SISTEM INFORMASI AKADEMIK
DI SMK PGRI KOTA BANDUNG
PILIAL CIUMBULEUIT
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi Jenjang S1 (Strata 1)
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Fajar Galih Pamungkas
10510510
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
viii
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ... II
ABSTRAK ... III
ABSTRACT ... IV
KATA PENGANTAR ... V
DAFTAR ISI ... VIII
DAFTAR GAMBAR ... XV
DAFTAR TABEL ... XIX
DAFTAR SIMBOL ... XX
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 3
1.2.1 Identifikasi Masalah ... 3
1.2.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4
1.3.1 Maksud Penelitian ... 5
1.3.2 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Kegunanaan Penelitian ... 5
1.4.1 Kegunanaan Praktis ... 5
1.4.2 Kegunanaan Akademis ... 6
ix
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 7
1.6.1 Lokasi Penelitian ... 8
1.6.2 Waktu Penelitian ... 8
1.7 Sistematika Penulisan Kerja Praktek ... 8
BAB II LANDASAN TEORI ... 10
2.6 Perangkat Lunak Pendukung ... 18
2.6.1 Netbeans ... 18
2.8.1 Jenis-Jenis Jaringan Komputer ... 22
x
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 27
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 28
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ... 29
3.1.4 Deskripsi Tugas ... 29
3.2 Metode Penelitian ... 33
3.2.1 Desai Penelitian ... 34
3.2.2 Metode Pengumpulan Data ... 35
3.2.2.1 Sumber Data Primer ... 35
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 37
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 37
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 37
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ... 38
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 41
1. Flowmap ... 41
2. Diagram Konteks ... 42
3. Data Flow Diagram ... 42
4. Kamus Data ... 43
5. Perancangan Basis Data ... 43
xi
3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan ... 51
3.3.2.1 Flowmap Yang Berjalan ... 54
3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 64
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 66
4.1 Perancangan Sistem ... 66
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 66
4.1.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan ... 67
4.1.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan ... 67
4.1.3.1 Flowmap ... 69
4.1.3.2 Diagram Konteks ... 73
4.1.3.3 Data Flow Diagram (DFD) ... 74
xii
4.1.4.3 Entity Relationship Diagram ... 85
4.1.4.4 Struktur File ... 85
4.1.4.5 Kodifikasi ... 92
4.2 Perancangan Antar Muka ... 93
4.2.1 Struktur Menu ... 94
4.2.2 Perancangan Input ... 95
1. Perancangan Login ... 95
2. Perancangan Pendaftaran ... 95
3. Perancangan Input Data Guru ... 96
4. Perancangan Input Data Mata Pelajaran ... 96
5. Perancangan Penjadwalan ... 97
6. Perancangan Pembagian Kelas dan Wali Kelas ... 97
7. Perancangan Penilaian ... 98
8. Perancangan Data User ... 98
4.2.3 Perancangan Output ... 99
1. Laporan Siswa ... 99
2. Laporan Guru ... 99
3. Laporan Mata Pelajaran ... 100
4. Laporan Jadwal Pelajaran ... 100
xiii
6. Laporan Penilaian ... 101
4.3 Perancangan Arsitektur Jaringan ... 101
4.4 Implementasi ... 103
4.4.1 Batasan Implementasi ... 103
4.4.2 Implementasi Perangkat Lunak ... 103
4.4.3 Implementasi Perangkat Keras ... 104
4.4.4 Implementasi Basis Data (Sintaks SQL) ... 105
4.4.5 Implementasi Antar Muka ... 113
xiv
4.5.1 Rencana Pengujian ... 132
4.5.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 133
4.5.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 136
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 137
5.1 Kesimpulan ... 137
5.2 Saran ... 138
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi.Yogyakarta
AL-Bahra Bin Ladjamudin, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. GRAHA
ILMU, Yogyakarta.
Andri Kristanto. 2008. Perancangan Sistem Informasi & Aplikasinya. Gava
Media.Yogyakarta.
Budi Irawan. 2005. Jaringan Komputer. GRAHA ILMU, Yogyakarta.
Jogiyanto, 2005. Analisis dan desain sistem informasi. Andy OFFSET. Yogyakarta.
Online :
1. http://kamusbahasaindonesia.org/pendaftaran 1/5/2014
2. http://syopian.net/blog/?p=623 3/5/2014
3. http://id.wikipedia.org/wiki/Akademi 2/5/2014
4. http://misstriad.wordpress.com/2006/10/04/jaringan-komputer-1/ 1/5/2014
5. http://purwaty.wordpress.com 3/5/2014
6. http://dunianianovitasari.blogspot.com 30/3/2012
v
dan karunia-Nya berupa pikiran, tenaga, dan segala sesuatu yang telah dianugerahkan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul
“SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SMK PGRI KOTA BANDUNG
PILIAL CIUMBULEUIT ”, yang disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Strata I pada Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
Penulis sangat menyadari betul bahwa penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan, mengingat keterbatasan oenulis dalam hal ilmu pengetahuan, pengalaman, dan kemampuan yang penulis milik. Maka dari itu kritik dan saran dari semua pihak sangat diharapkan.
Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah banyak membantu dan membimbing serta meluangkan waktu pikiran dan tenaga baik secara moril maupun materil dalam menyusun skripsi ini, terutama kepada:
1. Bpk. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia
2. Bpk. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir. M.Sc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer.
vi
4. Ibu Sintya Sukarta, ST., MT, selaku Dosen Wali
5. Ibu R. Fenny Syafariani, S.Si., M.Stat. selaku Dosen Pembimbing yang tak pernah berhenti memberikan motivasi dan saran untuk penulis.
6. Dosen-dosen di Program Studi Sistem Informasi.
7. Bapak Karna Sukarna DP, BA, selaku Kepala Sekolah SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
8. Bapak Kurnia Sutriana, selaku Wakasek Kurikulum sekaligus pembimbing penulis di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
9. Keluarga Tercinta, terutama Papa, Mama, kakak-kakak saya yang selalu memberikan semangat dan dukungan moril maupun materil, serta doa yang tak pernah henti-hentinya diberikan kepada penulis.
10.Teman – teman Mahasiswa Sistem Informasi 2010, Terima kasih atas dukungan dan motivasinya, terutama untuk teman-teman di kelas SI-12 dan teman-teman di ukm basket yang tidak bisa disebutkan satu-persatu. 11.Kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
skripsi ini yang tidak bisa Penulis sebutkan secara detail satu-persatu. 12.Ytc Hakiki Annisa yang telah memberikan perhatian, dorongan moril,
vii
Semoga laporan skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak dan semoga amal baik yang telah diberikan kepada penulis, mendapat balasan yang berkali lipat dari Tuhan Yang Maha Esa.
Amin.
