Daftar Isi ii
Daftar Gambar iii
Daftar Simbol iv
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1. Latar Belakang Masalah 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 3
1.2.1. Identifikasi Masalah 3
1.2.2. Rumusan Masalah 4
1.3. Maksud dan Tujuan 4
1.3.1. Maksud 4
1.3.2. Tujuan 5 1.4. Metode Pengembangan Sistem 5 1.5. Batasan Masalah 7 1.6. Lokasi dan jadwal Kerja Praktek 7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem 8 2.1.1. Elemen Sistem 9
2.1.2. Karakteristik Sistem 11
2.4. Alat Pengembangan Sistem 20
2.4.1. Bagan Aliran Dokumen (Mapping Chart) 20 2.4.2. Bagan Alir Informasi 21
2.4.3. Konteks Diagram (Diagram Conteks) 21
2.4.4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) 21
2.4.5. Kamus Data 24
2.5. Konsep Dasar Basis Data (Database) 2.5.1. Pengertian Basis Data (Database) 25 2.5.2. Database Manajemen Sistem (DBMS) 25 2.6. Perancangan Basis Data 26
2.6.1. Normalisasi 26
2.6.2. Entity Relation Diagram (ERD) 27
2.7. Pengertia Sistem Client Server 32
2.8. Software Pendukung 34
2.8.1. Borland Delphi 34
2.8.2. SQL Server 35
2.9. Absensi 35
2.9.1. Pengertian Absensi Pegawai 36
2.9.2. Pengaruh Absensi Yang Tinggi 37
3.2. Struktur Organisasi Peusahaan 42
3.3. Deskripsi Kerja 43
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 52
4.1.1. Analisis Dokumen 52
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan 57
4.1.2.1. Flow Map 58
4.1.2.2. Diagram Kontek 62
4.1.2.3. Data Flow Diagram 64
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan 66
4.2. Perancangan Sistem 67
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem 68
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan 69
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan 69
4.2.3.1. Flow Map 69
4.2.3.2. Diagram Kontek 73
4.2.3.3. Data Flow Diagram 74
5.2. Saran 84
Daftar Pustaka
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Helena Novita 10506150
Bagus Maulana 10506158
Ruth Fransiska 10506175
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi perkembangan zaman sangat meningkat dengan pesat terutama pada teknologi informasi. Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat penting bagi kehidupan manusia. Semua aspek kehidupan pastilah membutuhkan suatu informasi baik dari kalangan bawah, menengah maupun atas. Karena tuntutat zaman ini maka semua kalangan diharuskan untuk serba cepat,tepat dalam mengakses dan mengolah informasi yang salah satu caranya adalah menggunakan computer. Semua informasi itu dapat diberikan oleh teknologi komputer yang bekerja tidak mengenal tempat dan waktu. Oleh sebab itu untuk merealisasikan tujuan tersebut maka diperlukan beberapa factor, antara lain sumber daya manusia yang mempunyai keahlian di bidang teknologi supaya dapat mengikuti perkembangan teknologi yang begitu cepat. Selain itu juga dibutuhkan beberapa media seperti program-program yang bisa mendukung penggunaan computer secara optimal sebagai media dalam menyimpan dan mengolah data-data yang telah tersedia.
belajar yang tentunya akan memakan waktu dan tenaga yang seharusnya dapat dikerahkan untuk permasalahan lainnya yang dirasa lebih penting lagi.oleh karena itu permasalahan administrasi seperti inipun seharusnya dapat ditangani secepat mungkin untuk mendatangkan hasil yang memuaskan kepada berbagai pihak. Hal-hal seperti inilah yang dirasa sangat sulit untuk diselesaikan sebagai suatu permasalahan yang sangat penting dan harus segera dituntaskan. Karena banyaknya data yang di olah maka akan menyulitkan staf guru maupun kepala sekolah dalam hal pencarian dan pengolahan data serta memerlukan media penyimpananyang cukup besar jika dilakukan secara biasa atau manual dan membutuhkan tenaga ekstra bahkan membutuhkan daya dan upaya dari berbagai kalangan guna menyelesaikan masalah tersebut. Yang bahwasanya hal tersebut sudah bias diatasi apabila semua staff dapat memaksimalkan penggunaan komputet sebagai media penyimpanan dan pengolahan data. Semua itu dapat menghambat aliran informasi atau terjadinya penumpukan dan hilangnya berkas. Dengan adanya kejadian seperti itu maka kinerja dari para staff gurupun secara otomatis akan terpengaruh.
Dikarenakan data-data akademik diharuskan seakurat mungkin dalam penyajiannya,maka kamipun ingin membantu dalam mencari solusi dari permasalahan tersebut. Karena Data yang masuk kebagian Tata Usaha merupakan suatu data yang apabila di tindaklanjuti maka akan berakibat fatal karena semua menyangkut sekolah tersebut. Jadi dapat dikatakan jika data-data akademis merupakan hal yang paling penting dalam proses berjalannya sekolahan tersebut karena ini merupakan hal pokok yang sudah seharusnya dipandang sebagai hal yang penting. Melihat permasalahan diatas, maka penulis membuat laporan kerja praktek dengan judul “Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 22 Bandung Jawa Barat Berbasis Client Server “.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka dapat diidentifikasi beberapa pokok permasalahan yaitu sebagai berikut :
1. Belum optimalnya Sistem Informasi akademik di SMP Negeri 22 bandung. 2. Penyimpanan data yang berupa berkas memilikiresiko rusak atau data yang
tercecer.
3. Kurang efisien dariPengolahan data akademik.
1.2.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang dihadapi dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana Sistem Informasi Akademik yang berjalan saat ini di SMP Negeri 22 bandung.
2. Seberapa besar resiko penyimpanan data dalam bentuk digital dan bentuk berkas.
3. Bagaimana kualitas Sistem Informasi Akademik di SMP Negeri 22 bandung. 4. Seberapa besar kemudahan yang didapat dengan adanya sistem informasi
akademik.
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
1.3.2 Tujuan
Tujuan dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah membantu pekerjaan pada bagian Tata Usaha dalam mengelola data akademik. Dengan menggunakan fasilitas komputer dan sistem yang baik, memudahkan dalam pembuatan laporan hasil evaluasi belajar. Sehingga para penggunapun dapat lebih menghemat tenaga dalam pengolahan data-data akademik yang dinilai sangat penting dalam berjalannya sebuah sekolahan. Selain itu juga penggunaan dari sistem yang baik ini dinilai mudah untuk diimplementasikan kepada sekolahan tersebut.
