Manual Mutu
(Quality Manual )
Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu-LP3M
Universitas Brawijaya
Malang
2018
1
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/C20/HK.01.02.b
1 Agustus 2018 Manual Mutu 0 Halaman ... dari ...
Manual Mutu
Proses Penanggungjawab Tanggal Nama Jabatan TandatanganPerumusan Hery Sujatmiko, S.AP Kasubbag. Data dan Informasi Pemeriksaan Dra. Susantinah Rahayu Kepala Bagian Persetujuan Ir. Didik Suprayogo, M.
Sc., Ph.D
Sekretaris LP3M Penetapan Ir. Achmad Wicaksono,
M.Eng., Ph.D.
Ketua LP3M
Pengendalian Ir. Didik Suprayogo, M. Sc., Ph.D
Sekretaris LP3M
2
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU
Manual Mutu (Quality Manual) ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) Universitas Brawijaya (UB). Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan LP3M-UB dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan standar ISO 9001:2015.
Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2015. Panduan ini merupakan manual dari sistem mutu, sebagai dokumen yang disusun untuk kepentingan institusional LP3M UB. Dengan demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial. Namun salinan ini dapat dibuat untuk tujuan pelatihan. Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku.
3
KATA PENGANTAR
Pada tahun 2015, The International Organisation for Standardization (ISO) telah meluncurkan ISO 9001:2015 tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS). Sistem ini ditujukan untuk quality assurance of product dan
enhancement of customer satisfaction. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan
Mutu (LP3M) UB memiliki mandat utama dari Rektor untuk mengembangkan pendidikan dan mempelopori Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang akan diterapkan untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi di UB, terutama dharma yang pertama yaitu pendidikan. Proses penyusunan dan produk/layanan SPMI yang dihasilkan LP3M-UB harus efektif dan efisien.
Secara internal sertifikasi ISO 9001:2015 tentang SMM digunakan untuk mengendalikan pengelolaan proses sesuai kebutuhan pelanggan dan meninjau efektifitas proses agar produk/layanan sesuai persyaratan. Untuk itu, perlu pemahaman bagi personil organisasi sebelum terjadi internalisasi budaya mutu. Selain itu, peningkatan kompetensi staf dalam pengelolaan mutu ini akan dapat mengurangi konflik, meningkatkan efisiensi dan menjadi dasar untuk perbaikan secara berkelanjutan. Secara eksternal, sertifikasi akan bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan, meningkatkan image dan alat promosi bagi LP3M UB. Penulisan Manual Mutu LP3M ini tidak terlepas dari kesalahan, oleh karenanya bila terdapat kesalahan mohon adanya masukan. Terima kasih
Malang, 1 Agustus 2018 Ketua LP3M ,
ttd
Ir. Achmad Wicaksono, M.Eng., Ph.D. NIP. 19680210 199203 1 001
4
DAFTAR ISI
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
KEBIJAKAN MUTU LP3M-UB MANUAL MUTU LP3M-UB
1. Pendahuluan
1.1. Ruang Lingkup 1.2. Tujuan Manual Mutu
2. Landasan Kebijakan Mutu Manajemen
3. Istilah dan Definisi
4. Sistem Manajemen Mutu
4.1. Sekilas Tentang LP3M-UB
4.2. Struktur Organisasi dan Pengelolaan LP3M-UB 7 4.2.1. Deskripsi Tugas Staf LP3M-UB
4.3. Visi, Misi, dan Tujuan LP3M-UB
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu LP3M-UB 4.5. Sistem Dokumen dan Audit
5. Tanggung Jawab Manajemen
5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen
6. Pengelolaan Sumber Daya
6.1. Ketersediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia
6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja 7. Realisasi Produk
7.1. Perencanaan Realisasi Produk
7.2. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan 7.3. Desain Produk
5
7.5. Proses Produksi
7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan
8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran 8.2. Pemantauan dan Pengukuran
8.3. Pengendalian Produk/layanan yang Tidak Sesuai 8.4. Analisis Data
8.5. Perbaikan LAMPIRAN
6
KEBIJAKAN MUTU LP3M-UB
Sebagai universitas terkemuka di Indonesia, UB telah menetapkan kebijakan untuk menjadi entrepreneurial university bertaraf internasional. Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu UB sebagai perangkat penjaminan mutu akademik UB telah mengambil keputusan untuk mengadopsi SMM ISO 9001:2015 sebagai perangkat penjaminan mutu akademik di UB. Untuk itu, LP3M-UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO 9001:2015 guna menghasilkan produk/layanan yang sesuai dengan kebutuhan Rektor sebagai pelanggan utama LP3M-UB dengan cara yang benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan Rektor melalui pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Secara umum tujuan perapan sistem manajemen mutu di LP3M-UB adalah: a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan b. Menghasilkan produk/layanan dengan mutu yang baik
Selaras dengan tujuan di atas, LP3M-UB bertekad:
a. Mengembangkan SMM ISO 9001:2015 di bidang akademik dengan dukungan dari seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh nilai- nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, kredibel dan akuntabel.
b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk/layanan melalui SMM.
c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif LP3M-UB sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan Rektor.
d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi manajemen, semua anggota, staf administratif dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.
e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga LP3M-UB dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB.