Bandung, Juni 2014
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dan perubahan-perubahan teknologi sangat pesat pada era globalisasi. Pada era ini Sistem Informasi semakin dibutuhkan oleh organisasi, sekolah maupun universitas khususnya dalam meningkatkan kualitas dan efektifitas aliran informasi dalam mengintegrasikan data, mempercepat serta mensistematisasi pengolahan data meningkatkan kualitas informasi serta kontrol manajemen, Hal ini dapat meningkatkan kinerja dan produktifitas organisasi tersebut.
Peningkatan Profesionalisme dan kualitas pendidikan serta pelayanan yang ditawarkan oleh suatu lembaga pendidikan merupakan salah satu daya tarik yang manjadi perhatian masyarakat sebagai salah satu kriteria dalam memilih suatu lembaga pendidikan. Karena pada saat ini Pendidikan merupakan salah satu sektor pembangunan yang sedang mendapat perhatian besar dari pemerintah dan merupakan salah satu sektor pembangunan yang sangat potensial untuk dapat diintegrasikan dengan kehadiran teknologi informasi.
menampilkan sistem informasi akademik yang baik. Akan tetapi pengelolaan sistem informasi yang telah ada masih perlu di maksimalkan.
SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit merupakan sekolah formal yang memiliki status swasta dibawah naungan diknas dimana sekolah SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit ini mempunyai basis kompetensi yang mengunggulkan keoptimalan bakat para siswa dalam bidang umum. Siswa yang sudah lulus dari SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit memiliki keterampilan yang kompeten untuk meneruskan kejenjang tingkat perkuliahan atau ke dunia kerja.
Di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit sistem akademik yang sedang berjalan masih manual karena masih menggunakan proses pencatatan lewat kertas dalam hal pencarian dan pembuatan laporan. Lambatnya proses pendaftaran siswa sehingga mengakibatan lambatnya proses pembuatan laporan data siswa baru dan pembagian kelas. Belum adanya sistem khusus untuk membuat jadwal pelajaran sehingga dalam pembuatan jadwal pelajaran memerlukan waktu yang cukup banyak. Lambatnya proses pengolahan nilai sehingga mengakibatkan lambatnya pembuatan daftar nilai. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi yang mampu mendukung pengolahan data akademik dengan menggunakan sistem terkomputerisasi.
3
diatas, penulis tertarik untuk mengembangkan Sistem Informasi Akademik yang ada saat ini sehingga dapat mengatasi kekurangan – kekurangan yang ada. Dari persoalan ini oleh penulis diangkat untuk dijadikan sebagai Skripsi dengan judul
“SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SMK PGRI KOTA BANDUNG
PILIAL CIUMBULUEIT”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Pada umumnya disetiap adanya sebuah perkembangan teknologi informasi tidak akan terlepas dari masalah dalam sebuah aktivitasnya dan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Adapun masalah yang dapat diidentifikasi dan dirumuskan adalah :
1.2.1 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang dipaparkan, didapat identifikasi masalah yaitu : 1. Pada proses registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan penilaian
masih dilakukan secara manual atau masih dalam pencatatan buku-buku. 2. Belum adanya aplikasi sistem komputerisasi yang dapat membantu
mengolah data akademik di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit. 3. Data dari sistem registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan
penilaian saling terpisah satu sama lain sehingga pembuatan laporan sering terlambat.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang masalah yang telah dideskripsikan di atas, maka masalah dalam penelitian ini dirumuskan dalam pertanyaan sebagai berikut :
1 Bagaimana sistem informasi akademik yang sedang berjalan pada SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit seperti registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan penilaian.
2 Bagaimana merancang dan membuat suatu sistem informasi akademik yang berbasis client server.
3 Bagaimana agar laporan registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan penilaian tidak terlambat.
4 Bagaimana agar tidak adanya duplikasi data akibat pengolahan data akademik yang kurang terstruktur.
1.3 Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dalam penelitian ini yang berkaitan dengan uraian latar belakang, identifikasi dan rumusan masalah tersebut.
1.3.1 Maksud
5
1.3.2 Tujuan
Selain dari maksud penelitian tersebut, penelitian ini juga memiliki tujuan yakni :
1. Untuk mengetahui sistem yang berjalan pada SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
2. Untuk merancang sistem informasi akademik yang berbasis client server pada SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
3. Untuk menguji sistem informasi yang diterapkan yang berbasis client server pada SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi akademik yang telah dirancang pada SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
1.4 Kegunaan Penelitian
Dalam penelitian ini terdapat dua kegunaan penelitian, yaitu kegunaan praktis dan kegunaan akademis.
1.4.1 Kegunaan Praktis
1. Bagi Pengola Akademik
2. Bagi Siswa
Hasil penelitian ini dapat membantu siswa terhadap pengenalan aplikasi sistem komputer lebih dini dan siswa mengerti manfaat dan pentingnya menguasai teknologi tinggi, sehingga membantu penalaran dan kreasi siswa khususnya dibidang ilmu Teknologi Informasi (IT).
3. Hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan atau referensi bagi pihak lain yang memerlukan untuk penelitian lebih lanjut.
1.4.2 Kegunaan Akademis
1. Kegunaan akademis bagi jurusan sistem informasi sebagai sumbangsih pemikiran ilmiah dari ilmu yang telah didapat di jurusan tersebut, khususnya dalam penyajian program yang di buat.
2. Bagi penulis, penelitian ini berfungsi sebagai tambahan pengetahuan dan pengalaman agar dapat mengaplikasikan teori yang dimiliki untuk mencoba menganalisis fakta, gejala, dan peristiwa yang terjadi secara ilmiah dan objektif sehingga dapat ditarik kesimpulan yang dapat dipertanggung jawabkan.
3. Hasil penelitian ini dapat memberikan kontribusi yang bermanfaat bagi kajian yang lebih komrehensif dan pengembangan ilmu sistem informasi, khususnya mengenai perancangan sistem informasi akademik berbasis client server di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
7
1.5 Batasan Masalah
Untuk menghindari penyimpangan dari maksud dan tujuan penulis tentang aplikasi sistem jaringan informasi bersama antar sekolah ini, maka penulis membuat batasan masalah yaitu :
1. Pembangunan sistem hanya menangani kegiatan akademik yaitu registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan penilaian untuk SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit dan tidak membahas temtang raport.
