BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1. Perpustakaan Umum
2.1.1. Pengertian perpustakaan umum
Perpustakaan umum merupakan salah satu tempat dimana terdapat berbagai macam informasi bagi seluruh lapisan masyarakat. Adapun pengertian perpustakaan umum menurut Sutarno (2003 : 32) perpustakaan umum adalah : Lembaga pendidikan yang sangat demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya.
Pendek kata perpustakaan umum memberikan layanan kepada semua orang, anak-anak, remaja, dewasa, pelajar, mahasiswa, pegawai, ibu rumah tangga, para usia lanjut, laki-laki maupun perempuan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 46) “Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan umum merupakan lembaga yang menyediakan informasi sesuai kebutuhan masyarakatnya, tanpa memandang status sosial dan didirikan dengan menggunakan dana umum
dengan tujuan dapat melayani kebutuhan informasi secara umum dan secara cuma-cuma dan saling menguntungkan satu sama lain.
2.1.2. Tujuan perpustakaan umum
Menurut buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (1992 : 6) tujuan Perpustakaan Umum dibagi ke dalam tiga jenis tujuan sebagai berikut :
1. Tujuan Umum
Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat berada dalam jangkauan layanan, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.
2. Tujuan Fungsional
Tujuan fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah :
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca khususnya, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan.
b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan informasi.
c. Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna. d. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.
e. Memupuk minat dan bakat masyarakat.
f. Menumbuhkan apresiasi terhadap pengalaman imajinatif.
g. Meningkatkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat.
h. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
3. Tujuan Operasional
Tujuan operasional Perpustakaan Umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya.
Dalam Manifesto Perpustakaan Umum UNESCO yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki (1991 : 46) dinyatakan bahwa Perpustakaan Umum mempunyai empat tujuan utama yaitu :
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka ke arah kehidupan yang lebih baik.
2. Menyediakan informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya, sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini sering disebut sebagai fungsi pendidikan perpustakaan umum, lebih tepat disebut sebagai pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan seperti ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan nasional juga terbuka untuk umum namun untuk memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan, adakalanya harus melalui perpustakaan lain.
4. Bertindak sebagai agen kultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni.
Dari kedua pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan umum adalah menyediakan segala informasi yang dibutuhkan oleh msyarakat yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat sehingga dapat menciptakan masyarakat yang berpendidikan tinggi sehingga tercipta masyarakat yang berkelakuan baik.
2.1.3. Fungsi perpustakaan umum
Sesuai dengan tujuan dari perpustakaan umum yang menjadikan masyarakat berpendidikan dan bermoral, perpustakaan juga dituntut dapat memberikan fungsi perpustakaan yang tepat guna bagi masyarakat umum. Menurut Sulistyo-Basuki (1993-27) perpustakaan umum berfungsi sebagai:
Sebagai sarana simpan karya manusia
1. Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekaman seperti kaset, piringan hitam, dan sejenisnya. 2. Fungsi Informasi
Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan. 3. Fungsi Rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan oleh perpustakaan
4. Fungsi Pendidikan
artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah 5. Fungsi Kultural
Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat.
2.1.4. Tugas perpustakaan umum
Perpustakaan umum melakukan tugas untuk mencapai tujuan perpustakaan umum, sebagaimana dinyatakan dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5), “Tugas pokok perpustakaan umum adalah menyediakan, mengolah, memelihara dan mendayagunakan koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya dan melayani masyarakat pengguna yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
2.1.5. Ciri-ciri perpustakaan umum
Ciri-ciri perpustakaan umum menurut Sulistyo-Basuki (1992) ialah
1. Terbukan untuk umum artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang perbedaan jenis kelamin, agama, kepercayaan, ras, usia, pandangan politik dan pekerjaan.
2. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum adalah dana yang berasal dari masyarakat yang biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh pemerintah.
3. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.
2.2. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Tugas pokok suatu perpustakaan adalah memberikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Untuk mengadakan tugas tersebut perpustakaan harus didukung oleh koleksi yang lengkap, tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sehingga untuk melaksakan itu semua perpustakaan harus merancang semua keadaan pengadaan tersebut dengan baik.
Menurut Soetminah (1990 : 7) “Pengadaan koleksi adalah proses penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan.”
Sedangkan menurut Sutarno (2006 : 174) “ Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi.