Malang, 1 Agustus 2018 Ketua LP3M ,
ttd
Ir. Achmad Wicaksono, M.Eng., Ph.D. NIP. 19680210 199203 1 001
7
Manual Mutu LP3M-UB
1. Pendahuluan
1.1. Ruang Lingkup
Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu Organisasi LP3M-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk/layanan secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Manual Mutu ini menjelaskan lingkup SMM yang terkait dengan mandat utama LP3M-UB dari Rektor. Seperti tertera pada Permenristekdikti no 4 tahu 2016 tentang OTK UB, maka tugas LP3M
adalah melaksanakan koordinasi, pelaksanaan, pemantauan, dan evaluasi kegiatan
peningkatan, pengembangan dan penjaminan mutu pendidikan. Adapun fungsi LP3M adalah:
a. penyusunan rencana, program, dan anggaran Lembaga; b. pelaksanaan peningkatan dan pengembangan pembelajaran; c. pelaksanaan pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan;
d. koordinasi pelaksanaan kegiatan peningkatan pembelajaran, pengembangan pembelajaran, dan penjaminan mutu pendidikan;
e. pemantauan dan evaluasi peningkatan pembelajaran, pengembangan pembelajaran, dan penjaminan mutu pendidikan; dan
f. pelaksanaan urusan administrasi Lembaga
Permenristekdikti no 34 tahun 2016 tentang perubahan atas Permenristekdikti no 4 tahun 2016 tentang OTK UB, menyampaikan bahwa Bagian Tata Usaha pada LP3M mempunyai
tugas melaksanakan urusan perencanaan, keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan,
ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan pengelolaan barang milik negara serta penyusunan data dan informasi pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan. Dalam melaksanakan tugas diatas, Bagian Tata Usaha LP3M mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran;
b. Pengumpulan dan pengolahan data pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan;
c. Pelaksanaan urusan dokumentasi dan publikasi pengembangan pendidikan dan
penjaminan mutu pendidikan;
d. Pemberian layanan informasi di bidang pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan;
8
f. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, dan pengelolaan barang milik negara di lingkungan Lembaga.
Bagian Tata Usaha LP3M, Selanjutnya terdiri atas tiga (3) subbagian yaitu:
(1) Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan, ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan pengelolaan barang milik negara.
(2) Subbagian Program mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan. (3) Subbagian Data dan Informasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan,
dan layanan data serta informasi pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan.
Ruang lingkup Manual Mutu ini dibatasi sesuai dengan mandat utama yang diberikan LP3M-UB dari Rektor. Proses pembelian, informasi pembelian dan verifikasi produk yang dibeli tidak termasuk dalam ruang lingkup Klausul LP3M karena pelaksanaannya dikendalikan oleh Biro Umum dan Kepegawaian (BAUK).
Manual Mutu ini merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang dirancang untuk menunjang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Manual Mutu ini mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO 9001:2015. Selanjutnya, Manual Mutu ini juga menyediakan panduan bagi pengembangan sistem manajemen mutu secara keseluruhan. Semua persyaratan SMM ISO 9001:2015 diaplikasikan oleh LP3M-UB. Sementara itu, pembatasan terminologi yang digunakan dalam SMM ini dijelaskan di Bagian 2.
1.2. Tujuan Manual Mutu
1. Menggariskan proses bisnis utama yang terkait dalam peningkatan mutu pendidikan melalui fasilitasi pelatihan dan menghasilkan staf yang berkompeten, berakhlak, profesional, bertanggung jawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.
2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dengan proses di atas.
3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan
9
4. Mencerminkan Komitmen Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu dalam peningkatan perbaikan sistem manajemen pendidikan dan pelatihan secara berkelanjutan menuju world class entrepreneurial university.
2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu
a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. b. Undang-undang No.12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi
c. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. d. Permenristekdikti No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi
e. Permenristekdikti No. 32 Tahun 2016 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi
f. Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistim Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi
g. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2018.
h. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2018.
i. Persyaratan SMM ISO 9001:2015.
j. Renstra Universitas Brawijaya 2015-2019
3. Istilah dan Definisi
a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.
b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah sesuatu proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan LP3M secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu.
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersurat.
d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta
10
pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar besarnya (PP No. 102 Tahun 2000 tentang Standarisasi Nasional).
e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi LP3M – UB.
f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pengkajian dan pelatihan. Pelanggan LP3M – UB dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu Rektor, Dosen dan mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; lembaga mengirim peserta pelatihan; dan pengguna alumni pelatihan.
g. Unit kerja penyelenggara pengkajian dan pelatihan adalah LP3M – UB yang menyelenggarakan layanan pengkajian dan pelatihan.
h. Lembaga pendukung adalah pusat – pusat yang ada LP3M – UB untuk terselenggaranya layanan pengkajian dan pelatihan, yaitu,
1. Pusat Pembinaan Agama (PPA).
2. Pusat Pengembangan Mata Kuliah Umum (PPMKU).
3. Pusat Pengembangan Aktivitas dan Teknologi Pembelajaran (P2ATP). 4. Pusat Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan (PIDK).
