BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Pembinaan Koleksi
Pengertian pembinaan berarti upaya untuk mengembangkan, memelihara, dan mempertahankan koleksi yang ada sebagai sumber informasi yang berguna bagi pemakai perpustakaan. Sedangkan koleksi dapat diartikan sebagai bahan pustaka yang dapat berupa buku dan non buku. Tujuan dari pada pembinaan koleksi ini adalah untuk menjaga koleksi agar tetap dalam kondisi baik (secara fisik) dan relefan (isi dan mutunya) sehingga selalu siap digunakan untuk melayani pemakai.
Menurut Soeatminah (1992: 66) pembinaan koleksi adalah “Kegiatan kerja perpustakaan yang berupa tugas menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi kepada pemakai, sesuai dengan kebutuhan dan minatnya”.
Sedangkan menurut Noerhayati (1987 : 135) Pembinaan koleksi perpustakaan ini dilakukan agar perpustakaan dapat memberikan jasa pelayanan informasi kepada pengguna dan demi tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yakni mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi.
Pembinaan koleksi diharapkan agar perpustakaan dapat memberikan serta menyediakan sumber informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan dalam menunjang proses belajar mengajar.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pembinaan koleksi adalah suatu kegiatan mengumpulkan bahan-bahan yang berhubungan dengan studi atau penelitian yang dilakukan pengguna. Dengan kata lain pembinaan koleksi merupakan kegiatan kerja suatu perpustakaan dalam menyediakan sumber informasi dan memberikan pelayanan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.2 Tujuan Pembinaan Koleksi
Sesuai dengan fungsi perpustakaan perguruan tinggi, maka pembinaan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi, harus sejalan dengan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Adapun fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi antara lain :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:3)
Sedangkan menurut Yuven (2010), fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut :
1. Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)
2. Learning Center, artinya berfungsi sebagai pusat pembelajaran (tidak hanya belajar) maksudnya bahwa keberadaan perpustakaan di fungsikan sebagai tempat untuk mendukung proses belajar dan mengajar.
3. Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.
4. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.
5. Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local content atau grey literature.
6. Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.
7. Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru).
Pembinaan koleksi pada perpustakaan bermaksud untuk memberi kepuasan pada pengguna perpustakaan. Oleh karena itu pembinaan koleksi yang tepat sangat diperlukan agar penyediaan dan pelayanan informasi yang dibutuhkan pemakai dapat terpenuhi, sesuai dengan tujuan perpustakaan perguruan tinggi. Adapun tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengadakan dan merawat buku, jurnal, dan bahan pustaka lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaraan program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.
2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat bahan pustaka yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi lokal, dan yang dihasilkan oleh sivitas akademika, untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources).
3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan pustaka.
4. Menyediakan tenaga yang professional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan pustaka.
5. Bekerjasama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdiknas RI, 2004 : 47).
Sedangkan menurut Yuven (2010), menyatakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tugas dalam rangka studi.
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang sesuai dengan tujuannya diharapkan dapat meningkatkan penyediaan informasi bagi pengguna jasa perpustakaan, yaitu sivitas akademika.
2.3 Prinsip Pembinaan Koleksi
Untuk memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna perpustakaan harus mempedomani prinsip-prinsip pembinaan koleksi. Menurut Soeatminah (1992 : 67) prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan agar pembinaan koleksi lebih efisien dan efektif adalah :
1. Prinsip Relevansi
Pembinaan koleksi seharusnya relevan dengan tujuan perpustakaan. Karena setiap jenis perpustakaan mempunyai tujuan tersendiri yang berbeda satu sama lain.
2. Prinsip Individual (berorientasi kepada kebutuhan pemakai)
Pembinaan koleksi hendaknya berorientasi pada minat dan kebutuhan pemakai secara individual/pribadi agar dapat membantu perkembangannya.
3. Prinsip Kelengkapan
Koleksi perpustakaan diusahakan agar lengkap dan setiap jenis pustaka mendapat perhatian yang seimbang agar perawatan dan pemanfaatannya merata.
4. Prinsip Kemutakhiran
Bahan pustaka yang dihimpun hendaknya dipilih yang mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi agar pemakai dapat memperoleh informasi yang selalu sesuai dengan perkembangan zaman.
Sedangkan menurut Darmono (2001 : 58) antara lain :
1. Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan. Skala prioritas untuk masing-masing perpustakaan pada umumnya berbeda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan karakteristik masyarakat yang dilayani.
2. Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penangguna jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.
Dari prinsip-prinsip pembinaan koleksi di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaan perguruan tinggi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, dan pengabdian kepada masyarakat.
