte kelahiran dari catatan sipil
60
2. Setelah formulir dan persyaratan lengkap, panitia pendaftaran membuat bukti biaya pendaftaran sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada siswa dan rangkap yang kedua disimpan oleh panitia pendaftaran. Kemudian dari formulir pendaftaran tersebut panitia mengisi dibuku data pendaftaran siswa baru yang melakukan pendaftaran lalu formulir beserta persyaratannya disimpan berdasarkan nomor urut pendaftaran.
Untuk lebih jelasnya prosedur mengenai prosedur pendaftaran siswa baru, dapat dilihat pada Flow Map gambar 4.1.
A1
A2
A3
Keterangan :
A1: Arsip bukti kwitansi pembayaran A2: Arsip data pendaftaran siswa baru
A3: Arsip formulir pendaftaran dan persyaratannya
Prosedur Proses Registrasi Ulang Siswa baru yang Sedang Berjalan
1. Bagian Tata Usaha akan membagikan formulir registrasi sebanyak 2 rangkap kepada siswa yang telah melakukan pendaftaran, setelah formulir registrasi diisi oleh siswa kemudian dikembalikan lagi kepada bagian tata usaha serta membawa B.P (bukti pembayaran), jika tidak lengkap formulir registrasi tersebut dikembalikan pada siswa. Apabila formulir registrasi telah lengkap dan telah membayar biaya administrasi maka bagian tata usaha akan memverifikasi formulir tersebut, rangkap pertama serta B.P (bukti pembayaran) disimpan oleh bagian tata usaha dan rangkap yang kedua diberikan kepada siswa.
2. Bagian tata usaha akan mencatat data siswa baru yang telah melakukan registrasi ulang ke dalam buku siswa baru kemudian disimpan oleh bagian tata usaha.
62
Bukti Reg Telah di verifikasi
2 1 Bukti Reg Telah di
verifikasi 1
BP
Bukti Reg Telah di verifikasi
Gambar 4.2 Flow Map Registrasi Ulang yang Sedang Berjalan Keterangan :
A4 : Arsip bukti registrasi dan B.P (Bukti Pembayaran) A5 : Arsip buku data siswa baru
Prosedur Pembagian Kelas dan Penjadwalan yang Sedang Berjalan
2. Dari buku data siswa baru bagian tata usaha membuat pembagian kelas berdasarkan daftar siswa pada buku data siswa baru sebanyak 4 rangkap, sebelum dokumen pembagian kelas disebarkan maka dokumen tersebut diberikan kepada kepala sekolah untuk di verifikasi setelah dokumen tersebut diverifikasi kemudian dokumen 4 rangkap tersebut diberikan pada bagian kurikulum, guru, siswa dan yang terakhir diarsipkan pada bagian tata usaha.
3. Setelah bagian kurikulum menerima dokumen pembagian kelas siswa maka bagian kurikulum membuat penjadwalan sebanyak 2 rangkap berdasarkan referensi dari daftar pelajaran, daftar data kelas dan buku induk guru dari Bagian tata usaha, sebelum penjadwalan disebarkan maka dokumen tersebut diberikan kepada kepala sekolah untuk diverifikasi, setelah dokumen diverifikasi kemudian dokumen 2 rangkap tersebut diberikan pada guru dan diarsipkan pada bagian kurikulum.
4. Setelah membuat penjadwalan dan pembagian kelas, maka Bagian tata usaha membuat laporan jumlah siswa baru sebanyak 2 rangkap, ragkap pertama diberikan kepada kepala sekolah dan rangkap yang kedua diarsipkan, serta membuat laporan data guru sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama diberikan kepada kepala sekolah dan rangkap yang kedua diarsipkan oleh Bagian tata usaha.
64
Flowmap Pembagian Kelas dan Penjadwalan
Guru
Siswa Bag Kurikulum Bag Tata Usaha Kepala Sekolah
Biodata Guru
Gambar 4.3 Flow Map Pembagian Kelas dan Penjadwalan Sedang Berjalan
Keterangan :
A6 : Arsip Buku data guru A7 : Arsip Data kelas A8 : Arsip Daftar pelajaran A9 : Arsip Penjadwalan