5. Pusat Pengembangan Relevansi Pendidikan (P2RP).
6. Pusat Pengembangan Pendidikan Akademik dan Profesional (P3AP). 7. Pusat Pengembangan Manajemen Pendidikan (P2MP).
8. Pusat Urusan Internasional (PUI). 9. Pusat Jaminan Mutu (PJM).
10. Pusat Studi dan Layanan Disabilitas (PSLD). 11. Pusat Pemeringkatan (PP)
i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.
j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan.
l. Produk yang dihasilkan LP3M ialah layanan pengkajian dan pelatihan yang juga termasuk Tri Dharma PT dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
m. Rantai pasokan (Supply chain). Dalam pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:20158 LP3M-UB berlaku rantai pasokan yang menjelaskan hubungan antara Stakeholder organization customer. Produk LP3M – UB dapat berupa SDM berkompeten, dokumen penunjang peningkatan proses pembelajaran, hasil kajian dan jasa terkait mandat yang diberikan Rektor yang melibatkan personil LP3M-UB.
11
4. Sistem Manajemen Mutu 4.1. Sekilas Tentang LP3M-UB
Sadar akan pentingnya peningkatan mutu pendidikan tinggi, maka pada OTK UB yang tercantum pada Permenristekti no 4 tahun 2016, maka sejak tahun 2016 Universitas Brawijaya (UB) membentuk Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya (disingkat LP3M-UB) sebagai salah satu lembaga yang dimiliki Universitas Brawijaya, selain LPPM yakni Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Sejak terbentuknya LP3M terdiri atas 10 pusat, namun di tahun 2018 ditambah 1 pusat baru sehingga saat ini terdapat 11 pusat.
4.2. Struktur Organisasi dan Pengelolaan LP3M-UB
Untuk mendukung aktivitas LP3M dipimpin oleh seorang Ketua dengan didampingi oleh seorang Sekretaris, serta didukung oleh kelompok pakar dari berbagai bidang keilmuan. Sedangkan masing-masing Pusat dipimpin oleh seorang Koordinator yang disebut sebagai Ketua Pusat yang kompeten di bidangnya (Pertor tentang SOTK No.
20 Tahun 2016). Penanganan administrasi LP3M dilakukan oleh seorang Kepala
Bagian Tata Usaha dengan dibantu oleh 3 kepala Sub Bagian dan beberapa staf administrasi. Berdasarkan Pertor tentang SOTK Nomor 20 tahun 2016, susunan organisasi Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) bisa dilihat pada gambar 1 berikut:
12
Struktur Organisasi dan Pengelolaan LP3M-UB
Untuk mendukung aktivitas LP3M-UB dipimpin oleh seorang Ketua (Prof.
Dr.Munawar, SE, DEA) dengan didampingi oleh seorang Sekretaris (Dr. Wuryansari Muharini K, M.Si) serta didukung oleh kelompok pakar dari berbagai bidang keilmuan. Sedangkan masing-masing Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang kompeten di bidangnya. KAPUS P3AI (Dr. Ahsan, S.Kp, M.Kes), KAPUS P2RP (Dr. Ir. Wisnumurti, MT), KAPUS P3AP (Sukir Maryanto, S.Si, M.Si, Ph.D) dan KAPUS P2MP (Dr. Andriani Kusumawati, S.Sos, M.Si). Penanganan administrasi LP3M-UB dilakukan oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha (Drs. Eko Ilham, MAP) dengan dibantu oleh kepala Sub Bagian Umum (Soegeng, SH) dan beberapa staf administrasi. Berdasarkan SK Rektor Nomor 90 tahun 2014, susunan organisasi Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M-UB) berubah seperti Gambar 2.
Gambar 1. Struktur dan organisasi pengelolaan LP3M-UB
LP3M-UB adalah Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) UB. Dengan demikian, dalam menjalankan mandat rutin, kegiatan harian LP3M-UB berada di bawah koordinasi Wakil Rektor Bidang Akademik. Sebaliknya, kegiatan strategis yang membutuhkan kebijakan tingkat universitas, langsung dikendalikan oleh Rektor. Konsekuensinya, hampir seluruh kegiatan didukung oleh dana Pembiayaan Negara Bukan Pajak (PNBP) UB dan anggaran DIPA yang diajukan rutin tiap tahun. Adapun pertanggungjawaban keuangan dilakukan secara rutin dan juga dilakukan pada setiap kegiatan, yang berada dibawah koordinasi Sekretaris LP3M-UB. Secara lebih detail, dipresentasikan dan implementasinya dikoordinasi minimal oleh seorang penanggung jawab. Kegiatan dijalankan berdasarkan prinsip efektivitas, efisiensi sumber daya, indikator kinerja berbasis outcomes dan berkelanjutan.
Guna memudahkan koordinasi pengembangan SMM ISO 9001:2015 maka Ketua LP3M-UB menunjuk Sekretaris LP3M sebagai Manager Representative (MR). Adapun tugas MR adalah:
13
a. Memantau semua proses yang terkait SMM dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara.
b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen serta perbaikan SMM LP3M-UB.
c. Mengkoordinasikan pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan LP3M-UB.
d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau, harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya.
e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun.
4.2.1 Deskripsi Tugas Staf LP3M-UB
Ketua LP3M sebagai Top Management
Tugas: Memimpin, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi program kegiatan
pengembangan pembelajaran dan penjaminan mutu di lingkungan Universitas
Brawijaya.