2.4 Kegiatan Pembinaan Koleksi
Kegiatan pembinaan koleksi terdiri dari beberapa program yang menjadi suatu agenda kerja perpustakaan yang terdata secara pokok. Dikatakan kegiatan pokok karena pembinaan koleksi berorientasi untuk memberi kepuasan pengguna dalam mendapatkan layanan perpustakaan. Bukti kepuasan pengguna adalah ketika mereka puas mendapatkan koleksi yang mendukung kebutuhan seperti kegiatan belajar mengajar.
Kegiatan pembinaan koleksi perpustakaan terangkai menjadi sepaket dalam agenda kerja perpustakaan. Artinya pembinaan koleksi terbagi atas beberapa program kerja perpustakaan. Program tersebut diurutkan menjadi langkah demi langkah dalam pelaksanaan program pembinaan koleksi.
Kegiatan pembinaan koleksi perpustakaan terbagi atas seleksi bahan pustaka dengan alat bantu seleksi dan prinsip yang digunakan dalam pemilihan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, penerimaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, dan pemeliharaan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 44 ) pada umumnya pembinaan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut:
1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
a. Mempelajari kurikulum setiap program studi.
b. Member kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi.
c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya.
4. Memilih dan mengadakan pustaka lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah/sumbangan, dan penerbitan sendiri.
6. Menyiangi koleksi. 7. Mengevaluasi koleksi.
2.4.1 Seleksi Bahan Pustaka
Pembinaan koleksi bermula dari seleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan langkah yang akan menjaga dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi waktu serta anggaran dana yang dipergunakan pada program pembinaan koleksi.
Soedibyo (1998 : 301), menyatakan bahwa ”Book selection”adalah seleksi pemilihan atas buku-buku yang diambil serta diyakini akan berguna dan tempat bagi perpustakaan dimana kita bertugas.”
Daryanto (1985 :72) mengatakan, dasar yang perlu diperhatikan dalam mengadakan seleksi buku adalah :
1. Memilih buku hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan masyarakat yang dilayani serta disesuaikan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.
2. Buku-buku yang dipilih hendaknya disediakan untuk semua pemakai tanpa memandang golongan tertentu, agama atau aliran politik serta kedaan social pembaca.
3. Pemilihan buku hendaknya ditujukan untuk kepentingan masyarakat pemakai bukan untuk kepentingan petugas/staf perpustakaan.
4. Buku-buku yang akan dipilih hendaknya harus memenuhi persyaratn kualitas yang di tentukan antara lain subjek, reputasi pengarang, fisik buku, penerbit dan sebagainya.
5. Untuk memilih buku yang tepat sebaiknya memakai alat bantu seleksi seperti : bibliografi, katalog penerbit, indeks, abstrak, iklan buku dan lain-lain.
6. Memilih buku yang tepat untuk pembaca dalam waktu yang tepat.
Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 13), dasar untuk melakukan seleksi buku adalah :
1. Pemilihan dilakukan dengan cermat oleh pihak yang berwenang memilih berdasarkan skala prioritas.
2. Pengadaan koleksi disesuaikan dengan program pendidikan yang dimiliki oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.
3. Bahan yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang terdiri dari mahasiswa, dosen, peneliti dan pegawai administrasi.
4. Koleksi hendaknya lengkap, tidak saja buku ajar wajib, tetapi juga meliputi bahan-bahan yang berkaitan dengan program pendidikan dan penelitian.
5. Bahan yang diadakan diusahakan bersifat mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan
Sedangkan menurut Massofa (2008), Pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Agar kegiatan seleksi bahan pustaka lebih efektif dan efisien, sebaiknya digunakan alat bantu seleksi bahan pustaka. Adapun alat bantu seleksi yang dapat membantu pustakawan dalam menyeleksi bahan pustaka antara lain :
1. Silabus mata kuliah. 2. Bibliografi.
3. Tinjauan dan resensi buku. 4. Pangkalan data perpustakaan lain. 5. Sumber-sumber lain dari internet. 6. Book in print.
7. Katalog penerbit. (Departemen Pendidikan Nasional RI, 2004: 53)
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 432), alat bantu seleksi antara lain : 1. Silabus mata kuliah
2. Katalog penerbit/berita buku 3. Bibliografi
4. Daftar perolehan buku 5. Tinjauan dari resensi buku 6. Iklan dan selebaran terbitan baru 7. Book inprint
8. Pangkalan data 9. Situs Web
Selain pendapat di atas, Darmono (2001), menyatakan bahwa untuk mempermudah pemilihan diperlukan alat bantu antara lain :
1. Katalog Penerbit dari berbagai Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku.
2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta.
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan.
5. Resensi
Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi.
