BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada masa sekarang ini, hampir di semua negara baik di Negara Indonesia maupun Negara lain tidak luput dari pengaruh globalisasi. Era globalisasi yang telah menjangkau berbagai aspek kehidupan ini pun menuntut dunia pendidikan untuk lebih maju dan berkembang. Lembaga pendidikan harus dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahun, salah satunya dalam bidang teknologi, yang menuntut untuk bekerja lebih cepat, baik dalam proses pengolahan data maupun dalam penyajian informasi, semuanya itu harus tersaji dengan tepat, cepat dan akurat serta berkualitas.
Komputer yang ada di SMK Daarut Tauhiid Boarding School belum saling terintegrasi yaitu data yang ada di ruang tata usaha tidak dapat digunakan dan dilihat langsung oleh kepala sekolah.
Penyimpanan data siswa masih menggunakan arsip yaitu data siswa dicatat di buku, sehingga pada saat pembagian kelas bagian kesiswaan harus mencari data siswa di arsiparsip tersebut.
Dalam penilaian setiap mata pelajaran siswa tidak efektif dikarenakan guru melakukan pengolahan data nilai murid antara lain : nilai ulangan dan tugas dijumlahkan dengan nilai uts serta uas, dilakukan dengan cara pencatatan, sehingga nilai yang dihasilkan memakan waktu yang cukup lama.
Permasalahan permasalahan tersebut mengakibatkan informasi yang dihasilkan menjadi tidak tepat dan akurat dan memakan waktu yang lama sehingga pembuatan laporan agak terlambat. Maka dari itu sistem yang ada di SMK Daarut Tauhiid Boarding School kurang efektif dan efisien dalam mengolah data akademiknya.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan pengamatan, penyebab dari semua masalah pada sistem informasi di SMK Daarut Tauhiid Boarding School adalah:
1. Pengolahan data pembayaran siswa berupa arsip dan dokumen, sehingga terjadi kesalahan pada saat proses pengolahan data siswa
2. Sistem Informasi akademik di SMK Daarut Tauhiid Boarding School belum terintegrasi, yaitu data yang ada di ruang tata usaha tidak dapat digunakan dan dilihat langsung oleh kepala sekolah.
3. Penyimpanan data siswa masih menggunakan arsip yaitu data siswa dicatat di buku, sehingga pada saat pembagian kelas bagian kesiswaan harus mencari data siswa di arsiparsip tersebut.
1.2.2 Rumusan Masalah
Dari beberapa permasalahan yang penulis temukan dengan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana bentuk Sistem Informasi Akademik di di SMK Daarut Tauhiid Boarding School dalam bentuk input dan output, agar dapat berfungsi secara efektifitas dan efisien.
2. Bagaimana bentuk apilikai program komputer yang dapat mendukung kinerja pegawai di SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
3. Bagaimana pengaruh Sistem Informasi Akademik dalam mencapai kepuasan bagi pegawai di di SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
1.3 Maksud Dan Tujuan
1.3.1 Maksud Kerja Praktek
1.3.2 Tujuan Kerja Praktek
Adapun tujuan dari Kerja Praktek ini yang penulis lakukan sebagai salah satu mata kuliah praktek yang harus ditempuh di Universitas Komputer Indonesia yaitu :
1. Salah satu syarat dalam menyelesaikan Tugas Akhir program Strata 1 Manajemen Informatika.
2. Menerapkan ilmu yang telah penulis dapatkan selama kuliah di Universitas Komputer Indonesia.
3. Untuk membangun Sistem Informasi Akademik Sekolah Menengah Kejuruan Daarut Tauhiid Boarding School dalam bentuk input dan output, agar dapat berfungsi secara efektifitas dan efisien.
4. Untuk membangun aplikasi program komputer yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna di Sekolah Menengah Kejuruan Daarut Tauhiid Boarding School.
1.4 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Prototype Paradigma menurut Roger S. Pressman. yaitu terdiri dari :
1. Pengumpulan kebutuhan : yaitu pengembang dan pelanggan bertemu kemudian pengembang mengidentifikasikan kebutuhan dari pelanggan.
2. Perancangan : yaitu dilakukan perancangan kilat Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspekaspek perangkat lunak yang akan nampak bagi pelanggan.
3. Evaluasi prototype : yaitu dievaluasi oleh pelanggan dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan perangkat lunak agar pengembang dapat memahami secara lebih baik apa yang harus dilakukan.
1.5 Batasan Masalah
Batasan masalah perlu dinyatakan secara khusus agar laporan menjadi lebih terarah. Batasan yang digunakan dalam laporan ini yaitu :
1. Sistem Informasi Akademik adalah sistem yang memberikan layanan informasi yang berupa data dalam hal yang berhubungan degan akademik. Dimana dalam hal ini pelayanan yang diberikan yaitu seperti : pendaftaran siswa baru, pembagian kelas, pembuatan jadwal pelajaran dan penginputan nilai.
2. Efektifitas kerja yang diukur adalah pegawai atau user
3. Nilai yang di inputkan sudah berupa nilai komulatif persemester untuk setiap mata pelajaran dan nilai tugas hanya ada dua yaitu T1 (Tugas 1) dan T2 (Tugas 2).
4. Jadwal mata pelajaran tidak dibuat secara otomatis.
5. Aturan Akademik telah ditetapkan sesuai aturan yang berlaku. 1.6 Lokasi dan jadwal Kerja Praktek
1.6.1 Lokasi Kerja Praktek
Lokasi Kerja Praktek Penulis bertempat di SMK DAARUT TAUHIIDBOARDING SCHOOL Bandung yaitu tepatnya di Jl. GegerKalong Girang No. 38 Bandung.
1.6.2 Jadwal Kerja Praktek
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani “systema” yang mempunyai arti :
1. Suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.
2. Hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen komponen secara teratur.
Terdapat dua kelompok dalam pengertian sistem, yaitu pengertian yang menekankan pada prosedur dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pengertian sistem yang menekankan pada prosedurnya adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pengertian sistem yang menekankan pada komponennya adalah kumpulankumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem adalah seperangkat unsur – unsur yang terjadi dari manusia, mesin atau alat dan prosedur serta konsep – konsep yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.
Menurut William S. Davis :
“Sistem adalah suatu penggabungan metode, prosedur atau teknik yang telah diatur membentuk kesemuanya itu menjadi terorganisasi secara baik dan benar”.
Menurut Indriyono Gitosumarno :
“Sistem adalah suatu agresi (kumpulan) elemen yang dinamis, yang berhubungan satu sama lain dan saling tergantung dan berjalan sesuai dengan hukumhukum tertentu”.
Menurut Dj. A. Simarmata :
“Sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung pencapaian tujuan yang mempunyai kegiatan fungsional satu sama lain”.
