SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SMPN 36 BANDUNG
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan pada Program Studi Manajemen Informatika jenjang Diploma Tiga Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh:
Dea Ramadhanisa Sukma 10909070
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
ABSTRAK
Akademik merupakan salah satu bentuk kegiatan dibidang pendidikan, sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung dinilai belum efektif dimana pencatatan data siswa, data guru, data nilai dan penjadwalan masih dicatat dalam pembukuan sehingga mudah rusak atau hilang serta pembuatan laporannya memakan waktu yang lama. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan, membuat perancangan sistem, melakukan analisis dan pengujian sistem serta untuk melakukan implementasi sistem informasi akademik. Penelitian ini berguna untuk membangun sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung.
Dalam pengembangan sistem akademik penulis menggunakan metode
pendekatan terstruktur yaitu metode prototype dimana teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain yaitu observasi dan wawancara. Untuk metode pengembangan menggunakan metode terstruktur dengan beberapa alat bantu dan teknik pengerjaan seperti flowmap, diagram konteks, dan data flow diagram. Bahasa pemograman yang digunakan dalam merancang dan mengimplementasikan sistem informasi akademik adalah java netbeans dan database yang digunakan adalah mySQL.
Hasil dari penelitian di SMPN 36 Bandung, dapat dibuat kesimpulan bahwa dengan dibangunnya sistem informasi akademik diharapkan dapat membantu
ABSTRACT
Academic is one form of activity in the field of education, academic information system at SMPN 36 Bandung considered not effective where the recording of student data, teacher data, value and scheduling data is still recorded in the books so easily damaged or lost and the making of the report takes a long time. This study aims to determine the running system, making system design, analysis and testing system and to make academic information system implementation. This research is useful to build an academic information system at SMPN 36 Bandung.
In developing the academic system writer using structured approach method that is the prototype method where data collection techniques used the observation and interview. For developing method using a structured method with several tools and workmanship techniques like flowmap, context diagrams, and data flow diagrams. Programming language used in designing and implementing the academic information system is java netbeans and data base used my SQL Results of research on SMPN 36 Bandung, can be made the conclusion that with the construction of academic information system is expected to assist the Administration in managing student data, teacher data, value and scheduling data
faster and can reduce errors in data recording process and reduce errors in Submitting the report.
iv
7. Ibu Imelda, ST.,MT, selaku ketua panitia TA 8. Bapak Wahyu Nurjaya WK, S.T., selaku dosen wali 9. Ibu Wahyuni. selaku dosen penguji uji program
10.Semua Sahabat di kelas MI-17,MI-18 dan MI-19 yang selalu membantu pembuatan laporan ini.
11.Teman-temanku seperjuangan di MI-18, yang selalu memberikan doa dan bantuannya, Duwi, Yola, Dian, Putri, Hari, Dewan, Ardhy dan yang lainnya.
12.Seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian laporan Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari sepenuhnya dalam penulisan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak terdapat kekurangan, penulis berharap tugas akhir ini dapat digunakan dengan baik oleh berbagai pihak terutama pihak yang membutuhkan. Dan semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi kita semua, Amin Yaa Robbal A’lamin.
Bandung, Juli 2012
KATA PENGANTAR…... iii
DAFTAR ISI……... v
DAFTAR GAMBAR ……… ... viii
DAFTAR TABEL... …... x
DAFTAR SIMBOL…... xii
BAB I PENDAHULUAN... 1. 1 Latar Belakang... 1
2.2 Konsep Dasar Informasi... 13
2.2.1 Definisi Informasi... 14
2.2.2 Kualitas Informasi... 14
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Informasi... 15
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN………. 31
3.1 Objek Penelitian... 31
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN... 46
4.1 Analisis Sistem Informasi Akademik Yang Berjalan... 46
4.1.1 Analisis Dokumen... 48
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan... 49
4.1.2.1 Flowmap... 52
4.1.2.2 Diagram Konteks... 53
4.1.2.3 Data Flow Diagram... 54
4.1.2.4 Evaluasi Sistem Yang Berjalan... 55
4.2 Perancangan Sistem... 55
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem... 55
4.2.2 Gambaran Umum Yang Diusulkan... 56
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan………. 57
4.2.6 Perancangan Arsitektur Jaringan……… 92
BAB V PENGUJIAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM………. 93
5.1 Pengujian……….. 93
5.1.1 Rencana Pengujian……….... 93
5.1.2 Kasus Dan Hasil Pengujian……… 94
5.1.3 Kesimpulan Dan Hasil Pengujian………. 97
5.2 Implementasi………. 97
5.2.1 Batasan Implementasi (Optional)………... 98
5.2.2 Implemetasi Perangkat Lunak……… 98
5.2.3 Implemetasi Perangkat Keras……… 99
5.2.4 Implemetasi Basisi Data (Mysql)……… 99
5.2.5 Implemetasi Antar Muka……….. 104
5.2.6 Implemetasi Instalasi Program……… 118
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 122
6.1 Kesimpulan... 122
6.2 Saran ... 123 Daftar Pustaka
BAB I PENDAHULUAN
1.1.LATAR BELAKANG
Seiring dengan perkembangan jaman, dunia teknologi informasi semakin berkembang karena manusia selalu mencari terobosan baru. Oleh karena itu manusia banyak menggunakan peralatan yang serba canggih terutama dibidang teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi ini telah mengubah dunia menjadi serba mudah dan berkat dukungan teknologi komputer terbukti bahwa mekanisme kerja yang panjang menjadi lebih efektif dan efisien. Komputer memegang peran penting dalam menunjang kelancaran aktivitas pekerjaan didalam suatu informasi.
SMPN 36 merupakan salah satu sekolah menengah pertama di Bandung. Sekolah ini terletak di Jalan Caringin Babakan Ciparay. Berdasarkan Data dari hasil penelitian diperoleh data siswa angkatan 2013 dan angkatan 3 tahun ke belakang.
Tabel 1.1 jumlah siswa SMP Negeri 36 Bandung
Pada SMPN 36 Bandung sebagai tempat dilakukannya penelitian, dengan sistem pendataan siswa yang sekarang dirasakan masih banyak kekurangan yang terjadi, dikarenakan sistem yang ada masih menggunakan buku induk dan arsip sehingga dapat menyebabkan data siswa yang ada mudah hilang ataupun rusak. Adapun pengolahan nilai siswa pada saat ini masih tergantung pada tulisan tangan, sehingga nilai yang dibutuhkan masih dihitung secara manual. Serta sulitnya pencarian data akademik dan pengolahan nilai karena belum adanya data yang terkomputerisasi.
Tahun Ajaran
Jumlah Siswa Baru
Total Siswa Aktif
2009/2010 618 360
2010/2011 602 320
Penelitian yang akan dilakukan di sekolah ini adalah untuk membuat perancangan sistem informasi akademik yang dilakukan pada SMPN 36 Bandung. Penelitian ini memiliki peranan untuk memperbaiki kinerja sistem pengolahan data akademik pada SMPN 36 Bandung sehingga diharapkan akan menjadi kemudahan untuk sarana pengolahan data siswa dan pengolan data nilai sehingga dapat diperoleh hasil yang cepat, tepat, akurat, efektif dan efisien.