Selain pendapat di atas Pangaribuan (2009 : 1) “ Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan kerja dalam proses pengelolahan perpustakaan yang harus ditangani secara baik dan terarah”
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleseksi bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati dan layak bagi para pengguna.
2.3. Tujuan pengadaan bahan pustaka
Pada saat ini banyak perpustakaan berdiri dan mengaku sebagai badan penyedia informasi profesional dan berkualitas. Namun, kenyataannya tidaklah demikian hanya sedikit perpustakaan yang menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.
Menurut Philips (1992 : 6) dapat dilihat perpustakaan yang berkualitas dapat dilihat dengan cara memperhatikan program perpustakaan sebagai berikut:
1. Melakukan perbandingan koleksi dengan perpustakaan lain yang sejenis dan seimbang.
2. Melakukan perbandingan koleksi dengan perpustakaan yang lebih besar dan maju.
3. Melakukan evaluasi pada koleksi yang sudah tesedia dan dilayani pihak perpustakaan pada pengguna
4. Melakukan program perbaikan pengembangan koleksi sesuai dengan hasil evaluasi pengembangan koleksi
Selain pendapat di atas Perpustakaan Nasional RI, (2002 : 6) menyatakan bahwa setiap perpustakaan yang beroperasi harus melakukan program pengembangan koleksi dengan tujuan:
1. Melakukan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka. 2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan.
3. Menetapkan skala prioritas pada bahan perpustakaan yang dikembangkan. 4. Mengadakan kerja sama dengan perpustakan pada pengadaan bahan pustaka
dan pelayanannya setiap unit perpustakaan.
5. Melakukan evaluasi pada koleksi yang dimiliki perpustakaan.
2.4. Fungsi pengadaan bahan pustaka
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan pengguna ada didalam koleksi yang akan disajikan.
Pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan informasi kepada pengguna. Untuk itu perlu disadari oleh petugas, anggota staf, dan pemakai bahwa secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.
2.5. Pemilihan bahan pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah proses mengidentifikasi bahan-bahan pustaka yang akan di tambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka sangat penting dalam pengadaan bahan pustaka, karena pada kenyataan perpustakaan tidak mampu menyediakan dana dari anggaran yang tersedia untuk sejumlah buku yang terbit. Melalui tahapan pemilihan bahan pustaka diharapkan akan dapat menghasilkan pengadaan bahan pustaka yang baik dan sesuia dengan kebutuhan pengguna.
Pemilihan bahan pustaka dilakukan untuk memunuhi kebutuhan pengguna. Pemilihan bahan pustakan dimadsudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuain ini diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Dengan adanya pemilihan bahan pustaka, maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai. Menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 431) faktor yang dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan adalah
1. Buku
Tahu tentang keadaan buku dipasaran (seberapa jauh buku yang tersedia dipasaran, bagaimana proyaksi mendatang, dan sebagainya) 2. Pemakai
Pustakawan harus memahami pemakai dan pandai menduga kemungkinan permintaan pemakai dalam berbagai bidang pengetahuan. 3. Sumber daya
Pustakawan mengetahui sumber daya ada, termasuk dana dan anggaran pengadaan buku, staf, buku yang tersedia, serta buku yang dapat dipinjam dari perpustakaan lain. Namum yang paling penting adalah dana.
Sedangkan menurut Soetminah (1992 : 76), bahan pustaka yang akan diadakan harus dipilih secara cermat disesuaikan dengan :
1. Minat dan kebutuhan pemakai
3. Kemajuan pengetahuan dan keyakinan jiwa dalam arti positif yang dibawanya.
4. Pustakawan yang memiliki kualitas dalam pelayanan.
Dari uraian di atas pustakawan harus mengetahui tentang bahan pustaka, memahami kebutuhan pengguna, dan mengetahui anggaran perpustakaan pengadaan bahan perpustakaan. Dan yang paling penting pustakawan harus menyusun daftar buku yang harus dipertimbangkan untuk di adakan pada pengadaan bahan pustaka.
