BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi di zaman sekarang sangat pesat dan cepat, terutama dalam bidang sistem informasi. Pada era globalisasi kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat tentunya akan terus berhubungan dengan komputer, terutama pada teknologi informasi. Saat ini masyarakat dituntut untuk bergerak dengan cepat, begitu pula tuntutan masyarakat dalam mencari dan mendapatkan informasi yang akurat. Untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat salah satunya adalah penggunaan komputer. Pada komputer informasi yang ada akan disimpan, diolah, dan dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat. Oleh sebab itu banyak perusahaan yang mencari sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam bidang teknologi. Masyarakat diharapkan untuk mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan cepat, tidak hanya berasal dari sumber daya manusia akan tetapi dapat berasal dari alat teknologi yang mendukung serta komponen-komponennya.
proses pencarian data pegawai maupun absensi akan mengalami kesulitan bila pengerjaan masih dilakukan secara manual. Dengan demikian hasil yang didapat dari setiap pegawai tidak maksimal.
Oleh karenanya diperlukan suatu sistem informasi yang berupa program untuk membantu pegawai staf umum dalam memeriksa data absensi pegawai, sehingga membantu kelancaran semua kegiatan di pemerintahan. Oleh sebab itu kegiatan absensi pada pegawai harus dilakukan secara cepat, mudah dan akurat. Karena itu program aplikasi pengolahan data absensi sangat penting dipergunakan di instansi pemerintahan. Maka dari itu kami ingin membantu dalam mencari solusi dari permasalahan tersebut. Absensi merupakan hal yang sangat penting karena menyangkut penghasilan serta jabatan pegawai. Pegawai dapat dinaikkan golongan serta jabatannya dilihat dari absensi selama tiga tahun. Sehubungan dengan hal tersebut, maka menjadi alasan bagi penulis untuk membuat laporan kerja praktek dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI BERBASIS CLIENT SERVER DISKOMINFO BANDUNG “.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
Masalah yang menjadi sorotan utama dalam kegiatan absensi disebuah instansi pemerintah, yaitu:
a. Kegiatan yang dilakukan masih secara manual mulai dari pencarian nama, penandatanganan daftar hadir. Sehingga menghambat kegiatan yang ada di instansi Diskominfo.
b. Sering terjadi kesalahan dalam memasukkan data absen pegawai, mulai dari salah menandatangani daftar hadir.
c. Tempat penyimpanan data absensi yang membutuhkan tempat yang besar, data absensi digunakan untuk penaikan golongan dan gaji pegawai.
d. Pemborosan kertas yang digunakan dalam pembuatan daftar hadir, karena pegawai yang banyak.
1. Bagaimana sistem absensi yang berjalan di Diskominfo 2. Bagaimana cara menanggulangi penyimpanan data 3. Bagaimana cara mengurangi kesalahan yang terjadi 4. Bagaimana sistem yang diusulkan untuk absensi
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya kerja praktek ini adalah memperbaharui system yang berjalan dengan yang baru. Mulai dari merencanakan, meneliti system yang berjalan, sampai dengan membuat system informasi absensi. Sistem ini ditujukan untuk memberi informasi absensibagi pegawai staf umum dan pimpinan serta membantu dalam pengolahan data pegawai yang ada maupun yang baru. Sedangkan tujuan dari dilaksanakannya kerja praktek ini adalah:
1. Untuk membantu pekerjaan pada staf umum dalam mengelola kepegawaian
2. Mengetahui sistem absensi yang berjalan
3. Mengenali proses yang terjadi di dalam sistem absensi dengan bantuan komputerisasi
4. Memudahkan penmbuatan laporan dan pencarian data
5. Mengurangi tempat penyimpanan dan menghindari terjadinya kehilangan data-data
.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi permasalahan pada:
1. Perancangan sistem informasi absensi
2. Pengolahan data pegawai secara komputerisasi
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek
Di dalam pelaksanaan jadwal tugas bekerja di Dinas Komunikasi dan Informatika yang beralamat di jalan tamansari no 55 Bandung Jawa Barat telah ditetapkan oleh instansi dengan waktu masuk kerja pukul 09.00 WIB dan waktu istirahat pukul 12.00 s/d 13.00 WIB, dengan waktu pulang pukul 15.00 WIB. Tetapi penulis diberi kebijaksanaan untuk meninggalkan kerja praktek apabila penulis mempunyai jadwal kuliah yang tidak bisa ditinggalkan.