Penelitian yang dilakukan ini diharapkan dapat memperbaiki sistem pendidikan yang sedang berjalan, mempercepat pengolahan data dan mempercepat siklus informasi yang dibutuhkan sehingga menjadi sarana penunjang aktivitas pendidikan yang kondusif. Seiring dengan kemajuan perkembangan dunia pendidikan saat ini yang menuntut serba cepat, praktis dan akurat dalam penyajian data dan informasi pendidikan serta memberikan layanan yang baik bagi aparatur sekolah dan para siswa.
1.2.IDENTIFIKASI DAN RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat di identifikasi beberapa permasalahan yang sering terjadi pada sistem akademiknya,diantaranya yaitu :
1. Pengolahan data siswa dan guru masih disimpan dalam bentuk dokumen atau buku induk, sehingga menyebabkan kesulitan pencarian data dan data menjadi tidak terintegrasi.
2. Output penilaian masih belum maksimal, seperti dalam penjumlahan nilai, penginputan data masih dikerjakan secara tertulis, oleh karena itu sering terjadi kesalahan dalam penghitungan nilai.
3. Penjadwalan masih bersifat manual sehingga menyebabkan bentrok 4. Sulitnya pencarian data akademik dan pembuatan laporan karena belum
adanya data yang terkomputerisasi.
Adapun rumusan masalah dari objek penelitian adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana sistem akademik yang sedang berjalan di SMPN 36 Bandung. 2. Bagaimana perancangan sistem informasi akademik di SMPN 36
Bandung.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung. 4. Bagaimana implementasi sistem informasi akademik di SMPN 36
1.3. MAKSUD DAN TUJUAN PENELITIAN 1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini yaitu untuk membangun sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung guna membantu atau memudahkan kegiatan akademik sekolah, seperti pengolahan data siswa dan guru.
1.3.2. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui sistem informasi akademik yang berjalan saat ini di SMPN 36 Bandung.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung.
3. Untuk melakukan analisis dan pengujian sistem program di SMPN 36 Bandung.
4. Untuk melakukan implementasi sistem informasi akademik di SMPN 36 Bandung.
1.4. KEGUNAAN PENELITIAN 1.4.1. Kegunaan Akademis
1.4.2. Kegunaan Praktis
Hasil penelitian ini dapat bermanfaat dan dijadikan bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan sistem akademik di SMPN 36 Bandung, juga untuk memasyarakatkan sistem informasi didunia pendidikan.
1.5. BATASAN MASALAH
Dalam hal ini penulis merasa perlu untuk membatasi masalah yang akan dibahas agar pada penyusunan laporan ini dapat lebih terarah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Adapun masalah yang dibahas dalam laporan ini hanya dibatasi pada :
1. Untuk pengolahan data siswa dan data guru yang hanya dilakukan pada data siswa yang sudah diterima menjadi siswa SMPN 36 Bandung. 2. Tidak membahas proses pembayaran SPP.
3. Sistem yang dibangun hanya membahas khusus untuk siswa kelas VII. 4. Pengolahan data pada raport ditekankan pada nilai siswa tanpa membahas
1.6.Lokasi dan Waktu Penelitian
Kegiatan penelitian ini untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan dari program diploma III jurusan Manajemen Informatika yang dilaksanakan di SMPN 36 Bandung yang berlokasi di Jalan Caringin Babakan Ciparay Bandung. Adapun tahap – tahap penelitian seperti terlihat pada tabel 1.1 di bawah ini.
Tabel 1.2 Jadwal dan waktu penelitian
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Elemen Sistem
Menurut Abdul Kadir (2003:54), elemen-elemen yang terdapat pada sebuah sistem meliputi :
a. Tujuan Sistem
Suatu sistem pasti memiliki suatu sasaran yang ingin dicapai. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang akan dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
b. Masukan (Input)
Masukan (Input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input.
Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi. Sedangkan sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan output.
c. Keluaran (Output)
Masukan (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
d. Proses
e. Mekanisme Pengendalian
Mekanisme pengendalian (control Mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
f. Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya.
g. Batasan (Boundary)
Batasan sistem adalah pemisah antara sistem dengan daerah di luar sistem (lingkungan). Batasan sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem.
h. Lingkungan (Environment)
2.1.2 Karaktersistik sistem
karakteristik sistem adalah suatu sistem yang mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian - bagian dari sistem. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signalinput). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.Keluaran Sistem (output).
6. Keluaran (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (process)
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Merupakan penentu dari tujuan untuk menentukan masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dihasilkan sebuah sistem.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting didalam sebuah sistem. Jika sebuah sistem mengolah informasi yang salah maka penerima informasi akan susah untuk mengambil keputusan masa kini atau masa yang akan datang.
Informasi menurut Jogiyanto (2000:692) dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti lagi bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.2.1. Definisi Informasi
Dalam membentuk suatu sistem informasi, diperlukan komponen masukan berupa data-data, yang diperlukan sebagai komponen pembangun sistem tersebut.
Menurut Abdul Kadir dikutip dari Jogiyanto (2003 : 7) Data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol). Adapun definisi informasi adalah:
Menurut Abdul Kadir dikutip dari Jogiyanto (2003 : 7) Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang.
Menurut Al-bahra bin jadmudin (2005 :13) Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
2.2.2. Kualitas Informasi
Adapun kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu : 1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan
2. Tepat waktu (Time Lines), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2000:697) sistem infomasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainya terhadap kejadian-kejadin internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
2.4 Definisi dari Kasus yang Dianalisis 2.4.1. Pengertian Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah data, sedangkan data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. (Jogiyanto,2005:8).
2.4.2. Pengertian Sistem Informasi
2.4.3.Pengertian Akademik
Berdasarkan penjelasan sistem, informasi dan sistem informasi maka beberapa pengertian yang berhubungan dengan judul penelitian ini adalah sebagai berikut:
Pengertian Akademik, Akademik yaitu kegiatan yang dilakukan didalam lingkungan dunia pendidikan yang berhubungan dengan proses belajar mengajar. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua, Akademi adalah lembaga pendidikan tinggi kurang lebih 3 tahun lamanya yang mendidik tenaga profesi. Sedangkan akademik adalah bersifat akademik.
Maka sistem informasi akademik adalah sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal yang berhubungan dengan data akademik.
2.4.3.1. Pengertian Siswa
2.4.3.2. Pengertian Guru
Menurut UU RI NO 14 TAHUN 2005, Guru adalah pendidik profesional dengan tugas utama mendidik, mengajar, membimbing, mengarahkan, melatih, menilai, dan mengevaluasi peserta didik pada pendidikan anak usia dini jalur pendidikan formal, pendidikan dasar, dan pendidikan menengah.
