1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi saat ini berkembang dengan sangat pesat. Pemanfaatan teknologi informasi sudah menjadi hal yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari. Era informasi yang semakin maju menuntut penyesuaian yang cepat dalam segala hal yang berhubungan dengan aktivitas sehari-hari termasuk hal yang berhubungan dengan layanan instansi pemerintahan. Masyarakat menuntut pelayanan publik yang memenuhi kepentingan masyarakat luas di seluruh wilayah negara, dapat diandalkan dan terpercaya,serta mudah dijangkau secara interaktif.
Dalam Instruksi Presiden RI No. 3 Tahun 2003 [1] tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan goverment dijelaskan bahwa pengembangan
e-goverment merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan
kepemerintahan yang berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Dengan berdasarkan pada Instruksi Presiden tersebut, maka penerapan e-goverment di seluruh instansi pemerintah seharusnya telah dapat diterapkan dengan baik.
Definisi e-government menurut Bank Dunia yaitu penggunaan teknologi informasi oleh badan-badan pemerintahan yang memiliki kemampuan untuk mewujudkan hubungan dengan warga negara, pelaku bisnis dan lembaga-lembaga pemerintahan yang lain [2]. Proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta meningkatkan kinerja instansi pemerintah [3].
Pengembangan e-government merupakan upaya untuk mengembangkan penyelenggaraan kepemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melaluipengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan
2
proseskerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi tersebut mencakup 2 (dua) aktivitas yang berkaitan yaitu :
1. pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis;
2. pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara.
Salah satu bentuk implementasi pemanfaatan teknologi tersebut adalah penggunaan e-mail (electronic mail) atau surat elektronik sebagai media komunikasi internal instansi maupun eksternal dengan masyarakat. E-mail bekerja dengan baik untuk mengirimkan pesan yang pendek dan ringkas, komunikasi jarak jauh, mengatur pertemuan, menyampaikan informasi kepada kelompok, dan berbagi dokumen elektronik [4].
Dalam dunia kerja profesional, e-mail merupakan media komunikasi yang utama untuk mendukung aktivitas pekerjaan. E-mail digunakan dalam internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal untuk melakukan transaksi yang membutuhkan komunikasi maupun pertukaran data. Hal ini dikarenakan komunikasi menggunakan e-mail memiliki banyak keuntungan, diantaranya yaitu pengiriman yang cepat, jangkauan yang luas, adanya history, keamanan yang terjamin atas informasi yang dikirimkan, dan juga biaya yang murah. Meskipun demikian, dalam lingkungan kerja pemerintahan, masih banyak pegawai pemerintah yang belum memahami dan menggunakan e-mail sebagai media komunikasi [5]. Sebagian pegawai merasa malu untuk belajar meskipun sebenarnya ada dorongan keingintahuan yang cukup kuat. Hal inilah yang menjadikan belum efektifnya penggunaan e-mail dalam dunia kerja pemerintahan. Masih banyak pegawai yang lebih memilih menghindari teknologi ini sehingga proses birokrasi menjadi berjalan lebih lama karena pengiriman berkas dan komunikasi yang seharusnya dapat dilakukan menggunakan e-mail akhirnya dilakukan dengan cara konvensional. Sebagian pegawai yang lain ada juga yang
3
memilih meminta bantuan rekan kerjanya untuk mengirimkan e-mail tanpa yang bersangkutan berusaha untuk mengerti dan mempelajari penggunaan e-mail itu sendiri [5].
Dalam penggunaannya sebagai media komunikasi eksternal dengan masyarakat dalam dunia pemerintahan, e-mail adalah hal yang umum digunakan pada website-website pemerintah. Masing-masing instansi pengelola biasanya mencantumkan alamat e-mail yang dapat dihubungi oleh pengguna. Apabila ada hal-hal yang ingin dikomunikasikan, pengguna dapat mengirimkan e-mail ke alamat tersebut dan pengelola akan mengirimkan balasan baik melalui e-mail pribadi ataupun melalui media forum yang ada di website.