Adapun fungsi Ketua LP3M adalah:
1. Koordinasi semua pusat pada LP3M untuk menjamin baku mutu pelaksanaan tugasnya.
2. Koordinasi penyusunan dan pelaksanakan Rencana Strategis, Program Kerja dan Anggarannya.
3. Koordinasi pelaksanaan pengembangan pembelajaran sesuai kebutuhan institusi.
4. Koordinasi pelaksanaan kegiatan pengembangan dan penjaminan mutu
pendidikan
5. Koordinasi pelaksanaan fasilitasi peningkatan mutu dan proses pembelajaran
6. Koordinasi pemantauan dan evaluasi pengembangan pembelajaran dan
penjaminan mutu pendidikan
7. Koordinasi pelaksanaan perbaikan proses pembelajaran
8. Koordinasi pelaksanaan kerja sama bidang pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu dengan pihak lain di dalam dan luar negeri.
9. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kerja sama dengan pihak lain. 10. Koordinasi penyusunan dan menyampaikan Laporan kepada Rektor.
14
Sekretaris sebagai Manager Representative
Tugas: Membantu, mempersiapkan dan mewakili ketua LP3M dalam melaksanakan,
mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi kegiatan pengembangan
pembelajaran dan penjaminan mutu di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun fungsi Sekretaris LP3M adalah membantu Ketua LP3M dalam:
1. Koordinasi semua pusat pada LP3M untuk menjamin baku mutu pelaksanaan tugasnya.
2. Koordinasi penyusunan dan pelaksanakan Rencana Strategis, Program Kerja dan Anggarannya.
3. Koordinasi pelaksanaan pengembangan pembelajaran sesuai kebutuhan institusi.
4. Koordinasi pelaksanaan kegiatan pengembangan dan penjaminan mutu
pendidikan
5. Koordinasi pelaksanaan fasilitasi peningkatan mutu dan proses pembelajaran
6. Koordinasi pemantauan dan evaluasi pengembangan pembelajaran dan
penjaminan mutu pendidikan
7. Koordinasi pelaksanaan perbaikan proses pembelajaran
8. Koordinasi pelaksanaan kerja sama bidang pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu dengan pihak lain di dalam dan luar negeri.
9. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kerja sama dengan pihak lain. 10. Koordinasi penyusunan dan menyampaikan Laporan kepada Rektor.
Ketua Pusat Pembinaan Agama
Tugasnya memimpin kegiatan pelayanan pelatihan dan pembinaan keagamaan dalam rangka pembentukan akhlaq, kepribadian dan budi pekerti yang santun untuk
menciptakan mahasiswa berkarakter, intelektual, religius dan humanis,
bertanggungjawab, memiliki akhlaq, kepribadian dan budi pekerti yang santun dengan menjunjung tinggi akhlaqul karimah, serta mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.
Ketua Pusat Pengembangan Mata Kuliah Umum
Tugasnya melakukan koordinasi penyelenggarakan pendidikan mata kuliah umum secara berkualitas dan berstandar internasional demi terwujudnya karakter cerdas, jujur, tangguh, dan peduli serta melakukan pembinaan terhadap mahasiswa untuk membentuk karakter cerdas, jujur, tangguh, dan peduli.
15
Ketua Pengembangan Aktivitas dan Teknologi Pembelajaran
Tugasnya mengembangkan aktivitas pembelajaran melalui Pelatihan Pengembangan Ketrampilan Dasar Teknik Instruksional (Pekerti), Pelatihan Applied Approach (AA) dan Pembelajaran Jarak Jauh.
Ketua Informasi, Dokumentasi, dan Keluhan
Tugasnya :
a. Memberikan layanan informasi yang efektif dan efisien.
b. Melaksanakan sistem informasi yang mengacu pada rencana strategis UB dan program kerja Rektor.
c. Mengembangkan sistem informasi manajemen yang terpadu.
d. Menyediakan layanan informasi yang dapat diakses oleh semua pihak baik pada tingkat universitas, regional, maupun internasional.
e. Meningkatkan kemampuan profesionalisme dalam penyusunan strategi komunikasi dan pelayanan informasi kepada publik.
Keta Pusat Pengembangan Relevansi Pendidikan
Tugas utamanya melakukan kajian, koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses di bidang pengembangan, relevansi pendidikan.
Ketua Pusat Pengembangan Pendidikan Akademik dan Profesional
Tugasnya melakukan koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses di bidang pengembangan pendidikan akademik profesional.
Ketua Pusat Pengembangan Manajemen Pendidikan
Tugasnya melakukan koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses di bidang pengembangan manajemen pendidikan.
Ketua Pusat Urusan Internasional
Tugasnya adalah:
a. Meningkatkan kualitas tata kelola pengembangan dan pelaksanaan program internasional.
b. Meningkatkan kesadaran dan peran serta akademisi baik dalam upaya untuk internasionalisasi UB.
16
d. Meningkatkan kerja sama program dengan lembaga internasional di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
e. Meningkatkan jumlah siswa UB untuk belajar di luar negeri.
Ketua Pusat Jaminan Mutu
Tugasnya adalah:
a. Menjamin mutu pelaksanaan pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang
kompeten, berakhlak, profesional, bertanggungjawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.
b. Menjamin mutu penelitian dan pengabdian masyarakat (community service) yang meningkatkan kesejahteraan masyarakat di tingkat nasional dan internasional,
c. Meningkatkan perbaikan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan menuju world
class entrepreneurial university. Ketua Pusat Studi Layanan Difabilitas
Tugasnya adalah:
a. Menyediakan layanan baik fisik maupun non fisik bagi penyandang disabilitas serta mengembangkan isu-isu disabilitas dalam dunia akademik.
b. Meningkatkan sensitivitas civitas akademika Universitas Brawijaya terhadap isu-isu disabilitas dan penyandang disabilitas.