2.4.3.3. Pengertian Penjadwalan
Penjadwalan memiliki pengertian khusus sebagai durasi dari waktu kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian aktivitas kerja yang ada dalam kegiatan. Penjadwalan juga merupakan proses penyusunan daftar pekerjaan yang akan dilakukan untuk mencapai atau mewujudkan suatu tujuan tertentu yang juga memuat table waktu pelaksanaanya.
2.4.3.4. Pengertian Penilaian
2.5 Metode Pengembangan Sistem
Desain penelitian ini dimodelkan dengan menggunakan model proses Prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan terstruktur untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai (user).
2.6 Analisis Dan Perancangan Sistem
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuahlandasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain.
Tahapan perancangan sistem mempunyai dua maksud, yaitu sebagai berikut : a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2.7 Perancangan Sistem
Untuk dapat bisa melakukan langkah atau prosedur yang sesuai dengan yang diberikan oleh metode pengembangan sistem yang telah terstruktur ,maka dibutuhkan alat dan Alat-alat pengembangan sistem yang digunakan adalah suatu alat berbentukgrafis yang sifatnya berupa suatu bagan.
2.7.1. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Beberapa simbol yang digunakan di Data Flow Diagram untuk maksudmewakiliyaitu :
a. Kesatuan Luar (External Entity) atau batas sistem
b. Arus Data (Data Flow)
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arusdata ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistematau hasil dari proses sistem, arus data di DFD diberi simbol suatu panah.
c. Proses (Process)
Suatu proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untukdihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapatdisimbolkan dengan notasi lingkaran.
d. Simpanan Data (Data Store)
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : 1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual. 3. Suatu kotak tampak data. 4. Suatu tabel acuan manual. 5. Suatu agenda atau buku.
2.7.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkanhubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteksmerupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input kesistem atau output dari sistem. Ia akan memberikan gambaran tentangkeseluruhan sistem.
2.7.3 Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiapfield atau file di dalam sistem. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistemdapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakaisistem.
2.8 Pengertian Basis Data
Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data.Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat barang berkumpul. Sedangkan data dalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya (Fathayansyah , 2002:2).
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti : 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisir
sedemikian rupa agar dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu,untuk memenuhi kebutuhan.
2.9 Perancangan Basis Data
1. ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah suatu teknik untuk menganalisis dan menjelaskan data yangdibutuhkan oleh pemakai sistem.Penjelasan data harus dibuat secara singkat,akurat dan dapat dibaca oleh pemakai, programmer dan spesialis teknik lainnya.
Penjelasan data dengan menggunakan ERD membutuhkan :
a. Entity adalah suatu hal dalam bentuk apapun yang mana data dikumpulkan dapat berupa objek, orang, konsep atau kejadian.
b. Atribut adalah suatu karakteristik dari suatu entity.
c. Relationship adalah hubungan atau asosiasi antara suatu entitas dengandirinya sendiri atau dengan entitas lainnya.
Relationship digambarkan sebagai garis yang menghubungkan entitas entitasyang dipandang memiliki hubungan antara satu dengan lainnya.
Pada ujung masing-masing relationship terdapat derajat atau cardinalitas hubungan, yaitu ;
Hubungan satu ke satu Hubungan banyak ke banyak Hubungan satu ke banyak 2. Teknik Normalisasi
a. Meminimumkan duplikasi data.
b. Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk kebutuhan fungsional yang berbeda.
c. Memungkinkan suatu model untuk digambarkan dalam berbagai perancangandatabase.
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya, dimana relasi dapat dipecah lagi manjadi beberapa tabel. Teknik normalisasi ini untuk menghindari masalah pada penyusunan data. Sedangkan keuntungan dari normalisasi itu sendiri adalah untuk menghindari terjadinya redudansi atau duplikasi data dan inkonsistensi data(data yang tidak konsisten).
Adapun bentuk-bentuk tahapan normalisasi adalah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalizied Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam dengan tidak ada keharusan mengikuti format tertentu. Suatu data dikumpulkan apa adanya tanpa mengikuti aturan-aturan tertentu. b. Bentuk Normal Pertama (1st Normal Form)
c. Bentuk Normal Kedua (2nd Normal Form)
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika:
1. Berada pada bentuk normal pertama.
2. Semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer.
d. Bentuk Normal Ketiga (3rd Normal Form) Suatu relasi dikatakan bentuk normal ketiga jika : 1. Berada pada bentuk normal kedua.
2. Setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dapendensi transitif terhadap kunci primer.
e. Bentuk Normal Boyce Codd/ BCNF
Suatu relasi disebut memenuhi bentuk Boyce Codd jika dan hanya jika suatu penentu (determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik).
f. Konsep-konsep pada normalisasi
1. Key Field / Key Attribute / Atribut Kunci
Adalah suatu kunci field yang dapat mewakili record / tuple. 2. Candidat Key / Kunci Kandidat
3. Primary Key / Kunci Primer
Adalah suatu atribut / satu set atribut yang mengidentifikasikan secara unik dan mewakili setiap kejadian pada suatu entity. 4. Alternate Key / Kunci Alternatif
Adalah Kunci yang tidak dipakai sebagai kunci primer. 5. Foreign Key / Kunci Tamu
Adalah suatu atribut / satu set atribut dan melengkapi hubungan yang menunjukkan ke induknya (hubungan 1 ke banyak).
2.10 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak digunakan untuk pendukung program. Perangkat lunak yang digunakan akan dijelaskan sebagai berikut :
2.10.1 Sekilas tentang Java
Bahasa pemrograman Java adalah bahasa bahasa yang digunakan untuk menghasilkan aplikasi-aplikasi Java. Pada saat program Java dikompilasi, ia akan dikonversi ke bentuk bytecode, yang merupakan bahasa mesin yang portable. Selanjutnya, bytecode tersebut dijalankan di Java Virtual Machine (JVM). Platform dapat didefinisikan sebagai perangkat lunak pendukung untuk aktivitas-aktivitas tertentu yang merupakan himpunan kelas-kelas Java yang sudah didefinisikan sebelumnya dan eksis sejak instalsi Java. Platform Java juga mengacu pada lingkungan runtime atau API (Application Programming Interface) Java.
Untuk membuat aplikasi berbasis Java, diperlukan Java Development Kit (JDK). Saat ini JDK telah mencapai versi 2 yang dikenal dengan Java 2 Platform. Java 2 Platform, dibagi menjadi tiga kategori, yaitu :
1. Java 2 Standard Edition (J2SE)
Kategori ini digunakan untuk mengembangkan dan menjalankan aplikasi Java berbasis PC.
2. Java 2 Enterprise Edition (J2EE)
aplikasi Java pada lingkungan enterprise, dengan fungsi-fungsi seperti Servlet dan Java Server Page (JSP).
3. Java 2 Micro Edition (J2ME)
Kategori ini digunakan untuk mengembangkan dan menjalankan aplikasi Java berbasis handheld devices, seperti Personal Data Assistant (PDA), HandPhone dan PocketPC.
