Materi Lengkap Manajemen Proyek Sistem Informasi

MAKALAH

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

disusun oleh : Hermawan Murti Wijaya

09.12.4075

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

▸ Baca selengkapnya: materi ke-sh-an psht lengkap pdf

2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI 2

PEMBAHASAN

1. CBIS DALAM PERUSAHAAN DAN APLIKASINYA 3 2. DATABASE SYSTEM DAN DBMS 8 3. ANALISIS MASALAH SISTEM DALAM PERUSAHAAN 17 4. ANALISIS KELEMAHAN SISTEM DALAM PERUSAHAAN 20 5. ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN 26 6. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM INFORMASI (TELOS) 33 7. NETWORK SYSTEM DAN PERANGKATNYA 35 8. PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 51 9. KONSEP DAN APLIKASI TERM OF REFERENCE (TOR) 70 10. KONSEP DAN APLIKASI SYSTEM REQUIREMENTS

SPECIFICATION (SRS) 81

3

DALAM PERUSAHAAN DAN APLIKASINYA

 Pengertian

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information

System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi

yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.

 Nilai CBIS

Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam perusahaan. Sebenarnya sangat sulit mengukur nilai CBIS, ada perusahaan yang mencoba menimbang nilai komputer berdasarkan biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Sebenarnya hal ini tidaklah tepat, karena setelah ada CBIS hanya sedikit pegawai administrasi yang kehilangan pekerjaanya. Namun manfaat yang besar diperoleh perusahaan setelah ada CBIS, yaitu mampu mencapai peningkatan efisiensi dan efektivitas, bahkan mampu mengurangi investasi.

Sebagi bukti bahwa CBIS itu lebih efisien dari pendahulunya (sistem manual), dijelaskan oleh Reymond McLeod (2004:19) bahwa salah satu aplikasi komputer pertama adalah pengendalian persediaan dan perusahaan umumnya dapat mengurangi investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasi catatan persediaan.

Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Banyak waktu manajer dan staf yang dihabiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menimbang-nilai CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.

Dalam beberapa hal, nilai CBIS juga dapat dipertimbangkan dari siklus CBIS. Tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup yaitu : lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini

4

disebut siklus hidup sistem (system life cycle – SLC), dan terdiri dari tahap-tahap berikut: (1) Perencanaan; (2) Analisis; (3) Rancangan; (4) Penerapan; dan (5) Penggunaan.

Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun, sehingga dapat dikatakan bahwa CBIS mempunyai biaya yang tinggi. Cepat atau lambat, sifat dinamis kebutuhan informasi akan melampaui kemampuan sistem informasi, sehingga sistem itu harus diperbarui. Tahap-tahap siklus hidup sistem membentuk suatu pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus hidup baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.

 Mengelola CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spealis informasi yang terlibat, setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para spesialis informasi.

Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi,kedua pihak bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. Ketika manajer memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dari end-user computing, manajer melaksanakan semua tugas tersebut.

 Menempatkan CBIS dalam Konteks

Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan mempunyai pilihan untuk menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para manajer di sejumlah perusahaan yang mula-mula menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring menurunnya biaya perangkat keras dan perangkat lunak, berbagai aplikasi yang dirintis sejumlah perusahaan

5

perintis tersebut telah tersedia badi hampir semua perusahaan bahkan sampai yang terkecil.

Saat ini manajer benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberap ekstensif menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi, dan meyediakan keahlian yang sangat beragam.

 Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain: a. Data

Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data di- terjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata ―datum‖ yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

b. Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

c. Sistem

Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen yang mewakili

6

suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output).

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu :

1) Relevan (Relevancy) 2) Akurat (Accurancy) 3) Tepat waktu (Time liness) 4) Ekonomis (Economy) 5) Efisien (Efficiency)

6) Ketersediaan (Availability) 7) Dapat dipercaya (Reliability) 8) Konsisten

d. Berbasis Komputer

Sistem Informasi ―berbasis komputer‖ mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah ―computer-based‖ atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

 Alasan utama mengapa banyak perusahaan yang menerapkan CBIS dalam sistem informasinya, antara lain :

a. Perusahaan lebih cepat dan teliti dalam melayani pelanggan, sehingga kepuasan pelanggan dapat terpenuhi.

b. Manajer dapat memperoleh informasi real-time mengenai jumlah penjualan, total oset, gross profit sehingga mempermudah manajer pengambilan keputusan

7

c. Perusahaan dapat mengetahui keadaan stock barang REAL-TIME sehingga perusahaan dapat cepat mengorder ke pemasok.

 Kerugian yang dialami oleh para perusahaan yang tidak atau kurang menggunakan CBIS dalam sistemnya, antara lain :

a. Perusahaan lebih lambat dan kurang teliti dalam melayani pelanggan, sehingga pelanggan merasa kurang puas dengan pelayanan yang diterimanya.

b. Manajer tidak bisa mendapat informasi secara real-time mengenai informasi yang diinginkan dikarenakan proses pengolahan datanya yang terbilang cukup lama untuk mendapatkan sebuah informasi yang akurat

c. Perusahaan tidak bisa mengetahui keadaan stock barang secara real-time karena harus menggunakan perhitungan secara manual terlebih dahulu.