Menurut H.A. Harding :
Menurut Gordon B. Davis :
“Sistem dapat membentuk abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling bergantung, sedang sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama”.
Menurut S. Prajudi Atmasudiro
“Sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri dari objekobjek tau unsurunsur yang saling berhubungan satu sama lainnya sehingga unsur tersebut merupakan satu keatuan dalam pemrosesan atau pengolahan tertentu”
Berdasarkan pendapat para ahli tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan yang merupakan ciriciri dari sistem yaitu sebagai berikut :
1. Sistem mempunyai tujuan.
2. Sistem terdiri dari bagianbagian atau elemenelemen.
3. Bagianbagian yang berhubungan membentuk struktur yang mengikat keseluruhan dalam satu kesatuan.
Menurut Yogiyanto H.M. (1992;813) definisi sistem adalah sebagai berikut :
Dari uraian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah merupakan suatu kumpulan dari komponenkomponen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1 Elemen Sistem
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
· Elemenelemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
· Elemenelemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2.1.2 Karakterirstik Sistem
Karakteristik sistem atau sifat – sifatnya yaitu:
Ø Komponenkomponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
· Elemenelemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
Ø Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
Ø Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
Ø Penghubung
Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Ø Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Ø Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
Ø Pengolah
Ø Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Klasifikasi Sistem diantaranya sebagai berikut:
1. Transaction Processing Systems (TPS)
Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses datadata dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
2. Office Automation Systems (OAS)
3. Knowledge Work Systems (KWS)
Mendukung para pekerja profesional seperti ilmuan, insinyur dan dokter dengan membantu mereka menciptakan pengetahuaan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
Beberapa Klasifikasi Sistem diantaranya sebagai berikut:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik yaitu:
· Sistem abstrak adalah Sistem yang berisi gagasan atau konsep.
· Sistem fisik adalah Sistem yang secara fisik dapat dilhat. 2. Sistem deterministik dan probabilistik yaitu:
· Sistem deterministik adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat.
· Sistem probabilistik adalah sistem yang tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur Probabilitas.
3. Sistem tertutup dan sistem terbuka yaitu:
· Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan.
4. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia yaitu:
· Sistem Alamiah adalah sistem terjadi secara alamiah tanpa campur tangan manusia.
· Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia. 5. Sistem sederhana dan sistem kompleks yaitu:
· Sistem sederhana adalah sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat Kerumitan rendah.
· Sistem kompleks adalah system yang rumit.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Menurut Davis dalam Abdul Kadir (2003 : 28) informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai peranan utama yang sangat penting didalam menyediakan informasi bagi manajeman semua tingkatan. Sehingga apabila ada permasalahan yang terjadi, maka tidak menutup kemungkinan pihak manajeman membuat suatu kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi agar dapat mencapai sasaran sistem.
System informasi merupakan system yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.
Definisi sistem informasi menurut Yogiyanto H.M. (1992;831) adalah
sebagai berkut :
“Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orangorang, fasilitas, teknologi, media, prosedurprosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapat jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajeman dan yang lainnya terhadap kejadiankejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.”
Bila sistem informasi tidak layak lagi untuk diaplikasikan maka perlu dievaluasi kembali permaslahan yang timbul pada sistem tersebut.
Untuk itulah diperlukannya pengembangan sistem informasi dilakukan karena adanya permasalahanpermasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahanpermasalahan tersebut adalah :
1. Ketidak beresan
Ketidakberesan dari sistem yang lama dapat menyebabkan sistem tidak beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Salah satu penyebabnya adalah tidak dita’atinya kebijakan manajeman yang telah diciptakan.
2. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi adalah penyebab permasalahan yang timbul, diantaranya kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat.
3. Untuk meraih kesempatankesempatan
4. Adanya Intsruksiinstruksi
Pergantian atau penyempurnaan sistem informasi dapat pula diakibatkan oleh kebijaksanaan dan instruksi dari Top Manajeman atau dari pihak Pemerintah seperti diberlakukannya peraturan baru oleh pemerintah. Tahap utama dari pengembangan sistem adalah analis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem.
Sistem informasi dapat terdiri dari komponenkomponen yang disebut dengan istilah blok bangunan(building blok), yaitu terdiri dari :
1. Blok Masukan (Blok Input)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metodemetode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “Kotak alat” dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi.
6. Blok Kendali
Supaya sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalianpengendalian didalamnya. Beberapa pengendali perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
2.4.1 Flow Map
Pemakai Map dapat mengetahui apa yang diinginkannya dengan melihat item terkait dalam table tersebut. Flowmap sebagai diagaram yang menyatakan hubungan beberapa item dari suatu proses. Flowmap adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika serta penanganan informasi.
2.4.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah suatu diagram aliran yang tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Diagram Konteks merupakan gambaran kasar aliran informasi dan data yang akan dilakukan oleh sistem database yang akan dirancang. Diagram Konteks juga merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Diagaram ini hanya menjelaskan secara umum gambaran aliran konteks dari rancangan sistem yang akan dibuat.
2.4.3 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram juga merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Komponen komponen yang digunakan untuk membuat data flow diagram
adalah ;
1. Proses
Menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran. Sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer. Suatu proses disimbolkan dengan lingkaran atau output persegi panjang tegak dengan sudutsudutnya tumpul. Didalam simbol proses terdapat penjelasan meliputi :
a. Identifikasi proses
b. Nama proses
Menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses, nama harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya dan diletakkan dibawah identifikasi proses.
2. Arus data (flow)
Disimbolkan oleh suatu anak panah yang menunjukkan ke atau data proses. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data yang digambarkan sebagai panah dengan ujung menggambarkan terjadinya dialog.
3. Simpanan (data store)
Arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan manual dan agenda atau buku. Simpanan data digambarkan dengan garis sejajar, segi empat dengan sudut melengkung atau persegi panjang.
D1 File Data
File Data
Gambar Notasi simpanan data
4. Kesatuan luar (External entity)
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Berdirinya SMK Daarut Tauhiid Boarding School
3.1.1.1 Sejarah Singkat SMK Daarut Tauhiid Boarding School
Berasal dari dari visi misi daarut tauhiid yang mengusung ahli zikir fikir dan ihtiar maka mulai dari taun 2008 digagas untuk mendirikan formal yang selama ini sudah lebih dari 11 taun bergerak dipendidikan formal dan informal maka dirumuskanlah untuk mendirikan Sekolah Semengah Kejuruan.
Oleh sebab itu hendaklah mereka bertaqwa kepada Allah dan hendaklah mereka berbicara dengan tutur kata yang benar. (QS. 4:9)
Sehingga pesantren berperan dalam pembangunan generasi bangsa dan menyelamatkan dari kelemahan baik secara fisik, ekonomi, maupun mental spiritual.