2.10.2 Fungsi dan Pengertian Netbeans
NetBeans mengacu pada kedua platform kerangka untuk aplikasi desktop Java, dan sebuah lingkungan pengembangan terpadu (IDE) untuk pengembangan dengan Java , JavaScript , PHP , Python , Ruby , Groovy , C , C + + , Scala , Clojure , dan lain-lain.
2.10.3 Pengertian MySQL
SQL merupakan bahasa query yang paling banyak dipilih oleh DBMS dan Development Tolls (seperti Visual Basic, Delphi, PHP, Java, dll) dalam menyediakan media bagi penggunanya untuk berinteraksi dengan basis data.
MySQL merupakan salah satu contoh produk DBMS yang sangat popular di lingkungan linux, tetapi juga tersedia pada windows. Banyak situs web yang menggunakan MySQL sebagai database server (server yang melayani permintaan akses database) (Abdul Kadir, 2003). Pernyataan-pernyataan
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. OBJEK PENELITIAN
Penelitan ini dilakukan untuk merancang suatu sistem informasi akademik, objek penelitian pada penyusunan tugas akhir ini adalah pada SMPN 36 Bandung yang terletak di Jalan Caringin Babakan Ciparay Bandung.
3.1.1. Sejarah Singkat SMPN 36 Bandung
Pada mulanya sekolah ini merupakan filiar dari SMP Negeri 21 Bandung. Selain pernah menumpang di SMP Negeri 21 Bandung, juga pernah menumpang di SD Babakan Ciparay karena kekurangan ruangan.
1. Tahun 1995 - 1998 dipimpin oleh Bapak Drs. Drajat Sudrajat
2. Tahun 1998 - 2002 dipimpin oleh Bapak Drs. Lili Sumpena Ar, M.M.Pd. 3. Tahun 2002 - 2006 dipimpin oleh Bapak Drs. Imam Sumarno, M.Sc. 4. Tahun 2006 - 2008 dipimpin oleh Bapak Wihardja, S.Pd.
5. Tahun 2008 tidak ada pimpinan yang definitive (PYMT dijabat oleh Bapak Drs. Adang Komara, M.M.Pd
6. Tahun 2008 tidak ada pimpinan yang definitive (PYMT dijabat oleh Bapak Drs. Adang Komara, M.M.Pd
7. Tahun 2008 - sekarang dipimpin oleh Bapak Drs. Bambang Ariyanto, M.Pd. Di bawah kepemimpinan Drs. Bambang Ariyanto, SMP Negeri 36 Bandung menjelma menjadi sekolah yang unggul dengan menyandang predikat sebagai berikut:
1. Sekolah Standar Nasional 2. Sekolah Sehat
3. Sekolah Berbudaya Lingkungan 4. Sekolah Adiwiyata
3.1.2 Visi dan Misi SMPN 36 Bandung
3.1.2.1. Visi
“Dengan semangat inovasi smpn 36 merupakan sekolah sehat, berbudaya lingkungan yang berprestasi, mandiri, dan kreatif berlandaskan iman dan taqwa”
3.1.2.2. Misi
Mendidik siswa untuk memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap hingga menjadi lulusan yang memiliki kecerdasan intelektual, kecerdasan emosional, kecerdasan spiritual, beriman dan berahlak mulia melalui proses PAIKEM;
1. Meningkatkan peran serta warga sekolah dalam Perilaku Hidup Bersih, Hidup Sehat dan peduli lingkungan sekolah secara mandiri dan bersama-sama agar menjadi budaya sekolah.
2. Menciptakan sekolah Berbudaya Lingkungan, kondusif dan memadai sebagai tempat proses pendidikan yang menyenangkan 3. Menciptakan suasana kerja yang harmonis
4. Membina dan mengembangkan potensi peserta didik, guru, dan karyawan agar menjadi sumber daya manusia yang handal.
3.1.3. Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur Organisasi SMPN 36 Bandung
3.1.4 Deskripsi Kerja
3.1.4.1 Kepala Sekolah
Kepala sekolah adalah pimpinan dari sebuah sekolah dimana segala keputusan dan perintah adalah berasal dari dirinya. Kepala Sekolah pun bersama komite pada satu waktu perlu melakukan koordinasi dalam mengambil keputusan untuk kepentingan sekolah. PKS Bid. Kurikulum PKS Bid. Sarana & Prasarana PKS Bid. Humas PKS Bid. Kesiswaan
Koordinator BP/BK
Koordinator Perpustakaan Koordinator Lab.
Guru / Wali Kelas Komite Sekolah Kepala Sekolah
Anggota Anggota Anggota
Kepala TU
Kepala sekolah juga mempunyai tugas untuk mengawasi kerja seluruh stafnya yaitu dari tata usaha dan semua guru agar dapat bekerja dengan baik.
3.1.4.2. Komite Sekolah
Komite merupakan suatu kelompok orang yang diambil dari masyarakat sekitar atau bisa juga orang tua murid, yang bertugas untuk mengawasi jalannya kegiatan di sekolah. Komite pun bersama kepala sekolah dapat mengajukan keputusan tertentu untuk kepentingan bersama.
3.1.4.3. Tata Usaha
Tata usaha merupakan bagian yang mengurus segala administrasi sekolah. Tata usaha membantu kepala sekolah dan seluruh unsur di sekolah termasuk guru-guru.
3.1.4.4 Guru Kelas
Di Sekolah Menengah Pertama guru kelas dari kelas 1 sampai dengan kelas 3 bertugas untuk memberikan pengajaran kepada murid-muridnya sesuai dengan kelas yang diwalikanya berdasarkan kurikulum yang berlaku. Selain tugas pokoknya sebagai pendidik bagi murid-muridnya, guru kelas pun bertanggung jawab kepada administrasi kelas misalnya mengurusi nilai-nilai ujian muridnya.
3.1.4.5. Guru Bidang
Pada SMPN 36 Bandung yang termasuk guru bidang , yaitu guru olahraga, guru agama, guru bahasa inggris, guru SBK dan guru bahasa daerah. Tugasnya hampir sama dengan guru kelas yaitu mengajar murid-muridnya sesuai dengan matapelajaran yang diambilnya. Perbedaannya ia tidak bertanggung jawab kepada administrasi kelas, ia hanya bertanggung jawab sesuai dengan mata pelajaran yang dipegangnya.