Dalam seleksi bahan pustaka, ada prinsip-prinsip seleksi yang harus diikuti. Pustakawan perlu mengetahui prinsip-prinsip seleksi agar dapat menyesuaikan koleksi yang dipilih dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Soetminah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan:
1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
2. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. 4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Menurut Rahayuningsih (2007 : 14), agar buku yang dipilih dapat lebih objektif dan efektif, ada beberapa prinsip dasar pemilihan bahan pustaka yaitu :
1. Memilih koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan
Bahan-bahan yang akan dijadikan koleksi perpustakaan seharusnya bahan-bahan yang memang diperlukan pengguna. Selain mengoleksi
buku-buku wajib untuk pelajaran/perkuliahan, perpustakaan sebaiknya juga mengoleksi buku-buku ilmu pengetahuan popular.
2. Memilih buku-buku berkualitas
Buku-buku yang dikoleksi perpustakaan hendaknya buku-buku yang berkualitas tinggi. Kualitas buku dapat dipertimbangkan melalui isi buku, keahlian pengarang, reputasi penerbit, cara penyajian, edisi, susunan, ilustrasi, dan fisik buku.
3. Tidak memandang suku, agama, ras, profesi, aliran politik, perdagangan, tingkat pendidikan
Pemilihan koleksi tidak melihat adanya perbedaan suku, agama, ras, aliran politik, perdagangan, ataupun memandang tingkat pendidikan seseorang.
4. Sesuai dengan dana yang ada
Penyusunan anggaran disesuaikan dengan rencana pembelian buku ataupun berlangganan terbitan berkala dalam satu tahun.
Sedangkan menurut Noerhayati (1988 : 294), prinsip-prinsip yang harus dipedomani dalam memilih bahan pustaka yaitu :
1. Pilih buku yang tepat untuk pembaca perpustakaan.
2. Permintaan merupakan suatu faktor utama dalam seleksi bahan pustaka.
3. Pilih buku-buku yang benar-benar dapat mengembangkan dan memperkaya kehidupan masyarakat yang kita layani.
4. Setiap koleksi perpustakaan seharusnya dibina menurut suatu rencana yang tertentu atas dasar fundasi umum yang luas.
5. Koleksi perpustakaan itu sendiri adalah inclusif dan berisi segala bahan yang dapat memberikan sumbangan kepada tujuan perpustakaan itu.
6. Kualitas bahan-bahan haruslah dihubungkan/ada sangkut pautnya dengan dua standar pokok lainnya dari penyeleksian tujuan dan kebutuhan.
7. Kenali masyarakat yang akan kita layani, jadi masyarakat perguruan tinggi di mana perpustakaan itu berada.
Selain pendapat di atas, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:13) prinsip-prinsip yang harus dipedomani dalam memilih bahan pustaka adalah :
1. Relevan atau sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. 2. Berorientasi pada pengguna.
3. Berlandasan pada kebutuhan pengguna.
4. Informasi yang akan disediakan merupakan informasi yang terbaru dan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Menggunakan alat bantu seleksi yang tersedia.
6. Kerjasama dengan berbagai pihak seperti perpustakaan lain dan toko buku atau penerbit.
2.4.2 Prosedur Pemilihan Bahan Pustaka
Untuk mengatur kelancaran setiap pekerjaan maka perlu ada suatu prosedur kerja yang mengatur tahap-tahap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan. Menurut Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 12) langkah-langkah yang dilakukan dalam pemilihan bahan pustaka adalah :
1. Inisiatif pemilihan dimulai oleh pemakai, baik atas kemauan sendiri atau atas permintaan pustakawab.
2. Pengusulan menyusun daftar usulan dengan mengisi formulir dengan data bibliografi yang lengkap.
3. Data untuk buku terdiri dari judul, edisi, tahun, penerbit, ISBN, jumlah yang dipesan harga.
4. Data untuk majalah terdiri dari judul, alamat penerbit, ISSN (jika ada), harga bilamana mulai berlangganan dan disertai pula persetujuan atas sipengusul.
5. Daftar usulan dapat diserahkan langsung kepada pimpinan perpustakaan atau atasan pengontrol.
6. Petugas pengadaan mengadakan verifikasi dengan cara :
a. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi setiap bulan yang diusulkan dengan memakai alat bantu pemilihan.
b. Mencocokkan daftar usulan dengan koleksi yang ada melalui katalog perpustakaan, katalog majalah dan sebagainya.
c. Diteliti pula apakah ada yang sedang dalam pemesanan.
d. Apabila terkendala oleh anggaran, sehingga tidak semua usul dapat diterima, maka dibuatkan kartu desiderata yang akan dipertimbangkan.
e. Apabila dana yang diusulkan yang sudah ada atau yang sedang dalam pemesanan, perlu diputuskan apakah perlu ditambah atau tidak, usul diterima apabila yang dipesan merupakan edisi yang lebih baru dari edisi yang dimiliki perpustakaan.
f. Keputusan yang diambil, melalui pimpinan perpustakaan.
Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 76), prosedur pemilihan dan pengusulan bahan pustaka antara lain :
1. Setiap orang/unit pemakai perpustakaan dapat melakukan pemilihan, baik atas inisiatif sendiri maupun permintaan perpustakaan. Caranya
dengan mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan, berisi data bibliografis yang lengkap, diantaranya adalah pengarang, judul, edisi (tahun, ISBN), penerbit, toko buku, jumlah eksemplar (harga satuan), pengusul/pemesan, persetujuan dan tanggal.
2. Setelah formulir diisi, kemudian diserahkan ke perpustakaan. Apabila usulan tersebut disetujui, maka formulir akan diberi paraf dan tanggal, lalu dikumpulkan dan dibuat daftar kolektif.
3. Untuk majalah, data yang dibuatkan dalam formulir diantaranya adalah judul, penerbit, alamat, frekuensi terbit, harga langganan, mulai dilanggan (volume, tahun, nomor), ISSN, disetujui.
Selain pendapat diatas, menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 53), prosedur memilih bahan pustaka bisa dimulai dari pustakawan sendiri atau pengguna. Pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan pustaka yang dipilihnya dengan cara sebagai berikut :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan, yang memuat keterangan seperti yang tercantum dalam tabel berikut
2. Menandai katalog penerbit dengan cara tertentu yang mudah dilihat 3. Menghubungi staf perpustakaan melalui telepon dengan memberikan
Contoh : formulir pengusulan bahan pustaka
Untuk buku Untuk terbitan berkala Untuk non-buku
1 Pengarang Judul Spesifikasinya
2 Judul Alamat penerbit Jenis
3 Edisi Frekuensi terbit Ukuran
4 Tahun terbit ISSN (jika ada) Informasi sumber 5 Penerbit Harga Langganan
6 ISBN (jika ada) Subyek
7 Jumlah eksemplar Informasi sumber 8 Harga satuan
9 Informasi sumber
Sumber : Perpustakaan Perguruan Tinggi :Buku Pedoman (2004 : 52)
Apabila perpustakaan mengikuti langkah-langkah di atas, sudah tentu bahan pustaka yang disediakan akan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan pelayanan di perpustakaan dapat ditingkatkan.
2.4.3 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi yang diadakan suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar tidak mengecewakan pengguna yang dilayani.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:38) pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui:
` 2. Hadiah 3. Pertukaran
4. Wajib simpan terbitan perguruan tinggi 5. Titipan
Sedangkan menurut Darmono (2001 : 58 ) secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu :
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar – menukar,penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan. 3. Inventarisasi bahan yang telah diadakan serta statistik pengadaan bahan
pustaka.
Pembelian adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan dengan cara transaksi jual beli. Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.
Menurut Bafadal (2001 : 37) untuk membeli bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
1. Membeli ke penerbit
Yang dimaksud disini adalah untuk memperoleh bahan pustaka, pustakawan membeli ke penerbit. Pembelian kepenerbit ini relatif lebih murah bila dibandingkan dengan membeli ke toko buku. Hal ini disebabkan pemilik toko mencari keuntungan walaupun sedikit.
2. Membeli di toko buku
Tidak semua perpustakaan dekat dengan penerbit sehingga apabila membeli langsung kepada penerbit akan memakan biaya banyak untuk ongkos perjalananya. Apabila hal yang demikian terjadi sebaiknya pustakawan membeli buku yang dekat dengan perpustakaannya.
3. Memesan
Sering kali terjadi seorang pustakawan ingin membeli bahan pustaka ke penerbit, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli sudah habis. Apabila hal yang demikian ini terjadi maka pustakawan bisa memesan bahan pustaka tersebut. Pemesanan ini bisa ke toko buku atau penyalur. Atau juga bisa langsung kepada penerbit.
Sedangkan menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 15), membeli bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara :
1. Pemesanan langsung kepada penerbit
Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun diluar negeri. Pembelian juga dapat dilakukan langsung ditoko buku di dalam negeri.
2. Pemesanan melalui agen
Pemesanan melalui agen dilakukan melalui agen dalam negeri maupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ini ditempuh apabila bahan yang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit.
3. Pemesanan secara tetap (standing order)
Pustaka yang terbit secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksana dengan benar. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) menyatakan langkah-langkah pembelian bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi pustaka yang diusulkan. 2. Mencocokkan usul dengan pustaka yang dimiliki melalui katalog. perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Memeriksa atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirim daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan atau langganan.