2. Pendaftaran siswa, dilakukan untuk siswa baru di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Adapun lokasi dan waktu yang dalam perancangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
1.6.1 Lokasi Penelitian
1.6.2 Waktu Penelitian
Waktu Penelitian yang dilakukan digambarkan pada tabel 1.1 : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian
1.7 Sistematika Penulisan
Penulisan perancangan ini terdiri dari beberapa bab. Keseluruhan bab ini berisi uraian tentang usulan pemecahan masalah secara berurutan. Uraian berikut ini adalah uraian singkat mengenai bab – bab tersebut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan : Latar belakang, Perumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Tempat dan Waktu Penelitian, Sistematika Penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
9
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
Bab ini membahas mengenai tinajauan organisasi, uraian prosedur, analisis sistem yang digunakan sebagai dasar pembuatan aplikasi yang dibangun. Disamping itu juga bab ini membahas tantang permodelan sistem yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya. Menggambarkannya menggunakan
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan tentang urain spesifikasi program dan pengelolaan data yang terdiri dari hasil tampilan program dan skenario pengujian, rancangan kode. Rancang keluaran, rancangan masukan, rancang dialog layar yang berupa sturkur tampilan layar dan terakhir rancangan activity diagram.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
10
2.1 Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem, seperti dibawah ini :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”(Jogiyanto,2005:1).
Masih dalam buku „Analisa dan Desain sistem informasi‟ karangan Jogiyanto menerangkan:
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu”.(Jogiyanto,2005:2).
2.1.1 Elemen Dasar Sistem
11
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk kedalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa dari pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa pemanasan bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien. 4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dsb.
Mekanisme pengendalian diwujudkan dengan menggunakan umpan balik, yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuia dengan tujuan. Dalam bentuk yang sederhana, dilakukan perbandingan antara keluaran sistem dan keluaran yang dikehendaki (standar).
6. Batasan (Boundary)
Batasan sistem adalah pemisah antara sistem dengan daerah di luar sistem (lingkungan). Batasan sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem.
7. Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Abdul Kadir (2003:64), sebuah sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Sedangkan, sistem fisik (physical system) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat.
13
Sistem deterministic (deterministic system) adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tidak dapat diramalkan dengan pasti karena mengandung probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan.
3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungan. Dengan kata lain, sistem ini tidak dapat berinteraksi dan tidak terpengaruh oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka (opened system) adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. 4. Sistem Alamiah dan Sistem Bantuan Manusia
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dibuat oleh manusia, misalnya sistem komputer.
5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
2.2 Pengertian Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.
“Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. (Jogiyanto,2005:8).
Menurut George M.Scott dalam buku „prinsip-prinsip Sistem Informasi‟ pengertian sistem informasi adalah :
“Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi”. (George M.Scott,2001:4)
Pengertian Informasi selalu dikaitkan dengan data, namun arti dari masing-masing kata dalam pengertian tersebut berbeda. Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
15
“Sistem Informasi adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen”. (Jogiyanto,2005:14). Menurut Gordon B.Davis dalam buku „Kerangka dasar SI‟, SI adalah :
“Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi
bagi kepentingan keorganisasian‟. (Gordon B.Davis,1985;23).
Jadi dari beberapa definisi tersebut,dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan.
2.4 Sistem Informasi Akademik
Berdasarkan penjelasan sistem, informasi dan sistem informasi maka beberapa pengertian yang berhubungan dengan judul penelitian ini adalah sebagai berikut: Siswa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) : kumpulan anak-anak usia belajar yang menuntut ilmu sesuai dengan tingkat satuan pendidikan. Akademik yaitu kegiatan yang dilakukan didalam lingkungan dunia pendidikan yang berhubungan dengan proses belajar mengajar.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua, 14 Akademi adalah
“Lembaga pendidikan tinggi kurang lebih 3 tahun lamanya yang mendidik tenaga
profesi”. Sedangkan akademik adalah “bersifat akademik”.
Maka sistem informasi akademik adalah sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal yang berhubungan dengan data akademik.
2.5 Basis Data
data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas.
Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efisien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomondasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda.
2.5.1 Bahasa Basis Data
Semua DBMS memiliki dua macam bahasa yang digunakan untuk mengelola dan mengorganisasikan data, yaitu:
1. Bahasa definisi data (Data Definition Language atau DDL)
DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan oleh administrator basis data untuk mendefinisikan skema basis data dan juga sub-skema. Hasil kompilasi dari pernyataan-pernyataan DDL disimpan dalam berkas-berkas spesial yang disebut katalog sistem. Katalog sistem ini memadukan metadata, yaitu data yang menjelaskan objek-objek dalam basis data. Isi metadata adalah definisi rekaman-rekaman, item data, dan objek yang lain yang berguna bagi pemakai atau diperlukan oleh DBMS. Pernyataan SQL seperti CREATE TABLE dan DROP TABLE merupakan contoh perintah yang termasuk dala kategori DDL
17
DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk melakukan hal-hal seperti berikut:
1. Mengambil data pada basis data 2. Menambahkan data pada basis data 3. Mengubah data pada basis data 4. Menghapus data pada basis data
DML dapat dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu procedural dan-nonprosedural.
1. DML Prosedural adalah perintah-perintah yang memungkinkan pemakai menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya. Untuk mendapatkan hasil yang dikehendaki, pemakai memberukan perinta-perintah yang mengikuti suatu algoritma.
2. DML non-prosedural adalah perintah-perintah yang memungkinkan pemakai menentukan data apa saja yang diperlukan, tanpa perlu menyebutkan cara mendapatkannya.
2.5.2 Jenis-Jenis Kunci Basis Data
Adapun jenis-jenis kunci (Key), adalah sebagai berikut: 1. Candidat Key (Kunci Kandidat/Kunci Calon)
2. Primary Key (Kunci Primer)
Primary Key adalah suatu atributr atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 3. Alternatif Key (Kunci Alternatif)
Alternatif Key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali kunci alternatif dipakai sebagai kunci pengurut dalam laporan.
4. Foreign Key (Kunci Tamu)
Foreign Key adalah satu atribute (atau satu set atribute) yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pada entity anak dan sama dengan kunci primary induk direlasikan. Hubungan antara entuty induk dengan anak adalah hubungan satu lawan banyak.
2.6 Perangkat Lunak Pendukung
2.6.1 Netbeans
NetBeans dimulai pada tahun 1996 sebagai Xelfi (kata bermain pada Delphi), Java IDE proyek mahasiswa di bawah bimbingan Fakultas Matematika dan Fisika di Charles University di Praha. Pada tahun 1997
Staněk Romawi membentuk perusahaan sekitar proyek tersebut dan
19
berkat individu dan perusahaan yang menggunakan dan berkontribusi dalam proyek ini.
NetBeans mengacu pada kedua platform kerangka untuk aplikasi desktop Java, dan sebuah lingkungan pengembangan terpadu (IDE) untuk pengembangan dengan Java , JavaScript , PHP , Python , Ruby , Groovy , C , C + + , Scala , Clojure , dan lain-lain.
NetBeans IDE ditulis dalam Java dan berjalan di mana-mana mana JVM diinstal, termasuk Windows, Mac OS, Linux, dan Solaris. Sebuah JDK diperlukan untuk pengembangan fungsionalitas Java, tetapi tidak diperlukan untuk pembangunan di bahasa pemrograman lain.