Table 1.1
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Aktivitas
Juli-Agustus I II III IV I
1 Perijinan Intansi
2
Wawancara Dan Pemberian
Tugsa
3
Pemahaman Cara Kerja
Sistem Yang Ada
4 Analisis Dan Perancangan
5
Pembuatan Laporan Akhir
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dasar teori yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas kedalam semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibuat.
2.1 Pengertian Sistem
Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Pendekatan yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem sebagai berikut :
“Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatukesatuan atau organisasi”.[Amsyah (2000:4)].
Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. [Jogiyanto (2005:1)].
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1 Elemen Sistem
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
eceran dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu diantaranya :
1. Komponen-komponen (Components) Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (Environtment)
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan Sistem (Input)
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan informasi (Object)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem Sumber : Jogiyanto (2005:3)
Sub Sub
Sub Sub
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya: sistem teologia, yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.
2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya: perputaran bumi.
4. Sistem Buatan Manusia (human made sistem) adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human-achine sistem/man-machine system, misalnya: sistem informasi.
5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem computer.
6. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisinya masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 7. Sistem Tertutup (closed sistem) merupakan sistem yang tidak
berhubungan dengan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi ibaratnya darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya”.[Jogiyanto(2005:8)]. Adapun pegertian Informasi menurut Susanto:
“Informasi adalah data yang telah diolahyamg mempunyai nilai guna atau manfaat bagi sipemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai
input”.[Susanto (2004:40)]. Dari pengertian dua diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu hasil (output) dari suatu dari yang diolah dengan cara tertentuterlebih dahulu.
2.2.1 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal pokok yaitu : 1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (Time Lines)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat . Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan (Relevance)
2.2.2 Nilai Informasi
Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.2.3 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna, sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Siklus informasi dapat dilihat pada gambar 2.2 :
Gambar 2.2 Siklus Informasi Sumber : Jogiyanto (2005:3)
2.2.4 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building blok) yaitu :
1. Blok Masukan
Dat abase
Hasil Tindakan
Dat a Penerima
Input
Proses (M odel)
out put
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. 2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. 5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, dan sabotase. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah dan dapat langsung cepat diatasi.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
“Suatu system dalam sebuah suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihakluar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. [Jogiyanto(2005:11)].
Adapun kegiatan system informasi adalah sebagai berikut :
1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.
2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Save, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses informasi.
5. Check, yaitu suatu aktifitasuntuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan sesuai denagn yang diharapkan.
Sedangkan komponen system informasi terdiri dari :
1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer, jaringan. 2. Perangkat lunak (software).
3. Data : merupakan komponen dasar informasi. 4. Manusia (user).
2.4 Metode Pendekatan Sistem
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
Merupakan bagan alir data yang menunjukkan arus dari dokumendokumen yang berupa laporan dan formulir termasuk tembusantembusannya. Bagan alir ini menggunakan symbol – simbol yang sama dengan bagan alir sistem.[Ladajamudin (2005:60)].
2.4.2 Alat Bantu Analisis
Alat – alat apa saja yang digunakan untuk membantu dalam menganalisis mengerjakan tugas akhir kami alat bantu analisis yang kami gunakan antara lain :
2.4.2.1Flow Map
Merupakan aliran informasi yang digunakan untuk menggambarkan suatu prosedur. Penggambaran ini lebih menekankan pada aliran dokumen atau data-data.
2.4.2.2Konteks Diagram (Diagram Conteks)
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks. Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini dapat kita ketahui sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.[Ladajamudin (2005:64)].
Diagram konteks meliputi beberapa system antara lain : 1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain. 2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. 3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpanan data.
2.4.2.3Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pembangunan sistem yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam system dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang baik. Simbol yang digunakan DFD :[Pohan (2000:11-21)].
a. Kesatuan Luar
Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, disimbolkan dengan suatu kotak.
b. Arus Data
Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang bersudut-sudut tumpul atau sebuah lingkaran. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi:
1. Identifikasi proses
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut.
a. Simpanan Data
Merupakan simpanan dari data. Langkah-langkah penyusunan DFD:
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
3. Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram context. 4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang
ada di system terlebih dahulu.
5. Gambarkan sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.
6. Gambarkan DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level satu dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya. 7. Setelah semua level DFD digambar, berikutnya adalah
menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar terpisah. Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan manajemen digambar, maka semua DFD ini dapat digabungkan dalam satu diagram.