Untuk dapat menggunakan e-mail secara efektif dan efisien, tentunya ada faktor-faktor yang mempengaruhinya. Faktor-faktor ini dapat dibedakan menjadi dua yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor dari dalam diri pengguna yang mempengaruhi penggunaan e-mail, sedangkan faktor eksternal adalah faktor diluar pengguna yang mempengaruhi penggunaan e-mail.
Instansi pemerintah merupakan organisasi yang memiliki sifat yang sangat berbeda dengan organisasi swasta. Perbedaan yang paling mendasar antara instansi pemerintah dengan organisasi swasta adalah tujuan organisasi yang mendasari [6]. Perbedaan yang mendasari ini juga mengakibatkan adanya perbedaan gaya kepemimpinan antara instansi pemerintah dengan organisasi swasta dalam mencapai tujuan organisasi. Gaya kepemimpinan dalam manajemen organisasi dapat menjadi cara yang efektif dalam hal pengenalan dan adopsi teknologi informasi [6]. Di instansi pemerintah, pimpinan memiliki peranan penting dalam menentukan kebijakan organisasi, termasuk kebijakan yang berhubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Dukungan manajemen puncak juga memiliki pengaruh yang positif terhadap implementasi aplikasi berbasis teknologi informasi di instansi pemerintah [7]. Sebagai salah satu faktor eksternal dalam penggunaan teknologi informasi oleh pegawai, kebijakan
4
pimpinan yang dituangkan dalam bentuk aturan memiliki sifat yang mengikat kepada pegawai yang ada dibawahnya.
Faktor lain yang juga mempengaruhi penggunaan teknologi informasi adalah faktor internal. Faktor internal dipengaruhi oleh penerimaan teknologi informasi oleh pengguna [8]. Tingkat penerimaan teknologi oleh pengguna ini akan menentukan efektivitas dan efisiensi penggunaan teknologi informasi yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap produktivitas pengguna. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan juga pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah yang difokuskan pada penerimaan teknologi oleh pengguna yaitu pegawai di instansi pemerintah. Dengan fokus penelitian pada penerimaan teknologi oleh pengguna, maka faktor pimpinan sebagai faktor berpengaruh terhadap penggunaan teknologi informasi oleh pegawai tidak diuji dalam penelitian ini untuk mendapatkan hasil penelitian yang obyektif. Dengan diketahuinya faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail tersebut dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, maka dapat digunakan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi serta kinerja instansi pemerintah.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan di atas, maka rumusan masalah pada penelitian ini yaitu perlu dilakukannya penelitian untuk menganalisis faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan juga pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah. Dengan diketahuinya faktor-faktor tersebut dan juga pengaruh penggunaan e-mail terhadap produktivitas pegawai, dapat dijadikan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan kinerja instansi pemerintah.
5
1.3 Keaslian Penelitian
Penelitian sebelumnya yang dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan suatu teknologi telah banyak dilakukan dengan metode yang bervariasi.
Penelitian yang dilakukan oleh Kim [9] mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan software sosial dilakukan menggunakan tiga variabel independen yaitu intrinsic motivation, communication, dan information/knowledge sharing. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa communication dan knowledge sharing berpengaruh positif pada perceived usefulness atas social software. Namun demikian, intrinsic motivation sebagai faktor penting yang mempengaruhi usefulnes atas software sosial tidak didukung pada penelitian ini. Hasil penemuan lainnya menunjukkan bahwa intrinsic motivation dan communication merupakan faktor penting atas ease of use software sosial, namun secara statistik tidak dengan knowledge sharing.
Penelitian yang serupa dilakukan Kwon dan Wen [10] dengan melakukan studi empiris untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan layanan social network. Peneliti secara empiris menguji bagaimana karakteristik individual mempengaruhi penerimaan pengguna atas layanan social network. Untuk menguji karakteristik individual ini, peneliti menggunakan TAM untuk membuat pengembangan model yang fokus pada tiga perbedaan individual yaitu : identitas sosial, altruisme, dan telepresence, dan satu perceived konstruk yaitu perceived encouragement sebagai variabel laten, yang diambil dari penelitian berbasis psikologi. Peneliti menambahkan perceived orientation sebagai moderator antara perceived constructs dan actual use.