3.1.1.2 Visi, Misi dan Tujuan SMK Daarut Tauhiid Boarding School
a. Visi SMK Daarut Tauhiid Boarding School
Para pendiri dan pengurus SMK Daarut Tauhiid Boarding School mempunyai Visi yaitu Menjadikan Sekolah menengah Kejuruan Teknologi informasi Boarding School Daarut Tauhiid Bandung Sebagai pusat keunggulan di bidang Teknologi Informasi yang berlandaskan Tuhiid.
b. Misi SMK Daarut Tauhiid Boarding Scool
Adapun misi yang dibawa oleh SMK Daarut Tauhiid Boarding School sebagai beriku: Mencetak insan yang cerdas, Kompetitif di bidang teknologi Informasi yang dilandasi nilai – nilai tauhiid dengan indikator keunggulan diantaranya:
3.2 Struktur Organisasi SMK Daarut Tauhiid Boarding School
Untuk membantu mencapai tujuan secara efektif dan efisien perlu dibuat
struktur organisasi sehingga dapat memperjelas jalur komunikasi, wewenang
dan tanggung jawab yang memungkinkan adanya koordinasi dan kerjasama
antar seluruh bagian organisasi dalam mengambil tindakan untuk membuat
keputusan yang menunjang kearah tujuan umum dari SMK Daarut Tauhiid
Boarding School. Struktur organisasi harus tegas dan jelas agar menunjang
kelancaran aktivitas dan pengawasan dalam perusahaan. Adapun susunan
pengurus SMK Daarut Tauhiid Boarding School sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3 Deskripsi Kerja
1. Kepala Sekolah
Secara garis besar fungsi dan tugas Kepala Sekolah adalah sebagai berikut :
1. Kepala Sekolah sebagai Pemimpin, bertanggung jawab atas
penyelenggaraan kegiatan secara keseluruhan dalam rangka mencapai
visi dan misi lembaga.
KEPALA SEKOLAH Muha ad
Lutfi
. MUDABIROH
Ha ifah Musli ah
KOMDIS Aji
PJ EKSKUL Bagja Da i Magribi, S.Pd Ridwa T,S.Pd
STAF OPS LAB Ah ad Kusaeri
TIM PENGEMBNGAN
Alif Syahrudi
WAKASEK ADKEU & SARANA DADAN K,S.PD
PJ. KEUANGAN A ita S K,S.Pd
PJ.ADM.SARANA Riki Her asyah
PJ.ADM UMUM Suher a Ar Rozi
Selaku pimpinan, Kepala Sekolah mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyusun perencanaan
b. Mengorganisasikan Kegiatan c. Mengarahkan kegiatan d. Mengkoordinasi kegiatan e. Melaksanakan pengawasan
f. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan g. Menentukan garis kebijakan
h. Mengadakan rapat i. Mengambil keputusan
j. Mengatur proses kegiatan belajar mengajar (KBM)
k. Mengatur Administrasi : Kantor, Siswa, Perlengkapan dan Keuangan l. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS)
m. Mengatur hubungan kerjasama antara sekolah dengan orangtua/wali siswa, lingkungan masyarakat dan dunia usaha.
2. Kepala sekolah sebagai Administator
Selaku Administrator, Kepala Sekolah bertugas menyelenggarakan supervisi mengenai:
f. Kesiswaan g. Kantor h. Kepegawaian i. Perlengkapan j. Keuangan k. Perpustakaan
3. Kepala Sekolah sebagai Supervisor
Selaku Supervisor, Kepala sekolah bertugas menyelenggarakan supervisi mengenai :
a. Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) b. Kegiatan Bimbingan dan Penyuluhan c. Kegiatan kurikuler dan Ekstrakurikuler d. Kegiatan Ketata Usahaan, dan
e. Kegiatan kerjasama dengan Orangtua/Wali, Masyarakat dan Dunia Usaha.
2. Wakil Kepala Sekolah (Wakasek)
Wakil kepala sekolah/Wakasek membantu kepala sekolah dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut :
a. Menyusun perencanaan, yang meliputi : pembuatan program kegiatan dan jadwal
e. Ketenagaan (Staff) f. Pengkoordinasian siswa g. Pengawasan
h. Penilaian
i. Identifikasi dan Pengumpulan j. Penyusunan Laporan
k. Bertanggung jawab untuk melaksanakan, mengendalikan hal – hal seputar : kurikulum, kesiswaan, teknik komputer dan jaringan, administrasi keungan dan sarana, hubungan industri dalam kaitanya dengan mencapai visi & misi lembaga.
Jumlah Wakil Kepala Sekolah / Wakasek pada SMK Daarut Tauhiid Boarding School disesuaikan dengan kebutuhan, adapun jumlah Wakasek di SMK Daarut Tauhiid Boarding School terdiri dari :
1. WAKASEK BIDANG KURIKULUM
Wakasek bidang kurikulum dalam membantu kepala sekolah mempunyai tugas dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut :
a. Menyusun Program Pengajaran b. Menyusun pembagian tugas guru c. Menyusun jadwal pelajaran
d. Menyusun jadwal evaluasi kegiatan
e. Menyusun pelaksanaan ujian sekolah dan ujian akhir nasional
g. Menyusun Jadwal Penerimaan Buku Laporan Pendidikan dan Penerimaan ijazah
h. Mengkoordinasi dan mengarahkan penyusunan program satuan pelajaran (satpel)
i. Menyediakan daftar buku buku agenda guru dan siswa j. Menyusun laporan pelaksanaan pengajaran secara berkala
k. Mengecek dan mengkondisikan guru pada jam pelajaran pertama l. Mendelegasikan tugas kepada guru piket apabila guru tidak masuk m.Membuat laporan kedisiplinn guru dan kehadiran guru kepada kepala
sekolah
n. Melaksanakan shalat berjamaah. 2. WAKASEK BIDANG KESISWAAN
Wakasek bidang Kesiswaan dalam membantu kepala sekolah mempunyai tugas dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut :
a. Menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS
b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/OSIS dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah c. Membina dan melaksanakan koordinasi keamanan, kebersihan,
ketertiban, keindahan dan kekeluargaan (5K)
d. Memberikan pengarahan dalam pemilihan pengurus OSIS
e. Memberikan pembinaan kepada pengurus OSIS dalam berorganisasi f. Menyusun dan mengatur program pembinaan siswa secara berkala
g. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan diluar sekolah
h. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala kepada kepala sekolah
i. Menyusun program persiapan PSB (Penerimaan Siswa Baru) j. Melaksanakan shalat berjamaah.