2.4.2.4 Kamus Data
Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai system. Pada tahap perancangan system kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database.[Jogiyanto (2005:725)].
2.4.2.5 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem yang sesuai dengan apa yang diinginkan, dimana dapat melalui tahapan berikut :
2.4.2.5.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan tahapan perancangan dalam membangun basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. [Pohan (2000:48-56)]. Adapun langkah-langkah untuk menghasilkan struktur tabel yang normal, diantaranya yaitu :
1. Bentuk Normal Pertama / 1 NF ( First Normal Form) Bentuk Normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memilikinatribut bernilai banyak (Multivalued Atribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
2. Bentuk Normal Kedua / 2 NF ( Second Normal Form) Bentuk Normal Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.
2.4.2.5.2 Tabel Relasi
Dengan terdapatnya hubungan antar tabel dalam satu Database, maka kita perlu merelasikan tabel-tabel tersebut. Hal yang perlu diperhatikan pada relasi antar tabel adalah penentuan tabel parent dan tabel child. Tabel parent merupakan tabel induk, sedangkan tabel child merupakan tabel anak. Satu informasi atau satu record dalam tabel parent dapat digunakan oleh beberapa record dalam tabel child. Misal suatu informasi dalam tabel Departemen yaitu nama departemen “IT” dengan kode departemen “10” dapat berisi beberapa record karyawan yang tersimpan dalam tabel Karyawan. Dalam hal ini tabel Departemen merupakan tabel parent dan tabel Karyawan merupakan tabel child.
2.5 Pengertian Sistem Client Server
“Client adalah komputer-komputer yang menerima atau menggunakan fasilitas yang disediakan oleh server”.[Fatansyah (2002:134)]. Sistem Client Server atau disebut juga sistem tersentralisasi diterapkan pada sebuah sistem jaringan. Sistem client server ini ditujukan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem sebelumnya. Sistem client server terdiri dari dua komponen utama yaitu client dan server. Client berisi aplikasi basis data dan server berisi DBMS dan basis data. Setiap aktivitas yang dikehendaki para pemakai akan lebih dulu ditangani oleh client. Client selanjutnya mengupayakan agar semua proses “sebisa mungkin” ditangani sendiri. Bila ada proses yang harus melibatkan data yang tersimpan pada basis data barulah client mengadakan hubungan dengan server.
Gambar 2.3 Sistem Client Server Sederhana Sumber : Fatansyah (2002:136)
Disamping bentuk client server sederhana terdapat pula bentuk client server yang lebih komplek yang digamarkan sebagai berikut :
Gambar 2.4 Sistem Client Server Kompleks Sumber : Fatansyah (2002:136)
2.6 Absensi
pegawai bekerja masalah lainnya yang membuat pegawai tersebut menjadi tidak mau bekerja disebut juga dengan absensi yang merupakan dari kurangnya disiplin kerja, yang dapat merugikan perusahaan juga pegawai itu sendiri.
2.6.1 Pengertian Absensi Pegawai
Suatu perusahaan yang memiliki tingkat absensi yang tinggi adalah peusahaan yang tidak mampu untuk melaksanakan pereturan-peraturan yang dibuat.
“Absensi merupakan kegagalan, pekerja pegwai untuk melaporkan pekerjaan ketika mereka dijadwalkan bekerja”. [Julius (1991:490)].
“Absensi merupakan ketidak hadiran pegawai ditempat kerjanya pada saat ia harus bekerja”. [Flippo(1998:133)].
Pengukuran untuk menghitung persentase tingkat ketidak hadiran yang biasa di gunakan adalah :
Tingkat Absensi = H ari Kerja yang Hilang x 100% Jumlah Pegawai x hari Pegawai Kerja
Tingkat ketidak hadiran maksimun diperoleh 3% jika suatu peusahaan memiliki tingkat ketidak hadiran lebih tinggi 3 %, maka perusahaan tersebut dianggap memiliki tingkat absensi yang terlalu tinggi. Selain absensi yang terlalu tinngi juga dapat mengurangi jumlah tenaga kerja yang tersedia didalam suatu perusahaan ada juga yang akan menambah tingkat produktivitas yang disebabkan oleh kurangnya tenaga kerja yang tersedia di perusahaan.