Namun ternyata masih ada beberapa kendala yang membuat beberapa perusahaan enggan untuk menggunakan atau menggunakan CBIS secara menyeluruh pada sistem perusahaannya.Dalam survai tahun 1996, 60 persen dari perusahaan yang menjawab menunjukkan bahwa mereka tidak menerapkan perdagangan melalui jaringan elektronik dan tidak memiliki rencana untuk melakukkannya dalam tiga tahun yang akan datang. Ketika ditanya alasan kehati-hatian mereka, perusahaan-perusahaan itu mendaftarkan tiga kendala yaitu sebagai berikut :

a. Biaya tinggi b. Masalah keamanan

8

DATABASE SYSTEM DAN DBMS

 Pengertian a. Database

Database adalah sekumpulan koleksi data yang berhubungan secara logikal, dan sebuah deskripsi dari data tersebut, didesain untuk menemukan keperluan informasi pada sebuah perusahaan (Conolly, p15). Database merupakan tempat penyimpanan data yang besar yang dapat digunakan secara bersamaan oleh banyak pengguna dan berisi deskripsi dari data itu sendiri selain data operasional milik perusahaan.

Menurut Hoffer, Prescott, dan McFadden, database adalah sekumpulan organisasi data yang berelasi secara logikal. Database dapat memiliki banyak ukuran dan tingkat kompleksitas.

b. DBMS

Menurut James A. Hall, DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses (didapatkan otorisasinya) oleh pemakai.

Menurut Connoly, DBMS atau Database Management System merupakan sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, mengambil data, dan mengontrol akses kepada database (Conolly, p16). DBMS merupakan sebuah perangkat lunak yang menginterasikan database dengan aplikasi program pada pengguna.

9

Lingkungan Sistem Database

 Pelaku yang terlibat dalam lingkungan database 1. Database Administrator

Dalam lingkungan database, sumber utama adalah database itu sendiri dan sumber kedua adalah DBMS dengan softwarenya. Pengaturan sumber ini dilakukan oleh seorang Administrator Database (DBA). DBA bertanggungjawab atas otorisasi akses ke database, mnegkoordinir dan memonitor penggunaannya dan mendapatkan sumber hardware dan software yang dibutuhkannya. DBA bertanggungjawab atas masalah-masalah seperti pelanggaran keamanan atau waktu respon sistem yang buruk. Dalam organisasi yang lebih besar, DBA dibantu oleh seorang staff yang menyelesaikan fungsi-fungsi ini.

2. Database designer

Database designer bertanggungjawab atas identifikasi data yang disimpan dalam database dan pemilihan struktur yang sesuai untuk mewakili dan

10

menyimpan data ini. Tugas-tugas ini perlu dilakukan sebelum database yang sebenarnya diimplementasikan dan berisi data. Selain itu juga bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan semua user database untuk memahami kebutuhannya, dan mencapai desain yang sesuai dengan kebutuhan user. Dalam banyak kasus, desainer adalah seorang staff dari DBA dan kemungkinan ditugaskan untuk hal lain jika desain database selesai dibuat. Desainer database secara khusus berinteraksi dengan setiap kelompok user dan membangun view dari database yang sesuai dengan data dan memproses kebutuhan kelompok tersebut. View ini kemudian dianalisis dan diintegrasikan dengan view dari kelompok user yang lain. Desain database akhir mampu mendukung kebutuhan dari semua kelompok user.

3. End users

End user merupakan orang2 yang pekerjaannya membutuhkan akses ke database untuk query, update dan generate laporan. Beberapa kategori dari user :

 Casual end user

Yang mengakses database, tetapi mereka membutuhkan informasi yang berbeda setiap saat. Mereka menggunakan bahasa query database yang canggih untuk menspesifikasikan permintaan dan mereka adalah manajer tingkat tinggi atau menengah.

 Naïve atau parametric end user

Fungsi pekerjaaan utama mereka adalah berkisar pada query dan update database, menggunakan tipe standar dari query dan update – disebut canned transaction – yang perlu diprogram dan diuji secara hati2.

 Sophisticated end users

Mencakup ahli teknik, ilmuwan, analis bisnis, dan lainnya yang terbiasa dengan fasilitas dari DBMS untuk mengimplementasikan aplikasi sesuai kebutuhannya.

11

Memaintain database personal dengan menggunakan paket program yang sudah jadi yang menyediakan menu yang easy user dan interface tabg berbasis grafik.

4. System analysts and application programmers (software engineers)

Analis sistem menentukan kebutuhan user khususnya end user yang naïve dan parametric dan membuat spesifikasi untuk canned transaction yang sesuai dengan kebutuhan. Pemrogram aplikasi mengimplementasikan spesifikasi ini sebagai program; kemudian diuji, didebug, didokumentasikan. Software engineers ini perlu terbiasa dengan kemampuan DBMS dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

5. Pelaku lainnya

 DBMS system designers and implementers  Tools developers

Orang-orang yang mendesain dan mengimplementasikan tool – paket software yang menyediakan dan menggunakan desain sistem database dan meningkatkan kinerja.

 Operators and maintenance personnel

Bertanggungjawab atas hardware dan software dari sistem database yang dioperasikan dan dimaintenace

Fasilitas-fasilitas yang terdapat pada DBMS

a. Data Definition Language (DDL) memperbolehkan pengguna untuk mendeskripsikan database, misalnya merinci tipe dan batasan data yang akan disimpan dalam database. b. Data Manipulation Language (DML) memperbolehkan pengguna untuk memanipulasi

data, misalnya memasukkan data, menghapus data, dan mendapatkan data dari database.

c. Menyediakan akses terkontrol ke database, misalnya security system, integrity system, concurrency control system, recovery control system, user-accesible catalog.

12

Komponen DBMS

Ada 5 komponen utama DBMS, yaitu : 1. Hardware (Perangkat Keras)

DBMS dan aplikasi membutuhkan perangkat keras untuk dapat berjalan. Perangkat kerasnya dapat berupa satu personal computer, satu mainframe, maupun jaringan yang terdiri dari banyak komputer. Perangkat keras yang dibutuhkan bergantung dari permintaan dari organisasi dan DBMS yang digunakan.

2. Software (Perangkat Lunak)

Komponen dari perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS itu sendiri dan program aplikasi, bersama dengan sistem aplikasi, termasuk perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan melalui jaringan.