3. WAKASEK BIDANG TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
Wakasek bidang Teknik Komputer Dan Jaringan dalam membantu kepala sekolah mempunyai tugas dalam kegiatan adalah :
Membantu Kepala Sekolah dalam mencapai visi dan misi lembaga khususnya bertanggung jawab dalam bidang teknik komputer dan jaringan.
4. WAKASEK BIDANG ADMINISTRASI KEUANGAN SARANA
Wakasek bidang Administrasi Keuangan Dan Sarana dalam membantu kepala sekolah mempunyai tugas dalam kegiatan adalah :
5. WAKASEK HUBUNGAN INDUSTRI
Membantu Kepala Sekolah dalam mencapai visi dan misi lembaga khusunya bertanggung jawab memastikan atas terselenggaranya pengaturan dan pengelolaan informasi dari sekolah keorang tua atau sebaliknya merintis, menyelenggarakan adanhya hubungan atau kerjasama lembaga dengan industri.
3. Guru
Selaku guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawab seorang guru meliputi :
a. Membuat program pengajaran (rencana kegiatan belajar mengajar) selama satu semester atau setahun pelajaran penuh
b. Membuat satuan pelajaran (Satpel)
c. Melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar (KBM)
d. Melaksanakan kegiatan penilaian belajar (persemester/pertahun) e. Mengadakan pengembangan setiap bidang pengajaran yang menjadi
tanggung jawabnya
4. Penanggung Jawab Boarding (Kepala Asrama)
Selaku Pembantu Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan dan mempunyai tugas melaksanakan proses keamanan dan kenyamanan asrama secara efektif dan efisien.
5. Penanggung Jawab Ekstra Kulikuler
Selaku Pembantu Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan dan mempunyai tugas mengordinir menyelenggaraan kegiatan Ekstra Kulikuler dalam mencapai visi dan misi lembaga.
6. Penanggung Jawab Laboratorium
Selaku Pembantu Wakil Kepala Sekolah Teknik Komputer dan Jaringan dan mempunyai tugas memelihara dan menjaga keamanan Laboratorium. 7. Tim Pengembangan
Selaku Pembantu Wakil Kepala Sekolah Teknik Komputer dan Jaringan dan mempunyai tugas bertanggung jawab terhadap pengembangan, penyelenggaraan, berjalannya implementasi dan kontrol tata tertib SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
8. Penanggung Jawab Keuangan
9. Penanggung Jawab Administrasi Sarana
Selaku Pembantu Wakil Kepala Sekolah Administrasi Sarana dan mempunyai tugas Menyediakan kelengkapan Keuangan dan memastikan tersedianya sarana sekolah SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
10. Penanggung Jawab Urusan Rumah Tangga
Selaku Pembantu Wakil Kepala Sekolah Administrasi Keuangan Dan Sarana dan mempunyai tugas memastikan berjalan layanan internal kantor SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
11. Wali Kelas
Wali kelas membantu kepala sekolah meliputi kegiatankegiatan sebagai berikut :
a. Pengelolaan kelas
b. Penyelenggaraan Administrasi kelas antara lain denah tempat duduk, papan absensi siswa, daftar pelajaran kelas, daftar piket kelas, buku absensi siswa, buku kegiatan belajar mengajar dan tata tertib kelas c. Pembuatan/penyusunan statistik bulanan siswa
d. Pengisian daftar nilai siswa
e. Pembuatan catatan khusus tentang siswa f. Pencatatan mutasi siswa
g. Pengisian buku laporan pendidikan (Raport) h. Pembagian buku laporan pendidikan (Raport)
12. Mudabir
Selaku Pembantu Penanggung Jawab Boarding dan mempunyai tugas mendampingi ihwan (laki laki) bertanggung jawab memfasilitasi ihwan (laki laki) selama mengikuti pendidikan di SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
13. Instruktur
Selaku Pembantu Penanggung Jawab Ekstra kulikuler dan mempunyai tugas memberikan materi dan pelatihan mengenai Ekstra kulikuler yang di ikuti siswa maupun siswi SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
14. Staf Opsih Laboratorium
Selaku Pembantu Penanggung Jawab Laboratorium dan mempunyai tugas menjaga dan membersihkan ruangan laboratorium SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
15. ADMIN UMUM
Membantu kepala urusan/bagian tata usaha dalam kegiatankegiatan sebagai berikut :
a. Menyediakan kelengkapan administrasi yang dibutuhkan oleh siswa, guru, wali kelas dan PKS.
b. Memberikan pelayanan informasi kepada siswa dan guru. c. Mengatur dan mengelola program beasiswa.
d. Mengelola administrasi persuratan
f. Menyusun dan membuat data siswa, guru dan karyawan pertahun pelajaran.
g. Melaksanakan shalat berjamaah. 16. Kebersihan
Selaku Pembantu Penanggung Jawab Urusan Rumah Tangga dan mempunyai tugas menjaga, merawat, dan memelihara lingkungan SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
17. Mudabiroh
Selaku Pembantu Penanggung Jawab Boarding dan mempunyai tugas mendampingi ahwat (perempuan) bertanggung jawab memfasilitasi ahwat (perempuan) selama mengikuti pendidikan di SMK Daarut Tauhiid Boarding School.
18. Logistik
Selaku Pembantu Penanggung Jawab Urusan Rumah Tanggan dan mempunyai tugas melayani apa yang di butuhkan dalam perawatan sarana dan fasilitas SMK Daarut Tauhiid Boarding School
19. Komdis
3.4 Analisis Sistem yang berjalan
Dalam memahami informasiinformasi yang didapat dan dikeluarkan oleh sistem itu sendiri, diperlukan suatu penggambaran aliranaliran informasi di bagianbagian yang terkait, baik dalam maupun dari luar organisasi.
Hal ini diperlukan untuk mengetahui sistem yang berjalan dan mempelajari sistem yang ada. Adapun aliran informasi yang sedang berjalan di SMK Daarut Tauhiid Boarding School adalah sebagai berikut :
1. SISWA
a. Menerima formulir pendaftaran kosong dari bagian Kesiswaan b. Mengisi formulir pendaftaran
c. Memberikan kembali formulir yang telah di isi ke bagian Kesiswaan dan membayar uang bangunan
d. Menerima jadwal pelajaran dari bagian Kurikulum
e. Mendapatkan laporan nilai yang telah disetujui oleh wali kelas f. Melakukan pembayaran tiap bulannya.
g. Menerima Bukti Pembayaran warna putih 2. KESISWAAN
a. Memberikan formulir pendaftaran kosong dari bagian Kesiswaan b. Menerima formulir pendaftaran yang telah diisi dan uang bayaran c. Mengecek kelengkapan data siswa baru, apabila data lengkap dan uang
setengah atau lebih dari biaya pembangunan mencatat data siswa baru jika kurang membuat surat penolakan.