2.6.2 Pengaruh Absensi Yang Tinggi
Untuk mencapai jumlah produksi yang ditargetkan pembuatan jadwal mengenai ketidak hadiran biasanya mengndung unsure yang digolongkan sebagai berikut :
1. Nama Pegawai 2. Nomor Pegawai 3. Tanggal
4. Alasan Tidak Hadir 5. Alamat
6. Jenis Kelamin
Dengan adanya pengolongan tersebut manajer atau kepala dinas akan denagna mudah mengetaui siapa-siapa saja yang tidak hadir. Alasanalasan yang diberikan oleh pegawai yang sering melanggar, akan diberikan sanksi yang sesuai dengan pelanggarannya.
2.6.3 Alasan Ketidak hadiran Pegawai
Berdasarkan alasan yang dapat mengakibatkan terjadinya absensi menurut Julius (1991:102). Mengemukan alasan yang sering digunakan seorang pegawai jika tidak masuk kerja antara lain :
a. Sakit, merupakan alasan yang paling sering digunakan sehingga dapat mencapai jumlah yang paling tinggi dari alasan-alasan yang lain dan jumlahnya mencapai 50%.
b. Terjadinya kecelakaan kerja c. Jam kerja yang terlalu padat d. Pengawasan yang kurang baik
e. Kurangnya minat dan tanggung jawab serta adanya perasaan tidak diperlukan atau tidak digunakan.
f. Transportasi jarak rumah yang terlalu jauh atau cuaca buruk, kunjungan saudara diluar kota.
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Organisasi yang telah terbentukdalam suatu perusahaan memiliki visi dan misi untuk lebih mengembangkan kinerja perusahaan. Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Keberadaan PUSLAHTA di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era computer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari No. 57 Bandung.
Sebagai tindak lanjut dari Surat Keputusan Gubernur Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78, maka pada tanggal 29 Juni 1981 pendirian Kantor PUSLAHTA dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 2 Tahun 1981 tentang Pembentukan Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Peraturan Daerah Nomor : 3 Tahun 1981 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Dengan kedua Peraturan Daerah tersebut keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat semakin berperan, khususnya dalam melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang komputerisasi.
sehingga keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat kedududkan organisasi menjadi non structural. Akan tetapi dengan keberadaan Puslahta Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk kerja sama penggunaan mesin computer IBM S-370/125 seperti : IPTN, PJKA, ITB, dan pihak Swasta lainnya.
Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi PUSLAHTA Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di dalam salah satu pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 22 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat sebagai pelaksana dari Instruksi Menteri Dalam negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia.
Sebagai tindak lanjut dari Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93 perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Propinsi Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor 5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang struktural.
Berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat telah ditetapkan Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor Pengolahan Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun 1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun 1994. Sedangkan Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8 April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No. 294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1981 tanggal 29 Juni 1981. Dasar Hukum :
1. K eputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia ;
2. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat.
Nomenklatur :
Bapesitelda Prov. Jabar diganti menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat (DISKOMINFO).
Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka Diskominfo dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam kepentingan Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province Tahun 2012.
3.2 Struktur Organisasi Diskominfo
STRUKTUR ORGANISASI DISKOMINFO PROVINSI JAWA BARAT
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Diskominfo
3.3 Deskripsi Pekerjaan
Adapun fungsi-fungsi jabatan dari struktur organisasi DISKOMINFO adalah sebagai berikut :
1. Kepala Diskominfo
A. Kepala Badan mempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, membina memotivasi dan mengendalikan tugas pokok Badan.
B. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) pasal ini, Kepala Badan Propinsi Jawa Barat mempunyai fungsi :
a) Merumuskan kebijakan teknis di bidang Sistem Informasi dan Telematika.
b) Menyusun perencanaan pembangunan, pengembangan, pengelolaan, pendayagunaan dan pengendalian bidang Sistem Informasi dan Telematika.
c) Fasilitasi penyelenggaraan bidang Sistem Informasi dan Telematika.
d) Penyelengaraan koordinasi dan pembinaan UPTD. C. Rincian Tugas Kepala Badan
a) Memimpin perumusan dan penetapan kebijakan teknis bidang Sistem Informasi dan Telematika.
b) Mengatur penyusunan perencanaan, pengembangan, dan pengelolaan bidang Sistem Informasi dan Telematika. c) Membina pendayagunaan dan pengendalian bidang Sistem
Informasi dan Telematika.