1.4 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem perangkat lunak dengan menggunakan metodewaterfall dengan tahapan sebagai berikut :
1. Sistem information engineering
Merupakan bagian penting dari sebuah sistem yang besar, maka pekerjaan awal dimulai dengan menentukan kebutuhan - kebutuhan dari semua elemen yang di perlukan sistem dan pengalokasiannya kedalam pembentukan perangkat lunak (software).
2. Analisis(Analysis)
3. Perancangan (Desain)
Merupakan tahap dimana langkah proses yang terfokus pada program –program struktur data, teknik softwar, prosedur detail dan penggolongannya serta menterjemahkannya dari data yang dianalisis kedalam bentuk gambaran yang mudah dimengerti oleh pemakai (user)
4. Pengkodean (coding)
Merupakan tahap penterjemahan dari hasil perancangan bentuk yang maksimal yang dapat dibaca. Perancangan dilakukan dengan cara yang mendetail walaupun pengkodean dapat menyelesaikannya secara mekanikal.
5. Pengujian (implementation)
Merupakan tahap pengujian hasil rancangan (uji coba perangkat lunak), serta pengecekan untuk menemukan kesalahan – kesalah dan menghasilka output yan sebenarnya sesuai dengan permintaan.
6. Pemeliharaan (maintenance)
1.5 Batasan Masalah
1. laporan ini hanya membahas mengenai penerimaan siswa di SMP Negeri 22 Bandung.
2. Program yang di buat hanya digunakan pihak-pihak tertentu (Tata Usaha, Kesiswaan)
3. Perhitungan nilai siswa masih menggunakan perhitungan secara manual.
1.6 Lokasi dan jadwal Kerja Praktek
Kerja praktek yang kami jalani ini berlokasi atau beralamat di Jl. WR. Supratman No.24 Bandung 40121. Tlp (022) 7271182.
Adapun jadwal yang kami dapat ketika melaksanakan kerja praktek di SMPN 22 Bandung adalah sebagai berikut:
NO Aktifitas Juni-juli
1 Mengumpulkan data
2 Menganalisis Data
3 Pemahaman cara kerja sistem yang ada
4 Analisis
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dasar teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas kedalam semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibuat.
2.1 Pengertian Sistem
Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatukesatuan atau organisasi”.[Amsyah (2000:4)].
Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto (2005:1)].
2.1.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya :
1. Komponen-komponen (Components)
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
o Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebutsub sistem, misalkan
sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
o Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem.
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (Environtment)
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
4. Penghubung Sistem (Interface)
5. Masukkan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal inputadalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan informasi (Object)
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem Sumber : Jogiyanto (2005:3)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya: sistemteologia, yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. 2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya: perputaran bumi.
Sub Sistem
Sub Sistem
Sub Sistem
Sub Sistem
Input
4. Sistem Buatan Manusia (human made sistem) adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human-machine sistem/man-machine system, misalnya: sistem informasi.
5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem computer.
6. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisinya masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
7. Sistem Tertutup (closed sistem) merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya.
8. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi ibaratnya darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :
Adapun pegertian Informasi menurut Susanto:
“Informasi adalah data yang telah diolahyamg mempunyai nilai guna atau manfaat bagi sipemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai input”.[Susanto (2004:40)].
Dari pengertian dua diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu hasil (output) dari suatu dari yang diolah dengan cara tertentuterlebih dahulu.
a. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal pokok yaitu : 1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (Time Lines)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat . Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (Relevance)
b. Nilai Informasi
Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
c. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna, sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 :
Gambar 2.2 Siklus Informasi Sumber : Jogiyanto (2005:3)
Process (Model)
Input
Data
Hasil Tindakan
Output
Penerima
d. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan(building blok)yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat”(tool-box)dalam sistem informasi. 5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, dan sabotase. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah dan dapat langsung cepat diatasi.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dalam sebuah system meliputi pemasukan data (input) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnyasehunnga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari system informasi sebagai system khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut. Sistem informasi didefinisikan sebagai Jogiyanto.
“Suatu system dalam sebuah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihakluar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. [Jogiyanto (2005:11)].
Adapun kegiatan system informasi adalah sebagai berikut :
1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.
2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Save,yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses
5. Check, yaitu suatu aktifitasuntuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan sesuai denagn yang diharapkan.
Sedangkan komponen system informasi terdiri dari :
1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer, jaringan. 2. Perangkat lunak (software).
3. Data : merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).
2.4 Alat Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, atau grafik. Selain berbentuk gambar, alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik, seperti misalnya kamus data (data dictionary),pseudocode, serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data, seperti :
2.4.1 Bagan Aliran Dokumen (Mapping Chart)
2.4.2 Bagan Alir Informasi
Bagian yang menggambarkan arus informasi berupa laporan, formulir, dan dokumen yang keluar atau masuk dari bagian – bagian tertentu dalam sistem.[………..].
2.4.3 Konteks Diagram (Diagram Conteks)
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks. Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini dapat kita ketahui sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.[Ladajamudin (2005:64)].
Diagram konteks meliputi beberapa system antara lain : 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain. 2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpanan data.
5. Batasan antara sistem yang dirancang denagan lingkungan
2.4.4 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam system dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik. Simbol yang digunakan DFD :[Pohan (2000:11-21)].
a. Kesatuan Luar
Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak.
b. Arus Data
Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang bersudut-sudut tumpul atau sebuah lingkaran.
i. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkann nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol. ii. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.
d. Simpanan Data
Merupakan simpanan dari data. Langkah-langkah penyusunan DFD:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
3. Gambarkan terlebih dahulu suatudiagram context.
4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di system terlebih dahulu.
5. Gambarkan sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.
6. Gambarkan DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level satu dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.
terpisah. Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan manajemen digambar, maka semua DFD ini dapat digabungkan dalam satu diagram.
2.4.5 Kamus Data
Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yamg mengalir di system dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai system. Pada tahap perancangan system kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.[Jogiyanto (2005:725)].