e. Menentukan pembagian wali kelas f. Membuat laporan data siswa g. Membuat lapaoran data wali kelas 3. KURIKULUM
a. Menerima data kelas b. Membuat jadwal pelajaran
c. Membuat laporan jadwal pelajaran 4. GURU
a. Memberikan data guru ke bagian TU Admin Umum b. Melakukan Penilaian, yaitu ulangan harian, UTS dan UAS c. Menerima Jadwal Mengajar
d. Menyerahkan data nilai siswa 5. TU ADMIN UMUM DAN SARANA
a. Menerima data guru b. Mencatat data guru
c. Membuat laporan data guru
d. Menyerahkan laporan data guru ke kepala sekolah 6. WALI KELAS
a. Menerima Laporan nilai b. Menyetujui laporan nilai
7. PENANGGUNG JAWAB KEUANGAN a. Menerima bukti pembayaran
b. Mencatat pembayaran c. Membuat jurnal
d. Menerima data rekapitulasi e. Mencatat data kebutuhan
f. Mencatat kas pengeluaran, baik kas umum maupun kas kecil g. Membuat laporan pengeluaran
h. Membuat laporan keuangan 8. KEPALA SEKOLAH
a. Menerima laporan data siswa b. Menerima laporan data wali kelas c. Menerima laporan data guru d. Menerima laporan nilai
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja
dokumen dokumen digunakan dalam Sistem Informasi Akademik.
Untuk itu analisis dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu
dalam perancangan atau di sistem selanjutnya, adapun analisis
dokumennya dapat dilihat dari tabel di bawah ini :
Tabel 4.1 Analisis Dokumen
NO NAMA
DOKUMEN
URAIAN
1 Formulir
Pendaftaran
Sumber Data : Kesiswaan
Ke : Siswa
Atribut : Nis, Nama, Jenis Kelamin Siswa,
Tempat/Tanggal_Lahir, Agama,
Kewarganegaraan, Jumlah_Saudara, Anak_ke,
Bahasa Seharihari, Berat dan tinggi badan,
Tempat tinggal, Nama Sekolah Asal, Alamat
Sekolah Asal, Tanggal dan No. STTB/STK,
Lama Belajar, Nama Ayah, Nama Ibu, Nama
Wali, Tempat tanggal Lahir orang tua,
Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Pekerjaan
Wali, Alamat Ayah, ALamat Ibu, Alamat
Wali, Pendidikan Terakhir Orang Tua/Wali,
Penghasilan Perbulan
2 Data Siswa Deskripsi : Dokumen yang berisikan datadata siswa
Fungsi : Untuk memudahkan dalam pembagian kelas
Rangkap : 3 rangkap
Sumber Data : Kesiswaan
Ke :
Atribut : sama dengan atribut di formulir pendaftaran
3 Laporan Data
Siswa
Atribut :Nis,Nama, Jenis Kelamin Siswa,
Tempat/Tanggal_Lahir, Agama,
Kewarganegaraan, Jumlah_Saudara, Anak_ke,
Bahasa Seharihari, Berat dan tinggi badan,
Alamat Lengkap Calon, Telepon, Jarak dan
Tempat tinggal, Nama Sekolah Asal, Alamat
Lama Belajar, Nama Ayah, Nama Ibu, Nama
Wali, Tempat tanggal Lahir orang tua, Pekerjaan
Ayah, Pekerjaan Ibu, Pekerjaan Wali, Alamat
Ayah, ALamat Ibu, Alamat Wali, Pendidikan
Terakhir Orang Tua/Wali, Penghasilan Perbulan,
Tanda Tangan Kepala Sekolah.
4 Data Kelas Deskripsi : Dokumen yang berisikan data kelas yang akan
ditempati tiap siswanya.
Fungsi : Mengetahui data kelas
Rangkap : 3 rangkap
Sumber Data : Kesiswaan
Ke :
Atribut : Kd_Kelas, Ruangan
5 Data Wali kelas Deskripsi : Data seluruh wali kelas
Fungsi : Mengetahui data wali kelas yang terdaftar
Rangkap : 3 rangkap
Sumber Data : Kesiswaan
Ke : Guru
Atribut : Kd_WK, Tahun_Ajaran, NIP, Kelas
6 Laporan Data
Wali Kelas
Deskripsi : Dokumen yang berisikan laporan data wali kelas
yang terdaftar
Fungsi : Mengetahui data semua guru
Rangkap : 1 rangkap
Sumber Data : Guru
Ke : TU Admin Umum
Atribut : NIP, Nama_Guru, Tmpt_Lahir_Guru,
Tgl_Lahir_Guru, Gender_Guru, Status,
Telp_Guru.
9 Laporan Data
Guru
Deskripsi : Laporan data guru yang ada
Fungsi : Mengetahui semua data guru
Rangkap : 1 rangkap
10 Jadwal pelajaran Deskripsi : Dokumen yang berisikan jadwal pelajaran
Fungsi : Mengetahui waktu dan pelajaran apa yang akan di
pelajari
Rangkap : 3 Rangkap
Sumber Data : Kurikulum
Ke : Guru dan Siswa
Atribut : Tahun_Ajaran, Kd_Kelas, Kd_MP, Hari, jam.
11 Nilai Siswa Deskripsi : Nilainilai dari kegiatan siswa
Fungsi : Mengetahui nilai siswa
Rangkap : 1 Rangkap
Sumber Data : Guru
Atribut : Tugas1, Tugas2, NH, UTS, UAS, NR
12 Data nilai Deskripsi : Dokumen yang berisikan data nilai siswa
Fungsi : Mengetahui data nilai siswa
Rangkap : 1 Rangkap
Sumber Data : Guru
Ke : TU Admin Umum
Atribut : Kode Mata Pelajaran, Semester, Kelas, tahun ajaran
13 Rapor Deskripsi : berisi laporan nilai siswa
Fungsi : Mengetahui laporan nilai siswa
Rangkap : 2 Rangkap
Sumber Data : TU Admin Umum
Ke : Wali Kelas dan Kepala Sekolah
Atribut : Kode Kelas, Nama Siswa, Kelas, Semester, Tahun,
Kode Mata Pelajaran, Nama Mata Pelajaran, Nilai,
Total Nilai, Ratarata
14 Nilai rapor yang
telah disetujuii
Deskripsi : Data Nilai yang telah disetujui
Fungsi : Mengetahui nilai yang telah disetujui
Rangkap : 1 Rangkap
Sumber Data : Wali Kelas
Ke : siswa
Atribut : Nama Siswa, Kelas, Semester, Tahun Ajaran, Kode
Mata Pelajaran, Nama Mata Pelajaran, Nilai, Total,
Ratarata, Tanda tangan wali kelas
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur menggambarkan bagaimana dokumendokumen
Dengan adanya analisis prosedur dapat membantu penentuan
prosedur apa saja yang terjadi dalam perancangan sistem selanjutnya,
adapun analisis prosedur yang dapat dilihat dibawah ini :
1. Prosedur FlowMap Sistem Pendaftaran Siswa Baru yang sedang
berjalan
Bagian kesiswaan memberikan formulir pendaftaran kosong
kepada siswa, kemudian siswa mengisi dan memberikan formulir
yang telah diisi beserta uang pembayaran siswa baru (PSB).