8. Menyusun laporan penelitian pelangganan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi
perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Penerimaan hadiahpun harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti, karena tidak semua bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Bahan pustaka sumbangan/hadiah secara langsung dari penyumbang atau diminta. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) menyatakan bahwa perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu melakukan beberapa hal :
1. Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan.
3. Menyisihkan bahan pustaka hadiah yang tidak diperlukan.
Perpustakaan yang meminta hadiah bahan pustaka perlu : 1. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan pustaka hadiah dan setelah bahan pustaka diterima.
3. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan pustaka hadiah dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih. 5. Mengolah bahan pustaka hadiah yang diterima seperti pengolahan
bahan pustaka biasa.
Sedangkan menurut Soeatminah (1992 : 72), langkah dalam mengajukan permintaan hadiah bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan dimintakan sebagai hadiah. 2. Mengirimkannya kepada alamat yang ditujui sebagai surat
permohonan dengan penjelasan kegunaannya, serta dilampiri daftar yang telah disiapkan.
3. Apabila bahan pustaka hadiah datang, maka perlu diperiksa dan dicocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila sudah cocok dapat lansung diinventaris.
4. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim, beserta pengembalian tanda terima.
Untuk hadiah tidak atas permintaan, langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah :
1. Mencocokkan kiriman bahan pustaka dengan surat pengantar dan lampirannya.
2. Mengirim surat ucapan terima kasih sambil mengembalikan surat pengantar.
3. Menyeleksi bahan pustaka : yang cocok dengan tujuan, fungsi, serta ruang lingkup layanan perpustakaan diinventaris.
Titipan adalah pengadaan bahan pustaka yang diperoleh dengan cara titipan dari perorangan atau organisasi. Dalam hal ini titipan yang ada di perpustakaan perolehannya tidak terencana dengan matang sama seperti hadiah. Pada umumnya perolehan bahan pustaka dengan cara titipan tidak memiliki anggaran khusus dalam biaya operasionalnya.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan perpustakaan dalam penerimaan titipan. Penitipan bahan pustaka harus disepakati oleh kedua belah pihak, yaitu :
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti :
a. Lama penitipan.
b. Pustaka boleh dipinjamkan, sehingga pustaka diperlakukan sama dengan pustaka lain.
c. Dipelihara oleh perpustakaan seperti koleksi lainnya.
d. Apabila pustaka rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi pustaka hilang perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatangani dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima. (Soeatminah, 1992 : 74).
Secara umum perpustakaan menerima penitipan bahan pustaka apabila titipan tersebut dalam jangka waktu yang cukup lama misalnya lebih dari 1 tahun. Maksudnya jikalau penitipan terlalu singkat akan merugikan perpustakaan karena memproses buku memerlukan tempat, waktu, dan dana yang cukup. Oleh sebab itu, pihak perpustakaan harus mempertimbangkan syarat penitipan yang diajukan
oleh pemilik bahan pustaka. Jika persyaratan yang dianjurkan memberatkan perpustakaan lebih baik titipan tersebut ditolak.
Tukar-menukar adalah pengadaan bahan pustaka yang dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.
Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 16), langkah-langkah untuk melaksanakn tukar-menukar diantaranya sebagai berikut :
1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan.
2. Mengirim daftar penawaran disertai dengan persyaratannya. Misalnya biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan. 4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan pustaka yang dipilih kepada pemesan.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan tukar-menukar adalah :
1. Mendaftar bahan pustaka yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, pengambilan, dan sebagainya.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
Sedangkan menurut Soeatminah (1992 :74) adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam tukar-menukar yaitu :
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil katalognya, dan diberi tanda stempel tanda pengeluaran dari
koleksi. Di dalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan. 2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut
berdasarkan abjad, misalnya :
Buku : Nama pengarang dan judul Majalah : Judul, volume, tahun, nomor
3. Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sesuai sebagai gantinya. 5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar-menukar
dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventaris pustaka hasil tukar-menukar.
Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 58) yaitu:
1. Univeritas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah berupa undang –undang, peraturan, lembaran negara, program pemerintah.
3. Organisasi ilmiah dan profesi. 4. Perusahan-perusahan industri.
Tujuan pertukaran koleksi adalah untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku ataupun tidak tersedia karena alasan lain. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai
Cara pengadaan yang terakhir adalah menerbitkan bahan pustaka dari perpustakaan sendiri. Penerbitan sendiri biasanya berasal dari lembaga induk dimana perpustakaan tersebut bernaung ataupun dari perpustakaan itu sendiri. Contoh majalah, jurnal yang diterbitkan oleh fakultas dan program studi yang ada pada perguruan tinggi tempat perpustakaan bernaung.
Menurut Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 19) menyatakan penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan(depository)semua penerbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunjukan sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan.