2.5.1. Prinsip-prinsip seleksi pengadaan bahan pustaka
Persoalan yang sangat penting dalam seleksi menetapkan dasar pemikiran untuk kegiatan ini. Ini disebabkan karena prinsip penyeleksian bahan pustaka sangatlah penting dalam menunjang kemajuan suatu perpustakaan. Dalam hal ini peran seorang pustakawan sangat besar, karena menyeleksi bahan pustaka tidak gampang, butuh keahlian dan pengetahuan yang luas. Menurut Pangaribuan (2009 : 2), prinsip- prinsip dalam pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan, dan mengetahui program-program yang akan dilaksanakan perpustakaan.
2. Mengetahui latar belakang pengguna perpustakaan, misalnya saapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca angggota, minat dan penelitian yang sedang dan dilakukan, berapa banyak mereka menggubakan perpustakaan, dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lainnya.
3. Mengetahui keberadaan pemasaran buku baik nasional ,ataupun internasioal.
4. Hendaknya personil pustakawan pengadaan bersikap netral dalam menjalankan tugasnya, tidak bersikap mendua dalam memandang para pengguna perpustakaan dan kebutuhan mereka.
5. Menerapkan asa keseimbangan dalam pengelolaan anggaran pengadaan bahan pustaka.
6. Menguasai sarana bibliografi yang digunakan dalam pemilihan bahn pustaka.
7. Memperhatikan ketentuan pemerintah dan perundang-undangan yang berkaitan dengan prosedur pengdaan barang atau jasa bagi kepeluan instansi pemerintah (peraturan yang saat ini berlaku adalah Kepres no.8 tahun 2003).
8. Memelihara tertib administrasi dari seluruh kegiatan pengadaan.
Sedangkan menurut Philipps (1992 : 12) bahwa prinsip seleksi bahan pustaka adalah :
1. Relevansi atau sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. 2. Beriorientasi pada pengguna.
3. Berpedoman pada kebutuhan pengguna
4. Informasi yang akan disediakan merupakan informasi yang terbaru dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Menggunakan alat bantu seleksi yang tersedia 6. Kerja sama dengan berbagai pihak.
Selain pendapat di atas Soetminah (1992:76), menyatakan bahwa bahan pustaka harus dipilih sesuai dengan:
1. Minat dan kebutuhan pemakaian
2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan 3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti positif 4. Bahan pustaka memenuhi kwalitas persyaratan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bahan pustaka termasuk sebagai pedoman pengadaan bahan pustaka, dan dihararapkan bahwa koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.
2.5.2. Alat bantu pemilihan pengadaan bahan pustaka
Untuk melakukan pemilihan bahan pustaka ada sarana yang dapat membantu dalam proses tersebut yaitu alat bantu seleksi.
Menurut Pangaribuan (2009 : 8) jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Alat Bantu Seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak, karena informsi yang diberikan tidak terbatas pada data bibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat, tinjauan (riview) dengan panjang yang bervariasi.
Contoh alat bantu seleksi yaitu: a. Majalah tinjauan buku b. Rensensi buku di surat kabar
c. Katalog penerbit secara online pada web. 2. Alat Identifikasi dan Verifikasi
Yaitu alat bantu seleksi yang hanya menvantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bnatu ini dipakai untuk mengetahui verifikasi, apaka judul, edisi, nama pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yang diinformasikan oleh pihak lain. Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:
a. Katalog Penerbit b. Katalog Induk
c. Bibliografi
d. Accession list,dan lain-lain.
Sedangkan menurut Darmono (2001), menyatakan alat bantu seleksi adalah sebagai berikut:
1. Katalog Penerbit dari berbagai Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan
luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku.
2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta.
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan.
5. Resensi
Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi.
Dalam memilih bahan pustaka pihak perpustakaan harus menentukan alat bantu yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini agar mempermudah kerja pustakawan dalam menyediakan bahan pustaka yang akan di layangkan pada pengguna.
2.5.3. Pihak yang Berwenang melakukan Pengadaan Bahan Pustaka
Pihak yang melakukan pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan umum tidak hanya para pustakawan, melainkan pengguna yang menikmati fasilitas tersebut. Memang tidak mudah memilih dan menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan
kebutuhan umum para pengguna untuk itu para pustakawan harus melakukan riset tentang keadaan para pengguna yang akan menggunakan perpustakaan umum tersebut. Hal ini dilakukan agar saling melengkapi antara perpustakaan dan pengguna. Menurut Pangaribuan (2009 : 5) pihak yang berwenang dalam melakukan pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaan. 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja. 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani.