Selanjutnya kesiswaan mengecek kelengkapan data siswa baru
dengan melihat di data siswa, jika jumlah siswa baru mencukupi
fasilitas kelas maka siswa baru diterima kemudian kesiswaan
memasukan data siswa kedalam dokumen sebanyak 2 rangkap, jika
lebih maka pendaftaran ditutup.
Dibawah ini merupakan kegiatankegiatan yang dilakukan
kesiswaan dari dokumen data siswa yang sebanyak 2 rangkap :
1. Dilihat dari rangkap 1 kesiswaan melakukan pembagian kelas dan
dibuat data kelas dimasukan kedalam dokumen sebanyak 3
Rangkap.
Dimana : Rangkap 1 : dilakukan pembagian wali kelas dan dibuat
data wali kelas sebanyak 3 rangkap, rangkap
1 dibuat laporannya sebanyak 2 rangkap,
yang pertama diarsipkan dan yang kedua
Rangkap 2 dari data wali kelas diarsipkan
dan yang ke 3 diberikan ke guru.
Rangkap 2 : diberikan ke bagian kurikulum yang
kemudian dibuat jadwal pelajaran dalam
bentuk dokumen sebanyak 3 rangkap.
Rangkap 1 diberikan ke siswa, rangkap 2
diberikan ke guru dan yang ke 3 diarsipkan.
Rangkap 3 : Diarsipkan
2. Rangkap ke 2 diarsipkan, kemudian dibuat laporan data siswa
sebanyak 2 rangkap, dimana rangkap 1 diberikan ke Kepala Sekolah
dan rangkap ke 2 diarsipkan.
2. Prosedur Flow Map Sistem Data Guru yang sedang berjalan
Guru memberikan data guru ke bagian TU Admin Umum yang
kemudian dicatat, setelah itu dibuat laporan data guru oleh bagian
TU Admin Umum sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diarsipkan dan
rangkap 2 diberikan ke Kepala Sekolah.
3. Prosedur FlowMap Sistem Penilaian yang sedang berjalan
Siswa melakukan seperti Ulangan Akhir Semester (UAS) per
pelajaran, Ulangan Tengah semester (UTS) per pelajaran, ulangan
harian, tugastugas yang diberikan oleh guru, kemudian di serahkan
ke guru. Guru menilai evaluasi, nilai evaluasi tersebut dicatat ke
Dari daftar nilai tersebut guru mengakumulatifkan keseluruhan
nilai persiswa, kemudian diberikan ke TU ADMIN untuk
dimasukkan ke dalam raport siswa. Raport yang telah diisi diberikan
ke wali kelas untuk di Acc, kemudian wali kelas memberikan kepada
kepala sekolah untuk di Acc. Raport yang telah disetujui diberikan
kepada siswa dan setiap siswa yang sudah diberikan raport dicatat ke
data siswa.
4.1.2.1 Flow Map
Flowmap adalah penyajian yang sistematis tentang proses
dan logika serta penanganan informasi. Flowmap menggambarkan
setiap langkah yang diperlukan dengan mempergunakan simbol
simbol yang melambangkan aktivitas atau langkahlangkah yang
diperlukan. Adapun sistemsistem yang berjalan di Sekolah
Menengah Kejuruan Daarut Tauhiid Boarding School yang disajikan
kedalam bentuk flowmap yang terdiri dari :
1. Flowmap Sistem Pendaftaran Yang Sedang Berjalan
Flowmap dibawah ini menerangkan sistem Pendaftaran
siswa baru yang sedang berjalan, bagaimana data tersebut diolah
dan apa yang dihasilkan dari pengolahan data tersebut.
Dibawah ini merupakan flowmap sistem pendaftaran yang sedang
Gambar 4.1 Flowmap Sistem Pendaftaran Yang Sedang Berjalan
Keterangan : ADM DS : Administrasi Data Siswa
a. DS : Data Siswa
b. DK : Data Kelas
c. LDS : Laporan Data Siswa
d. DWK : Data Wali Kelas
e. LDWK : Laporan Data Wali Kelas
2. Flowmap Sistem Data Guru Yang Sedang Berjalan
Flowmap dibawah ini menerangkan sistem data guru yang
sedang berjalan, bagaimana data tersebut diolah dan apa yang
dihasilkan dari pengolahan data tersebut. Dibawah ini merupakan
sistem data guru yang sedang berjalan :
Gambar 4.3 Flowmap Sistem Data Guru Yang Sedang Berjalan
Keterangan : LDG : Laporan Data Guru
ADM DG : Administrasi Data Guru
3. FlowMap Sistem Penilaian Yang Sedang Berjalan
Flowmap dibawah ini menerangkan sistem Penilaian yang
sedangberjalan, bagaimana data tersebut diolah dan apa yang
dihasilkan dari pengolahan data tersebut. Gambarannya seperti
Gambar 4.2 Flowmap Sistem Penilaian Yang Sedang Berjalan Keterangan :
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang
berfungsi untuk memperlihatkan interaksi tersebut dengan
lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dibawah ini
diagram konteks yang sedang berjalan di Sekolah Menengah
Kejuruan Daarut Tauhiid Boarding School:
Gambar 4.3 Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram
DFD merupakan alat bantu yang menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan
secara logika. Dibawah ini DFD yang sedang berjalan di Sekolah
Gambar 4.4 DFD Sistem Informasi Akademik Yang Sedang
Berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan
Evaluasi sitem yang berjalan terkoordinasi cukup baik, tapi ada
beberapa kendala atau kekurangan yang perlu diperbaiki pada sistem
yang berjalan antara lain :
1. Pengolahan data pembayaran pendaftaran siswa berupa arsip dan
dokumen, sehingga sering terjadi kesalahan pada saat proses
pengolahan data siswa yang telah melakukan pembayaran
2. Sistem Informasi akademik di SMK Daarut Tauhiid Boarding School
belum terintegrasi, yaitu data yang ada di ruang tata usaha tidak
dapat digunakan dan dilihat langsung oleh kepala sekolah serta
kepala yayasan.
3. Penyimpanan data siswa berupa arsip, sehingga pada saat pembagian
kelas bagian kesiswaan harus mencari data siswa di arsiparsip
tersebut.