Platform NetBeans memungkinkan aplikasi untuk dikembangkan dari satu set modular komponen software yang disebut modul. Aplikasi berbasis platform NetBeans (termasuk IDE NetBeans) dapat diperpanjang oleh pengembang pihak ketiga .
2.6.2 MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak system manajemen basis data SQL (bahasa Inggris : database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial.
SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
2.6.3 Jaspersoft iReport
iReport adalah software pembuat laporan secara visual. Mesin dalam iReport menggunakan library Java yang bernama Jasper Report (Jasper Soft). iReport menghasilkan laporan yang dapat digabung ke dalam berbagai bahasa pemrograman atau aplikasi lain yang bertipe desktop maupun web. Dalam merancang laporan dengan iReport maka kita membuat file JRXML yang merupakan dokumen XML yang berisi definisi laporan tata letak. Selanjutnya file JRXML harus dikompilasi ke sebuah objek biner menjadi file Jasper. File Jasper inilah file yang dibutuhkan dalam aplikasi untuk dapat menjalankan laporan setelah di gabung dengan basis data apapun yang diinginkan.
(www. multiplycontent.com)
2.6.4 XAMPP
21
web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk mendapatkanya dapat men-download langsung dari web resminya.
2.7 Sistem Client Server
Sistem Client Server berjalan setidaknya pada dua sistem komputer yang berbeda, satu sebagai server dan satu sebagai client. Client umumnya berupa sebuah komputer desktop yang terhubung dalam satu jaringan dimana biasanya komputer client akan mengeluarkan suatu permintaan kepada komputer server dan server kemudian menjalankan permintaan tersebut dan mengirimkan kembali suatu informasi kepada client tersebut, maka dari komputer server setidaknya memiliki kemampuan tinggi untuk dapat melayani keinginan client dan biasanya pada suatu jaringan komputer client tidak hanya satu.
Keunggulan Client Server :
1. Kecepatan akses lebih tinggi karena fasilitas jaringan dan pengolahannya dilakukan secara khusus oleh satu komputer (server) yang tidak dibebani dengan tugas lain sebagai workstation.
2. Sistem keamanan dan administrasi jaringan lebih baik, karena terdapat seorang pemakai yang bertugas sebagai administrator jaringan, yang mengelola administrasi dan sistem keamanan jaringan.
Kelemahan Client Server :
2. Diperlukannya adanya satu komputer khusus yang berkemampuan lebih untuk ditugaskan sebagai server.
3. Kelangsungan jaringan sangat tergantung pada server, bila server
mengalami gangguan maka secara keseluruhan jaringan akan terganggu.
2.8 Jaringan Komputer
Menurut Abdul Kadir (2003 : 346) jaringan komputer (computer network) atau sering juga disebut jaringan saja adalah hubungan dua buah simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih yang tujuan utamanya adalah untuk melakukan pertukaran data.
2.8.1 Jenis-Jenis Jaringan Komputer
Menurut Abdul Kadir (2003 : 418) jenis-jenis jaringan ada dua, yaitu: 1. Model Peer To Peer
Model hubungan peer to peer memungkinkan user membagi sumberdaya yang ada dikomputernya baik berupa file, layanan printer dan lain-lain serta mengakses sumber daya yang terdapat pada komputer lain.
2. Model Client/Server
23
2.8.2 Topologi Jaringan Komputer
Menurut Abdul kadir (2003 : 352) yang dimaksud topologi jaringan adalah susunan komputer secara fisik dalam suatu jaringan. Secara garis besar topologi jaringan komputer ada tiga diantaranya yaitu:
1. Topologi Bus
Pada Topologi ini Kabel yang digunakan adalah kabel koaksial. Jika seorang pemakai mengirimkan pesan ke seorang pemakai lain maka pesan tersebut akan melalui bus. Setiap komputer perlu membaca alamat dalam pesan. Sekiranya alamat pesan cocok dengan alamat komputer pembaca, komputer tersebut segera mengambil pesan tersebut.
Dibawah ini merupakan gambar dari Topologi Bus :
Gambar 2.1 Topologi Bus (Sumber: Abdul Kadir, 2003:353) 2. Topologi Cincin
salah satu simpul. Jika ada satu simpul yang mengalami kegagalan, maka semua hubungan terputus. Topologi ini biasa digunakan pada LAN. Dibawah ini merupakan gambar dari Topologi Cincin :
Gambar 2.2 Topologi Cincin (Sumber: Abdul Kadir, 2003:354) 3. Topologi Star
Pada topologi star terdapat komponen sebagai pusat pengontrol semua simpul yang hendak berkomunikasi selalu melalui pusat pengontrol tersebut. Dalam hal ini, pusat pengontrol berupa hub atau switch. Topologi ini biasa digunakan untuk LAN, MAN, ataupun WAN.
Karakteristiknya sebagai berikut:
a. Mudah dikelola dan dihubungkan, penyebab kegagalan mudah diketahui
b. Keunggulannya adalah jika satu kabel terputus yang lainnya tidak terganggu.
c. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu traffic node, biasanya digunakan kabel UTP
25
Gambar 2.3 Topologi Star (Sumber: Abdul Kadir, 203:355)
2.8.3 Manfaat Jaringan Komputer
Menurut Abdul Kadir (2003 : 415) Manfaat yang didapat dari membangun jaringan komputer adalah sebagai berikut :
1. Sharing Resources
Sharing resources digunakan agar seluruh program, peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi.
2. Media komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk catting maupun untuk mengirim pesan/informasi. 3. Integrasi Data
maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.
4. Pengembangan dan Pemeliharan
Menerapkan jaringan komunikasi ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya. Jaringan computer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk dan peralatan lainnya. Misalnya untuk memberikan perindungan serangan virus maka pemakai cukup memusatkan perhatian pada harddisk yang ada pada computer pusat.
5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan, data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
27
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk merancang suatu sistem informasi akademik berbasis client server pada SMK PGRI Bandung yang beralamat di Jln. Ciumbuleuit Atas No. 48 Bandung.
3.1.1 Sejarah Singkat Sekolah
SMK PGRI Kota Bandung didirikan pada tanggal 23 Januari 2001 berdasarkan SK Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan Nasional Provinsi Jawa Barat No. 70/02.1/Kep/OT/2001 tentang Pemberian izin kepada YPLP-PGRI DT 1 Jawa Barat untuk mendirikan SMK PGRI dengan Pembina Hj. Armilah, A. H., SH dan Kepala Sekolah Pembina dan pertama Drs. Lili Sukmana. Berlokasi di Jl. Cipagalo Girang No. 42 Bandung yang pada saat itu bersatu dengan bangunan SMA PGRI 2 Bandung Tlp. (022) 7505185.
Pada tahun ajaran 2009-2010 SMK PGRI Kota Bandung pindah lokasi dan beralamat di Jalan Kencana Wangi Utara No. 22 Bandung Tlp. (022) 7505185.