Kontribusi pada penelitian ini adalah dikenalkannya konstruk baru yaitu perceived encouragement. Perceived encouragement dipercaya sebagai salah satu penyebab perceived usefulness sebagaimana actual use seperti perceived of use. Individu yang memiliki identitas sosial yang lebih tinggi, altruisme, dan telepresence kemungkinan besar lebih sensitif untuk menerima encouragement. Pada penelitian ini juga ditunjukkan bahwa pengembangan model TAM yang
6
diajukan secara signifikan dapat memberikan penjelasan yang lebih kuat dibandingkan dengan TAM konvensional yang hanya melibatkan perceived ease of use dan perceived usefulness.
Penelitian lainnya dilakukan oleh Parsaoran [11] yang melakukan evaluasi persepsi pengguna dalam merespon teknologi Instant Messenger (IM) dalam dunia kerjanya. Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk melihat melihat bagaimana persepsi para pegawai, yang dibedakan menjadi dua yaitu karyawan biasa (staf) dan manager yang menjadi atasan dalam menerima dan merespon teknologi IM ini dalam dunia kerjanya.
Dari hasil penelitian didapatkan bahwa kemudahan penggunaan teknologi IM menjadi variabel utama, baik bagi karyawan biasa maupun manager. Pada sisi lain, karyawan melihat faktor manfaat sebagai pertimbangan untuk menggunakan teknologi IM. Hal yang berbeda dirasakan oleh manager dimana manfaat bukan merupakan hal yang signifikan yang mempengaruhi penggunaan teknologi IM. Pengaruh lingkungan kerja memberikan efek yang negatif dimana penggunaan teknologi IM akan meningkat jika pengaruh lingkungan kerja menurun.
Verdianti [12] melakukan penelitian untuk menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi intensi menggunakan internet banking. Dalam penelitian ini digunakan variabel computer self efficacy, persepsi manfaat, persepsi kemudahan penggunaan, dan persepsi kredibilitas yang secara bersama-sama mempengaruhi intensi menggunakan Internet banking dengan mempertimbangkan perbedaan gender dalam persepsi penerimaan dan penggunaan atas Internet banking.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa variabel anteseden computer self-efficacy memiliki pengaruh yang positif terhadap ketiga variabel persepsi tersebut, dan empat variabel itu secara bersama-sama memiliki pengaruh positif terhadap variabel independen intensi menggunakan internet banking di kalangan nasabah bank. Dalam kaitannya dengan gender, dapat dilihat bahwa sebagian besar gender memang adalah variabel moderasi hubungan antar variabel.
7
Penelitian yang lain berkaitan dengan pemanfaatan teknologi informasi dilakukan oleh Suryono [13]. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan penyedia mail server untuk penggunaan e-mail sebagai media komunikasi. Penelitian ini dilakukan dengan mengambil sampel secara acak dengan jumlah responden sebanyak 100 orang yang merupakan warga kota Kendal dengan berbagai latar belakang pekerjaan. Hasil analisis reliabilitas dan validitas pertanyaan, menghasilkan kesimpulan bahwa masyarakat kota Kendal dalam memilih layanan mail server dipengaruhi oleh tiga faktor yaitu faktor financial, faktor teknik layanan, dan faktor kondisi pengguna. Pada analisis yang ketiga dengan menggunakan analisis diskriptif untuk kelompok pelajar dan mahasiswa, pemilihan layanan mail server dipengaruhi oleh faktor kondisi pengguna dan untuk kalangan pegawai negeri sipil dan swasta pemilihan layanan mail server dipengaruhi oleh faktor teknik layanan.