4. Penilaian setiap mata pelajaran siswa tidak efektif dikarenakan guru
masih mencatat nilai keseharian murid, sehingga nilai yang
dihasilkan akan lama dan tidak akurat.
Berikut adalah beberapa tampilan program di SMK Daarut Tauhiid
Boarding School :
Gambar 4.6 Tampil Database Siswa
Gambar 4.8 Cari Database Siswa
Gambar 4.10 Input Database Guru
Gambar 412 Cari Database Guru
Gambar 414 Input Database Mudabir
Gambar 416 Cari Database Mudabir
Gambar 418 Input Database Mata Pelajaran
Gambar 420 Cari Mata Pelajaran
4.2 Usulan Perancangan Sistem 4.2.1Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk menghasilkan perancangan
pengolahan data akademik yang berbasis komputer untuk kepuasan
pengguna dengan memberikan gambaran secara umum kepada pengguna
tentang sistem yang baru.
Perancangan sistem ini meliputi diagram alir dokumen, diagram
konteks dan diagram alir data. Pada tahap perancangan ini akan
memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang
sedang berjalan dalam sistem.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Pada dasarnya usulan perancangan sistem yang dibuat, untuk
memperbaiki sistem yang ada. Sistem Informasi Akademik yang
dimaksud untuk meminimalkan kesalahan, kelemahan dan meningkatkan
koefisien sistem informasi yang dibutuhkan. Perbedaan antara sistem
yang berjalan dan yang diusulkan terletak pada pengolahan data yang
telah terintegrasi dan tersimpan dalam sebuah database. Adapun
Prosedur yang diusulkan yaitu :
1. Perancangan Prosedur atau Proses Pendaftaran yang diusulkan
Kesiswaan memberikan formulir pendaftaran kepada siswa,
kemudian siswa mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkannya
Kesiswaan menginputkan data siswa baru ke database dan
mencek PSB, apabila PSB kurang dari setengah harga yang
ditetapkan oleh sekolah maka kesiswaan mencetak surat penolakan
yang kemudian diserahkan kepada siswa, untuk memberi tahukan
bahwa siswa tersebut tidak diterima di Sekolah Menengah Kejuruan
Daarut Tauhiid Boarding School.
Jika PSB lebih dari setengah PSB atau setengah PSB maka
kesiswaan mencetak kwitansi dan diberikan kepada siswa sebagai
bukti pembayaran. Setelah itu kesiswaan mencek kelengkapan data
siswa baru dan dicetak data siswa, laporan data siswa baru yang
kemudian diserahkan ke kepala sekolah. Kesiswaan melakukan
pembagian kelas dan cetak data kelas untuk diberikan kepada
kurikulum. Lalu bagian kurikilum menginput Mata pelajaran ke
database Akademik dan cetak data mata pelajaran sebanyak 2
Rangkap. Rangkap 1, diberikan ke siswa baru dan yang kedua
diberikan ke guru. Bagian Kesiswaan melakukan pembagian wali
kelas dan cetak lap. Daftar wali kelas untuk diberikan ke Guru. Selain
daftar wali kelas, kesiswaan mencetak laporan daftar wali kelas lalu
diserahkan ke kepala sekolah.
2. Perancangan Prosedur atau Proses Data Guru yang diusulkan
Masingmasing guru memberikan datanya ke TU ADMIN
UMUM, yang kemudian diinput semua data guru kedalam database
3. Perancangan Prosedur atau Proses Penilaian yang diusulkan
Siswa menyerahkan evaluasi yang diisi ke guru untuk dinilai.
Guru menilai evaluasi siswa, kemudian menginput nilai ke database
Akademik dan dicetak daftar nilai yang kemudian diakumulatifkan
nilainya di database. Nilai yang telah diolah tadi diberikan ke TU
ADMIN UMUM untuk diinput ke database dan di cetak raport nilai,
lalu diserahkan ke Wali Kelas. Wali kelas Melakukan Acc Raport dan
diserahkn ke kepala sekolah untuk di Acc. Wali kelas mencatat siswa
yang telah mengambil raport diikuti dengan penyerahan Raport yang
di Acc Wali Kelas dan Kepala sekolah ke siswa diserahkan ke kepala
sekolah.
4.2.2.1 Flow Map
Flowmap adalah penyajian yang sistematis tentang proses
dan logika serta penanganan informasi. Dibawah ini merupakan
flowmap yang diusulkan.
1. Flowmap Pendaftaran Siswa Yang Diusulkan
Flowmap pendaftaran siswa yang diusulkan adalah adanya
beberapa perubahan sistem, yang tadinya manual menjadi
terkomputerisasi. Hal ini dilakukan untuk memudahkan bagian
kesiswaan dan kurikulum dalam mengolah suatu data. Dibawah
2. Flowmap Data Guru Yang Diusulkan
Flowmap Data Guru yang diusulkan merubah pengolahan
data guru, dengan database akademik sebagai media
penyimpanan data Hal ini dilakukan untuk mengurangi
kesalahan yang terjadi dan memudahkan TU ADMIN UMUM
dalam penginputan. Dibawah ini merupakan alur data yang
diusulkan :
3. Flowmap Penilaian Yang Diusulkan
Flowmap Penilaian yang diusulkan bertujuan untuk
memudahkan pihak terkait dalam mengolah nilai siswa yang
akan dimasukan ke dalam raport. Dibawah ini merupakan alur
data penilaian yang diusulkan :
4.2.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks yang diusulkan penulis sama dengan
diagram konteks yang berjalan. Diagram Konteks yang diusulkan
mempunyai 2 entitas, yaitu entitas internal dan entitas eksternal.
Entitas internal meliputi bagian Kesiswaan, Kurikulum, Pj Keuangan,
Tu Admin Umum, Sedangkan untuk entitas eksternal yaitu Siswa,
Guru, Wali Kelas dan Kepala Sekolah. Dibawah ini merupakan
Diagram Konteks yang di usulkan:
4.2.2.3 Data Flow Diagram
DFD yang diusulkan tidak jauh berbeda dengan DFD yang
sedang berjalan di Sekolah Menengah Kejuruan Daarut Tauhiid
Boarding School Beberapa data diolah dengan cara di inputkan ke
dalam database yang kemudian dicetak untuk dijadikan laporan atau
data. DFD merupakan alat bantu yang menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika. Dibawah ini DFD yang diusulkan:
4.2.2.4 Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan
kebutuhan informasi dari suatu info yang digunakan untuk
mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap.