3.1.2 Visi dan Misi
a. Visi
Terunggul dalam menghasilkan Insan akademis yang berakhlaqul karimah, memiliki sikap mandiri, profesional, kreatif, berwawasan lingkungan yang berlandaskan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.
b. Misi
Mengupayakan pendidikan dan pengembangan manusia yang
beriman dan bertaqwa, berakhlaqul mulia dalam rangka pengembangan kepribadian luhur, berlandaskan nilai-nilai moral dan etika yang berlaku di masyarakat.
Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif serta
meningkat kualitas akademik.
Mewujudkan perluasan dan pemerataan kesempatan belajar dan
pelaksanaan pendidikan yang terjangkau.
Meningkatkan kualitas kelembagaan dengan pengembangan sarana
dan pra saranan.
Mengkondisikan SMK PGRI Ciumbuleuit Kota Bandung yang
aman, nyaman, tertib dan menumbuhkan kekeluargaan yang harmonis.
Menjalin kerjasama yang harmonis dengan berbagai pihak baik
29
3.1.3 Struktur Organisasi SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit
(Sumber :Data SMK PGRI Kota Bandung)
3.1.4 Uraian Tugas di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit
A. Komite Sekolah
Komite Sekolah bertugas menyelenggarakan rapat-rapat komite, merumuskan dan menetapkan visi dan misi, menyusun standar pelayanan pembelajaran, membangun kerjasama dengan pihak luar sekolah, mengembangkan potensi arah prestasi unggulan.
Kepala sekolah mempunyai tugas menyusun perencanaan, mengorganisasikan kegiatan, mengarahkan kegiatan, melaksanakan pengawasan, melakukan evaluasi terhadap kegiatan, menentukan kebijaksanaan, memimpin rapat, mengambil keputusan, mengatur proses belajar.
C.Kepala Tata Usaha
Kepala Tata Usaha mempunyai tugas mengkoordinir dan melaksanakan Ketatausahaan Sekolah serta bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah meliputi kegiatan-kegiatan berikut ini :
1. Penyusunan program tata usaha sekolah 2. Penyusunan administrasi keuangan 3. Penyusunan administrasi kepegawaian 4. Penyusunan administrasi perlengkapan 5. Pelaksanaan administrasi siswa
6. Pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana 7. Pelaksanaan administrasi kurikulum
8. Penyajian Data/Statistik Sekolah
9. Penyiapan Papan Daftar Guru dan Tata Usaha sesuai DUK
D.Staff Tata Usaha
31
E.Wakasek Kurikulum
Mempersiapkan rapat-rapat guru, menelaah, mempelajari dan menguasai kurikulum yang sedang berlaku, membagi tugas guru, memberi arahan pembuatan program-program, merencanakan dan melaksanakan ulangan harian, akhir semester, pembagian rapot dan kenaikan kelas, menyusun jadwal pelajaran, mengevaluasi hasil belajar, melaksanakan kegiatan ulangan blok, ulangan akhir semester dan UAN, mengusahakan peningkatan mutu pelajaran.
F.Wakasek Kurikulum
Merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan kegiatan penerimaan siswa baru, mempersiapkan MOS, membina dan memantau kegiatan OSIS, merencanakan dan mengadakan pembentukan pengurus OSIS baru, menyiapkan pelatihan pengurus OSIS, menyiapkan pembinaan OSIS, meningkatkan kegiatan ekstrakurikuler, mempersiapkan dan melaksanakan upacara bendera, menegakkan terwujudnya dan terlaksananya Tata Tertib Sekolah, menangani berbagai bentuk pelanggaran peraturan sekolah oleh siswa, memberi jalan keluar bagi siswa yang bermasalah, memberi penyuluhan kepada siswa yang mengalami kesulitan belajar, merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan pembiasaan, memasyarakatkan hidup disiplin dan bertanggungjawab.
G.Wakasek Sarana dan Prasarana
gedung yang perlu diperbaiki, ditambah, dibeli, diganti atau dihapuskan, menerima dan memanfaatkan barang-barang yang diterima dari pihak-pihak tertentu.
H.Wakasek Humas
Mempersiapkan pembentukan Komite Sekolah, mempersiapkan rapat-rapat pengurus Komite Sekolah, mempersiapkan dan mengatur pertemuan dengan orang tua siswa/wali siswa dalam rangka penyampaian program sekolah, mempersiapkan dan mengatur pertemuan Keluarga Besar Sekolah dengan masyarakat sekitar dalam rangka perayaan keagamaan, misalnya : Hari Raya Idul Fitri, mengikuti kegiatan/lomba yang diadakan masyarakat sekitar, mempersiapkan, mengatur dan mengadakan kegiatan pertandingan antar sekolah, menjalin hubungan dengan instansi dan perusahaan-perusahaan yang ada di sekitar sekolah, menjalin hubungan dengan lembaga pendidikan lain.
I.Koordinator B.K
Mengatasi hambatan dan kesulitan yang dihadapi dalam studi, penyesuaian dengan lingkungan pendidikan, masyarakan maupun lingkungan kerja.
J.Kepala Jurusan
Bertugas untuk dalam penjurusan siswa-siswi.
K.Wali Kelas
33
siswa, mencatat hasil belajar siswa, mengadakan hubungan dengan orangtua siswa dalam pembinaan siswa, mengunjungi orangtua/wali siswa bila perlu. L.Guru
Bertanggungjawab atas pencapaian target kurikulum dan daya serap, mencatat dan melaporkan hasil belajar siswa, membantu dan menanggulangi siswa yang kesulitan belajar, bersedia mengganti guru yang tidak hadir, memberikan ulangan harian min. 3 X per semester, memberikan ulangan perbaikan sesudah menjelaskan ulang materi yang belum dikuasai kepada siswa yang tidak berhasil (nilai < KKM), membuat analisa hasil ulangan, memberikan tugas-tugas/pekerjaan rumah sebagai pengayaan kepada siswa. M.Siswa-siswi
Melaksanakan tugasnya sebagai pelajar yaitu memuntut ilmu dan melaksanakan tata tertib sekolah.
3.2 Metode Penelitian
Metode Penelitian merupakan suatu rangkaian kegiatan ilmiah yang terbagi dalam suatu mekanisme, teknik atau cara dalam mencari atau mengumpulkan data yang berhubungan dengan pemecahan suatu permasalahan. Fungsi penelitian itu sendiri adalah untuk mencarikan penjelasan dan jawaban terhadap permasalahan yang dihadapi serta memberikan alternatif kemungkinan-kemungkinan yang dapat digunakan untuk pemecahan masalah.
Metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interpretasi yang tepat.Penelitian deskriptif mempelajarai masalah-masalah dalam masyarakat serta tatacara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk tentang hubungan, kegiatan-kegiatan, sikap-sikap, pandangan-pandangan, serta proses-proses yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena.