2.5 Konsep Dasar Basis Data (Database)
2.5.1 Pengertian Basis Data (Database)
Basis Data terdiri dari kata Basis dan Data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat bersarang dan Data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.[Fatansyah (2001:11)].
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang (arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. .
2.5.2 Database Manajemen Sistem (DBMS)
2.6 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem yang sesuai dengan apa yang diinginkan, dimana dapat melalui tahapan berikut :
2.6.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan tahapan perancangan dalam membangun basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.[Pohan (2000:48-56)].
Adapun langkah-langkah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal, diantaranya yaitu :
1. Bentuk Normal Pertama / 1 NF (First Normal Form)
Bentuk Normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Atribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
2. Bentuk Normal Kedua / 2 NF (Second Normal Form)
Bentuk Normal Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional padakey primersecara utuh.
3. Bentuk Normal Ketiga / 3 NF (Third Normal Form)
2.6.2 Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagramatau bisa dikenal dengan diagram E-R secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini memiliki dua komponen utama yaitu entitydan relasi. Untuk melambangkan fungsi diatas maka digunakan simbol - simbol yang bisa dilihat pada daftar simbol. .[Fatansyah (2001:64)].
Elemen-elemen Entity Relationship Diagram adalah sebagai berikut :
1. Entity
Pada E-R diagram, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada didalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu: orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya).
2. Relationship
3. Relationship Degree
Relationship degree atau derajat relasi adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu relationship.
4. Atribut
Secara umum atribut adalah sifat atau karakteristik dari tiap entitas maupun tiap relationship. Maksudnya, atribut adalah sesuatu yang menjelaskan apa sebenarnya yang dimaksud entitas maupun relationship, sehingga sering dikatakan bahwa atribut adalah elemen dari setiap entitas danrelationship.
5. Kardinalitas
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Dari sejumlah kemungkinan banyaknya hubungan antar entitas, kardinalitas relasi merujuk kepada hubungan maksimum yang terjadi dari entitas yang satu ke entitas yang lain dan begitu juga sebaliknya. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :
a. Satu ke satu (One to One)
A B
Gambar 2.3 Kardanalitas Relasi Satu ke Satu Sumber : Fatansyah (2002:168)
b. Satu ke banyak (One to Many)
Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua . Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 5
Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1
A B
Gambar 2.4 Kardanalitas Relasi Satu ke Banyak Sumber : Fatansyah (2002:168)
c. Banyak ke Satu (Many to One)
Tingkat hubungan banyak ke satu jika entitas pertama berhubungn dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan hubungan entitas kedua, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pertama berhubungan denan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas kedua.
Entitas 1
Entitas 2
Entitas 3
Entitas 4
Entitas 5
Entitas 4 Entitas 3 Entitas 2 Entitas 1
A B
Gambar 2.5 Kardanalitas Relasi Banyak ke Satu Sumber : Fatansyah (2002:169)
d. Many to Many
Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
A B
Gambar 2.6 Kardanalitas Relasi Banyak ke Banyak Sumber : Fatansyah (2002:169)
2.7 Pengertia Sistem Client Server
“Client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server”.[Fatansyah (2002:134)].
Sistem Client Server atau disebut juga sistem tersentralisasi diterapkan pada sebuah sistem jaringan. Sistem client server ini ditujukan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem sebelumnya.Sistemclient server terdiri dari dua komponen utama yaitu client dan server. Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani olehclient.Clientselanjutnya mengupayakan agar semua proses “sebisa mungkin” ditangani sendiri. Bila ada proses yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data barulahclient mengadakan hubungan denganserver.
Gambar 2.7 SistemClient ServerSederhana Sumber : Fatansyah (2002:136)
Disamping bentuk client server sederhana terdapat pula bentuk client serveryang lebih komplek yang digamarkan sebagai berikut :
2.8 Software Pendukung
Software pendukung yang digunakan dalam pembuatan system informasi ini adalah Borland Delphi dan Sql Sever sebagai DBMS.
2.8.1 Borland Delphi
Borland delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang berbasis windows.
Untuk pemrograman database, Borland Delphi menyediakan dan mendukung beberapa format database, seperti Microsoft Acces, Oracle, MySQL dan lain-lain. Dengan banyaknya format database yang mampu didukung oleh Borland Delphi, serta dengan terintegrasinya komponen-komponen untuk berinteraksi dengan database tersebut, menjadikan bahasa pemrograman ini menjadi salah satu bahasa pemrograman yang banyak diminati di kalanganprogramerdalam membangun
2.8.2 SQL Server
Suatu aplikasi base server yang diproduksi oleh Microsof dimana ase server ini merupakan aplikasi yang biasa digunakan untuk menyimpan data baik yang akan dip roses maupun informasi hasil dari proses data yang di kerjakan oleh program yang terhubung denga SQL sever. Pada SQL server telah tersedia kolom dan baris yang di tiap kolom kita bisa memberikan naka kolom atau yang disebut dengan filed dan field – field tersebut memiliki tipe data yang disesuaikan denga kebutuhannya. Oleh karena itu dengan kemudahan akses dan kemudaha dalam pengunaan maka tidak sedikit programmer yang menggunakan aplikasi base server ini sebagai data base program yang di rancangnya.
2.9 Absensi
Data kehadiran (absensi) pegawai merupakan salah satu informasi yang sangat penting pada perusahaan/ organisasi, terutama laporan kehadiran yang akan dijadikan pedoman bagi pimpinan dalam mengambil kebijakan.
2.9.1 Pengertian Absensi Pegawai
Suatu perusahaan yang memiliki tingkat absensi yang tinggi adalah peusahaan yang tidak mampu untuk melaksanakan pereturan-per4aturan yang dibuat.
“Absensi merupakan kegagalan, pekerja pegwai untuk melaporkan pekerjaan ketika mereka dijadwalkan bekerja”. [Julius (1991:490)].
“Absensi merupakan ketidak hadiran pegawai ditempat kerjanya pada saat ia harus bekerja”. [Flippo(1998:133)].
Pengukuran untuk menghitung persentase tingkat ketidak hadiran yang biasa di gunakan adalah :
Tingkat Absensi = Hari Kerja yang Hilang x 100% Jumlah Pegawai x hari Pegawai Kerja
2.9.2 Pengaruh Absensi Yang Tinggi
“Tingkat absensi akan berpengaruh terhadap efektifitas dan efiesiensi jalannya operasi perusahaan, karena tingkat absensi dapat menyebabkan tertundanya jadwal kerja”.[Marwansyah dan Mukaram (2000:268)].