d) Memotivasi dan mengendalikan tugas Badan;
e) Menyelenggarakan kordinasi dengan unit kerja terkait. 2. Sekretaris
A. Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengelolaan kepegawaian, keuangan dan umum.
a) Menyelenggarakan administrasi kepegawaian, keuangan dan administrasi rumah tangga dan perlengkapan.
b) Menyelenggarakan penyusunan rencana kerja Badan. c) Menyelenggarakan penyusunan rencana kerja Sekretariat
berdasarkan rencana kerja Badan. C. Rincian Tugas Sekretariat :
a) Menyelenggarakan pengkajian program dinas dan Sekretaris. b) Menyelenggarakan pengelolaan administrasi kepegawaian. c) Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan.
d) Menyelenggarakan pengelolaan administrasi rumah tangga dan perlengkapan.
e) Mengkoordinasikan penyusunan program, pelaksanaan, evaluasi danpelaporan tugas badan.
f) Mengkoordinasikan penyusunan perencanaan strategis dan laporan akuntabilitasi kinerja (LAKIP).
g) Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan.
h) Menyelenggarakan penyiapan bahan rancangan pendokumentasian perundang-undangan, pengelolaan perpustakaan dan hubungan masyarakat.
i) Menyelenggarakan penyusunan anggaran belanja rutin dan anggaran belanja pembangunan.
j) Menyelenggarakan pengendalian administrasi belanja rutin dan anggaran pembangunan.
k) Menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan. l) Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengembalian kebijakan.
m) Menyelenggarakan pembinaan jabatan fungsional tertentu. n) Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait. o) Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan
3. Sub Bagian Umum dan kepegawaian
A.Subbagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi rumah tangga dan perlengkapan.
B.Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal ini, Subbagian Umum mempunyai fungsi :
a) Menyiapkan rencana kerja Subbagian Umum berdasarkan rencana kerja Sekretariat.
b) Mengelola administrasi Subbagian Umum.
c) Menyusun evaluasi dan pelaporan Subbagian Umum.
C.Rincian Tugas Subbagian Umum :
a) Melaksanakan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan.
b) Melaksanakan penyiapan bahan rencana kebutuhan barang unit dan rencana tahunan barang unit.
c) Melaksanakan pengelolaan keprotokolan meliputi rapat dinas, upacara, pengaturan kunjungan tamu dinas dan rumah tangga badan.
d) Melaksanakan pengelolaan administrasi pengadaan, penyimpanan, pendidtribusian inpentarisasi barang dan usulan pengusulan barang inventaris.
e) Melaksanakan pengelolaan barang kantor dan jasa.
f) Melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan gedung kantor dan barang inventaris kantor.
g) Melaksanakan penyiapan bahan pengawasan dan pembinaan terhadap tugas bendaharawan barang.
h) Melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan hubungan masyarakat.
BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.
Analisis sistem yang sedang berjalan di Diskominfo tersebut terdiri dari Flow map, Diagram Konteks, DFD, Kamus Data. Analisis sistem dalam suatu perusahaan sangat penting karena funsi dari analisis fungsi dari analisis itu berjalan dalam agar sistem yang dibuat menghasilkan potput yang diinginkan dan dapat dicapai tujuan yang direncanakan.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen terdiri dari fungsi, sumber, rangkap, distribusi, data periode dan isi. Adapun analisis dokumen yang ada pada absensi pegawai :
A. Form Pegawai
Fungsi : Membuat data Sumber : Pegawai Rangkap : 1 (Satu) Distribusi : Administrasi
Data Periode : Setiap ada pegawai baru Isi : Nip, Nama, Jabatan, Alamat, Tgl Masuk
B. Form Absensi
Fungsi : Mencatat data absensi pegawai Sumber : Pegawai
Data Periode : Setiap melakukan absensi
Isi : Nip, Nama, Jabatan, Jam Masuk, Tgl, Keterangan
C. Form Laporan
Fungsi : Menginformasikan data absensi Sumber : Administrasi
Rangkap : 3 (tiga)
Distribusi : Kasub, Sekretaris, dan Kepala Dinas Data Periode : Setiap hari dan setiap bulanan Isi : Nip, Nama, Jabtan, Tgl, Jam Masuk, Tgl Lap
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahn-permasalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.