3. Data

Mungkin komponen yang terpenting pada DBMS, terutama dari sudut pandang pengguna, adalah data. Data berperan sebagai jembatan antara komponen mesin (hardware dan software) dan komponen manusia (prosedur dan manusia). Database berisi baik data, maupun meta data, yaitu data tentang data. Struktur dari database disebut skema.

4. Prosedur

Prosedur menunjuk pada instruksi dan aturan yang mempengaruhi desain dan penggunaan dari database. Para pengguna sistem dan para staf yang mengatur dokumen prosedur database yang dibutuhkan dan bagaimana cara menggunakan atau menjalankan sistem. Hal ini mungkin mengandung instruksi dari :

a. Bagaimana cara memasuki DBMS

b. Bagaimana menggunakan fasilitas DBMS atau program aplikasi tertentu c. Bagaimana memulai dan mengakhiri DBMS

d. Bagaimana membuat salinan dari database

e. Bagaimana mengatasi kegagalan perangkat keras dan perangkat lunak. Hal ini termasuk prosedur tentang bagaimana mengidentifikasi komponen yang gagal, bagaimana memperbaikinya, dan mengikuti perbaikan dari kesalahan, bagaimana memulihkan database.

13

f. Bagaimana mengubah struktur dari table, mengorganisasi ulang database yang terdapat pada lebih dari satu tempat penyimpanan, memperbaiki performa, atau menyimpan data ke penyimpanan kedua.

5. Manusia

Orang-orang yang berhubungan dengan sistem antara lain : a. Database designers

Ada dua tipe dari database designer, yaitu :

i. Logical database designer, tugasnya berhubungan dengan mengidentifikasi data, relasi antar data, dan batasan pada data yang akan disimpan di database.

ii. Physical database designer, bertugas untuk memutuskan bagaimana desain logical database direalisasikan. Hal ini termasuk memetakan desain logical database kepada seperangkat table dan batasan integritas, memilih struktur penyimpanan yang spesifik dan metode akses data untuk mencapai performa yang baik, dan mendesain aturan keamanan yang dibutuhkan oleh data.

b. Application developers

Ketika database diimplementasikan, program aplikasi yang menyediakan fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna harus diimplementasikan juga. Ini adalah tanggung jawab dari application developers. Biasanya, application developers bekerja dari spesifikasi yang diproduksi oleh system analyst. Setiap program mengandung kalimat yang meminta DBMS untuk melakukan beberapa operasi pada database. Hal ini termasuk mengambil data, memasukkan, mengubah, dan menghapus data.

c. End-users

Para pengguna dapat diklasifikasikan berdasarkan bagaimana mereka menggunakan sistem, yaitu :

i. Pengguna dasar

Pengguna dasar adalah pengguna yang terlatih menggunakan DBMS secara awam. Mereka mengakses database melalui program aplikasi tertulis khusus yang diusahakan untuk membuat operasi sesederhana mungkin.

14

Mereka menggunakan operasi database dengan memasukan perintah sederhana atau memilih pilihan dari menu. Hal ini berarti mereka tidak perlu mendalami topik khusus mengenai database atau DBMS.

ii. Pengguna berpengalaman

Pengguna berpengalaman biasanya sudah mengenal struktur dari database dan fasilitas yang ditawarkan oleh DBMS. Pengguna berpengalaman mungkin menggunakan bahasa query yang dengan tingkat tinggi seperti SQL untuk melakukan operasi yang dibutuhkan.

Keuntungan menggunakan DBMS

1. Controlling redundancy

Redundansi terjadi jika banyak data disimpan dua kali, masing-masing pada file dari setiap kelompok user. Kelompok user yang lain boleh menyalin beberapa atau semua data yang sama ke file mereka. Beberapa masalah yang timbul yaitu pertama kebutuhan untuk update secara logika menjadi berulang-ulang. Kedua adalah ruang penyimpanan yang besar ketika data yang sama disimpan berulang-ulang. File yang berisi data yang sama, menjadi tidak konsisten. Meskipun update diaplikasikan ke seluruh file yang sesuai, data tetap tidak konsisten karena update dilakukan bebas oleh setiap kelompok user.

2. Restricting unauthorized access

Ketika multiple users berbagi database, ada beberapa user yang tidak diotorisasikan untuk mengakses semua informasi dari database. Beberapa ini mungkin diijinkan untuk retrieve data, meskipun yang lainnya diijinkan untuk retrieve dan update. Operasi retrieve dan update juga perlu dikontrol. Secara khusus user atau kelompok user memiliki password untuk dapat mengakses database. DBMS menyediakan keamanan dan subsistem otorisasi yang DBA gunakan untuk membuat account dengan batasan-batasannya.

3. Providing persistent storage for program object and data structures

Ini yang mengawali sistem database berorientasi objek. Misal tipe record dalam pascal atau definisi kelas di C++. Nilai dari variable program dihilangkan setiap program selesai, kecuali pemrogram menyimpannya secara permanen dalam file, yang biasanya dikonversi ke format yang sesuai. Untuk membacanya,

15

pemrogram harus mengkonversi dari format file ke struktur variable program. Objek ini disebut persistence.

Struktur data pada tradisional database tidak kompatibel dengan struktur data bahasa pemrograman, disebut impedance mismatch problem.

4. Permitting inferencing and actions using rules

Sistem database deduktif memiliki kemampuan mendefinisikan rule deduksi untuk menginfer informasi baru. Misal menentukan siswa dalam masa percobaan. Ini dideklarasikan sebagai rule. Pada DBMS tradisional, kode program prosedural seperti ini secara eksplisit perlu ditulis. Tetapi jika rule diubah, yang tepat diubah adalah rule deduksi yang dideklarasikan daripada mengkoding prosedur programnya. Sistem database aktif menyediakan rule yang aktif yang dapat secara otomatis menginisialisasi aksi.