Untuk mencapai jumlah produksi yang ditargetkan pembuatan jadwal mengenai ketidak hadiran biasanya mengndung unsure yang digolongkan sebagai berikut :
1. Nama Pegawai
2. Nomor Pegawai
3. Tanggal
4. Alasan Tidak Hadir
5. Alamat
6. Jenis Kelamin
2.9.3 Alasan Ketidak hadiran Pegawai
Berdasarkan alasan yang dapat mengakibatkan terjadinya absensi menurutJulius (1991:102). Mengemukan alasan yang sering digunakan seorang pegawai jika tidak masuk kerja antara lain :
a. Sakit, merupakan alasan yang paling sering digunakan sehingga dapat mencapai jumlah yang paling tinggi dari alasan-alasan yang lain dan jumlahnya mencapai 50%.
b. Terjadinya kecelakaan kerja
c. Jam kerja yang terlalu padat
d. Pengawasan yang kurang baik
e. Kurangnya minat dan tanggung jawab serta adanya perasaan tidak diperlukan atau tidak digunakan.
f. Transportasi jarak rumah yang terlalu jauh atau cuaca buruk, kunjungan saudara diluar kota.
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Sejarah Sekolah Menengah Pertama Negri 22 Bandung pada awalnya bangunan ini didirikan pada tahun 1949 dengan alamatnya jl. WR. Supratman No.24 Bandung,sehingga pada tahun 1950 sekolah yang telah berdiri inipun mulai beroperasi. Pada awal didirikannya sekolah ini diberikan nama SMEI ( sekolah Menengah Ekonomi Pertama ). Dan mulai pada tahun 1978 nama SMEI diganti menjadi SMPN 22 hingga sekarang ini tetap berdiri dan menjadi salah satu SMPN ternama di kota Bandung ini.
Selain itu sekolah ini memiliki komitmen dan tujuan yang dituangkan ke dalam visi dan misi yang menjadi panduan dan anutan dari sekolah SMPN 22 Bandung ini.
1. Visi
visi dari SPMN 22 Bandung ini adalah membentuk manusia berbudi luhur yang unggul dalam prestasi dan berwawasan ke masa depan.
2. Misi
misi SMPN 22 Bandung dituangkan kedalam beberapa point-point yaitu: a. Menanamkan akhlak mulia warga sekolah
c. Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dalam kehidupan bermasyarakat.
3. Tujuan
Tujuan dari SMPN 22 Bandung dirangkumkan menjadi 5 point yang isinya adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan perilaku dan ahlak mulia bagi warga sekolah 2. Meningkatkan disiplin yang utuh bagi warga sekolah
3. Maningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan minat dan bakat peserta didik
4. Mempersiapkan peserta didik sebagai bagian dari anggota masyarakat yang mandiri dan berguna
5. Mempersiapkan peserta didik dalam melanjutkan pendidikan yang lebih tinggi
media para pengajar yaitu para guru yang memang berpengalaman dalam bidangnya. Oleh karena itu dapat dikatakan produk garapan SMPN 22 Bandung yaitu dalam bidang pendidikan.
3.2 Struktur Organisasi Peusahaan
Struktur Organisasi SMP Negeri 22 bandung dapat dilihat pada Gambar 3.1 :
Sekolah Menengah Pertama Negeri 22 Bandung dilihat dari struktur organisasi diatas terdiri dari bagian komite , Kepala Kantor, Tata usaha , Wakil kepala I yang bertanggung jawab terhadap bagian sarana sekolah dan kesiswaan dan Wakil kepala Sekolah II bertanggung jawab terhadap bagian humas dan kurikulum.
3.3 Deskripsi Kerja
Berikut ini adalah fungsi dari tiap unit atau divisi yang ada di SMP Negeri 22 Bandung.
1. Humas
I. Hubungan internal (kedalam)
a. Melakukan konsolidasi antara pimpinan dan staf
b. Menciptakan hubungan kerja dengan menganut azas kekeluargaan dan gotong royong
c. Melakukan pendekatan secara individu,kelompok,sosial dengan teknik persuasive dan objektif praktis
II. Hubungan eksternal (keluar)
a. Mengadakan konsultasi , usulan permohonan dengan pihak dinas pendidikan baik daerah tingkat II meupun dengan pusat.
b. Mengadakan koordinasi dengan instasi sektoral.
d. Mengadakan koordinasi dan menjalankan hubungan kerjasama dengan pengurus BP3
e. Mengadakan hubungan kerjasama dengan pihak swasta, atau organisasi profesi kepemudaan, organisasi nasional, dan organisasi masyarakat yang mendapat legalitas dari pemerintah.
2. Kurikulum
Kurikulum yaitu kegiatan yang dilakukan disekolah dalam upaya untuk mencapai tujuan baik intra maupun extra kurikulum. Adapun tugasnya yaitu :
a. Pengadaan buku sebagai pegangan guru dan siswa
b. Pendayagunaan buku sebagai landasan sumber belajar siswa dan panduan guru
c. Memfungsikan perpustakaan sebagai sumber ilmu dan masyarakat belajar
d. Penyusunan kalender pendidikan,kalender pokok
e. Penyusunan jadwal kegiatan
g. Penyusunan program AMP,semester,Satpel,Rampel,dan harian
h. Menciptakan proses kegiatan belajar mengajar dan MGMP
i. Menyelenggarakan ulangan umum
j. program perbaikan dan pengayaan siswa
k. pengaturan extra dan intra kurikuler
l. pengadaan rapat-rapat
3. Kepala Sekolah
Kepala sekolah berfungsi sebagai administrator , managerial , edukator dan supervasior. Sehingga dengan adanya kepemimpinannya disekolah maka dapat mendelegasikan kewenangan kepada orang lain.