3.1.5. Profil Sekolah SMPN 36 Bandung .
3.1.5.1. Identitas Sekolah
3.1.5.2. Data Siswa
Tabel 3.1. Data Siswa SMPN 36 Bandung
3.2. METODE PENELITIAN
3.2.1. Desain Penelitian
Untuk mendapatkan suatu proses yang teratur dan terarah dalam suatu penelitian sehingga penelitian dapat berjalan dengan baik diperlukan metode pendekatan atau penyelesaian untuk menyelesaikan suatu penelitian. Pada desain penelitian ini termasuk kedalam penelitian yang bersifat deskriptif. Penelitian deskriptif dapat diartikan sebagai proses pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan keadaan objek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang ada. Pelaksanaan metode penelitian deskriptif ini tidak terbatas sampai pada pengumpulan dan penyusunan data, tetapi meliputi analisis tentang data tersebut. Dimana dalam penelitian ini dapat memperoleh gambaran kinerja program yang Tahun Ajaran Jumlah Siswa Baru Total Siswa Aktif
2010/2011 618 360
2011/2012 602 320
direncanakan dan diimplementasikan kepada pengguna (user) dalam perusahaan.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Berikut metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini:
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Sumber Data primer yaitu penulis mendapatkan data langsung dari obyek yang bersangkutan. Seperti melakukan wawancara, observasi, dll.
1. Observasi / survey adalah penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang diteliti meliputi sistem akademik sekolah, struktur organisasinya, guru, siswa, dan pengolahan data nilai siswa SMPN 36 Bandung.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Data sekunder adalah cara pengumpulan data dengan mempelajari data yang telah tersedia atau telah diberikan oleh pihak yang bersangkutan kepada penulis. Cara yang digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah metode dokumentasi, yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dari sumber-sumber materi sejenis dokumen akademik seperti doukmen siswa, dokumen nilai, dokumen guru, rekap nilai, laporan penilaian yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Metode ini digunakan untuk pengumpulan data yang berhubungan dengan sejarah, tujuan, kegiatan dan struktur organisasi.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperoleh sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas yang mana tahapannya :
1. Diagram Konteks (Context Diagram) 2. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram) 3. Kamus Data (Data Dictionaries)
4. Spesifikasi Proses (Process Specification)
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Di dalam melakukan penelitian ini penulis menggunakan metode pengembangan sistem Prototype. Berikut langkah-langkah yang digunakan di dalam metode pengembangan sistem Prototype :
1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
Pada tahap ini, analisis sistem akan melakukan study kelayakan dan studi terhadap kebutuhan pemakai baik meliputi model interface, teknik prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. 2. Mengembangkan kebutuhan pemakai
3. Menentukan prototyping
Apakah dapat diterima oleh pengguna atau pemakai. Analisis sistem pada tahap ini akan mengidentifikasi sejauh mana pemodelan yang dibuatkannya dapat diterima oleh pemesan atau bahkan harus merombak secara keseluruhan
4. Penggunaan prototyping
Pada tahap ini analisis sistem akan mengimplementasikan pemodelan yang dibuatnya menjadi suatu sistem.
Adapun gambar dari metode pengembangan sistem Prototype adalah sebagai berikut :
Tidak
Gambar 3.2. Pengembangan Prototyping (Sumber : Raymond McLeod Jr. 2001 : 151)
Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
Mengembangkan Prototype
Prototype dapat diterima ?
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Pada langkah ini perancangan digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen (flowmap), diagran konteks (conteks diagram), diagram arus data (data Flow Diangram) dan Kamus Data (data Doctionary).
1. Bagan Alir Dokumen (Flowmap)
Menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif- alternatif lain dalam pengoprasian.
2. Diagram Kontek (Conteks Diagram)
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
3. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
4. Kamus Data (Data Doctionary)
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data strore. Kamusdata ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem.
5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah table atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
b. Relasi Tabel
database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;
a. One-To-One (1 – 1)
Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua. b. One-To-Many (1 – )
Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.
c. Many-To-Many ( – ))
Mempunyai pengertian “Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua.Bersumber dari
http://deckynoviar.files.wordpress.com /2008/04/relasi-antar-tabel.pdf
3.2.4. Pengujian Software
kualitas software, dan juga menjadi peninjauan terakhir terhadap spesifikasi, disain dan pengkodean. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode pendekatan black-box testing.
3.2.4.1. Black Box Testing
Pengujian Black Box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluar dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai yang diharapkan.
Pengujian Black Box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja
46
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Informasi Akademik yang sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja yang sedang berjalan. Pokok-pokok yang dianalisis meliputi analisis prosedur atau aliran data, diagram konteks, dan data flow diagram. Ini dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan gambaran rencana pemecahan masalah yang dihadapi.
Perancangan sistem akademik ini perlu dikembangkan karena sistem yang sedang berjalan saat ini belum terdapat sistem komputerisasi dan informasi belum akurat sehingga mengalami keterlambatan serta memerlukan waktu yang lama dalapencarian data.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisa dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja dokumen-dokumen digunakan dalam sistem informasi akademik. Untuk itu analisa dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam perancangan atau dari sistem selanjutnya, adapun analisa dokumennya dapat dilihat dari tabel di bawah ini :
Tabel 4.1 Analisis Dokumen
No Nama Dokumen Uraian
6 Data Mata Pelajaran Deskripsi : Berisi Data Mata Pelajaran
Rangkap : 1
Sumber : Bag. Tata Usaha Tujuan : Arsip Data Matpel 7 Data Walikelas Deskripsi : Berisi Data Walikelas
Rangkap : 3
48
8 Data Tugas Mengajar Deskripsi : Data Tugas Mengajar Rangkap : 1
Sumber : Bag. Tata Usaha Tujuan : Guru
9 Data Jadwal Pelajaran Deskripsi : Berisi Jadwal pelajaran Rangkap : 3
Sumber : Bag. Tata Usaha Tujuan : Guru, Siswa , Arsip 10 Data Nilai Siswa Deskripsi : Data Nilai Siswa
Rangkap : 1 Sumber : Guru Tujuan : Wali Kelas
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Data siswa yang terdiri dari Identitas,STTB dan STL diberikan kepada bagian tata usaha, oleh tata usaha data Identitas, STTB dan STL dicatat dan dibuat ke dalam dokumen data siswa untuk kemudian dimasukan kedalam arsip dan dari arsip dibuat laporan
49
4. Data guru yang terdiri dari biodata guru diberikan kepada bagian tata usaha, oleh tata usaha data guru tersebut dicatat dan dibuat arsip dari arsip data guru dibuat untuk laporan data guru untuk kepala sekolah.
5. Arsip data guru dibuat untuk pembagian tugas mengajar, untuk data walikelas dan untuk pembuatan jadwal pelajaran.
6. Siswa mememberikan hasil ulangan,tugas, uts dan uas kepada guru, kemudian oleh guru di koreksi dan di rekap untuk memberikan laporan hasil data nilai kepada walikelas, kemudian walikelas mencatat data nilai, data nilai yang sudah dicatat lalu dipindahkan kedalam buku raport, setelah itu buku raport diberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangan, setelah itu raport yang telah ditanda tangan oleh kepala sekolah diberikan kembali kepada walikelas dan dari walikelas diberikan kepada siswa
4.1.2.1. Flow Map
50
C
E
A B
D
F Flowmap Akademik SMPN 36 Bandung
Gambar 4.2. Flowmap sistem akademik yang berjalan (bagian 2) Flowmap Akademik SMPN 36 Bandung
52
Keterangan :
A = Arsip kelengkapan data siswa F = Arsip biodata guru B = Arsip data siswa G = Arsip data walikelas C = Arsip dokumen data kelas H = Arsip mata pelajaran
D = Arsip guru I = Arsip data nilai
E = Arsip dokumen guru
Data mata pelajaran sudah ada dari awal . 4.1.2.2. Diagram Konteks
53
4.1.2.3. Data Flow Diagram
54
Dari sistem yang sedang berjalan tersebut, terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan. Adapun kelebihan dari sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Tidak perlu adanya usaha pemahaman yang sulit karena semua bagian yang terkait pasti dapat mengerti mengenai sistem yang berjalan.