5. Providing multiple user interfaces

Karena banyak tipe user dengan level pengetahuan teknik yang bermacam2 dalam menggunakan database, DBMS perlu menyediakan interface user yang bermacam2 pula, yaitu bahasa query bagi casual user; bahasa pemrograman interface untuk pemrogram aplikasi; form dan kode perintah bagi parametric user; menu-driven interface dan natural-language interface bagi stand-alone user (dikenal dengan GUI).

6. Representing complex relationships among data

Database terdiri dari bermacam2 data yang saling berhubungan. DBMS memiliki kemampuan untuk mewakili bermacam2 hubungan yang kompleks diantara data secara mudah dan efisien.

7. Enforcing integrity constraints

DBMS memiliki kemampuan untuk membuat suatu integrity constraint. Tipe yang paling sederhana dari integrity contraint adalah menspesifikasikan tipe data untuk setiap item data. Misal item data untuk Class yang boleh disimpan adalah integer 1 hingga 5, nilai Name harus string dan tidak lebih dari 30 karakter. Perancang database bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan integrity constraint selama perancangan database. Beberapa constraint dibuat dan secara otomatis dijalankan, beberapa lagi ada yang harus diperiksa dengan program update atau pada saat data entry.

16

8. Providing backup and recovery

Backup dan sub sistem recovery merupakan fasilitas yang harus disediakan DBMS. Misal jika sistem komputer gagal saat sedang mengupdate program, sub sistem recovery bertanggungjawab untuk memperbaiki atau memastikan database direstore ke keadaan sebelum program dieksekusi kembali. Atau sub sistem recovery memastikan bahwa program diresume dari keadaan dimana diinterupsi sehingga database dapat menyimpannya.

17

ANALISIS MASALAH SISTEM DALAM PERUSAHAAN

1. Pengertian Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekrja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka.

2. Tujuan

a. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial. b. Menetapkan ruang lingkup sistem.

c. Membantu para pengambil keputusan dalam mengumpulkan fakta studi dan menganalisisnya.

d. Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini. e. Merumuskan tujuan-tujuan yang akan dicapai.

f. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem serta penerapannya.

3. Kegiatan dan langkah-langkah analisis sistem

Kegiatan didalam tahap analisa adalah :

a. Pembahasan sistem berjalan, yaitu mempelajari sistem yang berjalan serta permasalahannya yang tujuannya adalah untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada serta mengurangi kesalahpahaman antara analis sistem dengan user.

b. Penentuan kebutuhan sistem yang baru antara lain adalah : 1) Bagaimana memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru. 2) Bagaimana memperbaiki sistem yang ada.

18

c. Merancang sistem baru

1) Mengembangkan sistem baru

2) Memperbaiki sistem yang telah ada

Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah yag harus dilakukan oleh seorang analis sistem adalah sebagai berikut :

a. Identify : mengidentifikasikan masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.

Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

 Mengindentifikasikan penyebab masalah

 Mengidentifikasikan titik keputusan

 Mengidentifikasikan personil-personil kunci

b. Understand : memahami kerja dari sistem yang ada

 Menentukan jenis penelitian

 Merencanakan jadual penelitian

 Mengatur jadwal wawancara

 Mengatur jadwal observasi

 Mengatur jadwal pengambilan sampel

 Membuat penugasan penelitian

 Membuat agenda wawancara

 Mengumpulkan hasil penelitian

c. Analyze : menganalisa sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

 Menganalisis kelemahan Sistem Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

19

Bagaimana mengerjakannya ? Siapa yang mengerjakannya ? Dimana dikerjakannya ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan ?

Perlukah dikerjakan ?

Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

 Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

a. Kebutuhan fungsional, jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nanti akan dilakukan oleh sistem. Contoh :

o Sistem harus dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku.

o Sistem harus dapat melakukan pendataan anggota o Sistem harus dapat melakukan transaksi peminjaman o Sistem harus dapat melakukan transaksi pengembalian

o Sistem harus dapat melakukan laporan keuangan secara otomatis

b. Kebutuhan non fungsional , berisi tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki sistem, meliputi : operasional, kinerja, keamanan, politik dan budaya.

d. Report : membuat laporan hasil analisis

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis.

Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temua dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

 Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

 Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

 Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

 Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya

20

ANALISIS KELEMAHAN SISTEM DALAM PERUSAHAAN

 Analisa Pieces

Dalam kelemahan sistem penulis menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency dan Service) sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru layak atau tidak karena enam aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama (Hanif Al Fatta).

Analisa PIECES dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan hasil kerja sistem baru yang efisien, penyajian informasi yang akurat, dan menjamin keamanan data dan informasi.

 Analisis Kinerja ( Performance Analysis )

Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Sebuah sistem dapat dikatakan punya kinerja yang baik dengan syarat :

o Response time (waktu tanggap)

Adalah interval waktu antara perintah input yang siap untuk terminal sistem sampai dengan adanya tanggapan lagi pada terminal.

o Troughput

Jumlah atau banyaknya pekerjaan yang dapat dilakukan dalam satuan waktu tertentu.

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam menyelesaikan proses kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan. Masalah dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional yang dikerjakan belum mencapai sasaran yang diinginkan

 Analisis Informasi ( Information Analysis )

Merupakan hal penting bagi pengguna akhir pada suatu sistem dalam mengambil keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah.