4. Wakil kepala sekolah
Adapun tugas dari wakil kepala sekolah yaitu :
a. Membantu menyusun program kerja
b. Menyelenggarakan rapat-rapat insidentil maupun kedinasan
c. Mengintegrasikan kalender pendidikan
e. Menyusun dan menciptakan tata tertib
f. Menyusun dan menyiapkan sarana/prasarana serta administrasinya dari seluruh komponen kegiatan
g. Mempeta penyelenggaraan evaluasi
h. Merumuskan , menyusun dan mengadakan laporan – laporan
i. Mengadakan hubungan dengan instansi terkait , organisasi , dan kemasyarakat yang mewakili kepala sekolah
j. Berkonsultasi dan mempertanggung jawabkan segala jenis kegiatan kepada kepala sekolah
5. Tata usaha atau perkantoran
Adapun tugas dari Tata Usaha atau perkantoran yaitu :
I. Kepala Tata Usaha
a. Menyusun pembagian tugas personil
b. Mengawasi seluruh kegiatan tata usaha
c. Mengkoordinir seluruh kegiatan tata usaha
d. Menyelesaikan berbagai urusan kepegawaian
e. Menghitung dan menyusun kenaikan pangkat guru
g. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
h. Mempertanggung jawabkan seluruh kegiatan tata usaha kepada kepala sekolah.
II. Bendahara Rutin(UYHD)
a. Mengajukan, menerima dan mempertanggung jawabkan keuangan rutin
b. Mengajukan , menerima dan membagikan gaji guru dan pegawai
c. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi keuangan kepada kepala sekolah
d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi keuangan kepada kepala sekolah
III. Urusan Kepegawaian
a. Membantu usulan kenaikan pangkat pegawai
c. Membantu berbagai keperluan administrasi kepegawaian
d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi kepegawaian kepala urusan
IV. Urusan pembuat daftar gaji
a. Membuat daftar gaji guru dan pegawai
b. Membuat kenaikan gaji berkala
c. Membantu pembayaran gaji guru dan pegawai
d. Membantu kegiatan untuk memperlancar KBM
e. Membantu urusan kepegawaian
f. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi kepada kepala urusan
V. Urusan Inventaris
a. Menerima, menyimpan dan membukukan droping barang
c. Membuat laporan semester dan tahunan barang inventaris
d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi inventaris dan persuratan kepada kepala urusan
VI. Pengelola perpustakaan
a. Menerima, menyimpan dan membukukan droping buku
b. Menerima , menyimpan, membukukan pembelian
c. Menyusun dan memberi kode golongan buku
d. Membuat laporan buku perpustakaan
e. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi perpustakaan dan kesiswaan kepada kepala urusan
f. Membantu berbagai kegiatan dalam memperlancar KBM
VII. Penjaga sekolah dan kebersihan
a. Menjaga kebersihan, keamanan, keindahan sekolah
c. Membantu berbagai kegiatan yang dilaksanakan disekolah
d. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
e. Mempertanggung jawabkan tugas dan kewajiban kepada kepala urusan
VIII. Urs.Persuratan
a. Menerima, mengagendakan dan mendistribusikan surat masuk
b. Mengetik surat dan mendistribusikan surat keluar
c. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
d. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi persuratan kepada kepala urusan.
IX. Petugas kesiswaan
a. Mengisi buku induk
b. Mengisi buku klaper
c. Memasukan nilai raport ke buku induk
e. Membantu berbagai kegiatan untuk memperlancar KBM
f. Mempertanggung jawabkan seluruh administrasi kesiswaan kepada kepala sekolah
6. Guru
Tugas pokok guru yang ditetapkna pada pasal 3 dan lampiran 1 keputusan menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.84/1993 tanggal 24 Desember 1993 dan keputusan bersama Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara No.0433/P/1993 dan No.25 tahun 1993 tanggal 24 Desember 1993. Khusunya unsure proses belajar mengajar atau bimbingan dan unsure pengembangan profesi adalah sebgaai berikut:
a. Menyusun program pengajaran
b. Melaksankaan butir kegiatan unsure proses belajar mengajar atau bimbingan.
c. Melaksanakan evaluasi kepada siswa untuk mengetahui kemampuan siswa dalam menyerap hasil pengajaran yang telah diberikan.
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai Analisis Sistem Akademik di SMP Negeri 22 yang sedang berjalan. Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait. Adapun analisis yang dilakukan adalah analisis mengenai analisis dokumen, analisis prosedur dan analisis proses.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen merupakan metode analisis data dengan cara mengumpukan data-data yang berhubungan dengan obyek yang akan diteliti dan pengujian arsip atau dokumen yang ada di instansi terkait. Analisis dokumen juga merupakan salah satu hal yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya, adapun analisis dokumen yang terdapat di SMP Negeri 22 Bandung adalah sebagai berikut.