3.2.1 Desain Penelitian
Dalam melakukan suatu penelitian, agar penelitian dapat berjalan secara sistematis maka diperlukanya metode penelitian yang tepat sesuai kondisi permasalahan yang akan teliti. Peneliti menggunakan jenis penelitian deskriptif dan penelitan tindakan (action search) dalam melakukan penelitian. Termasuk pada penelitian yang dilakukan penulis di SMK PGRI Kota Bandung ini Pilial Ciumbuleuit.
Penelitian deskriptif ialah penelitian yang mempelajari masalah dalam masyarakat, tata cara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi, sikap, pandangan, proses yang sedang berlangsung, pengaruh dari suatu fenomena, pengukuran yang cermat tentang fenomena dalam masyarakat. Peneliti menegmbangkan konsep, menghimpun fakta, tapi tidak menguji hipotesis.
Penelitian tindakan (action research) ialah penelitian yang bertujuan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan baru, cara pendekatan baru, atau produk pengetahuan yang baru dan untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia aktual/lapangan.
35
Dalam melakukan proses penelitian ini sumber data yang digunakan adalah sumber data primer yaitu sumber data yang diperoleh melalui proses pengamatan (observasi) disertai dengan wawancara tanya jawab, dan juga dengan menggunakan sumber data sekunder yaitu dokumentasi dari hasil pendataan yang ada pada sekolah SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
3.2.2.1 Sumber Data Primer
1. Pengamatan Langsung / Observasi (observation)
jadwal dengan guru yang bersangkutan. Selain itu peneliti juga mengamati proses penilaian, dimana para guru mengumpulkan dan menulis nilai para siswa kedalam berkas maupun buku penilaian guru secara manual.
2. Wawancara (interview)
Dalam mendapatkan informasi mengenai kebutuhan-kebutuhan perancangan perangkat lunak, penulis melakukan wawancara secara langsung maupun tidak langsung kepada pihak-pihak sekolah SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit. Proses wawancara ini, dilakukan langsung kepada Kepala Sekolah Bapak Karna Sukarna DP, BA untuk mengetahui informasi tentang Sistem Informasi yang dipakai di sekolah tersebut, kelebihan maupun kekurangan sistem yang sedang berjalan dalam pengolahan data akademik sekolah. Selain kepada beliau, wawancara ini juga dilakukan kepada Bapak Kurnia Sutriana, SE, selaku Wakasek Kurikulum SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit untuk mengetahui lebih jelas tentang sistem informasi yang dipakai beserta harapan sistem yang diinginkan seperti apa dan harus bagaimana. Tidak lupa juga penulis juga melakukan wawancara langsung terhadap siswa untuk mengetahui apa kelebihan dan kekurangan mengenai sistem informasi yang dipakai oleh sekolah dalam sarana informasi bagi siswa itu sendiri, serta harapan dan keinginan siswa sebagai alat untuk pemenuhan kebutuhan informasi sekolah yang seharusnya seperti apa.
37
Suatu teknik pengumpulan data-data dan informasi yang diperlukan yang diperoleh dari sekolah bersangkutan yaitu SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit yang tentunya disertai izin dari pihak yang bersangkutan. Selain itu juga mengumpulkan data-data yang memiliki keterkaitan dengan pemecahan masalah dari sumber lainnya. Adapun data yang berasal dari sumber data sekunder diperoleh dengan teknik dokumentasi. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Dalam hal ini, dokumen-dokumen yang diperoleh dianalisis sehingga diperoleh data-data yang sesuai untuk kegiatan pengembangan sistem informasi, yaitu :
1. Data Siswa 2. Data Guru
3. Data Mata pelajaran
3.2.3 Metode Pendekatan Sistem dan Metode Pengembangan Sistem
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan penulis adalah dengan menggunakan Pendekatan terstruktur yang ditandai dengan adanya diagram kontek, DFD, kamus data, normalisasi, relasi tabel dan ERD.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
mana prototy pemerupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap, metode prototype juga membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi cepat danlebih mudah, dimana tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.2 Mekanisme Pengembangan Sistem dengan Prototype
(Sumber :Abdul kadir (2003 : 25))
1. Identifikasi Kebutuhan Sistem
39
bertemu. User menjelaskan tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun oleh pengembangan sistem.
2. Membuat Prototype
Setelah menganalisa sistem yang akan dikembangkan serta kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, pengembangan sistem mulai membuat prototype. 3. Menguji Prototype
Setelah tahap pembuatan prototype selesai, kemudian pengembang sistem dan user melakukan pengujian program agar program dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan, dan user memberikan saran atau masukan bila terdapat kekurangan pada program.
4. Memperbaiki Prototype
Pada tahap ini pengembang sistem melakukan perbaikan dan modifikasi sesuai dengan masukan atau saran dari user.
5. Mengembangkan Prototype
Kelebihan dan kelemahan dari penggunaan metode prototype ini adalah sebagai berikut :
Kelebihan dari prototype yaitu :
1. Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena keterlibatan pemakai yang lebih insentif.
Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi resiko pemakaitidak menggunakan sistem mengingat keterlibatan mereka
2. Yang sangat tinggi sehingga sistem memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik.
3. Mempersingkat waktu pengembangan.
4. Memperkecil kesalahan disebabkan pada setiap versi prototype, kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai.
5. Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta perubahan-perubahan. 6. Menghemat biaya.
Kelemahan - kelemahan dari prototype yaitu :
41
2. Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototype.
3. Mengingat target waktu target yang pendek, ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap dan bahkan sistem kurang teruji.
4. Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam membuat prototype, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan rekaksiyang negatif.
5. Apabila tidak terkelola dengan baik, prototype menjadi tak pernah berakhir, hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalumudah untuk dipenuhi.
3.2.3.3 Alat Bantu Yang Digunakan
1. Flow Map
2. Diagram Konteks
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:64) dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi“siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi
(dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
3. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:64) dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design) yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
43
C. Process (proses)
D. Data storage (simpanan data) 4. Kamus Data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem.
5. Perancangan Basis Data
A.Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu bentuk diagram yang menggambarkan hubungan atau kerelasian antar obyek-obyek dasar dengan menggunakan simbol-simbol grafis tertentu. ERD berguna untuk memodelkan sistem yang akan dikembangkan basis datanya. Sebuah ERD tersusun atas tiga komponen, yaitu entitas, atribut dan kerelasian antar entitas.
a. Entitas (Entity)
Atribut sering pula disebut sebagai properti (property), merupakan keterangan-keterangan yang terkait pada sebuah entitas yang perlu disimpan sebagai basis data.Atribut berfungsi sebagai penjelas sebuah entitas.