2. Bag. Tata Usaha memegang seluruh peranan penting dalam hal pengarsipan data, sehingga tidak memerlukan sumber daya tambahan seperti kebutuhan media komputer di ruang guru. Kekurangan dari sistem yang berjalan yaitu:
1. Pengolahan data siswa dan data guru masih belum terkomputersasi dengan menulis pada buku induk.
2. Pada pembuatan laporan masih terdapat kesulitan pada saat pencarian data karena tidak terkomputerisasi
3. Output penilaian masih belum maksimal oleh karena itu sering terjadi kesalahan pada penginputan data nilai.
4. Pada pembuatan jadwal masih terjadi kesalahan pada penginputan mata pelajaran yang sama.
Dari evaluasi sistem didapat beberapa kesimpulan :
1. Diperlukan otomatisasi pengolahan data agar pelaksanaan sistem pengolahan data siswa, data jadwal dan data pengolahan nilai dapat dilakukan secara lebih cepat.
55
4.2. Perancangan Sistem
Pada dasarnya usulan perancangan sistem yang dibuat banyak berubah dari sistem yang berjalan. Usulan sistem yang dirancang berubah pengolahan data yang selama ini dilakukan belum secara terkomputerisasi menjadi pengolahan data yang dilakukan dengan bantuan komputer. Perancangan sistem ini meliputi diagram konteks, diagram alir data, tahap perancangan ini akan memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang sedang berjalan dalam sistem.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem ini adalah membentuk kerangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer yang bertujuan untuk menghasilkan perancangan pengolahan data akademik siswa yang berbasis komputer dengan memberikan gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru ini. Pengembangan sistem berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
56
Pada sistem yang diusulkan diharapkan dapat memberikan hasil sebagai berikut :
1. Dapat memberikan hasil penjadwalan yang sesuai dan meminimalisasikan agar tidak adanya bentrok pada masing- masing pengajar.
2. Dapat mencetak hasil nilai siswa sementara. 4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur merupakan perancangan sistem secara umum yang memberikan gambaran kepada user tentang sistem yang baru. Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai flowmap, diagram konteks, data flow diagram (DFD dan kamus data).
Berikut perancangan prosedur yang diusulkan :
1. Data siswa diberikan kepada bagian tata usaha, oleh tata usaha data siswa tersebut diinput dan dari database data siswa dibuat untuk laporan data siswa untuk diserahkan kepada kepala sekolah. 2. Dari database data siswa dibuat data kelas dan pembagian
walikelas, data kelas tersebut dicetak dan diberikan kepada walikelas.
3. Data guru diberikan kepada bagian Tata Usaha, oleh tata usaha data guru tersebut diinput dan dari database data guru tersebut dibuat laporan data guru untuk diserahkan kepada sekolah.. 4. Database mata pelajaran dan Guru dibuat untuk pembuatan
57
usaha, kemudian oleh tata usaha data nilai tersebut diinput dan dari database data nilai sementara dicetak lalu diberikan kepada walikelas untuk dicatat dalam buku raport. Raport diberikan kepada kepala sekolah untuk ditanda tangan, setelah ditanda tangan raport diberikan kembali kepada walikelas untuk dibagikan kepada siswa.
4.2.3.1. Flow Map
58
1
3
59
Keterangan :
1 = File data guru 3 = File Mengajar
4.2.3.2. Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.
Gambar 4.6 Diagram Konteks yang Diusulkan
4.2.3.3. Data Flow Diagram
60
Berikut diagram alir data yang digunakan untuk sistem baru pengolahan data akademik.
61
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data merupakan kumpulan data yang digunakan serta dihasilkan oleh perangkat lunak. Berikut ini daftar seluruh data yang akan digunakan dan dihasilkan oleh perangkat lunak sistem pengolahan data akademik.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Kamus data sistem akademik :
1. Nama Arus Data : Data Siswa
Alias : -
Aliran Arus Data : Siswa - Proses 1.0
Struktur Data : nis, nama_siswa, tempat_lahir,
tanggal_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin,
pendidikan_terakhir_tahun, asal_sekolah, agama, nama_orgtua, alamat_orgtua,
pekerjaan_orgtua, nama_wali, Struktur Data : nis, nama_siswa, tempat_lahir,
62
agama, nama_orgtua, alamat_orgtua,
pekerjaan_orgtua, nama_wali, alamat_wali, pekerjaan_wali, tahun_masuk
Nama Arus Data : Data Guru
Alias : -
Aliran Arus Data : Arsip Guru – proses 3.0
Struktur Data : nip, nama_guru, alamat, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, status_kawin, kode_guru
3. Nama Arus Data : Lap. Data Guru
Alias : -
Aliran Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Sekolah
Struktur Data : nip, nama_guru, alamat, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, status_kawin, kode_guru
Nama Arus Data : Data Kelas
Alias : -
Aliran Arus Data : Proses 5.0 – Walikelas
Struktur Data : kelas_siswa, kapasitas_siswa, sisa_siswa kelas, walikelas, nis, tahun
4. Nama Arus Data : Data Mata Pelajaran
63
kode_kelas, alokasi_waktu Nama Arus Data : Tugas Mengajar
Alias : -
Aliran Arus Data : Proses 6.0 - Guru
Struktur Data : kode_matpel, nama_matpel, nip, jumlah_jam_mengajar, nama_guru, kode_kelas, tahun_ajaran
Nama Arus Data : Data Walikelas
Alias : -
Aliran Arus Data : Proses 5.0 - walikelas
Struktur Data : nip, nama_walikelas, walikelas_kelas 5. Nama Arus Data : Jadwal Pelajaran
Alias : -
Aliran Arus Data : Proses 7.0 - Siswa - Guru
Struktur Data : no_jadwal, kode_matpel, nip, kelas, jam_masuk, jumlah_jam, jam_akhir 6. Nama Arus Data : Nilai
Alias : -
Aliran Arus Data : Proses 10-walikelas
64
4.2.4. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan salah satu komponen penting dalam suatu sistem informasi. Penggunaan basis data ditunjukan agar dalam pengoperasian dan pengimplementasiannya dapat diperoleh informasi lebih lengkap serta membantu mempermudah proses manipulasi data.