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi.
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi. 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Sedangakan menurut Yulia (1993:27), pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut:
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat/penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
2.6. Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka diperpustakaan merupakan hal yang sangat penting,sehingga diperlukan hal-hal yang mendukung agar pengadaan bahan pustaka bisa benar-benar terpenuhi dan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Ada beberapa sistem yang dapat digunakan dalam mengadakan bahan pustaka.
Menurut Pangaribuan (2009: 1) sistem pengadaan bahan pustaka ialah sebagai berikut:
1. Pembelian
2. Hadiah dan deposit 3. Pertukaran
Sistem tersebut dilakukan diadakan untuk lebih mengarahkan petugas untuk melaksanakan tugas pengadaan bahan pustaka secara tepat, baik dan sistematis.
Sedangkan menurut Akbar (2010 : 4) menyatakan sistem pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan:
1. Pembelian 2. Pemesanan
3. Hadiah atau sumbangan 4. Tukar-Menukar
5. Titipan
6. Penerbitan Sendiri.
2.6.1. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan pembelian adalah cara yang sangat efektifbdan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian pustakawan bisa memilih bahan pustaka yang diinginkan dan yang cocok untuk para pengguna perpustakaan. Menurut Pangaribuan (2009 : 9) pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara antara lain:
1. Melalui Toko Buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah pembelian relative kecil. Kekurangn yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di tokok buku. Disamping itu, tidak semua pesanan buku dari satu buku cenderung menerima pesanan dalam bentuk judul terbatas namun eksemplar dari pada banyak judul dengan pemesanan rata-rata satu eksemplar berjudul. Sedangkan keuntungan dan kemudahannya adalah kita dapat melakukan efesiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.
2. Melalui penerbit, baik dalam maupun luar negeri
Secara umum defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, penerbit, mengedit dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pembelian buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini, perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan di adakan dapat dipesan langsung dapat penerbitnya.
Menurut Pangaribuan (2009 : 9) cara pemesanan melalui penerbit adalah: a. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda. b. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut
c. Kirimkan daftar pesanan kepad penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaan buku-buku dan harga satunya.
d. Setelah diterima periksa dana yang tersedia e. Lakukan pembayaran langsung atau melaui bank.
f. Bukti pembayaran melalui bank harus dikirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar.
g. Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus disimpan sebagai bukti pembayaran.
h. Melalui agen buku (Jobber), baik dalam maupun luar negeri.
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berpean sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka tebitan luar negeri. Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dan potongan harga dan penyimpanan dalam gudang besar dan menjualnya kepada toko buku dan perpustakaa. Pustakawan lebih menyukai pembelian melalui agen buku. Hal ini disebabkan beberapa alasannya, antara lain:
1. Dengan melalui agen buku, semua judul-judul yang berasal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur yaitu agen buku.
2. Agen buku tidah hanya menerima pesanan dari perpustakaan saja, tetapi lebih dari satu mereka juga menindak lanjuti dengan membantu memenuhi memecahkan masalah yang mungkin timbul dalam transakasi pesan memesan.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksanakan dengan benar sehingga tidak terjadi pemborosan dana.
2.6.2. Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan
Pengadaan bahan pustaka melalui pemesanan merupakan proses pengadaan yang dilakukan oleh petugas pengadaan untuk memesan buku yang akan dibeli kepada pihak penerbit atau agen buku.
Menurut Yulia (1994 : 44) cara pemesanan bahan pustaka ialah
1. Petugas pengadaan mempersiapkan kartu pemesanan. Kartu pemesanan dibuat dalam bentuk catalog ini bertujuan untuk memudahkan pengecekan lembaran permintaan.
2. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan yang disusun menurut abjad pengarang.
3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapat layanan.
5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau check), sebesar jumlah pembeliannya ,dan mintakan bukti pembayarannya beserta faktur pembeliannya
6. Beritahu pada pemesanan (misalnya pada staf pengajar), bahwa buku-buku yang telah dipesan telah datang. Permintaan buku yang oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberiathukan kepada pemesannya.
7. Untuk judul-judul yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pda toko lain yang berada di kota tersebut, atau pada toko buku di kota lain yang terdekat.