B.Normalisasi
Menurut Fathansyah (2007:39-68) normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entity danrelasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi yang akan menguji data sampai tidak ada kesulitan dalam pengoperasian. Apabila ada kesulitan pada pengujian tersebut, maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah mendapat database yang optimal.
Adapun bentuk-bentuk normalisasi adalah sebagai berikut : a. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, bisa berupa data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Tahap untuk memperoleh bentuk tidak normal dilakukan dengan menuliskan semua data yang akan direkam, bagian yang double tidak perlu dituliskan.
45
Kumpulan data dibentuk menjadi bentuk normal kesatu dengan memisah-misahkan data pada field-field yang tepat dan bernilai atomic (tidak ada set atribut berulang-ulang atau atribut bernilai ganda), juga seluruh record harus lengkap adanya.
c. Bentuk normal kedua (Second Normal Form)
Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci field yang dapat dipakai sebagai patokan dalam pencarian data dan memiliki sifat yang unik. Bentuknormal kedua ini mengandaikan bahwa bentuk data telah memenuhi kriteriabentuk normal pertama. Atribut bukan kunci haruslah bergantung fungsi padakunci utama (primary key).
d. Bentuk normal ketiga(Third Normal Form)
Bentuk normal ketiga mempunyai syarat setiap tabel tidak mempunyai field yang bergantung transitif, namun harus bergantung penuh pada kunci utama. Dengan demikian, relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atibut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan primary key secara menyeluruh.
Kerelasian antar entitas dapat dikelompokkan dalam tiga jenis, yaitu :
a. Relasi satu ke satu (one to one)
Relasi jenis ini terjadi jika kejadian diantara dua entitas yang berhubungan hanya memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi pada kedua entitas. Secara lebih teknis, jika nilai yang digunakan sebagai penghubung pada entitas pertama hanya dimungkinkan muncul satu kali saja pada entitas kedua yang saling berhubungan. Sebagai contoh, satu orang pegawai hanya dimungkinkan memilikisatu departemen.
Gambar 3.3 RelasiOne to One
Sumber( http://www.ttaufikhidayat.com/berita64-ERD(Entity-Relationship-Diagram).html)
b. Relasi satu ke banyak (one to many)
47
dimungkinkan memiliki sebuah departemen, sebaliknya sebuah departemen dapat dimiliki oleh lebih dari satu orang pegawai.
Gambar 3.4 Relasi One to Many
Sumber (http://www.ttaufikhidayat.com/berita64-ERD(Entity-Relationship-Diagram).html)
c. Relasi banyak ke banyak (many to many)
Relasi jenis ini terjadi jika kejadian diantara dua entitas yang berhubungan memungkinkan terjadi lebih dari satu kali dalam entitas pertama dan entitas kedua. Sebagai contoh, lebih dari satu mahasiswa dapat mengikuti lebih dari satu mata kuliah.
Gambar 3.5 RelasiMany to Many
3.2.4 Pengujian Software
Pengujian software menggunkan black box. Black-box sering disebut juga dengan pengujian tingkah laku (behavioral testing), yang lebih terfokus kepada kebutuhan fungsional dari perangkat lunak. Pengujian Black-Box memungkinkan pembuat perangkat lunak untuk menentukan kondisi yang terjadi untuk suatu masukan yang akan menjalankan semua kebutuhan fungsional dari perangkat lunak yang di buat.
Pengujian Black-Box dilakukan untuk menentukan beberapa macam kesalahan yaitu:
1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. 2. Kesalahan interface.
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. 4. Kesalahan kinerja.
5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
Pengujian ini dilakukan pada tahap akhir dalam membuat perangkat lunak, tidak seperti pengujian White-Box yang dilakukan di awal pembuatan. Hal tersebut dikarenakan pengujia Black-Box dengan sengaja menghiraukan struktur kendali dimana perhatian lebih diutamakan pada domain informasi.
49
3.3 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat di dalam sistem, bagaimana kerja dari setiap proses yang terlibat didalam sistem, dan hubungan suatu proses dengan proses yang lainnya. Dari pemahaman proses tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut. Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai analisis dokumen, analisis prosedur, flowmap, diagram konteks, data flow diagram sistem informasi akademik yang sedang berjalan di SMK PGRI Kota Bandung.
3.3.1Analisis Dokumen
Dalam sistem informasi akademik ini akan menganalisa dokumen yang digunakan didalam sistem informasi akademik berbasis client server di SMK PGRI Kota Bandung yaitu :
Tabel 3.1 Analisis Dokumen No Nama Dokumen Uraian
1. Formulir Pendaftaran Siswa
Deskripsi : Berisi biodata siswa Rangkap : 1(satu)
Sumber : Siswa Tujuan : Bagian PSB
2. Laporan data siswa Deskripsi : Berisi laporan data siswa Rangkap : 1(satu)
3. Data guru Deskripsi : Berisi biodata guru Rangkap : 1(satu)
Sumber : Guru
Tujuan : Kepala Sekolah, Bag. Kurikulum 4. Laporan data guru Deskripsi : berisi biodata guru
Rangkap : 1(satu) Sumber : Guru
Tujuan : Bag. Kurikulum
6. Data jadwal pelajaran Deskripsi : berisi jadwal pelajaran Rangkap : 2(dua)
Sumber : Bag. Kurikulum Tujuan : Guru dan Siswa
7. Daftar Nilai Deskripsi : Daftar Nilai untuk siswa yang harus di isi guru
Rangkap : 1(satu)
Sumber : Bag. Kurikulum Tujuan : Guru
8. Daftar Nilai Deskripsi : Daftar Nilai untuk siswa yang sudah di isi oleh guru
Rangkap : 1(satu) Sumber : Guru
Tujuan : Bag. Kurikulum
51
sudah di isi oleh guru Rangkap : 2(dua)
Sumber : Bag. Kurikulum Tujuan : Wali Kelas, Arsip 10 Data Kelas Deskripsi : Berisi data kelas
Rangkap : 2 (dua)
Sumber : Bagian Kurikulum Tujuan : Arsip, Guru
3.3.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur yang berjalan ini merupakan kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang sedang terkait antara satu dengan yang lainnya. Prosedur-prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Prosedur Registrasi Siswa yang sedang berjalan :
A. Calon siswa memberikan biodata siswa dan menyiapkan persyaratan yang diperlukan yang terdiri dari fotocopy ijazah, fotocopy akte, dan foto 4x3 yang selanjutnya diberikan kepada pihak PSB sekolah.
ijazah, fotocopy akte, dan foto 4x3 diarsipkan dan dibuatkan laporan siswa dari biodata siswa tersebut.