 Analisis Ekonomi ( Economy Analysis )

Motif ekonomi mungkin merupakan salah satu pertimbangan dari alasan mengapa diperlukannya pengembangan sebuah sistem. Harapan sebuah perusahaan atau organisasi terhadap sistem yang baru adalah dukungan terhadap proses manajerial perusahaan yang lebih efisien. Sehingga adanya pemborosan waktu dan alat-alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya pada sistem sebelumnya (sistem lama) dapat dikurangi semaksimal mungkin, khususnya seperti biaya pengadaan kertas dan tinta.

21  Analisis Kontrol ( Control Analysis )

Aktivitas sebuah perusahaan atau organisasi perlu mendapat perhatian dan control yang terus menerus agar tidak terjadi penurunan kinerja dibawah standar yang sudah ditetapkan. Hal ini untuk mengurangi dan mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data dan kecurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal-hal yang dapat merugikan perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dengan adanya control maka tugas atau kinerja yang mengalamai kendala dapat diperbaiki.

 Analisis Efisiensi ( Eficiency Analysis )

Efisiensi pada sebuah sistem informasi menyangkut hal bagaimana menghasilkan output atau informasi sebaik mungkin dengan input yang diberikan, sehingga informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan bagi pihak-pihak yang memerlukannya. Selain itu efisiensi juga berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tidak melakukan pemerosesan secara berlebih, dan usaha yang dikeluarkan untuk melakukan tugas-tugas tidak berlebihan juga.

 Analisis Servis ( Service Analysis )

Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah salah satunya bisa kita lihat dari segi pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya pengembangan sistem dari sistem lama ke sistem yang baru. Pada sistem informasi perpustaakan yang sebelumnya digunakan, pelayanan dari segi waktu terhadap anggota terlihat masih kurang cepat dan akurat sehingga menjadi salah satu alasan diandakannya pengembangan sistem.

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

a. Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

 Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

 Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.

 Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.

 Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.

 Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

22 b. Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

 Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.

 Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.

 Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

c. Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

 Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

 Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.

 Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.

 Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

d. Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

e. Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

 Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.

 Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.

Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).

 Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.

 Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.

23  Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff

pemeliharaan program dan staff operasinya.

f. Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.

Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

g. Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.

Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000

——————- = 20% 500.000

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

 Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

 Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).

 Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).

 Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).

 Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).

 Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

h. Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

 Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.

24  Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata

karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.

 Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.

 Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.

 Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

 Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

i. Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

 Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

 Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.

 Naiknya keluhan-keluhan pemakai.

 Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.

Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.

Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :

 Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

 Penurunan kinerja (decreasing performance).

 Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).

 System downtime.

25

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

 Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

 Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).

 Kenaikan biaya (increased costs).

 Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

 Keluhan pemakai (user complaints).

 Perhatian top manajemen (top management concerns)

 Penunjuk jalan (scouting).

 Pengawas pemakai (user surveys).

 Pengawas (audits).

 Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan.

Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

 Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

 Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.

 Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).

 Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan. Tipe recommendation, terdiri dari :

 Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

 Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.

 Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

26

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI MANAJEMEN

1. Pengertian

Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.

Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.

2. Keinginan Pemakai

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.

Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.

3. Metode Analisis Kebutuhan

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan

requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey.

Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut: Tanya jawab (Interviews)

a. Bagaimana metode itu digunakan. - Pemilihan potential interviewees.

- Membuat perjanjian terhadap potential interview

- Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.

- Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya. b. Target dari metode.

27

- Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors. c. Keuntungan metode.

- Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi.

- Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?.

- Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.

- Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan. d. Kerugian metode.

- Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.

- Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara. - Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah. e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci. - Test kredibilitas dari interviewees.

- Mencari interview yang unsureness atau contradictions. - Memantapkan kredibilitas team.

Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format,

weighting dan combining responses, and docummentation.

Kuesioner (Questionnaires)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner. - Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users. - Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi. b. Target dari metode

- Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem.

- End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD. c. Keuntungan metode.

- Murah dan cepat dari pada interviews.

- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.

28

- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user. d. Kerugian metode.

- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.

- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user. - Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk

mengembalikan kuesioner.

- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik. e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua. - Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.

- Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Observasi (Observation)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.

- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja.

b. Target dari metode.

- Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram) c. Keuntungan metode.

- Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion). - Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.

- Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati).

- Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users. d. Kerugian metode

- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati). - Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak

tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan. - Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis. e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya. - Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak

29

Tips praktis dalam melakukan observasi :

a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

b. Buat catatan yang ringkas.

c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.

d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama. e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana.

4. Prosedur Analisis (Procedure Analysis)

a. Bagaimana metode itu digunakan.

- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD).

- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.

- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya

dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya. b. Target dari metode.

- Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram) - Proses dalam DFD.

c. Keuntungan metode.

- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.

- Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi.

d. Kerugian metode.

- Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.

- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis. e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik.

- Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen. - Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.

30 5. Pengamatan Dokumen (Document Survey)

a. Bagaimana metode itu digunakan

- Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram).

- Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.

- Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure).

b. Target dari metode.

- Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD). c. Keuntungan metode.

- Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya. - Permulaan elemen kamus data.

- Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural. d. Kerugian metode

- Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan).

e. Kapan metode tersebut baik digunakan.

- Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

6. Sampling

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.

Kendala sumber daya a. Waktu

Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat

mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu

membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling baik.

31 b. Uang

Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi

persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya.

c. Keahlian

Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.

d. Teknologi

Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.

e. Faktor ekternal

Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan

menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.

7. Dokumen Analisis Kebutuhan

a. Arahan (conduct) analisis

- Hubungan dengan pemakai akhir

- Menganalisa records, forms dan laporan - Pengamatan proses.

- Menganalisa metode yang digunakan. - Permasalahan dalam pengumpulan data. b. Kebutuhan pemakai.

- Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya. - Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya). - Kebutuhan pelatihan.

- Pengaruh sistem baru. c. Kendala sistem.

32

- Realistik sistem. d. Dokumentasi.

- Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview). - Konsensus statistik.

- Aliran data secara logikal dan phisik. - Element awal dalam kamus data.