Adapun pemesanan bahan pustaka melalui penerbit dan melalui agen. Pemesanan melalui penerbit biasanya hanya dilaukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sedangkan, pemesanan melalui agen biasanya agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga (discount), dan menyimpannya dalam gudang besar , kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memeberikan pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan.
Adapun evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal yaitu :
1. Pelayanan ekstra
2. Potongan harga (discount)
3. Waktu pengiriman (delivery time) 4. Pemenuhan pemesanan
2.6.3. Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah
Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah atau sumbangan. Cara ini memang mudah hanya saja perlu diperhitungkan dalam pengadaan koleksi bahan pustaka hal ini dikarenakan terkadang hadiah yang diberikan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau koleksi sudah kadaluarsa. Sehubungan dengan ini penanganan hadiah harus tercantum dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Soetminah (1992 : 72) Hadiah dapat diperoleh dengan cara: 1. Mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka
Perpustakaan dapat mengajukan permintaan hadiah dalam perpustakaan kepada lembaga pemerintah atau swasta, lembaga ilmiah dalam negeri atau luar negeri. Permintaan ini dapat dilakukan dengan cara lisan atau tulisan. Permintaan dengan cara lisan hendaknya dilakukan dengan tertulis melalui surat agar ada bukti yang jelas. Perpustakaan hendaknya memenfaatkan kesempatan ini untuk memperoleh hadiah terutama bahan pustaka yang langka.
Langkah langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan bahan pustaka adalah:
a. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta sebagai hadiah. b. Mengirimkannya pada alamat yang akan dituju sebagai surat
permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta lampiran daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan dicocokkan dengan surat pengantarnya, apabila sudah cocok dapat langsung diinventarisasi.
d. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta mengembalikan tanda terima kasih
2. Hadiah tidak atas permintaan
Suatu lembaga atau perseorangan sering memberikan hadiah bahan pustaka kepada suatu perpustakaan tanpa diminta. Hal ini dapat terjadi karena lembaga atau seseorang mempunyai bahan pustaka yang ingin dihadiahkan atau sengaja memberi hadiah atau bantuan pada perpustakaan tertentu.
Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah tersebut adalah :
a. Menyesuaikan bahan pustaka dengan surat pengantar dan lampirannya.
b. Mengirimkan surat ucapan terma kasih dan mengembalikan surat pengantar.
c. Menyeleksi bahan pustaka yang sesuai dengan tujuan, fungsi, serta ruang lingkup layanan perpustakaan, diinventarisasi, sedangkan yang tidak cocok dapat ditawarkan kepada perpustakaan lain sebagai tukar menukar
2.6.4. Pengadaan bahan pustaka melalui Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka disebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembaga-lembaga, tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan kepada bagian pengadaan. Bisanya tukar menukar dapat dilakukan apabila bahan pustaka tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna atau jumlah eksemplar yang terlalu banyak. Tukar menukar dapat dilakukan jika ada persetujuan antara kedua belah pihak yang melaksanakannya.
Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan, karena bahan pustaka yang diperoleh secara cum-cuma sepanjang bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pengguna.
Menurut Yulia (1994 : 56) adapun tujuan pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan sebagai berikut :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpusakaan untuk membuang buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar peprustakaan khusunya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara formal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaa research(penelitian) yang besar.
Menurut Yulia (1994 : 58) sumber pertukaran ialah sebagai berikut : 1. Universitas /akademi yang berupa terbitan resmi, disertasi, atau
abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah, berupa undang-undang, peraturan, lembaran negara, program pemerintah, terbitan resmi lainnya.
3. Organisasi ilmiah dan profesi. 4. Perusahaan- perusahaan industri.
2.6.5. Pengadaan bahan pustaka melalui titipan
Menurut Perpustakaan Nasional RI (1992 : 17)Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan bahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatakan oleh pengguna.
Perpustakaan dapat memperkaya koleksinya dengan menerima titipan dari pihak lain. Penerimaan titipan haruslah bahan perpustakaan yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna dan harus ada kesepakatan antara pihak yang menitip dengan perpustakaan. Perpustakaan bertanggung jawab penuh atas bahan pustaka yang dititipkan walaupun bahan pustaka tersebut bukan sepenuhnya milik perpustakaan. Hal ini disebabkan karena pada suatu saat pemiliknya bisa mengambil bahan pustaka yang dititipkannya pada suatu saat dengan melalui prosedur dan perjanjian yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.