Prosedur-prosedur t ersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
4.1.2.1Prosedur Flow Map Manual
a. Pegawai mengisi form data absensi b. Pegaawai mendatangani
c. Data absensi yang sudah ditandatangani di berikan ke adminitrasi d. Adminitrasi mengisi form data absensi
e. Adminitrasi mengisi form data absensi
f. Data absensi yangsudah ditandatangani lalu dicek untuk melengkapi absensi
g. Sudah dilengkapi adminitrasi meberikan ke kasub untuk disahkan h. Data yang sah dicek kembali untuk dilihat apakah ada data absensi yang
i. Laporan absensi perhari diserahkan ke sekertaris untuk dikumpulkan dengan jangka waktu sebulan
j. Sesudah dikumpulkan sebulan oleh sekertaris, sekertaris membuat laporan sebulan
k. Sesudah membuat laporan absensi sebulan sekertaris memberikan laporan absensi kepada kepala dinas
4.1.2.3 Diagram Kontek
Gambar 4.2 Diagram Kontek Sistem yang sedang Berjalan
4.1.2.4 Data Flow Diagram
Pada data flow diagram level dapat diketahui penjabaran dari diagram kontek dimana pada level ini terdapat proses-proses yang terdapat pada sistem.
4.1.2.5.1 DFD Level 0
[image:35.612.144.478.442.680.2]4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, tim penyusun dapat mengevaluasi sistem berdasarkan pada sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi absensi pegawai yaitu :
Pegawai yang diterima bekerja di diskominfo akan mengisi data pribadi sebagai data pegawai. Setelah terdaftar sebagai pegawai, maka saat akan melakukan absensi nama pegawai tersebut akan muncul dalam daftar absensi karyawan. Setelah absensi ditandatangani maka kertas absensi akan diserahkan pada administrasi untuk diperiksa, jika absensi pegawai sudah lengkap maka administrasi akan membuat laporan absensi untuk diserahkan pada Kasub, sekretaris, dan untuk disimpan sebagai arsip. Jika keterangan belum lengkap maka kertas absensi akan diserahkan kembali pada pegawai untuk dilengkapi.
Laporan harian yang didapat oleh sekretaris akan dikumpulkan untuk sebagai bahan lapoaran bulanan absensi yang akan diserahkan pada Kepala Dinas.
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki atau membuat sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang berdasrkan analisis pada sistem yang sedang berjalan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Dalam pembuatan sistem baru di perlukan adanya suatu sistem. Dimana perancangan sistem ini membahas tentang arus data yang digambarkan melalui flowmap dan gambaran aliran data dari sistem berupa diagram kontek dan data flow digram (DFD).
4.2.2.1 Prosedur Flow Map
a. Pegawai mengisi from data absensi untuk di input datanya lalu dicek apabila data tidak sesuai dikembalikan lagi ke pegawai
b. Bila data absensi sesuai mengisi data absensi setelah diisi data absensi disimpan untuk dicek oleh adminitrasi
c. Sesudah dicek oleh adminitrasi data dimasukan untuk dibuat laporan absensi perhari
d. Setelah dibuat laporan absensi perhari data dibuatkan laporan perbulan oleh sekertaris untuk dicetak
e. Setelah dicetak laporan absensi dikirim ke pada kepaladinas untuk dicek dan disahkan
4.2.2.2 Diagram kontek
Gambar 4.5 Diagram Kontek Sistem yang Diusulkan
4.2.2.3 Data Flow Diagram
Pada data flow diagram level dapat diketahui penjabaran dari diagram kontek dimana pada level ini terdapat proses-proses yang terdapat pada sistem.
Gambar 4.6 DVD Level 0 Sistem yang Diusulkan
4.2.2.4 Kamus Data DFD Level 0 :
1. Nama Arus Data : Data Absensi
Aliran : pegawai proses1, f_ pegawai – proses1, proses1– f_absensi.
Atribut : Nip, Nama, Jabatan, No_Absensi 2. Nama Arus Data : Data pegawai
Aliran : f_absensi – proses3, proses3 – pegawai Atribut : Nip, Nama, Jabatan, Alamat,Tahun_masuk 3. Nama Arus Data : Data absensi sah
Aliran : f_absensi – proses4, proses3 - kasub, proses4 – kepala dinas.
4.2.2.5 Normalisasi DFD Level 0 :
a. Normalisasi I
Nip*, Nama, Jabatan, Alamat, Jam_masuk, Tahun_masuk,Keterangan, No_absensi.
b. Normalisasi II
Data pegawai : Nip, Nama, Jabatan, Alamat, Tahun_masuk.