33

ANALISIS KELAYAKAN SISTEM INFORMASI

Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat padapermasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

Analisis kelayakan sistem digunakan untuk mempelajari apakah usulan-usulan kebutuhan sistem baru layak (feasible) untuk diteruskan menjadi sistem informasi.

Kelayakan pengembangan sistem informasi adalah proses mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang digunakan untuk mendukung evaluasi pelayanan sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Tipe-Tipe Kelayakan system:

Kelayakan Ekonomi, Kelayakan Hukum, Kelayakan Jadwal, Kelayakan Operasional, Kelayakan Teknis

a. Kelayakan Teknis

Mengenai kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Analisis kelayakan teknis untuk sistem informasi adalah sebagai berikut. Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan system yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah di dapat,murah tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknisusulan kebutuhan system bisa dinyatakan layak.

b. Kelayakan Hukum

Mengenai bentuk badan hukum/badan usaha, jaminan terhadap pinjaman, surat-surat legal: akta, sertifikat, izin, yang diperlukan.

c. Kelayakan Ekonomi

Mengenai apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biaya operasional organisasi. motivasi pengembangan system informasi pada perusahaan atauorganisasi adalah motif keuntungan. Sehingga aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan system. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return oninvestment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali. Analisis kelayakan ekonomijuga akan mempertimbangkan apakah

34

bermanfaat melakukan investasi ke proyek ini ataukita harus melakukan sesuatu yang lain.

d. Kelayakan Operasi

Berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalan kanorganisasi. Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek. Untuk disebut layak secara operasional, usulan kebutuhan system harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada di sisi pemesan sistem informasi, di samping itu informasi yang dihasilkan oleh sistem harus merupakan informasi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna tepat pada saat pengguna menginginkannya.

Faktor Analisis Kelayakan : a. Technical

Berhubungan dengan pengembangan sistem, apakah sistem tersebut dapat dikembangkan dengan menggunakan teknologi yang ada atau dengan menggunakan teknologi baru.

b. Economic

Berhubungan dengan ketersediaan dana, apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung biaya dari sistem yang diusulkan.

c. Legal

Berhubungan dengan ada tidaknya konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk menunaikan kewajibannya.

d. Operational

Berhubungan dengan ketrampilan personalia yang ada, apakah cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah prosedur dan ketrampilan tambahan akan diberikan.

e. Schedule

Berhubungan dengan penjadwalan waktu, apakah sistem yg diusulkan harus berlaku dalam suatu kerangka waktu yang logis.

35

NETWORK SYSTEM

Jaringan proyek adalah alat yang digunakan untuk perencanaan, penjadwalan dan pengawasan perkembangan suatu proyek. Jaringan ini dikembangkan dari informasi yang dikumpulkan untuk WBS dan merupakan grafik diagram alir untuk rencana pekerjaan proyek.

Jaringan ini menampilkan aktivitas proyek yang harus diselesaikan, urutan logisnya, ketergantungan satu aktivitas dengan yang lainnya, dan juga waktu penyelesaian suatu aktivitas dengan waktu start dan finishnya, serta jalur yang terpanjang di dalam suatu network – disebut juga critical path (lihat bab 5). Dengan terbentuknya jaringan ini, seorang manajer proyek dapat membuat keputusan yang menyangkut masalah penjadwalan, biaya dan kinerja proyek.

Aktivitas-aktivitas yang tertera pada jaringan kerja proyek, merupakan penggunaan hasil yang telah diperoleh dari proses WBS. Setiap aktivitas dalam WBS, dapat diterjemahkan langsung sebagai suatu aktivitas dalam jaringan kerja. Dan lama waktu penyelesaian untuk aktivitas tersebut dapat dilihat pada Gantt chart-nya.

Proses penyusunan diagram jaringan kerja ini mulai dari WBS-entry (level 1 sampai level-level berikutnya) dapat digambarkan sebagai berikut:

Disini terlihat untuk aktivitas D pada level 1, dapat diuraikan menjadi beberapa sub-aktivitas pada level 2, yang juga terangkai secara logis. Demikian pula sub-aktivitas di level 3, merupakan rangkaian sub-aktivitas dari level 2.

36

Bila ditinjau sekarang dari level terbawah, yang langsung mendefinisikan aktivitas yang memberikan hasil nyata, maka penguraian ke dalam jaringan kerja, dapat dilakukan sebagai berikut:

Lintasan atau jalur dari A-B-D-F-K merupakan jalur kritis dengan durasi total 11 satuan waktu.

Istilah-istilah dalam jaringan kerja

Di dalam konteks jaringan kerja, istilah-istilah berikut ini memegang peranan yang sangat penting untuk dapat memahami, membuat dan mengevaluasi suatu jaringan kerja (project network).

 Activity

Aktivitas, yaitu elemen yang memerlukan waktu.

 Merge activity

Aktivitas gabungan, yaitu aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya.

 Parallel activity

Aktivitas paralel, yaitu aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada waktu bersamaan, jika diinginkan.

 Burst activity

Aktivitas yang memiliki beberapa aktivitas yang perlu dilakukan sesudah aktivitas ini selesai.

 Path

37  Critical path

Jalur kritis, jalur dengan waktu (durasi) terpanjang yang terdapat di suatu jaringan kerja. Jika satu atau lebih aktivitas yang ada di jalur kritis tertunda, maka waktu penyelesaian seluruh proyek akan tertunda sebanyak waktu penundaan yang terjadi. Bisa saja terjadi dalam suatu jaringan kerja akan terbentuk lebih dari satu jalur kritis, namun hal ini jarang terjadi.

 Event

Kejadian, adalah satu titik waktu di mana suatu aktivitas dimulai atau diselesaikan. Tidak membutuhkan waktu.