1. Nama : Formulir pendaftaran
Fungsi : Mengetahui data calon siswa baru Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2
2. Nama : Data Siswa Baru Sementara (DSBS) Fungsi : Mengetahui siswa yang mendaftar tahun ini Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, no peserta ujian, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2
3. Nama : Surat Pemberitahuan (SP)
Fungsi : Siswa baru bisa mengetahui diterima/ tidaknya Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, nun 4. Nama : Laporan pendaftaran
Fungsi : Mengetahui data siswa yang diterima Sumber Data : Akademik
Atribut : no urut, nama calon siswa, jenis kelamin, nun 5. Nama : Form registrasi
Fungsi : Mengetahui data siswa Sumber Data : Akademik
Rangkap : 2 (dua)
Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, jumlah saudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/ piatu/ yatim piatu, bahasa sehari-hari, alamat, no telp, berat badan, tinggi badan, golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, nama orang tua, pekerjaan
6. Nama : Data siswa
Fungsi : Mengetahui data siswa Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
7. Nama : Laporan data siswa
Fungsi : Mengetahui seluruh data siswa Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, alamat, nama orang tua, pekerjaan
8. Nama : Data kelas
Fungsi : Berisi tentang data-data siswa per kelas Sumber Data : Akademik
Rangkap : 3 (tiga)
Atribut : nis, nama siswa, jenis kelamin, kode kelas, kelas
9. Nama : Data guru
Fungsi : Mengetahui data guru Sumber Data : Guru
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : nip, nama guru, jenis kelamin, alamat, telp, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas, foto
10. Nama : Laporan data guru
Fungsi : Mengetahui seluruh data guru Sumber Data : Akademik
Rangkap : 3 (tiga)
tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas 11. Nama : Data wali kelas
Fungsi : Mengetahui data wali kelas Sumber Data : Akademik
Rangkap : 2 (dua)
Atribut : Kode kelas, kelas, nip, nama wali kelas 12. Nama : Data mata pelajaran
Fungsi : Mengetahui seluruh data mata pelajaran Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : kode matpel, nama matpel, jumlah jam 13. Nama : Data jadwal
Fungsi : Mengetahui jadwal per kelas Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : hari, nama kelas, waktu, matpel, nama guru 14. Nama : Data mengajar
Fungsi : Mengetahui jadwal guru mengajar Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : hari, nama kelas, waktu, jam ke, nama guru 15. Nama : Nilai siswa
Sumber Data : Guru Rangkap : 2 (dua)
Atribut : matpel, nip, nama guru, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na
16. Nama : Raport
Fungsi : Mengetahui nilai siswa secara keseluruhan Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : kelas, semester, tahun ajaran, nama wali kelas, nis, nama siswa, na
17. Nama : Laporan nilai siswa
Fungsi : Mengetahui keseluruhan nilai siswa Sumber Data : Akademik
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : kelas, semester, tahun ajaran, nis, nama siswa, na
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Berjalan
4.1.2.1. Flow Map
Flow map merupakan gambaran hubungan antar entity yang terlibat beberapa aliran-aliran dokumen yang ada. Mengenai sumber dari aliran dokumen dapat digambarkan pada flow map berikut ini :
Calon Siswa Panitia Siswa Baru Kepala Sekolah
Form Pendaftaran
DSBS Pencatatan
Seleksi
Lap. Pendaftaran
SP SP
Lap. Pendaftaran Form Pendaftaran
Form Pendaftaran
Form pedaftaran
Gambar 4.1Flowmap Sistem Pendaftaran Siswa Baru yang Berjalan Keterangan
Aliran dokumen flowmap system registrasi yang berjalan :
Syarat
Gambar 4.2Flowmap Sistem Registrasi Siswa, Pembagian Kelas, Wali Kelas dan Jadwal yang Berjalan
Gambar 4.3Flowmap Sistem Penilaian yang Berjalan
Aliran dokumen flowmap sistem penilaian yang berjalan :
Nilai siswa yang terdiri dari dua rangkap seluruhnya diserahkan kepada bagian akademik yaitu wali kelas dan kurikulum. Oleh wali kelas, nilai siswa dicatat ke raport yang nantinya kemudian raport akan diberikan kepada siswa atau orang tua siswa. Sedangkan nilai siswa dari kurikulum akan diproses sebagai bahan pembuatan laporan nilai siswa yang selanjutnya akan diberikan kepada kepala sekolah sebagai laporan.
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram konteks dibawah ini menggambarkan sistem akademik secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan inputan yang dibutuhkan oleh sistem dan output yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks system akademik di SMP Negeri 22 Bandung dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4.4Diagram Konteks Sistem yang Berjalan Aliran data diagram konteks system yang berjalan :
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran sistem secara logika. Diagram biasanya digunakan untuk membuat sebuah modul sistem informasi dalam bentuk jaringan proses-proses yang saling terhubung satu sama lainnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa data flow diagram merupakan suatu diagram yang mudah dimengerti dan merupakan suatu gambaran mengenai semua kegiatan dan aktifitas tersebut untuk memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah untuk dipahami didalam kegiatan peoses pengolahan data.
1. Data Flow Diagram Level 1
Berikut ini digambarkan DFD level 1 sistem akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 22 Bandung :
2. Data Flow Diagram Level 2
Dari DFD (Data Flow Diagram) level 1 yang prosesnya masih bersifat umum, maka diperjelas kembali dengan adanya DFD (Data Flow Diagram) level 2. DFD level 2 sistem akademik yang sedang berjalan di SMP Negeri 22 Bandung adalah sebagai berikut:
DFD Level 2 Proses 1 (Proses Pendaftaran)
Gambar 4.6Diagram Flow Diagram Level 2 Proses 1 Sistem yang Berjalan
DFD Level 2 Proses 2 (Proses Registrasi)
D
DFD Level 2 Proses 3 (Proses Penjadwalan)
Gambar 4.8Diagram Flow Diagram Level 2 Proses 3 Sistem yang Berjalan
DFD Level 2 Proses 4 (Proses Penilaian)
Gambar 4.9Diagram Flow Diagram Level 2 Proses 4 Sistem yang Berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
1. Masih banyak prosedur yang menggunakan proses pencatatan manual misalnya proses pendaftaran dan proses registrasi sehingga mengakibatkan menumpuknya arsip-arsip yang dikhawatirkan akan rusak atau hilang. Dengan demikian, maka perlu dibangun sebuah system informasi yang dilamnya terdapat proses pendaftaran dan registrasi agar dapat menyelesaikan permasalahan diatas.
2. Sering terjadi kesulitan dalam pencarian data siswa, guru dan karyawan sehingga memerlukan waktu yang lama menyebabkan terhambatnya proses kegiatan belajar mengajar. Maka perlu dibangun sebuah sistem database yang dapat menampung seluruh data siswa, guru dan karyawan. 3. Kesulitan dalam pembuatan beberapa laporan, misalnya laporan seleksi,
laporan data siswa, laporan guru, karyawan dan raport. Dengan demikian maka perlu dibangun pula sebuah system informasi yang dapat membuat laporan-laporan yang dibutuhkan tersebut
4. Proses penjadwalan guru yang memerlukan waktu lama dan tidak sedikit pula jadwal yang bentrok antara guru satu dengan yang lain menyebabkan terhambatnya proses belajar mengajar. Sehingga dibutuhkan system yang dapat menangani penjadwalan.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem informasi dimaksudkan untuk menggambarkan sistem yang di usulkan sebagai penyempurnaan dari sistem lama. Di terimanya sebuah sistem usulan di karenakan adanya kecocokan antara sistem yang dilibatkan serta memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia dan pengembangannya tidak bertolak belakang dengan sistem yang sedang berjalan dan dimaksudkan karakteristik sistem yang lama tetap terpelihara namun unsur efisien dan efektivitas sistem yang digunakan menjadi lebih baik.