Menurut Soetminah (1992 : 74) langkah-langkah penerimaan bahan pustaka titipan adalah:
1. Pustaka beserta daftranya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka langsung dapat diinventarisasi dan di proses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keteranagn seperti:
a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipan pada perpustakaan selama jangka waktu...x...tahun
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi lain.
c. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.
d. Setelah ketentuan itu disepakati, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan melalui titipan juga dimanfaatkan oleh pengguna dengan status tetap milik penitip.
2.6.6. Pengadaan bahan pustaka melalui Terbitan sendiri
Dalam Buku Pedoman Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 19), penerbit sendiri mencangkup:
1. Penerbit dan lembaga induk tempat perpustakaan berada:
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penerbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbit lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan Koleksi buletin, manual bibliografi, dan lain-lain.
Koleksi terbitan sendiri ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak ada dipasaran, sedangkan informasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah lainnya. Untuk melengkapi koleksinya sebaiknya perpustakaan harus menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan induk dimana peprustakaan itu bernaung.
2.7. Inventarisasi bahan pustaka
Inventarisasi bahan pustaka merupakan langkah awal dalam langkah pemberian jati diri buku dan pendaftaran kedalam buku induk. Hal utama yang dilakukan sebelum kegiatan inventarisasi adalah melekukan pengecekan penerimaan bahan pustaka.
Menurut Massofa (2008), ”Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.
Sedangkan menurut Yulia (1993), Buku induk buku mempunyai fungsi yaitu :
1. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.
2 Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.
3. Mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakan pada saat/tahun tertentu.
4. Untuk mengetahui judul-judul buku yang hilang.
5. Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa, pembelian, hadiah, maupun berdasarkan tukar-menukar.
Selain pendapat di atas Soetminah (1992 : 81) menyatakan bahwa Kegiatan inventasisasi mencangkup :
1. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk
2. Memberi nomor induk /inventarisai setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
3. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume, dan nomor edisi yang diterima.
4. Majalah yang dijilid diperlukan sebagai buku.
5. Memberi cap/stampel milik pada setiap buku, pada halaman yang telah ditentukan.
Contoh kepemilikan dan cap inventarisasi
Menurut Pangaribuan (2009:12-13), informasi yang dicantumkan pada pencatatan buku induk adalah
1. Nomor urut.
2. Tanggal penerimaan yaitu: Tanggal kapan buku tersebut diterima. Tanggal ini dicantumkan pada setiap eksemplar buku yabg diinventarisasi.
3. Pengarang, nama pengarang ditulis setelah dibalik terlebih dahulu sebagaimana dilakukan dalam pengatalogan. Apabila buku yang memiliki pengarang lebih dari satu, sebaiknya semua nama pengarang tersebut ditulis, tetapi jika nama pengarang lebih dari tiga orang, maka ditulis nama pengarang pertama diikuti dengan menambanhkan et.al atau dkk.
4. Judul buku, yaitu judul buku secara keseluruhan namun jika terlalu panjang dapat dipotong tanpa mengurangi arti judul tersebut dengan menambah tiga titik(...).
5. Tempat terbit/penerbit, yaitu tempat kota terbit dimana buku tersebut diterbitkan dan oleh penerbit mana (tulis nama penerbitnya), isi dapat dilihat pada halaman judul. Dan tahun terbit, yaitu kapan (tahun berapa buku tersebut diterbitkan).
6. Asal/sumber perolehan. Dalam kolom ini dicatat dari mana buku berasal, apakah dari hasil pembelian, hadiah, tukar menukar, dan sebagainya.
7. Bahasa. Untuk kolom ini dicantumkan bahasa agar dapat diketahui jumlah buku yang berbahasa indonesia, inggris, dan bahasa asing lainnya. Hal ini dapat dibuat dengan menggunakan singkat I untuk bahasa indonesia, E untuk bahasa inggris, A untuk bahasa Asing diluar bahasa inggris.
Tgl diterima:... Asal dari :... Harga:... Tanda buku :... No.Induk:... Tgl. Invent:... MILIK PEPRUSTAKAAN UMUM KOTA BINJAI
8. Nomor inventarisasi/induk, yaitu nomor inventarisasi, dimana setiap jilid/eksemplar buku diberi nomor sendiri.
9. Harga buku jika diketahui. Dapat dilakukan untuk buku-buku hasil pembelia. 10. Golongan (nomor klasifikasi), kolom ini dicatat setelah buku diperoses.