Pendekatan jaringan kerja dan konsepnya

Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana konsep suatu jaringan kerja dan asumsi-asumsi apa saja yang ada di dalamnya:

 Activity-on-node (AON) – aktivitas digambarkan di dalam suatu node (simpul).

 Activity-on-arrow (AOA) – aktivitas digambarkan pada panah.

 Pada kenyataannya, lebih banyak yang menggunakan AON, dan yang akan. Aturan-aturan dasar AON:

a. Jaringan biasanya dari kiri ke kanan;

b. Satu aktivitas tidak dapat mulai sampai semua aktivitas pendahulunya selesai; c. Panah-panah di dalam jaringan mengidentifikasikan pendahulu dan alurnya; d. Panah dapat bersilangan;

e. Dua aktivitas (node) yang saling berhubungan namun tidak berpengaruh pada jadwal keseluruhan proyek, dihubungkan dengan panah pelengkap (dummy), biasanya digunakan pada AOA;

f. Setiap aktivitas harus memiliki nomor identifikasi unik;

g. Sebuah nomor identifikasi aktivitas harus lebih besar dari aktivitas yang mendahuluinya;

h. Looping (pemutaran balik) tidak diperbolehkan, jadi panah loop tidak boleh ada; i. Pernyataan kondisi tidak diperbolehkan (contoh: jika aktivitas a sukses, maka….

à tidak boleh);

j. Pengalaman menyarankan jika ada beberapa point untuk memulai, satu node awal dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan proyek dimulai;

k. Hal ini juga berlaku untuk mengidentifikasi akhir yang jelas.

Activity on Node (AON)

Di dalam pengaplikasian konsep kerja AON, ada beberapa dasar yang harus diketahui. Dasar ini akan mempengaruhi cara pandang terhadap proyek dan aktivitasnya.

38

Contoh AON lengkap dengan durasinya adalah sebagai berikut:

Precedence Diagramming Method (PDM)

Konsep kerja AON di atas juga mengimplementasikan apa yang dikenal sebagai Precedence Diagramming Method (Metode Diagram Pendahuluan). Di dalam PDM ini dikenal istilah-istilah sebagai berikut :

39  Finish-to-start (FS): aktivitas ―dari‖ harus selesai sebelum aktivitas ―ke‖ boleh

dimulai;

 Finish-to-finish (FF): aktivitas ―dari‖ harus selesai sebelum aktivitas ―ke‖ boleh selesai;

 Start-to-start (SS): aktivitas ―dari‖ harus dimulai sebelum aktivitas ―ke‖ boleh dimulai (dengan kata lain aktivitas ―dari‖ dan ―ke‖ boleh mulai bersamaan);

 Start-to-finish (SF): aktivitas ―ke‖ tidak boleh selesai sampai aktivitas ―dari‖ dimulai;

 Lead: perubahan pada logika aktivitas yang mengijinkan percepatan ―ke‖ aktivitas.

 Lag: perubahan pada logika aktivitas yang menyebabkan perlambatan / penundaan (delay) pada ―ke‖ aktivitas karena harus menunggu ―dari‖ aktivitas selesai.

 Hammock: rangkuman dari aktivitas. Aktivitas-aktivitas yang berhubungan diperlihatkan sbg satu kesatuan.

 Slack (Float): Jumlah waktu yang diijinkan dalam perlambatan suatu proyek dari waktu dimulainya tanpa memperlambat waktu akhir penyelesaian proyek keseluruhan.

Network Forward dan Backward Pass

Terlebih dahulu diperkenalkan istilah-istilah sebagai berikut:

 Forward pass – Earliest Times (dasar perhitungan adalah waktu tercepat) o Seberapa awal sebuah aktivitas dapat dimulai? (early start – ES) o Seberapa awal sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (early finish – EF) o Seberapa awal sebuah proyek dapat diselesaikan? (time expected – TE)

Dari Ke Dari Ke Dari Ke Dari Ke

40  Backward pass – Latest Times (dasar perhitungan adalah waktu terpanjang dalam

proyek), dapat digunakan untuk menghitung float.

o Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat dimulai? (late start – LS) o Seberapa terlambat sebuah aktivitas dapat diselesaikan? (late finish – LF) o Berapa lama sebuah aktivitas dapat ditunda? (slack or float – SL)

 Aktivitas-aktivitas mana yang merepresentasikan jalur kritis/critical path (CP)?

Pada setiap aktivitas digunakan node (simpul) dengan model sebagai berikut:

Untuk arti masing-masing kotak lihat keterangan di atas.

Tambahan untuk: ID menunjukkan aktivitas; Description memberi keterangan kepada aktivitas; Dur menunjukkan durasi aktivitas tersebut.

a. Forward pass

Berarti pembuatan jaringan dimulai dari aktivitas awal hingga aktivitas terakhir. Syarat penggunaan:

 Setiap simpul memiliki EF yang dihitung dengan cara EF = ES + Dur;

 EF pada aktivitas ―dari‖ dapat dibawa menuju ES pada aktivitas ―ke‖, kecuali;

 Aktivitas ―ke‖ diawali beberapa aktivitas lainnya (merge activity), dalam hal ini harus dipilih nilai EF terbesar pada aktivitas yang mengawalinya.

Contoh:

ES ID EF

SL

LS Dur LF

41 b. Backward pass

Berarti pembuatan jaringan dimulai dari aktivitas terakhir terus dihitung mundur hingga aktivitas awal.

Syarat penggunaan:

 Setiap simpul memiliki LS yang dihitung dengan cara LS = LF - Dur;

 LS pada aktivitas ―ke‖ dapat dibawa menuju LF pada aktivitas ―dari‖, kecuali;

 Aktivitas ―dari‖ mengawali beberapa aktivitas lainnya (burst activity), dalam hal ini harus dipilih nilai LS terkecil yang berasal dari aktivitas ―ke‖.