Pada tahapan perancangan sistem dilakukan antara lain perancangan untuk format masukan layar program, rancangan hasil atau keluaran program, perancangan basis data yang sesuai dengan file dan attribut yang ada pada analisis penyimpanan data dan perancangan menu program yang menjelaskan menu yang akan kita gambarkan untuk membangun perangkat lunak berisi alur proses program mulai dari masukan sampai keluaran.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Sistem akademik yang ada pada SMP Negeri 22 Bandung memiliki beberapa prosedur, dari hasil analisis yang dilakukan pada bab sebelumnya, maka penulis akan mencoba merancang sistem baru yang diusulkan, terutama pada bagian akademik. Pada prosedur yang diusulkan ini, penulis melakukan beberapa perubahan dan penambahan dalam hal proses, penyimpanan data dan pembuatan laporan yang semula dilakukan secara manual pada bagian pelayanan diganti menjadi proses komputerisasi dan berintegrasi satu sama lain.
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur yang diusulkan dapat terlihat jelas dalam flowmap, diagram konteks, Data Flow Diagram dan turunannya. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai analisis prosedur yang diusulkan, akan dijelaskan flowmap, diagram konteks dan Data Flow Diagran sistem akademik yang diusulkan pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 20 Bandung.
4.2.3.1. Flow Map
Calon Siswa Panitia Siswa Baru Kepala Sekolah
Form Pendaftaran
Input data
Lap. Pendaftaran Surat Pemberitahuan Surat
Pemberitahuan
Lap. Pendaftaran Form Pendaftaran
Database Akademik
Seleksi
Gambar 4.10Flowmap Sistem Pendaftaran Siswa Baru yang Diusulkan
Aliran data sistem pendaftaran siswa baru yang diusulkan :
Gambar 4.11Flowmap Sistem Registrasi Siswa, Pembagian Kelas, Wali Kelas dan Jadwal yang Diusulkan
Aliran data sistem pendaftaran siswa baru yang diusulkan :
akan diberikan ke kepala sekolah. Data siswa yang ada di database juga digunakan sebagai bahan proses pembagian kelas selanjutnya dihasilkan table data kelas. Dari table data kelas yang ada di database digunakan untuk proses pembagian wali kelas sehingga menghasilkan table wali kelas untuk diberikan kepada guru yang menjadi wali kelas. Selanjutnya struktur kurikulum akademik atau data kurikulum diberikan oleh kepala sekolah ke bagian akademik dan bagian akademik melakukan proses input data kurikulum kedalam database. Dari data kurikulum, data kelas dan data guru digunakan sebagai pembuatan jadwal dan dihasilkan dua buah dokumen yaitu data jadwal dan data mengajar. Data jadwal diberikan kepada siswa dan data mengajar diberikan kepada guru.
Aliran data sistem pendaftaran siswa baru yang diusulkan :
Nilai siswa dari guru diserahkan kepada bagian akademik kemudian dilakukan proses input data siswa ke dalam database. Dari database kemudian dilakukan proses pembuatan nilai raport yang menghasilkan nilai raport yang diberikan kepada siswa dan dilakukan pula proses pembuatan laporan nilai raport yang selanjutnya akan diberikan kepada kepala sekolah sebagai laporan.
4.2.3.2. Diagram Kontek
Diagram konteks ini sering juga disebut dengan model sistem pokok (fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan input dan output yang di indikasikan dengan panah masuk dan keluar memperlihatkan suatu hubungan antara sistem dengan lingkungannya yang menjadi sumber data, lebih jelasnya diagram konteks yang diusulkan dapat dilihat di bawah ini:
Gambar 4.13Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan
Calon siswa menyerahkan formulir pendaftaran yang tentunya sudah diisi lengkap kepada akademik. Akademik memberikan surat pemberitahuan kepada calon siswa. Siswa yang akan registrasi menyerahkan formulir registrasi yang sudah diisi dan beberapa persyaratan kepada akademik. Akademik memberikan data jadwal dan nilai raport kepada siswa. Guru memberikan biodata guru dan nilai siswa kepada akademik, akademik memberikan data mengajar kepada guru. Dari kepala sekolah bagian akademik menerima data mata pelajaran, kepala sekolah menerima beberapa laporan diantaranya adalah laporan pendaftaran, laporan data siswa, laporan data guru dan laporan nilai siswa
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah refresentasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
a. Data Flow Diagram Level 1
Gambar 4.14Diagram Flow Diagram Level 1 yang Diusulkan
b. Data Flow Diagram Level 2
DFD Level 2 Proses 1 (Proses Pendaftaran)
Form pendafatan Calon Siswa
1.1
Input data
Kepala Sekolah
T. Pendaftaran
Lap pendaftaran Surat Pemberitahuan 1.2
Seleksi
Data pendafatan
Gambar 4.15Diagram Flow Diagram Level 2 proses 1 yang Diusulkan
DFD Level 2 Proses 2 (Proses Registrasi dan Penjadwalan)
DFD Level 2 Proses 3 (Proses Penilaian)
Gambar 4.17Diagram Flow Diagram Level 2 proses 3 yang Diusulkan
4.2.3.4. Kamus Data
Dalam perancangan sistem informasi akademik, arus data yang mengalir di DFD sifatnya global. Kamus data berfungsi untuk menjelaskan arti dari aliran data dan penyimpanan dalam DFD, menjelaskan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran dan enjelaskan komposisi penyimpanan data
Kamus data di buat berdasarkan arus data yang ada pada DFD level 2 yang mana lebih menjelaskan data-data yang terdapat hanya pada internal entity-nya saja.