4.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses konversi dokumen adalah laporan manual kedalam struktur tabel dengan menghilangkan elemen yang sama, dan data yang berulang-ulang. Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi data. Jika kondisi tabel tidak terdapat redudansi maka kondisi tabel normal.
A. Bentuk Unnormal
Menunjukan bentuk tabel dimana data belum mengalami normalisasi.
{ nis, nama_siswa, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, pendidikan_terakhir_tahun, asal_sekolah, agama, nama_orgtua, alamat_orgtua,
65
nis, nama_siswa, kode_kelas, kode_matpel, nama_matpel, semester, tahun_ajaran, nilai_pu1, nilai_pu2 ,nilai_tugas, nilai_uts, nilai_uas, nilai_akhir, no_jadwal, kode_matpel, nip, kelas, jam_masuk, jumlah_jam, jam_akhir,kode_matpel, nama_matpel, nip, jumlah_jam_mengajar, nama_guru, kode_kelas, tahun_ajaran}
B. Bentuk Normal Ke-1
{ nis, nama_siswa, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, pendidikan_terakhir_tahun, asal_sekolah, agama, nama_orgtua, alamat_orgtua,
pekerjaan_orgtua, nama_wali, alamat_wali, pekerjaan_wali, tahun_masuk, kelas_siswa, kapasitas_siswa, sisa_siswa kelas, walikelas, nis, tahun, nip, nama_guru, alamat, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, status_kawin, kode_guru kode_matpel, nama_matpel, komponen, kode_kelas, alokasi_waktu,hari
66
C. Bentuk Normal Ke-2
Siswa = { nis*, nama_siswa, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat, telepon, jenis_kelamin, pendidikan_terakhir_tahun, asal_sekolah, agama, nama_orgtua, alamat_orgtua, pekerjaan_orgtua, nama_wali, alamat_wali, pekerjaan_wali, tahun_masuk,}
Mata pelajaran = { kode_matpel*, nama_matpel, komponen, kode_kelas, alokasi_waktu }
Guru = {nip*, nama_guru, alamat, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, status_kawin, kode_guru}
Kelas = { kelas_siswa*, kapasitas_siswa, sisa_siswa } Jadwal Pelajaran = { no_jadwal, kode_matpel, nip**, kode_siswa**, jam_masuk, jumlah_jam, jam_akhir, hari} Nilai = { nis**, kode_matpel**, nip**, tahun_ajaran, semester niali_pu1, nilai_pu2, nilai_rata_ulangan, nilai_tugas, nilai_rata_tugas, nilai_uts, nilai_rata_uts, nilai_uas, nilai_rata_uas, nilai_akhir }.
D. Bentuk Normal Ke-3
67
Mata Pelajaran = { kode_matpel*, nama_matpel, komponen, kode_kelas, alokasi_waktu }
Guru = { nip*, nama_guru, alamat, tempat_lahir,
tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, status_kawin, kode_guru }
Kelas = { kelas_siswa*, kapasitas_siswa, sisa_siswa }
Jadwal Pelajaran = { no_jadwal, kode_matpel, nip**, kode_siswa**, jam_masuk, jumlah_jam, jam_akhir,hari } Nilai = { nis**, kode_matpel**, nip**, tahun_ajaran, semester niali_pu1, nilai_pu2, nilai_rata_ulangan, nilai_tugas, nilai_rata_tugas, nilai_uts, nilai_rata_uts, nilai_uas, nilai_rata_uas, nilai_akhir }.
pembagian_kelas = {nis**,kode_kelas**, walikelas, tahun_ajaran}
4.2.4.2. Relasi Tabel
68
Gambar 4.8 Relasi Tabel
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram
Komponen utama pembentukan ERD atau biasa disebut diagram E-R yaitu entity (entitas) dan Relation (relasi) sehingga dalam hal ini Diagran E-R merupakan komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut-atribut yang menggambarkan seluruh fakta dari sistem yang ditinjau. Berikut diagram E-R sistem informasi pengolahan data akademik yang dibangun :
69
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
4.2.4.4. Struktur File
Tujuan dari perancangan struktur file ini yaitu untuk menentukan nama filed, tipe filed dari file tersebut yang ada pada file, adapun struktur file tersebut yaitu :
1. Tabel Data Siswa Nama tabel : siswa Primery key : nis Jumlah field : 17
Tabel 4.2 Tabel Siswa
No Nama Field Type Size Keterangan
1 nis* char 9 Nomor induk siswa
2 nama_siswa Text 30 Nama lengkap siswa
70
5 alamat Text 30 Tempat tinggal siswa
6 telepon char 13 Nomor telepon siswa
7 jenis_kelamin char 10 Jenis kelamin siswa
8 pendidikan_terakhir_tahun char 5
Tahun Pendidikan terakhir siswa
9 asal_sekolah char 30
Asal sekolah sebelumnya
10 agama char 10 Agama Siswa
11 nama_orgtua char 30 Nama orang tua siswa
12 alamat_orgtua char 30
Alamat orang tua siswa
13 pekerjaan_orgtua char 30
Pekerjaan orang tua siswa
14 nama_wali text 30
15 alamat_wali Text Nama lengkap ayah
16 pekerjaan_wali char 30 Pekerjaan wali siswa
71
2. Tabel Kelas Nama tabel : kelas Primery key : kode_kelas Jumlah field : 3
Tabel 4.3 Tabel Kelas
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kode_kelas* varchar 5 Kode kelas siswa 2 kapasitas_siswa integer 10 Daya tampung siswa
3 sisa_siswa integer 10 Sisa siswa yang ditampung
3. Tabel Data Guru Nama tabel : guru Primery key : nip Jumlah field : 9
Tabel 4.4 Tabel Data Guru
No Nama Field Type Size Keterangan
1 nip* char 20 Nomor induk pegawai
2 Nama_guru char 30 Nama lengkap guru
3 alamat char 30 Tempat tinggal guru
72
8 status_kawin char 20 Status pribadi guru 9 kode_guru char 10 Kode tugas mengajar
4. Tabel Data Mata Pelajaran Nama tabel : mata_pelajaran Primery key : kode_matpel Jumlah field : 4
Tabel 4.5 Tabel Mata Pelajaran
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kode_matpel* char 20 Kodifikasi mata pelajaran 2 nama_matpel char 30 Nama mata pelajaran
3 komponen char 20 Status mata pelajaran
4 kode_kelas char 20 Kode kelas
5 alokasi_waktu char 20 Lama jam pelajaran perminggu
73
Tabel 4.6 Tabel Jadwal Pelajaran
6. Tabel Nilai Nama tabel : nilai Primery key : - Jumlah field : 9
Tabel 4.7 Tabel Nilai
No Nama Field Type Size Keterangan
1 no_jadwal char 3 No jadwal pelajaran 2 kode_matpel char 10 Kode mata pelajaran
3 nip char 20 No induk pegawai
4 kelas char 10 Kelas siswa
5 jam_masuk char 10 Jam masuk pelajaran 6 jumlah_jam char 10 Jumlah jam pelajaran 7 jam_akhir char 10 Jam akhir pelajaran
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kode_matpel char 10 Kodifikasi pelajaran
2 semester char 10 semester
3 nis char 20 No induk siswa
4 nilai_pu1 char 5 Nilai pekan ulangan1
5 nilai_pu2 char 5 Nilai pekan ulangan2
74
7. Tabel Pembagian Kelas Nama tabel : pembagian_kelas Primery key : -
Jumlah field : 2
Tabel 4.8 Tabel Pembagian Kelas
8 nilai_uas char 5 Nilai uas
9 nilai_akhir char 5 Nilai akhir
No Nama Field Type Size Keterangan
1 kelas char 5 Kelas siswa
2 wali_kelas char 20 Wali kelas
3 nis** char 15 nomor induk siswa
75
4.2.4.5. Kodifikasi
Pengkodean pembuatan kode untuk tujuan mengklasifikansikan data, memasukan data ke komputer dan mengambil berbagi informasi yang dibutuhkan.