2.4.4 Penerimaan Bahan Pustaka
Penerimaan bahan pustaka adalah pendataan bahan pustaka yang menjadi koleksi perpustakaan dalam proses pengolahan bahan pustaka. Pendataan tersebut dilakukan pada buku induk (inventarisasi) atau komputer jika perpustakaan sudah terautomasi.
Inventarisasi (pendataan) ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka yang menjadi hak milik perpustakaan dengan spesifik mulai dari nomor induk, judul, pengarang, jenis, jumlah, harga dan informasi yang ada dalam buku induk.
Menurut Soetminah ( 1992 : 81 ) dalam Perpustakaan dan Kepustakawanan dan Pustakawan, inventarisasi adalah :
1. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk.
2. Memberi nomor induk/inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
3. Majalah di catat dalam kartu majalah dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima.
4. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku.
5. Member cap/stempel milik pada setiap buku pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
Menurut Milburga (2000: 76) keterangan yang dicatat dalam buku inventarisasi/induk adalah:
1. Nomor urut
2. Taggal masuk buku 3. Asal buku
4. Nama pengarang 5. Judul buku
6. Nama penerbit dan tahun terbit 7. Jumlah eksemplar
8. Harga satuan dan jumlah harga
9. Jenis buku: teks/informasi/fiksi/referensi
10. Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain 11. Keteranga mengenai keadaan buku
Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (2000: 75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan pustaka tersebut.
4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan:
a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku tersebut berasal dari pembelian.
b. Nama Perseorangan/badan atau instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal dari hadiah.
c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi dari perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dengan buku yang dicatat.
6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.
10. Kolom jenis buku diisi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang sedang diinventarisasi.
11. Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventarisasi.
12. Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditentukan untuk setiap eksemplar buku.
13. Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.
14. Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi
15.Setelah kolom inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli, seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Menurut Bafadal (2001:46) kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangkaian kegiatan inventarisasi bahan pustaka meliputi:
1. Memberi stempel pada buku.
Setiap bahan pustaka yang datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan.
2. Setiap bahan pustaka yang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halaman-halaman tertentu, seperti halaman-halaman judul, daftar isi bab per bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.
3. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempelkan dibalik halaman judul.
4. Mendaftar bahan pustaka
Bahan-bahan yang telah distempel segera diinventariskan ke dalam buku inventaris. Dalam penginventarisasiannya diusahakan dibagi menurut cara pengadaannya. Bahan pustaka yang diperoleh dari bantuan pemerintah hendaknya diinventariskan dalam buku inventaris bantuan pemerintah. Bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah dan sebagainya.
Format inventaris di atas dibuat dalam buku induk yang berukuran besar seperti ukuran buku akuntansi. Berikut ini adalah contoh buku inventarisasi untuk buku, contoh stempel kepemilikan dan stempel perpustakaan.
Contoh : Format Inventarisasi buku Induk No . Tgl No. Ind uk Peng arang Jdl Impr esum Asal Bahasa Jl h No. Kla s Ket Bl Hd Terbi tan sendi ri I E A
Sumber : Pengadaan Bahan Pustaka (2009 : 13)
Contoh : stempel kepemilikan :
Nomor Induk : … Asal : 3 eks : eks ke 1 Beli
Tukar Hadiah Lokasi
Contoh : stempel perpustakaan
Perpustakaan
Universitas Terbuka
Sumber : Pengadaan Bahan Pustaka (1993 :144)
Dengan dilakukannya pendataan atau buku induk (inventarisasi), maka kita dapat mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan, jumlah eksemplar dan judul, jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia, asing dan lain-lain.
Kegiatan inventarisasi (pendataan) bertujuan untuk mengontrol kepemilikan koleksi dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dengan inventarisasi ini perpustakaan dapat menyusun statistic bahan pustaka yang sudah atau belum dimiliki perpustakaan.
2.4.5 Pengolahan Bahan Pustaka
Setelah dicatat dalam daftar induk, bahan pustaka yang diterima selanjutnya diolah untuk dapat dijadikan koleksi perpustakaan. Pengolahan bahan pustaka bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam menemukan koleksi. Berikut ini adalah prosedur pengolahan bahan pustaka :
1. Menyusun rencana operasional bahan pustaka. 2. Mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk. 3. Pengecapan atau stempel perpustakaan.