Contoh:

c. Menghitung SLACK

Setelah Forward dan Backward pass terkonstruksi, maka dapat dihitung nilai slack-nya, yaitu mengevaluasi aktivitas mana saja yang dapat ditangguhkan pelaksanaannya dan berapa lama dapat ditangguhkan. Caranya adalah dengan mencari selisih antara LS dan ES atau SL = LS – ES.

Setelah slack dari masing-masing aktivitas dikalkulasi, dapat terlihat dengan jelas aktivitas mana saja yang membentuk critical path / jalur kritis. Ini ditandai dengan mencari aktivitas-aktivitas yang nilai slack-nya nol.

42 d. Menggunakan LAG

Lag dapat diartikan sebagai waktu penundaan untuk memulai aktivitas karena menunggu aktivitas pendahulu selesai. Lag biasanya digunakan pada aktivitas-aktivitas yang saling bergantung.

Sebagai contoh:

Aktivitas C dan D di bawah ini tergantung pada aktivitas B (Start on Start). Dimulainya aktivitas C relatif terhadap aktivitas B adalah 10 satuan waktu (C dapat dimulai apabila B telah dimulai, ditambah lagi dengan 10 satuan waktu). Kemudian penyelesaian aktivitas H, harus menunggu 10 satuan waktu setelah aktivitas G selesai.

e. Aktivitas Hammock

Aktivitas Hammock, berarti penggabungan beberapa aktivitas sebagai satu kesatuan, misalnya untuk memudahkan pengaturan penggunaan sumberdaya pada aktivitas-aktivitas yang disatukan tersebut. Durasi aktivitas Hammock adalah jumlah total durasi aktivitas-aktivitas yang digabungkan.

Contoh:

Pada contoh di bawah ini, aktivitas B,D dan F digabungkan menjadi satu aktivitas. ES dari aktivitas Hammock ini adalah: 5 (dari aktivitas B), EF adalah 13 (dari aktivitas F), dan durasinya adalah 1 + 4 + 3 = 8 (B,D,F).

43 Kompresi Durasi (Crashing)

Ada beberapa alasan mengapa pada saat pelaksanaan proyek dibutuhkan percepatan, antara lain:

 Adanya pembatasan deadline di luar rencana, misalnya: perbaikan jaringan komputer pada suatu instansi harus dipercepat karena gedungnya akan diperbaiki;

 Sebagai kompensasi penundaan pelaksaan aktivitas-aktivitas proyek pada jalur kritisnya;

 Untuk mengurangi risiko pada hal-hal yang mendadak, misalnya: ada isu bahwa harga perangkat komputer akan naik tajam pada masa akhir proyek;

 Mengurangi biaya-biaya langsung pada jalur kritis;

 Untuk mengalihkan sumberdaya pada proyek atau aktivitas lainnya;

 Adanya bonus dari pihak pemberi order jika proyek dapat diselesaikan sebelum deadline.

Dengan berdasarkan pada salah satu dari alasan ini, seorang manajer proyek dapat mengambil tindakan untuk mempercepat laju proyek. Hal ini dikenal dengan istilah

crashing.

Crash time merupakan tindakan untuk mengurangi durasi keseluruhan proyek

setelah menganalisa alternatif-alternatif yang ada (dapat dilihat dari jaringan kerja) untuk mengoptimalisasikan waktu kerja dengan biaya terendah. Seringkali dalam crashing terjadi “trade-off”, yaitu pertukaran waktu dengan biaya. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan crashing disebut: crash cost.

44 Waktu untuk crashing:

 Jika melakukan di awal proyek mungkin dapat berakhir menghabiskan biaya dengan percuma. Dalam beberapa kasus, biaya besar yang dihabiskan di awal proyek akan hilang begitu saja dan kurang bermanfaat.

 Akan tetapi bisa saja perpendekan di awal bisa berguna jika kita sudah memperkirakan bahwa kemungkinan tertundanya aktivitas-aktivitas kritis di belakang cukup tinggi. Maka perlu dipertimbangkan dulu kapan yang paling baik.

Meskipun crashing dianggap sesuatu yang positif, namun harus diperhitungkan kelemahan dari crashing antara lain:

 Mengurangi kualitas proyek;

 Mengsubkontrakkan (outsourcing) sebagian aktivitas;

 Menambah sumberdaya;

 Menyusun kembali logika jaringan kerja;

 Mengurangi cakupan proyek;

 Bertambahnya biaya produksi langsung (trade-off dengan biaya).

Dalam melakukan implementasi crashing ada beberapa asumsi yang harus diperhatikan:

 Asumsi linearitas: belum tentu hubungan antara waktu dan biaya adalah linear. Untuk mengatasi hal ini bisa saja digunakan teknik present value agar lebih akurat (akan dibahas lebih lanjut).

 Solusi komputer: hati-hati, jangan terlalu mengandalkan hasil perhitungan crashing komputer, karena komputer tidak memperhitungkan resiko dan ketidakpastian.

 Bagaimana kita tahu apakah crashing cukup berharga? Jawabannya adalah tergantung. Resiko harus dipertimbangkan. Untuk ini, dapat dilakukan analisa sensitivitas untuk proyek.

a. Prosedur crashing

Untuk melakukan crashing, diperlukan pengamatan yang cermat dan analisis terhadap kemungkinan-kemungkin yang ada. Dalam melakukan analisa untuk crashing, harus dilakukan konstruksi waktu dan biaya.

Tiga langkah diperlukan untuk mengkonstruksikan grafik waktu-biaya:

 Cari total biaya langsung, contoh: biaya pegawai dan peralatan yang dipakai dalam proyek, untuk lama proyek yang telah dipilih.