Data absensi : No_absensi, Jam_masuk, Keterangan, Nip**.
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan, maka tim penyusun mendapat bahan untuk dievaluasi pada sistem informasi absensi pegawai. Evaluasi tim penyusun menitik beratkan dengan mengubah data tertulis menjadi data elektronik.
Dengan begitu dapat mempermudah pegawai untuk melakukan absensi dan pembuatan laporan yang dilakukan oleh administrasi. Pegawai melakukan absensi dengan menggunakan komputer, yaitu menginput NIP. Data pegawai sebelumnya sudah tersimpan dalam database server. Setelah pegawai menginput NIP akan muncul konfirmasi, jika data belum lengkap. Data yang sudah lengkap akan disimpan dalam database server. Administrasi akan membuat laporan harian absensi pegawai yang datanya diambil dari database server. Laporan harian yang berbentuk kertas akan diberikan pada kasub.Saat system masih manual sekretaris akan menerima lapoaran harian absensi berupa kertas.
4.2.3.1 Perancangan Antar Muka From Absensi
Rancangan From antar muka merupakan tahap yang harus dirancang pada proses perancangan sebuah program atau aplikasi. Antar muka atau inteface adalah suatu bagian yang berhubungan langsung dengan pembuatan aplikasi. Rancangan antar muka bertujuan supaya dalam pembuatan program atau aplikasi lebih mudah dimengerti pada saat pembuatan.
[image:42.612.204.478.267.449.2]4.2.3.1.1 Perancangan Menu Utama
Gambar 4.7 Perancangan Menu
4.2.3.1.2 Perancangan Login Absensi Pegawai
Gambar 4.8 Perancangan Login Sist em Absensi
File Admin Laporan
Ok
Absensi Pegaw ai Logo Dana
namakantor
Nip Nama Jabat an Tanggal
Nip
File Admin Laporan
601234567 Ok Absensi Pegawai
Logo Dana nama
kantor Nip Nama Jabatan
[image:42.612.187.461.533.690.2]4.2.3.1.3 Perancangan Password Admin
Gambar 4.9 Perancangan Password Admin
4.2.3.1.4 Perancangan Input Data Pegawai
Gambar 5.0 Perancangan Input Data Pegawai M asukan passw ord Admin
* * * * * * * * * * * * * * * * *
OK cence
Form Cetak Laporan Absensi
Cencel cetak
Bulan Tahun
[image:43.612.259.444.328.440.2]Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Andika Rahman NIM. 10507483 Shanda Winarno Setiadi NIM. 10507489
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
1. Abdul Kadir,”Dasar Pemograman Berdinamis Berdasarkan PHP”,Andi, Yogyakarta:2001.
2. Jogiyanto HM,Akt MBA, “Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis”, Andi,Yogyakarta:2005.
3. Al Bahra Ladjamudin.B, “Rekayasa Perangkat Lunak ” Graha Ilmu,Yogyakarta: 2005.
4. Edwin B. Flillpo, “Manajemen Sumber Daya Manusia ”Terjemahan Marwansyah dan mukaram, 2000, Penerbit Erlangga.
5. Drs. Zulkifli Amsyah, MLS. “Manajemen Sistem Informasi ”, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta:2005.
6. Fatansyah, Ir, “Basis Data”, Informatika, Bandung:2001.
7. Pohan Husni Iskandar, ”Pengantar Perancangan Sistem”, Erlangga, Jakarta:2000.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Puji dan syukur milik Allah SWT yang telah memberikan karunia serta hidayah-Nya kepada tim penulis karena dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI PEGAWAI BERBASIS CLIENT SERVER DISKOMINFO BANDUNG“ dan dapat selesai tepat pada waktunya. Setelah melakukan kerja praktek di DISKOMINFO BANDUNG.
Laporan ini diajukan oleh tim penulis untuk memenuhi syarat Mata Kuliah Kerja Praktek Program S1 Jurusan Manajemen Informatika Fakultas Teknik Universitas Komputer Indonesia. Pada kesempatan ini tim penulis mengucapkan banyak terima kasih khususnya kepada Mama dan Papa tercinta yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, perhatian serta do’a yang begitu besar sehingga tim penulis dapat menyelesaikan penyusunan kerja praktek ini.
Selain itu ucapan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada semua pihak yang telah Membimbing terutama kepada Bapak H. Heryawan yang telah membimbing kami hingga bisa membuat laporan tugas akhir ini.