Kamus data yang mengalir pada DFD dapat dilihat sebagai berikut :
1. Nama Arus Data : Formulir Pendaftaran
Alias :
Arus Data : Siswa Proses 1, Proses 1 Proses2
Struktur Data :
Tabel 5.1 Struktur Data Formulir Pendaftaran
No Nama Arus Data Type Keterangan
1 Nama Varchar Nama Lengkap atau Nama Panggilan
2 Jenis_Kelamin Varchar Jenis_Kelamin_Siswa
3 Tempat/Tanggal
Lahir
Date/Time Tempat/Tanggal_Lahir_Siswa
4 Agama Varchar Agama Siswa
5 Kewarganegaraan Varchar Kewarganegaraan Siswa
6 Jumlah Saudara Int Jumlah saudara Siswa
7 Anak Ke Int Urutan Siswa sebagai anak
8 Bahasa Seharihari Varchar Bahasa yang digunakan oleh siswa
setiap harinya
9 Berat & Tinggi
badan.
10 Alamat lengkap
calon
Varchar Alamat lengkap calon siswa baru
11 Telepon Varchar Telepon rumah siswa atau hp siswa
yang dapat dihubungi
12 Jarak dari tempat
tinggal
Varchar Jarak dari tempat tinggal siswa
dengan sekolah
13 Nama Sekolah
Asal
Varchar Nama Sekolah Asal siswa
14 Alamat Sekolah
Asal
Varchar Alamat Sekoloah Asal siswa baru
15 Tanggal & No.
STTB/STK
Varchar Tanggal & No. STTB/STK siswa
16 Lama Belajar Varchar Lama Belajar Siswa
17 Nama Ayah Varchar Nama Ayah Siswa
18 Nama Ibu Varchar Nama Ibu Siswa
19 Tempat tanggal
Lahir
Varchar Tempat tanggal Lahir Siswa
20 Penghasilan Varchar Penghasilan orang Tua
2. Nama Arus Data : Data Siswa
Alias : Lap. Data Siswa
Arus Data : Proses 5Proses 6, Proses 5Proses 7
Tabel 5.2 Struktur Data Data Siswa
No Nama Arus Data Type Keterangan
1 No Varchar Nomor
2 Kelas Varchar Kelas Siswa
3 Jml.Rombel Varchar Jumlah Ruangan
Belajar
4 Jml. Siswa Varchar Jumlah Siswa
5 Jumlah Varchar Jumlah Keseluruhan
Siswa
3. Nama Arus Data : Data Kelas
Alias :
Arus Data : Proses 7 ke proses 8
Struktur Data :
Tabel 5.3 Struktur Data Data Kelas
No Nama Arus
Data
Type Keterangan
1 Kode_kelas Numeric Kode kelas
2 Nama_kelas Varchar Nama Guru
3 Nis Char Nomor Induk Siswa
4. Nama Arus Data : Jadwal pelajaran
Alias :
Arus Data : Prose 9Guru, Proses 9Siswa
Struktur Data :
Tabel 5.4 Struktur Data Jadwal Pelajaran
No Nama Arus Data Type Keterangan
1 No Varchar Nomor
2 Nip Varchar Nomor induk pegawai
3 Kode_mata_pelajaran Varchar Kode Mata Pelajaran
4 Nama_Mata_Pelajaran Varchar Nama mata pelajaran
5 Kode Kelas Varchar Kode Kelas untuk tiap siswa
6 Hari Varchar Hari belajar
7 Waktu Date/Time Waktu belajar
8 Nama Kelas Varchar Kelas belajar
9 SKS Varchar Bobot/ lamanya belajar
4.2.3 Evaluasi Terhadap sistem yang di usulkan
Sudah cukup baik untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi
Menengah Kejuruan Daarut Tauhiid Boarding School, Sistem Ini Memadai
untuk Pencarian data siswa, mudabir, mata pelajaran, dan guru dengan
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dahlia NIM : 10506305
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERNYATAAN KEASLIAN
KATA PENGANTAR……… i
DAFTAR ISI……… iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang……… 11.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah……….. 3
1.3 Maksud Dan Tujuan... 4
1.4 Metode Pengembangan Sistem... 6
1.5 Batasan Masalah... 7
1.6 Lokasi dan jadwal Kerja Praktek………. 7
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem……….. 82.1.1 Elemen Sistem……….. 9
2.1.2 Karakterirstik Sistem... 10
2.1.3 Klasifikasi Sistem………... 11
2.2 Pengertian Informasi………... 16
2.3 Pengertian Sistem Informasi………. 17
2.4 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur………... 18
2.4.1 Flow Map………... 20
2.4.2 Diagram Konteks……….. 21
3.2 Struktur Organisasi SMK Daarut Tauhiid Boarding School…………. 27
3.3 Deskripsi Kerja……… 27
3.4 Analisis Sistem yang berjalan……… 38
BAB IVANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem………. 414.1.1 Analisis Dokumen……… 41
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan……… 45
4.1.2.1 Flow Map………... 48
4.1.2.2 Diagram Konteks……….. 52
4.1.2.3 Data Flow Diagram……….. 53
4.2 Usulan Perancangan Sistem……….. 63
4.2.1Tujuan Perancangan Sistem………... 63
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan……… 63
4.2.2.1 Flow Map………... 65
4.2.2.2 Diagram Konteks……….. 69
4.2.2.3 Data Flow Diagram……….. 70
4.2.2.4 Kamus Data……….. 71
i
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Dengan nama Allah yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang
Pertamatama penulis panjatkan puji dan syukur atas kehadirat Illahi Robbi Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan karunianya penulis telah
melaksanakan Kuliah Kerja Praktek diSMK DAARUT TAUHIID BOARDING
SCHOOL Bandung, serta dapat menyelesaikan makalah laporan Kuliah Kerja Praktek ini yang merupakan salah satu syarat akademik dalam program S1,
dengan judul SISTEM INFORMASI AKADEMIK DI SMK DAARUT
TAUHIID BOARDING SCHOOL.
Dengan selesainya laporan kerja praktek ini, penulis menyadari dalam penyusunan laporan kerja praktek ini belum bisa dikatakan sempurna dikarenakan masih banyak kekurangan, hal ini disebabkan kurangnya pengalaman, juga hambatan dan terbatasnya kemampuan yang penulis miliki. Tetapi semuanya dapat terselesaikan berkat bantuan Allah SWT, serta dari berbagai pihak dan rekan – rekan, sehingga terselesaikanya laporan kerja praktek ini.
Dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan banyak terima kasih atas segala bantuan dan bimbingan moral yang telah diberikan kepada penulis, yaitu :
1. Allah SWT yang selalu meridhai penulis dalam pekerjaanya serta memberi rahmat dan hidayahnya.
2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M. Sc. Selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
3. Dadang Munandar,S.E.,M.Si. selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika. 4. Imelda, ST. Selaku dosen Pembimbing Kuliah Kerja Praktek yang telah