Ketua Pusat Pemeringkatan
Tugasnya melakukan koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses
pemeringkatan UB.
Kepala Bagian Tata Usaha
Penanggung jawab untuk melaksanakan urusan Tata Usaha dan rumah tangga lembaga : Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan perencanaan, keuangan,
kepegawaian, ketatalaksanaan, ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan pengelolaan
barang milik negara serta penyusunan data dan informasi pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan.
a. Pelaksanaan penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran;
b. Pengumpulan dan pengolahan data pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan;
17
c. Pelaksanaan urusan dokumentasi dan publikasi pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan;
d. Pemberian layanan informasi di bidang pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan;
e. Pelaksanaan urusan pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan; dan
f. Pelaksanaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan, ketatausahaan,
kerumahtanggaan, dan pengelolaan barang milik negara di lingkungan Lembaga.
(4) Kepala Subbagian Umum
Mempunyai tugas melakukan urusan keuangan, kepegawaian, ketatalaksanaan,
ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan pengelolaan barang milik negara.
(5) Kepala Subbagian Program
Mempunyai tugas melakukan penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan.
(6) Kepala Subbagian Data dan Informasi
Mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan layanan data serta informasi pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu pendidikan.
4.3. Visi, Misi dan Tujuan LP3M-UB
Menjadikan LP3M UB sebagai lembaga yang menjadi pusat rujukan nasional dan berperan aktif mendorong Universitas Brawijaya menuju World Class Entrepreneurial University, dengan layanan prima dalam bidang pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu.
Adapun misi LP3M-UB adalah membantu Rektor untuk:
1. Menyelenggarakan pengembangan pendidikan dan penjaminan mutu, guna mendapatkan akreditasi nasional dan internasional unggul, sehingga menjadikan program studi dan institusi UB bermutu dan bereputasi.
2. Memberikan pelayanan prima dalam peningkatan kualitas SDM UB, dan berperan aktif dalam upaya pemberdayaan masyarakat di dalam dan di luar kampus, melalui berbagai kegiatan pendidikan dan pelatihan professional, sehingga dapat memenuhi kepuasan pelanggan UB.
18
Seluruh kegiatan LP3M-UB ditujukan untuk:
1. Meningkatkan mutu pendidikan melalui fasilitasi pelatihan menghasilkan staf yang berkompeten, berakhlak, profesional, bertanggung jawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.
2. Meningkatkan mutu penelitian dalam bidang pendidikan dan pengabdian masyarakat (community service) yang meningkatkan kesejahteraan masyarakat di tingkat
nasional dan internasional (bekerjasama dengan LPPM Universitas Brawijaya). 3. Meningkatkan perbaikan sistem manajemen pendidikan dan pelatihan secara
berkelanjutan menuju world class entrepreneurial university.
4. Melakukan pengabdian masyarakat melalui kerjasama dengan instansi terkait dalam pengembangan SDM bidang pendidikan.
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu LP3M-UB
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M), maka proses utama Sistem Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya.
19
Gambar 2. Proses Utama (Business Process) sesuai mandat utama LP3M-UB
4.5. Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumen di Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya.
Dokumen Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) terdiri atas : 1. Dokumen Induk: Unit Kerja Dokumen Kode LP3M 1. Renstra UN10/C20/PR.01.02.c
20
Unit Kerja
Dokumen Kode
LP3M 3. Manual Mutu UN10/C20/HK.01.02.b
4. Manual Prosedur UN10/C20/HK.01.02.a/
4.1. Pengendalian Dokumen Rekaman UN10/C20/HK.01.02.a/01
4.2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
UN10/C20/HK.01.02.a/02 4.3. Tindakan Koreksi dan
Pencegahan
UN10/C20/HK.01.02.a/03
4.4. Audit Internal Mutu UN10/C20/HK.01.02.a/04
4.5. Pelatihan UN10/C20/HK.01.02.a/05 4.6. Pemilihan Dosen, Kaprodi, Tenaga Kependidikan, Laboran, UN10/C20/HK.01.02.a/06 4.7. Penyelenggaraan Seminar UN10/C20/HK.01.02.a/07 4.8. Kerjasama UN10/C20/HK.01.02.a/08 4.9. Pengkajian UN10/C20/HK.01.02.a/09
4.10 Pemeliharaan Barang UN10/C20/HK.01.02.a/10
5. Dokumen Pendukung 6. Borang-borang
Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara
perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan LP3M-UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk/layanan yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan LP3M-UB maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu. LP3M-UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM (Lampiran 1).
5. Tanggung Jawab Manajemen 5.1. Komitmen Manajemen
Ketua LP3M-UB memberikan komitmennya sehubungan dengan pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu. Manajemen LP3M-UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk: Memimpin, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi program kegiatan pengembangan pembelajaran dan penjaminan mutu di lingkungan Universitas Brawijaya.