1. Nis (Nomor Induk Siswa) XXXX XX XXX
Tahun ajaran Kelas
Nomor urut siswa Contoh : 111207001
2. Nip (Nomor Induk Pegawai) XXXX XX XX XXXX XX X XXX
Contoh : 19600128 198101 2 001 3. Kode Mata Pelajaran
XX XXX
76
4.2.5. Perancangan Antar Muka
Program dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari intruksi-intruksi atau perintah-perintah terperinci yang sudah disiapkan oleh komputer sehingga dapat melakukan fungsi sesuai dengan yang telah ditentukan. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik.
4.2.5.1. Struktur Menu
77
4.2.5.2. Perancangan Input
Perancangan input atau masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem, rancangan input ini harus dapat memberikan kejelasan dari pemakai baik dari bentuk maupun masukan –masukan yang harus diisi. Perancangan input berguna untuk media pencatatan data yang merupakan sumber data untuk pengolahan data.
Gambar 4.11 Design Login
Tabel 4.9 Fungsi dan Keterangan Login
No Nama Objek Keterangan
1 User Name Txtfield Untuk input Username 2 Password Txtfield Untuk input password 3 Ok Button Untuk Masuk ke Aplikasi
4 Cancel Button Untuk membatalkan masuk ke aplikasi
Username
Password
LOGIN
78
1. Tampilan Form Utama
Berikut Tampilan Menu Utama :
Gambar 4.12 Tampilan Menu Utama
2. Tampilan Input Data Siswa
Berikut Rancangan Tampilan Input Data Siswa SMP.
Gambar 4.13 Tampilan Cari Data Siswa
Input Proses Laporan
Menu Utama
DATA SISWA
Nama Jenis_kelamin Tempat Tanggal Lahir
NI Alamat
> <
CARI
Cari Data Siswa
Berdasarkan
Cari Data
79
Gambar 4.14 Tampilan Input Data Siswa Tabel 4.10 Fungsi dan Keterangan Form Input Siswa
No Nama Objek Keterangan
1 nis Textfield Untuk Input Nomor Induk Siswa 2 nama_siswa Textfield Untuk Input Nama Lengkap Siswa 3 tempat_lahir Textfield Untuk Input Tempat Lahir Siswa 4 tanggal_lahir Textfield Untuk Input Tanggal Lahir Siswa 5 jenis_kelamin Combo box Untuk Input Jenis Kelamin Siswa
NIS
Tambah Edit Simpan Hapus
Nama Siswa Jenis_kelamin Tempat Lahir Tanggal Lahir
80
7 alamat Textfield Untuk Input Tempat Tinggal Siswa 8 telepon Textfield Untuk Input Nomor Telepon Siswa 9 asal_sekolah Textfield Untuk Input Asal Sekolah
10 Nama_orgtua Textfield Untuk Input nama lengkap orang tua 11 Pekerjaan_orgtua Textfield Untuk Input pekerjaan orang tua 12 Alamat_orgtua Textfield Untuk Input alamat otrang tua 13 Nama_wali Textfield Untuk Input Nama lengkap wali 14 Pekerjaan_wali Textfield Untuk Input pekerjaan wali 15 Alamat-wali Textfield Untuk Input alamat wali
16 tahun_masuk Textfield Untuk Input Tahun Masuk Sekolah 17 Tambah Button Untuk Menambah Data Siswa 18 Edit Button Untuk Merubah Data Siswa 19 Simpan Button Untuk Menyimpan Data Siswa 20 Hapus Button Untuk Menghapus Data Siswa 21 Pencarian Combo Box Untuk Memilih Kriteria Pencarian 22 Cari Button Untuk Mencari Data Siswa
Tanggal Lahir
Jenis Kelamin
Status Kawin
3. Tampilan Form Data Guru
Berikut Rancangan Tampilan Form Data Guru :
Gambar 4.15 Tampilan Cari Data Guru
Gambar 4.16 Tampilan Input Data Guru DATA GURU
NI Nama Guru No telepon Jenis kelamin
82
Tabel 4.11 Fungsi dan Keterangan Form Input Guru
No Nama Objek Keterangan
1 nip Textfield Untuk Input Nomor Induk Pegawai 2 nama Textfield Untuk Input Nama Lengkap Guru 3 tempat_lahir Textfield Untuk Input Tempat Lahir Guru 4 tanggal_lahir Textfield Untuk Input Tanggal Lahir Guru 5 jenis_kelamin Combo box Untuk Input Jenis Kelamin Guru 6 agama Combo box Untuk Input Agama Guru
7 status_kawin Textfield Untuk Input Status Guru 8 Kode_guru Textfield Untuk Input Kode Guru 9 Tambah Button Untuk Menambah Data Guru 10 Edit Button Untuk Merubah Data Guru 11 Simpan Button Untuk Menyimpan Data Guru 12 Hapus Button Untuk Menghapus Data Guru 13 Pencarian Combo Box Untuk Memilih Kriteria Pencarian 14 Cari Button Untuk Mencari Data Guru
83
4. Tampilan Form Data Mata Pelajaran
Berikut Rancangan Tampilan Form Data Mata Pelajaran :
Gambar 4.17 Form Data Mata Pelajaran
Tabel 4.12 Fungsi dan Keterangan Form Input Mata pelajaran
No Nama Objek Keterangan
1 kode_matpel Textfield Untuk Input Kode Mata Pelajaran 2 Nama_matpel Textfield Untuk Input Nama Mata Pelajaran 3 Status_matpel Combo Box Untuk Input Status Mata Pelajaran 4 Kode_kelas Textfield Untuk mengetahui kelas Siswa 5 Alokasi_waktu Textfield Untuk Input lamanya KBM/minggu 6 Edit Button Untuk MengeditData Mata Pelajaran 7 Simpan Button Untuk Menyimpan Data Mata
DATA MATA PELAJARAN
Kode Matpel Cari Data
Cari
V
Pencarian Data
Tambah Edit Hapus Keluar