Alfiansah [14] melakukan penelitan untuk menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan teknologi informasi oleh auditor eksternal dan internal. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan teknologi informasi oleh auditor eksternal dan internal, yaitu berupa variabel kemampuan akses, kredibilitas sumber, kompatibilitas, keinovatifan teknologi, pelatihan, persepsi kemudahan penggunaan, serta persepsi manfaat. Penelitian ini menggunakan TAM sebagai dasar penelitian dan fokus pada variabel eksternal model TAM dengan menggabungkan karakteristik-karakteristik teknologi sebagai variabel sebelumnya (anteseden) persepsi kemudahan penggunaan dan persepsi manfaat untuk membangun model penggunaan teknologi informasi oleh auditor eksternal dan internal di Indonesia. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kemampuan akses berpengaruh terhadap persepsi kemudahan penggunaan dan kompatibilitas berpengaruh terhadap persepsi manfaat. Penelitian ini juga membuktikan bahwa penggunaan teknologi informasi dalam pengauditan dipengaruhi oleh persepsi kemudahan penggunaan dan persepsi manfaat. Penelitian ini mendukung model TAM yang menyatakan bahwa perilaku pengadopsian teknologi dipengaruhi oleh
8
tujuan penggunaan yang dipengaruhi oleh persepsi kemudahan penggunaan dan persepsi manfaat suatu sistem.
Penelitian lainnya dilakukan oleh McConnell [15] untuk mengetahui bagaimana hubungan antara availability (ketersediaan) dan accessibility (kemampuan akses) berpengaruh terhadap adopsi inovasi teknologi oleh pengguna dengan penekanan pada layanan internet. Hasil penelitian menunjukkan bahwa ketersediaan teknologi tidak berpengaruh terhadap kemampuan akses. Hasil penelitian juga menunjukkan bahwa ketersediaan teknologi berpengaruh terhadap persepsi pengguna atas innovation usefulness dan persepsi ease of use (kemudahan penggunaan).
Pada penelitian ini akan dilakukan analisis faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi penggunaan teknologi informasi dalam bentuk e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah, dengan menggunakan variabel-variabel yang telah digunakan pada penelitian sebelumnya dimana penelitian sebelumnya menunjukkan variabel-variabel tersebut merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan teknologi informasi. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan dasar metode TAM. Variabel yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu computer self efficacy, availability (ketersediaan), accesibility (kemampuan akses), training (pelatihan), perceived usefulnes, perceived ease of use, dan actual use dalam hal penggunaan e-mail.
Selain variabel-variabel di atas yang telah diuji pada penelitian sebelumnya, pada penelitian ini akan ditambahkan satu variabel yang akan diuji yaitu variabel trust (kepercayaan). Variabel trust ini merupakan variabel yang diadaptasi dari penelitian yang dilakukan oleh Chesire et al. [16] sebagai variabel yang mempengaruhi pengguna dalam mengakses website. Dalam penelitian ini variabel trust akan diuji sebagai variabel eksternal dalam model berbasis TAM yang dianggap akan mempengaruhi penggunaan e-mail di instansi pemerintah, dimana pada penelitian sebelumnya yang telah dijelaskan di atas variabel trust ini belum pernah diuji sebagai variabel yang mempengaruhi penggunaan teknologi informasi berupa penggunaan e-mail khususnya di instansi pemerintah.
9
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk menganalisis dan mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail di instansi pemerintah dan juga pengaruh penggunaan e-mail tersebut terhadap produktivitas pegawai di instansi pemerintah.
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang dilakukan ini adalah sebagai berikut.
1. Dengan diketahuinya faktor-faktor yang mempengaruhi penggunaan e-mail dan pengaruhnya terhadap produktivitas pegawai, dapat dijadikan sebagai acuan bagi pengambil kebijakan untuk meningkatkan efektivitas penggunaan e-mail ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta meningkatkan kinerja instansi pemerintah.
2. Penggunaan e-mail yang efektif diharapkan akan dapat meningkatkan kualitas pelayanan instansi pemerintah kepada masyarakat.
3. Implementasi pemanfaatan e-mail yang efektif dapat mendukung terciptanya proses birokrasi yang cepat, efektif dan efisien, dan dapat dikembangkan menjadi layanan yang terintegrasi dengan aplikasi e-government yang telah ada.