4. Mengklasifikasi dan mengkatalogisasi bahan pustaka baru. 5. Membuat kartu-kartu katalog.
6. Pembuatan kelengkapan pustaka, yang terdiri dari :
a. Label buku, yang berisi nomor panggil/kode klasifikasi b. Kartu buku dan kantong buku
c. Slip buku atau slip tanggal kembali
d. Sampul, untuk menjaga agar koleksi tidak mudah rusak e. Penjajaran kartu (file)
Menurut Yusuf (2005 :32), ada beberapa kegiatan dalam pengolahan bahan pustaka, diantanya :
1. Inventarisasi
a. Pemeriksaan koleksi b. Pengecapan koleksi
c. Pendaftaran kebuku induk/buku besar 2. Klasifikasi koleksi
a. Menetapkan subjek buku b. Menetukan nomor klasifikasi 3. Katalogisasi
4. Penyandian (pembuatan nomor buku)
5. Kartu buku, kantong buku, lembar tanggal kembali, dan label buku 6. Penyusunan kartu katalog
7. Penyusunan buku dalam rak
Selain pendapat di atas, menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 21), kegiatan pengolahan terdiri dari :
1. Pengatalogan deskriptif
Kegiatan pengatalogan deskriptif adalah menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan. Kegiatan ini didasarkan pada Peraturan Katalogisasi Indonesia edisi 4 (Perpustakaan Nasional, 1994) yang bersumber pada peraturan pengatalogan standar internasional yaitu The Anglo American Cataloguing Rules (AACR). 2. Analisis subjek
Pengindeksan subjek diawali dengan kegiatan analisis subjek bahan pustaka. Hasil analisis subjek tersebut digunakan untuk menentukan nomor klasifikasi bahan pustaka dengan menggunakan sarana bantu Terjemahan Ringkasan Klasifikasi Desimal dan Indeks Relatif : disesuaikan dengan DDC 20 (Perpustakaan Nasional, 1983)
3. Klasifikasi
Di samping untuk menentukan nomor klasifikasi, hasil analisis subjek bahan pustaka juga digunakan sebagai dasar dalam penentuan tajuk subjek bahan pustaka dengan memanfaatkan sarana bantu Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan edisi 4.
4. Penentuan tajuk
Kegiatan pengolah dilanjutkan dengan pembuatan kartu katalog yang kemudian digandakan sesuai kebutuhan (pengarang, judul, subjek, dan jejakan lain)serta shelf list dan dijajarkan pada laci-laci katalog
dengan menggunakan system penjajaran yang telah ditentukan. Perpustakaan yang telah menggunakan sarana bantu computer dalam pengolahan bahan pustaka, secara berkala dianjurkan melakukan backup data.
5. Pembuatan perlengkapan fisik
Seperti label, kartu buku, lembar tanggal kembali dan kantong buku.
Banyak pedoman yang bisa dijadikan landasan dalam penentuan subyek dan nomor klasifikasi bahan pustaka. Penetuan subyek dapat dilihat pada tajuk subyek dari Perpustakaan Nasional RI, Library of Congress Subject Headings (LCSH), Sears Lists Subject Headings, Medical Subject Headings (MESH), dan tajuk subyek lainnya. Sedangkan penentuan klasifikasi, secara umum dapat menggunakan sistem DDC, UDC, LC, LCC, CC, SC, BC, RIC, TC, BSO dan EC.
2.4.6 Pemeliharaan Bahan Pustaka
Perawatan bahan pustaka merupakan usaha agar koleksi bahan pustaka siap pakai dan dapat dilayankan pada pengguna. Usaha tersebut meliputi memelihara bentuk fisik bahan pustaka dan kandungan informasi yang ada di dalamnya. Perawatan yang teratur akan menghasilkan bahan pustaka yang terjaga kelestariannya sehingga memungkinkan perpustakaan untuk menghemat anggaran pengadaan untuk koleksi yang sama.
Koleksi yang terawat harus terjaga dari beberapa faktor kerusakan sebagai berikut:
1. Faktor dari dalam
Kerusakan terjadi pada bahan buku sendiri, yakni pada kertas, tinta cetak, perekat, dan pengawet perekat yang tidak baik kualitasnya, dan pada benang penjilidan yang tidak serasi dengan sampul.
Kerusakan pada bahan pustaka non-buku seperti kaset, disket, piringan hitam, dan pustaka renik juga disebabkan oleh kualitas bahannya yang tidak baik atau tidak cocok. Pemrosesan bahan pustaka non-buku yang
kurang baik menyebabkan bahannya mudah tercemari oleh jasad renik sehingga bahan pustaka itu mudah rusak.
2. Faktor dari luar
Kerusakan bahan pustaka dapat pula disebabkan oleh faktor mekanis atau kimiawi dari lingkungan, dan hayati. Faktor mekanis, misalnya, kecerobohan pengguna yang menimbulkan keausan pada bahan pustaka, seperti debu dan kotoran, cahaya matahari, air, api, dan medan magnet yang ditimbulkan oleh arus listrik atau logam magnet. Faktor kimiawi yang menyebabkan kerusakan, misalnya, air dan kelembapan, suhu udara, dan lingkungan yang mengandung bahan kimia. Faktor hayati yang menyebabkan kerusakan, misalnya, cendawan, serangga, hewan pengerat, dan manusia (Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman, 2004 : 63).
Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 27), kegiatan pemeliharaan koleksi meliputi :
1. Reproduksi
Reproduksi dilakukan terhadap koleksi langka yang hendak dilestarikan. Selain itu reproduksi juga dilakukan atas bahan pustaka yang mudah rusak karena jenis kertasnya, ataupun bentuknya.
Reproduksi dilakukan dengan cara : a. Fotokopi
b. Membuat bentuk mikro
c. Membuat duplikasi dari bahan pustaka bukan buku dan koleksi yang sering digunakan
2. Penjilidan
Kegiatan ini dilakukan terhadap : a. Koleksi yang sampulnya rusak b. Koleksi yang terlalu tipis c. Koleksi yang jilidannya lepas d. Buku yang halaman dalamnya lepas e. Sekumpulan majalah lepas
3. Laminasi
Memberi pelindung plastik agar bahan pustaka tersebut tidak koyak atau hancur. Terhadap pustaka ini dapat dilakukan penyemprotan dengan bahan kimia (coating).
Menurut Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 30), ada beberapa faktor perusak bahan pustaka dan cara mengatasinya diantaranya adalah :
1. Faktor fisik
a. Keausan yang terjadi karena perlakuan yang kurang tepat terhadap bahan pustaka pada saat pengiriman, penempatannya di rak, frekuensi pemakaian, penanganan yang salah oleh pengguna atau petugas pada waktu pengambilan dan penempatan kembali pada rak.
b. Debu dan kotoran yang terjadi karena kurang bersihnya lingkungan perpustakaan.
c. Cahaya matahari yang langsung mengenai bahan pustaka.
Cara mengatasi kerusakan atau pencegahan kerusakan karena faktor fisik ini adalah :
a) Bahan pustaka diperlakukan dengan hati-hati pada waktu pengiriman, penempatan dan pengambilan pada rak, waktu membaca, membuka dan menutup buku.
b) Bahan yang mudah rusak harus dijilid terlebih dahulu sebelum dimasukkan dalam koleksi.
c) Memelihara kebersihan gedung dan lingkungan sekitar perpustakaan . Gunakan alat pendingin (AC) bila memungkinkan.
d) Hindarkan bahan pustaka dari cahaya matahari langsung.
2. Faktor kimiawi atau iklim
a. Kelembaban udara yang terlalu tinggi b. Suhu udara yang fluktuatif
c. Reaksi kimia yang terjadi karena proses oksidasi dan hidrolisa materi bahan pustaka
d. Pencemaran udara
Cara mengatasi faktor kimiawi dan iklim ini adalah :
a) Mengurangi kelembaban, mengatur suhu udara dan mengurangi pencemaran udara dengan pengaturan ventilasi
yang baik, memasang kipas penghisap udara (exhaustfan), atau memasang pendingin ruangan (AC) apabila memungkinkan. b) Tidak terlalu rapat dalam menempatkan bahan pustaka
c) Koleksi mikrofilm atau mikrofis sebaiknya disimpan dalam kotak bernahan kayu atau polyester, dan bukan logam
3. Faktor hayati
Beberapa faktor hayati perusak bahan pustaka antara lain ; a. Jamur (cendawan)
b. Serangga, seperti kecoak dan ngengat c. Hewan pengerat terutama tikus
Cara mengatasi faktor-faktor hayati di atas adalah sebagai berikut : a) Kerusakan yang disebabkan oleh jamur (cendawan) dapat
diatasi dengan :
1) Mengurangi kelembaban udara
2) Menghindari adanya debu, kotoran, minyak atau bahan organik lainnya
3) Tidak menggunakan perekat yang mengandung amylum untuk menjilid tetapi bahan sintetis seperti misalnya polyvinyl acetat
4) Mengatur suhu udara ruangan agar tidak terlalu tinggi 5) Menggunakan bahan fungisida untuk membasmi
cendawan (dengan bantuan ahli)
6) Menggunakan larutan kimia yang tidak berbahaya bagi manusia
b) Kerusakan karena serangga dapat diatasi dengan :
1) Mengatur kelembaban udara dalam ruangan dengan sekitar 50%
2) Mengatur suhu ruangan sekitar 20-24 derajat celcius 3) Memelihara kebersihan ruangan
4) Mengadakan fumigasi dengan bantuan ahli Hewan pengerat dapat diatasi dengan :
1) Memelihara kebersihan ruangan
2) Tidak meninggalkan sisa makanan dalam ruangan 3) Menggunakan bahan pembasmi tikus