11. Keterangan. Dalam kolom ini dicantumkan hal-hal yang dianggap perlu dan belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan.
Contoh buku induk/inventarisasi Sumber : Pangaribuan (2009 : 13) 2.8. Jenis-Jenis Bahan Pustaka
Menurut Kohar, Ade (2003:6) koleksi perpustakaan adalah yang meliputi berbagai format bahan pustaka sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi. Sedangkan menurut
Pangaribuan (2009 : 2), jenis-jenis bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Karya cetak
2. Karya non cetak 3. Bentuk mikro
4. Karya dalam bentuk elektronik 5. Web (akses online)
2.8.1. Karya Cetak
Menurut Pangaribuan (2009:2), karya cetak adalah pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:
1. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standart UNESCO tebal buku paling seeikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku fiksi, teks,dan rujukan.
2. Terbitan sendiri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan bersri adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulan, dan sebagainya.
No Tgl No Ind
Pengarang Jdl Impresum Asal
Bahasa Jlh No Kls
ket
2.8.2. Karya NonCetak
Karya noncetak sering dikatakan sebagai bahan non buku ataupun bahan pandang dengar.
Menurut Siregar (2010 : 16) yang termasuk dalam jenis bahan pustaka noncetak adalah:
1. Rekaman suara
Rekaman suara adalah bahan pustaka dalam betuk pita kaset dan pirangan hitam
2. Gambar Hidup dan Rekaman Video
Yang termasuk dalam betuk ini adalah film dan kaset video yang pada umumnya bersifat rekreasi.
3. Bahan Grafika
Ada dua jenis tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung seperti lukisan, bagan, foto dan gambar lukisan yang harus dilihat dengan bantuan alat seperti selid, transpransi dan film strip.
2.8.3. Bentuk Mikro
Menurut Siregar (2010 : 55) Bentuk mikro adalah koleksi perpustakaan yang merupakan alih media dari buku ke dalam mikro seperti mikro film dan mikro fice (carik mikro). Koleksi mikro hanya dapat dibaca dengan alat bantu yaitu mikro reader. Bentuk mikro juga dapat dicetak dengan alat yaitu mikro reader priter. Yang termasuk dalam jenis bentuk mikro adalah:
1. Mikro film
Bentuk mikro film dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm dan 35 mm.
2. Mikrofis
Bentuk mikro dalam lembara film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standard) dan 75 mm x 125 mm.
3. Mikroopaque
Bentuk mikro dimana informasinnya dicetak dalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukurannya sebesar mikrofis.
Sedangkan menurut Pangaribuan (2009:3), bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film an tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan micro-reader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan dalam bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercangkup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya.
2.8.4. Dalam bentuk elektronik
Menurut Pangaribuan (2009: 3) Dalam perkembangan teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita
magnetik dan cakram atau disk. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer. Yang termasuk ke dalam kelompok ini adalah: disket, CD-ROM dll.
2.8.5. Web ( Akses online)
Web akses online adalah bahan dari bahan pengelola informasi lain yang dapat diakses dengan bentuk internet. Baik yang diperoleh secara cuma-cuma (gratis) maupun dengan pembelian. Bahan tersebut dihubungkan (link) dari perpustakaan digital kita.
2.9. Kebijakan pengadaan bahan pustaka
Kebijakan pengadaan bahan pustaka sangat penting hal ini dikarenakan untuk dapat mencapai hasil yang memuaskan dan mampu memenuhi keperluan pemakai secara efektif dan efisien. Maka dari itu untuk memenuhi itu semua kebijakan pengadaan bahan pustaka sebaiknya dirumuskan secara tertulis. Karena dengan adanya kebijakan pegadaan dapat memudahkan keja pustakawan untuk memilih bahan pustaka yang sebagai koleksi perpustakaan yang muktahir, up to date dan ampu memenuhi kebutuhan pengguna dengan baik.
Menurut Massofa (2008), menyatakan kebijakan pengembangan koleksi berfungsi sebagai:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah. 2. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai,
administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya. 3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.
BAB III
SISTEM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UMUM PEMERINTAH KOTA BINJAI