21
Sekretaris membantu Ketua LP3M-UB mempersiapkan dan mewakili ketua LP3M
dalam melaksanakan, mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi kegiatan
pengembangan pembelajaran dan penjaminan mutu di lingkungan universitas Brawijaya Manajemen LP3M-UB berkomitmen untuk menjalankan sistem manajemen mutu yang efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan. Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang. Dalam rangka menerapkan SMM di LP3M-UB, diambil langkah-langkah, yaitu :
a. Menentukan Manager Representative (MR) dan proses-proses yang dibutuhkan dalam SMM
b. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses operasi maupun proses-proses ini efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-
f. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.
5.2. Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi dan misi, Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan moto: SDM
Berkualitas Prestasi Tanpa Batas yang sesuai dengan Maklumat Pelayanan
Universitas Brawijaya yang berbunyi: Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna
Mewujudkan Kepuasan Pengguna Jasa Layanan dan Janji Layanan Universitas
Brawijaya yang berbunyi: Bertekad Menerapkan Sistem Kerja Terpadu Untuk
Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna Mewujudkan Kepuasan Pengguna Jasa Layanan UB Dalam Rangka Pelayanan Prima. Kepuasan pelanggan dilakukan
dengan :
1. Pelanggan diberikan sarana dan prasarana yang memadai pada waktu pelaksanaan pelatihan.
2. Setiap akhir pelatihan diedarkan kuesioner umpan balik untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap proses layanan pelatihan.
22
5.3. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu di LP3M-UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan produk/layanan dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang LP3M-UB menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu LP3M-UB:
a. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku
b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan melakukan yang terbaik dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu
c. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja LP3M-UB kepada seluruh elemen organisasi dan pihak terkait
d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang berdampak terhadap mutu e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan bertanggung jawab
terhadap manajemen mutu
Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Ketua LP3M-UB secara efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk:
a. Konsisten terhadap visi organisasi.
b. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh setiap elemen organisasi secara keseluruhan.
c. Ketua LP3M-UB memperhatikan komitmen terhadap mutu dan faktor yang mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.
d. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada semua elemen organisasi dengan kepemimpinan yang jelas oleh Ketua LP3M-UB.
e. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan dan kesesuaiannya untuk
memenuhi kepuasan pelanggan.
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
Ketua LP3M-UB merencanakan sistem mutu dengan memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, Ketua LP3M-UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk/layanan, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Ketua LP3M-UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem
23
manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan.
Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur. Sasaran ini harus disebarluaskan secara efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu LP3M-UB adalah:
Perencanaan sistem manajemen mutu berhubungan dengan identifikasi, operasi, pengendalian proses, penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target indikator keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan masalah. Laporan tertulis yang terdokumentasi baik ini menunjukkan komitmen Ketua LP3M-UB pada peningkatan mutu berkelanjutan.
1 Jumlah Program Studi te rakre ditasi /se rtifikasi Inte rnati onal
Akre ditasi /se rtifikasi Internasional adalah penilaian ke layakan te knis/akade mi s suatu program studi di unive rsitas te rte ntu untuk me nghasilkan lulusan dengan spe sifikasi kompete nsi yang tel ah ditetapkan, yang dilakukan ole h lembaga asing.
Akre ditasi /se rtifikasi
Pe raturan Rektor Unive rsitas Brawijaya No. 48 tahun 2015 te ntang Re ncana Strategis UB Tahun 2015-2019
Pengukuran indikator dil akukan de ngan menghitung jumlan program studi yang menerima akreditasi/sertifikasi Inte rnasi onal (termasuk AUN-QA)
2 Jumlah dosen yang mengikuti pe lati han untuk pe ningkatan kompe te nsinya
Kompetensi dose n adalah ke mampuan (baik pengetahuan, sikap dan ke terampilan) yang harus dimi liki ol eh se orang dose n untuk mel aksanakan dan me mpertanggungjawabkan tugas-tugasnya se suai dengan petunjuk yang te lah dite tapkan ole h suatu perguruan tinggi.
Pe raturan Universi tas No 1 tahun 2017 te ntang Standar Mutu Unive rsitas Brawijaya Pasal 48 dan Pe raturan Rektor Unive rsitas Brawijaya No. 48 tahun 2015 te ntang Re ncana Strategis UB Tahun 2015-2019
Pengukuran indikator dil akukan de ngan menghitung jumlah dose n yang me ngikuti pelatihan pe ningkatan kompetensinya
3 Jumlah Tenaga Ke pe ndi dikan yang me ngikuti pelatihan untuk pe ningkatan kompetensinya
Kompetensi tenaga kependidikan adalah kemampuan (baik pengetahuan, si kap dan ke terampilan) yang harus dimiliki ole h se orang te naga kepe ndidi kan untuk mel aksanakan dan me mpertanggungjawabkan tugas-tugasnya se suai dengan petunjuk yang te lah dite tapkan ole h suatu
Pe raturan Universi tas No 1 tahun 2017 te ntang Standar Mutu Unive rsitas Brawijaya Pasal 53 dan Pe raturan Rektor Unive rsitas Brawijaya No. 48 tahun 2015 Rencana Strate gi s UB Tahun 2015-2019
Pengukuran indikator dil akukan de ngan menghitung jumlah tenaga kependidikan yang mengikuti pe latihan peningkatan kompe te nsinya
4 Indeks Kepuasan Masyarakat te rhadap Layanan LP3M
Indeks Ke puasan Masyarakat adalah hasil pe ngukuran dari ke giatan
Survei Ke puasan Masyarakat, yang me rupakan peni laian
komprehensif te ntang tingkat ke puasan masyarakat te rhadap kualitas
layanan yang diberikan oleh penyele nggara pelayanan publik. Nil ai target minimal adalah B (76,61)
Pe raturan Menteri PAN-RB No. 14 Tahun 2017 tentang Pe doman Penyusunan Survei Ke puasan Masyarakat Unit Pe nyel enggara Pel ayanan Publik
Pelaksanaan pe ngukuran I KM te rhadap layanan LP3M dilakukan oleh sekretariat LP3M. Perhitungan dilakukan oleh Pusat Informasi, Dokume ntasi dan Keluhan (PI DK) me ngikuti cara pe ngukuran IKM sesuai Peraturan Mente ri PAN-RB No. 14 Tahun 2017
24
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Ketua LP3M-UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan LP3M-UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua LP3M-UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, diantaranya :
a. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara.
b. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu
Memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terkait SPMI telah dirumuskan dan dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya. Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu.
Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja
organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan.
Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi. Komunikasi dengan pihak dalam dapat didelegasikan kepada Kepala Sub Bagian. Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan.
5.6. Tinjauan Manajemen
Manajemen LP3M-UB meninjau sistem manajemen mutu organisasi secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik.
Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat, didokumentasikan serta ditindaklanjuti. Input untuk tinjauan manajemen meliputi : hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan produk/layanan yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang
25
berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk/layanan yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan
sumber daya yang dibutuhkan. Tinjauan Manajemen (Management Review)
dilaksanakan sekali dalam 1 (satu) tahun pada akhir tahun anggaran.
6. Pengelolaan Sumber Daya 6.1. Ketersediaan Sumber Daya
LP3M-UB menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan terus menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang
digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan
pelanggan dan pihak lain yang terkait. LP3M-UB telah membuat rencana
pengembangan sumber daya sesuai dengan visi LP3M-UB.
6.2. Sumber Daya Manusia
Setiap personel yang terlibat dalam LP3M-UB sangat berpengaruh besar terhadap mutu produk/layanan. Di dalam organisasi LP3M-UB, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pelatihan dan pengalaman. Ketua LP3M-UB dibantu oleh Kepala Bagian Tata Usaha akan selalu mengupayakan bahwa kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif .
Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalam SMM, maka LP3M-UB:
1. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang relevan sehingga mutu produk/layanan terjamin
2. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula 3. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan
4. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya dalam usaha pencapaian sasaran mutu
5. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan pengalaman kerja 6. Mengevaluasi kinerja masing- masing staf (SDM) di LP3M
6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
LP3M-UB menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kantor utama dan
26
ruang rapat. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner, printer, papan tulis, kamera, voice recorder, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil LP3M-UB bertanggung jawab untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif.
Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut :
1. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.
2. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.
7. Realisasi Produk
7.1. Perencanaan Realisasi Produk
LP3M-UB telah merancang spesifikasi produk/layanan dan telah merencanakan proses
yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi produk/layanan
berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen mutu. Dalam perencanaan realisasi produk/layanan, LP3M-UB telah menetapkan hal-hal sebagai berikut:
1. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk/layanan.
2. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya untuk menghasilkan produk/layanan.
3. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan pengujian khusus dan kriteria untuk penerimaan produk/layanan.
4. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa proses menghasilkan produk/layanan yang memenuhi persyaratan
7.2. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
LP3M-UB telah menentukan persyaratan realisasi produk/layanan dan meninjau ulang persyaratan tersebut secara periodik. Untuk itu, LP3M-UB menentukan:
a. Persyaratan yang telah ditentukan pelanggan, mencakup persyaratan ketepatan waktu proses, mutu isi, kuantitas dan akuntabilitas
b. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dibutuhkan pada realisasi produk/layanan.
c. Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan dengan
produk/layanan
27
LP3M-UB meninjau persyaratan yang berhubungan dengan produk/layanan. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi memenuhi janji untuk menyampaikan produk/layanan ke pelanggan. Sebelum menentukan dan menetapkan peraturan, pihak
manajemen terlebih dahulu meninjau permintaan pelanggan untuk memastikan
pemenuhan persyaratan pelanggan yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus dipastikan bahwa:
a. Persyaratan produk/layanan sudah terdefinisi
b. Ada kejelasan jika persyaratan proses berbeda antara yang dinyatakan sebelumnya dengan yang direalisasikan
c. LP3M-UB memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah
ditentukan
7.3. Desain Produk
Dalam rangka melakukan desain produk/layanan, Ketua LP3M-UB memastikan bahwa keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk menjawab kebutuhan dan harapan pelanggan maupun pihak yang berkepentingan lainnya.
Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain produk/layanan dengan
menentukan:
a. Desain dan pengembangan: Desain Produk: LP3M menentukan masalah yang dihadapi, temuan tersebut kemudian diformulasikan untuk menjadikan model pelatihan Desain produk yang disesuaikan dengan keputusan atau persetujuan stakeholder utama (Rektor), Kompetensi Utama: Kompetensi utama adalah SDM
mempunyai kemampuam inovasi dan mengembangkan konsep pembelajaran
(Kognitif, knowledge, intelektual quetion; afektif (emotional quetion) dan
psikomotorik (emotional quotion).
b. Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain c. Tanggung jawab dan wewenang dari desain.
Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk
memastikan keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung jawab yang diemban. Dalam melakukan perencanaan dan pengembangan desain, instruksi yang harus dilakukan :
a. Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel b. Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran
28
d. Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk/layanan serta kriteria
produk/layanan yang diterima
e. Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung jawab untuk perencanaan desain
f. Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.
7.4. Pembelian
Untuk menghasilkan produk/layanan yang bermutu dalam memenuhi kepuasan
pelanggan, faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi mutu yang ditetapkan organisasi. Dalam hal pembelian atau pengadaan barang LP3M-UB mengajukan spesifikasi barang kepada tim pengadaan barang Rektorat dan mengacu pada ketentuan Universitas sesuai dengan peraturan
pemerintah. LP3M-UB merupakan Lembaga Pengembangan Pendidikan dan
Penjaminan Mut yang berdasarkan tusi yang ada tidak melakukan proses pembelian barang dan atau jasa secara langsung sehingga klausul 7.4. sebagaimana standard ISO, proses pembelian dan pengadaan tidak dilakukan oleh LP3M-UB. Hal tersebut dinamakan klausul pengecualian pada ruang lingkup tupoksi LP3M-UB.
7.5. Proses Produksi
LP3M-UB merencanakan dan melaksanakan produksi di bawah kondisi terkendali. LP3M-UB mengidentifikasi setiap komponen dan produk/layanan dari setiap proses produksi sampai pengiriman ke pelanggan.
Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi LP3M-UB melakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk/layanan b. Menyediakan SOP dan IK
c. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai
d. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran keberhasilan e. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan
7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
Memperhatikan bahwa produk/layanan yang dihasilkan LP3M-UB adalah SDM yang
29
menggunakan kuisioner dan feedback sebagai alat untuk mengukur keberhasilan proses maupun pemenuhan persyaratan pelanggan. Untuk itu, LP3M-UB:
a. Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses produksi
b. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan untuk
menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk/layanan yang ditetapkan.
c. Membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dikerjakan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran.
d. LP3M-UB akan merekam validasi hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan tidak memenuhi persyaratan.
Untuk memastikan validitas hasil pengukuran keberhasilan proses dan produk/layanan maka kuisioner:
a. Divalidasi sesuai dengan standar
b. Melindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penangan, pemeliharaan, dan penyimpanan.
c. Hasil Kegiatan pelatihan dan pengembangan pendidikan dalam berbagai bentuk baik soft copy maupun hard copy ataupun bentuk lainnya seperti peralatan audio visual dan lain sebagainya dilakukan penyimpanan serapi dan sebaik mungkin mengikuti ketentuan undang-undang yang berlaku (UU No. 02 tahun 2000 dan UU No. 22 tahun 2000 tentang jadwal retensi arsip kepegawaian pegawai negeri sipil dan pejabat negara)
8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan 8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran
LP3M-UB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk memperlihatkan kesesuaian produk/layanan, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif. LP3M-UB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.
Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi secara berkelanjutan. LP3M-UB memantau tindakan peningkatan dan penerapannya sebagai input melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi mencakup:
30
b. Kepuasan pelanggan
c. Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu d. Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan
Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuat ketentuan sebagai berikut:
a. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan menjadi informasi
b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk/layanan, dan prosesnya perlu digunakan dalam menetapkan sasaran yang tepat.
c. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang ada diverifikasi supaya tetap akurat dan lengkap
d. Pengukuran kepuasan pelanggan perlu difokuskan sebagai salah satu prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi
e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang digunakan sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.
f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi informasi.
g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pelanggan perlu diukur untuk
menentukan informasi secara jelas
h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu pemahaman dan interpretasi hasil verifikasi pengukuran.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran
LP3M-UB menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dalam organisasi. Yang menjadi variabel terikat adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada pelanggan.
Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang tepat sesuai lingkup diaudit, termasuk mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan, seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan kejujuran dari proses tersebut. Auditor tidak boleh
mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat dalam prosedur yang
terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya.
31
LP3M-UB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan tindakan pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk/layanan terjamin.
LP3M-UB memantau dan mengukur karakteristik produk/layanan untuk
memastikan jika persyaratan produk/layanan telah terpenuhi. Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk/layanan menurut pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem manajemen yang mengacu pada kepuasan pelanggan, diterapkan persyaratan sebagai berikut :
a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan
c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara rutin
LP3M UB menjadwalkan rencana audit internal tiap semester untuk memastikan jika SMM :
a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun
b. Memenuhi persyaratan standar BAN-PT dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan organisasi
c. Dipelihara dan diterapkan secara efektif.
d. Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.
8.3. Pengendalian Produk/layanan yang Tidak Sesuai
LP3M-UB memastikan bahwa produk/layanan yang tidak sesuai dengan
persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian
dilakukan oleh KTU dibantu Kasubag dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi produk/layanan yang tidak sesuai, dilakukan dengan:
a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh pihak berwenang yang relevan misalnya Rektor
32
8.4. Analisis Data
LP3M-UB menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.
b. Kesesuaian dengan persyaratan produk/layanan.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk/layanan, termasuk tindakan pencegahan dan korektif.
8.5. Perbaikan
LP3M-UB melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan
untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian
terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.