1. Nama aliran data : Form pendaftaran
Alias :
Aliran proses : Calon siswa – Proses 1.1
pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2
2. Nama aliran data : Data pendaftaran
Alias :
Aliran proses : Proses 1.1 – T. Pendaftaran T. Pendaftaran – Seleksi
Struktur data : no pendaftaran, nama calon siswa, jenis kelamin, no peserta ujian, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, nun, agama, nama orang tua, pekerjaan orang tua, agama, nama wali, alamat wali, pekerjaan wali, agama, sekolah yang dituju, pilihan 1, pilihan 2
3. Nama aliran data : Form registrasi
Alias :
Aliran proses : Siswa – Proses 2.1
golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, nama orang tua, pekerjaan
4. Nama aliran data : Data registrasi
Alias :
Aliran proses : Proses 2.1 – T. Data Siswa T. Data Siswa – Proses 2.2 T. Data Siswa – Proses 2.3
Struktur data : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, kewarganegaraan, anak ke, jumlah saudara kandung, jumlah saudara tiri, jumlah saudara angkat, anak yatim/ piatu/ yatim piatu, bahasa sehari-hari, alamat, no telp, berat badan, tinggi badan, golongan darah, penyakit yang pernah diderita, asal sekolah, no sttb, nama orang tua, pekerjaan
5. Nama aliran data : Lap. Data siswa
Alias :
Aliran proses : Proses 2.2 – Kepala Sekolah
Struktur data : nis, nama siswa, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, alamat, nama orang tua, pekerjaan 6. Nama aliran data : Data kelas
Alias :
Aliran proses : Proses 2.3 – T. data kelas
7. Nama aliran data : Data ruang kelas
Alias :
Aliran proses : T. ruang kelas – Proses 2.3 Struktur data :
8. Nama aliran data : Biodata guru
Alias : nip, nama guru, jenis kelamin, alamat, telp, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas
Aliran proses : Guru – Proses 2.4 Struktur data :
9. Nama aliran data : Data guru
Alias :
Aliran proses : Proses 2.4 – T. data guru T. data guru – Proses 2.8 T. data guru – Proses 2.6 T. data guru – Proses 2.5
Struktur data : nip, nama guru, jenis kelamin, alamat, telp, tempat lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas
10. Nama aliran data : Lap. Data guru
Alias :
Aliran proses : Proses 2.5 – Kepala Sekolah
lahir, tanggal lahir, agama, pendidikan terakhir, universitas
11. Nama aliran data : Data kurikulum
Alias :
Aliran proses : Kepala Sekolah – Proses 2.7 Struktur data :
12. Nama aliran data : Data mata pelajaran
Alias :
Aliran proses : Proses 2.7 – T. mata pelajaran
Struktur data : kode matpel, nama matpel, jumlah jam 13. Nama aliran data : Data wali kelas
Alias :
Aliran proses : Proses 2.6 – Guru
Struktur data : Kode kelas, kelas, nip, nama wali kelas 14. Nama aliran data : Data mengajar
Alias :
Aliran proses : Proses 2.8 – Guru Struktur data :
15. Nama aliran data : Data jadwal
Alias :
Aliran proses : Proses 2.8 – Siswa
Alias :
Aliran proses : Guru – Proses 3.1
Struktur data : matpel, nip, nama guru, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na
17. Nama aliran data : Data nilai siswa
Alias :
Aliran proses : Proses 3.1 – T. nilai siswa T. nilai siswa – Proses 3.2 T. nilai siswa – Proses 3.3
Struktur data : matpel, nip, nama guru, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na
18. Nama aliran data : Nilai raport
Alias :
Aliran proses : Proses 3.2 – Siswa
Struktur data : kelas, semester, tahun ajaran, nama wali kelas, nis, nama siswa, na
19. Nama aliran data : Lap. nilai siswa
Alias :
Aliran proses : Proses 3.3 – Kepala Sekolah
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya yaitu bab hasil penelitian dan pembahasan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Dalam penerapannya, sistem informasi penggajian memang diperlukan dalam sekolah untuk mempermudah pegawai dalam mengolah dan menginformasikan data siswa agar informasi yang dihasilkan pun tepat dan akurat.
2. Sistem informasi akademik secara keseluruhan baik. Respon tersebut dapat dilihat dari hasil perhitungan tanggapan dari responden dengan hasil sebanyak 64,2% yang berarti bahwa tanggapan atas implementasi dari sistem informasi penggajian kuat.
5.2. Saran
1. Sistem informasi akademik yang digunakan SMP Negeri 22 Bandung, namun agar kualitas sistem informasi lebih baik lagi, perlu diadakannya pengembangan sistem dengan software yang lebih spesifik agar data dan informasi yang ada lebih terjamin dan tertata dalam penyimpanannya.
2. Sosialisasi dan pelatihan bagi pegawai masih perlu ditingkatkan lagi agar kemampuan pegawai dalam menggunakan sistem informasi akademik lebih merata.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. 2003.Pengenalan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.
Anwar Prabu Mangkunegara. 2000-2006.Evaluasi Kinerja Manajemen Sumber Daya Manusia. Rosda. Bandung.
Azhar Susanto. 2004.Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer. Lingga Jaya. Bandung.
Jonathan Sarwono. 2003.Panduan cepat dan Mudah SPSS14. ANDI. Bandung. Marzuki. 2002.Metodologi Riset. BPFE-UII. Yogyakarta.
Mathis, Robert L, John H.Jackson. 2001. MSDM jilid 1 dan 2(terjemahan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira). Salemba. Jakarta.
Nuraedi, Rudi Susilana, Ihat Hatimah. 2006.Penelitian Pendidikan. Bandung. Riduan. 2003.Dasar-dasar Statistika. Alfabeta. Bandung.
Sambas Ali dan Maman A. 2007. Analisis Korelasi Regresi dan Jalur dalam Penelitian. Pustaka Setia. Bandung.
Sugiyono. 2003.Statistik Non Parametris Untuk Penelitian. Alfabeta. Bandung. Sugiyono. 2008.Metode Penelitian Bisnis. Alfabeta. Bandung.
Umi Narimawati. 2008.Materi Pelatihan Metodologi Penelitian dan Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi/TA) Untuk Manajemen Informatika.Bandung.
Veitzal Rivai. 2004.Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Murai Kencana. Jakarta.
Zulkifli Amsyah. 2001. Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta.
http://Dunia Perkuliahan/Prinsip Metodologi Penelitian Ilmiah/15 Januari 2009 http://pusatpenelitianinformatika/Modul Penggajian Sistem Informasi SDM
(SISDM) / 25 Februari 2009
http://www.google.com/metodepenelitian Ratni Primalita/ 15 Januari 2009 http://www.wordpress.com/Intanghina’s Weblog/Kinerja/ 28 Februari 2009 http://www.google.com/Laili’s Weblog/Sistem Informasi Manajemen/ 29 Maret
2009
http://Ahmadsanusi’s Weblog/Sistem Akuntansi Gaji dan Upah/ 29 Maret 2009 http://www.google.com/Analisis, Perancangan dan Pengembangan Sistem