Akhir kata, semoga Allah S.W.T membalas budi baik semua pihak yang telah membantu Penulis dan laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkannya.
Bandung, Juli 2010
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... ii
Daftar Table ... v
Daftar Gambar ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.3 Maksud dan Tujuan ... 3
1.4 Batasan Masalah ... 4
1.5 Lokasi dan Jadwal Kerja Praktek ... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ... 5
2.1.1 Elemen Sistem ... 5
2.1.2 Karakteristik Sistem... 7
2.1.3 Klasifikasi Sistem ... 10
2.2Pengertian Informasi ... 11
2.2.1 Kualitas Informasi ... 11
2.2.2 Nilai Informasi... 12
2.2.3 Siklus Informasi... 12
2.2.4 Komponen Sistem Informasi... 13
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 13
2.4 Metode Pendekatan Sistem... 14
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem ... 14
2.4.2 Alat Bantu Analisis... 15
2.4.2.1Flow Map... 15
2.4.2.2Konteks Diagram (Diagram Conteks)... 15
2.4.2.4Kamus Data... 18
2.4.2.5Perancangan Basis Data... 18
2.4.2.5.1Normalisasi... 18
2.4.2.5.2 Tabel Relasi... 19
2.5 Pengertian Sistem Client Server ... 20
2.6 Absensi ... 21
2.6.1 Pengertian Absensi Pegawai ... 21
2.6.2 Pengaruh Absensi Yang Tinggi ... 22
2.6.3 Alasan Ketidak hadiran Pegawai ... 23
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... 24
3.2 Struktur Organisasi Diskominfo ... 27
3.3 Deskripsi Pekerjaan... 28
BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1Analisis Sistem Yang Berjalan ... 32
4.1.1Analisis Dokumen... 32
A. Form Pegawai... 32
B. Form Absensi... 32
C. Form Laporan... 33
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 33
4.1.2.1.1 Prosedur Flow Map Manual... 33
4.1.2.2 Flow Map Manual... 34
4.1.2.3 Diagram Kontek... 36
4.1.2.4 Data Flow Diagram... 36
4.1.2.5.1 DFD Level 0... 36
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan ... 37
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ... 37
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan ... 38
4.2.2.1Prosedur Flow Map... 38
4.2.2.2 Flow Map Komputerisasi... 38
4.2.2.2 Diagram kontek... 40
4.2.2.3 Data Flow Diagram... 40
4.2.2.3.1 DFD Level 0... 40
4.2.2.4 Kamus Data... 41
4.2.2.5 Normalisasi... 42
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan... 42
4.2.3.1 Perancangan Antar Muka From Absensi... 43
4.2.3.1.1 Pegawai Perancangan Menu Utama ... 43
4.2.3.1.2 Perancangan Login Absensi Pegawai ... 44
4.2.3.1.3 Perancangan Input Dat ... 44
4.2.3.1 Perancangan Password Admin ... 44
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 45
5.2. Saran ... 45
Daftar Pustaka Daftar Lampiran
Table 1.1 Jadwal Kegiatan Kerja Praktek ... 4
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem ... 9
Gambar 2.2 Siklus Informasi ... 12
Gambar 2.3 Sistem Client Server Sederhana ... 20
Gambar 2.4 Sistem Client Server Kompleks... 21
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Diskominfo ... 28
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kepala Diskominfo, Sekretaris dan Sub Bag Umum & Kepegawaian ... 28
Gambar 4.1 Flow Map Sistem yang sedang Berjalan ... 35
Gambar 4.2 Diagram Kontek Sistem yang sedang Berjalan ... 36
Gambar 4.3 DVD Level 0 Sistem yang sedang Berjalan ... 36
Gambar 4.4 Flow Map Sistem yang Diusulkan... 39
Gambar 4.5 Diagram Kontek Sistem yang Diusulkan ... 40
Gambar 4.6 DVD Level 0 Sistem yang Diusulkan... 41
Gambar 5.0 Perancangan Input Data Pegawai ... 43
Gambar 4.9 Perancangan Password Admin ... 44
Gambar 4.8 Perancangan Login ... 44
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Andika Rahman NIM. 10507483 Shanda Winarno Setiadi NIM. 10507489
Bandung, Juli 2010
Pembimbing Jurusan,
... NIP. 4127. 70. 26. ...
Pembimbing Lapangan,
... NIP. ………
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