C. Setelah membuat data laporan siswa, pihak PSB memberikan laporan tersebut kepada kepala sekolah untuk divalidasi.
D. Setelah divalidasi laporan tersebut di kembalikan kepada pihak PSB untuk dibuatkan data data siswa menjadi 3 (tiga) rangkap yang nantinya 1 (satu) diarsipkan,1 (satu) diberikan kepada siswa untuk keterangan bahwa dia telah menjadi siswa di SMM PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit dan 1 (satu) diberikan kepada kepala sekolah sebagai laporan data siswa.
2. Prosedur Pembagian Kelas dan Wali Kelas yang sedang berjalan :
A. Dalam pembagian kelas dan wali kelas, data guru yang dimiliki oleh masing-masing guru diberikan kepada pihak kurikulum untuk dicatat data guru dan divalidasi menjadi 2 (dua) rangkap yang selanjutnya diarsipkan dan lalu dibuatkan laporan data guru dan yang diberikan kepada kepala sekolah untuk divalidasi.
53
C. Apabila pembagian wali kelas telah selesai, maka menghasilkan data kelas berserta wali kelasnya yang selanjutnya dibuatkan laporan kelas beserta wali kelasnya yang selanjutnya diberikan kepada kepala sekolah untuk divalidasi.
D. Data kelas beserta wali kelas yang telah valid tersebut, kemudian pihak kurikulum melakukan pencatatan laporan data kelas dan wali kelas yang diarsipkan terlebih dahulu yang selanjutnya diberikan kepada guru dan kepala sekolah.
3. Prosedur penjadwalan yang sedang berjalan :
A. Dalam pembuatan proses penjadwalan di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit pihak kurikulum terlebih dahulu mengambil data kelas dan data guru dari arsip data yang dimiliki nantinya dilakukan perancangan jadwal pelajaran.
B. Setelah jadwal pelajaran selesai dirancang, maka dilakukan evaluasi jadwal pelajaran yang apabila data terjadi kesalahan maka dilakukan perancangan ulang untuk pembuatan jadwal pelajaran yang baru. C. Jadwal pelajaran yang telah valid lalu dibuatkan laporan jadwal
pelajaran, yang nantinya mensosialisasikan jadwal pelajaran tersebut dengan memberikan data jadwal pelajaran kepada pihak guru dan siswa dengan tidak lupa mengarsipkannya terlebih dahulu.
4. Prosedur Penilaian yang sedang berjalan :
tersebut yang diarsipkan terlebih dahulu dan selanjutnya diberikan kepada pihak kurikulum untuk dilakukan pencatatan data nilai.
B. Setelah dilakukan pencatatan dan validasi nilai guru tersebut maka dibuatkan data nilai masing-masing guru dan kembali data nilai perguru tersebut yang selanjutnya dibuatkan laporan nilai siswa. C. Laporan nilai siswa yang telah dibuat diarsipkan terlebih dahulu
selanjutnya diberikan kepada pihak kepala sekolah dan wali kelas. Dimana oleh pihak wali kelas dibuatkan dilakuan pencatatan data nilai.
3.3.2.1 Flow Map yang berjalan
55
A. Prosedur Registrasi Siswa yang sedang berjalan :
Gambar 3.6 Flowmap Registrasi Siswa yang sedang berjalan di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit
B. Prosedur Pembagian Kelas dan Wali Kelas yang sedang berjalan :
Gambar 3.7 Flowmap Pembagian Kelas dan Wali Kelas yang sedang berjalan di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit
Keterangan:
B1 : Arsip Data Guru A5 : Arsip Data Siswa B2 : Arsip Data Kelas
57
C. Prosedur Penjadwalan yang sedang berjalan :
Gambar 3.8 Flowmap Penjadwalan yang sedang berjalan di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit
Keterangan:
D. Prosedur Penilaian yang sedang berjalan :
Gambar 3.9 Flowmap Penilaian yang sedang berjalan di SMK PGRI Kota Bandung Pilial Ciumbuleuit.
Keterangan:
D1 : Arsip Data Nilai Valid D2 : Arsip Laporan Nilai
3.3.2.2 Diagram Konteks
59
Gambar 3.10 Diagram Konteks sistem yang sedang berjalan 3.3.2.3 Data Flow Diagram
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, dimana data tersebut mengalir, atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan.
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, dimana dalam DFD tersebut kita dapat mengetahui alur data dan data yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan maupun pada sistem yang berjalan, selai itu kita dapat mengetahui dimana dan dari mana sebuah data atau dokumen akan diproses
Gambar 3.11 DFD Level 0 Sistem yang sedang berjalan 3.3.2.3.1 DFD Level 1 pada Proses 1
61
Gambar 3.12 DFD Level 1 Proses 1 Sistem yang sedang berjalan 3.3.2.3.2 DFD Level 1 pada Proses 2
Gambar 3.13 DFD Level 1 Proses 2 Sistem yang sedang berjalan 3.3.2.3.3 DFD Level 1 pada Proses 3
63
Gambar 3.14 DFD Level 1 Proses 3 Sistem yang sedang berjalan 3.3.2.3.4 DFD Level 1 Proses 4
Gambar 3.15 DFD Level 1 Proses 4 Sistem yang sedang berjalan 3.3.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan
Tabel 3.2 Evaluasi Sistem
Evaluasi Usulan
1. Pada proses registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan penilaian masih dilakukan secara manual atau masih dalam pencatatan buku-buku
65
2. Proses pengolahan data akademik yang diantarannya, pembagian kelas , penjadwalan, penilaian, dan lainnya smasih belum terkomputerisasi
2. Dibuatkannya suatu sistem otomatisasi pengolahan data agar pelaksanaan sistem pembagian kelas, penjadwalan, penilaian dapat dilakukan secara lebih cepat
3. Data dari sistem registrasi siswa, pembagian kelas, penjadwalan dan penilaian saling terpisah satu sama lain sehingga pembuatan laporan sering terlambat
3. Merancang suatu sistem informasi akademik untuk mempermudah dalam pembuatan laporan akademik yang cepat, tepat, dan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan. 4.Sering ditemukan adanya duplikasi
data akibat dari pengolahan data akademik yang kurang terstruktur
4. Merancang sebuah sistem agar tidak terjadi duplikasi data akademik.
66
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem
Pada dasarnya usulan perancangan sistem yang dibuat banyak berubah dari sistem yang sedang berjalan. Usulan sistem yang dirancang berubah pengolahan data yang selama ini dilakukan secara manual menjadi pengolahan data yang dilakukan dengan bantuan komputer.
Perancangan sistem ini meliputi diagram konteks diagram alir data dan turunannya, tahap perancangan ini akan memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang sedang berjalan dalam sistem.
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem adalah membentuk kerangka sistem pengolahan data dengan bantuan komputer, untuk mewujudkannya dilakukan beberapa tahapan, diantaranya:
1. Menentukan persyaratan dari batasan sistem yang dirancang 2. Menentukan pola rancangan aliran informasi
3. Menentukan rancangan sistem pengolahan data 4. Menentukan rancangan basis data
